EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ALIX ENEIDA PREZ CAMARGO

HCTOR RAL PREZ RESTREPO
MARLY CAROLINA HOYOS BOLAOS

UNIVERSIDAD DELQUINDO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
BLOQUE A, IV SEMESTRE
ARMENIA
2015

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

HCTOR RAL PREZ RESTREPO

ALIX ENEIDA PREZ CAMARGO
MARLY CAROLINA HOYOS BOLAOS

TAREA PARA LA MATERIA

GESTIN DOCUMENTAL II
CURSO C160403_03

PROFESOR
JAIRO HERNN DAZ
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
BLOQUE A, IV SEMESTRE
2

ARMENIA
2015
CONTENIDO

OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 5
OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................................................................. 5
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 6
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................... 7
1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? .................................................................... 7
2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN. ..................................... 9
3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS. ............. 15
4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?............................................................................... 15
5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN? ........................................................................................... 16
6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA UNO DE
ELLOS. ............................................................................................................................................ 16
7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA ORGANIZACIN EN LA
CLASIFICACIN? ............................................................................................................................ 17
En la clasificacin de una organizacin las funciones la determinan las series documentales que
corresponden a cada agrupacin documental, porque estas resultan de los actos regulados por
normas de procedimiento, en cumplimientos de los objetivos encomendados a cada
dependencia. ................................................................................................................................. 17
8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN? ...................................... 18
9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES? .................................................................................. 20
10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS
EJEMPLOS DE CADA UNA. ............................................................................................................. 21
11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS ................................................................. 25
12. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES O ETAPAS? ........ 29
13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) LOS
PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y
TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A
LARGO PLAZO, Y VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD
PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA
UNO DE ELLOS E ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS. ....................................................................... 33
3

14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE
DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO).......... 35
15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y
EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU
PRODUCCIN. ............................................................................................................................... 40
16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES
O ETAPAS. ...................................................................................................................................... 42
17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LOS ACUERDOS 03,
04, 05 DE MARZO 15 DE 2013. ...................................................................................................... 43
CONCLUCIONES ................................................................................................................................. 46
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 47

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Aprender a aplicar todos los procedimientos que se requieren en los procesos de
gestin documental, desde el momento teniendo en cuenta todas las etapas del
Ciclo vital de los documentos y los procesos que all se generan.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Conocer conceptos del Ciclo vital de los documentos
Diferenciar todas las fases o etapas que se realizan en los procesos de
gestin documental
Clasificar los archivos de acuerdo orden de procedencia

INTRODUCCIN

Este cuestionario nos ha permitido darnos cuenta que durante todo el ciclo vital
de los documentos se encuentran en etapas o fases y que de ellas se desprenden
un sinnmero de actividades que son la base de todo proceso de gestin
documental. Cada paso que se realiza, tiene una normatividad que est
estandarizada y su aplicacin se rige por los lineamientos que nos muestra el
Archivo General de la Nacin. Para lograr que toda la documentacin que llega a
una unidad documental cumple un objetivo para la cual fue creado y de acuerdo
a la importancia de este es que se toman decisiones de uso y conservacin, ya
que estos documentos se convierten en informacin vital para servir de soporte a
la entidad que los genera.
El trabajo tambin nos permiti tener una visin ms profunda de cmo el
documento tiene esa importancia que se le merece desde el mismo momento en
que se genera hasta que descansa en su disposicin final que puede culminar
con su permanencia definitiva o su eliminacin despus de cierto tiempo.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1. Qu son las agrupaciones documentales?

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son documentos generados por una
entidad administrativa, en la utilizacin de sus funciones las cuales son los
que originan los fondos, secciones, subsecciones, series y subseries
documentales de acuerdo con una estructura orgnica.

FONDO
DOCUMENTAL
SECCION
DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Fig 1. Agrupaciones documentales

Fondo documental. Es la agrupacin documental producido por una

persona natural o jurdica en la realizacin de funciones y actividades.

Fig 2. Fondo documental

Fondos Abiertos: es la documentacin de las entidades administrativas y la

produccin documental es activa.
Fondos Cerrados: es la documentacin de entidades suprimidas la
produccin documental es nula.
Fondos Acumulados: es la documentacin reunida por una entidad en el
transcurso de su vida institucional.
Seccin documental: Es la subdivisin de la seccin documental de una
entidad administrativa o funcional.
Subseccin documental: Es la subdivisin de la seccin documental, con
la segmentacin administrativa, como lo es la oficina, esta tiene como funcin
actividades detalladas dentro de la seccin.
Serie documental: Es la declaracin documental siguiendo actividades
continuas o repetitivas desarrolladas por la entidad, la cual se asocia con un
asunto en particular la cual resulta ser el anlisis del contenido de los
documentos o tienen una funcin especfica como las hojas de vida,
contratos, informes.
Subserie documental: son las unidades documentales que forman parte de
una serie identificndose en forma separada por su contenido y
caractersticas
por
varios
tipos
documentales,
producida
administrativamente.

