TEMA 10

EL PROCESO DE COMPRA EN EMPRESAS COMERCIALES,

INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS. POLITICAS DE COMPRAS:
PARAMETROS DE DECISION. COSTES DE APROVISIONAMIENTO. ETAPAS
DEL PROCESO DE COMPRA. PETICION DE PRECIOS Y OFERTAS.
SELECCIN DE OFERTAS Y PROVEEDORES. FORMULACIN DE
PEDIDOS. CONTROL PRESUPUESTARIO EN COMPRAS. RATIOS
1

INTRODUCCION................................................................................................... 2

EL PROCESO DE COMPRAS EN EMPRESAS INDUSTRIALES,

COMERCIALES Y DE SERVICIOS.......................................................................3

POLTICAS DE COMPRAS: PARMETROS DE DECISIN...............................3

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

LA CALIDAD............................................................................................................. 3
EL PRECIO............................................................................................................... 4
EL PLAZO DE ENTREGA.............................................................................................4
LOS PLAZOS Y CONDICIONES DE PAGO......................................................................4
EL SERVICIO POSTVENTA.......................................................................................... 5

COSTES DE APROVISIONAMIENTO..................................................................5

4.1
4.2
4.3

COSTES DE COMPRA................................................................................................ 5
COSTES DE ALMACENAMIENTO..................................................................................5
COSTES DE PEDIDO..................................................................................................6

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS.............................................................6

5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6

SOLICITUD DE COMPRA............................................................................................6
SOLICITUD DE OFERTAS............................................................................................ 7
SELECCIN DE PROVEEDOR......................................................................................7
REGISTRO DE PROVEEDOR Y COMPRAS.....................................................................7
EL PEDIDO............................................................................................................... 7
RECEPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIO...................................................................7

PETICIN DE PRECIOS Y OFERTAS. SELECCIN DE OFERTAS Y

PROVEEDORES................................................................................................... 7

FORMULACIN DE PEDIDOS.............................................................................8

CONTROL PRESUPUESTARIO EN COMPRAS..................................................9

RATIOS................................................................................................................. 9

1 MAPA CONCEPCUAL

DptoCompras: Funciones

Coste aprovisionamiento

Coste
Compras

Coste
Coste
Almacenamiento Pedido

Cte unitario

Cte financiero

Transporte

Cte almace

Embalaje,

Solicitud compras

Cte roturas,
Stock

Cte Administ

Parmetros
decisin

Solicitud
ofertas
Seleccionar
Proveedor
Registro
Provee
compras

y
Condiciones

El pedido
Medios

Ratios

Recepcin
producto
servicio

Control Presupuestario
Presupuesto
Produccin

Presupuesto
Gastos

Mapa Conceptual Modificar para crear el del tema.

2 INTRODUCCION
Para que una empresa pueda alcanzar sus fines debe gestionar
adecuadamente todas sus reas funcionales, una de las reas ms
importantes, es la de compras, si esta no funciona correctamente, puede dar
lugar a grandes deficiencias en el proceso productivo o tener mayores costes
de fabricacin de adquisicin de bienes y servicios, con la consecuente
perdida de competitividad. Por eso una buena gestin en las compras es
fundamental para conseguir los objetivos de la organizacin.
A lo largo del tema analizaremos todo el proceso de compras,
estudiando los parmetros de decisin as como los costes de
aprovisionamiento y las etapas del proceso de compras.
As mismo estudiaremos los criterios a seguir a la hora de seleccionar a
los distintos proveedores. Tambin estudiaremos el control presupuestario en
compras y los ratios.

3 El proceso de compras en empresas industriales,

comerciales y de servicios.
El proceso de compras variar dependiendo de la tipologa de empresa.
En funcin del proceso de compras podemos encontrar 3 tipos de empresas:
a) Empresas industriales: Son aquellas empresas que adquieren
materias primas y a travs del proceso productivo las transforman
en bienes para destinarlos a la venta. Ej: Fbrica de ladrillos
b) Empresas comerciales: Son aquellas que compran mercaderas
para revenderlas sin transformacin alguna. Ej: Distribuidor de
Muebles.
c) Empresas de servicios: Esta clase de empresas prestan servicios a
otras empresas o al consumidor final. Ej: Asesora Fiscal.

