Manual de Procedimientos Listo

REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234

Manual de procedimiento
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACION
Agosto del 2015
FECHA DE ACTUALIZACION
VISTO BUENO
PGINA

INTRODUCCION
El siguiente documento contiene informacin valiosa de la REFACCIONARIA

GUADALAJARA S.A. ubicada en TUXTLA GUTIRREZ CHIAPAS, libramiento sur
poniente, en l se encuentra especificada cada una de las actividades que se
llevan a cabo dentro de la organizacin y en cada una de sus areas como lo son
ventas, administracin, y compras.
Es necesario que se tenga el conocimiento exacto de cada una de las labores y
actividades que se realizan para poder realizarlos de una manera ms ordenada y
correcta.
Este documento nos muestra detalladamente cada una de las reas con sus
respectivas labores, as tambin se encuentran detalles sobre los puestos y sobre
todo las responsabilidades que traen consigo cada uno de los puestos.
Es necesario que en la organizacin se prest completa atencin a que se
realicen, las labores necesarias y de la manera correcta para que se pueda
alcanzar el xito, por tal motivo este documento cobra una gran importancia para
la empresa.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

MISION:
Somos la comercializadora de autopartes que busca siempre satisfacer
plenamente las necesidades del cliente, con surtido, servicio y precio.
VISION:
Ser la primera opcin de compra para los clientes, generando confianza a travs
de inmejorable surtido, servicio y precio.
VALORES:
Honradez
Compromiso
Responsabilidad
Calidad
Puntualidad
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Autorizacin
Este manual contiene los procedimientos que debe desarrollar cada puesto en
cada departamento para que sean seguidos por todas las personas que laboran
en la empresa Refaccionaria Guadalajara S.A. en Tuxtla Gutirrez, Chiapas.
Elaboro
Autorizo
Daniela Maza Ziga
Ral Carbajal Lpez
(Supervisor a cargo del manual)
(Gerente General)
SIMBOLOGIA DE DIAGRAMACION
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Inicio/ fin (cuando se inicia una operacin, se utiliza este smbolo al principio y al
final de un procedimiento.)
Operaciones (se utiliza cuando hay una actividad o funciones que realizar en el
procedimiento.)
Alternativas (se utiliza cuando en un procedimiento hay opciones o preguntas)
Lneas de conexin (se utiliza para conectar todas las actividades u operaciones y
alternativas.)
Conector dentro de la pgina (se utiliza cuando regresamos a una actividad en la

pgina.)
Conector fuera de pgina (se utiliza para dar seguimiento la actividad a otra
pgina.)
Nombre del procedimiento Autorizacin de pago de nminas

Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

rgano de adscripcin:
Gerencia General
Realizacin: Gerente General.

Descripcin
1.- Recibe del Departamento de Administracin oficio de envo y la nmina

elaborada para efectuar el pago de los colaboradores.
2.-Verifica que cada colaborador aparezca correctamente en la nmina y

determina:
Es correcta la nmina?
Si, Archiva documento de nmina.
Contina con la actividad No. 3
No, Realiza las anotaciones necesarias en el documento y elabora oficio
de envo para su correccin.
Regresa a la actividad No. 1
3.-Corrobora los clculos efectuados por el departamento de administracin de

acuerdo con sus prestaciones y deducciones; y determina:
Son correctos los datos?

Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Si, Autoriza los depsitos correspondientes.

No, Realiza correcciones y elabora oficio de envo para el Departamento de
Administracin para su modificacin.

4.-Elabora cheque para el pago de los colaboradores y entrega al Departamento

de Administracin para su depsito y pago de los colaboradores.
5.- Recibe y archiva del Departamento de Administracin copia del documento del
comprobante de depsito que fue efectuado para el pago de la nmina.
Finaliza el procedimiento.
Nombre del procedimiento: Autorizacin de pago de nminas.

Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Gerencia General.
Diagrama
INICIO
1
C
Recibe del departamento

de ad de Administracin
oficio de envo y la
nmina
2
elaborada
Verifica que cada colaborador

aparezca correctamente
para
efectuar en lael
nmina
pago
de
los
colaboradores.
Es correcto la
nmina?
SI
NO
e del Departamento
de
Archiva documento de nmina
Administracin
oficio de envo y la
nmina
Corrobora los clculos

efectuados de acuerdo con sus
prestaciones y deducciones
Realiza las anotaciones

necesarias en el documento
para su correccin
elaborada
para
efectuar
el
pago
de
los
colaboradores.
B
ministracin la nmina
elaborada para efectuar el
pago
Agosto del 2015
B
VISTO BUENO
PGINA

SI
Son correctos
los datos?
Realiza correcciones y elabora

oficio de envo para el
Departamento de
Administracin para su
modificacin.
Autoriza los depsitos
NO
Elabora cheque para el pago y

entrega al Departamento de
Administracin para su
depsito y pago.
Recibe y archiva del

Departamento de
Administracin copia del
documento
FIN
Nombre del procedimiento: Elaboracin de objetivos y estrategias

Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

rgano de adscripcin: Gerencia General
Descripcin
1.- Consulta los objetivos del anterior periodo para poder realizar nuevos tomando
los anteriores como referencia.
2.-Verifica si fueron alcanzados todos los objetivos establecidos anteriormente y

determina:
Fueron todos cumplidos?:
Si, Realiza nuevas propuestas para determinar nuevos objetivos.
No, Recaba los objetivos no cumplidos del anterior periodo.
3.- Analiza las causas del fracaso de l, o los objetivos no cumplidos y realiza
observaciones de las causas, elabora nuevas estrategias para poder realizar los
objetivos y determina:
Es posible que puedan cumplirse?:
Si, Determina las tcnicas que se implantarn para lograr el objetivo.
Agosto del 2015
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No, Determina las causas las causas por las cuales no puede ser
llevado a cabo el objetivo y realiza observaciones.
4.-Elabora oficios con los objetivos que se cumplirn en el siguiente periodo para
cada uno de los departamentos.
5.-Redacta las tcticas para que sean implementadas juntos con los objetivos y
puedan ser ejecutados adecuadamente por cada rea.
6.-Realiza copias para entregar a cada jefe de Departamento de los objetivos y

tcticas y archiva originales.
Nombre del procedimiento: Elaboracin de objetivos y estrategias.

Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

rgano de adscripcin: Gerencia General.

Diagrama
INICIO
SI
Consulta los objetivos del

periodo anterior para poder
realizar nuevos
Verifica si fueron alcanzados

todos los objetivos establecidos
Fueron todos
cumplidos?
NO
Recaba los objetivos no

cumplidos del anterior periodo
Realiza nuevas propuestas

para determinar nuevos
objetivos
3
Analiza las causas del fracaso
4
C
Elabora nuevas estrategias

para poder realizar los
objetivos
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

B
Fueron todos
cumplidos?
SI
Determina las tcnicas que se

implantarn para lograr el
objetivo
NO
Determina las causas las

causas por las cuales no puede
ser llevado a cabo el Objetivo
Elabora oficios con los

objetivos que se cumplirn en
el siguiente periodo
Redacta las tcticas, juntos con

los objetivos y puedan ser
ejecutados
Entregar a cada jefe de

Departamento de los objetivos
y tcticas
FIN
Nombre del procedimiento: Autorizacin de compra de inventarios

Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Gerencia General
Descripcin
1.- Recibe del Departamento de Compras la solicitud de compras de mercancas

para el abastecimiento de inventario.
2.-Identifica la mercanca requerida en la solicitud de compras para su

conocimiento.
3.-Autoriza la solicitud del departamento de compras antes enviada para la

adquisicin de inventario.
4.- Recibe facturas originales de la compra efectuada por la compra del inventario
y reproduce copias.
5.- Archiva original de la factura y enva una copia al Departamento de

Administracin
para
su
contabilizacin
deducciones
de
impuesto
correspondiente.
Nombre del procedimiento: Autorizacin de compra de inventarios

Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Gerencia General
Diagrama
INICIO
1
Recibe la solicitud de compras
de mercancas
Identifica la mercanca
requerida en la solicitud
Autoriza la solicitud del

departamento de compras
Recibe facturas originales de la

compra efectuada
Archiva original de la factura y

enva una copia al
Departamento de
Administracin
FIN
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Desarrollo de propuestas.

