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PLAN ESTRATGICO HACIA UN PROGRAMA

DE GESTIN DOCUMENTAL ELECTRNICO


2011 2014
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
JORGE PALACIOS PRECIADO
Establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Cultura
Revisado y ajustado por el Comit de Direccin.
Fecha: 10/03/14 Version: 03

AGN
PLAN ESTRATGICO HACIA
UN PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
ELECTRNICO 2011 2014
Introduccin
Resea Histrica
Anlisis Interno
Plataforma Estratgica del AGN
Despliegue Estratgico
Retos AGN

Introduccin
El direccionamiento estratgico es un proceso dinmico, que requiere de revisin y
ajustes peridicos en cada uno de sus componentes. Es as como, despus de un
amplio estudio, fue aprobada la actualizacin al PLAN ESTRATGICO HACIA UN
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ELECTRNICO 2011 2014, como
consecuencia del anlisis de los resultados obtenidos en las estrategias planteadas,
as como de situaciones exgenas que generaron el rediseo de aquellas, para
alcanzar los objetivos planteados en el Plan Estratgico.
Este documento, contempla la actualizacin, reformulacin y ajuste al plan estratgico
vigente de carcter transitorio, en el cual se registra la informacin que fundamenta el
direccionamiento de la institucin, de manera que se alinee cabalmente con el actual
Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para todos.
Durante el periodo planeado la entidad esta dedicada a disear las Polticas que
establezcan las bases para el manejo electrnico de los documentos de archivo y
avanzar en la recuperacin y conservacin de los archivos pblicos, histricos y del
patrimonio documental de la Nacin que custodia el AGN, desarrollando los objetivos y
estrategias que se proponen el presente plan.
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado est llamado a participar
activamente en el afianzamiento de una sociedad informada, y su papel fundamental
est dado en la formulacin de polticas, normas y condiciones para que la
informacin, en todos los ciclos de su desarrollo, tenga las caractersticas de
confiabilidad y calidad que la hagan utilizable, efectivamente, en la toma de decisiones
y en la garanta de los derechos y deberes de los ciudadanos.
Una sociedad informada tiene un vehculo natural para permitir el acceso de la
informacin a los ciudadanos, empresarios y otras agencias de Gobierno para que
puedan efectivamente cumplir con su finalidad y esto se consigue a travs de los
Archivos, cuando estos se miran como Centros de Informacin, y finalmente, cuando
la informacin est clasificada, ordenada y accesible.
Para el 2019, se pretende que ninguna entidad del Estado colombiano utilice el papel
para transmitir su informacin y difundir el conocimiento entre los ciudadanos. En este
escenario de cero papel en la administracin pblica, al Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado le corresponde asumir nuevos retos en el direccionamiento y


articulacin de las acciones que deban tomarse, a fin de garantizar la continuidad y
preservacin de la informacin electrnica que ofrece evidencia de la gestin de las
entidades pblicas. Para lograr este objetivo, el Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado deber alinearse con las dems entidades del Estado en la
promocin de un Estado ms eficiente y competitivo, la conexin de todos los
ciudadanos, la capacitacin para que la poblacin interacte con el Estado, la
generacin de informacin oportuna y confiable para el Estado y los ciudadanos y, la
transparencia y gobernabilidad, lo que indudablemente redundar en una sociedad
mejor informada.
Aunque desde hace varios aos el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado ha establecido planes estratgicos alineados con las polticas de Desarrollo
de los gobiernos anteriores, adecuando sus acciones que demanda su ordenamiento
jurdico y los compromisos impuestos por las funciones asignadas. Por esta razn, en
este documento se describen de forma puntual los objetivos y estrategias
implementadas, para darle cumplimiento a las expectativas de la Colombia actual y
proyectarla a los retos que le exige la ley, el gobierno y la sociedad de hoy,
caracterizada cada vez ms por el uso y aplicacin de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones.

