Unidad 3

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Presentado por:
MARTHA LUCIA TABORDA CARO
LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN
ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO

Docente:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA
DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
GESTIN DOCUMENTAL II
ARMENIA
2015

INTRODUCCIN

El programa de gestin documental adems de ser obligatorio para

las entidades pblicas y privadas se ha vuelto indispensable para
las mismas, puesto que con este se obtiene una mejor planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por la entidad. Con ayuda de un conjunto de instrucciones donde se
detallan los procesos documentales (produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final) se puede llegar a entender mejor el programa y su
importancia.
Para hablar de gestin documental es indispensable tener en cuenta
el decreto 2609 del 2012 el cual se dictan disposiciones en materia
de Gestin Documental para todas las entidades del estado; aunque
ahora lo podemos encontrar inmerso en el decreto 1080 del 2015.
En este trabajo se podrn encontrar ejemplos claros sobre el ciclo
de vida de los documentos, con 3 informes realizados en distintas
unidades de archivo donde se da a conocer ms a fondo los mbitos
de aplicacin y los tipos de informacin de un PGD en una
organizacin, como tambin quienes deben asumir la
responsabilidad de la gestin de documentos y la Coordinacin de
la gestin documental.

DESARROLLO DE LA UNIDAD

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura.

FONDO Totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o persona en

desarrollo de sus funciones o actividades.
SECCIN Son las divisiones del fondo identificadas con la produccin documental de una unidad o
divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo. SERIE Son el testimonio
documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento
de una funcin determinada.
SERIE: Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una funcin determinada.
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: Una unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto
(Diccionario de Terminologa Archivstica).

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

CLASIFICACION:

Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y

series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en
cuenta la estructura orgnica de la institucin.

CLASIFICACION POR
ACCIONES:

Es el sistema de clasificacin donde los elementos primordiales

a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y facultativas.

CLASIFICACION POR
ASUNTOS O
MATERIAS:

Es el sistema de clasificacin donde el elemento primordial ser

el asunto al que obedece el contenido sustantivo del
documento.

CLASIFICACION POR
ESTRUCTURA
ORGANICA:

Es aquel sistema en el cual los documentos son agrupados tal y

como fueron producidos, reflejando claramente la organizacin
de las instituciones, con todos sus departamentos, secciones o
unidades administrativas, respetando as el principio de
procedencia.

CLASIFICAR

Accin de separar o dividir un conjunto de elementos, estableciendo

clases, categoras o

DESCRIPCION:La parte de la tarea archivstica que engloba las

diversas actividades desplegadas por el archivista para
elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.

DESCRIPCIN archivstica:
Representacin de los documentos de archivo mediante
elementos que permiten la identificacin localizacin y control
de los mismos.

DESCRIPCION documental: Proceso que consiste en

elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan
conocer, localizar y controlar las series documentales.
El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en
toda transferencia documental donde se registran las series
documentales producidas y recibidas por cada unidad orgnica
en cumplimiento de sus funciones.

ORDENACION:
Unir los documentos de cada grupo,
dndoles un orden cronolgico, alfabtico, numrico, segn
sean las necesidades que de los documentos tengan los
usuarios.
ORDENACION ALFABETICA:
Es el sistema que utiliza la secuencia alfabtica para ordenar
los documentos.
ORDENACIN DOCUMENTAL: Ubicacin fsica de los
documentos dentro de la respectiva clasificacin y orden
previamente definido y acordado.
ORDENACION CRONOLOGICA:
Ordenacin que se da a
los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (ao,
mes, da).

ORDENACION GEOGRAFICA:
Es el mtodo de ordenacin de documentos que se basa en la
utilizacin de divisiones territoriales existentes.
ORDENACION NUMERICA:
Es aquel mtodo de ordenacin en el cual los documentos se
agrupan utilizando la numeracin progresiva consecutiva.
ORDENACION ONOMASTICA: Es el mtodo que se aplica a los
nombres de personas y apellidos.
ORDENACION TOPOGRAFICA:
Es el mtodo de ordenacin que trata de ir de lo general a lo
especfico: continentes, estados, provincias, regiones.

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

ORGANIZACION DOCUMENTAL:
1.) Es la forma como se disponen los documentos para su localizacin
y recuperacin inmediata de la informacin.
2.) La organizacin de documentos archivsticos, consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a
la clasificacin, la ordenacin y la signatura o codificacin de los
documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de
orden original.
Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el
sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente
ORDENACIN

La ordenacin de cada carpeta se har segn sea el caso cronolgico o

numrico.
Ordenacin Cronolgica se ubicaran los documentos dentro de la
carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AO.

