1) QUE ES EXCEL?

Excel es una aplicacin para crear hojas de clculo que est divida en filas y columnas, al
cruce de estas se le denomina celdas sobre las cuales se almacena informacin (letras o
nmeros) que podemos usar para realizar operaciones, tales como sumas, restas,
multiplicaciones, divisiones, clculos financieros, estadsticos, de ingeniera, amortizaciones,
etc.
2) reconocimiento del entorno de Excel

1. Barra de ttulo: Muestra el nombre del libro y el nombre de la aplicacin en este caso
Microsoft Excel, por ejemplo cuando se inicia Excel el nombre es Libro1.
2. Filas: cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja de clculo. Se
identifican con nmeros.
3. Columnas: cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de clculo. Se
identifican con letras.
4. Etiquetas de hojas: cada libro de Excel 2010 presenta tres hojas de clculo. Cada hoja se
identifica con una etiqueta que, de forma predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y
Hoja3, respectivamente, aunque podemos modificar estos nombres, as como agregar o
eliminar hojas.

5. Barras de desplazamiento: Permite moverse dentro de la hoja de clculo.

6. Celda activa: Es la celda seleccionada. Cada celda representa una posicin especfica
dentro de la hoja de clculo que indica la interseccin entre una columna y una fila. La celda
activa se identifica porque cuando est seleccionada se muestra con un recuadro doble.
7. Vistas del libro: Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada
una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el men Ver.
Dos estn en el men Ventana y una ms en el men Archivo.
8. Herramientas Zoom: Sirve para aumentas o disminuir el tamao de lo que se ve en la
pantalla.
9. Barra de frmulas: muestra el contenido de la celda activa. Si el contenido de esa celda se
obtuvo a partir de una frmula, muestra la frmula. Desde aqu tambin podemos escribir y
editar frmulas y funciones.
10. Cinta de opciones: La cinta de opciones se ha diseado para ayudarle a encontrar
fcilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan
en grupos lgicos, que se renen en fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de
actividad (como escribir o disear una pgina). Para reducir la confusin, algunas fichas slo
se muestran cuando es necesario.
11. Cuadro de nombres: muestra la referencia a la celda activa, como por ejemplo,
A1. Desde aqu tambin podemos asignar nombres personalizados para identificar las
diferentes celdas con las que estemos trabajando.
12. Selector: Si hacemos clic con el mouse aqu, se seleccionar la hoja de clculo en su
totalidad, es decir, completa.

Elementos de la interfaz

1. Ficha Archivo: abre la Vista Backstage, que nos permite administrar

Documentos y datos relacionados sobre ellos, como crear, guardar y enviar

Documentos, inspeccionar documentos para comprobar si tienen metadatos

Ocultos o informacin personal, o establecer opciones especficas.
2. Barra de herramientas de acceso rpido: es una barra de herramientas
Personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la
Ficha de la Cinta de opciones que se muestra.
3. Fichas: funcionan como indicadores generales que contienen grupos y
Comandos especficos para ejecutar determinadas acciones.
4. Botones de control: permiten minimizar, maximizar, restaurar o cerrar la
Aplicacin que se est ejecutando.
5. Botones de control del libro activo: al igual que los botones de control de la
Ventana en la que se ejecuta la aplicacin, los botones de control del libro
Permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo o cerrarlo.
6. Ayuda: abre la pgina de Ayuda de Microsoft Office.
7. Botn de control de la Cinta de opciones: muestra u oculta la Cinta de opciones.
Si la Cinta de opciones est oculta, slo se muestran los nombres de las fichas
.
8. Grupos lgicos: dentro de cada ficha, los grupos lgicos se organizan agrupando
A los comandos que tienen funciones similares o relacionadas.

3) CMO SE VIAJA POR LA PLANILLA

La forma ms simple de ir saltando de celda en celda es usando el teclado. Cualquier teclado

de computadora incluye cuatro teclas para mover el cursor en las cuatro direcciones.
Flecha hacia arriba: sube una fila.
Flecha hacia abajo: baja una fila.
Flecha para la derecha: pasa a la siguiente columna.
Flecha para la izquierda: pasa a la columna anterior.
Estas son las que llamamos teclas de movimiento, flechas o cursores

4) Como se escriben los datos

Los tipos de datos que puedes incluir en Excel o en general en la mayora de las hojas de
clculo son por un lado datos fijos entre ellos concretamente los siguientes: Nmeros, texto o
fechas, o pueden ser frmulas.
Tanto con los datos fijos como con los datos tipo frmulas vas a practicar con cada uno de
ellos

Nmeros: Sitate en la celda A1 y escribe con el teclado numrico el 2 pulsa intro, en A2

donde est ahora activa la celda pulsa 8, ahora en A3 escribe el nmero 2222.

