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Actividad semana 1

1. Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el


primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o
unidad que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

R/ Para la realizacin de la actividad tome como referencia la empresa en la que


laboro, la cual se encarga de comercializar y distribuir productos qumicos para
piscinas de las cajas de compensacin familiar; teniendo en cuenta que el proceso
administrativo es la secuencia de acciones y operaciones lgicas, apoyado en
cuatro elementos bsicos: Planeacin, Organizacin, Ejecucin y control, pude
evidenciar:
La planeacin: en la planeacin encontramos una serie de actividades las cuales
son programadas para llevar a cabo el buen desarrollo de la actividad econmica
de la empresa (comercializacin y distribucin de productos qumicos para
piscinas), estas actividades son:
-

Creacin base de datos clientes.


Archivo de los datos de los proveedores.
Recepcin de pedidos.
Control de inventarios.
Archivo fichas tcnicas de productos qumicos.
Realizacin de pedidos.
Vinculacin de trabajadores.
Control y seguimiento del SG SST.
Facturacin.
Entrega de productos a clientes.
Archivo de facturacin.
Recibo de pedidos.
Notificacin a clientes de cambios o modificaciones en aspectos generales.
Archivo de la contabilidad de la empresa.
Seguimiento en cumplimiento de metas (ventas).

La Organizacin: es la segunda fase del proceso donde se ejecutan una serie de


acciones para desarrollar nuestro objetivo de distribuir y suministrar productos
qumicos a nuestros clientes, esto en cabeza del mejor talento humano con el que
contamos en la empresa y son estas personas ( secretaria, auxiliar contable,
vendedores, bodegueros, transportistas, auxiliar de despacho, ingeniero qumico,

gerente, salubrista ocupacional y contador) las encargadas de llevar a cabo las


siguientes actividades:
-

El punto de partida inicia con la creacin de los diferentes clientes de la


empresa, para tal efecto se requiere de una documentacin la cual ingresa
a la base de datos de la empresa.
Por otra parte no menos importante esta la informacin de los proveedores
la cual reposa en una base de datos sistematizada.
Paso a seguir es la recepcin de pedidos, los cuales se plasman en
planillas para posterior facturacin.
Tenemos tambin el control de inventarios por medio de formatos
especficos para cada bodega de almacenamiento.
Teniendo en cuenta la normativa que nos regula como empresa
manipuladora de qumicos tenemos registro y control de todas las fichas
tcnicas de los productos que almacenamos, transportamos y
suministramos a nuestros clientes.
Se llevan planillas para realizacin de pedidos basadas en los inventarios
semanales de las bodegas.
Adems tambin se lleva archivo de la documentacin de la vinculacin de
los trabajadores a la empresa.
Tambin se lleva documentacin del SG- SST, la cual incluye toda la
informacin relativa al talento humano y todos los programas que se han
implementado con sus respectivos soportes, para preservar la seguridad y
la salud de los trabajadores.

La ejecucin: esta fase es una de las ms importantes de la empresa porque es


aqu donde a raz de la planeacin y la organizacin que realizamos, cumplimos
nuestro objetivo principal, que es hacer llegar los productos al cliente que los
solicito.
-

Se realiza facturacin de los pedidos a entregar a diario.


Se entregan los productos a los clientes con la facturacin sellada, original
y dos copias de recibido para archivo.
Se archiva facturacin con recibido del cliente.
Recibo de pedidos con facturacin del proveedor la cual es archivada.
Se realiza notificaciones a clientes en cuanto a incrementos de precios en
productos y temas de inters, con documentacin para su respectivo
recibido.
Se lleva archivo de toda la parte contable, ya sean pagos realizados o
recibidos.

El control: esta es la fase final donde a travs de las acciones anteriormente


ejecutadas podemos verificar el logro de los objetivos propuestos, con base en la
documentacin adquirida durante las fases anteriores, ya que recabamos la
informacin necesaria para observar nuestras debilidades y fortalezas con el fin de
aplicar las correcciones pertinentes en un proceso de mejora continua.
Manejamos archivo activo descentralizado donde la documentacin diligenciada
es manejada en tres puntos claves o dependencias (gerencia, contabilidad y SST)
y es organizada en archivadores verticales restringidos a los cuales solo tiene
acceso el personal que dirige cada dependencia.

2. Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo


contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los
archivos.
Como lo mencione anteriormente manejamos un archivo activo descentralizado y
otro inactivo, estos archivos son de carcter privado y los clasificamos de acuerdo
a sus caractersticas, pues manejamos algunos de tipo econmico, otros simples,
algunos funcionales y otros de carcter tcnico.