MATERIAL DE APOYO

PROF.: ISABEL ARCE SILVA

REDACCION OFICIAL
Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del
Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administracin del Estado, deben ser
mesurados en su contenido, claros con su expresin y adecuados y breves en las materias que
tratan.
En esta correspondencia existen frmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le
debe otorgar al funcionario, a quien se dirige la comunicacin, y que estn determinados por la
costumbre imperante.
La correspondencia oficial tiene una disposicin reglamentada por la autoridad superior del pas.
La ms usual la clasificaremos en tres grupos:
Comunicaciones Oficiales
- Oficio
- Circular
- Memorndum

Documentos Oficiales
-Certificado
- Resolucin
- Decreto

Documentos Notariales
- Declaracin Jurada
- Poder.
- Acta.

COMUNICACIONES OFICIALES
EL OFICIO
Constituye la comunicacin ms importante en la Administracin Pblica, tanto por su frecuente
uso como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de
importancia. Sirve para establecer relaciones entre Jefes de Servicios, Departamentos, etc. Su
redaccin debe ser clara, precisa y breve.
Existen tres tipos de Oficio: Ordinario (ORD), Reservado (RES) y Secreto (SEC). El Oficio
ordinario es el ms utilizado en la Administracin Pblica.
La estructura del Oficio, es la siguiente:
-

Membrete. Indica el Ministerio, Reparticin, Servicio, Departamento, etc.

Clasificacin y N de Orden.
Antecedentes (ANT)
Materias (MAT) corresponde a una sntesis del contenido.
Lugar y fecha de emisin.
Palabra DE, indica la autoridad que expide el documento.
Palabra A, indica la autoridad a la que se dirige.
Contenido. Esta estructurado en prrafos numerados que corresponden a cada idea
redactada.
Cada oficio tratar una sola materia
Frase de saludo o despedida: Saluda a Ud.
Incluso o adjunto: detalla documentos que acompaa
Pie de firma. Deber tener: Un nombre y dos apellidos (todo con maysculas) profesin,
especialidad o categora del firmante y cargo que desempea.
Iniciales de responsabilidad.
Distribucin: Indica la destinacin del original y cada una de las copias.

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(EJEMPLO DE OFICIO ORDINARIO)

REPUBLICA DE CHILE
MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION DE PRESUPESTO

ORD:

N 1925

ANT:

OF. ORD.N259 DE 20/08/...

MAT:

Comunica concesin de vitico

SANTIAGO, enero 15 de 2...

DE: DIRECTOR DE PRESUPUESTO

A : JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
1- De acuerdo con la peticin formulada en su OF: ORD: N 259, respecto de la concesin de vitico
completo para el funcionario Erick Pausen Ros, de la Escuela Nacional de Adiestramiento, esta
Direccin resolvi otorgar dicho vitico.
2- Este vitico corresponder a $3.700- (tres mil setecientos pesos) diarios, que ser entregado por el
perodo de 10 das.
3- En consecuencia, srvase confeccionar la respectiva planilla de viticos.
Saluda a Ud.

JOSE ASTORQUIZA DIAZ

Contador Auditor
DIRECTOR DE PRESUPUESTO
JAD/esl
Distribucin:
- Jefe Unidad y Administrativa (1)
- Contabilidad (1)
- Interesado (1)
- Archivo (1)

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LA CIRCULAR OFICIAL
Es una comunicacin oficial de uso frecuente en la Administracin Pblica. Su redaccin es
similar al Oficio. Se diferencia del Oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta
comnmente en prrafos cortos, claros y precisos.
Se confeccionan de acuerdo con la siguiente estructura:
-

Membrete.
Ttulo y N de orden
Lugar y fecha de emisin.
Rubro alusivo a la materia.
Texto. Se escribe en prrafos numerados.
Frase de saludo
Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad emisora.
Iniciales de responsabilidad.
Destinatarios.

(EJEMPLO DE CIRCULAR OFICIAL)

DIRECCION GENERAL
DE FOMENTO PESQUERO

CIR. ORD: N 97
ANT: No Hay
MAT: Dispone normas para confeccin de
planillas.
SANTIAGO, Agosto 5 de 200..