Estos son los datos numricos fijos, si te das cuenta se alinean en la parte derecha de la
celda.
Texto: Ahora pulsa en la celda B1 y escribe la palabra Excel, en B2 escribe hoja, en B3 de y
en B4 clculo. Veras que los datos de tipo texto se alinean en la parte izquierda de la celda.
Fecha: Para escribir fechas sitate en la celda C1 y escribe 2-11-2011, pulsa intro. El dato
introducido ha cambiado y se presenta con este aspecto: 02/11/2011, Excel lo ha entendido
como fecha y le da este formato separado por el signo /. Las fechas al igual que los nmeros
se alinean en la parte derecha de la celda.
Ahora vuelve a la celda A1, haz clic sobre ella y a continuacin sita el cursor del ratn en la
barra de frmulas delante del 2. Coloca un apostofre , arriba del teclado en la tecla donde
est el signo de interrogacin? El nmero ahora se considera texto y no servir para realizar
clculos numricos con l. Ver imagen ampliada.
Vers en la parte superior izquierda de la celda que aparece un pequeo tringulo verde,
indica que ha una anomala o posible error posible error en la celda.
Pulsa en el tringulo negro a la derecha de la celda, se despliega una ventana que te indica
cual puede ser el error y selecciona la accin a realizar, en este caso elige Convertir en
nmero, automticamente el signo apostrofe desaparece y vuelve a ser un dato numrico.
Para dar formato a estos datos, tienes que ir en Excel 2003 al men Formato y luego a
Celdas, en Excel 2007 y Excel 2010, esta opcin est en la cinta de opciones pestaa Inicio,
en el recuadro Nmero.
En dicha pestaa de la ventana Formato de celdas, puedes optar por dar diferente formato a
las celdas, as eligiendo Fecha a la izquierda de la ventana, puedes seleccionar entre
diferentes formas de mostrarlas simplemente situndote en una de las opciones y despus
haciendo clic en el botn Aceptar abajo a la derecha.
Igualmente para los datos de tipo nmero tienes para seleccionar diferentes formatos como el
estilo moneda o el formato contabilidad, porcentaje, etc., para ms informacin al respecto del
formato fecha visita Formato de los nmeros en Excel
Frmulas: Es el otro tipo de datos que puedes introducir en Excel, existen diferentes formas
de escribirlas. Una de las ms sencillas es hacer clic en el rectngulo blanco de la barra de
frmulas y escribir en el la frmula.
Por ejemplo, situado en D1, haz clic en la barra de frmulas y escribe lo siguiente: =A1+A2,
pulsa Intro a continuacin en la celda aparece el nmero 10 que es el resultado de sumar 2+8
= 10. Comprueba como valor numrico que es que aparece alineado a la derecha.

Otro ejemplo en D2, colcate en la barra de frmulas y escribe ahora =A1*A2, el resultado,
16, aparece en el momento que pulsas Intro.
Como ves en las datos de tipo frmula en la celda aparece un nmero pero en la barra de
frmulas aparece los signos y operadores que la realizan.
5) grabar una planilla
Cmo guardar una planilla de Excel como imagen Escrito por Cecilia el 29/12/2008 2
Comentarios
El otro da vi esta aplicacin en Life Rocks 2.0 y me pareci que puede serle bastante til a
ms de uno. Se trata de un programa que nos permite guardar planillas de Excel como
imgenes, algo que nos puede venir bien para mostrar datos a otras personas sin tener que
enviarles el archivo completo.
El programa en cuestin es Office Convert Excel to Image Jpg/Jpeg Free (si, no fueron muy
originales con el ttulo), pero en realidad maneja ms formatos que Jpg: JPG, BMP, GIF, TIF,
TGA, RLE, PNG, EMF, WMF (y trabaja con todo tipo de extensiones de Excel).

Cmo guardar una planilla de Excel como imagen Escrito por Cecilia el 29/12/2008 2
Comentarios

El otro da vi esta aplicacin en Life Rocks 2.0 y me pareci que puede serle bastante til a
ms de uno. Se trata de un programa que nos permite guardar planillas de Excel como
imgenes, algo que nos puede venir bien para mostrar datos a otras personas sin tener que
enviarles el archivo completo.
El programa en cuestin es Office Convert Excel to Image Jpg/Jpeg Free (si, no fueron muy
originales con el ttulo), pero en realidad maneja ms formatos que Jpg: JPG, BMP, GIF, TIF,
TGA, RLE, PNG, EMF, WMF (y trabaja con todo tipo de extensiones de Excel).
excel a img
Alguno estar pensando, Para qu quiero este programa si puedo hacer una captura de
pantalla?. Bueno, si la planilla es chica, s podramos hacer PrintScreen y a otra cosa. Pero si
la planilla es grande y no entra en la pantalla, en este caso este programa nos a ayudar.
La versin gratuita tiene algunas limitaciones, como marcas de agua en las imgenes, pero
me parece que para ser gratis, no es nada terrible.
Descargar Office Convert Excel to Image

6) Dialogo de Excel

Indicadores de cuadro de dilogo en Excel

Los indicadores de cuadro de dilogo en Excel, tambin conocidos como selectores de cuadro
de dilogo, son un elemento de la interfaz de Excel que nos ayudan a mostrar comandos
relacionados a un grupo de la cinta de opciones.
Ejemplos de indicadores de cuadro de dilogo
Los indicadores de cuadro de dilogo son los pequeos iconos que se muestran en la esquina
inferior derecha de algunos grupos de comandos de la cinta de opciones. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar el indicador de cuadro de dilogo del grupo Nmero en la
ficha Inicio.

Al colocar el puntero del ratn sobre el indicador de cuadro de dilogo (sin hacer clic) se
mostrar una descripcin de lo que suceder al pulsar dicho indicador. Otro ejemplo de
indicador de cuadro de dilogo lo encontramos en la ficha Insertar, dentro del grupo Grficos.

Al pulsar en indicador de cuadro de dilogo anterior, se mostrar el cuadro de dilogo Insertar

grfico el cual muestra todas las opciones de grficos de Excel que podemos utilizar.

Cada indicador de cuadro de dilogo mostrar un cuadro de dilogo que contendr los
comandos de Excel relacionados con su grupo. El nombre en ingls de los indicadores de
cuadro de dilogo es Dialogo Box Launchers.
7) Cerrar una planilla
Es conveniente cerrar un libro de trabajo Excel que has terminado de editar,
con el fin de utilizar innecesariamente la memoria del equipo. Para cerrar un
archivo Excel sigue el procedimiento:
1. Haz clic en el men Archivo (Excel 2003) o sobre el botn de Microsoft
Office (Excel 2007)
2. Selecciona el men Cerrar. Si Excel detecta que no se han guardado los
ltimos cambios realizados en el documento, mostrar un cuadro de dialogo
con las opciones Si, No y Cancelar

Si: Los cambios realizados se guardarn antes de cerrar el archivo. Si es la

primera vez que guardamos el libro de trabajo, entonces se requerir que
asignes el nombre y ubicacin del archivo.

