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Resumo
O paradigma tradicional de Gesto por Funes nas estruturas organizacionais tem revelado
falta de agilidade s organizaes e causado problemas de conformidade em implementaes
de sistemas de gesto integrados. Metodologias e Tecnologias de Informao que utilizam
conceitos como BPM (Business Process Management) e SOA (Service Oriented Architecture)
tm buscado sanar esta lacuna atravs do conceito de processos de negcio orientados para
servios, visando melhoria pela racionalizao, controle e monitoramento dos processos.
Entretanto, a transio entre a viso por funes e a viso por processos lenta e complicada,
pois exige mudanas organizacionais que apresentam dificuldades e resistncias. O objetivo
desta pesquisa foi o de identificar possveis fatores crticos de sucesso (FCS) envolvidos em
um projeto de implantao de uma metodologia BPM em uma Instituio de Fomento. O
estudo de caso nico, de carter exploratrio, foi realizado utilizando como coleta de dados a
observao participante em reunies do projeto ao longo de 2 meses, entrevistas em
profundidade com 12 participantes do projeto e consulta a documentos-padro. A anlise de
resultados apontou como principais fatores crticos a necessidade de viso estratgica do
projeto, liderana e gesto de mudanas, comunicao e colaborao, responsabilidades e
comprometimento. As principais contribuies desta pesquisa encontram-se no uso de uma
metodologia formal de BPM na implementao de uma viso de gesto por processos em uma
organizao de carter governamental e na identificao de FCS que possam vir a minimizar
possveis problemas que uma organizao, similar estudada, venha a ter ao longo da
conduo de mudanas organizacionais, principalmente relacionadas a mudanas no modelo
de negcio.
1. Introduo
Eficincia, eficcia e transparncia das organizaes em oferecer produtos e servios
aos acionistas exigncia crescente da economia e da sociedade e gera a necessidade de aes
e novas formas de gerenciar. As empresas almejam a competitividade com o objetivo de
sustentao e sobrevivncia em longo prazo; assim, a melhoria do seu processo operacional
contribui para seu melhor desempenho. O paradigma tradicional das estruturas
organizacionais tradicionais verticalizadas baseia-se em departamentos estanques e isolados e
cada vez mais revela falta de agilidade e competitividade (CAMARGO e BRAZ, 2004;
MLLER, 2003; ARMISTEAD e MACHIN, 1997). Publicaes recentes da revista
Computerworld (2008) apontam o tpico BPM (Business Process Management) como sendo
o foco principal das organizaes brasileiras nestes ltimos anos, seja para melhoria de suas
operaes e manuteno de seus mercados frente concorrncia, seja para atender s fortes
regulamentaes impostas pelos governos de Governana Corporativa e de TI, para reduo
do risco do negcio para os acionistas.
Processos demandam atividades executadas por colaboradores alocados em diferentes
departamentos ou setores e, para alcanar os resultados esperados, as organizaes precisam
entender seus processos e aperfeio-los continuamente (RUMMLER e BRACHE, 1994;
DAVENPORT, 1994; HAMMER e CHAMPY, 1994; HARRINGTON, 1993). A importncia
dos processos de trabalho aumenta medida que as empresas tm em seu contedo de
trabalho exigncias mais intelectuais e menos fabris, pois se difunde, como uma necessidade
nos tempos atuais, a lgica do Capital Intelectual, colocando as pessoas e a Tecnologia de
Informao (TI) como grandes alavancas de competitividade (MLLER, 2003;
GONALVES, 2000a).
1
(7) Anlise dos problemas; (8) Desenvolvimento do Mapa ideal; (9) Estabelecimento de
medidas (indicadores); (10) Planejamento de mudanas e recomendaes; e, (11)
Implementao das mudanas.
O emprego do conceito de processos na estruturao das empresas tambm leva ao
desenvolvimento da funo do dono do processo (process owner), cujas atribuies
essenciais so a garantia do andamento adequado ao fluxo do processo (pumping), a
facilitao do relacionamento dos recursos aplicados ao processo (facilitating), a avaliao do
funcionamento da empresa da perspectiva do processo e o aperfeioamento do funcionamento
do processo (GONALVES, 2000b).