4 Polticas de compras: Parmetros de decisin

Antes de realizar cualquier compra la empresa debe definir con exactitud
que parmetros son ms importantes para las necesidades de materiales o de
servicios, estos parmetros de decisin son:

4.1 La calidad
Fundamental para todo producto o servicio es la calidad, sin una calidad
mnima cualquier producto o servicio en vez de generar un beneficio puede
llegar a ser una carga o coste extra, por ejemplo si se compra fabrican
productos con deficiencias al venderlos puedes ocasionarte unos gastos extra
de transporte y de retirada del producto.

Aunque si bien la calidad es un parmetro fundamental, siempre debe

estar ligado al precio y al resto de parmetros para la toma de decisin.

4.2 El precio
Es un parmetro objetivo para poder comparar, siempre teniendo n
cuenta que sean productos homlogos o idnticos.
Otro factor fundamental es el precio del producto o servicio, con la
misma calidad siempre elegiremos el de menor precio.
Debemos siempre ver el precio neto y sumarle los gastos de embalaje,
transporte, seguros, etc
En este apartado incluiramos los diferentes tipos de descuento que nos
pueden aplicar para poder obtener el precio neto del producto o servicio y
poder compararlo con otros productos y tomar las decisiones ms adecuadas.
Descuentos comerciales: se aplican sobre el producto, en muchas
ocasiones son las reducciones porcentuales en el precio unitario que
realizan los fabricantes a los mayoristas o detallistas por la funcin de
distribuir y promocionar a los consumidores finales sus productos.
Descuentos por rappel: tambin llamados por volumen, son
descuentos que se aplican dependiendo del volumen de compras, por
ejemplo se aplica un descuento extra si el volumen es de entre.
o 1000 a 5000 un 3%
o 5001 a 10000 un 5%
o 10001 a 50000 un 10%
o + de 50001 un 20%

Descuento por pronto pago: Se aplica este descuento a las compras

que se pagan al contado, tanto el dto. pronto pago como el rappel, se
aplican a los precios netos, aplicado en dto. comercial.

4.3 El plazo de entrega

Este es el tiempo transcurrido entre la realizacin del pedido y de
recepcin de la mercanca de casa del cliente.
Este aspecto es muy importante, ya que la demora en el plazo de
entrega tiene consecuencias negativas para la empresa, puede desde bajar el
buen concepto de la empresa hasta la prdida de los clientes por
incumplimiento del plazo.

4.4 Los plazos y condiciones de pago

El plazo de pago es el tiempo transcurrido desde que llega o se recoge
el material hasta que se paga por l.
Puede ser:
Al contado: cuando se paga sin aplazamiento, cuando se recibe la
mercanca se puede pagar en metlico, con un cheque, transferencia o con
tarjeta de crdito. En algunos pases se ha desarrollado una tecnologa donde
se puede pagar pasando el mvil por un terminal.
Aplazado o a crdito: el plazo puede oscilar entre unos das y varios
meses despus de efectuada la compra, y puede ser en un nico pago o en

multiples vencimientos. Las compraventas a crdito se utilizan normalmente

entre empresas suelen ser mltiplos de 30 das, pagos a 30, 60, 90, 180 das
normalmente con recibos o pagars.

4.5 El servicio postventa

Es un conjunto de prestaciones que da el proveedor al cliente una vez
entregado el producto. Prestaciones como la garanta de dos aos o ms,
departamento de reparaciones, atencin al cliente etc.

5 Costes de aprovisionamiento
Son aquellos costes en los que incurre la empresa desde que llega al
almacn las materias primas hasta que se vende o se pasa al ciclo productivo.
Estos costes estn compuestos por:
Coste de compra

Costes de almacenamiento

Costes de pedido

5.1 Costes de compra

El coste de compra es el coste total de cada unidad comprada.
Esta compuesto por la suma del precio unitario ms todos los gastos
derivados como el transporte, seguro, embalajes etc que estn a cargo del
comprador. Y la minoracin de rebajas, bonificaciones y descuentos.
Si se trata de una empresa industrial el coste de compra ser el coste de
produccin.

5.2 Costes de almacenamiento

Estos costes son los derivados del tiempo que permanecen las
mercancas en la empresa desde que se reciben hasta que se entregan al
cliente.
Podemos encontrar varios costes como el coste financiero, costes de
almacenamiento y los costes de mercancas obsoletas o deterioradas o de
ruptura de stock
El coste financiero son los costes de los recursos empleados por la
empresa para mantener su inventario.
Si son recursos ajenos, financiacin el coste ser los intereses pagados,
cuando se financia con recursos propios el clculo ser ms difcil y podemos
decir que es el coste de oportunidad de tener estos recursos financieros
empleados en este fin y no en otro.
En los costes de almacenamiento podemos encontrar los costes
generados por el propio almacn, como el alquiler, amortizacin, IBI, seguridad,
seguros, gastos de suministros, etc. As como los gastos de maquinaria.
El coste de los materiales deteriorados u obsoletos se regir por el
criterio que haya escogido la empresa.

