VICERRECTORA ADMINISTRATIVA

DIRECCIN GENERAL FINANCIERA

OFICINA DE CONTABILIDAD

CDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIN: 1
FECHA: Diciembre de 2006

PROCEDIMIENTO
REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

REVISADO POR

APROBADO POR

Jefe Oficina de Contabilidad

Coordinador Oficina de Contabilidad

Directora General Financiera

PROCEDIMIENTO
REALIZACIN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS

CDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIN: 1
FECHA: Diciembre de 2006

1. OBJETIVO
Realizar las conciliaciones bancarias, correspondientes a las cuentas bancarias de la
Pontificia Universidad Javeriana mediante el anlisis de la informacin de estas,
garantizando as la razonabilidad de las cifras en los estados financieros.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud por parte de la Oficina de Tesorera para que le sean enviados
los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la
Universidad y termina con el archivo de
la documentacin que soporta
la
realizacin de las conciliaciones bancarias.

3. DEFINICIONES

Conciliacin Bancaria: Es el proceso mediante el cual se relacionan todas las

operaciones registradas por el banco, con la informacin registrada por la
Universidad en el Sistema Finanzas Plus: lo anterior da como resultado las
partidas inconsistentes que son objeto de anlisis.

Partidas Conciliatorias: Son todas aquellas diferencias que se identifican en el

proceso de conciliacin bancaria, y que son objeto de anlisis.

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REALIZACIN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS

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4. CONDICIONES GENERALES

Las Unidades encargadas de remitir a la Oficina de Contabilidad los extractos

bancarios correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad son la
Oficina de Tesorera y la Unidad de Gestin Regional, labor que deber ser
realizada los primeros cinco das hbiles de cada mes.

Es responsabilidad de la Oficina de Contabilidad realizar mensualmente las

conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas bancarias y financieras
de la Pontifica Universidad Javeriana.

Los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad son

enviados por los diferentes bancos a la Oficina de Tesorera y a la Unidad de
Gestin Regional a travs de dos medios: extracto fsico y en medios magnticos
(archivo plano).

Las nicas personas autorizadas para manejar el mdulo de conciliaciones

bancarias dentro del Sistema Finanzas Plus y de realizar modificaciones en este,
son el Coordinador de Conciliaciones Bancarias, los Auxiliares de Conciliaciones
Bancarias de la Oficina de Contabilidad, el Coordinador de Egresos y el
Coordinador de Ingresos de la Oficina de Tesorera.

Cada uno de los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas
conciliatorias debern ser autorizados por parte de la Jefe de la Oficina de
Contabilidad.

El registro de Notas Dbito y Notas Crdito por concepto de gastos bancarios e

ingresos financieros, sern elaboradas por parte de la Oficina de Contabilidad y
verificadas por parte de la Oficina de Tesorera.

Los movimientos financieros que se registran en el mdulo de tesorera deben

reflejar la realidad del hecho econmico en los bancos, lo cual permite que el
proceso de conciliacin sea de forma automtica.

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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

No.

DESCRIPCIN

RESPONSABLES
UNIDAD

CARGO

Solicita a los diferentes bancos enviar los

conceptos de movimiento correspondientes a
las cuentas bancarias de la Universidad.

Oficina de Tesorera

Coordinador de
Egresos

Enva a la Oficina de Contabilidad los

conceptos de movimiento recibidos por parte
de los Bancos.

Oficina de Tesorera

Coordinador de
Egresos

Ingresa manualmente en el Sistema Finanzas

Plus los conceptos de movimiento enviados
por los diferentes bancos, a travs de la
forma MCME

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

Radica a travs de correo fsico los extractos

bancarios correspondientes a las cuentas de
la Universidad en la Oficina de Contabilidad.

Unidad de Gestin
Regional /Oficina de
Tesorera

Coordinador
Unidad de
Gestin Regional
/Coordinador de
Egresos

Verifica que se encuentren todos los

extractos bancarios de la cuentas de la
Universidad.

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias/ Auxiliar
de Conciliaciones
Bancarias -

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No.

DESCRIPCIN

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RESPONSABLES
UNIDAD

CARGO

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

Si la informacin correspondiente a los

extractos bancarios se encuentra en
medios magnticos:

Realiza la parametrizacin correspondiente al

archivo plano enviado por el banco en el
Sistema Finanzas Plus a travs de la forma
MFEX.
6

Remtase a la actividad 7.

Si la informacin de los extractos

bancarios no se encuentra en medios
magnticos:

Digita partida por partida, la informacin del

extracto en el Sistema Finanzas Plus a travs
de la forma BMEX.
Remtase a la actividad 9.

Importa la informacin que se encuentra en

medios magnticos al Sistema Finanzas Plus
a travs de la forma BIEB.