2. Defina clasificacin, ordenacin archivstica y descripcin.

Clasificacin

Organizacin de Archivos

Ordenacin

Descripcin
Fig.3 Organizacin de Archivos

CLASIFICACIN
Es el primer paso para los procesos de organizacin de archivos para
controlar, conservar la informacin contenida en los documentos para la
utilizacin sea administrativo, jurdica y cientfica.
Clasificacin es un proceso de disposicin en agrupar por sus funciones y la
separacin por sus diferencias al documento para controlar, conservar, la
informacin, mediante el cual se establecen agrupaciones documentales
teniendo en cuenta la estructura orgnica y de sus funciones de la entidad.
La clasificacin documental identifica y establece las series que compone la
agrupacin documental como son los fondos, secciones y subsecciones con
estructura orgnico-funcional de una entidad. Los fundamentos de la
clasificacin es la adaptacin del fondo documental y la estructura de la
entidad, en el manual nos indica que los documentos de archivo son creados
y clasificados.
La clasificacin como proceso archivstico permite reconocer el agrupamiento
de documentos con funciones comunes teniendo como base la estructura
orgnica.
Los fundamentos de la clasificacin son la adaptacin de un fondo
documental y la estructura de la entidad y se produce identificando en la
posicin administrativa en su vinculacin y archivstica (series y unidades

documentales) la cual se ve la reproduccin de documentos en una

institucin.
La clasificacin bien argumentada deber demostrar la aplicacin en los
principios de procedencia identificando las categoras y grupos que plasman
la estructura jerrquica del fondo y las funciones asignadas.

Organigramas
Creacin y supresin de dependencias
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos Internos

Fig. 4. Estructura Orgnica de la Entidad

Funciones: Las funciones en la clasificacin determinan las funciones en las

series para la agrupacin documental que regulan las normas de procedimientos
dando el cumplimiento a los objetivos de las dependencias, en la entidades tienen
funciones especficas como administrativas.

Hasta donde llega la clasificacin

La clasificacin es la creacin de agrupaciones documentales en la cual tiene un
proceso que es el (fondo) y se finaliza con las (series documentales) para lograr
esta conformacin se da como en primer lugar las unidades administrativas y las
funciones que deben cumplir. La clasificacin no decide cmo se arreglan los
documentos dentro de las agrupaciones documentales simplemente menciona
cuales son de la unidad administrativa su funcin y la serie.
PROCESO DE ORDENACION

Es un proceso donde se dispone de los documentos de manera fsica y la

ordenacin de est, tambin se unen las unidades documentales de una serie y
los tipos documentales al interior de un expediente. La ordenacin se da por
medio de las series documentales, en los archivos se utilizan varios sistemas de
ordenacin y se realiza una secuencia, los que ms se utilizan son los numricos,
alfabticos y mistos o alfanumricos.
Sistema de ordenacin: La ordenacin se da a partir de las series
documentales, la cual en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin
como numricos y alfabticos.

10

Fig. 5 Sistemas de Ordenacin

Los sistema de ordenacin numricos ordinal donde se disponen de documentos

en aspecto continuo siguiendo la numeracin que lo identifiquen. Unos claros
ejemplos seran los recibos de servicio pblico como el agua, gas o energa.
GAS
Cuenta interna 0354301
Cuenta interna 0354302
Cuenta interna 0354303

AGUA
Cuenta interna 00829824
Cuenta interna 00829825
Cuenta interna 00829826

Cronolgico: Es un sistema de ordenacin en la cual consiste colocar un

documento detrs del otro consecutivamente con la fecha la cual se tramito,
lugar, ao, mes y da.

2005, 02,15
2005, 03,12
2005, 04,17
11

2005, 05,20
2005, 06,23
2005, 07.12

Fig 6. Imagen del Sistema Cronolgico

Sistema de ordenacin alfabtico (A-Z)

Onomstico: En la ordenacin alfabtica-onomstica es utilizada para series
documentales como los expedientes como lo son las historias clnicas.

Historia clnica

Fig. 7 Modelo Historia Clnica

12

Toponmico (o alfabtico-geogrfico)
Primero que todo se ordena la serie documental alfabticamente por los
nombres de los lugares como el pas, departamento, municipio, localidad o
barrio.
Ejemplo:
Antioquia
Cundinamarca
Meta
Putumayo
Vaups
Sistema de ordenacin mixta
Alfanumrica: se ordena por medio de la serie utilizando el orden alfabtico
y numrico cronolgico aqu los datos se cruzan, siempre estn unidos.
Tambin se puede ordenar de forma mixta (numrica por documento de
identificacin y alfabtica por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a
series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de
personas en entidades con un nmero elevado de empleados o entidades que
prestan servicios a nmeros elevados de usuarios, como Historias Clnicas y
Expedientes Acadmicos de Alumnos.
Series con unidades documentales simples: Estn conformadas por
unidades documentales simples donde tienen su independencia con otras
unidades documentales simples entre si tienen suficiente contenido y
distribuyen los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos
documentales se integran en las series documentales simples donde
sistemticamente son colocados unos con otros pero no comparten la misma
informacin, por medio de la ordenacin se controla su produccin.

(Foliacin de 1 a n)

Ordenacin consecutiva numrica

13

Fig. 8 Series

Series con unidades documentales complejas: Estas son series

conformadas por unidades documentales en la cual se llaman expedientes
estas estn compuestas por tipos documentales muy diferentes entre s pero
se relacionan en un trmite determinado. Sin duda los expedientes son
diferentes unos a otros en la serie y por lo general donde estos son
almacenados en unidades de conservacin, algunos expedientes tienen un
gran volumen donde se deben dividir y ubicarlos en diferentes unidades de
conservacin.

DESCRIPCIN
La descripcin es una tcnica archivstica
donde se representa exactamente la unidad
documental con sus caractersticas internas
que es la informacin y externas, en esta se
da en varias partes conocidos como niveles
de descripcin las cuales corresponden a las
agrupaciones documentales como lo son el
fondo, series, seccin, expedientes y
documentos.
El objetivo dar accesibilidad a los fondos
documentales para proporcionar datos a los
documentos de un archivo.
Descripcin documental: las entidades en
tendrn que elaboran un programa de descripcin documental con distintos
instrumentos que permitan controlar las unidades documentales y as la difusin
y consulta por la poblacin mediante fuentes primarias para la formacin de una
identidad cultural.

