Prctica profesional

Trabajo 1

Tutora: Yuri Lilian Gonzales

Nombre: ngrid Liliana Carvajal
Cdigo: 1110504761

Universidad nacional abierta y a distancia

Ibagu- Tolima
2015

Introduccin

Con este trabajo se busca encontrar las debilidades y fortalezas con las que cuenta
el sitio donde en este momento me encuentro desarrollando la prctica, para poder
encontrar a fondo en que puedo colaborar y aportar mi grano de arena para mejorar
lo que no se est realizando bien, ya que las normas son muy claras y hay que
cumplirlas por esta razn voy a realizar una pequea revisin a nivel general para
encontrar todo estos aspectos.

FORMATO PARA ELABORAR EL DIAGNSTICO INTERNO

Nombre de la Empresa: copservir Ltda. (Drogas la rebaja)

Elaborado por: ngrid Liliana Carvajal
Fecha de elaboracin del diagnstico: 30-04-2015

DIAGNSTICO INTERNO

PROCEDIM
IENTOS
Seleccin

ACTIVIDADES

Cumple

Aplican
mtodos
de
seleccin para actualizar o
generar el listado de si
medicamentos
o
dispositivos mdicos?

No
cumple

*OBSERVACIONES

La empresa tiene un
comit de farmacia
que trabaja en la lista
seguido de tener en
cuenta todos los
medicamentos que
ms se venden, al
facturar se van
acabando y el mismo
sistema marca la
cantidad que quedan
lo que hace es que al
revisar los registros
este comit conoce lo
que se est
necesitando y envan
el pedido, con todo lo
que les registra que

est haciendo falta.

si
Cuentan con criterios de
inclusin
y
exclusin
definidos

La empresa al contar
con el comit llevan
un control de cada
uno del os
medicamentos al
observar su
movimiento logran
saber si es bueno si
lo solicitan si ha
tenido quejas todo lo
necesario para saber
si el medicamento
puede seguir en el
listado o debe ser
excluido, como
tambin al pedir un
medicamentos y al
no tenerlo se realiza
un correo donde se
exprese lo que se
est pidiendo para
luego ser estudiado y
si cumple con todos
los puntos aprobarlo
para incluirlo en el
mismo.

Evalan frecuentemente la Si
funcionalidad del listado
bsico de la institucin

Esta tarea la hacen

cada 2 meses
observando el
movimiento que
tienen los productos
con la rotacin con
los comentarios de
los clientes y con los
que se va pidiendo

que no cuenta el
listado.
Cuentan con comit de Si
farmacia y teraputica
funcionando
o
su
equivalente?

Cuentan con dicho

comit conformado
por el gerente
general,
representante de la
administracin,
qumico
farmacutico, un
regente de farmacia y
por ltimo
representante
mdico, por esa
razn la empresa
avanza por el mejor
camino

El
procedimiento
se Si
encuentra
debidamente
documentado?

Revisando los
archivos todo se
encuentra muy bien
documentado ya que
cada vez que hay
comit y se realiza
algn cambio
correspondiente esto
queda anotado y
firmado por cada uno
de los integrantes
donde se evidencia
su apoyo al cambio
realizado, listo para
cualquier momento
que alguien lo
requiera.

Adquisicin

Tienen establecido un
presupuesto? Se actualiza
el krdex de proveedores?
se solicitan cotizaciones,
si
se realiza comit de
compras?

La empresa realiza
un presupuesto
diferente para cada
droguera ya que
cada mostrador tiene
una cuota de venta
diferente por este
motivo son distintos
este trabajo lo realiza
el comit de compras
donde ya tienen un
presupuesto y un
nmero de
proveedores los
cuales han cumplido
todo el proceso de
seleccin, y cumplen
con el presupuesto
definido para ese
mostrador.

Ejecucin: se elaboran si
rdenes de compra?

Elaboran las rdenes

de compra para los
diferentes
laboratorios y en el
caso de las
drogueras plus las
cuales manejan
alimentos, bebidas y
dems se realiza
para los seores de
las gaseosas, y los
de Bavaria entre
otros.

Se
realiza
evaluacin Si
permanente al proceso?

La
empresa
al
cambiar
de
proveedor ya sea por

demoras mal manejo

de vencidos, o otros
inconvenientes
se
realiza una orden de
compra nueva ya sea
para un ahorro a
beneficio o por otros
requerimientos que
se necesiten.

Almacenam
iento

Se
encuentra
documentado
este
procedimiento
y
lo Si
ejecutan tal como est
escrito?, est actualizado
frente a la norma?

Todo lo realizan
siguiendo paso a
paso frente a la
norma. Ya que a
cada que se le
entrega la orden se
deja una copia donde
se evidencie cada
uno de los puntos
solicitados, adems
de esto se firma
donde se certifica el
acuerdo entre las
partes para que no
halla confusiones
mas adelante.

