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TUTOR ACADMICO:
AUTORA:
VIVAS SANDRA
TUTOR EMPRESARIAL:
DAYANA MUOZ
ii
DEDICATORIA
Mi trabajo especial de grado lo dedico a:
A todos mis amigos por su apoyo y concejos, muhas gracias, que Dios
melos bendiga, este xito es para ustedes.
AGRADECIMIENTO
ii
de
cargo
del
Gerente
administrativo
Financiero
del
iii
NDICE GENERAL
Dedicatoria
Agradecimiento
ii
Resumen..
iii
ndice General.
iv
Lista de Figuras..
vi
Lista de Tablas....
vii
Lista de Anexos..
viii
Introduccin.
Fase I LA EMPRESA
1.1 Identificacin de la empresa..
11
Fase II ELPROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema..
21
23
24
2.3 Justificacin..
24
25
26
28
32
33
33
iv
34
35
43
5.2 Discusin
44
Fase VI La Propuesta
6.1 Presentacin de la Propuesta..
46
46
47
47
47
48
6.6 Viabilidad.
59
Conclusin
60
Recomendaciones.
61
Referencias Bibliogrficas
62
Anexos.
65
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Isotipo Venetur Margarita..
vi
10
LISTA DETABLAS
Tabla N1 Entrevista dirigida a la Coordinadora de Cuentas por Pagar
37
38
39
40
41
vii
42
Lista de Anexos
67
viii
76
INTRODUCCIN
FASE III: Esta fase explica el marco terico, que incluye los antecedentes
y las bases tericas.
la piscina de la
AUDITORA
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE TALENTO
HUMANO
GERENCIA DE CONSULTORA
JURDICA
JEFATURA DE PLANIFICACIN Y
PRESUPUESTO
GERENCIA DE
OPERACIONES
GERENCIA
NOCTURNA
GERENCIA DE
INGENIERA
GERENCIA DE A Y B
GERENCIA DE SEGURIDAD
SECRETARIA
SECRETARIA
COCINA
SUPERVISORES
JEFES DE INGENIERA
SUPERVISOR DE
INGENIERA
COORDINADORES
SUPERVISOR DE
JARDINES
BANQUETES
OFICIALES
COORD. PERS. ESPEC.
Y OPERADORES
HERRERA,
CARPINTERA,
PLOMEROS
OPERADORES,
PINTORES
DRYWOLLERO
JEFE DE TIEMPO
COMPARTIDO
COORD. TELF Y
ELECTRNICA
COORD.
ELECTROMECNICO Y
REFRIG.
BARES
COORD. DE JARDINES
RESTAURANTES
JARDINEROS
TCNICO TLF
ELECTROMECNICO,
ELECTRICISTA Y TECN
REFRIG.
UTILERA
JEFATURA DE
COMPUTACIN
COORDINADOR
JEFATURA DE AMA DE
LLAVES
JEFATURA DE
RECEPCIN
CAMARERAS
RECEPCIN
ASEADORES
ATENCIN AL
HUESPED
COBRANZAS
JEFATURA DE
RELACIONES
PBLICAS
DISEO GRFICO
ANALISTAS
ATENCIN AL CLIENTE
LENCERA
LAVANDERA
COMUNICACIN
SOCIAL
CENTRAL TELEFNICA
RESERVACIONES
JEFATURA DE VENTAS
JEFATURA DE
TRANSPORTE
JEFATURA DE
ACTIVIDADES
ROOM SERVICES
SECRETARIA
CONTADOR
JEFE DE ALMACEN
COORD. DE
ALMACEN
JEFE DE COSTOS
COORD. DE COSTOS
JEFE DE COMPRAS
COORD. DE INGRESOS
AUDITOR DE INGRESO
DIURNO Y NOCTURNO
COORD.
CONTABLE
COORD. FINANCIERO
AUDITOR
CAJERO DPTAL.
CAJERO GENERAL
FINANCIERO
JEFE DE TESORERIA
1 Coordinador
2 ANALISTAS
2 COORDINADORES
2 ANALISTAS
2 ANALISTAS
RECIBIDOR DE
MERCANCIA
ALMACENISTA
9 CAJEROS
1 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
10
1 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
1 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
2 AYUDANTES
1.4
Descripcin
de
las
Funciones
del
Departamento
de
11
12
13
1.6.1 Funciones:
Contabilizar todas las facturas recibidas tanto de inventario y gastos.