Resea Histrica
El Archivo General de la Nacin fue creado por la Ley 80 de 1989, estableciendo en
sus estatutos la funcin pblica de proteger el patrimonio documental de la nacin y la
promulgacin de la poltica pblica de archivos.
Si bien es cierto la historia de los Archivos data de 1546, en la historia reciente se
enmarca el nacimiento del Archivo Nacional como una dependencia del Ministerio del
Interior y de Relaciones Exteriores en 1868; hacia 1913 el Gobierno Colombiano
preocupado por la preservacin de los documentos, promueve la Ley 4 llamada de
Ordenamiento del Inventario de Archivos, su arreglo y el acceso al pblico siempre y
cuando no tuviese algn tipo de reserva; tambin bajo la Ley 43 del mismo ao, se
promueve la conservacin ciertos documentos oficiales.
De igual manera, el Estado consciente de la importancia de mantener y preservar la
identidad cultural, expide la Ley 47 de 1920 con la finalidad de proteger el patrimonio
documental y artstico, y la refuerza en el ao 1936 con la Ley 14, que aprueba el
tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural, creando los permisos de
importacin y exportacin para este tipo de objetos asignando responsables para
garantizar la tenencia y buen manejo del patrimonio cultural del pas.
La Ley 45 de 1923, que nace de las sugerencias de la Misin Kemmerer, crea la
Superintendencia Bancaria y establece las normas para los establecimientos
bancarios. Bajo sus observaciones y teniendo presente que los soportes son
necesarios en la actividad bancaria, esta norma establece que los documentos
bancarios deben conservarse. Posteriormente, en 1932 la Ley 40 reconoce la
propiedad por medio de matrculas inmobiliarias que permitan identificar rpidamente
la historia jurdica de los inmuebles, tambin incluy el Registro y reformas civiles de
las personas.
El considerando segundo del Decreto 2527 de 1950, consagra Que es conveniente
darle mayor seguridad a los archivos tanto oficiales de la Administracin Pblica, como
a los dems de inters colectivo, especialmente a los de las instituciones de crdito y
las entidades vinculadas a la economa y a la cultura patria.
En 1981, se promulgan dos Leyes: la 23 por la cual se dictan normas en materia de
tica mdica, y puntualiza que las historias clnicas deben ceirse al modelo que
establezca el Ministerio de Salud y Proteccin, convirtindose en un registro
obligatorio y privado, sometido a reserva, y la Ley 39, la cual crea el comit de Archivo
y Microfilmacin de Documentos Pertenecientes a la Secretaria de Integracin Social.
Posteriormente se expide el Decreto 1333 de 1986, que ordena cuidar los archivos y
mantenerlos en perfecto estado en las alcaldas, propiciando la trasparencia en la
actividad pblica.

En 1989 con la sancin de Ley 80, se crea el rgano mximo para la administracin de
archivos, el Archivo General de la Nacin, como un establecimiento pblico del orden
nacional adscrito al Ministerio de Gobierno; como ente rector de la poltica archivstica
nacional, iniciando sus operaciones como establecimiento pblico a partir del ao
1992, su historia se remonta a 1868 y se conoca como Archivo Nacional.
Con el Decreto 1777 de 1990, se adoptan los estatutos que rigen la organizacin y el
funcionamiento del Archivo General de la Nacin; Diez aos despus, 1999, mediante
el Decreto 1126 de 1999 se reestructura el Ministerio de Cultura, y se cambia la
adscripcin a este Ministerio enmarcndole dentro de l como un ente autnomo
adscrito al mismo.
En la historia reciente de los archivos se resalta la promulgacin de la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivos, cuyo fin ha sido establecer los parmetros y principios
fundamentales que regulan la funcin archivstica en Colombia, aplicndose a las
entidades pblicas en todos los niveles y a las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas.
En el ao 2003, mediante la Ley 795, se le asigna a esta Entidad la responsabilidad de
administrar los archivos centrales de las Entidades Financieras Pblicas en
Liquidacin (En adelante EFPL). La administracin y conservacin de los archivos de
las entidades financieras pblicas en liquidacin, se someter a lo previsto para las
entidades financieras en liquidacin por el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y
dems normas que lo modifiquen o adicionen. Una vez transcurridos cinco aos se
deber realizar la reproduccin correspondiente, a travs de cualquier medio tcnico
adecuado y transferirse al Archivo General de la Nacin. (ARTCULO 22,
PARGRAFO).
La Ley 795 de 2003 le ha asignado una nueva competencia al AGN consistente en
administrar los archivos centrales de las entidades financieras pblicas en liquidacin,
lo cual le implica la custodia, conservacin y manejo de un volumen inmenso de
archivos que sobrepasa sustancialmente los archivos histricos que actualmente
maneja la entidad, si bien es cierto, estos procesos no son nuevos para la entidad, si
le representan esfuerzos adicionales de toda ndole que le exigen fortalecer sus
capacidades organizacionales, de sus recursos humanos, tecnolgicos y materiales,
para lo cual va a disponer de recursos econmicos puestos a su disposicin por las
entidades financieras en liquidacin, que tambin sobrepasan con creces los actuales
recursos anuales que desde su creacin ha manejado el AGN.
Ahora bien, para fortalecer el proceso archivstico en toda Colombia, el Gobierno
Nacional sanciona el 16 de octubre del ao 2012 mediante el decreto 2126 y 2127, y el
decreto 1516 de 2013 el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado
adecu su estructura y planta de personal a lo que demanda su ordenamiento jurdico
y los compromisos impuestos por las funciones asignadas.
Con ocasin de la promulgacin del Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 "Por el
cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas
a la administracin de los archivos del Estado", el Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado AGN, considera necesario socializar con la comunidad archivstica
y las instancias que conforman el Sistema Nacional de Archivos SNA, los aspectos
ms relevantes de dicha norma.