Registra las notas dbito (gastos bancarios) y

las notas crdito (rendimientos financieros)
enviadas por los bancos, una vez ingresadas
las enva a la Oficina de Tesorera para su
correspondiente verificacin.

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias/Coordin
ador de
Conciliaciones
Bancarias

Verifica que toda la informacin de los

extractos bancarios se encuentre en el
Sistema Finanzas Plus y que los saldos
correspondan a los extractos bancarios.

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

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No.

DESCRIPCIN

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RESPONSABLES
UNIDAD

CARGO

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

Si toda la informacin de los extractos

bancarios se encuentra en el Sistema
Finanzas Plus:

Realiza el proceso de conciliacin bancaria

mediante el cruce de cuentas en el sistema.
10

Si toda la informacin de los extractos

bancarios no se encuentra en el Sistema
Finanzas Plus:

Incluye o corrige la informacin faltante de

los extractos digitados manualmente.
Remtase a la actividad 5.

11

Analiza las diferencias que se identifican en

el proceso de conciliacin bancaria (partidas
conciliatorias).

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

12

Enva comunicados a la Oficina de Tesorera

a travs de correo electrnico para que se
realicen los ajustes que se requieran en las
partidas conciliatorias.

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

13

Realiza los ajustes correspondientes a las

partidas conciliatorias de las cuales se tiene
soporte, una vez realizados estos ajustes lo
informa al Coordinador de Conciliaciones
Bancarias de la Oficina de Contabilidad.

Oficina de Tesorera

Coordinador de
Egresos/Coordina
dor de Ingresos

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

14

Revisa y verifica las partidas conciliatorias

que fueron corregidas por parte de la Oficina
de Tesorera y realiza el cruce de las partidas
que corresponda.

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No.

DESCRIPCIN

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RESPONSABLES
UNIDAD

CARGO

15

Realiza los ajustes requeridos para el cruce

manual de las partidas conciliatorias, con
previa autorizacin del Jefe de la Oficina de
Contabilidad.

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

16

Imprime los reportes correspondientes a las

cuentas que fueron conciliadas.

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

17

Enva a la Oficina de Tesorera y a la Unidad

de Gestin Regional a travs de correo fsico
un memorando para que sean ajustadas las
cuentas que no pudieron ser conciliadas.

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

Oficina de Tesorera
/Unidad de Gestin
Regional

Coordinador de
Egresos/Coordina
dor Unidad de
Gestin Regional

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

Para el caso de la Oficina de Tesorera:

Realiza las correcciones a las cuentas que no

fueron conciliadas y las ingresa en el Sistema
Finanzas Plus.
Remtase a la actividad 20.
18

Para el caso de la Unidad de Gestin

Regional:

Realiza las correcciones a las cuentas que no

fueron conciliadas y las enva nuevamente a
la Oficina de Contabilidad.
Remtase a la actividad 19.

19

Ingresa en el Sistema Finanzas Plus la

informacin que fue corregida por parte de la
Unidad de Gestin Regional y realiza el cruce
de las partidas que corresponda.

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REALIZACIN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS

No.

20

Si existen
conciliadas:

cuentas

que

no

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UNIDAD

CARGO

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

fueron

Solicita
al
banco
la
aclaracin
de
movimientos conciliatorios de los cuales no
se tiene soporte y realiza la correccin de las
mismas en el Sistema.

VERSIN: 1

RESPONSABLES

DESCRIPCIN

CDIGO: DGF-OCON-PC-PR01

Si todas las cuentas fueron conciliadas:

Remtase a la actividad 21.

21

Imprime el reporte definitivo de las cuentas

que fueron conciliadas.

22

Solicita al Jefe de la Oficina de Contabilidad

la firma del reporte definitivo de las cuentas
que fueron conciliadas.

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

23

Elabora el reporte Informe general de

partidas conciliatorias y lo enva a la Jefe de
la Oficina de Contabilidad y la Jefe de la
Oficina de Tesorera.

Oficina de
Contabilidad

Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias

Oficina de
Contabilidad

Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias

24

Archiva la documentacin que soporta la

realizacin de las Conciliaciones Bancarias
(Extractos bancarios, memorandos, notas de
ajuste, reporte definitivo firmado).

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CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuacin se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento Realizacin de Conciliaciones Bancarias Las convenciones utilizadas
en este diagrama son las siguientes:
SMBOLO

NOMBRE
Terminal

Indica el inicio y fin del procedimiento.

Conector de
rutina

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la interseccin de lneas.

Representa una conexin entre actividades del procedimiento de la misma pgina
o entre pginas.

Conector de
pgina

Representa el enlace entre la ltima actividad de una pgina y la primera de la

siguiente.

Operacin

Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro
del procedimiento.