Emitir diarios contables para todas las facturas de proveedores.
Preparar semanalmente cheques para los pagos, sean estos
inmediatos o regulares y enviar los cheques, copias de depsitos y los
documentos de soporte al contralor Financiero para su respectiva
revisin y aprobacin.
Realizar un reporte de los informes de proveedores mensualmente
para los registros de cuentas por pagar.
Elaborar reportes para pagos de impuesto, entre otras funciones
14
15
16
A y B, Banquetes,
remitido
17
19
20
FASE II
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
los
cargos
que
pos
la
organizacin,
delegando
funciones
descripcin
de
cargo,
en
el
departamento
de
22
2.2.1Objetivo General
23
2.2.2Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin actual de la gerencia de administracin en
materia del cumplimiento de funciones.
Determinar qu factores inciden en el ptimo desempeo de la
gerencia de Administracin.
Describir el perfil de cargo del Gerente de Administracin y Finanzas
del Departamento de Administracin del Hotel VENETUR Margarita.
2.3 JUSTIFICACIN
Toda empresa hotelera hoy en da debe asumir la responsabilidad de
tener un manual de descripcin de cargo actualizado, que le permita el buen
desenvolvimiento de los trabajadores, como de la organizacin. Segn
Salinas (2001), la productividad y competitividad de una empresa est
directamente relacionada con la descripcin de cargos, debido a que esta es
una herramienta que permite dirigir el trabajo del personal de la empresa y
hacerlo ms eficiente. La descripcin de cargo viene siendo una gua
descriptiva imprescindible, para todo trabajador, por esta razn, la presente
investigacin tiene como propsito, estudiar la importancia de mantener
actualizada la descripcin de cargos que, le permita a los ocupantes del
cargo conocer todo lo relacionado con las labores que se debe cumplir
dentro de la organizacin.
la efectividad en el
desarrollo de los procesos que all se realizan y a su vez aportar una gua
24
25
FASE III
MARCO TERICO
3.1. Antecedentes.
26
de funciones
27
Argumentativo,
descriptivo,
que
busca
descubrir
la
situacin
28
29
31
FASE IV
MARCO METODOLGICO
32
33
34
35
4.5.2 Cuestionario
Fase V
37
Respuestas
Qu
tipo
de
recarga
en Asume las responsabilidades del
gerente, por la ausencia de esta figura
cumplimiento de sus funciones ha
considerado usted que puede tener
el contador como subordinado de
gerente
de
Administracin
y
Finanzas?
Considera usted que las funciones Si, puesto que l representa la gua de
que realiza son utilidad para el
los procedimientos que se deben hacer
en cada rea
departamento de administracin y
Finanzas?
38
Tabla N 2
Entrevista dirigida al Jefe de cuentas por cobrar
Pregunta
Respuesta
39
Tabla N3
Entrevista dirigida a Caja General
Pregunta
Respuesta
Considera
usted
que
las Por supuesto, ya que es el punto
funciones que realiza son utilidad
final de todas las operaciones
para
el
departamento
de
administrativas. Es aquel que
administracin y Finanzas?
ejecuta todas las actividades antes
mencionadas
40
Tabla N 4
Entrevista dirigida a Auditora Financiera
Pregunta
Respuesta
41
Tabla N 5
Dirigida a la Jefa de Tesorera
Pregunta
Respuesta
Considera
usted
que
las
S, porque es quien lleva todo el
funciones que realiza son utilidad control de toda la parte contable y
para
el
departamento
de elabora los estado financieros que son
administracin y Finanzas?
la gua para la toma de decisiones.
42
Tabla N 6
Entrevista dirigida al subordinado de Gerente de Administracin y
Finanzas.
Preguntas
Respuestas
su Optimo(x) Deficiente( )
Regular( ) Inapropiado ( )
43
44
5.2 Discusin.
De acuerdo a los resultados obtenidos en las entrevistas y despus de
haber realizado los anlisis, se pudo evidenciar que el cargo de Gerente de
Administracin y Finanzas es de suma importancia en el departamento, por
lo que se hace evidente la actualizacin de la descripcin de cargo como una
herramienta fundamental para el ocupante del cargo y para el posible
aspirante al puesto, dado que esta le permitir estar al tanto de las
exigencias que amerita dicho cargo, evitando as, que realice sus labores de
forma improvisada, ya que esto podra ocasionar fallas que repercutiran de
forma negativa tanto en el departamento como en la empresa hotelera.
