Microsoft Excel 2013

Informes de tabla dinmica

Contenido

Informe de tabla dinmica

Crear un informe de tabla dinmica
o Crear el informe de tabla dinmica.
o Organizar los campos en el informe de tabla dinmica.
Cmo funciona la lista de campos de tabla dinmica.
Agregar campos al informe de tabla dinmica.
Usar el campo de filtros.
Filtrar por campos de fila o campos de columna.
Aadir otros campos al informe de tabla dinmica.
Intercambiar los campos del informe de tabla dinmica.
Expander o contraer el contenido de los campos.
Agrupar filas o columnas en la tabla dinmica.
o Acceder a los registros consolidados en un valor del informe de tabla
dinmica.
o Actualizar los datos del informe de tabla dinmica.
o Deshabilitar los filtros del informe de tabla dinmica.
Deshabilitar el filtro de un campo especfico.
Deshabilitar todos los filtros en el informe de tabla dinmica.
o Agregar un campo calculado al informe de tabla dinmica.
Crear un grfico dinmico

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Informe de tabla dinmica

Utilice un informe de tabla dinmica para resumir, analizar, explorar y presentar datos
de resumen. Utilice un informe de grfico dinmico para ver esos datos de resumen
contenidos en un informe de tabla dinmica y ver fcilmente comparaciones, patrones y
tendencias. Ambos informes le permiten tomar decisiones informadas sobre datos crticos
de su empresa.
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente
grandes volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos
numricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un
informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:

Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas

para el usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.
Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes de
los datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.
Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Por ejemplo a partir de una gran tabla que contiene los detalles de ventas de productos
de distintas categoras

podemos obtener un resumen de las ventas por categoras, tal como se muestra en el
cuadro siguiente.

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Crear un informe de tabla dinmica

Para crear un informe de tabla dinmica el origen de los datos puede ser una tabla o
rango de Excel, o un origen de datos externo como una tabla o vista de Microsoft SQL
Server, Oracle o alguna otra base de datos.
En este ejemplo el origen de los datos ser la tabla de Excel VENTAS almacenada en el
archivo VENTAS.xlsx Se desea crear un informe de tabla dinmica que consolida las
ventas por categora y que se guardar en otra hoja del mismo archivo.

Crear el informe de tabla dinmica

1. Abra el archivo VENTAS.xlsx que contiene la tabla VENTAS.
2. Coloque el puntero de celda en una de las celdas de la tabla.
3. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica, luego en
Tabla dinmica. Se abre el dilogo Crear tabla dinmica.

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4. En Seleccione los datos que desea analizar aparece seleccionada la VENTAS.
En Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica seleccione Nueva
hoja de clculo y haga clic en Aceptar. Se aade una hoja de clculo nueva con
un informe de tabla dinmica vaco con la lista de campos disponibles para
disear y personalizar el informe.

Organizar los campos en el informe de tabla dinmica

Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos de tabla dinmica
y el modo en que puede organizar diferentes tipos de campos para obtener los resultados
deseados al disear un informe de tabla dinmica.

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Cmo funciona la lista de campos de tabla dinmica

(1) Una tabla de Excel o un origen de datos externo contiene datos estructurados
organizados como uno o varios campos (denominados tambin columnas) que se
muestran en la Lista de campos.
(2) Si desea filtrar los datos del informe de tabla dinmica en base a los valores de un
campo, mueva dicho campo al rea de Filtro de informe en la lista de campos,
lo que a su vez mover el campo al rea de filtro de informe en el informe de
tabla dinmica.
(3) Si desea mostrar las etiquetas de columnas, mueva el campo al rea de Rtulos
de columna en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo al rea de
etiqueta de columna en el informe de tabla dinmica.
(4) Si desea mostrar las etiquetas de filas, mueva el campo al rea de Rtulos de
fila en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo al rea de fila de
columna en el informe de tabla dinmica.
(5) Para especificar los valores que el informe de tabla dinmica debe mostrar, mueva
el campo al rea de Valores en la lista de campos, lo que a su vez mover el
campo al rea de valores en el informe de tabla dinmica.
Agregar campos al informe de tabla dinmica
Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:

Active la casilla de verificacin situada junto a cada nombre de campo en la Lista

de campos. El campo se coloca en el rea predeterminada de la seccin de
diseo, pero luego puede organizar los campos si lo desea.
De forma predeterminada, los campos no numricos se agregan al rea de
Rtulos de fila, los campos numricos se agregan al rea de Valores y las
jerarquas OLAP de fecha y hora (ao, trimestre, mes, da, etc.) se agregan al
rea de Rtulos de columna.