Decisin o
alternativa

Indica un punto dentro del procedimiento en dnde surgen posibles caminos

alternativos.

Documento

Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.

Procedimiento
predefinido

Archivo

Rutina de
Sistemas de
Informacin

eLABORA

DESCRIPCIN

Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la

Facultad/Dependencia.

Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.

Representa actividades ejecutadas a travs de los diferentes Sistemas de

Informacin.

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PROCEDIMIENTO
REALIZACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS

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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

INICIO

Solicitar a los diferentes bancos enviar los

conceptos de movimiento correspondientes a
las cuentas bancarias de la Universidad.

Envar a la Oficina de Contabilidad los

conceptos de movimiento recibidos por parte
de los Bancos.

Ingresar manualmente en el Sistema

Finanzas Plus los conceptos de
movimiento enviados por los diferentes
bancos, a travs de la forma MCME

Radicar a travs de correo fsico los extractos

bancarios correspondientes a las cuentas de la
Universidad en la Oficina de Contabilidad.

Verificar que se encuentren todos los

extractos bancarios de la cuentas de la
Universidad.

La informacin de los extractos

bancarios se encuentra en medios
magnticos
Si
Realizar la parametrizacin
correspondiente al archivo plano enviado
por el banco en el Sistema Finanzas Plus a
travs de la forma MFEX.

No

1
Digitar partida por partida, la
informacin del extracto en el Sistema
Finanzas Plus a travs de la forma
BMEX.
A

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REALIZACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS

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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Importar la informacin que se encuentra

en medios magnticos al Sistema
Finanzas Plus a travs de la forma BIEB.

Registrar las notas dbito y las notas

crdito enviadas por los bancos y
enviarlas a la Oficina de Tesorera para
su correspondiente verificacin.

Verificar que toda la informacin de los

extractos bancarios se encuentre en el
Sistema Finanzas Plus y que los saldos
correspondan a los extractos bancarios.

Toda la informacin de los extractos se

encuentra en Finanzas Plus
Si
Realizar el proceso de conciliacin
bancaria mediante el cruce de cuentas en
el sistema.
No

Incluir o corregir la informacin faltante

de los extractos digitados manualmente.

Analizar las diferencias que se identifican en el

proceso de conciliacin bancaria (partidas
conciliatorias).
B

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BANCARIAS

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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Envar comunicados a la Oficina de Tesorera

a travs de correo electrnico para que se
realicen los ajustes que se requieran en las
partidas conciliatorias.

Realizar los ajustes correspondientes a las

partidas conciliatorias de las cuales se tiene
soporte, una vez realizados estos ajustes lo
informar al Coordinador de Conciliaciones
Bancarias de la Oficina de Contabilidad.

Revisar y verificar las partidas conciliatorias

que fueron corregidas por parte de la Oficina
de Tesorera y realizar el cruce de las partidas
que corresponda.

Realizar los ajustes requeridos para el cruce

manual de las partidas conciliatorias, con
previa autorizacin del Jefe de la Oficina de
Contabilidad.

Imprimir los reportes correspondientes a las

cuentas que fueron conciliadas.

Envar a la Oficina de Tesorera y a la Unidad

de Gestin Regional a travs de correo fsico
un memorando para que sean ajustadas las
cuentas que no pudieron ser conciliadas.

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BANCARIAS

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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Las cuentas no conciliadas

corresponden a la Oficina de
Tesorera?
Si
Realizar las correcciones a las cuentas que no
fueron conciliadas e ingresarlas en el Sistema
Finanzas Plus.

No

Realizar las correcciones a las cuentas que no

fueron conciliadas y enviarlas nuevamente a
la Oficina de Contabilidad.

Ingresar en el Sistema Finanzas Plus

la informacin que fue corregida por
parte de la Unidad de Gestin
Regional y realizar el cruce de las
partidas que corresponda.

Existen cuentas que no pudieron ser

conciliadas?

Si
Solicitar al banco la aclaracin de
movimientos conciliatorios de los cuales no se
tiene soporte y realizar la correccin de las
mismas en el Sistema.

No

Imprimir el reporte definitivo de las cuentas

que fueron conciliadas.

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BANCARIAS

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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Solicitar al Jefe de la Oficina de Contabilidad

la firma del reporte definitivo de las cuentas
que fueron conciliadas.

Elaborar el reporte Informe general de

partidas conciliatorias y enviarlo al Jefe de la
Oficina de Contabilidad y la Jefe de la Oficina
de Tesorera.

Archivar la documentacin que soporta

la realizacin de las Conciliaciones
Bancarias (Extractos bancarios,
memorandos, notas de ajuste, reporte
definitivo firmado).

FIN

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7. RELACIN DE REGISTROS

eLABORA

NOMBRE

CDIGO

Extractos Bancarios

Sin cdigo asignado

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