ACUERDO NMERO 7-2012

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

CONSIDERANDO
Que al Archivo General de Protocolos, como
dependencia de la Presidencia del Organismo
Judicial, le corresponde entre otras funciones la de
recibir, guardar y custodiar los tomos de Protocolo
que en l se depositen por entrega voluntaria,
fallecimiento, inhabilitacin o ausencia de los
notarios.
CONSIDERANDO
Que en ocasin del depsito de los tomos de
Protocolo por parte de los notarios, sus albaceas,
herederos o cualquier otra persona que los tenga
en su poder, han acompaado a los mismos hojas
de papel sellado especial para protocolo sin
utilizar, las que quedan en custodia o para su
destruccin en el Archivo General de Protocolos.
CONSIDERANDO
Que entre las funciones del Archivo General de
Protocolos
se
encuentra
el
resguardo
y
conservacin de los tomos de Protocolo que por
cualquier causa depositen los notarios o cualquier
otro obligado motivo por el cual se hace necesario
emitir las disposiciones legales para regular la
recepcin, inutilizacin y destruccin de las hojas
de papel sellado especial para protocolo que
juntamente con los tomos se entreguen.
POR TANTO
Con fundamento en lo que establecen los artculos
54 inciso f) y 77 de la Ley del Organismo Judicial, e
integrada esta Corte como corresponde,
ACUERDA

Artculo 1. El Archivo General de Protocolos es

responsable
de
la
recepcin,
guarda
y
conservacin de los tomos de Protocolo que los
notarios, sus albaceas, utilizar, mismas que
debern quedar en poder del notario, no obstante,
si el notario no quisiera o no pudiera conservarlas,
podr entregarlas para su destruccin lo cual se
har constar en el acta administrativa en la que se
establecer expresamente la declaracin de no
uso de tales hojas, as como su autorizacin para
la destruccin inmediata, la que ser firmada y
sellada por el notarlo interesado.
Artculo 5. El Director del Archivo General de
Protocolos o en su caso el Sub Director designado,
dictar de manera inmediata la resolucin
correspondiente, ordenando la destruccin de las
hojas de papel sellado especial para protocolo sin
utilizar que sean entregadas al Archivo General de
Protocolos.
En la diligencia de destruccin estar presente el
Director del Archivo General de Protocolos o en su
caso el Sub Director designado, y si fuere posible,
notario titular o la persona que entreg las hojas
de papel sellado especial para protocolo sin
utilizar. De todo lo actuado se faccionar acta
administrativa
que ser suscrita por todas las personas que
intervengan en el acto. En dicha acta se har
constar el nombre del notario que adquiri las
hojas de papel sellado especial para protocolo, la
cantidad de hojas destruidas, el nmero de orden,
el nmero de registro y quinquenio al cual
pertenecan.
Artculo
6.
La
resolucin
ordenando
la
destruccin de las hojas de papel sellado especial
para protocolo sin utilizar y el diligenciamiento de

su destruccin, se llevar a cabo en un solo acto

sin interrupciones, durante el cual deber
encontrarse presente el Director del Archivo
General de Protocolos o Sub Director designado.
Artculo 7. Cuando la entrega de los tomos de
Protocolo y hojas de papel sellado especial para
protocolo sin utilizar de notarios fallecidos, se lleve
a cabo ante los jueces de primera instancia del
ramo civil de los departamentos en los cuales no
exista delegacin del Archivo General de
Protocolos, estos harn constar tal extremo en
acta, consignando los datos siguientes:
a. Nombre del Notario;
b. Nmero de Colegiado;
c. Nmero de clave;