La ruptura de stock es un coste generado por la falta de existencias en el

almacn, puede generar perdidas o menos beneficios al no poder servir un
pedido hasta la prdida del cliente, se podr calcular viendo los beneficios que
no habr generado un cliente en un tiempo.

5.3 Costes de pedido.

El coste administrativo en que incurre la empresa al tramitar un pedido
hoy en da ha bajado bastante al estar tan desarrollados las
telecomunicaciones. Por ejemplo con son enviar un mail podemos hacer un
pedido.
Los gastos ms notables son el tiempo empleado por el personal.

6 Etapas del proceso de compras

Con todo nuevo proceso de compras existen unas etapas que
seguidamente comentaremos, decir que el proceso de compra se estandariza,
es decir, si siempre compramos al mismo proveedor muchas de las etapas
desaparecen, aunque siempre debemos estar atentos al mercado porque
siempre pueden existir aparecer nuevos proveedores con mejores
condiciones, y aunque la fidelidad con los proveedores es bsica para una
nueva calidad de nuestros productos servicios, no podemos dejar de
comparar con otros proveedores y ofertas.
Las etapas del proceso de compras, podemos enumerarlas como sigue:

Solicitud
de compra

Envo
ofertas

de

Seleccin
de Proveedor

Registro
de proveedores y
compras

Pedido

6.1 Solicitud de compra

Es una solicitud enviada al departamento de compras desde otro
departamento de la empresa, donde nace la necesidad de un producto o
servicio.

En las empresas pequeas no existe departamentos de compras y es el

mismo departamento que tiene la necesidad el que enva las ofertas a los
proveedores.
En esta solicitud se incluir el departamento que tiene la necesidad, que
servicio o producto necesita, cuantas unidades, calidades mnimas, garantas,
plazos de entrega, lugar de recepcin, servicio post venta y en ocasiones la
empresa compradora establece los periodos de pago.

6.2 Solicitud de ofertas

El departamento de compras es el encargado de seleccionar los
proveedores, a los cuales a travs de cartas, impresos, telefnicamente, mail,
fax etc se les enva una propuesta de compra donde se les indica las
necesidades de la empresa, que productos o servicios, unidades, plazo de
entrega, calidades, garantas, etc.

6.3 Seleccin de proveedor.

Una vez recibidas las ofertas de los proveedores se analizarn todas las
condiciones (precio, calidades, forma de pago, etc) y se elegir al proveedor
que mejor se ajusta a las necesidades de la empresa.
En el epgrafe se analizara con ms detalle la bsqueda y seleccin de
proveedor.

6.4 Registro de proveedor y compras

Una vez seleccionado el proveedor se crear la ficha con los datos
fiscales y las condiciones pactadas.

6.5 El pedido
Es el momento de realizar el pedido, que se generar con un documento
por escrito donde se indica el producto o servicio adquirido, cantidades, plazos
de entrega, precio y lugar de entrega.
Dicho pedido se puede enviar por mail, fax, telfono, desde la web si
existe la posibilidad, etc. Si es por Telf., es mejor enviarlo por escrito porque
puede llevar a errores.

6.6 Recepcin del producto o servicio

Una vez recibido el producto se debe revisar el producto para comprobar
que ha llegado lo que habamos pedido, en buenas condiciones, repasar el
albaran de entrega, anotar en l si existe algn error o defecto, para ms tarde
cuando llegue la factura, revisar si los precios y vencimientos son los
acordados.

7 Peticin de precios y ofertas. Seleccin de ofertas y

proveedores.
Siempre que la empresa tenga alguna necesidad de productos o
servicios, deber solicitar a una serie de proveedores que le enve sus
condiciones para poder seleccionar el que mejor se ajuste a las necesidades
de la empresa.