Recepcin: se realiza
verificacin tcnica, y
administrativa? Se elabora
acta de recepcin? Se
verifica al 100% la
mercanca recibida?

Siempre al llegar el
pedido se realiza la
verificacin paso a
paso uno por uno
revisando que la
cantidad sea la que
se encuentra
registrada en el
documento como
tambin las
especificaciones del

Si

producto para que no

halla confusiones de
entrada de un
medicamento que no
sea y despus
resulten faltantes,
como tambin se
revisa que este en
buen estado y que no
halla vencimientos.
Almacenamiento tcnico:
Se tienen definidos los
criterios de ubicacin,
ordenamiento, control de
fechas de vencimiento,
control
de
factores
ambientales? Se ejecutan si
estos procedimientos tal
como est escrito? Se
aplican tcnicas para el
almacenamiento de los
LASA?

Todo se ubica de una

manera ordenada en
buen
almacenamiento con
buena temperatura
para evitar daos a
los medicamentos,
tambin se revisan
las fechas prximas y
se ubican adelante
para que salgan
primero, los
medicamentos se
organizan de forma
alfabtica para una
mejor organizacin.

Se realiza control
permanente sobre el
inventario? Se realiza
control sobre la edad del
inventario?

El inventario se
realiza a diario en el
computador seguido
de confirmar la
cantidad existente. Y
uno ms general
cada mes

Se encuentran
documentados estos

si

Esto se encuentra
debidamente

si
procedimientos y se
ejecutan tal como est
escrito?, estn
actualizados frente a la
norma?

documentado y
archivado en una
carpeta llamada
resultados de
inventario donde se
evidencia lo que se
encuentra en el
momento final. Esto
se evidencia para el
momento que lo
soliciten ya sea
auditoria u otro ente.

Inyectologa

no

No se realiza ya que
la empresa sigue las
normas y no cumple
con lo que solicita
por esto no se
realiza.

Glucometra

no

No cuenta con este

procedimiento ya que
no cuenta con los
requisitos
pedidos
para poder realizarlo

Se encuentran
documentados estos
procedimientos y los
ejecutan tal como est
escrito?, estn
actualizados frente a la
norma?

no

no aplica

Otros
procesos

Plan de
residuos
peligros y

Disposicin final

Si

Cumple
con
la
disposicin final de
los residuos ya que

las bolsas despus

se ser organizadas
se deja afuera para
que el carro de la
basura las lleve
Separacin y clasificacin Si
de los desechos

La empresa colabora
al medio ambiente
realizando la
separacin y
clasificacin de los
residuos ya que
manejan los baldes
de los diferentes
colores como lo son
verde, gris, y rojo en
esta solo se colocan
los papeles del bao
peligrosos ya que en
la droguera no hay
desechos peligrosos.

Se encuentra
documentado este
procedimiento y lo
ejecutan tal como est
escrito?, est actualizado
frente a la norma?

Se llena a diario
despus de pesar la
basura tanto
reciclable como
ordinaria y se registra
un formato llamado
RH1 Donde se
colocan el peso de
los desechos y de los
reciclables al final del
da.

hospitalario
s

Manejo de
medicamen
tos de

Si

Informes a la Secretara de Si
Salud

Se realiza la debida
documentacin
requerida se exige la
formula se deja una

en la droguera y las
otras se le entregan
al cliente seguido de
archivarla en la
carpeta
correspondiente
como lo exige la
norma, seguido de
despachar el
medicamento.

control
Se encuentra
documentado este
procedimiento y lo
ejecutan tal como est
escrito?, est actualizado
frente a la norma?

PROCEDIMIENTOS

Distribucin externa

ACTIVIDADES

La empresa guarda
bajo llave estos
medicamentos los
cuales solo los
dispensa el regente
encargado y llena los
documentos que
exige la norma.

Si

Cumple

No
cumple

*OBSERVACIONES

Dispensacin con Si
frmula mdica

Siempre se exige la
factura con los
medicamentos que
no se pueden
dispensar
libremente.

Dispensacin sin si
frmula mdica

Se despachan los
medicamentos
de
libre
venta
sin
ningn

inconveniente
tal
como lo dice la
norma
Se cuenta con
protocolos para la
realizacin de la
Indicacin
o
consulta
farmacutica

Distribucin Interna
(aplica para las IPS)

Promocin del uso

Racional de los
medicamentos

no aplica
No

Se
encuentra
documentado
el
procedimiento de
dispensacin?

No

No aplica

Cuentan con un
mtodo o mtodos
de
distribucin
interna claramente
definido?

No

No aplica por ser

drogueria

Est debidamente
documentado?

No

No aplica ya que es
droguera

Cuentan con algn

programa
de
Educacin
al
usuario

Se
encuentra
documentado este

NO

No

El sitio no cuenta
con
ningn
programa ya que
asesoran
a
los
usuarios pero no
tienen un programa
como
tal
para
ofrecer
No aplica ya que no
se realiza por lo

Seguimiento
farmacoteraputico

procedimiento?

tanto
no
documenta.