El propsito esencial que el Ministerio de Cultura, a travs del AGN, tuvo al expedir
dicho Decreto, es avanzar en la consolidacin de la funcin archivstica del Estado
colombiano y contribuir a la eficiencia y transparencia de la administracin pblica; en
cuyo contexto, el Sistema Nacional de Archivos-SNA ha sido la plataforma para
alcanzar este objetivo. Sin embargo, los cambios surgidos en los ltimos aos sobre
aspectos normativos, tecnolgicos y de poltica pblica, han afectado la capacidad del
SNA para atender las necesidades del Estado en cuanto a los procesos de gestin
documental y administracin de sus archivos, en los cuales se conserva la evidencia
de sus actuaciones y la memoria del pas, por lo que es necesaria su restructuracin.
Por lo anterior, y con el fin de mejorar la eficiencia del Sistema Nacional de Archivos,
en particular en lo que respecta a los entes estatales de dotar a las instancias
coordinadoras, asesoras y ejecutoras del mismo, de instrumentos eficaces para el
desarrollo de su funcin, se hace necesario modificar el papel de algunas de estas
instancias, reducir su complejidad y asignar responsabilidades a otros actores, de
forma tal que se asegure no solo la gestin moderna y eficiente de los documentos de
las instituciones archivsticas que conforman el SNA, sino la modernizacin de la
poltica pblica en esta materia.
La Ley 1448 de 2011 en su artculo 160 seala al AGN como miembro del Sistema
Nacional de Atencin y Reparacin Integral Victimas (SNARIV) y en el artculo 144
indica que dentro de las responsabilidades de este Ente Estatal se encuentra la de
custodiar los Archivos judiciales en el evento de que la Rama Judicial lo considere
pertinente y oportuno a fin de fortalecer la memoria histrica en los trminos de la
presente ley.
As mismo, seala en el Pargrafo 3 de esta misma disposicin, que Para efectos de
la aplicacin del presente artculo se tendr en cuenta lo dispuesto en la Ley 594 de
2000 y en el Captulo X sobre conservacin de archivos y lo contenido en la Ley 975
de 2005.
A su turno en el Pargrafo 4 se prev que Los documentos que no tengan carcter
reservado y reposen en archivos privados y pblicos en los que consten las
violaciones contempladas en el artculo 3 de la presente Ley, sern constitutivos del
patrimonio documental bibliogrfico
De igual manera, los numerales 3 y 4 del artculo 189 y el artculo 191 del Decreto
4800 de 2011, sealan funciones al AGN para desarrollar en articulacin con el Centro
de Memoria Histrica, adscrito al Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Repblica.

Anlisis Interno
Identificacin de los objetivos y funciones generales
Tiene por objetivo fundamental la formulacin, coordinacin, control y seguimiento de
la poltica nacional de archivos y la funcin archivstica, en pro de garantizar el acceso
a la informacin y contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos, as como,
apoyar al desarrollo de polticas que mejoren la eficiencia en los trmites de la
organizacin pblica a travs de la funcin archivstica articulada con las tecnologas
de informacin y buenas prcticas en el manejo de los documentos electrnicos.

Objetivos.
Conforme al artculo 5 del Acuerdo No. 09 de 2012 son objetivos del Archivo General
de la Nacin:
Velar por la preservacin del patrimonio documental de la Nacin y Facilitar el
acceso a dicho patrimonio por parte de la ciudadana en general.
Coordinar las instituciones archivsticas que integran el Sistema Nacional de
Archivos para que sean factores de desarrollo Cultural y material del pas, en
armona con el Plan Nacional de Econmico y Social adoptado por el Estado,
as como tambin promover el establecimiento de adecuados servicios de
referencia archivstica de las instituciones que integran el Sistema Nacional de
Archivos.
Adems de los anteriores el Archivo General de la Nacin tiene como objetivos:
Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la
archivstica, la gestin documental y la gestin de la informacin a fin de contar
con informacin til y oportuna para la toma de decisiones y gestin eficiente
de la administracin.
Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema Nacional de Archivos.
Promover y desarrollar acciones que contribuyan a afianzar la identidad
nacional.
Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la
nacin.
Disear y vigilar la implantacin del programa de gestin documental articulado
con los sistemas de informacin en la Administracin Pblica.

Misin
El AGN es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular,
orientar y controlar la poltica archivstica, coordinar el Sistema Nacional de Archivos,
recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del pas y el que
custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes
constitucionales.

Visin
En el 2014 nuestra institucin habr logrado dar las bases para articular, asegurar,
difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos pblicos, histricos y
patrimoniales del pas, fortaleciendo las relaciones con la ciudadana y el control
social.

Estructura Organizacional del Archivo General de la Nacin.