Aunado a ello, las interrogantes realizadas al subordinado del cargo
donde se pretende saber si hay una descripcin de cargo o un manual de
descripciones, fueron confusas, ya que el mismo responde que su
descripcin de cargo no est diseada literalmente y al mismo tiempo opina
que existe un manual pero no est aprobado por la gerencia, por
consiguiente se toma como inters proponer la actualizacin de la
descripcin del cargo del gerente de administracin y finanzas como una
solucin a la problemtica arrojada por los anlisis.
45
46
FASE VI
47
conocimiento muy bsico con respecto a las funciones del cargo, esto indica
que hay una necesidad, de un instrumento que le sirva de apoyo al mismo
para que cumpla su labor de la mejor manera posible.
6.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
6.3.1 Objetivo General.
Disear la descripcin de cargo del gerente Administrativo y
Financiero del departamento de administracin del Hotel VENETUR
Margarita
6.3.2 Objetivo Especficos.
Determinar los requisitos necesarios para la actualizacin del cargo
del Gerente Administrativo y Financiero.
Especificar las funciones correspondientes al cargo.
Disear el formato que especificar todos los aspectos de la
descripcin del cargo.
48
Actualizacin de la
FECHA:
Noviembre 2014.
Gerente Administrativo y
financiero de Hotel
VENETUR Margarita, S A
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
49
Actualizacin de la
Descripcin de cargo del
FECHA: Noviembre
2014.
Gerente Administrativo y
financiero de Hotel
VENETUR Margarita, S A
CONTENIDO
INTRODUCCIN..3
PROPOSITO.4
POSICIN DEL CARGO EN EL ORGANIGRAMA............5
ESTRUCTURA DEL CARGO6
GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ..7
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Vctor Monsalve
50
Aprobado por:
Pg. 03
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre
2014.
INTRODUCCIN
como
las
funciones,
responsabilidades,
requisitos
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
51
Pg. 04
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA: Noviembre
2014.
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
52
Pg. 05
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre 2014.
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
53
Pg. 06
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre 2014.
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
54
Aprobado por:
Pg. 07
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre
2014.
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
55
Pg. 08
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre
2014.
FUNCIONES
*Negociacin con proveedores para trminos de compras, descuentos
especiales, formas de pago, crditos. Encargado de los aspectos financieros
de todos los campos que se realizan en la empresa.
*Aprobacin de diversos pagos de nmina, proveedores, y otros egresos.
*Optimizacin y supervisin de las polticas fiscales de la empresa.
*Seleccin y adiestramiento del personal del departamento.
*Supervisar y responsabilizarse por el buen funcionamiento de las unidades
que se encuentran bajo su mando.
*Preparar las revisiones y presentar el reporte, mensual de operaciones.
Preparar las proyecciones y presupuestos mensuales, trimestrales y
semanales a lo largo del ao.
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
56
Pg. 09
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre
2014.
FUNCIONES
Asegurarse que todas las licencias, permisos y plizas de seguro estn
vigentes y en orden con las leyes del pas, estado y municipio.
Proveer reportes de expansin a los dueos y gerentes.
Negociar con los clientes, en temas relacionados con crditos y pagos de
proyectos.
Emitir a gerencia los reportes e informes sobre la situacin financiera del
hotel para la toma de decisiones
Coordina sus acciones con los distintos departamentos de la organizacin
Conoce y cumple con los reglamentos internos del hotel y del departamento
Conoce y cumple con las disposiciones de seguridad industrial relacionada
con su cargo, as como tambin las disposiciones de conservacin
ambientales de la empresa.
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
57
Pg. 10
Actualizacin de la Descripcin
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre
2014.
PERFIL DE OCUPACIN
EDUCACION: Licenciado en administracin o contadura
Experiencia : Tres (3) aos en experiencias similares
Conocimientos: Del idioma ingls, dominio de los programas de Word o
Excel, experiencia en hotelera.
Requisitos fsicos: Buena presencia, gozar de buena salud, agudeza
visual
Habilidades en:
*Capacidad de direccin
*Trabajo en equipo
*Relaciones interpersonales
*Capacidad de comprensin
*Habilidad numrica
*Capacidad de sntesis
Elaborado por:
Revisado por:
Vivas Sandra.