Ordenacin Numrica se ordenaran en forma numrica ascendente,

donde el primer nmero corresponde al primer documento
almacenado en la unidad de conservacin, generalmente se realiza
para documentos contables o que lleven un nmero consecutivo
asignado.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

Debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las
subdivisiones que conforman la institucin, es decir
Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de
acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la
estructura orgnica de la institucin.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA ORGANICA
FONDO DOCUMENTAL

ENTIDAD

SECCIONES DOCUMENTALES

DEPENDENCIA MAYOR
JERARQUIA

SUBSECIONES DOCUMENTALES

GRUPOS DE TRABAJO

5. Qu implica la clasificacin?
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos
teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas
por una institucin a lo largo de su gestin.
PROCEDENCIA
CLASIFICAR

IDENTIFICAR

ESTRUCTURA
FUNCIONES

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste

cada uno de ellos?
La clasificacin es connatural a los documentos de archivo, ya que stos
nacen clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institucin
que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una
dependencia o divisin de aquella, en cumplimiento de un
procedimiento administrativo.
La clasificacin bien fundamentada, debe basarse tanto en la aplicacin
de los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo,
como en la identificacin de las funciones asignadas a las dependencias
y los asuntos que stas tramitan.
Principio de procedencia
En el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite
identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser
institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y
subsecciones documentales).
El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad,
incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y
determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa

Orden original
Este principio archivstico en la clasificacin, se aplica a partir del
conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan
el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un
trmite.
Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de
los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en
cumplimiento del trmite administrativo. Esto solo se puede lograr, si
todas las oficinas o unidades administrativas productoras de
documentos, conocen sus funciones y su participacin en los diferentes
trmites administrativos.
El orden original (secuencia administrativa de produccin) se relaciona
con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades
adelantadas en la resolucin de un asunto, que por funcin le es
asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que
fue creada.
Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe
preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es
decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el
lugar que ocupe en un trmite determinado. As, cada unidad
documental deber estar conformada por los documentos que le
corresponden de acuerdo a cada trmite, de tal manera que al revisar
una unidad documental, en ella se vea reflejada la creacin y uso de los
documentos, as como la razn por la cual fueron creados.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?
Funciones
En la clasificacin, las funciones determinan las series que
corresponden a cada agrupacin documental, ya que stas son el
resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en
cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En

toda institucin hay funciones comunes y especficas. Las comunes son

aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo para
el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal,
presupuesto, asuntos jurdicos, etc.). Las especficas desarrollan la
misin de la entidad y constituyen su razn de ser, hacindola diferente
de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las reas tcnicas.
Establecidas las series documentales segn la funcin que las produjo,
se proceder a asignarles una identificacin de acuerdo con la oficina
que desarrolla la funcin. Dicha identificacin deber contener el
cdigo o sigla de la dependencia productora seguido del asignado a la
serie documental, con lo cual dispondr el sistema de clasificacin para
la entidad, que se adoptar tambin en las Tablas de Retencin
Documental (TRD).

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Con la clasificacin se reconstruye cmo es y cmo funciona la entidad
que ha producido los documentos. Como los documentos
debidamente clasificados deben reflejar la misin, objetivos y
funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los
pasos metodolgicos:
Identificacin de productores
La primera carea que debe abordarse es la Identificacin de las
agrupaciones Documentales - Pondo, Seccin, Subseccin - a partir de
la informacin contenida en los actos administrativos de creacin y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.
Para la identificacin de un Fondo Documental -que corresponde a la
totalidad de la documentacin producida, recibida y conservada por
una entidad- es necesario recopilar informacin sobre el Origen y
evolucin del organismo productor, teniendo en cuenta:

Fecha de creacin
Fecha de supresin, si es del caso.
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

Organismos que le han precedido en el desempeo de

Funciones anlogas.
Organismos que heredan competencias.
De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden
encontrarse los siguientes fondos documentales:

FONDOS ABIERTOS

Documentacin de entidades
administrativamente vigentes

FONDOS CERRADOS

Documentacin de entidades suprimidas

FONDOS ACUMULADOS

Documentacin reunida por una entidad en el

transcurso de su vida institucional sin ningn
criterio archivstico de organizacin y conservacin

Estructura orgnica
Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales relacionadas con la documentacin producida por cada una de las
dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que stas
se subdividen- es necesario recopilar los actos administrativos
mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad
y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas
son del nivel directivo y cules del subalterno. Estos datos son
necesarios para codificar las dependencias y las series documentales
que le corresponden a cada una.
Al abordar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la
Estructura orgnica de la entidad, basndose en:

Organigramas
Creacin y supresin de dependencias
Manuales de Funciones
Manuales de Procedimientos
Reglamentos Internos
La Clasificacin debe sustentarse en el respeto a la estructura de la
entidad, para lo cual es necesario tener a mano tanto los Estatutos
como los Organigramas. Con la informacin brindada por estos