Est determinada por el Decreto 2126 de 2012.
Figura No. 2
Estructura Organizacional del Archivo General de la Nacin

Mapa de procesos Archivo General de la Nacin

Fecha de Aprobacin: 24/04/2013


Version: 9

Figura No. 3
Mapa de Procesos

Poltica del Sistema Integrado de Gestin


El Archivo General de la Nacin, se compromete a implementar, mantener y mejorar
continuamente el Sistema Integrado de Gestin con criterios de eficiencia, eficacia,
efectividad y transparencia, mediante:
El fortalecimiento del desempeo institucional a travs de la implementacin de
procesos eficaces, eficientes, y efectivos; vinculando personal competente y
comprometido; con proveedores eficaces; gestionando eficientemente los
recursos financieros y tecnolgicos.
La implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin.
La prestacin oportuna de los trmites y servicios archivsticos que ofrece la
Entidad, satisfaciendo los requisitos y necesidades de los usuarios y partes
interesadas.
La identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento y establecimiento de
acciones de mitigacin para la administracin de los riesgos que puedan
afectar la gestin de la Entidad.
El cumplimiento de la legislacin aplicable a la Entidad.
El establecimiento de medidas para el uso de los recursos naturales,
prevencin y mitigacin de los efectos nocivos al ambiente, a la comunidad y a
las dems partes interesadas de la Entidad.

Plataforma Estratgica
del AGN
Misin
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es un establecimiento pblico del
orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica,
coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la
conservacin del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el
acceso a la informacin, as como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la
eficiencia de Estado a travs de una gestin documental articulada con el uso de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Visin
En el 2019 El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado habr logrado ampliar
la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los archivos pblicos y
patrimoniales de la nacin, asegurando el cumplimiento de las polticas gubernamentales en
el mbito de archivos articulado al uso eficaz de medios tecnolgicos y contribuyendo a los
fines esenciales del Estado, a partir del uso masivo de las Tecnologas de la Informacin y
las Comunicaciones

Valores
Justicia: Acto con equidad.
Respeto: Respeto para que me respeten.
Tolerancia: Aceptar, comprender y tratar a los dems observando las normas
de convivencia.
Servicio: Satisfacer la necesidad del cliente es mi prioridad.
Humildad: Reconozco que necesito de los dems.
Compromiso: Siempre hago lo mximo posible.
Lealtad: Soy fiel con los ideales del AGN y mi conducta genera confianza.
Honestidad: Lo pblico es sagrado.
Solidaridad: Contribuyo para el logro del bien comn.
Responsabilidad: Cumplo a pesar de los obstculos.
Prudencia: Acto con cautela y objetividad
Confianza: Cree en m, porque soy coherente en lo que digo y hago.
Participacin: Mi aporte es importante para el logro de los objetivos
institucionales.

Principios
El conector de la Misin antes descrita, la visin y los valores son los principios que
dirigen la actuacin de la entidad a su interior y en el entorno en el cual se desarrolla.
a. Competitividad: Que tenga altos estndares en sus servicios y productos, ya
que el AGN es el ente rector de la Poltica Archivstica y debe ser el rol a seguir
por organizaciones o entidades que tengan relacin con el tema archivstico.
b. Productividad: Desarrollar la gestin con un alto estndar de eficiencia,
logrando optimizar los recursos financieros y humanos disponibles para
responder con oportunidad ante las solicitudes de los clientes externos.
c. Gestin del conocimiento: Desarrollo de nuevas ideas a partir del
conocimiento aplicado a la experiencia, para convertir al AGN en una entidad
innovadora, competitiva, productiva y oportuna.
d. Transparencia: Prctica democrtica en el Desarrollo Institucional con criterios
precisos y concisos; que pone a disposicin la informacin al pblico, al
escrutinio de la sociedad, para que pueda revisada, analizada, comentada y
observada con fines de control social.

Objetivos misionales
El AGN posee cuatro objetivos misionales, los cuales se extraen de la normatividad
vigente, estos son:

Administrador de la Poltica Nacional de Archivos:


Esto viene de la Ley 80 de 1989, artculo 2, numeral d, que dice que el AGN debe
Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos, acorde con el
Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos
y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
Recuperar, Preservar y Proteger el Patrimonio Documental:
Encontramos que este objetivo se enmarca en el numeral b, artculo 2 de la Ley 80 del
89, que indica que el AGN debe expedir polticas y reglamentos para garantizar la
conservacin y uso adecuado del patrimonio documental.
Articulacin del Sistema Nacional de Archivos:
En la Ley 80 de 1989, artculo 2, numeral a, as como en el Decreto 2578 de 2012,
promulgan que el AGN es el encargado de establecer, organizar y dirigir el Sistema
Nacional de Archivo, por esto se concluye que es el que articula este sistema,
haciendo parte integral de l tal como lo explicamos en el Marco Legal.
El AGN ha venido implementando el Sistema Nacional de Archivos, teniendo cuidado
en aplicar los principios de descentralizacin y de participacin. Asimismo
promoviendo la conformacin de instancias que operan en las regiones, capaces de
coordinar el desarrollo de la poltica archivstica, como son los Consejos
Departamentales de Archivo.

Administracin de Archivos Pblicos:


La Ley 80 de 1989, y el Decreto 1777 de 1990 establecen este objetivo, que ordena
promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia
de la gestin del Estado.

