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Cdigo:

PLAN DE CAPACITACIN
MANUAL DE FORMACIN DE INSTRUCTORES
Revisin: 00

DSAC 6.2.2/07

Fecha de emisin: 23/04/08

MANUAL
FORMACIN DE INSTRUCTORES
OBJETIVO
Proporcionar a los Jefes de rea, informacin bsica para aprender a capacitar al personal, esta informacin
deber ser ampliada con su conocimiento del tema y experiencia.

A QUIEN VA DIRIGIDO:
A los encargados y jefes de rea.
Introduccin
La Capacitacin
Ensear y Aprender
La Comunicacin

Los Roles en el grupo


El Plan de Exposicin
El Ejercicio
Resumen

INTRODUCCIN
La capacitacion permite mejorar la eficiencia en el trabajo cuando al personal se le da la oportunidad de
adquirir mayores conocimientos, desarrollar sus habilidades y aptitudes para aumentar sus competencias y
desempear con xito el puesto, as como una mejora personal.
La formacin del instructor de capacitacion incluye como mnimo, el conocimiento del proceso de enseanza
aprendizaje, la comunicacin, los roles que se juegan en el grupo, el uso y elaboracin de material de
apoyo, que son temas que revisaremos en este Manual y adems se propone el Plan de Sesin, que
servir al instructor para optimizar su labor.
LA CAPACITACION
Introduccin
La capacitacion es algo mas que dar informacin; es formar al trabajador. La capacitacion se planea de
acuerdo a las necesidades detectadas y debe ser impartida en condiciones ambientales adecuadas, es
importante la preparacin del instructor, el material de apoyo para ensear y la disposicin del participante
para que asimile y logre el aprendizaje.
Capacitacin.
Son las acciones encaminadas a la preparacin y desarrollo de las capacidades del trabajador para
desempear mejor su puesto.
El primer paso para la capacitacion es definir lo que deseamos lograr, los comportamientos, conocimientos,
habilidades y actitudes que sean formadas o modificadas en el personal.
El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitacin, para
lograrlo, hay que introducir nuevos hbitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de
nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso
continuo, sin fin, permanente.
El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitacin, para
lograrlo, hay que introducir nuevos hbitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de
nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso
continuo, sin fin, permanente.

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ETAPAS DE LA CAPACITACION
DIAGNOSTICAR
Es la identificacin de necesidades de
capacitacion (comportamientos,
conocimientos, habilidades y actitudes
actuales.
Con cuestionarios, entrevista personal,
estudio de la situacin de la empresa, etc.

EVALUAR
Definir los cambios que se dieron,
comparado con lo planeado.
Esta informacin sirve de base para
comenzar el ciclo de la
capacitacion (diagnstico)

PLANIFICAR
Decidir que se hace paso a paso, para llegar al objetivo.
1 Definir las necesidades de capacitacion (por temas).
2 Definir el medio de capacitacion (mdulos, cursos,
trpticos)
3 Programar actividades
Considerar:
1. Tipo de personal (nivel escolar, cultura, edad, etc.)
2. Recursos que se disponen (tiempos, espacios e instructores)
3. Apoyos didcticos (presentaciones, pizarrn, ejercicios, etc.)
4. Disponibilidad del personal

PRESENTAR
Ejecutar lo programado.
Se adapta a las personas que se
capacita, de manera interactiva y en
segmentos cortos

El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitacin, para


lograrlo, hay que introducir nuevos hbitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de
nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso
continuo, sin fin, permanente.
Las condiciones del medio ambiente.
Es importante crear las condiciones ambientales adecuadas para la instruccin: buena iluminacin, libre de
ruido, lugar ventilado, espacio seguro (fuera de riesgo) y cmodo, etc. Aplica para la sesin individual y
grupal.
Si las condiciones no son las adecuadas, se vuelven un obstculo o distraccin para el aprendizaje.
La preparacin del instructor.
Debe tener conocimiento sobre el tema, conocer al personal, cuidar las condiciones en las que se da el
aprendizaje y contar con un plan de exposicin.
El material de apoyo.
Es un material que manipulado, visto y escuchado por el participante que le permite reforzar o mostrar la
idea de manera clara, ya que las personas concebimos el mundo, a partir de la percepcin (con nuestros

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rganos de los sentidos; vista, odo, tacto, gusto, olfato). Si actan mas sentidos en la percepcin, hay
mayor comprensin.
Ejemplos de material de apoyo:
Pizarrn y gis
Presentacin del tema en PC
Presentacin en hojas de papel, tamao rotafolio
Diaporama (imgenes y letreros que se pegan en una superficie)
Materiales demostrativos (una nmina, un condensador, un rompecabezas, etc.)
Ejercicios impresos (para contestar)
La disposicin del participante
El participante debe de sentirse relajado, comprometido e importante en el momento de la capacitacion y en
gran parte depende del trato de su jefe e instructor. La actitud positiva del participante hacia el aprendizaje,
se lo facilitar.
El instructor Ningn instructor es igual a otro, cada quien desarrolla su propia forma de ensear, es una
mezcla de instructor, profesor, entrenador y gua, que encamina al participante hacia algo, el instructor
debe mostrar una actitud de seguridad, esta se la dar:
El conocimiento del tema
Contar con un plan de exposicin elaborado antes de la capacitacion
Creer en lo que est haciendo

ENSEAR Y APRENDER
Puede aplicarse al acto que realiza el maestro, el padre y la madre.

Ensear - del latn insignare

In (en)
Signare (sealar hacia)

brindar una orientacin


sobre qu camino
seguir

Aprender - Es acrecentar nuestro capital de conocimientos. Todo aprendizaje tiene dos fases o

momentos.
A. Comprensin y Fijacin
La capacidad de incorporar y fijar
la idea en la mente

B. Retencin y Evocacin
El tiempo que permanece la idea
para ser evocada

Intervienen la atencin y la
percepcin, determinadas por los
rganos de los sentidos y la
asociacin de eventos y objetos

Interviene la memoria, que se


fija con la repeticin.

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Para que el instructor pueda ensear y el participante aprender, es necesario que
el instructor disponga de las condiciones necesarias para que se d este
aprendizaje:
Condiciones ambientales
Captar su atencin
Considerados
Material didctico de apoyo
dentro del
Repetir los conceptos
plan de sesin
Dar y pedir ejemplos

LA COMUNICACIN
Nos permite el intercambio de informacin, sentimientos, emociones y estados de nimo. Dentro de un
grupo tambin lo hacemos creando un ambiente donde desarrollamos nuestras actividades.

PROCESO DE LA COMUNICACIN

Receptor

Emisor

Mensaje (verbal o
mmico)

Receptor

Emisor

RETROALIMENTACIN

vamos a mejorar!

Receptor es la persona
que recibe e interpreta
el mensaje

pero! cmo?

Emisor es la persona
que emite el mensaje,
con palabras, gestos y
todo el cuerpo

Toda expresin verbal contiene una carga emocional, formada por

asociados a gestos,
posturas, tono de voz, etc.

las experiencias, sentimientos


y emociones, anteriores

Desde que aprendimos las primeras palabras, hasta el aqu y ahora,


constantemente estamos re-significando las palabras
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El instructor tiene que observar en la respuesta del participante, el mensaje que recibi y verificar
que se entendi y su intencin.

LOS ROLES EN EL GRUPO


Cada persona es nica, pero en un grupo cambiamos, asumimos o nos asignan un rol o papel que
hace funcionar u obstaculizar la tarea del grupo. Ejemplos de roles o papeles.
Roles positivos
(facilitan la tarea)
Cooperativo
Participativo
Motivador
Crtico positivo (aporta)

Creativo
Innovador
Comprensivo
Conciliador

Roles Negativos
(obstaculizan la tarea)
Caprichoso
Destructivo
Flojo
Insultante

Chismoso
Mentiroso
Irresponsable
Contestn

La capacitacion en grupo, tiene la ventaja de que el instructor puede fomentar y aprovechar los
roles positivos para el cumplimiento de la tarea y controlar los negativos una vez identificados (dar
la oportunidad del cambio) o en caso contrario, aplicar los correctivos establecidos por la
organizacin.

PLAN DE EXPOSICIN
Antes
Tener claro:
1. La relacin del tema con la
empresa y el rea a su cargo.
2. El objetivo
3.Todo el contenido del tema

Durante
Al trmino
Comenzar con la induccin al tema para Preguntar como les pareci el
interesar al participante (con el uso de tema
ancdotas,
analogas,
ejemplos,
preguntas, etc.)

Preparar el material de apoyo

Seguir el orden de los subtemas

Preparar presentacin en hojas


de rotafolios o en Power Point
con todo el tema para guar la
exposicin

Cuidar la voz:
Volumen (que te oigan)
Tono (variarlo, no montono)
Velocidad (ajustarla para que te
entiendan)
Pararse frente al grupo.
Cuidar los mensajes que mandamos con
nuestra actitud.
Cuidar la comunicacin verbal y mmica.

Solicitar propuestas de mejora


de la exposicin de los temas
Hacer preguntas como
evaluacin

Recomendaciones:
Hablar en forma sencilla, lgica y clara para expresar una idea. Hablar normalmente sin actitudes
teatrales exageradas; dar el nfasis necesario a las expresiones; fsicamente acta con
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normalidad; es decir, sin demasiada rigidez en sus movimientos, pero tambin sin descuidar los
mismos; sin demasiados movimientos frente al auditorio y sin inmovilidad tan caracterstica de
aquellos expositores que se "siembran" en un solo lugar, o que se "atornillan" en la silla del
escritorio.
Terminologa.

Deben utilizarse trminos sencillos al alcance de la comprensin de los participantes.


Cuando sea necesario introducir trminos tcnicos, se debe dar una explicacin clara de su
significado, aplicndolo inmediatamente a expresiones relacionadas con la idea.
Cuando sea posible deben utilizarse sinnimos, haciendo la correspondiente explicacin.

Vicios que se deben evitar:

Titubear: El hacerlo da una sensacin de inseguridad


Evitar las muletillas como este.., he!, bien, mm..., verdad?, etc.
Eliminar palabras innecesarias
No emplear expresiones extraas al auditorio por su academicismo tecnicismo o regionalismo.

Recomendaciones adicionales:

Hablar con entusiasmo


Para evitar la fatiga del auditorio conviene emplear espordicamente el buen humor y relatar
ancdotas ilustrativas e interesantes en relacin con el tema. Naturalmente, todos estos
recursos deben ser preparados de antemano por el expositor y ser incluidos en su plan de
exposicin.

EL EJERCICIO
Los ejercicios tienen como objetivo que el participante aplique lo asimilado en un caso supuesto o real,
cometa los errores necesarios que le indiquen lo que no fue totalmente asimilado para reflexionar, es
importante la gua del instructor.

RESUMEN
Para capacitar al personal, en necesario tener conocimiento de por lo menos algunos elementos
bsicos como el aprendizaje, la comunicacin, los roles o papeles de los individuos en el grupo,
para que el encargado de rea que va a ser el instructor de su personal, pueda impartir la
capacitacion.

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