elementos se delimitar la agrupacin documental correspondiente a

cada divisin. Debe tenerse siempre presente que las funciones y
actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues stas
se modifican con los cambios organizacionales. Los actos
administrativos que sustentan dichos cambios, sirven de soporte para
que la Clasificacin est siempre acorde con los momentos histricos
de la institucin.
Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar
canto sus funciones como los procedimientos administrativos que
normalizan la produccin y trmite documental.
Series documentales y asuntos
Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los
objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad
establece trmites y procedimientos administrativos que se reflejan en
la produccin documental necesaria para iniciar y finalizar la accin
administrativa. La documentacin generada en desarrollo de esta
actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de
estructura y contenido homogneos, conforman la Serie Documental.
Cada serie documental est asociada a un asunto en particular, cuya
denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos
reunidos en torno al trmite que los genera.
Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin
embargo, los procedimientos establecidos para los trmites
administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos
relacionados con el principal. En tales casos el ttulo o denominacin
del asunto principal Serie podr subdividirse en cierto nmero de
asuntos relacionados, los cuales quedaran indicados como -subseriesLas Subseries son el conjunto de unidades documentales - que forman
parte de una serie - identificadas en forma separada de sta por su
contenido y caractersticas especficas o por uno o varios tipos
documentales diferentes producidos en acciones administrativas
semejantes. El siguiente esquema ilustra cmo proceder a la
clasificacin de esta serie documental y sus respectivas subseries:

OFICINA PRODUCTORA (Procedencia)

-OFICINA DE PLANEACIN

SERIE (funcin)

- PLANES DE DESARROLLO

SUBSERIES (Asuntos especficos)

- PLAN DE DESARROLLO
ECONMICO
-PLAN DE DESSARROLLO
SOCIAL
-PLAN DE DESARROLLO
AMBIENTAL

A travs de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se lograr hacer la
clasificacin aplicando los principios archivsticos de procedencia y orden original.
Archivos administrativos: se identifican fcilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que
estn sealados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada
dependencia.
Fondos acumulados: los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a travs de
ellos es posible reconstruir los trmites y por ende el orden original en que se produjeron los
documentos, as como tambin la red de relaciones entre las dependencias.

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Son los resultados en fsico de actividades Administrativas realizadas dentro de una misma
unidad, para que una serie de documentos se pueda agrupar como unidad documental tienen que
tener un formato, contenido informativo y soporte homogneo, y as conformar agrupaciones
documentales. Con estos se logra que los trmites posteriores estn ligados con la funcin del
expediente, informeetc.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental

Compleja y de dos ejemplos de cada una.
Unidad Documental simple: Est conformada por un solo tipo
documental, por lo general lleva un consecutivo del mismo.

Libro de recibos de pago, este est conformado por una sola

tipologa documental y no necesita ser anexado a un
expediente.
Actas de un consejo, las cuales se van a colocar con un
consecutivo. Esta unidad documental estar compuesta por un
solo tipo documental que son las actas.

Unidad Documental Compuesta: Conocida como expedientes ya que

est conformada por varios tipos documentales que se relacionan por
algo en comn. Ejemplo:

Una hoja de vida pertenece a esta unidad documental porque

en ella se pueden encontrar diferentes tipos documentales,
cartas, registro, fotocopies de documentos de identidad,
certificadosetc.
Expediente judicial: este puede contener informes fotografas
y actas; estos pueden contener muchos ms tipos
documentales segn sea el caso.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Los tipos documentales son clasificaciones que se les ha dado a los documentos por sus
caractersticas y que han sido elaborados en cumplimiento de una funciones administrativa y por
ende estarn siempre ligado a una entidad.

Registro civil
Documento donde se hacen costar por
las
autoridad,
diferentes
acontecimiento sobre el estado civil de
las personas como lo son: El
nacimiento, el casamiento, la muerte,
las emancipaciones, el nombre y los
apellidos

Actas
Documento en el cual se registra, los
participantes de la reunin, los temas
tratados, su desarrollo y las conclusiones,
sirve como constancia de los acuerdos
llegando en dichas reuniones.

Informe
Documento donde se da a conocer el estado de
algo, como el de una investigacin de un
asunto en particular; para realizar un informe
siempre es necesario revisin y evaluacin
previa de la informacin a la cual se le va a
hacer el informe.

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
Ciclo vital de los documentos
Son las faces o etapas por las cuales pasa un documento desde su creacin hasta su disposicin
final; tener claro el ciclo vital de los documentos sirve para llevar un orden de la misma, evitar
prdidas y hacer ms fcil la recuperacin de la documentacin; como tambin dar prioridad a la
documentacin en trmite.
El ciclo de los documentos es el siguiente:
Primera edad: Esta cubre el proceso de creacin, recepcin y trmite de la documentacin
perteneciente a la entidad. La mayor parte de este proceso ocurre en el archivo de gestin.
Segunda edad: Documentacin que se encuentra semiactiva por que no se consulta
frecuentemente pero que todava contiene valores primarios y secundarios; al cumplir su funcion
principal y segn lo establezca la TRD por su valor la documentacin pasara para expurgo o se
transferirn a la tercera edad. Esta tambin es conocida como archivo central.
Tercera edad: Aqu se conserva la documentacin que contenga un valor histrico, tecnolgico,
cientfico o cultural para la entidad; los cuales reposaran en este para posteriores investigaciones.
Este es tambin llamado archivo de Gestin.

13. Aporte de visita individual por cada uno de los integrantes del grupo
Aporte investigativo de Martha Taborda punto 16
Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se reciba
en una entidad y hacer lo siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin hasta
su conservacin definitiva o eliminacin.