Despliegue Estratgico
El Archivo General de la Nacin ha definido sus Ejes y Objetivos Estratgicos para el
periodo que comprende el presente Plan, igualmente ha definido sus Estrategias
mediante las cuales se propone lograr estos objetivos. Por lo tanto el despliegue
estratgico se da de la siguiente manera:

Foco estratgico
Formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica, coordinar del
Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y
garantizar la conservacin del patrimonio documental, asegurando los
derechos de los ciudadanos y el acceso a la informacin, as como, el
mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de
Estado a travs de una gestin documental articulada con el uso de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Justicia - Respeto - Tolerancia - Servicio


- Humildad - Compromiso - Lealtad Honestidad - Solidaridad Responsabilidad - Prudencia - Confianza
- Participacin

Competitividad - Productividad
- Gestin del conocimiento Transparencia

En el 2019 El AGN habr logrado ampliar la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y


entidades del Estado a los archivos pblicos y patrimoniales de la nacin, asegurando el
cumplimiento de las polticas gubernamentales en el mbito de archivos articulado al uso
eficaz de medios tecnolgicos y contribuyendo a los fines esenciales del Estado, a partir
del uso masivo de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

En este orden de ideas el Estado colombiano le ha dado un lugar al patrimonio


documental, ya que los documentos son los garantes que los ciudadanos puedan
ejercer sus derechos, deberes y sean conscientes de sus libertades, en consecuencia
son un instrumento del Estado para el desarrollo de estas polticas.

Ejes Estratgicos
Con el fin de superar las limitaciones de los modelos burocrticos de Estado, se
profundizar en un nuevo modelo de gestin, dado que mediante la modernizacin de
la poltica nacional de archivos, se busca una gestin ms eficiente y transparente,
mediante el uso de las TIC en la gestin documental del Estado, promoviendo el
acceso a los archivos en los procesos de participacin ciudadana y rendicin de
cuentas, para lo cual se requieren servidores pblicos conscientes del valor de los
archivos como instrumentos democratizadores y de lucha contra la corrupcin.
Basado en la revisin de cada uno de los procesos y necesidades del Archivo General
de la Nacin, y teniendo en cuenta los elementos institucionales se establecen los ejes
estratgicos, armonizados con dichos elementos.

Formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y
garantizar la conservacin del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la informacin,
as como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de Estado a travs de una gestin documental
articulada con el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Administrador de la Poltica
Nacional de Archivos

Recuperar, Preservar y Proteger el


Patrimonio Documental

Articulacin del Sistema


Nacional de Archivos

Administracin de Archivos
Pblicos

Competitividad - Productividad - Gestin del conocimiento - Transparencia

Fortalecer y difundir la poltica archivstica


Modernizacin de
archivos pblicos

Modernizacin y
homogeneizacin el SNA

Gestin del patrimonio


documental

Fortalecimiento
Institucional

Proyectos de Inversion - Presupuesto de gastos de funcionamiento

En el 2019 El AGN habr logrado ampliar la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los
archivos pblicos y patrimoniales de la nacin, asegurando el cumplimiento de las polticas gubernamentales en el
mbito de archivos articulado al uso eficaz de medios tecnolgicos y contribuyendo a los fines esenciales del
Estado, a partir del uso masivo de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Eje Estratgico 1: Modernizacin de los Archivos Pblicos.


Modernizar y adecuar la poltica archivstica a las exigencias de la sociedad
actual y a los avances de las tecnologas de la informacin.
Reglamentar los artculos de la Ley General de Archivos relativos a la gestin
documental, archivos privados, archivos privados de inters pblico e
inspeccin, control y vigilancia y actualizar los aspectos relativos a la funcin
archivstica que ya estn reglamentados.
Armonizar la poltica de gestin documental en toda la administracin pblica
con el desarrollo de las tecnologas de la informacin y los sistemas de gestin
del estado.
Establecer los lineamientos que permitan el desarrollo armonizado de los
procesos asociados con la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, los
sistemas de gestin y los sistemas de informacin, que permita disear y poner
en marcha un modelo de gestin de informacin y documentos electrnicos
para la administracin pblica.
Articular la poltica archivstica con las dems polticas pblicas que afecten la
gestin de la administracin, en desarrollo de la democracia y la preservacin
de la memoria del Estado.
Desarrollar un marco normativo que favorezca la implementacin de la Red
Nacional de Archivos Pblicos en Colombia que incluyan los archivos vitales,
histricos y patrimoniales.
Apoyar la modernizacin de los archivos pblicos del pas y la gestin
documental a travs de las tecnologas de la informacin y la comunicacin.
Apoyar en la modernizacin y eficiencia del Estado.
Convertir la cultura digital en el instrumento para aprovechar los recursos
tecnolgicos a favor de la comunidad, intensificando las labores de
digitalizacin del material disponible en archivos.
Apoyar la creacin de los archivos de la Administracin Pblica en todos los
niveles, procurando su modernizacin con base en el conocimiento y la
experiencia del AGN.
Establecer Alianzas Estratgicas con entidades pblicas o privadas, gremios o
instituciones para apalancar y fortalecer el desarrollo de la poltica archivstica
del AGN.
Fortalecer la alianza estratgica con Entidades del Estado para: El desarrollo e
implementacin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones TIC
relacionadas con los procesos de gestin documental y administracin de
archivos.
Definir, desarrollar y publicar las polticas, estndares, lineamientos y criterios
para ser adoptados por las entidades pblicas.