No: El archivo se cerrar sin guardar los cambios realizados desde la ltima
vez que guardamos.

Cancelar: El libro de trabajo no se cerrar para poder continuar trabajando

en el.
Para cerrar MS Excel debers salir de la aplicacin, recuerda cerrar la ventana
del programa.
1. Haz clic en el men Archivo (Excel 2003) o sobre el botn de Microsoft
Office (Excel 2007)
2. Selecciona Salir. Si has modificado el libro en el que estuvieses trabajando y
no lo has guardado, Excel te mostrar el mismo cuadro de dialogo explicado
previamente.

8) R4ecuperar una planilla ya grabada

Recuperar un archivo de Excel

Seguramente has pasado por la amarga experiencia de perder todo el trabajo que habas
realizado por haber olvidado guardar el libro de Excel o porque tal vez hubo un corte de
energa elctrica y el trabajo que no se haba guardado se perdi.
Excel 2010 incluye algunas caractersticas especiales que nos ayudarn a hacer menos
frecuentes esos momentos de tristeza o frustracin y nos ayudarn a recuperar archivos de
Excel no guardados.

Aunque la autorrecuperacin ha estado presente en versiones anteriores de Excel, lo que es

completamente nuevo es la posibilidad de acceder a todas las versiones autoguardadas del
libro.

Recuperar versiones autoguardadas

Para ver las versiones autoguardadas de un libro debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la
opcin Informacin. La seccin Versiones mostrar todas las versiones autoguardadas del
libro.

Recuperar archivos Excel no guardados

Cuando cerramos un libro sin guardar los cambios suceden dos cosas. Lo primero que sucede
es que Excel verifica si existen versiones autoguardadas del archivo. Si encuentra al menos
una versin autoguardada entonces mostrar un cuadro de dilogo como el siguiente:

Este cuadro de dilogo nos informa que si hacemos clic sobre el botn No guardar el libro de
Excel se cerrar pero tendremos una copia del archivo disponible temporalmente. Para
recuperar la versin del archivo sin guardar, vuelve a abrir el archivo de Excel y ve a la ficha
Inicio y elige la opcin Informacin. Dentro de la seccin Versiones observars la versin
disponible del archivo que tendr la leyenda (cuando se cerr sin guardar).

Si quieres ver las versiones de todos los libros no guardados debes pulsar el botn
Administrar versiones y seleccionar la opcin Recupera libros no guardados. Las versiones
temporales de los libros no guardados estarn disponibles por solo cuatro das o hasta que se
vuelva a editar el archivo.
9) Modificar una plantilla
Modificar el contenido de celdas
Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar.
Haga los cambios necesarios en el contenido de las celdas.
Para escribir los cambios, presione ENTRAR.
Para cancelar los cambios, presione ESC.
Sugerencias
Para activar o desactivar la modificacin en las celdas, haga clic en el comando Opciones del
men Herramientas, en la ficha Edicin y, a continuacin, active o desactive la casilla de
verificacin Modificar en celda.
Para agregar con rapidez al final del contenido de la celda, seleccione la celda y presione F2.

10) Darle formula a una fila o columna

Dar formato a las filas y columnas
En esta leccin vamos a aprender cmo modificar el alto predeterminado de las filas y el
ancho predefinido de las columnas. De esta manera podremos disear unas hojas de clculo
ms acordes con nuestras necesidades.
Formato de filas
Puedes ajustar el alto de una fila de manera manual. Para ello sita el puntero en la
separacin entre los encabezados de dos filas, haz clic y arrastra hasta la posicin deseada.
Pero si lo que quieres es ajustar su formato de forma numrica o definir un ancho para varias
filas seleccionadas, entonces debers utilizar el comando Men Formato > Fila. Se
desplegar un submen con las diferentes opciones. Vamos a explicarlas:

Alto. En este cuadro de dilogo puedes introducir un valor en centmetros para definir el alto de las filas
seleccionadas.

LECCIN 13
Dar formato a las filas y columnas
En esta leccin vamos a aprender cmo modificar el alto predeterminado de las filas y el
ancho predefinido de las columnas. De esta manera podremos disear unas hojas de clculo
ms acordes con nuestras necesidades.
Formato de filas
Puedes ajustar el alto de una fila de manera manual. Para ello sita el puntero en la
separacin entre los encabezados de dos filas, haz clic y arrastra hasta la posicin deseada.
Pero si lo que quieres es ajustar su formato de forma numrica o definir un ancho para varias
filas seleccionadas, entonces debers utilizar el comando Men Formato > Fila. Se
desplegar un submen con las diferentes opciones. Vamos a explicarlas:
1. Alto. En este cuadro de dilogo puedes introducir un valor en centmetros para definir el alto
de las filas seleccionadas.
2. Autoajustar. Este comando consiste en redimensionar el alto de las filas seleccionadas para
que se ajusten a la entrada ms alta de la fila.
Formato de columnas
Para ajustar de forma rpida la anchura de una columna haz clic sobre la separacin de los
encabezados de dos columnas y arrastra hasta la posicin deseada. Como en el caso de las
filas tambin es posible ajustar un ancho de columna numrico. Para ello elige Men Formato
> Columna > Ancho e introduce un valor en centmetros. Si quieres que el ancho se ajuste a la
entrada ms ancha de la columna, elige Men Formato > Columna > Autoajustar a la
seleccin. Tambin puedes modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja,
haciendo clic en Men Formato > Columna > Ancho estndar y especificando un valor en
centmetros.
Consejo
Existe otra forma ms rpida para autoajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas.
Para ello, haz doble clic en la separacin entre dos encabezados (de filas o columnas).