OBJETIVO: Responder oportunamente las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes presentadas por los usuarios y elaborar los
planes de mejoramiento que sean necesarios
ALCANCE: Inicia con la recepcin de la queja, reclamo, sugerencia o solicitud por parte del usuario y termina con la ejecucin de los
planes de mejoramiento a que haya lugar despus de la evaluacin del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias por parte de los
responsables del sistema
DEFINICIONES:
1. PETICIN: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por
motivos de inters general o particular y a obtener su pronta resolucin
2. QUEJA: es la manifestacin de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relacin con
una conducta que considera irregular de uno o varios servidores pblicos en desarrollo de sus funciones
3. RECLAMO: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solucin, ya sea por motivo general
o particular, referente a la prestacin indebida de un servicio o a la falta de atencin de una solicitud
4. SUGERENCIA: Se entiende por sugerencia, aquella propuesta que formula el ciudadano y que tiene como propsito
mejorar la prestacin del servicio en cualquiera de las reas acadmicas o administrativas de la Universidad
5. DENUNCIA: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para
que se adelante la correspondiente investigacin penal disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o tico profesional.
Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan
responsabilidades.
6. FELICITACIN: Es aquella expresin de satisfaccin de un ciudadano con relacin a la prestacin de un servicio.
7. SOLICITUD DE INFORMACIN: Solicitud de informacin relacionada con la organizacin de la universidad y misin que
cumple, funciones, procesos, procedimientos y normatividad.
8. SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS: El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias se entiende como una herramienta gerencial para el control y mejoramiento continuo, ya que permite visualizar
e informarse de lo que sucede, cules son las Quejas Reclamos y Sugerencias que tienen los usuarios de los servicios que
se relacionen con el cumplimiento de los objetivos misionales de la Universidad. De igual forma se puede establecer la manera
cmo poder resolver todas aquellas inquietudes y de esta forma combatir las debilidades o amenazas de la Institucin.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Constitucin Nacional, Art. 23
2. Ley 1437 de 2011 de enero 18 por el cual se expide el cdigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso
administrativo
3. Resolucin 0920 de 1996, por la cual se organiza el sistema de Quejas y Reclamos de La Universidad Nacional de Colombia
4. Circular de Rectora de octubre de 1996 que regula el manejo del sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las PQRS podrn ser presentadas por los siguientes medios: atencin telefnica (lnea gratuita), personal, buzn, pgina
web, correo electrnico, escrito, o fax, redes sociales.
2. Las PQRS pueden ser presentadas por cualquier integrante de la comunidad universitaria, as como cualquier ciudadano.
3. Las respuestas directas se pueden brindar por correo electrnico, escritas o por va telefnica, segn se considere
pertinente.
4. La respuesta que se emita frente a cada asunto debe ser oportuna, pertinente y suficiente. El funcionario competente debe
responder en forma completa sobre el fondo del asunto preguntado o solicitado y debe realizar el registro de la respuesta.
5. Los tiempos para dar respuestas estn determinados por el Cdigo Contencioso Administrativo y son:
Para un derecho de peticin en inters general o en inters particular, 15 das hbiles
Solicitud de informacin o documentos: 10 das hbiles
Formulacin de consultas: 30 das hbiles
Peticin de copias: 3 das hbiles

6. Los trminos que se aplican a las Dependencias y funcionarios encargados de generar la respuesta al peticionario (con copia
al sistema PQRS se estipulan en el cuerpo del oficio remisorio de la peticin hecha por el usuario. Este trmino puede variar,
de acuerdo a la complejidad del asunto y en atencin al principio de celeridad. En todo caso dichos trminos son inferiores a
los del Cdigo Contencioso Administrativo para el Derecho de Peticin, dado que estos empiezan a correr para el Sistema
desde el momento mismo en que se recibe la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de informacin.
7. Las denuncias por actos de corrupcin que reciban las entidades pblicas deben ser trasladadas al competente. Al ciudadano
se le informar del trasladado, sin perjuicio de las reservas de ley.
8. Cuando se utilizan buzones, stos deben ser revisados todos los das (hbiles)
9. Cuando el usuario es annimo las PQRS son tramitadas siempre y cuando los datos suministrados por l puedan sean
verificables.
10. Aun cuando el usuario no suministre informacin de contacto el asunto se tramita.
11. Es responsabilidad de cualquier Facultad, rea o dependencia que reciba una PQRS que no sea de su competencia,
remitirla a la Secretara de Sede correspondiente.
12. Las oficinas de control disciplinario debern adelantar las investigaciones en caso de: (i) incumplimiento a la respuesta de
peticiones, quejas, sugerencias y reclamos en los trminos contemplados en la ley y (ii) quejas contra los servidores
pblicos de la entidad.
13. Oficina de Control Interno: vigilarn que la atencin se preste de acuerdo con las normas y los parmetros establecidos por
la entidad. Sobre este aspecto, rendirn un informe semestral a la administracin de la entidad. 1

ID
.

