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SISTEMA
INTEGRADO DE
INFORMACION
DEL AREA DE
TRANSPORTE

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Acta de constitucin del Proyecto

Sistema Integrado de Informacin del rea de Transporte
Fecha: 25/08/15

Descripcin del proyecto

El rea de Transporte de la Universidad del Cauca, es una dependencia adscrita a la Divisin
Administrativa y de Servicios que se encarga de coordinar y programar los servicios de transporte
que requiere la Universidad mediante rdenes de viaje a nivel local, intermunicipal y nacional,
adems de llevar el control y mantenimiento del parque automotor. Los servicios mencionados son
brindados a estudiantes, docentes y personal administrativo de la Universidad.
El proyecto Sistema Integrado de Informacin del rea de Transporte (SIIAT) consiste en disear un
sistema de informacin que permita gestionar las actividades propias del rea de Transporte de la
Universidad del Cauca, facilitando de esta manera el manejo de los trmites y actividades que giran
en torno al prstamo y mantenimiento de los vehculos, permitiendo as un buen control de los
movimientos a nivel administrativo adems de la mejora en los procesos en cuanto a agilidad y
facilidad.

Patrocinador/Patrocinadores
Nombre
Jhan Alejandro Sandoval

Cargo
Jefe de Dependencia

Departamento/Divisin
Divisin Administrativa y de Servicios

Propsito y Justificacin del Proyecto

Con SIIAT se pretende realizar un registro sistemtico y automatizado del manejo de los peajes y
gasolina que la Universidad adquiere para el rea, con el fin de auditar y controlar estos recursos.
Esto contribuye a la transparencia en el manejo del capital que la Divisin Administrativa y de
Servicios destina a esta rea, transparencia que favorecer a la misma frente al Sistema de Gestin
de la Calidad de la Universidad del Cauca.
Adicionalmente, el manejo manual puede inducir a errores en la prestacin de los servicios, como
por ejemplo, el cruce en el cronograma de transporte. Con el uso de SIIAT en el rea de Transporte
los errores se reducirn en un 90%.
Por otro lado, el manejo de las solicitudes de prstamo de los vehculos se hace actualmente por
medio de formatos impresos y digitales. Este manejo retrasa el tiempo de respuesta a una solicitud,
retraso que ser evitado con la implementacin de SIIAT, beneficiando as al Coordinador del rea
de Transporte y a los usuarios del rea. Actualmente el tiempo de respuesta de una solicitud de
prstamo de un vehculo, oscila entre 1 y 3 das, mientras que el tiempo estimado de respuesta
usando SIIAT ser de 15 a 30 minutos.

Identificacin del equipo inicial

Patrocinador: Jhan Alejandro Sandoval

 Lder Usuario: Csar Noguera Montilla.

Lder de Proyecto: Edward Molina, Adrin Muoz, Yamid Noguera, Leidi Enrquez

Objetivos

Premisas y restricciones
Premisas

Se contar con el apoyo del Coordinador del rea de Transporte y la secretaria para conocer
los procesos de dicha rea.
El Coordinador del rea de Transporte facilitar reuniones para la revisin de los avances del
proyecto.
El presupuesto asignado para el desarrollo del proyecto est asegurado.
El cliente facilitar los materiales fsicos con los cuales se ejecutan los procesos actualmente
en el rea de Transporte.

Restricciones

Las reuniones sern nicamente en el lugar designado por el Coordinador del rea de
Transporte.
El proyecto deber ser implementado en el lenguaje de programacin Java utilizando una
arquitectura empresarial y el motor de base de datos Oracle.
Los avances debern ser entregados cada dos semanas a partir de la fecha de iniciacin del
proyecto.

Riesgos iniciales de alto nivel

El Coordinador del rea de Transporte, quien es la principal fuente de informacin del

proyecto, est prximo a jubilarse y no se conoce con certeza la fecha.
Hay redundancia de informacin y gran cantidad de formatos para los procesos que se llevan
a cabo en dicha rea.
Existe falta de confianza por parte del cliente en cuanto a la entrega completa del proyecto.
No se realicen oportunamente, reuniones de definicin, cambios y control del proyecto que el
equipo tcnico requiera.
Perdida de informacin por desastres naturales.
Variacin de costos en contrataciones de recursos.
El Coordinador del rea de Transporte podra salir temporalmente por el periodo vacacional.

Cronograma de hitos principales

Hito
Inicio del Proyecto
Fin de entrevistas a profundidad con el lder de usuario
Documento de Requerimientos
Diseo de interfaces de usuario
Informe de evaluacin de las interfaces de usuario
Diseo de interfaces mejorado
Entrega 1 de prototipo funcional
Correccin del prototipo funcional 1
Entrega 2 de prototipo funcional
Correccin del prototipo funcional 2
Versin final del software
Cierre y terminacin del proyecto

Fecha tope
12 de enero de 2016
02 de febrero de 2016
16 de febrero de 2016
1 de marzo de 2016
8 de marzo de 2016
15 de marzo de 2016
15 de abril de 2016
29 de abril de 2016
20 de mayo de 2016
27 de mayo de 2016
10 de junio de 2016
17 de junio de 2016

Presupuesto estimado
Listado de interesados
Asignacin del gerente del proyecto y nivel de autoridad