Vctor Monsalve
Aprobado por:
58
Pg. 11
Actualizacin de la Descripcin de
cargo del Gerente Administrativo y
Financiero de Hotel VENETUR
FECHA:
Noviembre
2014.
Margarita, S A
Referencias Consultadas
Revisado por:
Aprobado por:
Vctor Monsalve
59
6.6. Viabilidad
La viabilidad de una propuesta toma en consideracin tres (3)
aspectos importantes, los recursos financieros, materiales y humanos que se
ameritan para la realizacin de la misma. Por tal motivo se puede decir, que
esta propuesta se considera factible, porque no requiere muchos recursos
para su elaboracin, ya que lo que se pretende hacer son algunos cambios
pertinentes en la descripcin de cargo del gerente administrativo y financiero
del Hotel VENETUR MARGARITA, que se encuentra en el manual de
procedimientos y descripcin de cargos del antes nombrado hotel, con la
finalidad de actualizarlo y adecuarlo a la realidad.
humano
dispuesto
60
CONCLUSIN
61
RECOMENDACIONES
AL HOTEL VENETUR MARGARITA
Actualizar
el
manual
el
62
REFERNCIAS CONSULTADAS
63
Lnea]
Consultado
el
22
de
octubre
de
2014
en
http://books.google.es/books?id=uwQbv349huUC&pg=PA37&dq=PERFIL+D
E+CARGO&hl=es&sa=X&ei=5HFvVLSsKcakgwSNxoCoAw&ved=0CDkQ6w
EwBDgK#v=onepage&q=PERFIL%20DE%20CARGO&f=false
23
de
octubre
de
2014
en
http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/descripcio
nanalisiscargos.htm
64
65
ANEXOS
66
Entrevista
Descripcin del cargo del Gerente de Administracin y Finanzas
Dirigida al Jefe de Tesorera, Coordinadora de Cuentas por Pagar, Jefe
de Cuentas por Cobrar, Auditora Financiera, Caja General.
El presente cuestionario, tiene como objeto obtener informacin necesaria
para la realizacin del nuevo caso de investigacin titulado proponer la
actualizacin de la descripcin de cargo del Gerente de Administracin y
Finanzas del Hotel VENETUR Margarita. Dicho instrumento ser aplicado al
Gerente Antes mencionado. Por tal motivo se le pide que:
Instrucciones: a continuacin se le presentaran una serie de preguntas
estructuradas abiertas que deber responder segn sea su criterio y
experiencia, recuerde que su opinin es importante.
67
de las
funciones del
gerente
de
4- Considera usted que las funciones que realiza son de utilidad para la
gerencia de administracin y Finanzas?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Fuente: Elaboracin propia (2014)
68
Entrevista
Dirigida al subordinado del Gerente de administracin y finanzas del
HOTEL VENETUR MARGARITA
Instrucciones: a continuacin se le presentaran una serie de preguntas
estructuradas abiertas y mixtas, que deber responder segn sea su criterio
y experiencia, recuerde que su opinin es importante.
b)Deficiente
c)Regular
d)Inapropiado
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
69
70
71
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
7- Marque con una X las responsabilidades implcitas del cargo.
Materiales, herramientas y/o equipos ____
Dinero, ttulos, valores o documentos____
Informacin confidencial ____
Supervisin de reas de trabajo_____
Otras
especifique___________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
8- De acuerdo al cargo que ocupa en la organizacin y a los requerimientos
intelectuales exigidos; marque con una X el nivel de instruccin adecuado
para el cargo
Grado de Instruccin
Completo
Nivel Universitario
73
Incompleto
b. Idiomas _____
c. Leyes _____
e. Reglamentos______
f. Otras _____
Especifique
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
a. 1 Ao ________
b. 4 Aos______
c. Aos _______
d. 5 Aos o mas_____
e. Aos ________
f. Ninguno_____
c. Capacidad de comprensin
_____
e. Capacidad de anlisis ______
i. Relaciones interpersonales
_____
74
c. Iluminacin inapropiada____
e. Trabajo en equipo_____
g. Otros ____
Especifique
____________________________________________________________
____________________________________________________________
75
BITCORAS Y ASISTENCIAS
76