SECRETARA DISTRITAL DE SALUD

DIRECCIN DE SALUD PUBLICA

COMIT TCNICO DISTRITAL INTERSECTORIAL DE
LABORATORIOS DE BOGOT

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versin 01
Aprobada

BOGOT D.C. 2013

PRESENTACIN
Considerando la importancia respecto que el Comit Tcnico Distrital Intersectorial de
Laboratorios (CTDLab) tenga documentado los lineamientos de operacin que regulan su
adecuado funcionamiento, el presente Manual se convierte en una herramienta de gestin que
contribuye a la optimizacin de los recursos, al mejoramiento continuo de los procesos
desarrollados y a la consecucin de la Misin, Visin y Objetivos estratgicos del Comit.
Este manual especifica los procesos, procedimientos, las actividades, sus interrelaciones con
otros procedimientos, las unidades responsables de su ejecucin, los puntos de control, as
como las evidencias generadas con la ejecucin de las actividades y est alineado bajo lo
establecido por el Reglamento Operativo del CTDLab y el Sistema de Gestin de Calidad de la
Secretara Distrital de Salud de Bogot.
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CTDLab

El presente manual constituye una fuente formal y permanente de informacin y

orientacin acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado al interior del
Comit.

Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de un trabajo

determinado.

Contribuye a dar continuidad y coherencia a las actividades que describen.

Delimita responsabilidades y evita desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la

ejecucin de un trabajo determinado.

Facilita la supervisin del trabajo y proporciona herramientas necesarias para verificar el

cumplimiento de las actividades.

Permite el empoderamiento de los miembros del Comit al tener una uniformidad en el

actuar al interior del mismo.

Los procedimientos operativos debido a que deben someterse a una revisin continua
para identificar las fuentes de no conformidades, permiten la bsqueda oportunidades de
mejora adems de implementar medidas preventivas y correctivas.
OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General
Aplicar el enfoque de gestin por procesos, para optimizar el desempeo en la ejecucin de los
diferentes procedimientos que desarrolla el CTDLab en cumplimiento de sus funciones y su
direccionamiento estratgico, siguiendo los lineamientos que se dan desde el Sistema de
Gestin de la Calidad de la Entidad.

Objetivos Especficos

Conocer los procedimientos que se hace necesario adelantar al interior del CTDLab
precisando las actividades que deben ejecutarse, el responsable de las mismas y el
punto de control para efectos de seguimiento y evaluacin.

Brindar a los integrantes del Comit una herramienta que les sirva de gua y les permita
racionalizar y mejorar en forma continua la ejecucin de los procedimientos que les
competen.

Fomentar entre los integrantes del CTDLab, la cultura del autocontrol a travs del
conocimiento de los procedimientos en los cuales intervienen.

Facilitar el proceso de mejoramiento continuo en el Comit, pues sin procedimientos

documentados y puestos en operacin resulta imposible revisar, ajustar, retroalimentar
y modernizar la gestin.

Permitir una visin general e integradora de todos los procedimientos desarrollados al

interior del Comit con interrelacin permanente entre los mismos para la consecucin
del xito en la gestin.
ALCANCE

Los procedimientos definidos en este manual aplican para los integrantes del Comit Tcnico
Distrital Intersectorial de Laboratorios.
Lo aqu definido no limita la introduccin de nuevos procedimientos, pues en el normal
funcionamiento del Comit y sus particularidades podrn surgir necesidades de establecer un
orden coherente y estandarizado para llevar a cabo ciertas tareas.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ACTUALIZACIN DEL MANUAL
El presente manual se deber revisar mnimo una vez cada dos aos y de estas revisiones se
propondrn cambios o actualizaciones, las cuales debern ser justificadas, aprobadas y
consignadas en el formato respectivo.
Es responsabilidad de la Secretara Tcnica del Comit elaborar, implementar y actualizar
permanentemente el presente manual.
Una vez que se haya elaborado o actualizado el manual de procedimientos, la Secretara
Tcnica deber enviar la propuesta del mismo con anticipacin a los comisionados quienes
revisarn el manual y emitirn un dictamen tcnico que incluir el registro oficial o las
recomendaciones pertinentes, para que la Secretara Tcnica realice los ajustes pertinentes y
sea aprobado por la presidencia del Comit Tcnico Distrital Intersectorial de Laboratorios.

NORMATIVIDAD APLICABLE
La normatividad sobre la cual se basa el presente Manual es la siguiente:

Decreto 2323 de 2006 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 09 de 1979 en

relacin con la Red Nacional de Laboratorios y se dictan otras disposiciones: Artculos
10, 11.

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.

Ley 872 de 2003. Creacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

Decreto 4485 de 2009. Adopcin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

Decreto 1599 de 2005. Adopcin del Modelo Estndar de Control Interno.

Reglamento Operativo del CTDLab.

Sistema de Gestin de la Calidad de la Secretara Distrital de Salud de Bogot.

CODIFICACIN ESTABLECIDA PARA EL MANUAL

La codificacin de procesos, procedimientos y formatos permite la fcil identificacin, el control

y el dominio general de los mismos por parte de los usuarios y partes interesadas.
Procesos: Se codificarn por las iniciales de su nombre completo en letra mayscula sostenida.
Ejemplo: Direccionamiento estratgico DE.
Procedimientos: Se codificarn por las iniciales del proceso al cual pertenecen, seguido de las
iniciales del nombre del procedimiento respectivo, despus ir un guion (-) con el nmero del
procedimiento.
Ejemplo
Proceso: Gestin de Apoyo Tcnico GAT/Procedimiento: Formulacin de la agenda de la
reunin, procedimiento 1: GATFAR-01.
Formatos: Se codificarn con las iniciales del nombre del formato en letra mayscula sostenida.