Haga clic con el botn secundario del mouse y seleccione el comando

correspondiente: Agregar a filtro de informe, Agregar a etiqueta de
columna, Agregar a etiqueta de fila y Agregar a valores, para colocar el
campo en un rea especfica de la seccin de diseo.

Arrastre el campo entre la Lista de campos y un rea de la seccin de diseo.

Para agregar un campo varias veces, repita la operacin.

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Para disear nuestro informe de tabla dinmica ejecute lo siguiente:
1. En la Lista de campos seleccione el campo Categora. Observe que por defecto
se ubica en el rea de Rtulos de fila.

2. En la Lista de campos haga un clic secundario sobre el campo Producto y luego

clic en Agregar a etiquetas de fila. Observe que cada producto se ubica bajo la
categora que le corresponde.

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3. Desde la Lista de campos arrastre el campo Unidades al rea de Valores.

Excel calcula el acumulado de unidades vendidas de cada producto.

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4. Arrastre al rea de Valores el campo Monto. Excel suma los montos vendidos de
cada producto.

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5. Arrastre el campo Fecha al rea Filtro de informe. Esto permitir obtener las
unidades y monto vendido de cada producto para fechas especficas.

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6. Guarde el archivo como VENTAS.xlsx.

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Usar el campo de filtros
1. En el rea de Filtro de informe de la tabla, en el campo Fecha, haga clic en el
botn de seleccin de fechas.

2. Seleccione la fecha 14 de junio del 2010, y haga clic en Aceptar. Observe como
cambian los valores en el informe de tabla dinmica.

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Filtrar por campos de filas o campos de columna

Es posible definir filtros en los campos de fila o campos de columna. A diferencia de los
filtros de pgina (filtros en el Campo de filtros), en este caso existen casillas de
verificacin que se pueden marcar para los elementos que permanecern visibles y
desmarcar para los elementos que se desea ocultar.
Por ejemplo, podemos hacer que el informe muestre solo los datos de ventas del 14 de
junio del 2010 de los productos de las categoras Embutidos y Lcteos.
1. Haga clic en el botn de seleccin de elementos del rtulo de fila a filtrar. Se
muestra la lista de elementos que pertenecen al rtulo de fila.

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2. Haga clic en (Seleccionar todo) para desmarcar todos los elementos.

3. Haga clic en EMBUTIDOS y en LACTEOS para seleccionarlos; luego clic en
Aceptar.

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Aadir otros campos al informe de tabla dinmica

Se desea tener la posibilidad de analizar las ventas de cada producto por local.
1. Desde la Lista de campos arrastre lel campo Local al rea de Rtulos de
columna. Se muestra el local en el que se vendieron los productos de la
categora Embutidos el 14 de junio del 2010.

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2. Elimine los filtros establecidos de modo tal que se muestren todas las fechas y
todas las categoras de productos. Ahora se muestra las ventas por locales.
Observe que Suma de Unidades contiene a todos los locales; lo mismo ocurre
con Suma de Monto.

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3. En el rea Rtulos de columna haga clic cobre la punta de flecha del campo
Local. Se muestra su men contextual.

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4. Haga clic en Mover al principio. El campo Local se mueve haca arriba en el

rea Rtulos de columna. Observe el cambio en la presentacin de los datos;
ahora cada local contiene a Suma de Unidades y Suma de Monto.

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5. Guarde el archivo como VENTAS-TD1.xlsx.

Intercambiar los campos del informe de tabla dinmica
El diseo de la tabla dinmica puede ajustarse a distintas situaciones y necesidades de
anlisis de datos. Podemos intercambiar la ubicacin de los campos para que la
presentacin de los datos se ajuste mejor a nuestras necesidades.
Se desea conocer el nivel de ventas del producto Whisky Johnnie Walker Etiqueta
Roja en el periodo que va desde el 1 al 7 de junio del 2010 en el local de Miraflores.
1. Arrastre el campo Local desde Rtulos de columna al rea Filtro de informe.
2. Arrastre el campo Categora desde Rtulos de fila a Filtro de informe.

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3. En el campo Fecha seleccione las fechas del 1 al 7 de junio del 2010.

4. En el campo Local seleccione Miraflores.
5. En el campo Categora seleccione Licores y gaseosas.

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6. Si desea que en el detalle del informe se muestren las fechas, mueva la columna
Fecha al rea de Rtulos de fila, y mueva la columna Producto al rea de
Filtro de informe de modo que quede debajo de la columna Categora.

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7. En el campo Producto seleccione el producto deseado.

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8. Guarde el archivo como VENTAS.xlsx.

Expandir o contraer el contenido de los campos
1. Abra el archivo VENTAS.xlsx.
2. Haga un clic secundario sobre la categora EMBUTIDOS. Se muestra el men
contextual.
3. Haga clic en Expandir o contraer.