14

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

La ordenacin es la disposicin fsica de los documentos donde termina la

secuencia de un documento, determinando que documento va de primero y cual
despus aqu nos da un principio de orden original. Esto nos da que cada
documento debe ser archivado y organizado de acuerdo al orden del rea
productora. El principio de orden se refiere al arreglo de los grupos y series
documentales otro seria la ordenacin de fragmentos individuales que hay en las
series.
La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va
primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y
relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado 1 Y
la organizacin de archivos es un grupo de operaciones tcnicas administrativas
su objetivo es la agrupacin documental y la organizacin de estas de forma
jerrquica con principios orgnicos y funcionales. La diferencia que uno ordena
los documentos y el otro organiza en forma jerrquica estos.

4. Qu se refleja con la clasificacin?

La clasificacin nos refleja por medio de la cartilla de clasificacin documental

que es un grupo con operaciones tcnicas y administrativas que tiene una
finalidad con la agrupacin documental y la importancia de la organizacin,
recuperacin de la informacin contenida de los documentos para la utilizacin
administrativa, jurdica. Tambin la clasificacin implica identificar la procedencia
y funciones de los documentos. La clasificacin nos brinda pautas que permiten
a las instituciones y administradores de documentos tener un sistema de
clasificacin coherente dados a los principios archivsticos, se da facilidad de que
la entidad tenga un sistema de clasificacin documental.

Para la Archivera Espaola Antonia Heredia Herrera, Ordenar es la operacin de unir los elementos o
unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de
antemano

15

5. Qu implica la clasificacin?
La clasificacin implica reconocer o identificar la procedencia de los documentos
segn la estructura orgnica de la entidad y las funciones desarrolladas por esta
la gestin.

Fig. Clasificacin

Las funciones determinan las series que corresponden a la agrupacin

documental. Las funciones ms comunes son administrativas genricas que
sirven como apoyo para las competencias de cualquier entidad y las especificas
se constituyen por su razn de ser siendo diferente de otras, las funciones son
delegadas a las reas tcnicas.
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno
de ellos.
Principio de Procedencia: Es un proceso de clasificacin donde identifica el
productor de documentos puede ser institucionales esto da a la totalidad de
documentos producidos por una entidad y administrativos esto se da por medio
de las dependencias o unidades administrativas. El orden original debe preservar
la ilacin documental respetando la posicin de los documentos con el lugar que
ocupe un trmite especfico que al revisar la unidad documental se vea la
produccin y uso de los documentos.
Institucionales: Estos son (fondos documentes) describen la totalidad de
documentos creados por una entidad.
Administrativos: Son todas las secciones y subsecciones documentales la cual
la procedencia est en las dependencias y son las unidades administrativas a su
vez tienen divisiones o secciones estn organizadas de acuerdo con la estructura
orgnica.
Principio de Orden Original: Este conserva los documentos dentro de cada
serie de acuerdo al orden de los documentos que materializan las funciones y
diligencias y disposicin en lo administrativo de un asunto determinado. La
aplicacin del orden original se aplica a partir del conocimiento de los
16

procedimientos administrativos la cual se da el orden de los documentos

producidos para el desarrollo de un trmite
IMPORTANTE: El principio de procedimiento nos permite saber sobre la
produccin de documentos enfocados en las secciones administrativas y la
asignacin de funciones y el principio de Orden Original nos permite identificar los
procedimientos de los documentos desde su principio hasta el final.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin

en la clasificacin?

En la clasificacin de una organizacin las funciones la determinan las series

documentales2 que corresponden a cada agrupacin documental, porque estas
resultan de los actos regulados por normas de procedimiento, en cumplimientos de
los objetivos encomendados a cada dependencia.
En cualquier entidad hay funciones comunes y especficas.
Las funciones comunes son aquellas funciones administrativas genricas que
nos sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad
(persona, presupuesto, asuntos jurdicos, etc.)
Las funciones especficas, son aquellas que desarrollan la misin de la entidad
y constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquier otra. Estas
funciones son delegadas en las reas tcnicas.
Ejemplo.
El municipio para su funcionamiento y para el cumplimiento de su misin
(organizacin corporativa) adopta una estructura que le corresponde de
acuerdo a su categora.
El municipio realiza obras de infraestructura todo el tiempo y su funcin
est en construir crear dependencias que le brinde desarrollo y progreso
a la comunidad:
- Secretaria de Obras Pblicas
- Secretaria de Cultura y Turismo
- Secretaria de Desarrollo comunitario, etc.
En el proceso de clasificacin, se identifican las funciones de cada
dependencia.

Series documentales. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,

emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencias del ejercicio de unas funciones
especficas.

17

Las series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de

las funciones asignadas a aquellas, debern ejecutarse en la serie que
las ejecut.
Una vez establecidas las series documentales, segn la funcin que las
produjo, se procede a asignar una identificacin que contiene un cdigo
o sigla de la dependencia productora, seguido del asignado a la serie
documental.
Una dispuesto este cdigo se pondr disponer el sistema de clasificacin
para la entidad, qu ser el mismo que se adoptar tambin en las Tablas
de Retencin Documental TRD.

Ejemplo:

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Una unidad de informacin que produce documentos, debe buscar el vnculo

originario y necesario de los documentos que tuvieron en el momento de su
creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y administrativa.