Se realiza
seguimiento
farmacoterapeutic
o a pacientes
hospitalizados

No aplica por se
droguera

Se encuentra
documentado este
procedimiento y lo
ejecutan tal como
est escrito?, est
actualizado frente
a la norma?
Se realizan
actividades de
farmacovigilancia
y/o tecno vigilancia

Farmacovigilancia y
tecno vigilancia

Otros procesos

Se encuentran
documentados
debidamente estos
procedimientos?
se ejecutan tal
como est escrito?
Qu
procesos
realizan?

otros
se

se

No

No aplica

No

No

No aplica

No aplica

No

Si

Se realiza el proceso
de domicilios el cual
no esta muy bien
organizado
y
presentan diferentes
fallas que estan
haciendo que la

empresa falle en
algunos puntos con
los clientes.
Estn
debidamente
documentados?

1. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

Si

Se realiza una
evidencia de cada
pedido que sale
seguido de quien es
el encargado de
llevarlo para poder
conocer su
desempeo y llevar
cuentas precisas de
la cantidad de
domicilios que
desarrolla
diariamente as
tambin se puede
garantizar el servicio
porque se sabe
claramente por
quien fue prestado
de pronto en un
momento de algn
inconveniente.

En comn acuerdo con el director del servicio o establecimiento farmacutico,

seleccionarn la debilidad, llamada tambin oportunidad de mejora, sobre la cual
el practicante centrar su plan de mejoramiento. Esta aprobacin debe subirse al
foro debidamente firmada por el responsable del servicio farmacutico.

Contando con la aprobacin del jefe del servicio farmacutico, el estudiante

proceder a elaborar la propuesta de mejora utilizando para ello el formato que se
presenta a continuacin y la cual debe ser aprobada por su tutor para iniciar su
ejecucin.

FORMATO PARA ELABORAR PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

Fecha de elaboracin 30 04-2015

Nombre de la Institucin copservir Ltda. (drogas la rebaja)
Nombre del estudiante ngrid lilina Carvajal
1.Ttulo de la propuesta de mejora
Flota de mensajeros

2. Descripcin de la situacin problema: mal servicio en la entrega de

domicilios ya que hay mucha demora en las entregas todo esto a causa del mal
tiempo distribuido entre los mensajeros, y muy probablemente falta de personal
causando prdidas econmicas y peor an prdida de clientes y malos
comentarios frente a la empresa

3. Objetivos: objetivo general: satisfacer las necesidades de los clientes en el

menor tiempo posible e incrementar las ventas del mostrador.
Objetivos especficos: distribuir mejor el tiempo de entrega y rutas de los
trabajadores con el fin de disminuir las devoluciones.

4. Justificacin: es importante porque se disminuyen las devoluciones,

beneficiando a la cooperativa y a los clientes ya que tendran sus productos en
un tiempo ms corto y se incrementara7 la parte monetaria de la empresa.
5.Metodologa: (ac se especifican las actividades a desarrollar que llevan a
cumplir con cada objetivo especfico)

Objetivo especfico

Actividad

Disminuir el tiempo de
entrega

-Realizar reuniones para

darle a conocer a los
trabajadores los sectores
que corresponden al
rea que deben de
cubrir, como tambin
darles induccin del
sector que cada uno
tiene para que no tengan
problemas con las
direcciones.

-sectorizar la ciudad por

comunas para que as
quede ms claro los
barrios que

Fecha de entrega

25 05 2015

corresponden a cada
sector evitando demoras
de entrega por pedir
domicilios a puntos
retirados donde no sea el
sector correspondiente

-realizar convocatorias
para buscar nuevos
domiciliarios,
realizndoles los
exmenes
correspondientes como
lo son, de ojos, de
sangre, pruebas
psicotcnicas y de
manejo para poder
adquirir un buen
personal y tener mejores
resultados laborales

Falta de personal

30 05 - 2015

6. Resultados esperados: minimizar los tiempos de entrega, para que en vez de

llevar un solo pedido se lleven 2 aumentando las ganancias y los clientes, as las
devoluciones no sern porque el domicilio llegue tarde.
7. Indicadores de gestin:

indice de entrega oportun

80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
enero

febrero

marzo
Serie 3

abril

devoluciones de meses anteriores de domicilios

70
60
50
40
30
20
10
0
enero

febrero
domiciliario 1

marzo
domiciliario 2

domiciliario 3

abril

% de cumpliento de ventas mensuales pronosticadas para un ao

50.00%
45.90%

45.00%
40.00%
35.70%

35.00%
30.00%

31.20%

25.00%
21.60%

20.00%
16.60%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
juli

agos

sept

octu

novi

8. Referencias documentales
www.copservir.com https://www.google.com/search?q=mapa+de+ibague&ie=utf8&oe=utf-8

10. Observaciones: