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Gua para la
auditora archivstica
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Gua para la
auditora archivstica
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Contenido
PRESENTACIN
OBJETIVOS
MBITO DE APLICACIN
MTODO DE APLICACIN
11
11
13
14
MARCO NORMATIVO
15
GLOSARIO
18
ANEXOS
26
PRESENTACIN
El Archivo General de la Nacin (
) lleva a cabo una estrategia para incentivar
el cumplimiento normativo y de los procesos tcnicos de la gestin documental
en la Administracin Pblica Federal (
). Esto tiene como objetivo consolidar
los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las lneas de accin
del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el cual determina que las
instituciones de la
deben establecer modelos giles, sistemticos, ordenados y
eficientes para gestionar la informacin. Para ello es necesario:
Coordinacin de la
estrategia.
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General.
Lneas de accin
General.
Coordinacin de la
estrategia.
OBJETIVOS
Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los rganos
Internos de Control ( ) verificar y evaluar los procesos encaminados a la
clasificacin, organizacin, seguimiento, localizacin, transferencia, resguardo,
conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio,
emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.
Evaluar el cumplimento normativo y los procesos tcnicos archivsticos que
deben cumplir las dependencias y entidades de la
para garantizar la
integridad, accesibilidad y conservacin de los documentos a travs de sistemas
modernos de gestin documental.
Valorar las actividades desempeadas dentro del sistema institucional de
archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivsticos y
estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestin documental.
MBITO DE APLICACIN
Esta gua es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la
para la planeacin, ejecucin y documentacin de las revisiones de control que
en materia de archivos.
realicen los
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MTODO DE APLICACIN
Se utilizarn cdulas analticas para la verificacin de los procesos archivsticos en
el rea coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trmite,
concentracin y, en su caso, histricos, de los sujetos obligados establecidos en el
artculo 4, fraccin
de la
.
En las cdulas de verificacin se deber anotar cumple, cumple parcialmente
o no cumple con las disposiciones, segn sea el caso. Asimismo, se debern
describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones
correspondientes.
La aplicacin de la presente gua se realizar de la siguiente forma:
Entrevista en sitio. Aplicacin del cuestionario de diagnstico al coordinador de
archivos y a los responsables del archivo de trmite, concentracin y, en su caso,
histrico.1
Inspeccin fsica. Realizar visitas de inspeccin a los archivos de trmite,
concentracin y, en su caso, histricos.
Revisin de documentos y registros. Se verificar que se d cumplimiento a la
normatividad en materia de archivos.
La informacin recopilada a travs de estos elementos debe ser analizada y
relacionada entre s, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los procesos archivsticos de la institucin.
1 Vase anexo A.
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1.
2.
3.
4.
5.
2 Vase anexo 1.
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3 Vase anexo 2.
4 Vase anexo 3.
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5 Vase anexo 4.
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6 Vase anexo 5.
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MARCO NORMATIVO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley Federal Archivos.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental.
Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal, la Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas
de la Presidencia de la Repblica y los rganos desconcentrados donarn, a la
Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a
su servicio cuando ya no les sea til, a ttulo gratuito.
Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del
.
Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos
Abiertos de la Administracin Pblica Federal.
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GLOSARIO
Administracin de documentos. Metodologa destinada a planear, dirigir y
controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y disposicin final
de los documentos de archivo, con el propsito de lograr eficiencia en el manejo de
los mismos a lo largo de su ciclo vital. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su
creacin hasta su depsito definitivo en el archivo histrico o su eliminacin.
Archivo. Se consideran tres acepciones:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos
o recibidos por persona sica o moral, organismo pblico o privado en el
ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores
para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institucin de archivos
competente en razn de su valor archivstico.
Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y
difusin de diversos archivos; por ejemplo el
.
Edi icio o parte de un edi icio donde los documentos son conservados.
Archivo de trmite. Unidad responsable de la administracin de documentos
de uso cotidiano (activos) y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
institucin. Resguarda la documentacin en etapa activa. Es tambin conocido como
archivo de gestin o primario.
Archivo de concentracin. Resguarda los documentos de consulta espordica
(semiactivos) que se reciben de los archivos de trmite y los conserva
precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. Tambin se le conoce
como archivo semiactivo, intermedio o secundario.
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ANEXOS
ANEXO A
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Cdigo postal:
Delegacin o municipio:
Colonia:
Calle:
Nombre de la institucin:
REA DE IDENTIFICACIN
28
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Telfono y extensin:
Cargo:
Nombre:
No
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
29
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I.
2.
3.
4.
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
30
31
5.
6.
7.
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No sabe
No
No sabe
Por tema
Por asunto
Otro
Visual
Sonoro
Electrnico
Papel
10.
11.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 7 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin oficial
que establece los criterios para el control de la produccin documental en soporte electrnico y quin la emiti.
8.
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9.
32
13.
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12.
33
No sabe
No
No sabe
No
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II.
14.
15.
No sabe
rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas
Unidad administrativa
rea coordinadora de
archivos de la institucin
No sabe
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
34
17.
18.
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16.
35
No sabe
No
No sabe
Parcialmente
No
Otro
Orgnico-funcional
Por organigrama
Por funciones
20.
21.
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19.
36
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas
rea coordinadora de
archivos de la institucin
AGN
23.
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22.
37
No sabe
No
24.
38
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Nmero consecutivo
Nmero de caja
Serie
Seccin
Valor primario
rea de procedencia
Unidad administrativa
Dependencia o entidad
Ubicacin topogrfica
Nmero de transferencia
Fecha de transferencia
Nmero de pgina
Tipo de inventario
Ttulo
24.
39
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Observaciones
Vigencia documental
Periodo de trmite
Nmero de expediente
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III.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
25.
Parcialmente
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
40
26.
41
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Ubicacin topogrfica
Vigencia documental
Valor documental
Fecha de cierre
Fecha de apertura
Subserie
Serie
Subseccin
Seccin
Fondo documental
Unidad administrativa
28.
29.
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27.
42
No sabe
Cdigo de barras
Subserie
Serie
Seccin
No sabe
Parcialmente
No
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IV.
30.
31.
32.
33.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
43
35.
36.
37.
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34.
44
No sabe
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
39.
40.
41.
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38.
45
No sabe
No
No sabe
No sabe
No
No sabe
No
44.
45.
No sabe
No
No sabe
No
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 41 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin que
establece los criterios para la valoracin documental y quin la emiti.
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43.
42.
46
46.
47
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Unidad de Contabilidad
Gubernamental-SHCP
rea coordinadora de
archivos de la institucin
AGN
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V.
47.
48.
49.
No sabe
No
No sabe
Se contrata el servicio
El archivo histrico
Personal de la institucin
No sabe
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
48
49
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 50 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.
51.
No sabe
No
50.
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VI.
DE LA TECNOLOGA
52.
53.
54.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
50
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 57 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.
56.
57.
58.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
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55.
51
60.
59.
52
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El Cuadro general de
clasificacin archivstica y
el Catlogo de disposicin
documental
No sabe
No
61.
60.
53
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Catlogo de disposicin
documental
Cuadro general de
clasificacin archivstica
Fechas extremas
Documentos en cualquier
tipo de formato electrnico
62.
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61.
54
Solicitud de consulta
de expedientes que se
encuentran en el archivo de
concentracin
Catlogo de caducidades
Inventario de expedientes
consultados
Bajas documentales
Inventarios de transferencia
primaria y secundaria
63.
55
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Admite modificaciones
de los datos capturados
para corregir errores,
mediante la autorizacin del
administrador del sistema
Permite la bsqueda de
expedientes y documentos
65.
66.
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64.
56
No sabe
No
No sabe
No
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VII.
ORGANIZACIN ESTRUCTURAL
67.
68.
69.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
57
71.
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70.
58
Total
Otras
Subdirecciones
Direcciones de rea
Direcciones generales
adjuntas
Direcciones generales
Subsecretaras
Oficina
Nm. de
archivos
73.
74.
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72.
59
Otro
Operativo
Enlace
Jefatura de departamento
Subdireccin
Direccin de rea
No sabe
No
No sabe
No
76.
77.
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75.
60
Conservacin
Descripcin
Ordenacin
Clasificacin
Identificacin
Integracin de expedientes
No sabe
No
No sabe
Parcialmente
No
78.
79.
80.
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77.
61
No sabe
No
No sabe
No
Transferencia documental
primaria
82.
83.
84.
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81.
62
No sabe
No
No sabe
No
Otro
Operativo
Enlace
Jefatura de departamento
Subdireccin
Direccin de rea
No sabe
No
86.
87.
88.
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85.
63
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Transferencia documental
Conservacin
Descripcin
Elaboracin de inventarios
90.
91.
92.
Gua para la
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89.
64
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Otro
Operativo
Enlace
Jefatura de departamento
Subdireccin
Direccin de rea
94.
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93.
65
Restauracin
Expurgo
Conservacin
Descripcin
Elaboracin de inventarios
No sabe
No
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VIII.
RECURSOS HUMANOS
95.
96.
No sabe
No
Otro (especifique)
Personal de prcticas
profesionales
Personal de confianza
Personal operativo
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
66
98.
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97.
67
Ms de 50 personas
41 a 50 personas
31 a 40 personas
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
100.
101.
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99.
68
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
No sabe
No
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Nm.
103.
Gua para la
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102.
69
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Ms de 50 personas
41 a 50 personas
31 a 40 personas
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
Nm.
105.
106.
Gua para la
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104.
70
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
No sabe
No
108.
109.
Gua para la
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107.
71
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
No sabe
No
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Nm.
111.
Gua para la
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110.
72
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Ms de 50 personas
41 a 50 personas
31 a 40 personas
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
Nm.
113.
114.
Gua para la
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112.
73
Otro
Empresa especializada
Otro personal de la
institucin
Coordinador de archivos
No sabe
No
No se ha recibido en los
ltimos tres aos
No sabe
No
Gua para la
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IX.
115.
116.
117.
118.
Ventanas
Aire acondicionado
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
74
120.
121.
122.
Gua para la
auditora archivstica
119.
75
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
124.
125.
126.
127.
Gua para la
auditora archivstica
123.
76
Ventanas
Aire acondicionado
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
129.
130.
131.
Gua para la
auditora archivstica
128.
77
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
133.
134.
135.
136.
Gua para la
auditora archivstica
132.
78
Ventanas
Aire acondicionado
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
138.
139.
140.
Gua para la
auditora archivstica
137.
79
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
142.
143.
Gua para la
auditora archivstica
141.
80
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Gua para la
auditora archivstica
X.
144.
145.
No sabe
Sexenal
Trianual
Bianual
Anual
No sabe
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
81
146.
82
Gua para la
auditora archivstica
Otro
Procesos tcnicos
Gestin de riesgos
Desarrollo tecnolgico
Infraestructura
Profesionalizacin
Gua para la
auditora archivstica
XI.
147.
148.
149.
No sabe
No
No sabe
No
No hay acceso
Bajo
Medio
Alto
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
83
151.
152.
153.
Gua para la
auditora archivstica
150.
84
No sabe
No
No sabe
No
No hay acceso
Baja
Media
Alta
No sabe
No
155.
156.
157.
Gua para la
auditora archivstica
154.
85
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Gua para la
auditora archivstica
XII.
158.
159.
160.
161.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
86
163.
164.
165.
Gua para la
auditora archivstica
162.
87
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
167.
168.
169.
Gua para la
auditora archivstica
166.
88
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
ANEXO 1
Gua para la
auditora archivstica
MM
AAAA
Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo,
de manera conjunta con las unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y entidad, a fin de
garantizar la organizacin, disponibilidad, localizacin, integridad y conservacin de los archivos.
DD
Objetivo:
Fecha:
Rubro:
Nm. de revisin:
90
1.1.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
91
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un rea
coordinadora de
archivos.
Actividad
LFA.
Lineamiento sexto,
prrafo 1 de los
Lineamientos generales
para la organizacin
y conservacin
de los archivos de
las dependencias
y entidades de la
Administracin Pblica
Federal (LGOCADEAPF).
Artculo 10 de la
Fundamento
legal
Cumple
1.1.
Nm.
92
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Numeral 17,
fraccin I del Manual
Administrativo de
Aplicacin General
en las Materias de
Transparencia y de
Archivos (MAAGMTA).
Lineamiento sexto,
prrafo 2 de los
LGOCADEAPF.
Artculo 11 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.1.
Nm.
93
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
1.2.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
El responsable del
rea coordinadora
de archivos formar
parte del Comit de
Informacin de la
dependencia o entidad
como asesor en materia
de archivos, con voz y
voto.
94
Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos cuente con
estudios de nivel
licenciatura.
Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos forme parte del
Comit de Informacin,
como asesor en materia
de archivos, con voz y
voto.
Actividad
Artculo 8 del
Reglamento de la LFA.
Artculo 11 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.2.
Nm.
95
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar que se
notifique al AGN la
designacin del titular
del rea coordinadora
de archivos.
Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos cuente con
conocimientos en
archivstica.
Actividad
Artculo 9, fraccin
II, prrafo tercero del
Reglamento de la LFA.
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Procedimiento
Elaborar y someter
a autorizacin del
Comit de Informacin,
o su equivalente, el
establecimiento de
criterios especficos en
materia de organizacin
y conservacin de
archivos; as como de
los expedientes que
contengan informacin
y documentacin
clasificada como
reservada y/o
confidencial, a fin de
asegurar su integridad.
1.3.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
96
Lineamiento sexto,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 7 del
Reglamento de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.3.
Nm.
97
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamiento sexto,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Procedimiento
Elaborar o actualizar,
en coordinacin con
los responsables de los
archivos de trmite,
de concentracin y,
en su caso, histrico,
el Cuadro general de
clasificacin archivstica,
el Catlogo de
disposicin documental,
los inventarios
documentales y la Gua
simple de archivos.
1.4.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
98
Lineamientos
sexto, fraccin III;
decimotercero, fraccin
I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
1.4.
Nm.
99
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar que la
dependencia o
entidad cuente con el
Catlogo de disposicin
documental.
Actividad
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.
Lineamientos
sexto, fraccin III;
decimotercero, fraccin
II y decimosptimo,
prrafo primero de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
1.4.
Nm.
100
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar que la
dependencia o
entidad cuente con los
inventarios generales
de expedientes, de
transferencia y de baja.
Actividad
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.
Lineamiento
sexto, fraccin III y
decimotercero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
1.4.
Nm.
101
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar que el
Catlogo de disposicin
documental est
validado y registrado por
el AGN.
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con la Gua
simple de archivos.
Actividad
Lineamientos
decimotercero, fraccin
II, y decimosptimo,
prrafo primero, de los
LGOCADEAPF.
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.
Lineamientos sptimo y
decimotercero, fraccin
IV de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Establecer y desarrollar
un programa de
capacitacin y asesora
archivstica para el
sujeto obligado.
1.5.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
102
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un programa
de asesora archivstica
para los responsables de
los archivos de trmite,
concentracin y, en su
caso, histrico.
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un programa
de capacitacin para
los responsables de los
archivos de trmite,
concentracin y, en su
caso, histrico.
Actividad
Lineamiento sexto,
fraccin V de los
LGOCADEAPF.
Lineamiento sexto,
fraccin V de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con el Plan
Anual de Desarrollo
Archivstico.
Procedimiento
Elaborar y presentar al
Comit de Informacin,
o equivalente, el Plan
Anual de Desarrollo
Archivstico, en el que
se contemplen las
acciones a emprender
a escala institucional
para la modernizacin
y mejoramiento
continuo de los
servicios documentales
y archivsticos, el cual
deber ser publicado
en el portal de internet
de cada institucin, as
como sus respectivos
informes anuales de
cumplimiento.
1.6.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
103
Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.6.
Nm.
104
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.6.
Nm.
105
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.6.
Nm.
106
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Procedimiento
Coordinar los
procedimientos de
valoracin y destino final
de la documentacin,
con base en la
normatividad vigente
y las disposiciones
establecidas por el AGN,
en el caso del Poder
Ejecutivo Federal; o
bien, por la autoridad
que determine
las disposiciones
secundarias aplicables
a los dems sujetos
obligados.
1.7.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
107
Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.7.
Nm.
108
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamientos
sexto, fraccin VII y
decimonoveno de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Coordinar, con el
rea de tecnologas
de la informacin del
sujeto obligado, las
actividades destinadas
a la automatizacin
de los archivos y a la
gestin de documentos
electrnicos.
1.8.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
109
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un sistema
informtico para la
administracin de los
documentos de archivo.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
1.8.
Nm.
110
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un programa
para la automatizacin
de los archivos y la
gestin de documentos
electrnicos.
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con criterios
especficos para la
produccin y control
de documentos
electrnicos.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
111
Revis
Elabor
Gua para la
auditora archivstica
ANEXO 2
Gua para la
auditora archivstica
MM
AAAA
Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo, entrega y recepcin de la correspondencia
y paquetera oficial, interna o externa, en todas las reas de la dependencia o entidad, respetando el principio de
privacidad y confidencialidad.
DD
Objetivo:
Fecha:
Unidad administrava:
Rubro:
Nm. de revisin:
113
Actividad
Verificar si se tiene un
sistema informtico
para el registro, control,
seguimiento y despacho
de la correspondencia.
Procedimiento
Garantizar el registro,
seguimiento y despacho
de la correspondencia
de entrada y salida.
2.1.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
114
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.1.
Nm.
115
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar si el sujeto
obligado cuenta
con unidades de
correspondencia
descentralizadas
por cada unidad
administrativa.
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
LGOCADEAPF.
Lineamiento octavo,
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Proporcionar, en
tiempo y forma, el
servicio de recepcin
de la correspondencia
y paquetera oficial, as
como su entrega a las
reas responsables de su
trmite y seguimiento.
2.2.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
116
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.2.
Nm.
117
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.2.
Nm.
118
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.2.
Nm.
119
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar que se
enven, relacionados,
los documentos para
expedientarlos en el
archivo de trmite.
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
120
Verificar que se
establezcan tiempos
mximos de atencin,
tomando en cuenta la
prioridad del trmite.
Verificar que el
seguimiento de los
asuntos en trmite se
realice mediante las
fichas de control de la
correspondencia.
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.4.
2.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Proporcionar en tiempo
y forma el servicio
de despacho de la
correspondencia y
paquetera oficial.
121
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.4.
Nm.
122
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
123
Revis
Elabor
Gua para la
auditora archivstica
ANEXO 3
Gua para la
auditora archivstica
MM
Verificar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados exista un archivo de trmite, en el que
se conserven los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.
DD
Objetivo:
Fecha:
Unidad administrava:
Rubro:
Nm. de revisin:
125
AAAA
3.1.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En cada unidad
administrativa de
las dependencias y
entidades existir un
archivo de trmite.
126
Actividad
Lineamiento dcimo de
los LGOCADEAPF.
Artculo 14 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.1.
Nm.
127
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
El responsable del
archivo de trmite
recibe capacitacin
permanente para el
cumplimiento de sus
funciones.
Actividad
Lineamiento dcimo,
prrafo segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 13 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
El archivo de trmite
contar con la
infraestructura necesaria
para administrar,
conservar y localizar los
expedientes de archivo.
3.2.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
128
Cuenta con
instalaciones adecuadas
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.2.
Nm.
129
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Cuenta con
instalaciones elctricas
adecuadas y apartadas
de los documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.2.
Nm.
130
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculo 9, prrafo
primero y 20 de la LFA.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
3.2.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Los procesos
archivsticos se
realizan conforme
a la normatividad
vigente y aplicable
para la adecuada
administracin del
archivo de trmite.
131
Se recibe y clasifica la
documentacin con
base en el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Cuenta con el
personal suficiente
para la administracin
documental.
Actividad
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
LFA.
Artculos 14 y 18 de la
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
132
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Los expedientes
estn ordenados de
acuerdo con el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Actividad
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
LFA.
Artculo 14 y 18 de la
Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
133
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
La integracin de
los expedientes se
realiza por asunto y de
acuerdo con el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Actividad
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
134
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamiento dcimo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Lineamiento dcimo,
fracciones I y III de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
135
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Lineamiento
decimoquinto de los
LGOCADEAPF.
Lineamientos
decimoquinto y
decimosexto de los
LGOCADEAPF.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
136
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En la ceja o marbete
del expediente se
sealan los siguientes
elementos:
- Seccin
- Serie
- Nmero de expediente
- Fecha de apertura y,
en su caso, de cierre del
expediente
- Asunto
- Asunto
- Valores documentales
- Vigencia documental
- Nmero de fojas al
cierre del expediente
- Leyenda de
clasificacin de la
informacin.
Actividad
Lineamiento
decimoquinto de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
137
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
La unidad administrativa
entrega al archivo
de trmite el o los
expedientes y el
inventario documental
de requisito.
Se elaboran
los inventarios
documentales generales,
de transferencia y de
baja.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
138
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se reciben los
expedientes junto con el
inventario documental y
se realiza el cotejo de la
informacin.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.
Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
3.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
139
Se solicita, a travs
de los servidores
pblicos autorizados, el
prstamo o consulta de
expedientes.
Artculo 19 de la LFA.
Lineamiento dcimo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Se tienen controles
de acceso a los
expedientes clasificados
como reservados o
confidenciales.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
Nm.
140
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se verifica la integridad
del expediente y se
folian los documentos.
Actividad
Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.
Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
Nm.
141
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Cuando el expediente
es devuelto, se verifica
su integridad y el total
de fojas.
Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles
previos, que est por
vencer el plazo de
prstamo y se solicita
la devolucin del
expediente o se propone
ampliar el plazo.
Actividad
Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
Nm.
142
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Si el expediente
presenta alteraciones
o faltan fojas, se
notifica al titular de la
unidad administrativa
solicitante, para
que proceda segn
corresponda.
Actividad
Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.
Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Realizar la transferencia
primaria, al archivo de
concentracin, de la
documentacin cuyo
trmite haya concluido
y se hayan cumplido los
plazos de conservacin
previstos en el
Catlogo de disposicin
documental.
3.5.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
143
Se elaboran
los inventarios
documentales de
transferencia, en original
y copia, agrupados por
series documentales y
ao.
Se identifican los
expedientes cuyo plazo
de conservacin ha
concluido de acuerdo
con el Catlogo de
disposicin documental.
Actividad
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.
Artculo 19 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.5.
Nm.
144
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se cuenta con un
formato oficial
para los inventarios
documentales general,
de transferencia y de
baja.
Actividad
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V; y
decimotercero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.5.
Nm.
145
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En caso de existir, en el
inventario documental
de transferencia,
expedientes que deban
permanecer en el
archivo de trmite, la
unidad administrativa
productora elabora y
enva la justificacin
correspondiente al
responsable del archivo
de trmite.
Se solicita al titular de
la unidad administrativa
productora de la
documentacin,
que otorgue el visto
bueno del inventario
documental de
transferencia.
Actividad
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V; y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
decimotercero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Actualizar, colaborando
con el rea coordinadora
de archivos, el Cuadro
general de clasificacin
archivstica, el Catlogo
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.
3.6.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
146
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
Catlogo de disposicin
documental.
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin III;
decimotercero, fraccin
II, y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.
Artculo 19 del
Reglamento de la LFA.
Lineamientos
dcimo, fraccin III;
decimotercero, fraccin
I, y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
Artculo 19 del
Reglamento de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.6.
Nm.
147
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Participar en la
elaboracin y
actualizacin de la Gua
simple de archivos.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin III;
decimotercero, fraccin
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.
Artculo 19 del
Reglamento de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.7.
3.6.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Llevar a cabo la
valoracin y seleccin
documental, conforme
al Catlogo de
disposicin documental.
148
Se realiza la solicitud
de baja documental
ante el AGN, mediante
la intervencin del
rea coordinadora de
archivos.
Se elabora el
inventario de baja
documental conforme
a lo establecido en el
Instructivo para el trmite
de baja documental de
archivos del gobierno
federal, emitido por el
AGN.
Los expedientes de
archivo se sujetan a
procesos de valoracin
documental, de
acuerdo con los plazos
de conservacin
establecidos en el
Catlogo de disposicin
documental.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.7.
Nm.
149
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Se realiza la baja
de documentacin
de comprobacin
administrativa con la
intervencin del rgano
Interno de Control y se
notifica al AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Se realiza la baja
de documentacin
de comprobacin
administrativa mediante
el levantamiento del
acta administrativa
correspondiente.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
3.7.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
representa un
riesgo sanitario, se
realizarn las acciones
correspondientes.
150
Los casos de
documentacin
siniestrada se notifican
al AGN, dentro de los
45 das posteriores al
evento.
La baja de
documentacin
contable se realiza con
previa autorizacin de la
Unidad de Contabilidad
Gubernamental e
Informes sobre la
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
151
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En los casos de
documentacin
siniestrada, se realiza el
levantamiento del acta
administrativa con la
participacin del rgano
Interno de Control.
En los casos de
documentacin
siniestrada, se realiza
el levantamiento del
acta de hechos ante el
Ministerio Pblico.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
152
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta de hechos ante
el Ministerio Pblico.
En los casos de
documentacin
siniestrada, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
153
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En el caso de
documentacin que,
por sus condiciones,
implica riesgo sanitario,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.
En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
154
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Los casos de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
hacen del conocimiento
del rea de proteccin
civil para que
determine las acciones
procedentes.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
155
Revis
Elabor
Gua para la
auditora archivstica
ANEXO 4
Gua para la
auditora archivstica
MM
AAAA
Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de concentracin, adscrito al rea coordinadora de archivos,
donde se custodie aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones administrativas,
legales, fiscales o contables.
DD
Objetivo:
Fecha:
ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS
Rubro:
Nm. de revisin:
rgano Interno de Co
157
Procedimiento
4.1.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
158
El responsable
del archivo de
concentracin
deber contar con
conocimientos
y experiencia en
archivstica.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero de los
LGOCADEAPF.
Lineamiento
decimoprimero de los
LGOCADEAPF.
MAAGMTA.
Lineamiento
decimoprimero de los
LGOCADEAPF.
Artculo 12 del
Reglamento de la LFA.
Artculo 15 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
El archivo de
concentracin contar
con la infraestructura
necesaria para
administrar y conservar
los expedientes de
archivo.
4.2.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
159
Cuenta con
instalaciones adecuadas
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.2.
Nm.
160
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.2.
Nm.
161
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Cuenta con
instalaciones elctricas
adecuadas y apartadas
de los expedientes.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.2.
Nm.
162
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Cuenta con el
personal suficiente
para la administracin
documental.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculos 9, prrafo
primero, y 20 de la LFA.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
163
Se recibe la
documentacin del
archivo de trmite y se
coteja con el inventario
de transferencia
primaria.
Actividad
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
164
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Los expedientes
transferidos se reciben
organizados, depurados,
foliados e identificados
con la portada o guarda
exterior del expediente.
Actividad
Lineamiento quinto de
los LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Lineamientos quinto y
decimoprimero, fraccin
I de los LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
165
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Registrar en el
inventario documental
la ubicacin topogrfica
de cada expediente,
comunicndolo al
responsable del archivo
de trmite.
Actividad
Lineamientos
decimoprimero, fraccin
I, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
166
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
167
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Efectuar los
movimientos necesarios
para evitar la
acumulacin excesiva de
documentacin.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
168
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se tienen controles
de acceso a los
expedientes clasificados
como reservados o
confidenciales.
Se elaboran los
inventarios generales de
transferencia secundaria
y de baja.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
Lineamientos
dcimoprimero, fraccin
V, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.4.
4.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
169
Actividad
MAAGMTA.
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
Artculo 19 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.4.
Nm.
170
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se verifica la integridad
del expediente y se
folian los documentos.
Actividad
MAAGMTA.
Lineamiento
Decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
MAAGMTA.
Lineamiento
Decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.4.
Nm.
171
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles
previos, que est por
vencer el plazo de
prstamo, y se solicita
la devolucin del
expediente o se propone
ampliar el plazo.
Actividad
MAAGMTA.
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.4.
Nm.
172
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Si el expediente
presenta alteraciones
o faltan folios, se
notifica al titular de la
unidad administrativa
solicitante, para
que proceda segn
corresponda.
Cuando el expediente es
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
de folios est completo.
Actividad
MAAGMTA.
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
MAAGMTA.
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Identificar la
documentacin de
baja cuyo plazo
de conservacin
ha concluido, de
conformidad con el
Catlogo de disposicin
documental.
Procedimiento
Realizar la valoracin y
seleccin documental,
de conformidad
con los plazos de
conservacin y destino
final establecidos en el
Catlogo de disposicin
documental.
4.5.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
173
Lineamiento
decimoprimero,
fracciones VI de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.5.
Nm.
174
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Elaborar el inventario
de baja documental
conforme a lo
establecido en el
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Identificar la
documentacin con
valor histrico, de
conformidad con el
Catlogo de disposicin
documental.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
V de los LGOCADEAPF.
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
VI de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.5.
Nm.
175
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Elaborar el inventario
de documentacin con
valor histrico, para
realizar la transferencia
secundaria.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
V de los LGOCADEAPF.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.5.
Nm.
176
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Realizar la baja de
documentacin
de comprobacin
administrativa, mediante
el levantamiento del
acta administrativa
correspondiente, con la
intervencin del rgano
Interno de Control, y
notificar al AGN.
Realizar la solicitud de
baja documental ante
el AGN, por conducto
del rea coordinadora
de archivos, anexando
declaratoria de prevaloracin, ficha tcnica
de prevaloracin e
inventario de baja
documental.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Lineamientos
decimoprimero, fraccin
III, y decimonoveno de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.6.
4.5.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Realizar la transferencia
secundaria, al archivo
histrico, de la
documentacin cuyos
plazos de conservacin
han concluido, de
conformidad con el
Catlogo de disposicin
documental.
177
Realizar la baja de
documentacin
contable con la previa
autorizacin de la
Unidad de Contabilidad
Gubernamental e
Informes sobre la
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
V de los LGOCADEAPF.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.6.
Nm.
178
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En caso de existir, en el
inventario documental
de transferencia,
expedientes que
deban permanecer
en el archivo de
concentracin, la
unidad administrativa
productora elabora y
enva la justificacin
correspondiente.
Solicitar al rea
coordinadora de
archivos el visto
bueno de la unidad
administrativa
generadora de la
documentacin,
la liberacin de los
expedientes para
determinar su destino
final.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.
Lineamiento
decimoprimero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.6.
Nm.
179
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Transferir al archivo
histrico de la
dependencia o entidad
o, en su caso, al AGN,
la documentacin
con valor histrico
debidamente
identificada, organizada
y con el inventario
documental.
Enviar al archivo
histrico de la
dependencia o entidad
o, en su caso, al AGN,
el inventario de baja
documental para su
validacin.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero,
fracciones V y VII de los
LGOCADEAPF.
Artculo 16 de la LFA.
Lineamiento
decimoprimero,
fracciones V y VII de los
LGOCADEAPF.
Artculo 16 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Realizar, en colaboracin
con el rea coordinadora
de archivos, el Cuadro
general de clasificacin
archivstica, el Catlogo
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.
4.7.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
180
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
Catlogo de disposicin
documental.
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin IV;
decimotercero, fraccin
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.
Lineamientos
decimoprimero,
fraccin IV;
decimotercero, fraccin
I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
4.7.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
represente un
riesgo sanitario,
realizar las acciones
correspondientes.
181
Los casos de
documentacin
siniestrada se notifican
al AGN, dentro de los
45 das posteriores al
evento.
Participar en la
elaboracin y
actualizacin de la Gua
simple de archivos.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Lineamientos
dcimo, fraccin IV;
decimotercero, fraccin
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
182
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En los casos de
documentacin
siniestrada se realiza el
levantamiento del acta
administrativa con la
participacin del rgano
Interno de Control.
En los casos de
documentacin
siniestrada se realiza
el levantamiento del
acta de hechos ante el
Ministerio Pblico.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
183
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta de hechos ante
el Ministerio Pblico.
En los casos de
documentacin
siniestrada se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
184
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En el caso de
documentacin que,
por sus condiciones,
implica riesgo sanitario,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.
En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
185
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
186
Revis
Elabor
Gua para la
auditora archivstica
ANEXO 5
Gua para la
auditora archivstica
Objetivos:
Rubro:
Nm. de revisin:
ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS
Fecha:
DD
MM
AAAA
Verificar que el archivo histrico est adscrito al rea coordinadora de archivos y que se constituya como fuente de
acceso pblico, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social
de la documentacin y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con valores histricos al AGN, de conformidad con las
disposiciones que para ello se establezcan. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio.
rgano Interno de Co
188
5.1.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
189
Actividad
Artculo segundo,
numeral 14, fracciones I
y IV del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
segundo del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 17 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.1.
Nm.
190
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Verificar que el
responsable del archivo
histrico cuente con
conocimientos en
historia y archivstica.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.
Artculo 49 de la LFA.
Lineamiento
decimosegundo de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
El archivo histrico
contar con la
infraestructura necesaria
para administrar
y conservar los
expedientes de archivo.
5.2.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
191
Cuenta con
instalaciones adecuadas
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.
Artculo 57 del
Reglamento de la LFA.
Artculo 50 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.2.
Nm.
192
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.2.
Nm.
193
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Cuenta con
instalaciones elctricas
adecuadas y apartadas
de los expedientes.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.2.
Nm.
194
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculos 9, prrafo
primero, y 20 de la LFA.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
195
Se recibe la
documentacin
del archivo de
concentracin y se
coteja con el inventario
de transferencia
secundaria.
Cuenta con el
personal suficiente
para la administracin
documental.
Actividad
Artculo 13 del
Reglamento de la LFA.
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
196
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V
de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica
Gubernamental (LFTAIPG).
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
197
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Los expedientes
transferidos se reciben
organizados, depurados
e inventariados.
Actividad
Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fracciones II y III de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Artculo 13 del
Reglamento de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
198
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
199
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
200
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se tienen controles de
acceso a los expedientes
clasificados como
histricos confidenciales.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Facilitar el prstamo
y consulta de los
expedientes con valor
histrico.
201
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Artculo 13 del
Reglamento de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
202
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Facilitar el prstamo o
consulta de expedientes.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
203
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se lleva un registro
del prstamo de
expedientes.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
204
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se verifica la integridad
del expediente y se
folian los documentos.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
205
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
206
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Cuando el expediente es
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
de folios est completo.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Realizar, en colaboracin
con el rea coordinadora
de archivos, el Cuadro
general de clasificacin
archivstica, el Catlogo
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.
5.5.
Gua para la
auditora archivstica
Nm.
207
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
Catlogo de disposicin
documental.
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
decimotercero, fraccin
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
decimotercero, fraccin
I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
5.5.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
represente un
riesgo sanitario,
realizar las acciones
correspondientes.
208
En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se notifica
al AGN, dentro de los
45 das posteriores al
evento.
Participar en la
elaboracin y
actualizacin de la Gua
simple de archivos.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
decimotercero, fraccin
IV, y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
Nm.
209
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se realiza
el levantamiento del
acta de hechos ante el
Ministerio Pblico.
En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se realiza
el levantamiento del
acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
Nm.
210
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
En el caso de
documentacin que por
sus condiciones implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta de hechos ante
el Ministerio Pblico.
En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
Nm.
211
Procedimiento
Gua para la
auditora archivstica
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.
En el caso de
documentacin que,
por sus condiciones,
implica riesgo sanitario,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.
Los casos de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
hacen del conocimiento
del rea de proteccin
civil para que
determine las acciones
procedentes.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
212
Revis
Elabor
Gua para la
auditora archivstica
SIGLAS
Archivo General de la Nacin.
Administracin Pblica Federal.
Diario O icial de la Federacin.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de
Datos.
213
Gua para la
auditora archivstica
Elaboracin de textos
Fernando Brenes Snchez y Claudia Lpez Iglesias
Diseo y formacin
Elisa Cruz Cabello
Correccin de estilo
Roberto Del Vecchyo Calcneo
Mara del Carmen Gutirrez Haces
Francisco Javier Gonzlez Ruiz