Los documentos deben reflejar la misin, los objetivos y funcionamiento de la

entidad que los produjo, para ello es necesario aplicar los pasos metodolgicos
que son los siguientes:

IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES

En este paso lo primero que debe abordarse es la identificacin de las

Agrupaciones Documentales: FONDO, SECCIN y SUBSECCIN, a partir de la
informacin contenida en los actos administrativos de creacin y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

18

Para la identificacin de un Fondo Documental que corresponde a la totalidad de

la documentacin producida, recibida y conservada por una entidad, es necesario
recopilar informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor, para lo
cual se debe observar:

a)
b)
c)
d)
e)

Fecha de creacin
Fecha de supresin, si es el caso.
Disposicin que ha modificado la estructura de la identidad
Organismo que le han procedido en el desempeo de funciones anlogas
Organismos que heredan competencias.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse

los siguientes fondos documentales.
Fondos abiertos

Fondos cerrados

Fondos acumulados

Son documentos de entidades

administrativamente vigentes

Son los documentos que

pertenecen
a
entidades
suprimidas

Son los documentos que se

renen en una entidad en el
transcurso
de
su
vida
institucional sin ningn criterio
archivstico de organizacin y
conservacin

Los Fondos documentales deben clasificarse separadamente, teniendo en cuenta

que la informacin sobre origen y evolucin del organismo productor es pertinente
a cada fondo. En consecuencia, cada uno ser tratado atendiendo lo sealado
anteriormente.
Hay algunas entidades que asumen funciones de otras que se suprimen y dado
que administrativamente tienen que seguir desarrollando actividades
correspondientes, para adelantarlas deben conocer los antecedentes, que estn
contenidos en la documentacin precedente.
Por la procedencia la documentacin constituir fondos cerrados con limitacin
cronolgica hacia la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no
debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las
funciones, porque estos formaran parte de su propio fondo documental.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Serie documental. Se identifica su funcin y actividad desarrollada por la

dependencia para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar
sus funciones, cada entidad establece trmites y procedimientos administrativos

19

que se reflejan en la produccin documental necesaria para iniciar y finalizar la

accin administrativa.
Cada serie documental est asociada a un asunto en particular, cuya
denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos en torno al
trmite que los generan. La documentacin generada en desarrollo de una serie
documental origina una unidad documental, que reunido con otras de estructura
y contenido homogneo, conforman una serie documental.

9. Qu son unidades documentales?

La unidad documental es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en
las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin
embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad
documental tiene una estructura formal propia que la diferencia de las dems y
un contenido informativo homogneo.
Por ejemplo un Informe, es el documento que registra los hechos o
investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad,
estudio o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razn social,
seguido de la dependencia que lo origina, ttulo, fecha, autor o responsable, texto
y firma.
Los tipos documentales bsicos que conforman el expediente son los que en la
mayora de los casos establecen los Manuales de Procedimientos para el trmite
de un proceso determinado; por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada
expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los
documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta
su retiro. En la organizacin documental, es necesario tener identificados cada
uno de los tipos documentales que se producen o se han producido en cada una
de las oficinas de acuerdo con los trmites, a fin de lograr una correcta
ordenacin de las series documentales.

20

10. Defina unidad documental simple y unidad documental compleja y de

dos ejemplos de cada una.

Series con unidades documentales simples

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos
documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades
documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en s mismas en
cuanto a contenido, aunque comparten entre s los mismos rasgos estructurales
o formales.
Los tipos documentales que integran las series documentales simples son
similares y se colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero
ningn documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el contenido
de cada uno es particular y la informacin es diversa. Su ordenacin permite
controlar su produccin.
Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas,
Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comits, comisiones,
etc., o las circulares administrativas o reglamentarias.
Ejemplo:

Fig. Serie : Resoluciones

Nota: Existen series documentales simples con ordenacin numrica simple

como: Registros Civiles, Nmero de Identificacin Tributaria (NIT).

21

Pasos metodolgicos para su ordenacin

Series con unidades documentales complejas
Son series conformadas por unidades documentales complejas comnmente
llamadas expedientes. Cada uno est compuesto por varios tipos documentales
diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmite determinado. Cada
expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en
unidades de conservacin (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que
existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicndolos en diferentes
unidades de conservacin.

22

Pasos metodolgicos para su ordenacin:

a. Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su

pertenencia al trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico.
b. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el
orden original del trmite.
c. Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de
la serie.
d. Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie.
e. Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de
conservacin de acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado.
f. Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin.
g. Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los
expedientes.
h. Identificacin de las diferentes unidades de conservacin.
Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las rdenes de
pago, las historias laborales, las historias clnicas, las investigaciones
disciplinarias, los procesos jurdicos, contravenciones, licencias de trnsito, etc.

Serie: Investigaciones Disciplinarias

23

Subseries documentales. Es el conjunto de unidades documentales que

forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada
del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo
con el trmite de cada asunto.

La ordenacin de la subserie no difiere de la ordenacin de las series; siguen

los mismos lineamientos establecidos para la ordenacin de la serie.
El conjunto de documentos generado o producido por una unidad
administrativa, forma las series y las subseries documentales, las cuales a
su vez estn integradas por tipos documentales.
Son series documentales complejas:
HISTORIAS LABORALES
HISTORIAS CLNICAS
PROCESOS DISCIPLINARIOS
CONTRATOS
PROCESOS JURDICOS
LICENCIAS DE CONSTRUCCIN

24

11. Defina tipos documentales y de 3 ejemplos

Tipo documental. La unidad documental, archivsticamente es el elemento
fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La
simple, constituida por el mismo tipo documental (vase Series con unidades
documentales simples). La compleja, con la que ms estamos familiarizados, es
el expediente, est integrada por tipos documentales de diversa ndole y que
responden a una secuencia dentro del trmite respectivo (vase Series con
unidades documentales complejas).