11) uso del men

12) operaciones aritmticas

Los operadores especifican el tipo de calculo que desea ejecutar en los elementos de una
formula. Existe un orden predeterminado en el que tiene lugar los clculos pero pueden
cambiar este orden utilizando parntesis. Sirven para hacer operaciones matemticas
basadas en Excel. Los operadores son los enlaces entre varios argumentos. El resultado es
un valor numrico. Microsoft. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo
aritmtico: aritmtica, comparacin, texto y referencia.

Las formulas calculan los valores en un orden determinado. Las frmulas de Excel siempre
empiezan por un signo igual (=) el signo igual dice a Excel que los caracteres siguientes
forman una formula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los

operando) se parados por los operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a
derecha, segn el orden determinado de cada operador de la formula.

Para modificar el orden de la evaluacin, se escribe entre parntesis la parte de la frmula

que se quiere calcular en primer lugar
13) uso de formulas
Microsoft Excel es una de las aplicaciones ms utilizadas en el mundo y parte de su xito se
lo debe a la facilidad con que podemos crear frmulas que nos permiten manipular y obtener
los resultados que necesitamos de nuestra informacin.
Qu es una Frmula?
Una frmula es una ecuacin que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. El
resultado ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha frmula.
Una frmula admite un mximo de 1.024 caracteres y habitualmente est compuesta por
nmeros, operadores y direcciones (referencias) de celdas. Tambin se podrn introducir
funciones (frmulas que ya vienen pre-hechas. Las funciones se tratarn en temas
posteriores.
Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los siguientes:

14) recalculo automtico

Configurar el clculo automtico de frmulas en Excel
Tal vez te haya sucedido alguna vez que, despus de modificar el valor de las celdas
involucradas en el clculo de una frmula, el resultado no se modifica. Cuando esto sucede
pensamos que algo anda mal con Excel pero en realidad se debe a la configuracin del
clculo automtico de frmulas.
Para dejar en claro a lo que me refiero, quiero que observes con detenimiento la siguiente
animacin. La celda C1 contiene la frmula =A1 + B1 y normalmente esperamos que Excel
actualice el resultado si modificamos el valor de la celda A1 o el valor de la celda B1, pero
observa lo que sucede en este ejemplo:

La razn por la que la celda C1 no se actualiza, es porque el clculo de frmulas est

configurado como manual y la nica manera de actualizar el resultado es pulsando la tecla F9.
Para regresar a un clculo automtico de frmulas debemos ir a la ficha Frmulas y dentro del
grupo Clculo pulsar el botn Opciones de clculo y seleccionar la opcin Automtico:

De esta manera el resultado de la celda C1 se actualizar automticamente al momento de

cambiar el valor de cualquiera de las celdas que forman parte del clculo.
Opciones de clculo en Excel
En el ejemplo anterior mostr dos de las opciones de clculo que existen en Excel: Manual y
Automtico. Sin embargo, existen en total 4 opciones de clculo en Excel que describir a
continuacin:
Automtico: Excel calcula automticamente el resultado de cualquier frmula del libro al
momento exacto en que se cambia cualquier valor que afecta el resultado de una frmula.
Este es el comportamiento predeterminado de Excel.
Automtico excepto para tablas de datos: Se calculan automticamente todas las frmulas del
libro excepto las tablas de datos. Para actualizar una tabla de datos ser necesario
seleccionar las frmulas de la tabla y pulsar la tecla F9.
Manual: Excel no realizar ningn clculo de frmulas hasta que se pulse la tecla F9. Si el
libro de Excel es guardado sin haber pulsado la tecla F9, la siguiente vez que se abra el libro
de Excel las frmulas seguirn desactualizadas y ser necesario pulsar F9 para actualizar los
clculos.
Volver a calcular libro antes de guardar: Esta es una opcin del clculo Manual que nos
permite indicar a Excel que actualice las frmulas justo antes de guardar el libro (aunque no
se pulse la tecla F9).
Todas estas Opciones de clculo las podemos acceder en la ficha Archivo > Opciones >
Frmulas:

Adicionalmente, tal como lo vimos en el primer ejemplo, en la ficha Frmulas se encuentra el

grupo Clculo donde encontraremos los siguientes botones:

Opciones para el clculo: al pulsar este botn se mostrarn las

opciones Automtico, Automtico excepto en las tablas de datos, Manual.
Calcular ahora. Este botn equivale a pulsar la tecla F9 y realiza el clculo de las frmulas de
todo el libro. Recuerda que esta opcin solo es necesaria si se ha elegido un clculo de tipo
Manual.
Calcular hoja. Solo realiza el clculo de las frmulas de la hoja actual. Equivale a pulsar la
combinacin de teclas Mayus + F9.
15 estirar formulas

Para copiar frmulas en Excel podemos utilizar al menos un par de mtodos que nos
ayudarn a replicar nuestras frmulas a otras celdas. Por supuesto, debemos estar
conscientes de lo que suceder con las referencias de celda ya sean absolutas o relativas.
Ya que las referencias de la celda C1 son relativas, al copiar la frmula las referencias se
modifican de acuerdo a la ubicacin de la nueva celda. En el siguiente ejemplo he modificado
la frmula de la celda C1 para que utilice referencias absolutas: $A$1 + $B$1. Observa el
resultado de copiar y pegar de nuevo la frmula a la celda D3:

El mtodo que acabo demostrar copia la frmula y el formato de la celda. Si lo que deseas es
copiar exclusivamente la frmula puedes utilizar una opcin de pegado especial. Despus de
haber copiado la frmula y posicionarte en la celda destino debes pulsar el men desplegable
del botn Pegar y seleccionar la opcin Frmulas.
Copiar frmulas en Excel sin el formato de celda

16) tipos de funciones

Los diferentes tipos de funciones que Excel maneja
Funciones Matemticas y Aritmticas: Es una de las subdivisiones de funciones que Excel
maneja. Posee otras subdivisiones que son:
1. Suma: la cual tiene como regla la adicin de valores.
2. Producto: Multiplica diferentes valores.
3. Potencia: Eleva un valor a una especfica potencia.
4. Rcuad: Resulta la raz cuadrada de un dato.
5. Resto: Resta diferentes valores.

6. Cociente: Da el resultado de una divisin

7. Fact: Factorial de un nmero
Ejemplos: =Suma (B6, D9)
=Potencia (C4, D5)
=Rcuad (A3, A6)

Funciones Estadsticas: Una subdivisin de las funciones de Excel

Promedio: Esta funcin tiene la regla de sumar todos los datos que se digitan y luego dividirlas
entre el mismo nmero de datos.
Ejemplo: =Promedio (B11, B12)
=Promedio (C3, D5, A2)
=Promedio (F7, G5, D9, E10, G8)

Funciones Lgicas: Subdivisin de las funciones de Excel

SI: Se encarga de evaluar si se cumple una condicin que se impone, y se encarga de

mostrar si es verdadero o es falsa.
Ejemplos: =SI (F5<0;"Valor negativo; Valor Positivo")
=SI (G8>2;"Valor mayor a dos; Valor menor que dos")
=SI (A2=10;"El valor es igual que 10","El valor no es igual a 10")

Funciones de Texto: Subdivisin de las funciones de Excel

1. Carcter: Da como resultado el valor del carcter.
2. Cdigo: Da como resultado de un carcter nico.
Ejemplos: =Carcter (9)
=Cdigo (13)
=Carcter (64)

17) copiar y mover los datos

Cuando comiences a tener hojas de clculo con una cierta cantidad de datos introducidos, te
encontrars muchas veces con la necesidad de mover parte de esos datos o de copiarlos en
otro lugar. Aunque podras teclear de nuevo todos esos datos, resulta mucho ms rpido y
cmodo utilizar las tcnicas de Mover/Copiar y Pegar de Excel. Sigue estos pasos para copiar
datos:
Selecciona los datos que quieras copiar. Puede ser una sola celda, en cuyo caso basta con
que sites en ella el puntero de celda, o un rango, en cuyo caso debers seleccionarlo.
Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Vers que el nico efecto es la aparicin
de una lnea discontinua mvil alrededor de los datos seleccionados.
Si vas a copiar los datos en otra hoja de clculo del mismo libro o en una de otro libro de
trabajo, pasa a la hoja correspondiente.
Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos. Si ests copiando un rango, esa celda
debe ser la que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango cuando lo copie. El
puntero de celda se mover a la nueva posicin en la celda, pero la lnea discontinua mvil
seguir alrededor de los datos que vas a copiar.
Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarn en la posicin de destino, pero la lnea
discontinua mvil permanecer alrededor de los datos originales.
Vuelve a pegar los datos tantas veces y en tantos lugares como quieras. Cuando termines,
pulsa Esc para detener la lnea discontinua mvil.
En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la nica diferencia en el
procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el grupo Portapapeles
el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el comando Pegar (punto 5), los datos
aparecern en la ubicacin de destino y desaparecern de la ubicacin original.
Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos como
cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los formatos). Si
en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado especial, Excel mostrar un
cuadro de dilogo que te permitir escoger de qu manera quieres pegar los datos.

18) men contextual

Excel incluye adems un men contextual que se activa con el botn derecho del ratn; a este
men tambin se le llama "flotante" porque aparece cerca de donde est el puntero del ratn
en el momento de hacer clic. Las opciones del men contextual dependen del objeto que se
est sealando en ese instante. Es decir, presentar un men cuando estemos sealando una
celda y otro distinto si estamos apuntando a un grfico, entre otras posibilidades. Sin
embargo, no se haya en este men ningn comando que no se encuentre ya en la cinta de
comandos. Por lo que no es necesario revisar la lista de comandos de los mens flotantes,
sino slo apuntar que dicho men existe y que puede serle til en su trabajo con la hoja de
clculo, como ya vimos al aplicar color en las cejas de las hojas, en el captulo anterior. Por
tanto, si le parece ms cmodo hacer clic con el botn derecho del ratn para que aparezca el
men contextual en lugar de buscar en la cinta, entonces lo ms probable es que se
familiarice rpidamente con l.

19) mover o duplicar una hoja

Es probable que en algunas ocasiones necesites mover o copiar hojas de Excel de un libro
a otro. Puedes utilizar el cuadro de dilogo Mover o copiar para simplificar el proceso con los
siguientes pasos.
Mover hojas de Excel a otro libro
Abre el libro de Excel que contiene las hojas que deseas mover y tambin abre el libro
destino, es decir, el libro que contendr las hojas a mover. Haz clic derecho sobre la pestaa
de la hoja y selecciona la opcin Mover o copiar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover o copiar con las siguientes opciones:

En la lista desplegable Al libro podrs seleccionar el libro hacia donde deseas mover la hoja.
Es por eso que previamente debiste haber abierto el libro destino. Por el contrario si deseas
crear un libro nuevo puedes seleccionar la opcin (nuevo libro) dentro de la lista. Esta opcin
te permitir crear un nuevo libro que contendr la hoja seleccionada.