Artculo 9. Si las hojas de papel sellado especial

para protocolo sin utilizar, estuvieren dentro de un
tomo de protocolos empastado que exista en el
Archivo General de Protocolos o se entreguen al
mismo de esta manera, el Director del Archivo
General de Protocolos o el Sub Director designado,
autorizar la separacin de dichas hojas del resto
del tomo del protocolo, as como la destruccin de
las mismas. El reempaste del o de los herederos,
parientes o cualquier persona que los tuviera en
su poder, u otro notario le entregue por cualquier
motivo.
Artculo 2. Para los efectos del presente Acuerdo,
queda entendido que el Protocolo que sea objeto
de recepcin se encuentra integrado por las
escrituras pblicas o matrices, las razones de
legalizacin, las actas de protocolizacin, la razn
de cierre, el ndice y los atestados.

d. Nmero de tomos de Protocolo entregados; y

e. Cantidad de hojas de papel especial para
protocolo sin utilizar haciendo constar en dicha
acta, nmero de orden, de registro y quinquenio
de las mismas. En este caso el juez de primera
instancia que haya efectuado la recepcin,
remitir dentro de los ocho das seguidos al
Archivo General de Protocolos, los tomos de
protocolo recibidos para su guarda y conservacin
y las hojas de papel sellado especial para
protocolo sin utilizar, para su destruccin.

Artculo 3. La entrega de los tomos de Protocolo

podr hacerse en la sede central del Archivo
General de Protocolos, en la ciudad de Guatemala,
en las delegaciones departamentales y regionales
y en los juzgados de primera instancia civil en los
departamentos en los que no haya delegacin del
Archivo General de Protocolos; en el acta que se
faccione con ocasin a la entrega, se har constar,
adems de lo indicado en el artculo siete de este
Acuerdo, el estado en que se encuentran los
tomos de protocolo.

Artculo 8. La destruccin de las hojas de papel

sellado especial para protocolo, podr hacerse por
trituracin pulverizacin, incineracin o cualquier
otro medio que garantice la total inutilizacin de
las mismas.

Artculo 4. Cuando se trate de la entrega de

tomos de Protocolo de notarios fallecidos,
pensionados por vejez e inhabilitacin absoluta, el
Archivo General de Protocolos, recibir junto con

los tomos correspondientes, las hojas de papel

sellado especial para protocolo que no hayan sido
utilizadas y proceder en forma inmediata a su
destruccin de conformidad con las disposiciones
del presente Acuerdo.
En cuanto a la entrega temporal del Protocolo, sea
esta voluntaria, por desempeo de cargo pblico o
por ausentarse el notario por ms de un ao del
pas, el Archivo General de Protocolos se limitar a
recibir nicamente los correspondientes tomos de
Protocolo; no as las hojas de papel sellado
especial
para
protocolo
sin
tomos
correspondientes se harn en el Archivo por
cuenta del mismo si fuere el caso.
Artculo 10. Los casos no previstos en este
Acuerdo sern resueltos por el Director del Archivo
General de Protocolos conforme el espritu y
sustancia del presente Acuerdo, que tiende a
garantizar el no uso de las hojas de papel sellado
especial para protocolo sin utilizar y a garantizar la
seguridad jurdica y material en la recepcin,
conteo, verificacin inutilizacin y destruccin de
las hojas de papel sellado especial para protocolo
sin utilizar.
Artculo 11. La Direccin del Archivo General de
Protocolos llevar un registro de fcil consulta, en
el que con la informacin asentada en las
respectivas actas, genere un registro informtico
detallado y correlativo, con los datos indicados en
el artculo cuatro del presente Acuerdo.
Artculo 12. El presente Acuerdo deroga en su
totalidad el Acuerdo nmero cuarenta guin dos

mil dos, de la Corte Suprema de Justicia, de fecha

veinte de noviembre del mismo ao.
Artculo 13. El presente Acuerdo entrar en
vigencia el da siguiente de su publicacin en el
Diario de Centro Amrica, rgano oficial de la
Repblica de Guatemala.

Dado en el Palacio de Justicia, en la ciudad de

Guatemala, a los dieciocho das del mes enero de
dos mil doce.