El Expediente: Es un grupo de tipos documentales donde tienen un mismo

asunto, este tienen una nocin funcional y probatoria donde se conserva su
integridad. Los expedientes se forman sucesivamente por documentos que se
producen mediante el curso de los trmites, donde tienen una unin causaefecto donde son ordenados de acuerdo con la secuencia respetando el orden
original.
En la gestin administrativa donde las instituciones materializan los
expedientes son utilizados para diferentes procesos jurdicos la cual son las
encargadas de ser justicia llamndolos los EXPEDIENTES. La ordenacin de
los expedientes siguiendo los pasos que se han dado durante su trmite; el
primer documento ser aquel que le ha dado origen, bien sea a travs de una
solicitud o un trmite de oficio, posteriormente se irn aadiendo los
25

documentos que segn el orden y uso se vayan produciendo hasta el que

concluye el trmite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una
disposicin coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que
trata.

26

LA FOLIACIN es una condicin para las transferencias primarias (Archivo de

gestin al Archivo central). Del Archivo Central al Archivo Histrico. El
procedimiento para la foliacin de documentos se debe enumerar de manera
sucesiva ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, etc. Se debe escribir el nmero en la esquina
superior derecha del folio. No subrayar tan fuerte para no daar el documento, en
los anexos impresos se enumeran en un solo folio.
LA FOLIACIN: Son series de agrupaciones de documentos en la cual no se
deben separar tienen una secuencia donde se enumeran las hojas en un orden
consecutivo dando numeracin como 1 hasta infinito es importante en la
organizacin de archivos. La foliacin permite su ubicacin rpidamente del
documento (catlogos, gua e inventarios).

Se debe realizar la Depuracin documental, teniendo en cuenta que se deben

retirar las HOJAS EN BLANCO, las COPIAS IDNTICAS y los FORMATOS SIN
DILIGENCIAR

27

28

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que
atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin
final, siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente.
Para realizar el ciclo se debe hacer con base en los criterios establecidos desde
su creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo,
teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento
(valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administracin y
valor secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica).
La teora del ciclo vital de los documentos sed plante por primera vez en el ao
de 1947 por una Comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes
volmenes de informacin que posean y lo complejo que era el tema de la
localizacin de los documentos no solo en su organizacin sino tambin en la
mayora de las entidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo.
Se formul una teora basada principalmente en tres etapas por las cuales cruzan
los documentos de archivo dentro de una organizacin, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la
informacin que contiene.
Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero que
todava tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como
objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se
puede utilizar como documento investigativo.

29

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin
estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales
son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con
las Tablas de Retencin Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.

Archivo de Gestin

Archivo Central

Archivo Histrico

Los documentos de la
primera etapa forman parte
del archivo de gestin por
ser de uso frecuente. Se
conservan ms o menos
cinco aos.

Los documentos del archivo

central son de uso poco
recuente y no se conservan
ms de cincuenta aos

Los documentos del archivo

histrico
se
conservan
definitivamente.
Corresponde a los archivos
histricos.

Al tener claro el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos

de Archivos es necesario definir los siguientes trminos
Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental es un
listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental es un
listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados Serie:
30

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,

emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas.
Ejemplos:
Historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas..
Dentro de los procesos de clasificacin entran en proceso las fases

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de

alguna gestin y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que
gener la documentacin.
Su lugar de resguardo se encuentra en la propia rea generadora que es el
archivo de trmite.
Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentacin, sta es trasladada
al archivo de concentracin, donde su uso y consulta se convierte en eventual o
espordica.

Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea a los

documentos, ha cumplido su periodo en trmite.
El periodo de conservacin en archivo de concentracin es denominado
precaucional; el tiempo que permanecer resguardado depender de los valores
primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo
31

establecido de acuerdo a la legislacin (Catalogo de Disposicin Documental) que

le competa a la documentacin, conforme a los requerimientos institucionales de
la misma.
En sta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar su guarda
permanente en el archivo histrico o su baja documental.

Previo a esta fase se indica cual ser el destino de la documentacin; estos

pueden ser siguiente: Muestreo, Baja documental, Transferencia, y Traslado al
archivo histrico
En esta etapa inactiva, la documentacin deja de ser utilizada por la dependencia
o institucin y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podr
consultarlo y utilizarlo como una fuente de informacin de investigaciones futuras,
publicaciones de artculos, entre otros.

Valores de documentos de acuerdo a su actividad

Archivo de Gestin
Activa
VALORES PRIMARIOS

-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Tcnico

Archivo Central
Semiactiva
VALORES
PRIMARIOS
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Tcnico

Archivo Histrico
Inactiva
VALORES
SECUNDARIOS
-Histrico
-Cultural
-Investigativo
-Cientfico

El reglamento general de archivos define este concepto as: Etapas sucesivas

por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la
oficia y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo
permanente.

32

13. Segn el artculo 9 del decreto 2609 de 2012 (vinculado en el decreto

1080) los procesos de la gestin documental son: planeacin, produccin,
gestin y trmite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos,
preservacin a largo plazo, y valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos,
visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades
que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
La Corporacin Ayuda Humanitaria es una entidad sin nimo de lucro la cual tiene
proyectos en colaboracin con el Instituto Social de Vivienda y Habitad de Medelln
ISVIMED, entidad pblica del gobierno municipal. Se tomar como ejemplo los
procesos que realizan all en su programa de gestin documental.

Planeacin y produccin
Como bien lo dice el decreto 1080 del 2015 en su artculo 2.8.2.5.9, punto A y B, la
planeacin, comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos
y la produccin comprende el estudio de los documentos en la forma de produccin
o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso
en que acta y los resultados esperados. En lo que pude investigar sobre como
desarrollan el proceso de la planeacin en la Corporacin Ayuda Humanitaria, el
departamento de gestin de calidad es el encargado de disear los formatos,
planillas y documentos que se van a utilizar para el desarrollo de sus actividades,
con previa autorizacin del ISMIMED, han diseado un aplicativo electrnico donde
el CAD y algunos lderes de ciertas dependencias pueden consultar y descargar
estos documentos normalizados para gestionar los respectivos tramites, el
aplicativo se llama Isolucin.

Gestin y trmite
Una vez descargado el documento que se requiere, las dependencias encargadas
de realizar sus respectivos trmites, comienzan a gestionar y a desarrollar dicho
trmite con el ingreso de datos e informacin en los documentos que les
corresponde llenar y crear, previamente descargados del aplicativo Isolucin. Con
estas actividades se comienza un proceso, el cual en cierta etapa determinada, se
renen todos los documentos creados en las diferentes dependencias y as se crea
un expediente.

33

Organizacin
Este proceso se realiza mayormente en el centro documental de la entidad, ya que
all es donde la mayor parte de la documentacin generada por las dependencias,
es enviada para que se ingrese al expediente, en el CAD se crea el expediente, se
rotula y se archiva para atender las consultas y alimentar el expediente con nueva
documentacin. Solo el rea jurdica tiene la autorizacin de ingresar documentos
al expediente, pidindolo en prstamo y devolvindolo una vez se ingrese la
documentacin creada en su dependencia.

Transferencias
Despus de un determinado tiempo, la resolucin de los asuntos se hace presente,
es aqu donde el proceso del expediente termina su trmite, esta clase de
expediente se le conoce como contrato cancelado por solucin definitiva de
vivienda. Una vez el expediente se considere como contrato cancelado, este se
archivara en el centro documental por un ao, ya que el expediente an sigue siendo
consultado por algunas dependencias de la entidad. Pasado un ao, el expediente
es transferido al ISVIMED, que es donde est el archivo central. Las transferencias
documentales, se hacen conforme est estipulado en el minimanual N 4 del Archivo
General de la Nacin y llenando el formato nico de inventario documental.

Disposicin de documentos
Este proceso se realiza en el ISVIMED, ya que el expediente una vez finalizado su
trmite y conservado en el centro documental de la corporacin por un ao, es
transferido al archivo central, que como ya se ha mencionado, est en el ISVIMED.
Lo que se realiza en la Corporacin Ayuda Humanitaria referente a la seleccin, es
el retiro de copias y e instrumentos de control que no afectan en ninguna manera el
trmite.

Preservacin a largo plazo

Las acciones que se toman con miras a preservar la documentacin en la
Corporacin Ayuda Humanitaria son:
- El centro documental est ubicado en un lugar estratgico donde las dependencias
que tienden a consultar ms los documentos estn ms cerca de l.
- Las estanteras son las recomendadas para almacenar la documentacin.
- Se tiene en cuenta la temperatura del cad ya que se distribuyen por todo el centro
documental ventiladores para mitigar el exceso de calor en las horas ms crticas.
34

- Constantemente se hace limpieza a las estanteras para evitar la contaminacin y

el exceso de polvo.
- Si por alguna razn las carpetas estn en mal estado, se cambian para proteger
la documentacin del expediente.
- En el centro documental se prohbe el ingreso de comida y alimentos lquidos para
evitar posibles accidentes de derrame hacia la documentacin.
- El paso de personal al centro documental est restringido por razones de
seguridad y de conservacin.
- Las instalaciones elctricas son adecuadas y estn respectivamente canalizadas
evitando posibles cortos circuitos.
- En el centro documental hay un extintor con agentes qumicos adecuados para
mitigar posibles conatos de incendios y evitar el mximo deterioro posible da la
documentacin.
- En el momento se est llevando a cabo el proceso de digitalizacin con miras a
consultar los documentos de manera electrnica y as evitar la manipulacin fsica
del expediente evitando su deterioro.

Valoracin
Todos los documentos que se generan en la Corporacin Ayuda Humanitaria, tienen
valores primarios, ya que estos atiende a una necesidad administrativa con miras a
la resolucin de sus asuntos, adems, la documentacin al ser transferida a otra
entidad (al ISVIMED), no se tiene conocimiento de la valoracin que le dan en su
respectiva tabla de retencin o si dicha informacin est destinada a conservarse
de manera definitiva, alcanzando valores secundarios.

14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y cules son los procesos de la gestin documental que
se desarrollan en cada fase (archivo de gestin, archivo central e histrico).
Los archivos se clasifican en tres fases o momentos, adems de contener algunos
procesos que deben cumplir, a continuacin se describirn las etapas de los
archivos y los procesos que interactan en cada una de estas etapas.

35

Archivo de gestin

Segn lo definen el acuerdo 027 de 2006, el archivo de gestin es el Archivo de la

oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa. En esta etapa del archivo se desarrollan los
siguientes procesos:
Planeacin
En este proceso los documentos se valoran y se analizan en todos sus contextos
con el propsito de analizar su logro legal, funcional y archivstico.
Produccin
Aqu se analiza la forma de produccin o ingreso de datos que va a tener el
documento, adems se analiza quien lo producir y que objetivo tendr.
Gestin y trmite
En este proceso, es cuando el documento comienza a generar un trmite y cumple
el objetivo para el cual fue creado, adems de analizar su forma de consulta y
recuperacin, todo esto hasta la resolucin de los asuntos.

36

Organizacin
En este proceso la documentacin se describe, se organiza y se ubica de tal manera
que su recuperacin, consulta y seguimiento sea coherente practico y eficaz.
Transferencia
En este proceso, se realizan varias actividades para transferir la documentacin de
una fase del archivo a otra, cumpliendo con una serie de requisitos y estndares
establecidos para poder realizar dicha transferencia. Uno de los objetivos
principales de este proceso es optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando
la aglomeracin de documentos en las oficinas o el centro documental,
principalmente se transfieren los documentos cuyo uso es poco frecuente.