En caso de que el libro destino tenga varias hojas podrs seleccionar la ubicacin correcta a
donde se insertar la hoja que ests moviendo al seleccionar una de las opciones de la
lista Antes de la hoja. Una vez seleccionadas las opciones adecuadas debers pulsar el botn
Aceptar para efectuar los movimientos.
Los pasos que he descrito hasta ahora movern la hoja hacia una nueva ubicacin y la
removern de su origen. Si lo que deseas es hacer una copia de la hoja debes asegurarte de
seleccionar la opcin Crear una copia antes de hacer clic en Aceptar.
20) generar serias
Crear series de datos en Excel es muy sencillo utilizando la funcionalidad de Autor rellenar.
Con esta funcionalidad solamente necesitas ingresar uno o dos datos a partir de los cuales
Excel rellenar el resto de las celdas.
El auto relleno funciona con los das de la semana, los meses y cualquier nmero. Veamos el
primer ejemplo con los das de la semana. Observa cuidadosamente cmo despus de
ingresar el primer dato utilizo el controlador de relleno para continuar la serie de datos:

Lo mismo sucede con los meses del ao. Observa el siguiente ejemplo:

Tambin puedes crear series de nmeros consecutivos o nmeros que aumenten de una
manera constante, como por ejemplo nmeros que aumentan de 5 en 5.

La funcin de Auto relleno ser de gran utilidad al momento de crear series de datos en
Excel y puede ahorrarte tiempo y esfuerzo.
21) estirar formatos
Para copiar el formato de una celda a otras adyacentes podemos usar la manija de llenado
(puntero de estirar).
Volvamos al ejemplo usado en la seccin Formatos personalizados. Despus de aplicar el
formato #, 000 cm tuvimos que copiar el formato hacia las celdas que estn bajo la celda con
el dato 169.

Para copiar el formato a las celdas que estn bajo la celda de referencia seguimos los
siguientes pasos:
Paso 1. Seleccionamos la celda que tiene el formato que queremos copiar.

Paso 2. Apoyamos el puntero en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.

Aparece el puntero de estirar.
Paso 3. Damos clic derecho y, sin soltar, arrastramos hasta la ltima celda del rango a donde
queremos copiar el formato. (Cuidado, porque si le da clic izquierdo, lo que copiar ser el
contenido de la celda)
Paso 4. Soltamos el botn y nos va a aparecer el men que vemos a la derecha y elegimos la
opcin Rellenar formatos slo.

Paso 5. Damos clic en Aceptar.

22) opciones de formato

Ya hemos revisado cmo utilizar el formato de nmeros en
Excel para modificar la apariencia de valores numricos.
Ahora revisaremos las modificaciones que podemos
realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes
o su color de relleno entre otras cosas ms.
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de clculo, pero
puede ayudar a tener una mejor visualizacin y entendimiento de los datos presentados. Las
herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder
a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los
comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos
Fuente, Alineacin y Estilos. Tambin podemos encontrar varios de estos comandos en la mini
barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Adems de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de

configuracin de formato dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas. Podemos acceder
a este cuadro de dilogo de diferentes maneras:

Haciendo clic en el indicador de cuadro de dilogo de los grupos Fuente o Alineacin

de la ficha Inicio.

Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del men desplegable seleccionar la
opcin Formato de celdas.

En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botn Formato y seleccionar la
opcin Formato de celdas.

Adems existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar

ms opciones y que nos llevarn a este mismo cuadro de dilogo. Por ejemplo, el comando
Inicio > Alineacin > Formato de alineacin de celdas abrir el cuadro de dilogo Formato de
celdas en la seccin correspondiente:

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces
podemos abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas con tan slo pulsar la combinacin de
teclado Ctrl + 1.
23) ajuste de texto o cambiar fuente
De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamao 11. Nosotros
podemos utilizar una fuente y tamao diferentes para resaltar un texto o el encabezado de
alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de
fuente de los cuales podremos elegir la ms adecuada. Adems, justo al lado derecho
de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamao de fuente.

La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

El cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Fuente donde
encontramos las mismas opciones de configuracin.

Este cuadro de dilogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la
fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este
sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para
cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones
como en la mini barra:

24) la tipografa o estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no
tengamos que hacer cada modificacin por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos
el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Dicha opcin ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo
posicionar el ratn sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicacin del estilo
debes hacer clic sobre la opcin deseada. Si por alguna razn deseas regresar al estilo
predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opcin Normal.
Tambin puedes notar que al final del men se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la
cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La
opcin Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.
El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las
celdas de nuestro libro para mejorar la presentacin de los datos y de esta manera tener una
mejor compresin e interpretacin de los mismos.

25) bordes

Bordes de una celda

La cuadrcula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya
que dichas lneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son
impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las
dems. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrs seleccionar la configuracin
deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Este comando tambin est disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de
dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Borde que es donde podrs hacer
todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

26) tramas

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor
de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer
clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el
borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde,
primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.
En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes
de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste.
En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no
encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio de Bordes.
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de
las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.

Acontinuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto
de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la
trama.
E

n la Banda de
opciones
disponemos
de
un botn que
nos
permitir
modificar el
relleno de
forma ms
rpida:
Si
se hace clic
sobre el
botn se
sombrear la
celda del
color indicado
en
ste, en
nuestro caso,
en
amarillo. En
caso
de querer otro
color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a
la celda, para ello tendrs
que utilizar el cuadro de dilogo Formato
de celdas.