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4. Haga clic en Contraer todo el campo. Se oculta el contenido de cada categora.

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5. Incorpore el campo Local en el informe de tabla dinmica. Arrastre el campo

Local al rea Rtulos de fila de modo que quede al inicio de la lista de campos
en el rea.

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6. Contraiga el campo Local de modo que el informe quede como se muestra a

continuacin.

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Agrupar filas o columnas de la tabla dinmica

En el informe se desea agrupar los locales del siguiente modo:

Zona Alfa: Brea, Los Olivos y Pueblo Libre

Zona Beta: Callao y Miraflores

1. Seleccione los locales Brea, Los Olivos y Pueblo Libre haciendo clic en Brea,
Ctrl+clic en Los Olivos, y Ctrl+clic en Pueblo Libre.
2. En la cinta de opciones de Herramientas de tabla dinmica, en la ficha
ANALIZAR, en el grupo Agrupar, haga clic en Agrupar seleccin. Se crea el
Grupo1 conteniendo a los locales seleccionados.
3. Repetir el procedimiento de los pasos 1 y 2 con los locales Callao y Miraflores.

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4. Cambiar los rtulos

respectivamente.

Grupo1

Grupo2

por

Zona

Alfa

Zona

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Beta

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5. Si desea desagrupar, haga un clic secundario sobre el rtulo del grupo y luego clic
en Desagrupar.
6. Guardar el archivo como VENTAS.xlsx.

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Acceder a los registros consolidados en un valor del informe de

tabla dinmica
Abra el archivo VENTAS.xlsx.

Se desea conocer cules son los registros en el origen de datos que han sido
consolidados en el valor 200 de la columna Suma de Unidades para el producto
Chorizo Parrillero Laive.
1. Haga doble clic sobre el valor 200 cuyo detalle desea conocer. Se abre una nueva
hoja de clculo mostrando los registros que han sido consolidados en dicho valor.

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Actualizar los datos del informe de tabla dinmica

En la cinta de opciones de Herramientas de tabla dinmica, en la ficha ANALIZAR,
en el grupo Datos, haga clic en Actualizar, y luego en Actualizar.

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Deshabilitar los filtros del informe de tabla dinmica

Para desarrollar este tema abra el archivo VENTAS.xlsx.

Deshabilitar el filtro de un campo especfico

Se desea deshabilitar el filtro en el campo Local.
1. Haga clic en el botn de filtrado del campo Local en el informe de tabla dinmica
o en la Lista de campos de tabla dinmica. Se muestra la lista de valores del
campo.

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2. Seleccione (Todas) y haga clic en Aceptar.

Deshabilitar todos los filtros en el informe de tabla dinmica
1. En la cinta de opciones de Herramientas de tabla dinmica, en la ficha
Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Borrar, luego clic en Borrar
filtros.

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Agregar un campo calculado al informe de tabla dinmica

Para desarrollar este tema abra el archivo VENTAS.xlsx.
El margen de utilidad promedio es de 25%. Se desea aadir una columna que muestre
monto de la utilidad para cada producto y categora.

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1. En Herramientas de tabla dinmica, en la ficha ANALIZAR, en el grupo

CALCULO, haga clic en CALCULOS, ELEMENTOS Y CONJUNTO, luego en
Campo calculado. Se abre el dilogo Insertar campo calculado.

2. En Nombre digite Utilidad como identificador del campo calculado.

3. En Frmula escriba la frmula que calcula la utilidad:
=Monto/1.25*0.25

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4. Haga clic en Aceptar. Se aade un nuevo campo al informe de tabla dinmica.

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5. Guarde el archivo como VENTAS.xlsx

Crear un grfico dinmico

A partir de los datos del informe de tabla dinmica podemos crear un grfico dinmico. A
diferencia de un grfico convencional, el grfico dinmico permite filtrar los datos en el
mismo grfico.
Para ilustrar este tema usaremos el archivo VENTAS.xlsx.
1. Ubique el puntero de celda en una celda del informe de tabla dinmica.
2. En Herramientas de tabla dinmica, en la ficha ANALIZAR, en el grupo
Herramientas, haga clic en Grfico dinmico. Se abre el dilogo Insertar
grfico.

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3. Seleccione el tipo de grfico. Por ejemplo, Columna agrupada 3D, y haga clic en
Aceptar.

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4. Observe que para el grfico dinmico se habilita el Panel de filtros del grfico
dinmico. En Campos de eje (categoras) haga clic en el botn de filtrado de
Local2.
5. Qutele la marca a la casilla de verificacin de Zona Beta, y haga clic en Aceptar.
Observe que el filtro en el grfico dinmico afecta tambin al informe de tabla
dinmica.

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6. Guarde el archivo como VENTAS.xlsx.

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