Para realizar las peticiones de precios y ofertas, es necesario realizar

una bsqueda de posibles proveedores para su seleccin final.
Este proceso consta de las siguientes fases:
Bsqueda de informacin proveedores, algunas fuentes son la radio,
prensa, tv, cmaras de comercio, pginas amarillas y actualmente el
ms importante es la bsqueda por Internet, con el que podemos
obtener ms detalles sobre los posibles proveedores.
Solicitud de informacin. Una vez obtenemos un listado de candidatos
deberemos solicitarles una serie de informacin que le interesa a la
empresa, esta informacin se realizar por escrito y adems puede pedir
que se acerquen algunos agentes comerciales para despejar dudas
sobre aspectos tcnicos y econmicas etc. Al solicitar la informacin
deberemos ver:
o Condiciones referidas a la calidad
o Condiciones econmicas
o Otras condiciones como periodo de validez de la oferta, causas
de rescisin de contratos, plazos de entrega, etc.
Evaluacin y eleccin de proveedores: Con la informacin obtenida se
puede evaluar de la siguiente forma:
o Realizar una ficha de cada proveedor
o Un cuadro comparativo donde se indique por filas todos los
proveedores y en las columnas las condiciones, con una columna
final donde se indique la nota obtenida, segn los criterios
establecidos por la empresa.
A los proveedores seleccionados se les comunicara la decisin y a los
no seleccionados tambin. Para en un futuro poder recibir ofertas nuevas para
mejor las condiciones actuales.
Es recomendable disponer de ms de un proveedor ya que si solo
dispusisemos de un proveedor si este sufriera algn tipo de problema y no
nos pudiese suministrar tendramos siempre a otro.
Puedes adquirir el mayor porcentaje de compra al mejor proveedor y el
menor porcentaje al segundo mejor proveedor.

8 Formulacin de pedidos
Cuando cualquier departamento de la empresa (administracin,
almacn, gerencia etc) detecta la necesidad de algn producto o servicio, se lo
comunicar al departamento de compras para que realice el pedido si la
empresa es pequea, realizara el mismo el pedido.
Nunca se debe esperar a que se termine totalmente las existencias, se
debe tener en cuenta, para no sufrir una ruptura de stock.
De la misma forma tampoco se debe pedir ms de lo que se necesita
para no desperdiciar recursos econmicos, de almacenamiento, etc
El pedido supone un contrato de compraventa entre cliente y proveedor
y un incumplimiento puede generar grandes problemas entre ambos.
El pedido puede realizarse de diferentes formas, las ms usuales son:

Telefnicamente: aunque siempre es mejor enviar una conformidad por

escrito para evitar errores.
- Por fax
- Al agente comercial en persona
- Por mail
- A travs de la web del proveedor si dispone de comercio electrnico.
Cuando solicitamos un pedido debemos indicar todas las condiciones
ms importantes como productos, unidades, persona encargada de contacto,
precios, etc y de forma clara para evitar errores.
Cuando existe una relacin estrecha con los proveedores se suele
simplificar los dtos y simplemente se indica lo necesario, producto, unidades,
plazo de entrega, lugar de envo, ya que el resto de condiciones estn claras.
-

9 Control presupuestario en compras

El presupuesto es una herramienta de planificacin , coordinacin y
control de las actividades, realizadas en la empresa, es decir, es un plan de
accin dirigido a cumplir una meta prevista expresada en valores, por el camino
se deben ir adoptando medidas correctoras cuando se produzcan desviaciones
en las previsiones.
El presupuesto de compras debe incluir:
- Presupuesto de produccin: es el estimado de bienes a ser fabricados o
comprados.
El presupuesto de produccin debe asegurar un stock optimo,
suficiente para satisfacer las necesidades de materiales e inventario. Se
debe de tener en cuenta dentro de este presupuesto los materiales a ser
adquiridos, los gastos de mano de obra, los gastos de fabricacin.
- Presupuestos de gastos: incluye todos aquellos gastos que deben
realizarse para que el producto pueda ser puesto a disponibilidad del
cliente, incluye:
o Gastos de marketing y ventas
o Gastos administrativos
o Gastos financieros

10 Ratios
Los ratios son relaciones entre conceptos que nos dan unas magnitudes
que comparados con otros ratios del sector o en varios periodos de tiempo nos
ayudan a controlar aspectos de la empresa, cada empresa aplicara los que
crea convenientes.
En concreto para compras podemos usar alguno de estos ratios:
- Plazo medio de pago= (saldo proveedores/ compras periodo) * 365
- Rotacin de stock= Consumo materiales/ stock materiales

11 Conclusiones