27) proteccin de celdas

Para bloquear la mayora de las celdas de la hoja de clculo, siga estos pasos:
1. Seleccione las celdas que desea permanecer sin proteccin. Para seleccionar celdas
no adyacentes de (no contiguas), mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las
celdas que van a permanecer sin proteccin.
2. En versiones de Excel anteriores a 2007, en el men formato, haga clic en celdasy, a
continuacin, haga clic en la ficha proteccin. En Excel 2007 o posterior, para mostrar
el cuadro de dilogo "Formato de celdas", haga clic en el botn Expandir en la parte
inferior derecha de la seccin de fuente de la cinta de opciones de Inicio y, a
continuacin, haga clic en la ficha proteccin.
3. Haga clic para desactivar la casilla de verificacin "bloqueada" y haga clic en Aceptar.
4. En versiones de Excel anteriores a 2007, en el men Herramientas, elija proteger, a
continuacin, haga clic en Proteger hoja. En Excel 2007 o posterior, haga clic en la
ficha Revisar y haga clic en Proteger hoja. Escriba una contrasea si desea uno y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Si desea desbloquear las celdas
Para dejar la mayora de las celdas en la hoja de clculo desbloqueado, siga estos pasos:
1. Seleccione toda la hoja, haga clic en el botn Seleccionar todo (el rectngulo gris en
la esquina superior izquierda de la hoja de clculo donde se encuentran los
encabezados de una fila 1 y la columna), o presionando CTRL+E o
CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA.
2. En versiones de Excel anteriores a 2007, en el men formato, haga clic en celdasy, a
continuacin, haga clic en la ficha proteccin. En Excel 2007 o posterior, mostrar el
cuadro de dilogo Formato de celdas, haga clic en el botn Expandir en la parte
inferior derecha de la seccin de fuente de la cinta de opciones de Inicio y, a
continuacin, haga clic en la ficha proteccin haga clic para desactivar la casilla de
verificacin bloqueado y haga clic en Aceptar.
3. Seleccione las celdas que desea proteger. Para seleccionar celdas no adyacentes de
(no contiguas), mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea
proteger.
4. Volver al cuadro de dilogo Formato de celdas y, a continuacin, haga clic en la
ficha proteccin haga clic para activar la casilla de verificacin bloqueada y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
5. En versiones de Excel anteriores a 2007, en el men Herramientas, elija proteger, a
continuacin, haga clic en Proteger hoja. En Excel 2007 o posterior, haga clic en la
ficha Revisar y haga clic en Proteger hoja. Escriba una contrasea, si desea uno y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.

28) copiar formatos

Puedes utilizar el botn Copiar formato que se encuentra en la ficha Inicio para ahorrar
tiempo al momento de copiar el formato entre celdas dentro de una hoja de Excel. Tambin
puedes utilizar este botn para copiar el ancho de una columna.
Cmo copiar el formato en Excel
Para realizar el copiado de formato debes seleccionar la celda o el rango de celdas que
contienen el formato deseado y posteriormente hacer clic sobre el botn Copiar formato.
Observars que el puntero del ratn se convierte en una pequea brocha amarilla que
permitir aplicar el formato a otra celda.

Una vez que haces clic sobre las celdas destino, Excel aplica el formato de inmediato que
incluye el tamao y tipo de la fuente, colores, bordes y la alineacin.
Un buen consejo es que si vas a aplicar el mismo formato a varias celdas puedes hacer doble
clic sobre el botn Copiar formato de manera que el comando quede activado an despus
de que se haya aplicado dicho formato a la primera celda. De esta manera puedes aplicar el
mismo formato mltiples veces sin necesidad de volver a hacer clic sobre el mismo botn .
Para desactivar el comando puedes oprimir la tecla de escape o simplemente volver a hacer
clic sobre el botn Copiar formato.
Por ltimo te mostrar cmo copiar el ancho de una columna. Para realizar esta accin debes
seleccionar el encabezado de la columna que tiene el ancho deseado y posteriormente hacer
clic sobre el botn Copiar formato. Ahora slo debes hacer clic sobre la columna a la que
deseas aplicar el ancho.

29) manejo de filas y columnas

Las hojas de Excel estn formadas por columnas y filas las cuales dan forma a las celdas.
De esta manera cada celda tiene una direccin nica dentro de la hoja que est precisamente
definida por la columna y la fila done est ubicada.
Columnas de una hoja de Excel
Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un mximo de 16,384 columnas y estn
identificadas por letras siendo la ltima columna la XFD. Este mximo de columnas est
presente desde la versin 2007.

En versiones anteriores, como la versin de Excel 2003, el mximo de columnas de una hoja
era de 256.

Filas de una hoja de Excel

En Excel 2010 podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos da el espacio necesario para
la mayora de nuestras necesidades.

Direccin de una celda

Cada celda de una hoja tiene una direccin que estar formada por la columna a la que
pertenece seguida por el nmero de fila. Por ejemplo la direccin de la siguiente celda es D7
porque dicha celda se encuentra bajo la columna D y pertenece a la fila 7.

La direccin de una celda tambin la puedes observar en el cuadro de nombres.

30) insercin de filas y columnas

Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para incluir una fila de hoja de clculo en la tabla, escriba un valor o texto en una celda
que est situada justo debajo de la tabla.
Para incluir una columna de hoja de clculo en la tabla, escriba un valor o texto en una
celda que sea adyacente a la derecha de la tabla.
Para incluir filas o columnas de la hoja de clculo usando el mouse (ratn), arrastre el
controlador de tamao de la esquina inferior derecha de la tabla hacia abajo para
seleccionar filas y hacia la derecha para seleccionar

31) insercin de rango

Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=) de
manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto.
Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.
Ingresar una frmula manualmente
La manera ms simple de introducir una frmula en Excel es capturando todo el texto que la
compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto
podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin
con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn

Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y
menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas
que forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que
necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en
lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con las flechas del teclado

Este mtodo es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratn
para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de
Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin

Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la frmula podemos
hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir el nombre
de la funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las
referencias de las celdas dentro de la frmula.
Insertar nombres de rango en frmulas
En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar
dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene
el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en
nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer
previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres
disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos
pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar
seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.

