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POLTICA DE
UTILIZAO DE
E-MAIL E INTERNET
EM AMBIENTE
CORPORATIVO

Poltica de Utilizao de Email e Internet em Ambiente Corporativo

SUMRIO
Introduo ....................................................................................................... 2
Navegando Pela Internet ................................................................................... 3
Acessando Pginas Da Internet........................................................................ 3
Downloads..................................................................................................... 3
E-Mails ............................................................................................................ 5
Netiqueta Para E-Mails ................................................................................... 5
Alguns Vcios Precisam Ser Abandonados ......................................................... 6
Regras Bsicas Para A Composio Dos E-Mails................................................. 6
Flame E Spam ................................................................................................ 10
Responder Mensagens Recebidas ................................................................... 10
Encaminhar Uma Mensagem ......................................................................... 11
Enviando E Recebendo Mensagens Com Anexos ................................................ 12
Pastas E Regras Para Recebimento De Mensagens........................................... 14
Catlogo De Endereos ................................................................................. 14
Criar Grupos Para Envio De Mensagens.......................................................... 15
No Divulgar E-Mails Dos Destinatrios Da Mensagem..................................... 15
Mensagens Recebidas Por Engano.................................................................. 15
Concluso ...................................................................................................... 17

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Poltica de Utilizao de Email e Internet em Ambiente Corporativo

INTRODUO
incontestvel o crescimento da internet e consequentemente da utilizao do
e-mail. Um mtodo de comunicao fcil, prtico e rpido tem se tornado um dos favoritos
pelos usurios e j comea a substituir os meios de correspondncia convencionais. A taxa de
crescimento do e-mail nos negcios das empresas a melhor testemunha do seu valor.
Os e-mails permitem diminuir a burocracia desnecessria de correspondncias
internas e externas que gradativamente vem sendo substitudas por mensagens curtas e
rpidas, com a vantagem de poderem ser enviados a qualquer pessoa que tenha um e-mail, de
qualquer lugar do mundo, a qualquer dia da semana ou hora do dia e o destinatrio pode l-lo
quando e onde desejar.
A navegao pela internet um privilgio que foi adquirido no mundo moderno e
deve ser desfrutado sem abusos para que possa continuar disponvel e pblico.
Com esse novo horizonte de fcil acesso e grande praticidade aberto, as
empresas vem percebendo que essa excelente ferramenta de trabalho est sendo mau
utilizada, deixando de ser um meio de comunicao til para se tornar um amontoado de
anotao inteis e seu uso excessivo pode prejudicar o rendimento do trabalho dos
funcionrios. Os sistemas de e-mails das empresas ficam repletos de informaes excessivas e
desnecessrias e, muitas vezes informaes confidenciais ficam expostas. A navegao na
internet vem excedendo os horrios de intervalo dos funcionrios e afetando diretamente a
produtividade. Muitas vezes os funcionrios ficam horas fazendo pesquisas pessoais, batendo
papo em chats, acessando sites e baixando arquivos no micro que podem ser prejudiciais no
s ao rendimento do funcionrio, mas segurana e desempenho da rede.
O e-mail e o acesso a internet, como qualquer outra ferramenta de negcios,
devem ser usados com discernimento.

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NAVEGANDO PELA INTERNET

Antes de navegar pela internet utilizando a rede da sua empresa, procure saber
se existem normas e regimentos internos que estabelecem regras para essa navegao. Mas
independente de qualquer norma, utilize sempre o bom senso e evite abusos.
Nunca navegue na internet para assuntos pessoais no seu horrio de trabalho.
Isso prejudica diretamente seu rendimento e desempenho na empresa. Se precisar fazer
algumas pesquisa pessoal utilize seus horrios de folga. Procure chegar um pouco antes do
almoo ou sair um pouco mais tarde, utilize o intervalo para lanche, fique um pouco depois do
expediente, etc.
A internet envolvente e cativante. Normalmente acabamos por comear a
navegar e vamos nos envolvendo com um determinado assunto, encontramos links que nos
interessam e muitas vezes acabamos por demorar muito mais tempo que o previsto.

ACESSANDO PGINAS DA INTERNET

Os sites da internet geralmente so de livre acesso, mas principalmente no
ambiente de trabalho, nunca se esquea de usar o bom senso ao acessar sites ou fazer
pesquisas. Vrias empresas hoje em dia j bloqueiam o acesso a determinados sites, mas
independente de qualquer bloqueio voc deve navegar na internet somente quando isso for
agregar valor ao desenvolvimento de suas atividades profissionais.
1.

Sites indecorosos

A internet est repleta de sites pornogrficos e indecorosos e evidente que

mesmo sua empresa no tendo bloqueado acesso a esse tipo de contedo, no um assunto
que agregue valor ao seu trabalho. Alm disso, esses sites normalmente oferecem a instalao
de programas que muitas vezes vm acompanhados de vrus que so instalados no
computador de quem est acessando e rapidamente se propagam pela rede interna da
empresa.
2.

Bate papo na internet

Esse tipo de site at dispensaria comentrios. A mesma regra que se aplica aos
bate papos com colegas na empresa serve para sites de bate papo, o chamados chats.
3.

Sites de jogos

cativante a variedade pginas que trazem jogos. Muitos deles podem ser
jogados on line, com pessoas que voc ainda nem conhece e outros precisam ser baixados no
seu computador para poderem ser utilizados. Quando preciso baixar o arquivo no
computador o perigo ainda maior porque alm de voc estar utilizando seu precioso tempo e
deixando de produzir voc ainda corre o risco de trazer vrus juntamente com o arquivo que
est sendo baixado que ser rapidamente propagado pela rede podendo causar srios prejuzos
para o negcio da empresa.

DOWNLOADS
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Download significa pegar um arquivo disponvel na internet e copi-lo para o seu
computador. uma rotina simples, mas que precisa ser cercada de cuidados para no
prejudicar o bom rendimento da empresa.
Arquivos de download algumas vezes so muito grandes e dependendo da rede
interna e do tipo de conexo com a internet isso pode significar uma considervel perda de
velocidade da rede, o que pode representar o prejuzo no rendimento do trabalho de diversos
funcionrios da empresa que tero a sensao que seus micros se tornaram mais lentos. Na
realidade, quem est mais lento o trfego de informaes na rede.
Outro ponto importante que deve ser levado em considerao baixar arquivos
somente quando forem de interesse para o negcio da empresa, mas verificar antes qual a
norma interna da empresa para esse tipo de procedimento. Observar sempre se o arquivo que
est baixando free, nunca traga para a empresa arquivos piratas que podem acarretar em
prejuzos como multas caso venham a ser descobertos pela fiscalizao.
Aps fazer um download na empresa, depois de seguir as normas e regimentos
internos e ter certeza de o procedimento foi autorizado, no instale o arquivo baixado sem
antes verificar a presena de vrus. Utilize a rotina de antivirus ou contacte o administrador da
rede que poder orient-lo melhor.

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E-MAILS
NETIQUETA PARA E-MAILS
Usado com inteligncia o e-mail uma poderosa e eficaz ferramenta de trabalho,
mas quando usado inadequadamente pode causar desde simples problemas s empresas at
grandes problemas, como danificar a reputao da empresa que foi gradativamente construda.
A preocupao com o contedo e a maneira como a informao que passada
por e-mail circula to grande que foi estabelecido um conjunto de regras de comportamento
na internet ao qual chamamos de Netiqueta, uma forma aportuguesada do termo
originalmente ingls Netiquette que pode ser entendido como etiqueta virtual.
A netiqueta, criada pelos usurios da internet, utilizada para permitir um
convvio harmonioso entre usurios com culturas diferentes que esto presentes nesse
universo to grande que a internet.
muito importante estar sempre ciente que o e-mail comercial deve ser
utilizado somente para troca de informaes que agreguem valor corporativo entre os
empregados ou clientes facilitando a comunicao interna e externa da empresa.
No faa do e-mail da empresa o seu e-mail pessoal. Ao utilizar o e-mail da
empresa, na grande maioria das vezes voc est utilizando um endereo que traz consigo o
nome da organizao. Nesse momento voc est falando em nome da empresa, deve se sentir
como se estivesse assinando um documento por ela.

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REGRAS BSICAS PARA

UTILIZAO DE E-MAILS
ALGUNS VCIOS PRECISAM SER ABANDONADOS
Quando a internet surgiu os computadores no possuam programas grficos
como hoje em dia. Nem mesmo eram aceitos na digitao, mesmo de textos, caracteres
especiais como acento, letras maisculas, , etc. Por isso, o hbito de digitar sem se preocupar
com sua grafia correta, aliado a vontade de abreviar ao mximo as palavras para ganhar tempo
e praticidade na digitao, acabou por trazer aos usurios da internet vrios vcios de
digitao, ortografia e gramtica que precisam ser abandonados.
Atualmente os editores de e-mail se assemelham muito a editores de texto e
trazem vrios recursos de digitao e formatao para facilitar o trabalho daquele que deseja
compor um e-mail. Ao utilizar o e-mail da sua empresa ou mesmo do seu e-mail particular
voc no pode se esquecer das regras bsicas de ortografia e gramtica que aprendeu com sua
professora de portugus.
Algumas vezes um o texto do e-mail possui tantas palavras abreviadas que se
torna difcil seu entendimento. Experimente imprimir um e-mail e pedir a pessoa que ainda
no esteja muito familiarizada com a internet para ler. Provavelmente ela vai precisar de voc
como intrprete.
No se esquea que na empresa onde voc trabalha o e-mail uma ferramenta
de trabalho de valor corporativo. Redija os e-mails como se estivesse redigindo um texto a
mo. Evite abreviar demasiadamente as palavras e utilize de forma adequada a grafia das
mesma.

REGRAS BSICAS PARA A COMPOSIO DOS E-MAILS

Ao redigir uma nova mensagem de e-mail alguns campos devem ser preenchidos
obrigatoriamente (De, Para) e outros so facultativos (Cc, Cco, Assunto) e ainda devemos
digitar na rea correta a mensagem. O campo assunto, apesar de no ser obrigatrio nunca
deve ser deixado em branco. A seguinte janela ser exibida na tela (dependendo do editor de
e-mail que voc utiliza essa tela poder variar, mas os itens principais para a composio da
mensagem estaro presentes). Posicione o mouse sobre os campos destacados com moldura
vermelha para saber mais sobre seu significado e importncia.

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rea para digitao da mensagem

Campo De
Neste campo voc especifica o endereo eletrnico do remetente. Se apenas
uma conta de e-mail estiver configurada no computador que voc est utilizando, o endereo
de e-mail configurado aparecer automaticamente ao criar uma nova mensagem.
Se o computador tiver mais de uma conta de e-mail configurada, aparecer no
campo de a conta definida como padro. Se a sua conta de e-mail no for padro, mas estiver
definida no computador, voc deve selecion-la antes de enviar o e-mail. Dessa forma, a
pessoa que receber o e-mail poder responder para voc sem se preocupar em encontrar seu
endereo.
Para
Neste campo voc deve especificar o endereo de email do destinatrio. Caso
queira mandar a mensagem para mais de uma pessoa, digite o primeiro endereo, em seguida
o segundo, separados por ponto e vrgula e assim por diante. No campo Para voc deve digitar
o endereo do(s) destinatrio(s) da mensagem. Aqueles cujo endereo se encontra no campo
para sabem que a mensagem est sendo dirigida a eles, ou seja, so dos destinatrios da
mesma e como tal devem responder a mensagem recebida.
Cc
No campo Cc (cpia carbono), digite o(s) e-mail(s) daquela(s) pessoa(s) para
a(s) qual(is) uma cpia da mensagem deve ser enviada. Geralmente deve ser digitado nesse
campo o e-mail de pessoas que devem ficar cientes do contedo da mensagem mas que no
so os destinatrios principais da mesma. Por exemplo, voc faz parte de um projeto que
coordenado pelo Jos da Silva e precisa enviar uma mensagem ao cliente para confirmar
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alguns dados, mas gostaria que o coordenador do projeto ficasse ciente que voc enviou a
mensagem. O e-mail do cliente ser inserido no campo Para e o e-mail do Jos Silva,
coordenador do projeto, ser inserido no campo Cc.
Cco
O campo Cco (cpia carbono oculta) muito semelhante ao campo Cc, mas os
demais destinatrios da mensagem no sabem que uma cpia da mesma foi enviada a pessoa
cujo e-mail tiver sido inserido no campo Cco. No exemplo anterior, se voc enviou a
mensagem para o cliente, com cpia carbono oculta para o coordenador do projeto, o Sr
Jos da Silva receber a cpia da mensagem sem que ningum saiba que ele recebeu.
Assunto
O campo assunto no obrigatrio, mas no se esquea de preench-lo.
Especificar o assunto ou tema da mensagem ajuda o destinatrio a selecionar criteriosamente
as mensagens a serem lidas, alm de permitir na grande maioria dos programas de correio
existentes a filtragem ou direcionamento da mensagem para caixas postais previamente
definidas. O campo assunto est para uma mensagem como o ttulo est para uma redao.
rea para digitao da mensagem
rea reservada para a digitao da mensagem propriamente dita. Quando estiver
digitando a mensagem trs elementos so de extrema importncia: o contedo do e-mail que
deve se restringir ao objetivo principal da mensagem, o lay-out que permite facilitar a
visualizao do destinatrio tornando assim a leitura da mensagem mais fcil e agradvel e o
estilo que voc utiliza para escrever suas mensagens que alm de identificar facilmente o
remetente ainda pode causar uma boa impresso do remetente e da empresa.
1.

No utilizar letras maisculas desnecessariamente: na Internet, em email, site, sala de bate papo, etc, escrever um texto inteiro em maisculo o
equivalente a gritar com a pessoa que ir ler o texto.

Por isso, evite ao mximo escrever uma palavra, frase, pargrafo ou o texto todo
em maisculo. Para destacar uma palavra, procure utilizar recursos de
formatao como negrito ou itlico. Mas isso no se aplica a apenas uma letra em
maisculo, como por exemplo iniciais de frase, nome prprio, siglas de empresas
em que haja a exigncia da escrita ser toda em maisculo, etc. Ou seja, casos
em que o uso correto da grafia exija letras maisculas.
2.

Acentuar corretamente as palavras: Foi-se o tempo em que e-mail no

era acentuado. Hoje em dia os editores de e-mail possuem quase todos os
recursos de um editor de textos e os mesmos devem ser utilizados. Cuidado
apenas com o exagero. No colora o texto todo, no exagere nos negritos e
itlicos, etc. Procure escrever um texto claro e limpo, de fcil entendimento.

3.

Saudao: sempre bom escrever uma saudao ao iniciar uma mensagem.

Algo como Prezado Sr Jos, Prezado Amigo, Caro Amigo, Oi Maria, etc.

4.

Contedo da mensagem: procure ser o mais claro, objetivo e sucinto

possvel ao digitar a mensagem. Chega a dar preguia de ler um e-mail
quando vemos que o mesmo muito grande e, ao mesmo tempo, e-mails
muito pequenos podem no ser muito claros e objetivos. sempre bom
lembrar que um e-mail mais que um telegrama e menos que uma carta.

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Caso seja necessrio enviar textos como contratos, memorandos, atas de
reunio por e-mail, o mais indicado gerar um arquivo no editor de textos
instalado no seu computador e anex-lo mensagem. Procure enviar
carinhas, abreviaturas em excesso, tudo aquilo que faa o e-mail parecer
menos comercial e mais pessoal quando estiver redigindo uma mensagem
para algum cliente ou funcionrio da empresa.
5.

Assinatura da mensagem: da mesma forma que a saudao importante,

a assinatura da mensagem tambm deve ser levada em considerao. Muitas
pessoas pensam que no necessrio assinar o e-mail, pois o endereo do
remetente enviado junto com a mensagem. Mas elas se esquecem que nem
sempre o endereo identifica o remetente pois nem sempre seu nome est
includo no endereo.
A assinatura pode ser inserida automaticamente no final de sua mensagem.
Normalmente as empresas possuem uma assinatura padro para as
mensagens de e-mail onde geralmente aparece o nome, cargo, endereo
eletrnico e telefone do funcionrio, nome e site da empresa, etc. Procure
saber qual o padro utilizado pela sua empresa antes de criar sua assinatura.
A maioria dos programas de e-mail permitem que o usurio crie uma
assinatura padro que inserida automaticamente nas mensagens.
Procure evitar criar assinaturas muito longas ou que incluam imagens muito
grandes que podero estar congestionando ainda mais a rede.

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FLAME E SPAM
Flames so mensagens que proliferam raiva e protesto e acabam se
transformando em uma guerra interminvel de mensagens e respostas. Esse tipo de
mensagem deve ser evitada, elas costumam ser mais prejudiciais do que informativas.
Spam a mensagem distribuda na rede para diversos e-mails sem a prvia
autorizao e cujo contedo normalmente publicitrio, correntes, mensagens obscenas, etc.
Procure no enviar esse de mensagem no autorizada, principalmente propaganda no
solicitada. Muitos provedores j probem spamming e vrios programas de correio eletrnico
possuem filtros que permitem identificar palavras chaves do spam e automaticamente elas
podem ser excludas. Uma forma de evitar o recebimento de spam entrar em contato com o
provedor de acesso onde o mesmo foi gerado e reclamar at que o cancelamento da conta do
spammer (pessoa que envia grande quantidade de mensagem no solicitada) seja feito.
Spam ou Flame, na grande maioria das vezes acabam congestionando a rede e
prejudicando o fluxo de mensagens realmente importantes.

RESPONDER MENSAGENS RECEBIDAS

Alguns servidores de e-mail j possuem o recurso de comunicar a quem enviou
quando a mensagem lida pelo destinatrio. Isso acontece principalmente em servidores
internos, mas a grande maioria dos servidores externos no dispe desse servio. A nica
maneira do remetente de uma mensagem saber que ela foi recebida no momento em que
recebe a resposta do destinatrio.
Alm disso, faz parte da boa educao responder a todos os e-mails recebidos.
Algumas vezes a resposta precisa ser bem elaborada e outras, apenas comunicando que foi
recebida.
Responder uma mensagem no como responder uma carta, onde voc pega um
novo papel e escreve a resposta. Um e-mail deve ser respondido com o mesmo assunto que j
possui, acrescentando apenas um Re: antes do assunto. E quando estamos lidando com
informtica o objetivo facilitar cada vez mais a vida do usurio. Ao responder suas
mensagens automaticamente o assunto, j com o Re e endereos dos destinatrios so
inseridos na mesma. Alm disso, o texto original da mensagem tambm enviado. comum
vermos na internet pessoas menos informadas apagarem o texto original ou responderem
abaixo dele. No faa isso, a resposta deve ser dada acima do texto original que no deve ser
deletado para que o destinatrio, caso necessrio, leia novamente o que foi enviado
originalmente.
Sendo assim, praticamente uma norma da internet, que para responder um email voc deve seguir os passos:
a) Abra a mensagem a ser respondida.
b) Clique no cone Responder ao autor ou Responder a todos na barra de
ferramentas do programa de e-mail que voc est utilizando (se esses botes
no existirem no seu programa de e-mail, essa opo estar em algum menu
ou link). Quando voc responde ao autor, somente o remetente da mensagem
recebe a resposta. Mas se a mensagem foi envida a voc e cc para outras
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pessoas, se a resposta for de interesse de todos que receberam a mensagem
voc deve responder a todos. Ao responder uma mensagem voc tem menos
trabalho, uma vez que no precisa digitar os endereos dos destinatrios e o
assunto. O assunto da resposta de uma mensagem
c) Digite, acima do texto da mensagem original, a sua resposta.
d) Envie a mensagem.
OBS: Ao responder uma mensagem que contm um anexo, o mesmo no retorna
na resposta. Caso voc queira envi-lo deve anex-lo novamente.
importante observar que se essa mensagem for respondida, ao autor, depois o
autor responder a voc, voc responder novamente a ele e assim sucessivamente a mensagem
poder se tornar infinitamente grande. Nesse caso, parte da mensagem poder ser deletada,
dando prioridade, obviamente, ao assunto que no est mais em pauta.

ENCAMINHAR UMA MENSAGEM

Quando voc recebe uma mensagem e acha que ela deve ser lida por outra
pessoa, no precisa digitar todo o texto novamente ou utilizar recursos como copiar e colar.
Para encaminhar uma mensagem voc deve estar com ela aberta ou selecionada,
clique no cone Encaminhar que fica na barra de ferramentas do programa de e-mail que voc
est utilizando (se esse cone no existir no seu programa de e-mail, essa opo estar em
algum menu ou link).
Voc deve digitar os e-mails dos destinatrios, mas no precisa se preocupar
com o assusto. Na frente do mesmo ser escrito En ou Fw, indicando que a mensagem foi
encaminhada.
sempre bom escrever um pequeno texto para o(s) destinatrio(os) acima do
texto da mensagem original e no se esquea da netiqueta de e-mail nesse momento.
OBS: Ao encaminhar uma mensagem que contm um anexo, o mesmo enviado
junto com a mensagem.

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ENVIANDO E RECEBENDO
MENSAGENS COM ANEXOS
ANEXANDO ARQUIVOS S MENSAGENS
Uma prtica, eficiente e rpida forma de enviar um arquivo a um cliente, colega
de trabalho, amigo, etc mandar um e-mail com o arquivo anexado. Mas essa maravilhosa
forma de poupar tempo e trabalho precisa ser utilizada com certos cuidados.
O excesso de arquivos trafegando pela rede fazem com que a mesma se torne
lenta e acaba prejudicando seu desempenho. Procure anexar arquivos somente quando
necessrio e quando precisar disponibilizar o mesmo a diversos colegas de trabalho, antes de
enviar por e-mail procure saber se no existe na rede interna da empresa um diretrio pblico,
ao qual todos tm acesso. Assim voc poder disponibilizar o arquivo nesse diretrio e enviar
um e-mail apenas comunicando o local e nome do arquivo disponibilizado.

TAMANHO DOS ARQUIVOS ANEXADOS

Muitas vezes quando criamos um arquivo, principalmente quando utilizamos
imagens, ele pode ficar muito grande. Enviar arquivos anexados muito grandes pode gerar
alguns problemas como sobrecarregar a rede interna da empresa, demandar muito tempo no
envio e recebimento do mesmo, ultrapassar o limite de tamanho da mensagem permitido pelo
provedor ou pela rede interna, etc.
Antes de enviar arquivos grandes, procure saber o limite de tamanho de
recebimento de mensagens no provedor no qual o destinatrio possui conta ou se for um
arquivo enviado atravs da rede interna da empresa, procure saber o limite imposto pelo
administrador da rede da empresa. Mesmo que esses limites sejam grandes, de bom tom
no enviar arquivos com mais de 500Kbytes sem a prvia autorizao do destinatrio.
Para minimizar esse tipo de problema, procure enviar mensagens com anexos
somente se for realmente necessrio, procure compactar os arquivos antes de enviar e como
ltimo recurso, se o arquivo for somente de texto, copiar e colar seu contedo na editor de email diminui consideravelmente o tamanho da mensagem. Esse ltimo recurso s deve ser
utilizado em situaes extremas e tenha conscincia de que ao copiar e colar o texto ele perde
a formatao e as imagens que por ventura tenham sido inseridas no contexto.

O USURIO CONSEGUIR ABRIR O ARQUIVO ANEXADO?

Outro aspecto importante garantir que o destinatrio conseguir ver o contedo
do arquivo anexado. Para isso, na grande maioria das vezes, ele precisa ter no seu computador
o programa onde o arquivo foi gerado. Arquivos de texto gerados no Word, por exemplo,
precisam do Word para serem abertos e visualizados. Planilha criadas no excel, precisam ser
abertas no excel e assim por diante. E a verso do programa tambm influencia de forma
direta na possibilidade de abertura do arquivo. Geralmente os arquivos feitos em verses mais
recentes de um determinado softwares no podem ser abertos em verses mais antigas. Antes
de enviar um arquivo por e-mail, certifique-se de que o destinatrio possui um software capaz
de abrir o arquivo em questo.
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NO SE ESQUEA DE ANEXAR O ARQUIVO
Ao enviar arquivos por e-mail no deixe de respeitar a netiqueta j descrita
anteriormente. No custa nada e gasta pouqussimo tempo escrever poucas palavras na rea
de digitao da mensagem, onde importante fazer meno ao arquivo anexado.
Mas cuidado, muito mais comum do que se imagina receber uma mensagem
que se refere a um determinado arquivo anexado quando o mesmo no foi enviado junto com
a mensagem. Muitas vezes voc est digitando a mensagem, se distrai com algo ao seu redor
e acaba enviando-a, mas esquece do principal, anexar o arquivo.
aconselhvel anexar o arquivo mensagem e somente depois digitar o texto da
mesma, evitando assim o esquecimento do envio da parte principal da mensagem: o arquivo.

TRANSMISSO E PROLIFERAO DE VRUS ATRAVS DE E-MAILS

Um assunto de suma importncia e ao qual devemos dedicar muita ateno
quanto a distribuio, na maioria das vezes involuntria, vrus atravs de e-mails. Existe um
temor muito grande com relao aos vrus distribudos pela internet e grande parte do que se
ouve verdade.
Os arquivos anexados s mensagens so hoje a maior fonte distribuio e
proliferao de vrus entre computadores e na sua maioria o remetente nem ao menos imagina
que o arquivo enviado est contaminado.
Mantenha o programa de antivrus do seu computador sempre atualizado e antes
de enviar o arquivo verifique se existe nele a presena de vrus.
Ao receber uma mensagem com um arquivo anexado s abra o arquivo se tiver
absoluta certeza da sua procedncia e antes de abr-lo submeta-o a anlise pelo programa de
antivrus do seu computador. Caso no tenha certeza da procedncia da mensagem, exclua
sem nem ao menos abrir o anexo. Isso evitar a contaminao do seu computador. Tome
cuidado, normalmente os arquivos de vrus possuem nomes interessantes, cativantes que o
induzem a curiosidade de ver o contedo.
Mas existe tambm uma lenda em torno dos vrus enviados por e-mail. Muitas
pessoas imaginam simples envio e recebimento de uma mensagem que no possui arquivos
anexados responsvel pela proliferao de vrus. Os vrus infectam arquivos e eles
precisam ser abertos no computador para que a contaminao acontea.

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ALGUMAS DICAS QUE

ENRIQUECEM O ENVIO E
RECEBIMENTO DE E-MAIL
PASTAS E REGRAS PARA RECEBIMENTO DE MENSAGENS
A grande maioria dos gerenciadores de e-mail possibilitam a criao de
subpastas e regras para o recebimento de mensagens.
Imagine que voc est em um projeto e recebem inmeras mensagens do
coordenador do projeto. Mas alm das mensagens recebidas do coordenador do projeto voc
deve se lembrar que continuar recebendo mensagens dos clientes, outros funcionrios da
empresa, etc. Para facilitar a organizao do gerenciador de mensagens, crie pastas dentro da
caixa de entrada para guardar as mensagens separadas por assuntos, por exemplo.
Ao criar as pastas voc precisar mover as mensagens para elas, mas como a
maioria dos gerenciadores de e-mail permitem a criao de regras para essas mensagens,
procure utilizar esse recurso para minimizar e facilitar seu trabalho.
No exemplo das mensagens recebidas do coordenador do projeto, voc pode criar
uma pasta com o nome do projeto e uma regra que faa com que toda mensagem recebida de
determinado remetente, no caso o coordenador do projeto, seja imediatamente movida para a
pasta especfica. Assim essas mensagens nem passaro pela caixa de entrada, ao chegarem
sero imediatamente envidadas para a pasta do projeto facilitando a organizao e
minimizando o tempo.

CATLOGO DE ENDEREOS
No s os gerenciadores de e-mail, mas tambm a maioria dos WebMails
disponibilizam o recurso catlogo de endereos. Esse recurso facilita duplamente a vida do
usurio, pois facilita o armazenamento dos nomes e dispensa, aps armazenados, a digitao
dos mesmos.
Os gerenciadores de e-mails e WebMails podem ser configurados de forma que o
remetente das mensagens enviadas seja automaticamente adicionado ao catlogo de
endereos. Esse recurso muito til, mas deve ser utilizado com ressalvas. Se voc , por
exemplo, o responsvel pelo recebimento dos e-mails enviados para o endereo geral da
empresa, deixar ativo esse recurso pode gerar um catlogo de endereos grande e sem
utilidade. Esse o tipo de recurso que geralmente mais til em casa.
Mas felizmente adicionar endereos ao catlogo pode ser feito de diversas
formas. Uma excelente maneira clicar com o boto direito do mouse sobre o nome do
remetente da mensagem e escolher a opo Adicionar remetente ao catlogo de endereos. No
catlogo ser adicionado alm do endereo, o nome do remetente, exatamente como aparece
na mensagem.

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Voc ainda pode adicionar um endereo da forma convencional, abrindo o
catlogo de endereo e adicionando um novo contato. Essa forma muito til quando voc
est conversando com algum ao telefone e a pessoa informa o e-mail ou quando, por
exemplo, numa reunio de negcios, recebe o carto de um cliente e quer acrescentar seu email ao catlogo de endereos ao trmino da reunio.

CRIAR GRUPOS PARA ENVIO DE MENSAGENS

Quando determinadas mensagens devem ser enviadas ao mesmo grupo de
pessoas com uma certa frequencia, um recurso que facilita e agiliza o processo a criao de
grupos no catlogo de endereos. Os gerenciadores de e-mail e WebMails, em sua grande
maioria j disponibilizam este recurso, mas antes de criar os grupos necessrio que os
endereos estejam cadastrados individualmente.
Aps ter cadastrado cada endereo, crie um novo grupo com um nome que
identifique facilmente o assunto com o qual aquelas pessoas esto relacionadas, selecione os
contatos que devem fazer parte do grupo e quando for enviar mensagens a todas elas, basta
selecionar ou digitar o nome do grupo nos campos Para, Cc ou Cco que automaticamente os
e-mails dos componentes sero inseridos respectivo(s) no(s) campo(s).

NO DIVULGAR E-MAILS DOS DESTINATRIOS DA

MENSAGEM
Para economizar tempo e agilizar o envio de uma mesma mensagem a diversas
pessoas, muito comum inserirmos os e-mails dos destinatrios nos campos Para e Cc. Isso
facilita a vida de quem enviou a mensagem mas pode trazer transtornos para quem recebe.
O menor dos transtornos, mas nem por isso menos desagradvel, receber uma
mensagem onde muitas vezes o contedo menor que a lista de destinatrios que se encontra
no alto dela.
Outro incmodo quando vrias pessoas que receberam a mensagem respondem
a todos quando na verdade querem responder somente ao autor. Isso faz com que todos os
destinatrios originais recebam vrias mensagens que serviro apenas para encher suas caixas
de entrada.
Quando for enviar esse tipo de mensagens voc pode utilizar de um artifcio
muito simples para evitar esse problemas. Envie a mensagem para voc mesmo, colocando
seu e-mail no campo Para e os e-mails dos outros destinatrios devero ser digitados ou
inseridos no campo Cco. Assim, alm de evitar os transtornos j citados, voc ainda evita a
divulgao do endereo de todos os destinatrios.

MENSAGENS RECEBIDAS POR ENGANO

Enviar uma mensagem eletrnica se assemelha muito a enviar uma carta pelo
correio. Algumas vezes pode acontecer de uma mensagem que foi enviada para o seu endereo
seja direcionada a outro destinatrio, da mesma forma que uma carta pode ser enviada ao seu
endereo, mas que no seja para voc.

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Poltica de Utilizao de Email e Internet em Ambiente Corporativo

Quando voc recebe uma carta na sua residncia e percebe que o destinatrio
no voc o que normalmente faz? Geralmente envia a carta de volta ao remetente avisando
que o destinatrio daquela no reside em seu endereo, certo?
O mesmo deve ser feito caso perceba que uma mensagem eletrnica foi enviada
equivocadamente para voc. Responda ao autor dizendo algo como: Prezado Sr Fulano de Tal,
recebi o e-mail abaixo e gostaria de comunicar que deve ter sido enviado equivocadamente
para o meu endereo. Favor envi-lo novamente ao destinatrio correto. Obrigado, Seu Nome.

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CONCLUSO
curso.

Esperamos que o contedo desta apostila tenha servido de suporte para seu

A informtica sofre mudanas bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma

biblioteca auxiliar e fique atento ao lanamento de novos aplicativos e verses.
necessrio.

A webAula estar sempre ao seu dispor para solucionar dvidas quando

Atenciosamente,

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