NIVELES DE OPERACIN DEL COMIT

De acuerdo a lo establecido en su reglamento operativo el CTDLab cuenta con dos niveles
operativos que se presentan en el Organigrama (grfico No.1).
1. Uno de decisin integrado por: los Comisionados Oficiales de cada entidad, como eje
articulador se encuentra la Secretara Tcnica y el Secretario Distrital de Salud como
presidente del Comit.
2. Un nivel de apoyo tcnico y de anlisis que est conformado por los equipos tcnicos de
trabajo e invitados.
PROCESOS DEL COMIT
En el marco de la gestin por procesos se plantean los procedimientos del presente
manual. Los procesos son impulsados por las personas, as cada comisionado con su
labor es pieza clave en el cumplimiento de la misin del Comit.
Los procesos que se describirn a continuacin, se clasifican en estratgicos,
misionales, de apoyo y de evaluacin y se basan en lo establecido por la norma tcnica
de calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000: 2009.
1. Procesos estratgicos
De estos procesos es responsable el CTDLab y abarca los procesos relativos al
establecimiento de lineamientos, estrategias, fijacin de objetivos, provisin de
comunicacin, revisiones, toma de decisiones.
El proceso estratgico aqu definido es el de Direccionamiento Estratgico.
2. Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del
servicio)
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por el Comit en el
cumplimiento de su misin, en este sentido se trata de brindar asesora y orientacin a la
Secretara Distrital de Salud de Bogot para la gestin eficiente y efectiva de la Red
Distrital Intersectorial de Laboratorios.
El proceso misional definido es el de Gestin Tcnica, que se apoya en los resultados
del trabajo que desempean los equipos tcnicos de trabajo que tal como lo establece el
reglamento operativo del Comit atienden temas tcnicos especficos, para apoyar la
toma de decisiones.
3. Procesos de apoyo
Son todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los
procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora.

El proceso de apoyo establecido es el de Gestin Operativa, en el cual interviene la

Secretara Tcnica con tareas como la convocatoria a reuniones, la elaboracin de
agendas y actas de la reunin, etc.
4.

Procesos de evaluacin

Los procesos de evaluacin hacen referencia a todas las acciones que den cuenta del
cumplimiento satisfactorio de objetivos, compromisos, tareas, anlisis del desempeo y
son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.
Su objetivo es la verificacin y seguimiento de acciones con el fin de tomar medidas de
mejora cuando sea necesario.
El lder de este proceso es el presidente del Comit, quien contar con el apoyo de la
Secretara Tcnica para llevar a cabo esta funcin.
5. Organigrama
Grfico No. 1

6. Niveles de decisin
Grfico No.2

PROCEDIMIENTOS DEL COMIT

1. PROCESO ESTRATGICO
PROCESO: Direccionamiento Estratgico
PROCEDIMIENTO: Revisin y aprobacin de productos
CDIGO:
PROPSITO:
ALCANCE

DEFINICIONES:

GENERALIDADES:

No.

1.

2.
3.

4.

5.

6.

7.

DERAP-01

VERSIN: 01

01

FECHA: 15 DE MARZO DE 2013

Establecer los requisitos para la revisin y aprobacin de los productos de trabajo del CTDLab y los equipos tcnicos de trabajo.
Este procedimiento inicia con la presentacin de productos y finaliza con su aprobacin oficial. Aplica para todos los productos desarrollados
por el CTDLab y los equipos tcnicos de trabajo.
Aprobacin: Declaracin formal de la calificacin de la pertinencia, calidad, utilidad de un producto del Comit, la Secretara Tcnica y los
Equipos tcnicos de trabajo.
Equipo Tcnico de Trabajo: Grupo funcional intersectorial encargado de abordar una temtica especfica en el marco de la ejecucin del
plan de accin con el fin de desarrollar propuestas, iniciativas y generar recomendaciones frente a las necesidades de intervencin que se
identifiquen. Podrn estar conformadas por delegados de la Comisin o invitados que tengan conocimiento sobre la temtica a tratar.
Partes Interesadas: Son cualquier individuo, grupo u organizacin que forma parte o no del CTDLab que puede tener inters directo o
indirecto en de las acciones o productos de la misma.
Producto: Se considera que es todo resultado del trabajo del Comit, la Secretara Tcnica, los Equipos Tcnicos de trabajo, y las partes
interesadas, como son documentos, actas, agendas, manuales, formatos, propuestas, planes, programas, lineamientos tcnicos, conceptos,
directrices, actualizaciones temticas, entre otros.
Revisin: Sometimiento de un producto a una nueva verificacin para corregirlo, ajustarlo, y establecer su validez.
Segn las funciones establecidas para el CTDLab en el artculo 14 del Decreto 2323, ste debe recomendar, estudiar y aprobar proyectos,
programas, planes, estrategias, asesorar a la SDS en la gestin y operacin de la Red Distrital de Laboratorios, en este sentido es necesario
dar una formalidad sobe los resultados del trabajo del Comit para que tengan una validez y un reconocimiento por las partes interesadas.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
QU?
Actividad

Envo previo del producto

QUIN?
Responsable
Comisionados,
Equipos Tcnicos
de trabajo,
Secretara
Tcnica, partes
interesadas

CMO? CUNDO?

