INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE

RESTAURANTES

MDULO DE ALMACENES E
INVENTARIOS

GUA DE USUARIO ALMACENES &

INVENTARIOS V.4.94

FAMILIA DE PRODUCTOS INFHOTEL

PROHIBIDA SU REPRODUCIN PARCIAL O TOTAL

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
REGISTR DE AUTORA INDECOPI PATENTE 00020857

INFHOTEL SERVICIOS INFORMATICOS S.A.C.

Abril 2015, Lima - Per

ndice
1.1

Parmetros generales

____________________________ Pg.3

1.2

reas o Sub almacenes _____________________________Pg.4

1.3

Familias y sub familias _____________________________ Pg.4

1.4

Artculos y precios _________________________________Pg.5

1.5

Proveedores ______________________________________Pg.7

1.6

Recomendaciones _________________________________Pg.8

1.7

Principales procesos_______________________________Pg. 9

1.8

Principales reportes _______________________________Pg. 24

Flujograma de Procesos del Back Office

1.1 Parmetros Generales

Son considerados parmetros del sistema, toda informacin que deber
registrarse de manera preliminar durante la fase de implementacin, como los
datos de la razn social adquirente de la licencia, tasa y nombre de los
impuestos a los que se afectan las compras en el pas,
Se entra al Men Administracin / Parmetros Generales en donde los datos
mnimos a ingresar para poder grabar, son los campos celeste

1.2 reas (Sub Almacenes)

Mantenimiento de las reas del Restaurante que harn requerimientos de

artculos hacia el almacn central, por ende, cada una de estas reas tendrn
su propio almacn, para el sistema se les llama Sub Almacenes.
Se entra al Men Administracin / Sub Almacenes /Agregar /
Adems le podemos colocar uno o ms responsables por rea.

1.3 Familias y Sub familias

Familias de artculos

1.3 Familias y Sub Familias

Familias
Es el primer nivel de agrupamiento que ser utilizado para la codificacin de los
artculos. Tenemos como Familias Principales a Alimentos y Bebidas,
Se entra al Men Administracin / Familias y Sub Familias / Agregar

Sub Familias de Artculos

Es el segundo nivel de agrupamiento, dependiente de la familia,
utilizado para la codificacin de los artculos. Dentro de la familia
tenemos por ejemplo: Abarrotes, frutas, carnes y embutidos, lcteos
etc. Dentro de esta Sub Familia se le coloca la clase de producto que
fijo, mercadera o servicio.

que ser
alimentos
y huevos,
es: Activo

Cabe mencionar que ahora que creamos los insumos, los colocaremos dentro
de una familia y dentro de una sub familia.
Se entra al Men Administracin / Familias y Sub Familias/Modificar /

1.4 Artculos y Precios

Base de datos que sirve como la piedra angular en el armado del sistema de
almacenes y costos. Para una correcta codificacin de artculos deben seguirse
los siguientes criterios para tomar la mejor decisin de codificacin:
1) UNIDAD DE KARDEX:
Es la unidad de medida por la cual voy a controlar mi artculo y adems la
unidad de compra que ms le convenga a la empresa, ms no al
proveedor.
Es recomendable utilizar unidades de medida estndar como Kilo, Litro,
depende del caso. Por ejemplo, la unidad de kardex del artculo Arroz
Japons es Kilo , sin embargo el proveedor me trae costales de 50 kg,
entonces no importa cuantos, ni de qu cantidad me los trae, simplemente
los transformo a kilos. Esta unidad tambin ser usada para despachar
insumos a las reas, y para los inventarios.
2) UNIDAD DE COSTOS:
Es la unidad de medida por la cual voy a utilizar el artculo en una receta, la
unidad que me acomode ms de acuerdo al artculo que estoy
catalogando.
Por ejemplo tengo el artculo Arroz Japons y lo voy a utilizar en las
recetas por la unidad Gramos, entonces si en una receta me dicen que se
necesita kilo , son 500 gramos, se necesitan 200 gramos, quedan como
200 gramos. Esta unidad solo debe ser distinta de la unidad de Kardex
cuando el artculo pertenezca a alguna receta de Alimentos o Bebidas.
5

