MANUAL DE FUNCIONES TALLER AUTOMOTRIZ S.A.

FUNCIONES GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

La Gerencia de Administracin y Finanzas es el rgano de apoyo responsable de
dirigir, ejecutar, evaluar y controlar la administracin del potencial humano, los
recursos econmicos, financieros, materiales, as como proporcionar los servicios que
requieran las diferentes reas de la empresa.
Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Gerente, que depende
funcional y jerrquicamente de la Gerencia General. Su denominacin es Gerente de
Administracin y Finanzas.
La Gerencia de Administracin y Finanzas para el cumplimiento de sus funciones,
tiene a su cargo las siguientes unidades orgnicas:

Administracin.

Recursos Humanos.

Tesorera.

Contabilidad y Costos.

Logstica y Servicios Generales.

Son funciones y atribuciones de la Gerencia de Administracin y Finanzas:

1. Programar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades de
Administracin, Recursos Humanos, Tesorera, Contabilidad y Costos y, Logstica
y Servicios Generales.
2. Administrar y supervisar los fondos y valores financieros de la empresa,
canalizando los ingresos y efectuando los pagos correspondientes por los
compromisos contrados.
3. Supervisar el control de la captacin de ingresos.
4. Supervisar el registro de ingresos y gastos de la empresa.
5. Organizar y optimizar la administracin financiera de la empresa, y proporcionar
la informacin contable adecuada y oportuna, as como los reportes de costos
por centro de actividad, para facilitar la toma de decisiones.
6. Proveer oportunamente los recursos y servicios necesarios a los rganos de la
empresa, para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
7. Organizar, programar, supervisar y evaluar las actividades de Contabilidad,
supervisando la formulacin de los balances, estados financieros, para su
presentacin a los organismos correspondientes (incluidas entidades bancarias),
en los plazos establecidos.
8. Conducir el sistema de control patrimonial respecto de los activos fijos de la
empresa, ordenando realizar los inventarios de los bienes muebles, el registro
de los bienes inmuebles y el saneamiento fsico-legal de ttulos de propiedad de
los bienes registrables conforme a los dispositivos legales que rigen al respecto.
9. Informar mensualmente a la Gerencia General y a la Gerencia de Marketing,
Planeamiento y Desarrollo, sobre la ejecucin de los ingresos.

10.
Suscribir los documentos, resoluciones, contratos y/o convenios
necesarios para el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales de la
empresa.
11.
Autorizar las adquisiciones requeridas por los rganos que conforman la
empresa, de acuerdo a lo establecido en los planes de la empresa.
12.
Autorizar descuentos en la planilla de pago en cumplimiento a los
lineamientos de la empresa.
13.
Supervisar la administracin de los bienes, recursos materiales y humanos
orientados a la dotacin de servicios en general que requieran las diferentes
reas de la empresa.
14.
Resolver en segunda instancia y mediante Resolucin Gerencial, los
recursos impugnativos que se interpongan contra las resoluciones del rea de
Recursos Humanos sobre sancin administrativa.
15.
Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su
competencia.
16.
Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la
Gerencia General.
17.
Otras funciones afines que le asigne el Gerente General.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

La Jefatura de Administracin es el rgano de apoyo encargado de ejecutar las
polticas administrativas de los recursos, orientando a la obtencin de los objetivos de
la empresa.
Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que
depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Las funciones del Administrador son:
DIRECTAS:
1. Recibir y revisar las facturas y comprobantes de los gastos efectuados.
2. Elaborar cheques y cancelar facturas por diferentes conceptos, tales como:
pagos a proveedores, pagos de servicios, alquileres y otras.
3. Llevar registro y control de caja chica, con los debidos soportes documentarios.
4. Calcular y procesar los viticos del personal.
5. Entregar los recibos de pago al personal.
6. Mantener registro de los movimientos bancarios.
7. Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos.
8. Transcribir y mantener actualizados en el sistema toda la informacin
relacionada con el proceso Administrativo.
9. Mantener y cumplir los lineamientos de la Gerencia de Administracin y
Finanzas.
10.
Velar por la aplicacin y cumplimiento de las normas de la organizacin.
11.
Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la
informacin suministrada por la organizacin y por los clientes.
12.
Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del rea
Administrativa.
13.
Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el
trabajo.
DE APOYO:

FUNCIONES DEL JEFE DE RECURSOS HUMANOS

La Jefatura de Recursos Humanos es el rgano de apoyo encargado de ejecutar la
poltica de recursos humanos, orientando la realizacin individual de los trabajadores
a travs del liderazgo transformador y a su efectiva participacin en el logro de los
objetivos de la empresa, generando una cultura organizacional que permita el
mejoramiento progresivo de la calidad del factor humano.
Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Jefe, que depende de la
Gerencia de Administracin y Finanzas.
Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Recursos Humanos:
1. Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades relacionadas
con la administracin de los recursos humanos.
2. Controlar la asistencia, permanencia, permisos, licencias y dems procesos del
sistema de personal
3. Administrar los procesos de elaboracin de planillas para el pago de
remuneraciones y otras obligaciones.
4. Convocar, seleccionar y contratar personal acorde a la solicitud de personal de
las diversas reas.
5. Formular, ejecutar y evaluar el presupuesto de personal de la empresa.
6. Resolver en primera instancia administrativa los pedidos formulados por los
empleados de la empresa, sobre asuntos de su competencia.
7. Propiciar el desarrollo del personal realizando acciones de capacitacin,
motivacin e incentivos a fin de mejorar el nivel tcnico profesional y personal
con el fin de lograr la identificacin del mismo con la empresa, para un mejor
desempeo de sus funciones.
8. Organizar, actualizar y custodiar el registro y legajos del personal de la
empresa.
9. Participar y apoyar en la formulacin del Cuadro para Asignacin de Personal
(CAP) de la empresa.
10.
Programar, organizar, dirigir y ejecutar acciones de control y sanciones
por las faltas de los trabajadores de la empresa, de acuerdo con las normas y
disposiciones emitidas por la empresa.
11.
Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su
competencia.
12.
Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la
Gerencia de Administracin y Finanzas.

FUNCIONES DEL JEFE DE CONTABILIDAD

La Jefatura de Contabilidad y Costos es el rgano encargado de la aplicacin del
Sistema de Contabilidad en la empresa, del registro contable, del control previo de las
operaciones financieras, la elaboracin de los Estados Financieros y de conducir el
sistema de costos de la empresa.
Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que
depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Contabilidad y Costos:

1. Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del sistema de

contabilidad de la empresa.
2. Administrar los registros contables de las operaciones financieras y de rendicin
de cuentas.
3. Revisar y fiscalizar la documentacin que sustenta los gastos e inversiones
demandados por las diferentes reas de la empresa, ejecutando en forma
permanente y obligatoria el control previo de las operaciones sujetas a registro
contable y la ejecucin presupuestal.
4. Elaborar y presentar el Balance General y Estado de Gestin con periodicidad
mensual y todos los Estados Financieros con periodicidad anual.
5. Planificar, organizar y dirigir la implementacin y manejo del sistema de costos
y mantener actualizada la informacin requerida en coordinacin con las reas
competentes.
6. Ejecutar el proceso tcnico del registro y control de los bienes patrimoniales de
la empresa.
7. Efectuar arqueos inopinados de fondos fijos para caja chica, cajas recaudadoras,
especies valoradas y otros, informando a la Gerencia de Administracin y
Finanzas las observaciones y recomendaciones que correspondan.
8. Organizar el archivo y custodia de la documentacin de los archivos contables y
afines.
9. Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.
10.
Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la
Gerencia de Administracin y Finanzas.

FUNCIONES DEL JEFE DE TESORERA

La Subgerencia de Tesorera es el rgano responsable de las acciones inherentes al
Sistema de Tesorera; se encarga del control de la captacin del impuesto predial,
arbitrios y otras fuentes de ingreso, as como de los pagos oportunos de los
compromisos asumidos.
Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que
depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Tesorera:
1. a) Programar, ejecutar y controlar las acciones propias del Sistema de Tesorera,
de acuerdo con la normatividad vigente.
2. b) Administrar los fondos asignados a la empresa, en concordancia con las
normas generales del sistema de tesorera y la poltica aprobada por la Alta
Direccin.
3. c) Efectuar el control de la captacin de ingresos, realizando el registro diario de
los ingresos y giros en el SIAF-GL, as como en los aplicativos aprobados por la
empresa.
4. d) Formular los partes diarios de ingresos y elaborar la informacin estadstica
respectiva e informar a la Gerencia de Administracin y Finanzas.
5. e) Efectuar las reversiones al Tesoro Pblico por diversos conceptos, efectuando
los depsitos correspondientes al Banco de la Nacin u otra entidad bancaria
autorizada.
6. f) Programar, ejecutar y controlar los pagos a los proveedores y otros de
conformidad con las normas vigentes.