Registro y/o
documento

Punto de
Control

Mediante remisin del producto adjunto al oficio formal (en medio

Oficio
fsico y magntico), dirigido al CTDLab, 15 das antes a la remisorio/Correo
reunin de la CTDLab.
electrnico

Difusin para revisin previa del

Envo va virtual del producto a los Comisionados, 10 das antes
Correo
Secretara Tcnica
producto
de la reunin de la CTDLab.
electrnico
Inclusin en la agenda de la
De acuerdo al procedimiento Formulacin de la agenda de la
Secretara Tcnica
Agenda
presentacin del Producto
reunin Segn procedimiento.
Comisionados,
Equipos Tcnicos
En el marco de la reunin el o los responsables harn una breve
de trabajo,
Agenda/Acta de
Presentacin del producto
exposicin del contenido, alcance, metodologa del producto
Secretara
Reunin
presentado. Segn el espacio determinado en la agenda.
Tcnica, partes
interesadas
Se dar un tiempo prudencial en la agenda para este aspecto. En
caso de requerirse aclaraciones, sustentaciones, modificaciones,
Sesin de debate y anlisis del
Comisionados,
sugerencias, ajustes mayores que justifiquen una nueva
Acta de reunin
producto
partes interesadas presentacin, se agendar nuevamente el tema para la siguiente
sesin, repitindose nuevamente todo el procedimiento, de lo
contrario se continuar con el paso 6.
Se realizar cumpliendo los requisitos del procedimiento
Verificacin de requisitos previos para el desarrollo de la
Aprobacin/
Desaprobacin
Comisionados
Reunin y a travs de un mecanismo de votacin se aprobar o Acta de Reunin
definitiva del producto
oficiales
desaprobar el producto con la mitad ms uno de los votos del
qurum decisorio definido por el Reglamento Operativo
Mediante oficio firmado por el presidente del Comit se har Oficio formal del
Presidente del
Emisin Oficial de la Decisin
pblico el pronunciamiento de la misma. Cinco das hbiles pronunciamiento
Comit
despus de la sesin.
de la CTDLab.

ANEXOS No aplica
:
ELABOR
Nombre

Fedra Constanza Rodrguez

Cargo/Acta

Profesional
Especializada Secretaria Tcnica
CTDLab.

Firma

REVIS
Nombre

APROB

Martha Alejandra Parra

Cargo/Acta

Asesora Secretara
Tcnica

Nombre
Cargo/Acta

Jaime Hernn Urrego

Director Salud Pblica-Secretara
Tcnica

Firma

Firma

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBADO POR

GRFICO DEL PROCEDIMIENTO

Revisin y aprobacin de productos
Secretara Tcnica

Acopio de producto
que requiere
aprobacin

Prepara oficio o e-mail

para distribucin de
producto que requiere
aprobacin

Gestin de distribucin a
Comisionados y partes
interesadas del producto
aprobado, en formato y
medio apropiados

FIN

Presidencia

Equipo Tcnico de Trabajo

Comisionados

Inicio

Recepcin de producto
que requiere aprobacin
en sesin plenaria de la
CTDLab

Evaluacin y
elaboracin de
producto que requiere
aprobacin

Deliberaciones frente
al producto estudiado
para su aprobacin

Si

Requiere
ajustes?
NO

Producto aprobado

PROCESO: Direccionamiento Estratgico

PROCEDIMIENTO: Formulacin del Plan de Accin para el CTDLab.
CDIGO:
PROPSITO:

DEFPA-02

VERSIN:

01

FECHA: 15 DE MARZO DE 2013

Establecer los pasos esenciales en la formulacin del plan de accin para la CTDLab.

Este procedimiento inicia con la presentacin del borrador del plan accin del CTDLab y/ del perfil epidemiolgico de la ciudad y culmina con la
propuesta final del plan.
Plan de accin: Es una presentacin resumida de las tareas que deben realizar la CTDLab, en un plazo de tiempo especficos, utilizando un monto
DEFINICIONES: de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado.
ALCANCE

GENERALIDAD
ES:

No.

En el marco de la planeacin estratgica, la definicin de un plan de accin es la consolidacin de acciones y voluntades para que el CTDLab de
cumplimiento a sus funciones.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
QU?
Actividad

QUIN?
Responsable

Presentacin del borrador de

Plan de Accin anual del CTDLab Vigilancia Salud
y/ del perfil epidemiolgico de la
Pblica
ciudad.
Revisin y anlisis del Plan de
Secretara Tcnica
Accin propuesto.

CMO? CUNDO?

Registro y/o
documento

Se har entrega fsica del documento ante la Asesora de

la Secretara Tcnica.

