Vous êtes sur la page 1sur 12

THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL

Sous thme : La communication crite au cabinet


mdical : les crits professionnels

Module 2 : Rdaction de la lettre mdicale

La lettre est le moyen le plus rpandu pour communiquer distance. Elle permet dtablir
les relations cordiales, sres, mais aussi laisser une trace.
Elle doit donc :
toujours tre adapte la situation et au destinataire,
toujours tre adresse une personne physique (Monsieur Durand, Madame la
Directrice), jamais une institution.
Nous allons tudier les caractristiques gnrales de la lettre ainsi que les normes de
prsentation.

I. LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE


Le format normalis de la lettre est le format A4 utilis verticalement ( la franaise ou en
portrait).
Le papier est blanc pour faire apparatre clairement le texte.
Le verso de la lettre nest pas utilis, si la lettre est longue, on utilisera une autre feuille.
Les institutions, les professionnels utilisent du papier en-tte pr-imprim.
La lettre professionnelle est toujours dactylographie.

II. LA STRUCTURE DE LA LETTRE


Gnralement les lettres sont construites selon une structure identique (voir lexemple la
page suivante).

Cependant cette structure peut prsenter des variantes telles que :

labsence de certains lments comme : les rfrences, les pices jointes,

le rejet en bas de page, dune partie de ladresse de lmetteur, cest souvent le cas
quand on utilise du papier en-tte.

EMETTEUR
NOM
ADRESSE
SERVICE
TEL /TELECOPIE

DESTINATAIRE
NOM + FONCTION
ETABLISSEMENT
+SERVICE
ADRESSE

Vos rf :

Lieu

//
Nos rf :

Le date du jour

//...
Objet :

.
PJ :

.
FORMULE DAPPEL OU TITRE DE CIVILITE
CORPS DE LA LETTRE
INTRODUCTION

DEVELOPPEMENT
-CONCLUSION

FORMULE DE POLITESSE

BLOC SIGNATURE
INITIALES PRENOM +NOM
FONCTION

III. LANALYSE DES COMPOSANTES DE LA LETTRE


1. Lmetteur ou expditeur
Le destinataire doit pouvoir clairement identifier son correspondant.
Pour une lettre professionnelle, on utilise souvent du papier en-tte pr-imprim qui
indique les coordonnes de ltablissement.
Les renseignements concernant lmetteur se trouvent gnralement gauche de la feuille,
mais on peut parfois les situer au milieu.
Exemples
NOM DE LETABLISSEMENT
ADRESSE
TEL

Centre hospitalier Universitaire


Boulevard Henri Durre
75000 PARIS CEDEX

Service gyncologie
Docteur Martin
Chef de service

LE SERVICE
NOM DU RESPONSABLE DE SERVICE
SA FONCTION

DOCTEUR PHILIPPE DUTILLEUL


CARDIOLOGUE
20, rue Paul Emile
59000 LILLE
Tl. 03.20.01.02.03
Sur rendez-vous
2. Le destinataire
Cette zone peut apparatre dans la fentre transparente dune enveloppe. On lappelle la
suscription.
Elle doit donc dsigner le destinataire et indiquer son adresse.
Nom et prnom :
Adresse :

Monsieur le Docteur Julien HUBERT


btiment A
Boulevard Gambetta
34500 BEZIERS

Le nom et la ville doivent tre crits en lettres capitales.


On mentionne le cedex (courrier entreprise distribution exceptionnelle) mais jamais le
numro de tlphone.
3. Le lieu et la date de cration
Le lieu dmission scrit en lettres minuscules et comporte une majuscule.
Le nom du jour de la semaine nest pas prcis, le mois est crit en lettre minuscule. Lanne
est indique en entier (quatre chiffres).
Exemple
Valenciennes
le, 20 janvier 2007
4. Les rfrences
Ce sont les indications (chiffres et lettres) qui permettent de classer la lettre et la retrouver si
besoin est.
Ces mentions napparaissent pas systmatiquement sur les courriers de nature mdicale ou
sociale.
On distingue nos rfrences (ou nos rf) qui sont celles de lexpditeur de vos rfrences
(ou vos rf.) qui sont celles du destinataire dans le cas o on rpond celui-ci.