DE: DIRECTOR GENERAL

A : SRES. JEFES DE SECCIONES
1. Durante el primer semestre de este ao, el personal de esta Direccin realiz numerosos trabajos
en horas extraordinarias, lo que motiv la confeccin de planillas suplementarias dos veces al
mes.
2. Con el objetivo de evitar un doble trabajo a la Seccin Contabilidad, esta Direccin dispuso que el
clculo de las horas extraordinarias se efecten una vez al mes.
3. Por lo tanto, cada Jefe de Seccin deber hacer llegar antes del 25 del mes, el clculo de las
horas extraordinarias de cada funcionario.
Saluda atentamente a Ud.
RAFAEL ZULOAGA PINTO
Bilogo Marino
DIRECTOR GENERAL
RZP/ esl
Distribucin:
- Sres. Jefes de Secciones (6)
- Archivo (1)

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EL MEMORANDUM
Es una comunicacin de uso frecuente de circulacin interna. La emite un Jefe de Seccin o
Departamento. Se utiliza para pedir o enviar documento, solicitar o entregar informaciones.
El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que resulta innecesario.
Actualmente se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos
necesarios, se escribe en papel tamao medio oficio o ms pequeo.
Tiene la siguiente estructura:
-

Membrete. Indica el nombre de la Institucin

Palabra MEMORANDUM y N de orden
Fecha. Slo con nmeros
DE (seala cargo del remitente)
A (seala cargo del destinatario)
REF. (breve resea del contenido)
Texto (debe ser breve, claro y preciso)
Comnmente media firma
Iniciales de responsabilidad

(EJEMPLO DE MEMORANDUM)

DIRECCION GENERAL DEL METRO

MEMORANDUM N 525
03/09/...
DE
A
REF.

: DIRECTOR GENERAL
: JEFE DE PERSONAL
: SOLICITA ANTECEDENTES DE INVESTIGACION SUMARIA

Srvase enviarme la carpeta con los antecedentes del funcionario afecto a investigacin Sumaria, con el
fin de que la Seccin Guardias y la Secretara de esta Direccin conozcan todo lo pertinente sobre este
asunto.
Atentamente.

.....................................................
FIRMA

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DOCUMENTOS OFICIALES
EL CERTIFICADO
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario
pblico, respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene mucha importancia desde el
punto de vista legal.
Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.
Se redacta de acuerdo con la siguiente estructura:
-Membrete.
-Iniciales de responsabilidad.
-Palabra CERTIFICADO y N de orden
-Texto. Debe contener:
- Autoridad que suscribe
- Nombre del peticionario
- Hecho que se atestigua
- Destinacin del documento.
- Lugar y fecha de emisin.
- Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad responsable.

(EJEMPLO DE CERTIFICADO)

MINISTERIO DE SALUD PBLICA

SERVICIO NACIONAL DE SALUD
HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS
AREA METROPOLITANA OCCIDENTE

CERTIFICADO N 175
La Jefa de Personal del Hospital San Juan de Dios, quien suscribe certifica que la Srta. Mara
Ins Ziga Arriagada, ha desarrollado sus labores en el Hospital San Juan de Dios, desde el 02 marzo a
la fecha.
Se extiende este documento para presentarlo en la Contralora General de la Repblica.
SANTIAGO, Noviembre 18 de 200..

Victoria Garca Prez

Departamento de Personal
Hospital San Juan de Dios
VGP/psm

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LA RESOLUCIN
Se entiende por Resolucin, la determinacin emitida por la autoridad competente para dictar o
disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.
La estructura de este documento es la siguiente:
-

Membrete: Institucin y Departamento emisor

Lugar y fecha.
Cita de las disposiciones pertinentes.
Ttulo: Resolucin.
Puntos numerados que considera la resolucin.
Anotacin comn de: Antese y Comunquese.
Nombre y cargo de la autoridad emisora.
Cita de la cantidad de copias de los destinatarios.

(EJEMPLO DE RESOLUCIN)
CORPORACION DE FOMENTO INDUSTRIAL
DIRECCION GENERAL
SANTIAGO

SANTIAGO, diciembre 25 de 200..