3) FACTOR:
Es la equivalencia entre la Unidad de costos y la Unidad de kardex.
Ejemplo: Si la unidad de Kardex del Arroz Japons fue el KILO y la
Unidad de Costos es el GRAMO, el factor ser 1000, porque? Porque 1000
GRAMOS hacen 1 KILO. Si la unidad de Kardex es BOTELLA X 750ML y
la unidad de costo es ONZAS, el factor ser 24. Porque 24 ONZAS hacen 1
BOTELLA 750 ML

4) PORCIONABLE:
Solo deben ser considerados como artculos porcionables las carnes,
pescados, mariscos u otros alimentos naturales frescos que luego de un
proceso de limpieza pierdan peso de manera variable y por cada ocasin,
dividindose en uno o ms productos derivados.
En este escenario participan 2 o ms actores, el articulo porcionable y la
cantidad de artculos porcionados que deriven de ese artculo Porcionable.
Por ejemplo, tengo el Lomo fino de res (Articulo porcionable) que al ser
dividido y limpiado resulta: Porcin de 150 gr, porcin de 200 gr, que
vienen a ser artculos porcionados. Adicionalmente a esto, un artculo
porcionable no tiene forma de participar en una receta, ya que quienes
participan son los artculos porcionados.
5) DESCARGO POR RECETA:
Todo artculo que luego ser considerado como un insumo costeable en
una receta deber ser considerado como descarga por receta
6) RECETA BASE:
Todo artculo que puede ser procesado en nuestros propios sub almacenes
y creado en base al consumo de otros insumos, ser considerado como
posible Receta Base.
Ejemplos: Mayonesa, Vinagretas, Alios, Postres, Saldas, etc.
7) DESCARGO DIRECTO:
Todo articulo catalogado como tipo de descargo directo es vendido tal
como es comprado, ejemplos: Agua mineral San mateo, Gaseosa Coca
cola 295 ml etc.
8) CONTROL DIARIO:
Se les activar este Check a aquellos artculos que tienen movimiento en
cantidades considerables y que su costo juega un papel vital en el negocio.
6

Estos sern controlados diariamente. Ej. , En una Pollera: el articulo Pollo,

En un restaurante, el articulo Lomo Fino. Etc. Bar: Licores.
El criterio para elegir un artculo de estos es que tenga mayor costo y
rotacin.
Administracin/ Artculos y precios /Agregar:
En esta pantalla es donde se agregan los insumos, colocando:

La descripcin detallada y resumida,

Activando los casilleros correctos segn la teora explicada arriba,
Catalogando su familia y sub familia,
Colocando su Unidad de kardex y costos con su factor de equivalencia
correcto.
Colocndole la cantidad de Stock mximo y mnimo en Unid de kardex
Colocando un precio mnimo y mximo en por Unid de kardex
Seleccionando el o las reas a las cuales est asignado este insumo

1.5 Proveedores:
En esta ventana podemos agregar la informacin sobre los proveedores con
los cuales trabaja la empresa, necesaria para contactarlos, la razn social,
comercial, ruc, telfono del contacto, el mail de la empresa, los telfonos de la
empresa y los das de crdito en caso se tenga ya establecido.
Se entra al Men Administracin / Proveedores /

1.6 Recomendaciones
Luego de culminar el llenado de esta data, para emitir un listado de artculos
que hemos ingresado, en el maestro de artculos usemos la opcin emite para
ver si todos los insumos estn bien catalogados
Quizs encontremos un insumo mal catalogado:
Ejemplo:
Aceite vegetal
Agua san luis sin gas

--

Receta base
Porcionable

Aqu podemos emitir, imprimir directamente o exportarlo a Excel. Podemos

tambin desglosarlo por familia y sub familia de insumos y caractersticas del
insumo.

1.7 Principales procesos:

INGRESO DE DOCUMENTOS:
Primer proceso obligatorio en el sistema en el cual ingresamos los
siguientes datos al sistema.
o Stock, precio promedio y relacin de proveedores.
Ejemplo:

Seleccionar botonera DOCUMENTO para dar inicio al proceso de

ingreso de documentos.

Seleccionar botonera AGREGAR para ingresar el documento.

Seleccionar botonera FACTURA para ingresar el documento.