Acta de reunin

Punto de
Control

La Secretara Tcnica en cabeza de la Asesora, har una

Acta reunin
revisin y anlisis del Plan de Accin.
Segn el anlisis del Plan de Accin se priorizarn
Identificacin de necesidades,
3
Secretara Tcnica necesidades y reas de oportunidad de trabajo para el
Acta reunin
reas de oportunidad.
CTDLab.
Vigilancia Salud
Con base en los anlisis realizados la Secretara Tcnica
4
Definicin de lneas de trabajo.
Acta de reunin
Pblica
confirmar las lneas de trabajo del plan.
Definicin de objetivos para cada Vigilancia Salud
Para cada lnea de trabajo se definirn unos objetivos
5
Acta de reunin
lnea de trabajo.
Pblica
estratgicos.
Definicin
de
indicadores,
actividades
estratgicas,
Con base en las lneas de trabajo establecidas, Vigilancia
resultados,
productos, Vigilancia Salud
en Salud Pblica entregar una propuesta de Plan de
Documento de
6
verificacin, tiempo de ejecucin,
Pblica
Accin final que ser socializado entre los miembros del
propuesta
responsables para cada lnea de
CTDLab durante la primera reunin oficial del ao.
trabajo propuesta.
La Secretara tcnica realizar presentacin en medio
Presentacin previa de la
fsico de la propuesta ante la Presidencia del CTDLab, Formato asistencia
7
Secretara Tcnica
propuesta
previa a la reunin de socializacin, con el fin de recoger
a reuniones
sugerencias y ajustes de la misma.
Una vez hecha la presentacin la Secretara tcnica,
8
Trmino para el envo de aportes
CTDLab
recibir de aportes con un plazo mximo de 10 das para Correo electrnico
envo de los mismos.
Se har aprobacin del plan de accin en el marco de la
9
Aprobacin del Plan de Accin
CTDLab
primera reunin oficial del CTDLab, aplica procedimiento
Acta de reunin
Aprobacin de productos.
ANEXOS: No aplica
2

ELABOR
Nombre

Fedra Constanza Rodrguez

Nombre

Martha Alejandra Parra

Cargo/Acta

Profesional
Especializada Secretaria Tcnica
CTDLab.

Cargo/Acta

Asesora Secretara
Tcnica

Firma

APROB

REVIS

Firma

Nombre
Cargo/Acta

Jaime Hernn Urrego

Director Salud Pblica-Secretara
Tcnica

Firma

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBADO POR

2. PROCESOS MISIONALES
PROCESO: Gestin Tcnica
PROCEDIMIENTO: Conformacin y funcionamiento de los equipos tcnicos de trabajo

PROPSITO:
ALCANCE

CDIGO:
GTCYFETT-01
VERSIN:
Definir y priorizar los temas para constituir los equipos tcnicos de trabajo.

01

FECHA: : 15 DE MARZO DE 2013

Este procedimiento aplica para la conformacin y desempeo de los equipos tcnicos de trabajo del Comit, de acuerdo a los temas priorizados, inicia
con la definicin de la temtica y culmina con el seguimiento a las acciones que ste realiza.

Equipo Tcnico de Trabajo: Grupo funcional intersectorial encargado de abordar una temtica especfica en el marco de la ejecucin del plan de
accin con el fin de desarrollar propuestas, iniciativas y generar recomendaciones frente a las necesidades de intervencin que se identifiquen. Podrn
estar conformadas por delegados del Comit o invitados que tengan conocimiento sobre la temtica a tratar.
Integrantes del equipo tcnico de trabajo: Son personas que contribuyen y dan soporte al cumplimiento de los objetivos de la mesa.
DEFINICIONES:
Lder del equipo tcnico de trabajo: Es la persona que asumir el rol de facilitador y orientador de las acciones y funcionamiento de la mesa.
Producto: Se considera que es todo resultado del trabajo del Comit, la Secretara Tcnica, los Equipos Tcnicos de trabajo y las partes interesadas,
como son documentos, actas, agendas, manuales, formatos, propuestas, planes, programas, lineamientos tcnicos, conceptos, directrices,
actualizaciones temticas, entre otros.
GENERALIDADES El reglamento operativo del CTDLab establece que con el fin de dar mayor atencin a temas especficos se conformarn equipos tcnicos de trabajo,
:
quienes harn parte del nivel de anlisis de proposicin y aplicacin del Comit, tendrn voz pero no voto.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
No.

QU?
Actividad

1.

Definir la temtica para el equipo

tcnico de trabajo

Establecer un objetivo general

para el equipo tcnico de trabajo

Definir integrantes del equipo

tcnico de trabajo

Definir lder del equipo tcnico de

trabajo
4

6
7

Definir objetivos especficos para

el equipo tcnico de trabajo

QUIN?
Responsable
Integrantes del
Comit/Secretara
Tcnica
Integrantes del
Comit/Secretara
Tcnica

Integrantes del Comit

CMO? CUNDO?

Registro y/o documento

De acuerdo a las necesidades identificadas al

Acta del Comit/ Formato de
interior del Comit, plan de accin o por una constitucin del equipo tcnico de
situacin particular del contexto.
trabajo.
Con base en las necesidades identificadas
Acta del Comit/ Formato de
en el plan de accin y la temtica especfica a constitucin del equipo tcnico de
tratar.
trabajo.
De acuerdo a las competencias de las
entidades integrantes del Comit, invitados, Acta del Comit /Formato de
partes interesadas en el tema planteado, la constitucin del equipo tcnico de
inscripcin en el equipo tcnico de trabajo trabajo.
ser voluntaria.

Equipo tcnico de
trabajo

De acuerdo al perfil y competencias del

Acta del Comit/ Formato de
comisionado sobre el tema planteado (Slo
constitucin del equipo tcnico de
podr ser lder un Comisionado Oficial del
trabajo.
CTDLab

Equipo tcnico de
trabajo

De acuerdo al anlisis concertado de los Acta / Formato de constitucin del

miembros de la mesa
Equipo tcnico de trabajo.