N 2345. VISTOS: El Oficio Ordinario de la Seccin Control N 956 del 11 de noviembre, las
razones de buen servicio que aconsejan las circunstancias, y TENIENDO PRESENTE lo dispuesto en
los artculos 11 y 12 del Estatuto Orgnico de Fomento a la Industria y Produccin, dicto la siguiente
RESOLUCION
ESTABLECESE que a contar de esta fecha el Sr. Luis Vzquez Socias, Inspector a Contrata,
grado 2, con funciones en esta Direccin General, en lo sucesivo se desempear como Inspector
Ayudante en la Seccin Control, sin perjuicio de las labores de coordinacin que debe desarrollar como
parte de sus actividades habituales.
ANTESE Y COMUNQUESE.

Renn Medina Pizarro

DIRECTOR SUBROGANTE
Distribucin:
- 2 Direccin General
- 2 Seccin Control
- 2 Secretaria General
- 2 Oficina de Personal
- 1 Seccin Contabilidad
- 1 Interesado, y
- 1 Archivo.

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EL DECRETO
Se comprende por Decreto la Resolucin o mandato escrito, emanado de la ms alta autoridad del
Estado, en que se dispone en forma imperativa cuando sea necesario para contribuir al buen
desenvolvimiento del quehacer Nacional.
La estructura de este documento es el siguiente:
-

Ministerio que da origen al Decreto

Exposicin resumida de la materia.
Lugar y fecha.
Ttulo (Decreto con Fuerza de Ley)
Materia (Distribuida en considerndolos numerados)
Final: Tmese razn, etc. Y firma del Presidente de La Repblica y del Ministro del ramo.

(EJEMPLO DE DECRETO)

DECRETO CON FUERZA DE LEY

MINISTERIO DE AGRIGULTURA
Ao (19--)

SUPRIME LA PLANTA DE FUNCIONARIOS DEL INSTITUTO DE DESARROLLO AGROPECUARIO LOS

CARGOS QUE INDICA
SANTIAGO, 16 de Diciembre de 19--. Hoy se decret lo que sigue:
D.F.L N 19 Visto: La facultad que me otorga el articulo 9 del Decreto Ley N 3.001, de 27
de Diciembre de 1979, y lo dispuesto en los Decretos Leyes N 1 y 128 de 1973, 527 y 806, de 1974,
vengo a dictar el siguiente:
DECRETO CON FUERZA DE LEY:
Articulo 1.- Suprmase de la planta de funcionarios del Instituto de Desarrollo
Agropecuario, los cargos que a continuacin se sealan:
Escalafn
Jefe Dpto.
Chofer

Grado EUR.
9
25

Residencia
Santiago
Santiago.

Articulo 2.- El personal cuyos cargos se suprimen en conformidad con lo dispuesto en el

artculo anterior, que no cumpla con los requisitos para acogerse a Jubilacin, gozar de la indemnizacin
a que se refiere la letra e) del artculo 29 del decreto ley N 2879, de 1979.
Tmese razn, comunquese y publquese. NOMBRE DE LA MAXIMA AUTORIDAD DEL
PAIS: Presidente de La Repblica. Nombre a Quien se Dirige el Documento, Ministro de Agricultura.

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DOCUMENTOS NOTARIALES
LA DECLARACION JURADA
Es un documento pblico mediante el cual una persona afirma un hecho determinado, bajo su
responsabilidad.
Se presentan dos tipos de Declaracin: la declaracin propiamente tal , que es un testimonio de
buena fe del individuo, y la Declaracin Jurada, que se extiende ante un Notario Publico. Debe
llevar los requisitos exigidos por la ley para que tenga validez.
Puede ser redactada en 1 o 3 persona gramatical.
Su estructura es la siguiente:
- Palabra DECLARACION o DECLARACION JURADA
- Identificacin del Declarante (comenzando por YO, si se redacta en 1 persona).
- Hecho que se declara.
- Lugar y fecha de emisin
- Nombre y firma del Declarante.

(EJEMPLO DE DECLARACIN JURADA)

NOTARIA
SAMUEL FUCHS BROTFELD
Teatinos 257

DECLARACION JURADA

Francisco Ortzar Navarrete, domiciliado en Av. Irarrazabal 1325, Cedula de Identidad N

10.764.853-8, de Santiago, declara bajo juramento que no posee Bienes Races ni es deudor de
prestamos habitacionales, en Cajas de Previsin o en Servicio de Vivienda y Urbanismo
SANTIAGO, septiembre 13 de 200..