Fomentar la adopcin de estndares de gobierno para metadatos e


interoperabilidad que permitan una mayor convergencia y trabajo
interinstitucional en documento electrnico y gestin de archivos y en la
distribucin y el intercambio de documentos electrnicos entre los sistemas de
gobierno.
Establecer un marco regulatorio homogneo y aplicable a todas las entidades
pblicas.
Garantizar la interoperabilidad de los diferentes sistemas de gestin de
contenido institucional, la utilizacin del enrutador transaccional del Estado
colombiano para compartir informacin (registros y documentos) de la
administracin pblica.
Realizar la unificacin normativa sobre la Funcin Archivstica y la Gestin
Documental en una sola norma denominada Cdigo nico Gestin de
contenido Institucional.
Reglamentacin desde la archivstica de la firma digital, del manejo de
certificados digitales, de acceso a la informacion y de la seguridad de la
informacin en la administracin pblica nacional.
Formar el recurso humano, en concordancia con las nuevas tecnologas para la
adecuada conservacin consulta y seguridad de la informacin.
Desarrollar proyectos relacionados con el portafolio de servicios.
Gestionar, suscribir y ejecutar contratos y convenios por la lnea de venta de
servicios.
Desarrollar todas las actividades tendientes a apoyar a las entidades pblicas
en los procesos de Administracin integral, Gestin Documental, organizacin
e interventora entre otros de sus archivos de gestin, centrales y/o Fondos
acumulados.
Promover la transparencia de la administracin pblica mediante la asistencia
tcnica para la correcta aplicacin normativa en los archivos pblicos y
privados que cumplen funciones pblicas.

Eje Estratgico 2: Modernizacin y homogeneizacin el Sistema


Nacional de Archivos
Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de la poltica
pblica de archivos.
Consolidar la estructura del Sistema Nacional de Archivos.
Establecer un marco regulatorio que permita la implantacin de un plan de
riesgos de documentos para la administracin pblica.
Establecer alianzas estratgicas con entidades de formacin, para lograr mayor
cobertura en las entidades territoriales.
Fortalecer la funcin de Inspeccin, Control y Vigilancia.
Promover la cultura de la planeacin en el quehacer archivstico.
Apoyar la creacin de los archivos de la Administracin Pblica, especialmente
los del nivel Municipal.

Promocionar y participar la realizacin de eventos nacionales para la


planeacin y el seguimiento del desarrollo archivstico en el pas
e
internacionales para el intercambio de experiencias.
Desarrollar, divulgar y coordinar la implementacin de un sistema integral para
la gestin de archivos electrnicos en el Estado Colombiano.
Establecer y desarrollar el sistema de informacin del Sistema Nacional de
Archivos SISNA
Establecer la Red Nacional de Archivos en Colombia.
Acompaamiento a los grupos tnicos, en el registro, la conformacin y la
proteccin de sus archivos.
Disear, implementar la poltica pblica relacionada con la gestin y
administracin de los archivos de derechos humanos y memoria histrica.
Disear, implementar la poltica pblica relacionada con la gestin y
administracin de los archivos audiovisuales, sonoros, fotogrficos, orales y
otros archivos especiales.
Fortalecer y profesionalizar la asistencia tcnica para el desarrollo integral de
los archivos a nivel nacional.
Apoyar la creacin y desarrollo de los archivos a nivel territorial, incluyendo los
archivos de valor patrimonial (pblicos y privados).
Establecer alianzas estratgicas con entidades educativas para adelantar
proyectos de investigacin.

Eje Estratgico 3: Gestin del Patrimonio Documental del Pas.


Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio
documental de la nacin, con el propsito de que sirva de testimonio de la
identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.
Facilitar el acceso al patrimonio documental mediante el uso de nuevas
tecnologas de la informacin.
Fortalecer los procesos tcnicos en el Acervo Histrico que custodia el AGN,
con nfasis en la documentacin relativa al Bicentenario.
Realizar procesos archivsticos en el acervo que custodia el AGN que incluye la
organizacin, conservacin y restauracin documental en diversos soportes
para garantizar su preservacin a largo plazo.
Incrementar el patrimonio documental que custodia el AGN mediante
transferencias y donaciones y el uso de sistemas de informacin.
Disear y poner en marcha un programa de asistencia tcnica para la
recuperacin de patrimonio histrico regional y el que se conserve en los
archivos privados.
Realizar investigaciones en aspectos jurdicos, sociales, econmicos, tcnicos,
de evaluacin de materiales y procesos de deterioro documental y
recuperacin.