Equipo tcnico de
trabajo.

De acuerdo al anlisis concertado de los Acta / Formato de constitucin del

miembros del equipo.
Equipo tcnico de trabajo.

Plan de trabajo, cronograma, Equipo tcnico de

responsabilidades,
roles, trabajo/ Secretara

De acuerdo al anlisis concertado de los

Acta / Formato de constitucin del
miembros del equipo, dicha informacin ser

Definir actividades.

Punto de
Control

10

periodicidad de las reuniones.

10

11

12

Informe ejecutivo de avance

enviada a cada entidad participante de la Equipo tcnico de trabajo.

mesa con el fin de generar compromiso.

Tcnica.

Equipo tcnico de
trabajo

Desarrollo de informes ejecutivos peridicos,

e informe final con los productos
Informe
correspondientes. Lo anterior se presentar
ante el Comit cada vez que esta sesione.

Elaboracin y presentacin de
Equipo tcnico de
documentos,
propuestas,
trabajo
lineamientos, conceptos

Remitirse al procedimiento para la revisin y

Documento
aprobacin de productos

Facilitar y orientar el desarrollo

del equipo tcnico de trabajo

Convocando y facilitando el desarrollo del

equipo. Dar cuenta del plan de trabajo del Acta de reunin
equipo

Lder/Secretara
Tcnica

Realizar la secretara tcnica de Secretario (Se elegir

Elaboracin, socializacin y ajustes de actas
las sesiones del equipo tcnico cada vez que sesione el
Acta de reunin
de las sesiones del equipo.
de trabajo
equipo tcnico)
Realizar seguimiento a las
acciones del equipo tcnico de
trabajo

Secretara Tcnica

Reuniones peridicas con el lder de la mesa

Formato de seguimiento

ANEXOS: No aplica
ELABOR

APROB

REVIS

Nombre

Fedra Constanza Rodrguez

Nombre

Martha Alejandra Parra

Cargo/Acta

Profesional
Especializada Secretaria Tcnica
CTDLab.

Cargo/Acta

Asesora Secretara
Tcnica

Firma

Nombre
Cargo/Acta

Jaime Hernn Urrego

Director Salud Pblica-Secretara
Tcnica

Firma

Firma

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBADO POR

11

GRFICO DEL PROCEDIMIENTO

Conformacin y funcionamiento de los equipos tcnicos de trabajo

Comisionados
Secretara Tcnica

Secretara Tcnica del Equipo

Inicio

Identificacin de la
necesidad de
conformacin del equipo
de trabajo

Definicin de las
temticas, objetivos y
productos para cada
mesa de trabajo
Definicin de los
integrantes de cada
Equipo Tcnico de
Trabajo

Definicin del Lder de

cada Equipo Tcnico de
Trabajo

Definicin de objetivos
Cronograma, plan de
trabajo

Registro en el Acta de
reuniones, formato de
Constitucin del Equipo
Tcnico de Trabajo
Realizar la secretara
tcnica de las sesiones
del equipo tcnico de
trabajo

Facilitar y hacer
seguimiento a las
acciones del Equipo
Tcnico de Trabajo

Formato de registro de
Seguimiento

Definicin de la
metodologa de trabajo

Hacer informes de
avance, elaboracin y
presentacin de
documentos, propuestas,
lineamientos, conceptos

Informes peridicos
de avance,
documentos

avance
FIN

12

3. PROCESOS DE APOYO
PROCESO: Gestin Operativa

PROCEDIMIENTO: Formulacin de la agenda de la sesin

CDIGO:

GOFAR-01

VERSIN:

01

FECHA: 15 DE MARZO DE 2013

Definir la agenda de trabajo para las sesiones del Comit.

PROPSITO:

Este procedimiento contempla desde la revisin de los compromisos de las reuniones anteriores, hasta la elaboracin misma de la agenda de
trabajo. Aplica para las reuniones de carcter ordinario y extraordinario.

ALCANCE:

Agenda: Documento que define la relacin sucesiva de la temtica a desarrollarse durante la reunin del Comit.
Producto: Se considera que es todo resultado del trabajo del Comit, la Secretara Tcnica, los Equipos Tcnicos de trabajo, y las partes
interesadas, como son documentos, actas, agendas, manuales, formatos, propuestas, planes, programas, lineamientos tcnicos, conceptos,
directrices, actualizaciones temticas, entre otros.
Equipo Tcnico de Trabajo: Grupo funcional intersectorial encargado de abordar una temtica especfica en el marco de la ejecucin del plan
de accin con el fin de desarrollar propuestas, iniciativas y generar recomendaciones frente a las necesidades de intervencin que se
identifiquen. Podrn estar conformadas por delegados del Comit o invitados que tengan conocimiento sobre la temtica a tratar.
El contenido mnimo de las agendas de todas las reuniones de carcter ordinario y extraordinario del Comit, contemplan los siguientes
componentes, como son: Inscripcin de participantes, apertura del evento, lectura de la agenda, aprobacin del acta anterior, temticas
especficas de la reunin (actualizacin o contextualizacin, seguimiento mesas de trabajo, discusin y aprobacin de productos, proposiciones o
varios) y cierre del evento. (Compromisos y conclusiones)

DEFINICIONES:

GENERALIDADES:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
QU?
Actividad

No.