Editar frmulas en Excel
Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar
alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes
opciones:
Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas.
Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.
32) suprimir filas y columnas
Si tienes datos en alguna columna o fila que no deseas ver, entonces la puedes ocultar. Una
prctica muy comn es ocultar columnas o filas que contengan frmulas de clculos
intermedios dentro de un reporte.
Ocultar una columna o fila en Excel
Para ocultar una columna en Excel debemos seleccionar cualquier celda dentro de ella e ir
a la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas pulsar el botn Formato y seleccionar Ocultar y
mostrar para finalmente hacer clic sobre la opcin Ocultar columna.

33) ocultar filas o columnas

Para ocultar una fila en Excel podemos seguir un procedimiento similar. Seleccionamos una
celda que pertenezca a la fila que deseamos ocultar y pulsamos el mismo botn Formato
pero ahora seleccionamos la opcin Ocultar fila. Ambos mtodos que acabamos de revisar
tienen un atajo de teclado. Para ocultar una columna se debe seleccionar la celda adecuada y
pulsar la combinacin de teclas Ctrl + 0 (cero). Y para ocultar una fila seleccionamos la celda
correspondiente y pulsamos la combinacin Ctrl + 9.
Existe una tcnica ms para ocultar una columna o una fila. Puedes hacer clic derecho sobre
el encabezado de la columna o fila y seleccionar la opcin de men Ocultar.

Mostrar una columna o fila oculta

Para mostrar las columnas ocultas se debe seleccionar una columna a la derecha y una
columna a la izquierda de la columna oculta.

Si por el contrario es una fila oculta debemos seleccionar una fila por arriba y una fila por
debajo de la fila oculta.

Una vez hecha la seleccin tenemos varias alternativas para mostrar las filas o columnas
ocultas. Podemos ir a la ficha Inicio y pulsar el botn Formato para seleccionar la
opcin Mostrar columnas o la opcin Mostrar filassegn sea el caso.

Tambin podemos hacer clic derecho sobre los encabezados de fila o de columna y
seleccionar la opcin Mostrar. Y como ltimo mtodo podemos utilizar los atajos de teclado
Ctrl + Mayus + 8 para mostrar filas o la combinacin Ctrl + Mayus + 9 para mostrar columnas
ocultas.
34) ancho de columnas
En Excel puedes cambiar el ancho de una columna o la altura de las filas de manera que
puedas mejorar la visibilidad y apariencia de los datos. El ancho predeterminado de una
columna es de 10.71 que significa un espacio para 10 caracteres.
Para cambiar el ancho de columna en Excel puedes seguir cualquiera de los siguientes
mtodos.
Ajuste de columna manual
Para cambiar manualmente el ancho de columna, coloca el puntero del ratn justamente en
el lmite derecho del encabezado de una columna hasta que se convierta en una flecha de
doble cara y arrastra el ratn hacia la derecha o izquierda hasta que la columna tenga el
ancho que deseas.

Ancho de columna especfico

Tambin puedes establecer un ancho especfico de columna. En la ficha Inicio selecciona el
comando Formato y posteriormente la opcin Ancho de columna.

Se mostrar el cuadro de dilogo Ancho de columna donde podrs especificar el tamao

exacto.

Ajuste de columna automtico

Para ajustar automticamente el ancho de la columna de manera que se ajuste al texto que
contiene puedes hacer sobre lmite derecho del encabezado de columna o puedes seleccionar
el comando Autoajustar ancho de columna que se encuentra dentro de la opcin Formato
en la ficha Inicio.

35) altura de filas

Modificar el alto de fila
Para ajustar el alto de una fila puedes utilizar mtodos similares, ya sea arrastrando el lmite
inferior del encabezado de fila o seleccionado la opcin Alto de fila dentro del men Formato
de manera que puedas especificar un alto especfico.

Para ajustar automticamente al alto de la fila de acuerdo al contenido puedes hacer doble
clic en el borde inferior del encabezado de fila o puedes seleccionar la opcin Autoajustar alto
de fila que se muestra en el mismo men Formato.
36) creacin de diagramas y de grficos
Como crear un diagrama de Gantt en Excel
Como puedes observar en la imagen de la seccin anterior, nuestra tabla de datos tiene
informacin sobre cada una delas actividades del proyecto como: el nombre de la actividad, la
fecha de inicio, su duracin y la fecha final. No es necesario que captures manualmente la
fecha de la columna Fin, ya que es posible calcularla haciendo una suma de la columna Inicio
y la columna Duracin.
Debes poner especial atencin en la creacin de esta tabla ya que ser la fuente de datos
para nuestro grfico. Ingresa con mucho cuidado esta informacin y al terminar estaremos
listos para insertar el grfico.
Una vez que tenemos lista la tabla de datos, debemos hacer clic sobre una celda vaca de
nuestra hoja y posteriormente ir a la ficha Insertar > Grficos > Barra y posteriormente

seleccionar la opcin Barra apilada que es el segundo icono dentro del grupo Barra en 2-D tal
como se observa en la siguiente imagen.

Notars que esta accin insertar un grfico en blanco, pero no habr que preocuparse por
eso en este momento ya que poco a poco agregaremos cada uno de los elementos de
nuestro diagrama de Gantt.

Crear un grfico en Excel

El siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del
grupo Grficos hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este ejemplo he
decidido crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna y seleccionar la
primera de las opciones:

Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la hoja:

Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto
aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.