ACTIVIDAD

Presentar la
sugerencia queja,
reclamo,
sugerencia,
felicitacin o
solicitud de
informacin
Recepcionar y
radicar las PQRS

2. INFORMACIN ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE
PUESTO DE
GESTIN
TRABAJO
El usuario presenta su queja, reclamo, N/A
Usuario
sugerencia o solicitud de informacin
a travs de alguno de los mecanismos
del Sistema.

La Secretara de Sede recibe y asigna

un nmero de radicacin a la queja,
reclamo, sugerencia o solicitud de
informacin y la ingresa a la base de
datos correspondiente. En la

Secretara de Sede

Responsable en la
Secretaria de sede

REGISTROS

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS

Archivo digital
Escrito

Archivo digital

Estrategias para la construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Secretaria de

Transparencia. Presidencia de la Repblica Pg.20. Diciembre 2012

Base de datos

Analizar la PQRS
y determinacin
del trmite

radicacin debe clasificar el proceso a

que corresponde y el tema
La Secretara de Sede analiza el
asunto, determinando si procede una
respuesta directa o si la PQRS debe
ser trasladada a otra dependencia,
caso en el cual determina a quin
corresponde la competencia.

Secretaria de Sede

Responsable en la
Secretaria de sede

Secretara de Sede

Responsable en la
Secretaria de sede

Archivo digital
Oficio

Base de datos

Secretara de Sede

Responsable en la
Secretaria de sede

Archivo digital
Oficio

Base de datos

Jefe de dependencia

Archivo digital
Oficio

El asunto puede ser respondido

directamente?

Brindar respuesta
directa al usuario

Trasladar la
queja, reclamo,
sugerencia o
solicitud de
informacin

Analizar y atender
la PQRS por
parte de la
dependencia
competente

Realizar
seguimiento y
verificacin de la
calidad de la
respuesta

Si: Pasar a la actividad 4.

NO: pasar a la actividad 5.
La Secretara de Sede emite la
respuesta al usuario, a la direccin,
correo electrnico o telfono
suministrado por l. Se ingresa esa
respuesta al usuario a la base de
datos.
La Secretara de Sede traslada la
queja, reclamo, sugerencia o solicitud
de informacin a la dependencia
competente para dar respuesta. El
traslado se registra en la base de
datos.
La dependencia que recibe por
competencia el asunto, lo analiza y
emite la respectiva respuesta dirigida
al usuario, enviando copia de la
misma a la Secretara de Sede. De
igual manera, adopta las medidas
correctivas que considere
pertinentes. Debe registrar la
respuesta y dar copia a la Secretaria
de Sede
Al recibir copia de la respuesta la
Secretara de Sede la ingresa a la
base de datos y la analiza para
verificar que sea de fondo, suficiente
y pertinente. De igual manera, realiza
seguimiento a los asuntos
trasladados, verificando que los
trminos de emisin de respuesta se
cumplan.
La respuesta emitida por la
dependencia competente cumple con

Dependencia
competente
Dependencia
competente

Secretaria

Secretara de Sede

Responsable en la
Secretaria de sede

Base de datos

los requisitos de pertinencia y

suficiencia
SI: Pasar a la actividad No. 10 (se
entiende satisfecha la obligacin de
responder al usuario).
No: Pasar a las actividad 8 (la
Secretara de Sede observa que se
han superado los trminos de emisin
de la respuesta, o sta no es
pertinente o suficiente)
8

Insistir a la
dependencia
responsable de la
atencin de la
queja, reclamo,
sugerencia o
solicitud de
informacin.
Realizar las
investigaciones
disciplinarias a
que haya lugar

10

Presentar los
informes de
gestin de los
Sistemas de
Quejas,
Reclamos y
Sugerencias de
las Sedes

11

Presentar el
informe
consolidado al
Rector y
preparacin del
informe a la
Comisin
Ciudadana de
Lucha Contra la
Corrupcin

La Secretara de Sede enva un

oficio/correo de insistencia de trmite
a la dependencia responsable, con
copia a la Oficina Nacional de
Control Disciplinario y al usuario.
La insistencia se registra en la base
de datos.

Secretara de Sede

Responsable en la
Secretaria de sede

Archivo digital
Oficio

Despus de recibir la notificacin de

incumplimiento de trminos
determinar si existen motivos para
realizar la investigacin disciplinaria
correspondiente
La Secretara de Sede presenta
informes cada trimestre y anualmente
ante la Vicerrectora General, segn
plantilla de consolidado y la Oficina
Nacional de Control Interno, en los
que da cuenta del trmite dado a los
asuntos recibidos en ese periodo.

Oficina Nacional de
Control Disciplinario
Interno

Designado en la
Oficina Nacional de
Control Disciplinario
Interno

Oficios

Secretaria de Sede

Responsable en la
Secretaria de sede

Informe de
Gestin de cada
Sede
Oficio

La Vicerrectora General consolida

los informes presentados por cada
una de las Secretaras de Sede. Con
esa informacin presenta un informe
cada semestre al Rector sobre la
gestin del Sistema de Quejas,
Reclamos y Sugerencias el cual
deber incluir: (i) servicios sobre los
que se presente el mayor nmero de
quejas y reclamos, (ii) principales
recomendaciones sugeridas por los
particulares.