Rummler e Brache (1994) destacam tambm que o desempenho geral de uma
organizao resultado dos objetivos, estrutura e aes gerenciais em todos os nveis
organizacionais, todos eles crticos e interdependentes, sendo que a falha em um deles pode
afetar o desempenho geral. O nvel da Organizao busca enfatizar seu relacionamento com o
mercado; o nvel do Processo busca observar o fluxo de trabalho alm das fronteiras
funcionais do organograma; e, o nvel do Trabalhador/Executor considera que as sadas da
organizao so produzidas via processos executados e gerenciados por indivduos.
3. Fatores Crticos de Sucesso
A viso por fatores crticos de sucessos (FCS) foi apresentada por Rockart (1979)
como uma nova abordagem metodolgica no planejamento estratgico e de Sistemas de
Informao (SI), baseada no mapeamento dos processos crticos pelos executivos, ou seja, os
FCS de uma organizao so fatores associados a poucas reas, para qualquer negcio, nas
quais os resultados, se satisfatrios, iro assegurar um desempenho competitivo e de sucesso
para a organizao. Mais recentemente, os FCSs vm sendo abordados em pesquisas,
principalmente direcionadas ao estudo e divulgao de projetos que utilizam a metodologia
BPM de redesenho do modelo de negcio com a viso de processos orientados para servios,
da metodologia BPR (Business Process Reengineering), anterior metodologia BPM, na qual
a orientao era de uma viso organizada dos processos, mas dentro das principais funes
organizacionais j estabelecidas, e em estudos de TQM (Total Quality Management) ou de
gerenciamento de qualidade de servios e produtos das organizaes (AHMAD et al., 2007;
BALDAM et al., 2007; KEMSLEY, 2006; BALZAROVA et al., 2004; MAULL et al., 2003;
PUAH e TANG, 2000).
Baldam et al. (2007), em anlise de uma quantidade significativa de autores,
identificaram uma srie de fatores que contribuem para uma implantao bem sucedida da
metodologia BPM; Maull et al. (2003), ao estudar os fatores que determinam o nvel de
maturidade de programas de BPR, levantaram cinco dimenses atravs das quais os projetos
devem se orientar para terem xito; Al-Mashiri e Zairi (1999) categorizaram em seis
dimenses os principais FCS para implementaes de BPR; Balzarova et al. (2004), baseados
em reviso de literatura, identificaram sete fatores organizacionais que constituem entraves
para implantaes de BPM; utilizando um enfoque prtico, Kemsley (2006) apontou trs erros
comuns em implementaes de BPM mal-sucedidas; Ahmad et al. (2007) identificou sete
fatores FCS em implementaes de BPR, baseado no estudo de caso de trs instituies
educacionais na Malsia; e, Gulledge e Sommer (2002) identificaram algumas implicaes da
gesto por processos no setor pblico. Um resumo dos principais FCS encontra-se
apresentado no Quadro 1.
4. Operacionalizao da Pesquisa
A maioria das pesquisas relacionadas gesto de processos e rea de TI tem adotado
abordagens positivistas, sejam elas em carter exploratrio, utilizando mtodos comparativos de
estudos de caso, cuja observao da realidade encontra-se suportada por modelos conceituais de
4
pesquisa analisando os eventos em seu ambiente natural. Esta pesquisa abordou um problema
essencialmente aplicado em que a experincia dos atores foi importante e o contexto de ao
crtico. A perspectiva adotada positivista, de natureza qualitativa aplicada, com estratgia
exploratria, utilizando como mtodo o estudo de caso nico (DUB e PAR, 2003;
BENBASAT et al., 1994).
Quadro 1 FCS em implementaes de processos identificados na literatura
Autor (Ano)
Ahmad et al. (2007)
Kemsley (2006)
Balzarova et al.
(2004)
Al-Mashiri e Zairi
(1999)
Como etapas para a realizao desta pesquisa, foram utilizadas as onze (11) fases
da abordagem para implementao de GPN (seo 2) propostas por Rummler e Brache
(1994); os nveis organizacionais em que o projeto de reorientao do negcio, de uma viso
funcional tradicional para a viso de processo e orientao para servios, estava sendo
construdo; e, a escolha dos participantes tomando por base o desempenho de seus papis e
funes (donos e conhecedores do processo).