Exemple
Le courrier reu indique :

La rponse du courrier indiquera :

Vos rf. absentes car cest un 1er courrier

Vos rf. PD/SL/130-07


(Reprise de nos rfrences)

Nos rf. PD/SL/130-07

Nos rf. CM/VD/242-07

Signification
PD : initiales du signataire
SL : initiales de la secrtaire
130 : nattribu la lettre
07 : anne

CM : initiales du signataire
VS : initiales de la secrtaire
242 : nattribu la lettre
07 : anne

5. Lobjet
Il rsume le contenu de la lettre. Il permet, la personne qui ouvre le courrier, didentifier
rapidement la demande et le service susceptible de la traiter.
Exemple
Objet : hospitalisation enfant LEBLANC
6. Les pices jointes
Cette mention apparat sur la lettre lorsquelle est accompagne de documents annexes. On
prcise le nombre et la nature des documents ce qui permet de vrifier que lenvoi est
complet. Elle se situe en haut gauche ou en bas du courrier.
Exemple
PJ : Un compte-rendu
7. La formule dappel ou titre de civilit
Elle correspond aux termes que lexpditeur emploie pour sadresser son correspondant.

Propositions de formules dappel :


CAS
Lorsquun mdecin sadresse un mdecin
Si les mdecins se connaissent

FORMULES
Cher confrre
Mon cher confrre
Cher ami
Cher Bernard
Matre

Si un mdecin ou un spcialiste sadresse


un professeur en neurologie par exemple
Lorsquun mdecin sadresse un membre
Attention, ici il ne sagit pas de mdecins
de la profession paramdicale (dentiste,
mais dauxiliaires mdicaux.
pharmacien, kinsithrapeute, orthophoniste) Monsieur
Madame
Cher monsieur
Chre madame
Ou cher ami (sils se connaissent)
Lorsquun mdecin sadresse un patient
Madame
Monsieur
Mademoiselle
Lorsquun mdecin sadresse un laboratoire Cher confrre (car le Directeur du
danalyses mdicales
laboratoire est un mdecin)

8. La formule de politesse
Elle est indpendante de la conclusion. Cest une marque de respect, de considration ou
damiti.
Elle reprend la formule dappel dans les mmes termes.

Recevez
Croyez

mes salutations distingues


mes sincres salutations
lexpression de

Veuillez recevoir
Veuillez croire
Veuillez agrer

mes sentiments les meilleurs


mes sentiments confraternels
ma considration

ou
lassurance de

Je vous prie de croire


Je vous prie de recevoir
Je vous prie dagrer

9. La signature
Elle permet didentifier lauteur de la lettre, son nom et sa fonction. Elle authentifie le
document.
Mme si la secrtaire dactylographie le courrier, votre suprieur doit le relire et le
signer de sa main. En gnral, la signature est prcde du nom, de la qualit.
Exemple :
Docteur X
Chef de service
10. Lintroduction
Elle permet de se prsenter ou de rappeler lobjet de la lettre et ainsi de mieux comprendre ce
qui va suivre.
Si lon rpond un prcdent courrier ou une demande tlphonique, on doit le rappeler,
indiquer la date, le contexte, lobjet.
11. Le dveloppement
Les ides doivent tre ordonnes. Chacune doit tre voque dans un paragraphe diffrent.
Les faits et les arguments seront mentionns par ordre dimportance.

12. La conclusion
Elle est indpendante de la formule de politesse et se situe avant celle-ci. Elle est brve et peut
reprendre lobjet. Elle permet aussi de remercier, de se tenir disposition du destinataire ou
de rappeler ce quon attend de lui.
Avant de rdiger une lettre, vous devez donc vous poser les questions suivantes :

Qui crit ?