Se debe de llenar la glosa siempre de IZQUIERDA A DERECHA,

respetando los espacios de color celeste, ya que estos espacios son de
argumento OBLIGATORIO el ser llenados con los datos de la factura
fsica.

Luego de llenado la glosa, se procede a seleccionar la botonera

AGREGAR para ingresar los artculos de la factura fsica, respetando
los criterios bsicos, de que cuadre el SUBTOTAL, I.V.A y TOTAL.

10

REQUERIMIENTOS:
Es el segundo proceso obligatorio en el sistema, en la cual el ALMACEN
CENTRAL descarga sus insumos para ser alojados en el sub almacenes
que lo requiere, es importante considerar que cuando los productos
estn en la sub bodega son responsabilidad total de la misma.
Ejemplo:

Seleccionar botonera REQUERIMIENTO para dar inicio al proceso

de solicitud.

Seleccionar botonera
requerimiento.

AGREGAR

para

generar

un

nuevo

11

Seleccionar en REA el sub almacn que va a requerir los insumos

para su produccin.

Posteriormente se selecciona la botonera AGREGAR para ingresar

artculo por artculo con sus respectivas cantidades que se est
solicitando.

12

Ingresado los requerimientos solicitados se graba y el proceso queda en

un estado GENERADO, entindase que este estado es de suma
importancia, ya que es el nico estado en el cual vamos a poder cambiar
o modificar cualquiera de los productos en solicitud.

Generado el requerimiento, y de haber constatado que todo est bien:

rea, responsable, productos y cantidad. Se procede a PROCESAR,
entindase que este estado es donde ya el kardex toma los productos
mencionados.

13

Procesado el requerimiento, es de muy buena prctica imprimirlo, para

que firme el solicitante y el responsable de las reas de produccion. Para
imprimirlas se selecciona la botonera REQUERIMIENTO, y modo
de impresin GRFICA y ACEPTAR.

TRANSFERENCIAS:
Este proceso obligatorio lo que hace es actualizar el stock de las subbodegas involucradas cuando existe el escenario de prstamos entre
ellas. Es decir, todo prstamo que se da entre las sub-almacenes o
reas debe de ser registrado mediante este proceso.
Ejemplo:

Seleccionar botonera TRANSFERENCIA para dar inicio al registro

de este proceso.

14

Como ocurre en todos los procesos siempre hay que utilizar la botonera
AGREGAR para dar inicio al registro de este proceso.

En este proceso es de requisito obligatorio seleccionar REA

ORIGEN-REA DESTINO para luego proceder a agregar los
productos a transferir.
15

Se selecciona la botonera AGREGAR para luego ingresar el producto

o los productos involucrados, este proceso lo que hace es actualizar el
stock de las reas comprometidas.

Al grabar este proceso pasa al estado GENERADO, estado en el cual

me permitira realizar alguna modificacin. Revisado el proceso se
selecciona la botonera PROCESAR para culminar con el proceso.
16

SALIDAS:
Proceso en el cual se registran los productos que por algn motivo
sufren una prdida de su stock original (registro de bajas). Todo
producto que no se descarga de manera automtica (recetas) debe ser
descargado por este proceso (descargo manual).
Ejemplo:

Seleccionar botonera SALIDA para dar inicio al registro de las bajas

de los productos de los sub almacenes.

Como ocurre en todos los procesos siempre se tiene que seleccionar la

botonera AGREGAR. En este proceso es obligatorio el especificar el
REA; y en TIPO DE SALIDA siempre seleccionar
CONSUMO; y en DESCARGO POR seleccionar el tipo de
descargo a emplear.
17

Llenada la glosa de este proceso, se tiene que seleccionar la botonera

AGREGAR e ingresar los artculos que van a disminuir el stock que
tienen en su rea para luego GRABAR.

Al grabar los artculos que se van a dar de baja aparecer por defecto un
CUADRANTE donde obligatoriamente se tendr que especificar el
motivo de la baja de los productos mencionados.
18

Luego se proceder a grabar y a PROCESAR, y como buena prctica

se debera de emitir de forma grfica para que se imprima y tener por
defecto un listado de los productos con sus respectivos costos.