A coleta de dados contou com o apoio de trs (3) instrumentos de pesquisa. Um dos
instrumentos de pesquisa utilizado foi um formulrio padro para atas de reunies (semiestruturado) contendo o nome dos participantes, data da reunio, etapa do projeto, itens
pendentes anteriores, itens da pauta, solues, e pendncias para a prxima reunio.
Adicionalmente, os pesquisadores colocaram um campo para identificar atitudes, palavras,
expresses, etc. que pudessem convergir para os FCS de cada etapa. A validao deste
instrumento foi realizada nas primeiras reunies do projeto. O segundo instrumento utilizado
foram os diagramas de mapas conceituais para convergir conceitos entre os membros da
equipe do projeto, de forma a trabalhar com um nico jargo organizacional (Benbasat et al.,
1994). O terceiro instrumento utilizado foi o software de BPM Aris Tool Set
(http://www.ids-scheer.com/pt/ARIS/127331.html) para auxlio na diagramao dos
processos, suas atividades e recursos.
A seleo da organizao se deu por convenincia uma vez que a organizao
estudada conduz atualmente um projeto de remodelagem de processos e franqueou aos
pesquisadores a participao nas reunies e o acesso a documentos internos. Esta organizao
uma instituio de fomento, especializada na oferta de crdito de mdio e longo prazo para o
desenvolvimento. A unidade de anlise considerada foi o projeto de gesto e melhoria de um
processo crtico do Departamento de Controle Financeiro (DCF) chamado de Processo de
Operaes Seguradas (POS) ou, em sua forma extensa, denominado processo de controle de
operaes cobertas por um determinado tipo de seguro. O projeto de modernizao de
processos foi caracterizado por um dos proeminentes executivos como: o projeto abarca
etapas de mapeamento da situao atual dos processos de trabalho; proposio da situao
futura dos processos; definio dos recursos de tecnologia da informao necessrios para
suportar de maneira eficaz, eficiente e segura a realizao dos processos de trabalho; e
execuo do projeto de TI, dando prioridade aos processos de negcios. Por isto, a
metodologia de Rummler e Brache (1994) foi escolhida para o projeto pelos executivos da
Instituio, uma vez que ela possibilita, de forma clara e sistemtica, a anlise, o redesenho e
a melhoria dos processos.
A coleta de dados utilizou diversas tcnicas (KRIPPENDORFF, 1980). A principal
fonte de dados (primrios) foi a observao participante nas reunies do projeto de melhoria
dos processos (gravadas e anotadas). As reunies ocorreram em 2 horas, 3 vezes por semana,
durante 2 meses (maro e abril de 2008). O grupo de pesquisadores buscou delinear um grupo
de participantes representativos junto com os executivos da Instituio. Esta definio foi
realizada como um dos passos da metodologia (Etapa 3) utilizada para o projeto de GPN. O
grupo final ficou constitudo por 12 participantes da Instituio, 1 pesquisador participante, e
2 pesquisadores observadores. Vale destacar que todos os participantes da pesquisa possuem
nvel superior, idade entre 28 e 50 anos, 5 anos ou mais de empresa, porm nem todos com
experincia em GPN. A segunda fonte de dados (primrios) foram entrevistas (gravadas e
anotadas) em profundidade (1 a 2 horas) com a chefia executiva do DCF da Instituio e com
os membros do projeto (12), buscando captar dados retrospectivos e atuais sobre o
comportamento do processo e tambm sobre os eventuais problemas ou melhorias. Por fim, a
ltima fonte de dados (secundrios) foi a consulta a documentos (anotadas) sobre o processo
(padres do processo, regulamentaes, plano estratgico, sistema relatrios e consultas).
analista habilitador de gesto de processos, mais as chefias (2), e uma pequena equipe
composta por trs auxiliares, totalizando 12 pessoas.
O treinamento da equipe (Etapa 4) ocorreu por meio de reunies utilizando tutoriais
e explanaes presenciais com especialistas na metodologia e na ferramenta de TI adotadas,
para esclarecimento de dvidas, incluindo tpicos como a sensibilizao quanto importncia
da viso do funcionamento da empresa por processos, e da importncia de uma metodologia e
ferramenta combinadas para a boa implantao e continuidade (melhorias contnuas) de
projetos dessa natureza.
O desenvolvimento do mapa da situao atual do processo (Etapa 5) foi realizado de
duas formas: mapas individuais, atravs de entrevistas buscando identificar, na viso de cada
um, as atividades, fases e demais recursos do processo; e mapeamento coletivo, realizada por
meio de reunies para discusses entre o grupo, buscando a construo coletiva do
mapeamento do processo. Durante a construo coletiva, cada funcionrio envolvido em cada
etapa do processo, ainda que especfica, conseguiu enxergar o processo inteiro e pde
formular prioridades em relao ao todo, no apenas em relao a sua prpria funo. Isto
permitiu a delimitao de suas funes e a interligao com as demais funes do processo e
da Instituio como um todo. Para o mapeamento visual do processo, foi utilizada a tcnica de
construo de mapas conceituais, a qual se mostrou altamente funcional. A simbologia
adotada foram cartazes em formato de mapa, onde retngulos verdes indicavam agentes do
processo, rtulos de relacionamento indicavam atividades e tarefas, retngulos arredondados
azuis indicavam documentos, e setas pretas indicavam o sentido do fluxo do processo
(seqncia e informaes). Os esquemas, e a prpria construo coletiva, contriburam para
uma viso global do processo. O mapa conceitual do POS (Figura 3) foi consolidado em
reunies de validao.
respostas entre analistas de sistemas e analistas de processo foram realizadas, com uso da
ferramenta de correio eletrnico, para soluo de dvidas quanto s necessidades de
implementao de controles automatizados no sistema.
A etapa estabelecimento de indicadores (Etapa 9) para medir o desempenho e a
qualidade das atividades do processo foi complexa e demorada, pois a identificao das
variveis a serem medidas causou muito debate entre o grupo. Resgatando as Questes
Crticas do Negcio, foi estabelecido que os indicadores deveriam expressar a Exatido e a
Eficincia dos controles. Entre as sugestes, apareceram indicadores como nmero de
omisses ainda encontradas nas datas cadastradas na operao, nmero de erros
encontrados pelo repassador nos relatrios, nmero de erros encontrados pela prpria
Instituio nos relatrios, nmero de relatrios enviados com pontualidade, e nmero de
solicitaes de ressarcimento enviadas com pontualidade, mas no se obteve consenso para a
definio de tais medidas.
O planejamento das mudanas (Etapa 10) foi realizado com muitos cuidados em
relao a prever as mudanas que implicam impacto na cultura j internalizada pelas pessoas.
Devido a este fato, essa etapa no foi implementada em sua totalidade enquanto a pesquisa
estava sendo realizada. No entanto, ficou acordado que a equipe de processos adotasse o
procedimento de reunir-se periodicamente para avaliar a implantao das mudanas, o que
vem acontecendo gradualmente, conforme o cronograma de projetos dos analistas de sistemas
(conforme relato do pesquisador participante). As recomendaes geradas pelo planejamento
realizado foram sistematizadas para apresentao das idias ao grupo em uma reunio,
validando as recomendaes para o processo ideal.
A implementao das mudanas (Etapa 11) representou uma nova fase do projeto, a
qual exigiu maior automao e TI, ou seja, mudanas na programao do sistema financeiro
(no mainframe) que passou a oferecer uma funo simplificada de workflow para o
acompanhamento do controle do processo, proporcionando benefcios como o disparo
automtico de etapas do processo. Outras melhorias sugeridas foram a simplificao e a
racionalizao do fluxo de documentos, que pode contar com a extenso, para os documentos
destas operaes seguradas, do sistema de GED atualmente em uso na Instituio para a
gesto dos contratos e outros documentos.
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Relacionado
ao FCS ...
(Quadro 1)
B1, B2, D2, E1
A7, B4, B5,
B9, B10, E3
A1, A6, B3,
D4, F2, F4
A3, B5, B6,
D4, E4, F1
A6, B4, D5,
E3, F3
A4, A6, B4,
B7, F2
A1, B5, E4, F1
A2, A4, D2,
B6,
D3, E2, F5
B5, E4, F1
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Um segundo FCS que ficou evidente foi a construo coletiva do mapeamento dos
processos, da identificao dos problemas e desconexes, da anlise desses problemas, de
onde se originou como conseqncia a sensibilizao para a mudana, especialmente com o
planejamento e implementao das mudanas e da sua reavaliao peridica. Essa maneira de
conduzir o projeto permitiu o entendimento compartilhado de todas as etapas do processo
como era, alm de promover o debate e a troca de idias essenciais para a definio do
processo como deveria ser, e, principalmente, de levar ao envolvimento de todos em um
trabalho em equipe durante todo o processo de adaptao s mudanas necessrias, tendo
em vista os objetivos estratgicos da Instituio como um todo.
Uma prtica que comeou a ser implementada, sendo avaliada como muito positiva
pela equipe, o procedimento de reunir-se periodicamente para rever o processo e avaliar a
implantao das mudanas. Como avaliao dessa mudana, a equipe de anlise e melhoria
deste processo recomenda que as demais equipes da Instituio procurem manter esse
procedimento para todos os processos analisados, pois os resultados obtidos com a prtica de
debater e repensar em equipe o andamento dos processos foi avaliada pelos analistas como
muito produtiva.
Um terceiro FCS o uso de ferramentas selecionadas para o uso de diagramao do
processo. A maioria delas traz embarcados conceitos e metodologias (IDF0, BPM, UML, etc.)
com orientao para servios (SOA Service Oriented Architecture) da rea da Cincia da
Computao, o que pode dificultar a compreenso dos usurios e, conseqentemente, levar a
disperso ou falta de motivao e de comprometimento com o projeto. Algumas destas
ferramentas so tcnicas demais, e estudos tm indicado que devem ser utilizadas pelos
analistas de sistemas e no pelos usurios do negcio (FREEMAN, 2004).
6. Consideraes Finais
O objetivo principal desta pesquisa foi atingido, uma vez que foi possvel identificar
FCSs ao longo da implementao de um projeto de GPN, utilizando uma metodologia formal
de adoo da gesto por processos (RUMMLER e BRACHE, 1994) que permitiu descrever os
procedimentos de cada etapa em detalhes, bem como seus subprodutos. Cabe destacar as
dificuldades encontradas em cada uma delas, com o intuito de prover os gestores de cuidados
a serem tomados em projetos similares.
As entrevistas evidenciaram a percepo dos analistas, de alguns dos principais
benefcios obtidos com a GPN relatados pela literatura (HARRINGTON, 1993; RUMMLER
e BRACHE, 1994), tais como aumento da confiabilidade e segurana do processo de controle
das operaes seguradas; reduo do tempo de elaborao de uma consulta ou relatrio ou
conferncia; reduo do custo financeiro com a honra de compromissos que em breve sero
ressarcidos, alm de reduzir o custo de papel com o uso de documentos eletrnicos; melhoria
da capacidade de produo de solicitaes de ressarcimento e de relatrios de informaes
consolidadas para negociaes; reduo da burocracia com a automatizao dos controles
manuais e semi-automticos, permitindo assim que parte dos funcionrios auxiliares que se
dedicavam a essas tarefas fosse deslocada para outras funes; aumento dos lucros, j
evidenciado com uma conferncia de um relatrio de solicitao de ressarcimento que
registrava um valor 20% inferior ao que realmente deveria ser e foi reembolsado; e,
melhoria no moral do pessoal, plenamente observada no suceder das reunies.
Ficou evidente que no processo crtico desta Instituio aqui abordado, o trabalho
intelectual um dos principais capitais da organizao (CAMARGO e BRAZ, 2004). O
estudo de caso permitiu evidenciar que a melhoria dos processos e a conseqente
automatizao das etapas e controles mais mecnicos do processo auxiliaram o trabalhador do
conhecimento no sentido de permitir-lhe dedicar sua energia, seu tempo e sua inteligncia s
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