Qui est lexpditeur ?


Qui est le rdacteur ?
Qui est le signataire ?

Pourquoi ?

Quel est lobjet ?

Quand ?

La date ?

A qui ?

Qui est le destinataire ?


Quelle est sa qualit ?

O ?

Dans quel contexte la lettre est-elle


crite ?

Par quel moyen ?

Quel est le type de lettre, quel est le


plan du message, quelles sont les
diffrentes zones de la lettre ?

Pices jointes ?

Nature de la pice jointe ?

Exemples de lettres professionnelles

En-tte
Expditeur :
Nom
Adresse
Tlphone

HOPITAL RAYMOND POINCARE


104 rue Raymond Poincar
92320 GARCHES

Suscription
Destinataire
Nom et qualit
Adresse

Service de Chirurgie et Orthopdie


Tl. 01.47.41.79.90
Monsieur le Docteur SAVARD
Clinique des Amandiers
12 avenue Jean Jaurs
95670 MARLY LA VILLE
Rfrence
Lieu et date de cration
Nos rf. :
Objet

JP/GF

Objet : Consultation

Garches,
Le 18 avril 20nn
Titre de civilit

Cher Confrre,
Jai vu ce jour, Monsieur Jean Dupont, que vous mavez adress en consultation.
Aprs contrle radiologique, la consolidation de la fracture semble satisfaisante.
Pendant quinze jours trois semaines, il doit reprendre ses deux cannes anglaises pour
protger son appui.
Sauf problme, il devrait pouvoir quitter la clinique ds quil sera bien autonome et je le
reverrai en consultation dans un mois.
Le traitement anticoagulant va pouvoir progressivement tre arrt dici quelques jours.
Je vous remercie de votre confiance.
Formule de politesse

Je vous prie de croire, Cher Confrre, en mes sentiments les meilleurs.


Pices jointes

PJ. : Compte rendu dexamen


Nom et qualit
Docteur J. Perron

Docteur D
Gnraliste
15, rue de la plaine
31000 TOULOUSE
Tl. : 00.00.00.00.00

Signature

Consultations :
Lundi, mardi, jeudi de 10h30 12h30
Mercredi de 14h30 19h30
Samedi sur rendez-vous

Docteur L
Cardiologue
31, rue Pasteur
31000 TOULOUSE

Objet :
Avis de traitement
Examens complmentaires

Toulouse, le 28 mai 2006

Mon cher confrre,


Je vous adresse Monsieur Xg de 54 ans, qui prsente depuis 2 ans une hypertension pour
laquelle il est trait.
Depuis deux mois, des douleurs pricardiques et des maux de ttes sont apparus.
Je souhaiterais que vous le preniez en main en lui faisant des examens complmentaires et en
particulier un lectro-encphalogramme pour ensuite me donner votre avis.
Je vous remercie et vous prie dagrer, mon cher confrre, mes salutations distingues.

Docteur D

CLINIQUE SANTEUIL
3, BOULEVARD DE LA LIBERTE
78 009 VERSAILLES
TEL : 00.00.00.00.00

Docteur VATIL
Pdiatre
Docteur Gabriel LUCIEN
Gnraliste
27, rue du chteau
78017 VERSAILLES

Objet :
Hospitalisation du nourrisson
Serge Daradian

Versailles, le 2 mai 2006

Cher confrre,

Nous vous remercions de nous avoir confi le nourrisson Serge DARADIAN g de 5 mois
qui prsentait une bronchopathie fbrile.
La radiographie du thorax a mis en vidence une discrte accentuation des hiles.
Lenfant sort contre avis mdical au troisime jour dhospitalisation.
Veuillez agrer, cher confrre, lassurance de nos sentiments les meilleurs.

Docteur VATIL