Este es el listado que siempre como buena prctica se debera de

imprimir para tener como informacin de registro de todas mis salidas
con sus respectivos motivos y costos.
19

PORCIONAMIENTO:
Proceso donde se registra todo artculo que va a tener una limpieza y
divisin de insumos que va a dar como originen a uno o ms producto,
en este caso, los porcionados. Proceso por el cual se obtiene tres
informaciones importantes:
o Merma determinada.
o Nuevo stock (porcionados)
o Nuevo precio promedio (precio que son determinantes para el
Food-cost de cualquier receta donde participa los insumos).
Ejemplo:
o Se va a porcionar el producto MERO MURIQUE ENTERO,
donde se va a tener como porcionados a los productos: Cabeza
de Pescado, Mero Limpio y Espinazo Pescado.
o Cantidad a porcionar: 2.2800 kg.
o Cul es la merma y cul es el porcentaje?

Seleccionar la botonera PORCIONAMIENTO para dar inicio al

registro de este proceso.

20

Como ocurre en todos los procesos, se selecciona la botonera

AGREGAR, luego se tiene que seleccionar el REA donde se va a
realizar el proceso (Cocina); y ARTCULO se selecciona el artculo
Porcionable, en este caso el MERO MURIQUE ENTERO.

Antes de seleccionar la botonera AGREGAR, se debe de modificar en

CANTIDAD A PORCIONAR el nmero correcto de kilos a
porcionar (2.280) del producto Porcionable.

21

Se procedi a ingresar los resultados de los porcionados hechos

fsicamente en el rea de produccin (Cocina), y se obtiene como
resultado tres informaciones importantes que se vern en la siguiente
imagen.

Al GRABAR los porcionados, aparece un mensaje de aviso donde

informa la cantidad de MERMA, de estar conforme se selecciona SI.
22

Una vez seleccionado SI, pasa al estado GENERADO y se obtiene

como resultado: MERMA DETERMINADA, NUEVO STOCK
(Porcionados)-

Una vez GENERADO se PROCESA, para obtener como dato final

un NUEVO PRECIO PROMEDIO.

23

Una vez finalizado el proceso de Porcionamiento se recomienda

EMITIR EL REPORTE DE MERMAS, y para ubicar este reporte
se debe contemplar la siguiente ruta (Reportes-Mermas).

Finalmente, se emite el reporte donde indica el precio de la merma del

proceso ya realizado.
24

1.9

Principales Reportes de Almacen Central

INVENTARIO VALORIZADO AL DA

25

En este tipo de reportes se podr visualizar el VALORIZADO que

tiene el almacn central, emitiendo un reporte donde aparece todo el
listado de los productos con sus respectivos precios promedios.

26

INGRESO DE ARTCULOS POR PROVEEDOR

27

En este tipo de reportes se podr visualizar que productos nos trae cada
uno de los proveedores, donde podemos visualizar cantidad y cada precio
de estos productos.

INGRESO DE PROVEEDOR VS ARTCULO

28

En este tipo de reportes se podr visualizar que determinado proveedor

trae determinado producto.

RANKING DE COMPRA POR PROVEEDOR

29

En este tipo de reportes se podr visualizar un ranking del proveedor a

quien le haces ms compras.

RANKING DE COMPRA POR ARTCULO

30

En este tipo de reportes se podr visualizar un ranking del artculo que

ms se compra, teniendo como dato un precio promedio en el periodo
que se analiza el reporte versus el precio promedio actual.

REPOSICIN DE ARTCULOS

31

En este tipo de reportes se puede visualizar los artculos que se necesitan

reponer al ALMACEN CENTRAL, tomando como criterio la
bsqueda por stock mnimo o stock ideal, la gestin determinar que
opcin requerir.

CONTROL DE INGRESOS FUERA DE RANGO

32

En este tipo de reporte se puede visualizar todos los artculos que han
sobrepasado la valla del precio mnimo y precio mximo de compra. Se
sugiere que este reporte la GESTIN debe revisarlo diariamente.

INVENTARIO VALORIZADO AL DA POR REA

33

En este tipo de reporte se puede visualizar el stock valorizado de cada

uno de los sub almacenes que han sido seleccionados, aqu podemos
visualizar el stock, precio promedio y totales de cada uno de los
productos de la rea involucrada.

34