Vicerrectora
General

Designado de la
Vicerrectora General

Informe
consolidado
Oficio

Dependencia
responsable

Rectora

Base de datos

12

13

Realizar
seguimiento a la
elaboracin y
cumplimiento de
planes de
mejoramiento de
los procesos
Evaluar el
Sistema de
Quejas,
Reclamos y
Sugerencias

De igual manera, la Vicerrectora

General prepara el informe que
presenta semestralmente el Rector, a
la Comisin Ciudadana de Lucha
Contra la Corrupcin, sobre las
principales quejas y reclamos, as
como la solucin que se dio a las
mismas.
Realizar anlisis de temas
recurrentes y el impacto de
solicitudes derivado de la
consolidacin institucional y de sedes
tomando en cuenta la recurrencia e
impacto de temas radicados en el
sistema PQRS
La Oficina Nacional de Control
Interno analiza los informes de cada
Sede, as como el informe
consolidado. Con esa informacin
evala el Sistema y sugiere las
medidas conducentes a garantizar el
eficiente y efectivo funcionamiento
del Sistema. Como producto de esta
evaluacin la Oficina Nacional de
Control Interno rinde un informe
semestral al Rector.

Vicerrectora
General
Equipos Tcnicos
de Calidad de las
Sedes
Rectora

Designado de la
Vicerrectora General

Informe
ConsolidadoPlanes de
mejoramiento

Oficina Nacional de
Control Interno

Jefe de la Oficina
Nacional de Control
Interno

Informe de
evaluacin del
Sistema de
Quejas, Reclamos
y Sugerencias
Oficio

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.

VALORES PRIMARIOS ES DECIR , Desde el origen del documento que es

el caso en cuestin documento generado por una queja o reclamacin
tienen un valor administrativo , jurdico, informativo y testimonial:
LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.
Segn su finalidad (valor primario): valor administrativo.
Segn su utilidad (valor secundario): valor legal, jurdico o probatorio.
El valor secundario es tambin llamado valor histrico o permanente.

Otros valores (Diccionario de Terminologa Archivstica):

Valor informativo: valor como referencia para investigadores.

Valor intrnseco: contenido, circunstancias de su produccin,
firmas, sellos.

CRITERIOS DE VALORACIN DOCUMENTAL.

1.- Jerarqua administrativa y funcional.
2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, cientficotecnolgico)
3.- Valores secundarios (derivados de su importancia para la
investigacin)
3.1.-Valores testimoniales (importantes para la entidad creadora y para
la investigacin)
3...- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenmenos).
Schellenberg
El archivero determinar la valoracin de los documentos atendiendo a
su exclusividad, su forma y su importancia para la investigacin y la
cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del
anlisis del archivero.

Aporte investigativo de Leidy Pinilla punto 13, 14, 15 y 16

Punto 13
Nombre del Archivo

Unidad de Correspondencia y Archivo-Centro Agro-empresarial y de

Desarrollo Pecuario del Huila

Planeacin:

El centro cuenta con 12 dependencias

Sub-direccin
Coordinacin Administrativa
Gestin Humana
Relacionamiento Corporativo
Contabilidad
Almacn e inventarios
Contratacin y Compras
Coordinacin Acadmica
Empleo
Certificacin por competencias
Bienestar aprendiz
Unidad de Correspondencia y Archivo

Cada dependencia est encargada de llevar su propio archivo

Para este proceso la entidad ha elaborado un cuadro de clasificacin
documental

Produccin

Para la produccin se cuenta con una serie de formatos establecidos,

estos se pueden descargar a travs de una pgina en lnea llamada
compromiso a la cual solo tiene acceso el personal autorizado, los
formatos encontrados all son avalados por el sistema integrado de
gestin (SIG).

Gestin y Trmite
Para este proceso se utiliza un aplicativo llamado ONBASE

En este proceso
1. Se recibe la correspondencia
2. Se radica-con el numero consecutivo que le corresponda
3. Se escanea se coloca la informacin en el aplicativo

4. Luego la informacin es transferida al subdirector quien

asigna a la persona encargada de contestarla
5. La documentacin es entregada a la persona encargada quien
tiene 10 das hbiles para dar respuesta
6. Sin embargo ente los das 7-10 si no se ha dado respuesta se
estar gestionando el proceso

Organizacin

Siguiendo lo establecido en las TRD para que no se valla a perder el

principio de procedencia y de orden original, cada rea est encargada
de realizar el proceso de foliacin, de codificacin y de curar la
documentacin que se produzca all mismo o que sea de su ndole
Disposicin de los documentos
Para esta se debe revisar los tiempos establecidos en la TRD
La serie de Actas se conservara en el archivo central por un periodo
de 9 aos y pasaran para la conservacin total.
Las alianzas se conservaran durante 5 aos, se digitalizara la totalidad
de la serie y se seleccionara una alianza para cada modalidad por ao.
Convocatoria, cooperacin y asistencia tcnica, se conservara durante
9 aos y despus se har una seleccin objetiva de las convocatorias
que genera transferencia tecnolgica transcendental para el
cumplimiento de la funcin institucional.
Planes de Accin en esta encontramos un subserie como lo es Planes
de Accin la cual ser conservada totalmente como evidencia de su
cumplimiento de las funciones en soporte electrnico
Preservacin a largo plazo
Se optan medidas como:

Hacer uso de las norma NTC 2676 - ICONTEC que es para papel y la
NTC 2676 para soportes digitales.
El aplicativo ONBASE utilizado en esta entidad est conectado
directamente con el ordenador principal quien contiene el fondo
general, de esta manera se previene de una perdida de informacin y
documentacin de sede.

Valoracin

Este es un proceso que se hace desde que elaboramos la TRD para

establecer su permanencia en cada fase del archivo segn el valor que
tengan: Administrativo, contable, fiscal, tcnicos Histrico, Cultural,
Investigativo, Cientfico; estos estarn en el archivo central 1 en el
archivo central de 4-9 segn la serie y unidad documental; luego de
este tiempo los documentos que tienen valores histrico, cultural,
investigativo y cientfico pasaran al archivo histrico; el resto ser
enviado a expurgo.

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de
la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de
Gestin, Archivo Central e Histrico).

Archivo de Gestin
En el archivo de gestin encontramos toda la documentacin que es
esta en continua utilizacin y consulta por las diferentes reas o por
quien la solicite que tenga la autorizacin.
En esta etapa podemos encontrar los siguientes procesos:
Produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta,
conservacin.

Archivo central
En esta etapa encontramos la documentacin que ha sido transferida
por el archivo de gestin, donde los documentos reposan por el
tiempo que este establecido en la TRD, aqu estos estarn en un
estado semiactivos, donde su consulta es menor, pero siguen en un
periodo de vigencia.
En esta etapa se desarrollan los siguientes procesos: Organizacin,
consulta, conservacin, disposicin final.
Archivo Histrico
Est conformado por la documentacin que por su valor ha sido
transferida desde el archivo central para su conservacin total; donde
servirn como evidencia, de testimonio o para investigacin e
informacin; en esta etapa los documentos quedan en un estado
inactivo.
El archivo histrico del SENA Regional Huila (Centro Agro-empresarial
y de Desarrollo Pecuario del Huila), se encuentra en su gran mayora
en el centro puesto que el archivo principal de la regin no cuenta en
este momento con espacio para recibir ms documentacin.
En esta etapa del archivo se desarrollan los siguientes procesos:
Organizacin, Consulta, Conservacin, Disposicin Final.

15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad,

qu importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar
algunas fotografas).

Unidad de correspondencia

Esta unidad se encarga de recibir la documentacin que

llega o sale de la entidad.
De radicar las comunicaciones
De escanear los que lo requieran
Comunica al subdirector cuando han llegado
comunicaciones las cuales necesitan respuesta
El subdirector asigna la persona encargada de dar
respuesta. Posteriormente el encargado de la unidad debe
de distribuir la documentacin a quien corresponda
Aparte de lo anterior el encargado de la unidad de
correspondencia deber ser gil y amable con clientes

14. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un

documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo
siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas
desde su produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.

Documento de correspondencia

1. Se radica la comunicacin
2. Se indexa en el aplicativo ONBASE

3. Una vez indexado el aplicativo arroja el nmero interno del SENA

(NIS)
4. El subdirector asigna la persona encargada de dar respuesta
3. Es entregado a la persona asignada, quien tiene 10 das hbiles
para contestar la comunicacin.
5. Al dar respuesta la comunicacin es radicada en el aplicativo
quedando pegada a la comunicacin entrante; en caso tal haya una
eventualidad y el destinatario notifique que no la recibi ser ms
fcil recuperarla y conocer su origen.

6. Se enva por correo interno

7. Este es archivado en el aplicativo por 2 aos. Adquiriendo un valor
Administrativo

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una

de estas fases o etapas.
Por ser una entidad de educacin maneja toda clase de valores
En la fase Activa o de gestin encontramos:
Los valores primarios:

Administrativo
Legal
Contable
Tcnico

En la fase semiactiva que es el archivo central encontramos los

valores primario y los secundarios que pertenecen a los archivos
inactivos que son los histricos.
Secundarios:

Histrico
Cultural
Investigativo
Cientfico

Aporte investigativo de Leidy Pinilla punto 13, 14, 15 y 16

Punto 13

Dependencia Jerrquica de Archivo y Correspondencia

PROCESOS DEL PGD

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes
procesos del Programa de Gestin Documental, explique con sus
propias palabras que sucede en cada uno de ellos, acorde a la entidad
visitada.
Recepcin: Son todos los procedimientos u operaciones que la unidad
de correspondencia debe realizar para verificar y dar un control
adecuado a la correspondencia que se recibe por parte de una
persona natural o jurdica. Se debe verificar que estn completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para
efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los
trmites correspondientes. El responsable de este proceso es el
Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia.
Distribucin: En este procedimiento se garantiza que todos los
documentos lleguen a su respectivo destinatario, tiene mucho que
ver con el flujo documental donde se tiene que tener en cuenta la

estructura organicofuncional de la entidad y la identificacin de

dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia cuando se
trata de comunicaciones externas. El responsable de este proceso es
el Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia.
Trmite: Trayectoria que realiza el documento desde que se crea
hasta su disposicin final. Cada dependencia o Grupo de Trabajo
(como se define en el Ministerio de Relaciones Exteriores), genera
documentacin producto del desarrollo de sus funciones y los
trmites administrativos que llevan a cabo, todos estos documentos
se encuentran relacionados en la Tabla de Retencin Documental y
por lo tanto cada hace parte de una serie documental. Las
responsables de esta actividad son las unidades administrativas
(productoras de los documentales).
Conservacin: En este proceso es donde se garantiza las condiciones
mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos;
garantizando un sitio adecuado para su salvaguarda, unos equipos y
elementos adecuados para las operaciones y procedimientos
archivsticos en cualquiera de sus soportes. El responsable de este
proceso es el Grupo Interno de Archivo.
Consulta de Documentos: La consulta se refiere al acceso que tienen
los usuarios llmense entidades externas, dependencias, persona
natural, estado colombiano, entre otros, a los documentos que
tienen bajo su custodia. La solicitud de estos

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la
Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de
Gestin, Archivo Central e Histrico).
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con
fundamento en la Tabla de Retencin Documental aprobada, velar por
la conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos
de gestin, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica
aplicable.
El respectivo Jefe de la dependencia ser el responsable de velar por la
organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin
de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el
numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.
El Archivo Central, unidad especializada en las funciones de gestin, y
conservacin por el periodo definido por vigencia y retencin
documental precautelar, acceso y consulta de los documentos.
El fondo del Archivo Central se forma a partir de las transferencias de
los archivos de gestin de la entidad, siendo imprescindible, por lo
tanto, una buena coordinacin entre el Archivo Central y los archivos
de gestin, para trabajar conjuntamente en la normalizacin de los
procedimientos de organizacin de los documentos en las oficinas y el
establecimiento de las transferencias de documentacin al Archivo.
El Archivo General de la Nacin, establecimiento pblico, del orden
nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, con personera jurdica,
patrimonio propio, autonoma administrativa y con domicilio en
Bogot D.C., al cual, de conformidad con lo sealado en la ley deber
transferirse toda la documentacin de los archivos histricos, de las
entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva,
bajo responsabilidad de los Secretarios Generales.

15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu

importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografas).

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,

registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y
externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes
dependencias.

Funciones de la Unidad de Correspondencia

Vigilar que las acciones de las reas que integran la Unidad de

Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios
establecidos. Organizar, supervisar y controlar las actividades de
recepcin de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes reas de
la empresa. Proponer a la Secretara Particular los criterios y sistemas
que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la
atencin eficiente de la correspondencia recibida.
Supervisar las actividades de los responsables de rea en la Unidad, de
acuerdo a los procedimientos de trmite y control interno, que
permitan ser eficientes en su funcionamiento
Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones
que an no han tenido respuesta por parte de las Dependencias

asignadas para su conclusin Presentar a la Unidad Administrativa los

requerimientos de los recursos
necesarios para el adecuado
cumplimiento de las actividades.
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las
unidades de correspondencia de las entidades pblicas y las privadas
que cumplan funciones pblicas, cumplir con los programas de gestin
documental, para la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento,
conservacin y consulta de los documentos.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un

documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo
siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas
desde su produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una
de estas fases o etapas.

CONCLUSIONES.
1. Se reconocieron las diferentes etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en
la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo. Permanente.
2. Identificamos como se clasifican los archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la
Gestin Documental que se desarrollan en cada fase para
nuestra labor como profesionales del CIDBA.
3. Conceptualizamos el ciclo vital de los documentos.
4. Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y
los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en
ella.

BIBLIOGRAFA

ORGANIZACIN DOCUMENTOS FORMA TRADICIONAL, revisado el 31

de agosto del 2015 tomado de la pgina:
http://www.unisalle.edu.co/archivo/org_form_trad.htm
Fondos documentales y sus componentes, revisado 31 de agosto del
2015, tomado de la pgina: http://es.slideshare.net/kafkazo/fondosdocumentales
TECNICAS DE ARCHIVO, revisado el 31 de agosto del 2015, tomado de
la pgina: http://es.slideshare.net/JorgeArmando2/tecnicas-dearchivo-12194990
GLOSARIO ILUSTRADO DE TERMINOLOGA ARCHIVSTICA
COSTARRICENSE ,revisado el 31 de agosto del 2015, tomado de la
pgina:
http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_
Costarricense_C.html
SISTEMA MAESTRO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, tomado
de la pgina: http://sigc.cancilleria.gov.co/portal/index.php