rgano de adscripcin: Departamento de Ventas.
Descripcin
1.- Identifica el mes en el que se encuentra y determina:

Estamos ante un mes de baja?
Si, Elabora un listado de la mercanca con menor demanda.
Contina con la actividad No.2
No, Realiza algunas propuestas para mejorar el desempeo.
2.- Realiza estrategias y propuestas para dar fluidez a la mercanca que tiene poca
demanda.
3.- Elabora un oficio que contenga las estrategias y propuestas para Gerencia
general.
4.- Recibe de Gerencia General autorizacin para implementar las estrategias

antes formuladas y determina:
Agosto del 2015
VISTO BUENO
72PGINA
de 92

Fueron autorizadas?
Si, Procede a implementar las estrategias en su departamento.
No, Reestructura las estrategias y propuestas, elabora oficio y reenva a
Gerencia General.
Regresa a la actividad No.4
5.- Rene a los colaboradores del departamento de ventas y explica las nuevas
estrategias a seguir durante el periodo.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Desarrollo de propuestas.

Diagrama
INICIO
Identifica el mes en el que se

encuentra
Estamos ante
un mes de baja?
SI
Realiza algunas propuestas

para mejorar el desempeo.
Elabora un listado de la
mercanca con menor
demanda.
NO
Realiza estrategias y
propuestas para dar fluidez a la
mercanca
Elabora un oficio que contenga

las estrategias y propuestas
A
Recibe de Gerencia General

autorizacin para implementar
las estrategias
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

SI
Fueron
autorizadas?
Procede a implementar las

estrategias en su
departamento
NO
Reestructura las estrategias y

propuestas, elabora oficio y
reenva a Gerencia General.
Rene a los colaboradores del

departamento de ventas y
explica las nuevas estrategias
FIN
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Seleccin de proveedores.

Departamento de Compras.
Realizacin:
Encargado del Departo de Compras.
Descripcin
1. Revisa las listas de los proveedores de cada mercanca, que tiene la empresa.
2. Revisa el historial que cada uno tenga con sus respectivas compras que se le
hayan hecho.
3. Evala de acuerdo a sus precio, tiempo de entrega y facilidades de pago y

determina:
Cuenta con estos tres parmetros?
S. Ser seleccionado.
Contina con la actividad 5.
No. Saldr de la lista y justifica el por qu lo elimin
Regresar a la actividad 1.
4. Manda una solicitud al gerente general para la autorizacin de un nuevo
catlogo de proveedores y determina:
Autorizo el catalogo?
S. Accesa al sistema para incluirlos.
Contina con la actividad 7.
No. Mandara una solicitud y justificacin del porque no fue autorizado.
5. Realiza el catlogo de proveedores con los nuevos seleccionados.

6. Llamarles y formalizar las compras que se les harn con respectivos acuerdos.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Seleccin de proveedores.

Diagrama
INICIO
Revisa las listas de los

proveedores de cada
mercanca
SI
Revisa el historial que cada

uno tenga con sus respectivas
compras que se le hayan
hecho.
Evala de acuerdo a sus

precio, tiempo de entrega y
facilidades de pago
Cuenta con
estos tres
parmetros?
NO
Saldr de la lista y justifica el

por qu lo elimina
Ser seleccionado
Manda una solicitud al gerente

general para la autorizacin de
un nuevo catlogo de
proveedores
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

SI
Autorizo el
catalogo?
Mandara una solicitud y

justificacin del porque no fue
autorizado.
Accesa al sistema para

incluirlos.
NO
Realiza el catlogo de
proveedores con los nuevos
seleccionados.
FIN
Llamarles y formalizar las

compras
FIN
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Proceso de abastecimiento de almacn.

Descripcin
1. Recibe del departamento de ventas la lista de la mercanca que trae cada

proveedor en el da correspondiente.
2. Checa y revisa producto por producto, el estado en el que viene y los

requerimientos que debe tener cada pieza.
3. Cumple con los requerimientos de cada producto y determina:

Cumple con los requisitos?
S. Se ordenan las piezas nuevamente en cada caja.
No. Se retiene la mercanca y se manda solicitud al departamento de
ventas para la devolucin.
Regresa a la actividad no 1.
4. Se mandan los productos al rea de almacn junto con la lista de los productos
as como sus costos de adquisicin y almacenamiento correspondiente.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Proceso de abastecimiento de almacn.

Diagrama
INICIO
Recibe del departamento de

ventas la lista de la mercanca
Checa y revisa producto por

producto, el estado en el que
viene
Cumple con los requerimientos

de cada producto
Cumple con los

requisitos?
SI
Se ordenan las piezas

nuevamente en cada caja.
NO
Se retiene la mercanca y se
manda solicitud al
departamento de ventas para
la devolucin.
Se mandan los productos al

rea de almacn junto con la
lista de los productos
FIN
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Elaboracin de calendarios.

Departamento de Ventas.
Realizacin: Encargado del departamento de ventas.

Descripcin.
1.-Reune los nombres de todos los colaboradores del departamento de ventas.
2.-Ordenas los nombres segn sus fechas de ingreso a laborar y elabora una lista
del ms antiguo al ms nuevo.
3.-Elabora un listado de tareas a realizar por semana para q sea llevado a cabo
por el departamento.
4.-Elabora formato calendario de labores asignndoles das de descanso y

labores segn su antigedad.
5.- Enva el formato a Gerencia general para autorizacin.
6.-Recibe autorizacin de Gerencia General y determina:

Fue aprobado el formato?
Si, Realiza copia del formato y lo pega en el lugar designado.
Contina con la actividad No.6.
No, Reestructura el formato, modifica y elabora uno nuevo.
Regresa a la actividad No.4.
7.-Informa a los colaboradores de manera personal sobre sus actividades de la
semana.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Elaboracin de calendarios.

Diagrama
INICIO
Rene los nombres de todos

los colaboradores
Ordenas los nombres segn

sus fechas de ingreso a laborar
y elabora una lista
Elabora un listado de tareas a

realizar por semana
Elabora un calendario
asignndoles das de descanso
y labores segn su antigedad.
Enva el calendario a Gerencia

general
Recibe autorizacin de
Gerencia General
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Fue aprobado
el calendario?
SI
Realiza copia del calendario y

lo pega en el lugar designado
NO
Reestructura el calendario,
modifica y elabora uno nuevo.
Regresa a la
actividad No.4.
Informa a los colaboradores de

manera personal sobre sus
actividades
FIN
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

FORMATO
Calendario de labores
Nombre
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
(2)
(2)
(2)
(2)
(2)
(2)
(1)
(3)
(3)
(3)
(3)
(3)
(3)
(1)
(3)
(3)
(3)
(3)
(3)
(3)
(1)
(3)
(3)
(3)
(3)
(3)
(3)
INSTRUCCIONES
Realiza las actividades segn el nmero que corresponda:

(1).- Coloque los nombres de los colaboradores.
(2).-En este espacio irn colocados los das de la semana, exceptuando domingo
ya que este da no es laborable.
(3).-Ira colocado la tarea a realizar en este da por el colaborador o si es su da
asignado para descansar.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
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Nombre del procedimiento: Elaboracin de logros de ventas mensuales.

Descripcin
1.-Solicita al departamento de administracin las ventas del mes pasado y las del
ao pasado, en el mes a incurrir.
2.-Analisa la informacin y elabora una meta de ventas mensual a cumplir durante

el periodo siguiente.
3.- Redacta el objetivo, elabora estrategias para poder llevarla a cabo y realiza
oficio.
4.-Reune a los colaboradores del departamento de ventas e informa de la nueva

meta a trabajar el posterior mes y explica las estrategias a seguir.
5.-Archiva el oficio del objetivo del mes para su uso personal.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento: Elaboracin de logros de ventas mensuales.

Diagrama
INICIO
Solicita al departamento de
administracin las ventas del
mes pasado y las del ao
pasado, en el mes a incurrir.
Analiza la informacin y
elabora una meta de ventas
mensual
Redacta el objetivo, elabora

estrategias para poder llevarla
a cabo
Rene a los colaboradores del

departamento de ventas e
informa de la nueva meta
Archiva el oficio del objetivo del

mes para su uso personal
FIN
Agosto del 2015
VISTO BUENO
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Nombre del procedimiento Evaluacin de productividad.

Descripcin
1.-Consulta el objetivo mensual con el que se est trabajando.
2.-Consulta el sistema e imprime el informe de ventas por vendedor.
3.-Analiza el objetivo mensual y compara con las ventas que se llevan en el mes
mediante el sistema y determina:
Estas siendo cumplido?
Si, Felicita a su equipo de trabajo.
No, Estructura nuevas estrategias para cumplir con el objetivo.
4.- Anima a los colaboradores con una baja productividad a realizar las estrategias
nuevas para aumentar sus ventas.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Nombre del procedimiento Evaluacin de productividad.

Diagrama
INICIO
Consulta el objetivo mensual

con el que se est trabajando
Consulta el sistema e imprime

el informe de ventas
Analiza el objetivo mensual y

compara con las ventas que se
llevan en el mes mediante el
sistema.
Estas siendo
cumplido?
SI
NO
Felicita a su equipo de trabajo
.Estructura nuevas estrategias

para cumplir con el objetivo
FIN
Anima a los colaboradores con

una baja productividad
FIN
Agosto del 2015
VISTO BUENO
PGINA

Glosario
A
Abastecimiento: Conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los
bienes y servicios que la compaa requiere para su operacin, ya sea de fuentes
internas o externas.
C
Catalogo: Es la relacin ordenada de elementos pertenecientes al mismo
conjunto, que por su nmero precisan de esa catalogacin para facilitar su
localizacin.
Colaborador: Persona que colabora en una tarea realizada en comn con varias
personas.
Corroborar: Apoyar una opinin, teora, etc., con nuevos datos o argumentos.
I
Incurrir: Tener merecido alguien lo que se expresa.
Agosto del 2015
VISTO BUENO
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P
Procedimiento: Conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de
la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas
circunstancias.
R
Requerimiento: Algo que se le pide o solicita a alguien.
S
Stocks: Registro documental de los bienes y dems cosas pertenecientes a una
persona, empresa o comunidad, hecho con orden y precisin.
Agosto del 2015
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

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Daniela Maza Ziga

Ral Carbajal Lpez

(Supervisor a cargo del manual)

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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

Alternativas (se utiliza cuando en un procedimiento hay opciones o preguntas)

Conector dentro de la pgina (se utiliza cuando regresamos a una actividad en la

Nombre del procedimiento Autorizacin de pago de nminas

Agosto del 2015

REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

Realizacin: Gerente General.

1.- Recibe del Departamento de Administracin oficio de envo y la nmina

2.-Verifica que cada colaborador aparezca correctamente en la nmina y

3.-Corrobora los clculos efectuados por el departamento de administracin de

Son correctos los datos?

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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

Si, Autoriza los depsitos correspondientes.

Administracin para su modificacin.

4.-Elabora cheque para el pago de los colaboradores y entrega al Departamento

Nombre del procedimiento: Autorizacin de pago de nminas.

Agosto del 2015

REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

Recibe del departamento

Verifica que cada colaborador

Corrobora los clculos

Realiza las anotaciones

Agosto del 2015

REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

Realiza correcciones y elabora

Autoriza los depsitos

Elabora cheque para el pago y

Recibe y archiva del

Nombre del procedimiento: Elaboracin de objetivos y estrategias

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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

rgano de adscripcin: Gerencia General

2.-Verifica si fueron alcanzados todos los objetivos establecidos anteriormente y

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6.-Realiza copias para entregar a cada jefe de Departamento de los objetivos y

Nombre del procedimiento: Elaboracin de objetivos y estrategias.

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Consulta los objetivos del

Verifica si fueron alcanzados

Recaba los objetivos no

Realiza nuevas propuestas

Elabora nuevas estrategias

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Determina las tcnicas que se

Determina las causas las

Elabora oficios con los