7. g) Elaborar flujos de caja, presupuestos financieros y otros proporcionados por

las unidades orgnicas competentes, para recomendar la mayor o menor
incidencia de los ingresos o egresos de la institucin.
8. h) Llevar los registros, las cuentas bancarias y efectuar las operaciones de
tesorera, informando a la Gerencia de Administracin y Finanzas sobre el
movimiento de fondos en efectivo y en bancos.
9. i) Efectuar las conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la
empresa.
10.
j) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de seguridad de caudales,
desde la recepcin, custodia en el local y traslado de los mismos.
11.
k) Custodiar Cartas Fianzas, Plizas de Caucin, Cheques de Gerencia y
otros valores de propiedad de la institucin, que garanticen el fiel cumplimiento
de contratos, adelantos a proveedores y otros derechos a favor de la empresa,
velando cautelosamente por su permanente vigencia y exigibilidad de
renovacin oportuna.
12.
l) Expedir oportunamente las constancias de pago y certificados de
retencin de impuestos.
13.
m) Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su
competencia.
14.
n) Las dems atribuciones y responsabilidades que se deriven de las
disposiciones legales o que le sean asignadas por la Gerencia de Administracin
y Finanzas, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgnica de Empresaes.

FUNCIONES DEL JEFE DE LOGISTICA

La Subgerencia de Logstica y Servicios Generales, es el rgano encargado de la
provisin de necesidades de bienes y servicios, del almacenamiento, custodia,
distribucin y registro de los bienes de la empresa, as como tambin del
mantenimiento de las edificaciones e instalaciones de la empresa, y de los servicios
complementarios y de apoyo a las unidades orgnicas de la empresa. Est a cargo de
un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que depende de la Gerencia
de Administracin y Finanzas.
Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Logstica y Servicios Generales:
1. Planificar, programar, ejecutar y controlar el abastecimiento de bienes y
servicios, as como distribuirlos a las diferentes unidades orgnicas de la
empresa.
2. Formular el Plan Anual de Contrataciones de la empresa y sus modificaciones,
as como evaluar su ejecucin.
3. Conducir y ejecutar la programacin, adquisicin, almacenamiento y
distribucin racional y oportuna de los bienes y materiales que requieren los
rganos de la empresa.
4. Efectuar los procesos y control de las adquisiciones a fin de que las mismas se
realicen conforme a los dispositivos legales sobre la materia.
5. Coordinar con el rea usuaria las especificaciones tcnicas para la adquisicin y
contratacin de los bienes y servicios que requieren para el cumplimiento de
sus planes operativos.
6. Efectuar el inventario de bienes en Almacn y conciliarlo con la Subgerencia de
Contabilidad.

7. Programar, dirigir, ejecutar y supervisar los procesos tcnicos para la toma de

inventarios de los bienes patrimoniales de la empresa.
8. Programar, ejecutar y supervisar los procesos tcnicos de codificacin,
asignacin y verificacin de los bienes patrimoniales, as como coordinar con el
rea competente la valorizacin, revaluacin, bajas y excedentes de los
inventarios.
9. Llevar y mantener actualizado el control patrimonial respecto de los activos fijos
de la empresa, realizar los inventarios de los bienes muebles y el registro de los
bienes inmuebles de propiedad de la empresa, as como el saneamiento fsico
legal de ttulos de propiedad de los bienes registrables conforme a los
dispositivos legales.
10.
Planificar, dirigir, controlar y supervisar el mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de oficina, mobiliario, equipo y maquinaria, sistemas
elctricos y sanitarios, flota vehicular, as como de los locales e instalaciones de
la empresa.
11.
Planificar, dirigir, controlar y supervisar los servicios complementarios de
vigilancia, seguridad y de limpieza de los locales e instalaciones de la empresa.
12.
Controlar y supervisar que los vehculos de propiedad de la empresa
cuenten con la operatividad, documentacin requerida y seguros vehiculares
vigentes, as como su adecuada distribucin para el mejor uso de los mismos.
13.
Coordinar, controlar, supervisar y, de ser el caso, aplicar directivas de
racionalizacin del consumo de combustibles y derivados, servicios de agua,
energa elctrica y otros que se utilicen en los distintos locales de la empresa y
en la infraestructura urbana a cargo la empresa.
14.
Llevar un registro de las compras
y el uso de repuestos,
materiales, combustibles y lubricantes, por vehculo, as como el historial de
recorrido en las comisiones de servicio.
15.
Coordinar, controlar, proveer y supervisar el servicio de choferes para los
distintos vehculos de la entidad, de uso administrativo.
16.
Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su
competencia.
17. Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la
Gerencia de Administracin y Finanzas.