Apoyar desde el punto de vista archivstico, el desarrollo de polticas y


programas sociales del gobierno nacional relacionados con el aseguramiento
de archivo, con el reconocimiento de derechos de la poblacin vulnerable y de
diversos grupos tnicos del pas.
Desarrollar el Plan Nacional de Digitalizacin de archivos.
Adelantar campaas de sensibilizacin sobre el valor patrimonial de los
documentos histricos y llevar el registro del patrimonio documental del que
sean titulares los particulares.
Programar metas realizables de organizacin, recuperacin, conservacin y
restauracin del patrimonio documental de la nacin que custodia el AGN
cualquiera sea su soporte.

Eje Estratgico 4: Fortalecimiento Institucional


Desarrollar una poltica de gestin del conocimiento para el crecimiento y
compromiso del talento humano en el AGN que impulse la adecuada gestin
documental.
Desarrollo de las competencias necesarias al interior de las organizaciones que
permita la implementacin de una debida gestin del conocimiento para
compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, as como para valorarlo y asimilarlo
si se encuentra en el exterior de estas.
Generar un proceso que permita la identificacin, adquisicin, desarrollo,
distribucin, uso, retencin y medicin del conocimiento en relacin con el
aprendizaje organizacional que contribuya a elevar y desarrollar el capital
Intelectual de una organizacin
Programar la participacin de expertos internacionales en el campo de
tecnologas de la informacin y comunicacin y promover la participacin de los
funcionarios en eventos internacionales relacionados con la gestin
documental que permita el desarrollo y evolucin de los saberes internos de la
organizacin.
Programar capacitaciones que permitan la actualizacin de los funcionarios en
temticas que permitan la fluidez de los diferentes procesos de la Entidad.
Fortalecer la cultura del trabajo en equipo tanto interna como externamente en
armona con el Sistema de Gestin de la Calidad.
Adecuar estructuralmente al AGN con el marco normativo vigente.
Armonizar la Ley General de Archivos con el Sistemas de Control Interno
Estatal y el Modelo Integrado de Planeacion y Gestion.
Fortalecer el Sistema Integrado de Gestin.
Fortalecer y articular los sistemas de gestin que conforman el Sistema
Integrado de Gestin en el AGN.
Fortalecer la Infraestructura tecnolgica y fsica de la Entidad
Fortalecer todos los sistemas de gestin y las reas del AGN en materia de
tecnologas de la informacin.

Mantener, adecuar y conservar la infraestructura fsica del AGN para la


conservacin del acervo documental y la atencin de servicios que preste el
AGN.

Aspectos Legales
Los anteriores pilares estratgicos, sus estrategias y actividades, que tienen su base
en la Misin, estn basados en el siguiente sustento normativo que garantiza la
competencia del AGN en su desarrollo:
1.

2.

Modernizacin de los Archivos Pblicos:

En la ley 80 de 1989,
articulo 2, literal b, promulga que el archivo General de la Nacin es el
encargado de fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para la
conservacin y uso adecuado del patrimonio documental de la nacin y la ley
594 de 2000, dicta disposiciones en materia de administracin de archivos,
control y vigilancia, conservacin de documentos entre otros.

Modernizacin y homogeneizacin del Sistema Nacional de


Archivos: En la Ley 80 de 1989, artculo 2, numeral a, as como en el
Decreto 2578 de 2012, promulgan que el AGN es el encargado de Establecer,
organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivo, por esto se concluye que es
el que articula este sistema, haciendo parte integral de l tal como lo
explicamos en el Marco Legal.

3.

Gestin del Patrimonio Documental del Pas:

4.

Fortalecimiento Institucional: La Ley 80 de 1989, artculo 2, numeral d,

Este objetivo se
enmarca en el numeral b, artculo 2 de la Ley 80 del 89, el cual indica que el
AGN debe expedir polticas y reglamentos para garantizar la conservacin y
uso adecuado del patrimonio documental.
que dice que el AGN debe Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica
nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos
econmicos, sociales, culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que
hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

Recursos
Los establecidos en el Marco de Gastos Mediano Plazo Inversin 2012 2016.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO MGMP
2012 2016
2012
2013
2014
2015
2016
10.567
11.507
13.013
14.071
14.801
INVERSIN
7.970
10.980
11.420
11.876
12.352
FUNCIONAMIENTO
18.537
22.488
24.433
25.948
27.153
TOTAL

Indicadores
Corresponde a los establecidos en el Sistema Integrado de Gestin Anexo 6
del Manual.