Disposicin de documentos
Segn lo describe el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 (vinculado en el decreto
1080), seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservacin temporal, permanente o a su
eliminacin de acuerdo a lo
establecido en las TRD o en las TVD.

37

Valoracin
En este proceso los documentos son valorados segn su funcin, los cuales pueden
tener valores primario o secundarios. Este proceso es aplicable a todos los dems
procesos de la gestin documental.

Archivo central

El acuerdo 027 de 2006 describe el archivo central de esta manera, Unidad

administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin
y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y
cuando su consulta es constante. En esta etapa del archivo se manifiestan y se
desarrollan los siguientes procesos:
- Organizacin
- Transferencia
- Disposicin de documentos
- preservacin a largo plazo
- valoracin
38

Archivo histrico

Se define como archivo histrico en el acuerdo 027 de 2006 de la siguiente manera,

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la
documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos
histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
En esta fase del archivo se desarrollan los siguientes procesos:
- Organizacin
- Disposicin de documentos
- Preservacin a largo plazo
- Valoracin

39

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin.
- El primer documento es: Un expediente elaborado en la corporacin ayuda
humanitaria
Esta entidad necesita recoger ciertos datos de una familia en condiciones de
vulnerabilidad y que habitan en una zona de riesgo, esto, con el objetivo de poder
brindarles un auxilio o subsidio de arrendamiento temporal hasta que se les d
solucin definitiva de una vivienda digna. Para ello, elabora un documento en el cual
se registrar toda la informacin sobre las condiciones de habitabilidad de dicha
familia, se registran todos los datos personales e informacin general del lugar
donde habitan, esta planilla tiene como nombre ficha social
El encargado de elaborar este documento es un tecnlogo en promocin social, este
visita el lugar donde habita la familia y realiza una encuesta, la cual se registra en
la ficha social. Una vez elaborado este documento, pasa a ser parte de un
expediente donde hay documentos relacionados con la aprobacin del subsidio, es
aqu donde comienza el trmite de este documento ya que es revisado y aprobado
por un abogado, si el caso de la familia es viable, se les empieza a pagar el subsidio
de arrendamiento temporal, esto se hace cada tres meses hasta que les otorga una
vivienda de inters social. Durante todo este proceso el expediente es consultado
por varias dependencias de la entidad, adems cada tres meses el expediente es
alimentado con ms documentos a medida que va evolucionando el proceso, es por
eso que el expediente se conserva en el archivo de gestin.
Cuando la familia ha sido favorecida y se le ha otorgado una vivienda, el expediente
pasa a llamarse contrato cancelado por solucin definitiva de vivienda, en esta
etapa del trmite el expediente es conservado en el archivo de gestin por un ao,
luego es transferido al archivo central, este archivo central est a cargo del Instituto
Social de Vivienda y habitad de Medelln, aqu la Corporacin Ayuda Humanitaria
pierde todo contacto con el expediente ya que pasa a ser responsabilidad del
ISVIMED.

40

- El segundo documento es un acta de comit de la empresa g4s data

sucursal Medelln.
Cada mes, el comit tcnico de la empresa, se rene con el objetivo de elaborar
planes estratgicos para la venta de productos y soluciones en todo lo que tiene
que ver con la administracin documental, una vez terminada la reunin y elaborada
el acta, el documento pasa al archivo de gestin y es conservado durante 2 aos ya
que con estas actas se realizan informes trimestrales y anuales. Estos tiempos
estn establecidos en su respectiva Tabla de Retencin. Una vez cumplido el
tiempo, el acta pasa al archivo central, el cual est en la sede principal ubicada en
la ciudad de Bogot, esto quiere decir que cada dos aos las actas de comit son
enviadas en transporte de seguridad desde la sucursal Medelln a la sede principal
de Bogot.
- El tercer documento es una comunicacin oficial recibida y dirigida a la
empresa XM. Filial de isa.
Para la VIII conferencia internacional de energa renovable, que fue celebrada en el
palacio de las convenciones en la Habana, varios directivos e ingenieros de la
empresa XM, fueron invitados a participar en ella. La carta de invitacin, que es una
comunicacin oficial, se recibe en el centro documental de esta entidad, aqu es
radicada, se guarda la original y la copia es remitida a sus respectivos destinatarios.
Por el alto volumen de este tipo de documentos que entran a la entidad, anualmente
se transfieren al archivo central, el cual es una entidad outsourcing que presta
servicios de almacenamiento y administracin de documentos. Si por algn motivo
una comunicacin debe ser consultada y esta fue transferida al archivo central, se
hace el respectivo requerimiento para que esta entidad realice el envo del
documento lo ms pronto posible.

41

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Primero que todo, identificaremos las fases o etapas de los documentos, las cuales
son:
Archivo de gestin
Segn lo definen el acuerdo 027 de 2006, Archivo de la oficina productora que
rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa. En el archivo de gestin, es donde los documentos son elaborados
con el fin de cumplir y dar solucin a una necesidad mediante un trmite, estos
permanecen en el archivo de gestin hasta que el trmite haya finalizado o hasta
que su consulta por parte de las oficinas productoras u otras dependencias deje de
ser frecuente. En esta fase del archivo los documentos tienen un valor primario, que
pueden ser:
-