Contextualizacin
de
temticas del CTDLab

QUIN?
Responsable

las

Priorizacin de temas
Identificar y concretar la
participacin de los equipos
tcnicos de trabajo y otros
actores del Comit que requieran
la presentacin de avances o
aprobacin de producto en el
marco del Comit.
Elaboracin de la propuesta de la
agenda
con
los
puntos
identificados anteriormente, con
un orden y tiempo establecidos.

CMO? CUNDO?

Secretara tcnica
/Vigilancia Salud
Pblica

Revisin de las temticas del Comit relevantes que

requieran algn tipo de intervencin o apoyo, incluidas Formato priorizacin de
las propuestas en el Plan de Accin, as como los
temas
compromisos y asuntos tratados en la reunin anterior.

Presidencia del
Comit

Priorizacin de temas de acuerdo a su impacto,

relevancia y pertinencia, con el fin de identificar Formato priorizacin de
necesidades de actualizacin, revisin, anlisis,
temas
intervencin, entre otros.

Secretara
tcnica/Vigilancia
Salud Pblica

Seguimiento permanente de las actividades del

Comit.

Secretara
tcnica/Vigilancia
Salud Pblica

Definiendo el contenido mnimo de la agenda,

Ajustes y aprobacin de la
agenda

Secretara tcnica,
Presidencia del
Comit

Socializacin la propuesta

Elaboracin
definitiva

Secretara tcnica

Realizar los ajustes segn recomendaciones de la

socializacin

de

la

agenda

Registro y/o
documento

Informes de avance de
los equipos tcnicos de
trabajo, requerimientos
del Comit.

Punto de
Control

Propuesta agenda

Propuesta agenda, acta

de reunin

Agenda

ANEXOS: No aplica
ELABOR

REVIS

APROB

13

Nombre
Cargo/Acta

Fedra Constanza
Rodrguez
Profesional
Especializada Secretaria
Tcnica CTDLab.

Firma

Nombre

Martha Alejandra Parra

Nombre

Jaime Hernn Urrego

Cargo/Acta

Asesora Secretara
Tcnica

Cargo/Acta

Director Salud Pblica-Secretara

Tcnica

Firma

Firma

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBADO POR

GRFICO DEL PROCEDIMIENTO

Procedimientos de definicin de la fecha y agenda de las reuniones
Secretara Tcnica
Presidencia

Inicio

Contextualizacin de
las temticas del
CTDLab

Reunin con Secretara

Tcnica para definir temas

Priorizacin de temas

Formato de priorizacin
de temas, acta de
reunin

Propuesta de Agenda

Elaboracin de la
propuesta de la agenda

Adopta los ajustes y

elabora Agenda

Si

Requiere
ajustes?

No
Agenda y fecha
definitivas aprobadas

FIN

14

PROCESO: Gestin Operativa

PROCEDIMIENTO: Convocatoria de sesin del Comit Tcnico Distrital Intersectorial de Laboratorios.
CDIGO:

GOCR-02

VERSIN:

01

FECHA: : 15 DE MARZO DE 2013

PROPSITO:

Identificar las actividades consecutivas para realizar la convocatoria exitosa a las sesiones del Comit, que propenda por la participacin de todos
los miembros representantes en el mismo.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para la convocatoria de las reuniones del Comit de carcter ordinario y extraordinario, e inicia con la actualizacin del
directorio y culmina con la confirmacin de la asistencia de todos los participantes convocados.

DEFINICIONES:

GENERALIDADES:

Participantes: Son las personas que asisten al Comit, se incluyen los delegados e invitados.
Delegados: Son las personas que han sido delegadas por un acto administrativo para asistir en representacin de las instituciones que integran el
Comit.
Invitados: son las personas que asisten al Comit con el fin de realizar algn aporte (tcnico, legal, entre otros) a la Comit, estos se definirn de
acuerdo a las necesidades y temas a tratar en el Comit.
Partes Interesadas: Son cualquier individuo, grupo u organizacin que forme parte o no del Comit que puedan tener inters directo o indirecto en
las acciones o productos de la misma.
La convocatoria para las sesiones ordinarias del Comit se deben llevar a cabo segn lo establecido por norma cada 6 meses, con el fin de dar
seguimiento a la gestin realizada; sin embargo las reuniones extraordinarias pueden llevarse a cabo si se presenta alguna eventualidad que
requiera que el Comit se rena, o si es solicitada justificadamente por alguno de los miembros del Comit, en caso tal se realiza el mismo
procedimiento.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
QU?
Actividad

No.

QUIN?
Responsable

Actualizacin del Directorio.

Gestin del apoyo logstico para

la ejecucin de la reunin del
Comit

Elaboracin del oficio

invitacin a la sesin.

para

Remisin del oficio de invitacin

por medio fsico y por correo
electrnico a los participantes del
Comit.

CMO? CUNDO?

Registro y/o
documento

Punto de
Control

Realizar contacto telefnico o por correo electrnico

confirmando el nombre de los comisionados, delegados, Formato de directorio
invitados y participantes del Comit, as como la del Comit/ Formato
Secretara Tcnica
actualizacin de todos los datos de contacto. Se tendr
seguimiento
un directorio por separado para comisionados,
convocatoria
delegados e invitados.
Identificar las fuentes financiacin para el apoyo logstico
y realizar las solicitudes correspondientes que Formato de solicitud
Secretara Tcnica
garanticen, el espacio y los insumos necesarios para la de apoyo logstico
realizacin de la reunin.
Oficio de invitacin a la
sesin del
Elaborar el oficio de invitacin dirigida a los invitados y a
Secretara Tcnica
Comit/Formato
cada uno de los comisionados con copia al delegado.
seguimiento
convocatoria
Una vez firmados los oficios de invitacin, se envan a
cada una de las instituciones por medio fsico y por
Formato
de
correo electrnico a los mails de los participantes de la
seguimiento
Secretara Tcnica
reunin. Anexando acta anterior, agenda propuesta y
convocatoria
cuando se requiera copia de producto para revisin por
los participantes

Confirmacin de recibido de las

Se debe realizar una confirmacin telefnica, por mail o Formato
invitaciones por parte de los Secretara Tcnica ambos, del recibido de la invitacin por parte de los seguimiento
participantes del Comit.
participantes del Comit.
convocatoria
Faltando una semana para la sesin del Comit se
Formato
Confirmacin de la asistencia a la
debe iniciar la comunicacin telefnica o por mail con los
seguimiento
Secretara Tcnica
participantes del Comit con el fin de confirmar su
reunin del Comit.
convocatoria
participacin en la reunin

de

de
X

ANEXOS: No aplica

15

ELABOR

REVIS

APROB

Nombre

Fedra Constanza Rodrguez

Nombre

Martha Alejandra
Parra

Cargo/Acta

Profesional
Especializada Secretaria Tcnica
CTDLab.

Cargo/Acta

Asesora
Secretara Tcnica

Firma

Firma

Nombre

Jaime Hernn Urrego

Cargo/Acta

Director Salud PblicaSecretara Tcnica

Firma

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBADO POR

GRFICO DEL PROCEDIMIENTO

Procedimientos de convocatoria a la reunin
Secretara Tcnica

Inicio

Llamada telefnica a cada

institucin miembro del
Comit

Verificacin y
actualizacin de la
base de datos de los
Comisionados

La
SI

Aplica los ajustes y

actualiza la base de
datos

Elaboracin del oficio

para invitacin a la
sesin

Formato seguimiento
convocatoria

Base de
datos requiere
ajustes?
NO

Formato Directorio
del Comit

Base de datos de los

Comisionados
actualizada

Oficio de invitacin a la
sesin de la Comisin
Remisin del oficio de
invitacin por medio fsico
y por correo electrnico a
los participantes de la
Comisin

Formato de Seguimiento
de convocatoria

Confirmacin de recibido
de las invitaciones por
parte de los participantes
de la Comisin.

16

Confirmacin de la
asistencia a la reunin
del Comit

FIN

PROCESO: Gestin Operativa

PROCEDIMIENTO: Verificacin de requisitos previos para el desarrollo de la sesin.
CDIGO:
PROPSITO:
ALCANCE

DEFINICIONES:

GENERALIDADES:

No.

GOVRDR-03

VERSIN:

01

FECHA: : 15 DE MARZO DE 2013

Verificar los requisitos definidos en el Reglamento Operativo del CTDLab para la aprobacin del desarrollo de la sesin
Este procedimiento inicia con la verificacin del qurum y finaliza con la aprobacin de la agenda. Aplica para todas las sesiones del Comit de
carcter ordinario y extraordinario.
Agenda: Documento que define la relacin sucesiva de la temtica a desarrollarse durante la sesin del CTDLab.
Inscripcin: Actividad en la cual cada uno de los asistentes a la reunin del Comit registra sus datos en un formato como evidencia de su
participacin.
Qurum: Es la proporcin o nmero de asistentes que se requiere para que una sesin del Comit pueda comenzar, o adoptar una decisin
formalmente vlida.
Verificacin: Es la comprobacin de que una actividad, procedimiento, tarea, requisito, est bien desarrollada y se ajusta a los parmetros
establecidos.
El Reglamento Operativo del CTDLab establece que para que se pueda dar inicio a una sesin del CTDLab es necesario cumplir con unos
requisitos con el fin de dar soporte y confianza sobre las decisiones que se tomen.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
QU?
Actividad

QUIN?
Responsable

1.

Inscripcin de los asistentes

Todos los asistentes

2.

Verificacin del qurum

Secretara Tcnica

3.

Verificacin de asistencia delegados

oficiales

Secretara Tcnica

4.

Verificacin asistencia del Presidente

del Comit.

Secretara Tcnica

5.

Aprobacin del qurum

Secretara Tcnica

6.

Apertura oficial de la Reunin

Presidente del CTDLab

CMO? CUNDO?
Diligenciando los datos solicitados en el formato
establecido para tal fin.
Con base en la verificacin de asistencia de los
delegados oficiales ante el Comit de las
entidades que la conforman
En caso de no asistir el delegado oficial, el que
lo reemplaza deber tener constancia de
delegacin oficial por la sesin. En esta
delegacin se tendr voz pero no voto.
En caso de que el Presidente del Comit no
pueda asistir a la reunin por motivos de fuerza
mayor, se delegar por consenso a uno de los
Comisionados Oficiales quin la presidir
Ser aprobado el qurum si se cuenta con la
asistencia de la mitad ms uno de los
comisionados delegados oficialmente, en caso
de no contarse con el qurum se deber
cancelar la sesin y realizar nueva convocatoria
lo antes posible siguiendo el procedimiento de
convocatoria de la reunin
Instalacin de la sesin, resaltando aspectos
relevantes segn el contexto

Registro y/o
documento

Punto de
Control

Formato de Registro
de asistentes
Formato de Registro
de asistentes
Constancia de
delegacin por
sesin
Acta de reunin

Acta de reunin

Agenda

17

7.