Retos AGN 2014


El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado ejecuta, por su naturaleza,
una cantidad creciente de funciones las cuales se ven seriamente afectadas en su
desarrollo por varias razones, entre las cuales se pueden mencionar:

Desarrollar el contenido de la Modernizacin de los Archivos


Pblicos en el Archivo General de la Nacin.
En el marco de la poltica de modernizacin del Estado, se buscar avanzar en
1) Necesidad de aplicar los procesos que involucran la gestin documental, 2)
Incrementar la eficiencia y efectividad de los programas estatales y mejorar el
servicio al ciudadano.
Los documentos pblicos en cualquier soporte (papel o electrnico)
representan la memoria corporativa de las entidades pblicas, y constituyen
valiosos recursos de informacin que requieren una apropiada gestin para
mantener su integridad y autenticidad. Este reto representa para el AGN, la
obligacin de generar lineamientos derivados de los cambios en las prcticas
de gestin de archivos.
Promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestin del
Estado y la conservacin del patrimonio documental, as como apoyar a los
archivos privados que revistan especial importancia cultural o histrica. Todo
esto mediante asesora, implementacin de capacitacin, incorporacin de
tecnologas avanzadas en el manejo de la informacin archivstica y
establecimiento de programas de asistencia tcnica y financiera.
Apoyar la organizacin de archivos especializados en las distintas reas del
saber, as pblicos como privados.
Regular y racionalizar la produccin, gestin y administracin de los archivos
de la administracin pblica.
Apoyar la investigacin de la informacin contenida en los distintos archivos de
la Nacin a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos para
las decisiones de la gestin administrativa.
El AGN debe adoptar las tecnologas de informacin y comunicaciones como
parte de una estrategia integral de gobierno electrnico que le permita
responder de manera oportuna al ciudadano y a las entidades de gobierno,
tener informacin de calidad, y ayude a los gerentes pblicos en la toma de
decisiones sobre esta materia.

Desarrollar el contenido de la Modernizacin y homogeneizacin


del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nacin.
Desarrollar el Sistema Nacional de Archivos bajo los principios de unidad
normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin,
concurrencia y subsidiariedad.
Buscar a travs del Sistema Nacional de Archivos la modernizacin y
homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica, propiciar la
cooperacin e integracin de los archivos y promover la sensibilizacin de la
Administracin Pblica y de los ciudadanos en general acerca de la
importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales
para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria
colectiva.
La expedicin de un nuevo marco normativo referente a derechos humanos,
atencin a las vctimas del conflicto armando interno, las minoras tnicas y la
poblacin afro descendiente, as como el desarrollo de las tecnologas de la
informacin y la reestructuracin del Estado, han tenido un alto impacto en la
gestin documental del Estado y por consiguiente en adecuada conservacin
del patrimonio documental del pas.
El Sistema Nacional de Archivos, bajo la responsabilidad y coordinacin del
Archivo General de la Nacin, carece de personal calificado para la articulacin
de los archivos del pas en una Red Nacional de Archivos para facilitar su
consulta va web.
Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos, acorde
con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales,
culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del
Sistema Nacional de Archivos.
Es necesario que el AGN aplique un instrumento para la medicin de la
implementacin y desarrollo de la Ley General de Archivos, que constituye su
marco general de accin. Sin lugar a dudas, este instrumento le permitir
conocer el grado de avance de las polticas, levantar una lnea de base que
sirva como sustento para nuevos desarrollos y hacer los ajustes institucionales
y normativos que la adapten a las nuevas exigencias del modelo de gestin
pblica.
Fortalecer la funcin archivstica a travs de recurso humano y presupuestal
suficiente y adecuado para ejercer la funcin de Inspeccin, Control y
Vigilancia prevista por la Ley 594 de 2000. Esta situacin hace que las
entidades vigiladas continen sin atender la obligacin que tienen de manejar
adecuadamente los archivos.

Desarrollar el contenido de la Gestin del Patrimonio Documental


del Pas
Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la
Entidad.
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre
el Archivo General de la Nacin as como el que se le confe en custodia.

Apropiacin social del patrimonio cultural, eficiencia gubernamental del AGN a


travs de la divulgacin del patrimonio documental.
Convertir la cultura digital en el instrumento bandera para aprovechar los
recursos tecnolgicos a favor de la comunidad, intensificando las labores de
digitalizacin del material disponible archivos.

Desarrollar el contenido del fortalecimiento institucional en el


Archivo General de la Nacin.
La entidad adolece de personal de planta, que posea las competencias
tcnicas para apoyar actividades anlisis y seguimiento de las actividades
archivsticas de asistencia tcnica y gestin de proyectos.
Los cambios en la legislacin le han impuesto al AGN nuevos y complejos
retos y desafos, especialmente con los desafos impuestos en la Ley del Plan
de Desarrollo, en la ley de vctimas y en los retos de las tecnologas de
informacin y las comunicaciones.
Nuestra poltica de calidad est enfocada haca la mejora continua, lo cual solo
sera posible lograr con la utilizacin de las siguientes herramientas:
a) Revisin de la poltica y objetivos de calidad peridicamente.
b) Evaluacin de resultados de Auditora con planes de mejora.
c) Revisin del Direccionamiento Estratgico por la Alta Gerencia.
d) Aplicacin de la Filosofa de mejoramiento continuo (Control de no
conformidades, toma de acciones preventivas/correctivas, planes y
proyectos de mejoramiento, entre otros).
e) La construccin de indicadores desplegados a toda la entidad.
f) Implementacin de acciones de mejora a partir del seguimiento de las
herramientas de Medicin de la Gestin implementadas en el Estado
como el FURAG, INTEGRA, entre otros.