...........................................................
Firmo ante m

............................................................
NOTARIO

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EL PODER
Es un documento que se extiende ante Notario, por medio del cual, una persona (mandante)
confiere a otra la facultad de actuar en su nombre en uno o varios actos determinados. Su
redaccin es clara y precisa.
El esquema de construccin del poder es el siguiente:
-

Titulo: Mandato o Poder

Lugar y fecha: se escribe solo con palabras
Encabezamiento: Individualizacin del mandante y del mandatario
Cuerpo: Indica las facultades y limitaciones de la misin que se encomienda.
Final: Firmas del mandante y del notario.

(EJEMPLO DE PODER)

PODER GENERAL

En santiago, a catorce de Junio del 2003 comparece Doa Julia Risopatrn Hernndez,
chilena, viuda, comerciante, Cedula de Identidad N 4.845.763-4 de Santiago, domiciliada en
Santiago, Merced 384, Dpto. 62, y expone: Que por este acto confiere a su hijo Luis Gonzlez
Risopatrn, Poder General, con las ms amplias facultades que establece la Ley, para que la
represente Judicialmente y Extrajudicialmente, en la Administracin de la Comunidad de Bienes
denominada Sucesin Gonzlez Fernndez, de la cual ambos son los nicos integrantes. Podr,
en consecuencia, el mandatario realizar a nombre de la Sucesin Gonzlez Fernndez, toda clase
de actos de administracin y de disposicin de bienes, sin ninguna limitacin de facultades, y
pudiendo firmar todos los instrumentos pblicos y privados que se requieran en el ejercicio de
este mandato.

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JULIA RISOPATRON HERNANDEZ

................................................................
Firm ante m
Carlos Alvarado Nazar
Notario Pblico

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EL ACTA
Es un documento por medio del cual se deja constancia del desarrollo de una sesin. Su estilo
redaccional debe ser completo, veraz, preciso y clara, ya que constituye una prueba de lo tratado.
Las actas reflejan la historia de las empresas, permiten disipar dudas, y no omitir el cumplimiento
de decisiones acordadas.
La estructura del acta consulta varias partes:
-

Nombre de la Institucin.
Tipo de reunin y N de ella.
Lugar, fecha y hora de reunin.
Sealar el tipo de citacin: Primera o segunda.
Asistentes y excusas presentadas.
Lectura del Acta anterior y observaciones.
Cuenta: Corresponde a toda la informacin que entrega la Mesa Directiva y la
correspondencia recibida.
Tabla: Es el temario que se desarrolla en la reunin. En el acta se debe sealar
claramente los acuerdos y decisiones tomadas.
Final: Indica el termino de la reunin.
Firmas Presidente y Secretario.

(EJEMPLO DE ACTA)
ACTA DE REUNION DE DIRECTORIO DE TUN

Santiago, diciembre 13 de 200..

Se inicia la reunin extraordinaria a las 20 hrs., en el local Social de Transportes Unidos

Nacionales presidida por Don Humberto Mosquera Hernndez, con asistencia de todos los Directores.
Se lee el acta de la reunin anterior, los asistentes la aprueban en forma unnime.
Don Alberto Mosquera informa que segn la entrevista sostenida el 12 del presente con el Gerente General
del Banco de Chile acerca del prstamo para la adquisicin de 50 chasis Mercedes Benz de fabricacin alemana,
esta todo listo en espera de la aprobacin final.
Se pone en discusin la forma de concretar el prstamo referido, de acuerdos con las normas procedentes y
los anhelos de los adquirientes.
El seor Benjamn Noguera propone que las conversaciones con el Banco deben considerar la posibilidad de
cancelar esta partida en el curso de cinco aos. As estima que es ms fcil para los asociados reunir trimestralmente
las cuotas que deben pagar al Banco.
Se acuerda: seguir las conversaciones con la Gerencia del Banco Chile, con el fin de concretar la forma de
pago.
Por no existir otro punto que tratar, se levanta la sesin a las 20:30 hrs.

.........................................
Presidente

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