Lectura de la agenda

8.

Revisin y aprobacin de la agenda

Con base en la agenda planteada segn el

procedimiento Formulacin de la agenda de la
sesin
Se harn las observaciones pertinentes sobre la
agenda y se ajustar en caso de ser necesario,
si no se presentan observaciones se entender
como aprobada

Secretara Tcnica

Comisionados

Agenda

Acta de reunin

ANEXOS: No aplica

APROB

REVIS
Nombre

Fedra Constanza Rodrguez

Nombre

Martha Alejandra Parra

Cargo/Acta

Profesional
Especializada Secretaria Tcnica
CTDLab.

Cargo/Acta

Asesora Secretara
Tcnica

Firma

Nombre
Cargo/Acta

Jaime Hernn Urrego

Director Salud Pblica-Secretara
Tcnica

Firma

Firma

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBADO POR

4.- PROCESO DE EVALUACIN

PROCESOS DE EVALUACIN
PROCESO: Seguimiento y Control
PROCEDIMIENTO: Seguimiento a compromisos

CDIGO:
PROPSITO:
ALCANCE

DEFINICIONES:

GENERALIDADES:

SCSC-01

VERSIN:

01

FECHA: 15 DE MARZO DE 2013

Rastrear, verificar y dar continuidad a los compromisos adquiridos, en el marco del Comit y del desarrollo de los equipos tcnicos de trabajo.
Aplica para todos los compromisos generados en el marco del Comit y en el desarrollo de los equipos tcnicos de trabajo, va desde la
identificacin del compromiso hasta la evidencia de su cumplimiento o avance de acuerdo al plan de trabajo establecido.
Equipo Tcnico de Trabajo: Grupo funcional intersectorial encargado de abordar una temtica especfica en el marco de la ejecucin del
plan de accin y otras iniciativas aprobadas, con el fin de desarrollar propuestas, iniciativas y generar recomendaciones frente a las
necesidades de intervencin que se identifiquen. Podrn estar conformadas por delegados del Comit o invitados que tengan conocimiento
sobre la temtica a tratar.
Lder del equipo tcnico de trabajo: Es la persona que asumir el rol de facilitador y orientador de las acciones y funcionamiento de la mesa.
Integrantes del equipo tcnico de trabajo: Son personas que contribuyen y dan soporte al cumplimiento de los objetivos de la mesa.
Secretara Tcnica: instancia que desempea una labor de apoyo tcnico, operativo y logstico para el desarrollo y seguimiento de las
actividades del Comit.
Producto: Se considera que es todo resultado del trabajo del Comit, la Secretara Tcnica, los Equipos Tcnicos de trabajo, y las partes
interesadas, como son documentos, actas, agendas, manuales, formatos, propuestas, planes, programas, lineamientos tcnicos, conceptos,
directrices, actualizaciones temticas, entre otros.
En el desarrollo de las sesiones del Comit y de los equipos tcnicos de trabajo, se adquieren compromisos por parte de los comisionados de
los diferentes sectores, los cuales son claves en el fortalecimiento del desempeo y de la gestin del Comit. El rol de la Secretara Tcnica es
fundamental para facilitacin del seguimiento de los compromisos adquiridos, en aras del logro de los objetivos trazados.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

No.

QU?
Actividad

QUIN? Responsable

CMO? CUNDO?

Registro y/o documento

Punto de
Control

18

Identificacin
de
compromisos
Secretara
A travs de lectura de actas de
adquiridos por Comisionados y Tcnica/Equipos Tcnicos
sesiones realizadas
Equipos Tcnicos de Trabajo
de Trabajo

Identificacin y seguimiento del estado

de avance de los compromisos

Formato seguimiento de
compromisos, formato
constitucin equipos
tcnicos de trabajo

A travs de lectura de actas de

Formato seguimiento de
reuniones realizadas, informes de
compromisos
avance de los equipos tcnicos.
Desarrollo informes de gestin de
Elaboracin de informe de gestin
Secretara Tcnica/Equipo
Informe de gestin
compromisos
de acuerdo a los compromisos
Tcnico de Trabajo
especfico
adquiridos
Consolidacin de los informes de
Consolidacin de los informes
los equipos tcnicos de trabajo y
Informe de gestin
Secretara Tcnica
dems documentos que den cuenta
consolidado
del estado de avance de los temas.
Se har presentacin del informe
anual de gestin del Comit y de los
Socializacin del informe de gestin
Acta de la sesin del Comit
equipos tcnicos de trabajo del ao
Secretara Tcnica
consolidado
y Memorias.
inmediatamente anterior en la
primera reunin del ao.

ANEXOS:

Secretara Tcnica/Lder
del Equipo Tcnicos de
Trabajo

No aplica

ELABOR
Nombre
Cargo/Acta

REVIS

Fedra Constanza
Rodrguez
Profesional
Especializada Secretaria
Tcnica CTDLab.

Firma

APROB

Nombre

Martha Alejandra Parra

Nombre

Jaime Hernn Urrego

Cargo/Acta

Asesora Secretara
Tcnica

Cargo/Acta

Director Salud Pblica-Secretara

Tcnica

Firma

Firma

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBADO POR

Elabor y adapt: FCRC

Reviso: Martha Parra y Patricia Arce
Aprob: Jaime Hernn Urrego Rodriguez
Bogot, D.C., Marzo 15 de 2013.

19

20