Administrativo
Contable
Fiscal
jurdico
Legal
tcnico
testimonial

Una vez los documentos hayan finalizado el trmite y su consulta sea muy poco
frecuente, los documentos pueden pasar entonces a la segunda fase que es el
archivo central.
Archivo central
La definicin que da el acuerdo 027 de 2006 para este archivo es, Unidad
administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin
y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y
cuando su consulta es constante. El objetivo principal en esta etapa, es conservar
la documentacin por un determinado tiempo, segn lo establecido en las Tablas
de Retencin, ya que continan siendo vigentes. En esta fase del archivo los
documentos se conocen como semiactivos y sus valores siguen siendo primarios,
luego de cumplir el tiempo establecido por las TRD, los documentos pasan a la
tercera etapa.
Archivo histrico
el glosario del acuerdo 027 de 2006, define este archivo de la siguiente manera
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la
documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
42

ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos

histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
Cuando la documentacin pasa a esta fase del archivo, la documentacin se
conserva definitiva y permanentemente con el objetivo de servir como fuente de
investigacin y testimonio para las futuras generaciones. En el archivo histrico los
valores de los documentos son secundarios, los cuales son:
-

culturales
histricos
cientficos

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los acuerdos

03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
- Se adopta y reglamenta el comit evaluador de documentos del AGN.
- Este comit es el responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de
los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas
y velar por su conservacin permanente.
- Entre los integrantes ms destacados que conforman el comit estarn:

el director de patrimonio del ministerio de cultura

un representante de los investigadores del AGN
un historiador designado por la academia colombiana de historia
un archivista designado por el colegio colombiano de archivistas

- Algunas de las funciones ms relevantes del comit evaluador de documentos son:

servir de rgano asesor del AGN para estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos y emitir un concepto sobre las consultas
relacionadas con los tiempos de conservacin, sobre los valores
testimoniales, informativos, culturales, cientficos e histricos de los
documentos que hacen parte de los archivos de las entidades pblicas.
Pronunciarse sobre las listas de documentos para eliminar, publicadas por
las entidades pblicas y atender las objeciones presentadas por los
ciudadanos a la eliminacin de dichas listas.
Promover las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y
evitar las prcticas que atenten contra la preservacin y conservacin del
mismo.

43

Acuerdo 04 de 2013

- Modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin,

aprobacin e implementacin de las TRD y las TVD.
- Este acuerdo aplica a las entidades del estado de orden nacional, departamental,
distrital y municipal, tambin aplica a las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas.
- Las TRD y las TVD, debern ser elaboradas por profesionales en diferentes
disciplinas como la archivstica, historia, derecho, administracin pblica, ingeniera
industrial, entre otras.
- Tanto las TRD como las TVD deben llevarse a cabo a partir de los cuadros de
clasificacin documental de cada entidad, siguiendo la estructura orgnico
funcional de esta.
- Se presentan los casos en los cuales las tablas de retencin deben actualizarse.
- Se presentan los procedimientos que se deben cumplir para la eliminacin de
documentos basada en la tabla de retencin.

Acuerdo 05 de 2013
- Se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin
de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas.
- Dichas entidades deben de elaborar el cuadro de clasificacin documental en los
que se representan los siguientes niveles:
Fondo
Subfondo
Seccin
Subseccin

Serie
Subserie
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple

- Se dan las pautas para la clasificacin documental en los archivos de gestin,

central y el archivo histrico.
- La ordenacin se har teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden
original e integridad de los fondos.

44

- La consulta y visualizacin de los fondos documentales, deben de estar

disponibles a toda la ciudadana mediante instrumentos de descripcin a travs
de sus pginas web.
- Se presentan los instrumentos de descripcin archivsticos como son:
Censo
Inventario

Catalogo
ndice

- Se presentan las reas de descripcin que se deben registrar segn las

necesidades de cada entidad, las cuales son:
rea de identificacin
rea de contexto
rea de contenido y estructura
rea de condiciones de acceso

rea de documentacin asociada

rea de notas
Descriptores con funciones
rea de control de la descripcin

- Se dan los pasos para el desarrollo de un proyecto de descripcin documental.

- Se presentan pautas y principios para implementar sistemas automatizados de
descripcin documental.

45

CONCLUCIONES
Con este trabajo se pretendi establecer la clasificacin, ordenacin y
descripcin documental y la funcin que tiene cada uno en su proceso
administrativo, jurdico en la cual se ver reflejado en el trabajo y detallando
cada proceso por medio del manual de clasificacin y ordenacin documental.
Tambin nos permiti conocer cmo se clasifican los archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos que se desarrollan en cada
fase del archivo, otro tema interesante fue tener la oportunidad de conocer los
lineamientos generales y ms relevantes de algunos acuerdos que hacen
referencia al comit evaluador de archivo del AGN, aspectos importantes sobre
las TRD y las TVD y sobre los criterios bsicos de la clasificacin, descripcin y
ordenacin documental, Informacin crucial que debemos tener en cuenta en
nuestra labor como profesionales y gestores de la informacin.
Llama la atencin en este cuestionario que es terico-prctico y que a pesar de
que se encuentra mucha informacin en diferentes fuentes hay que saber
entender que todos los documentos pueden cambiar su fin de acuerdo su misin
para la cual fueron generados.
Nos pareci que el trabajo llena todas las expectativas de aprender el ciclo vital
de la documentacin en las unidades documentales.

46

BIBLIOGRAFIA
Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013. Por la cual se reglamenta parcialmente el
decreto 2678 de 2012, se adopta y reglamente el Comit evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Recuperado en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_03_DE_2013.pdf

Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente

los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas
de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental. Recuperado
en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_04%20DE%202013.pdf

Acuerdo AGN 005 del 15 de marzo de 2013. Por la cual se establecen los criterios
bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras
disposiciones. Recuperado en:
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cartilla de Clasificacin Documental,

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GODOY de Lozano y Lpez vila, Maria Imelda. Cartilla de clasificacin

documental. En Archivo General de la Nacin. Divisin de clasificacin y
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Wilson Daro Martnez Villarraga.
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48