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presentaciones orales
Elabor:
M. en C. Ricardo Balam Narvez
Revis:
Dr. Jos Luis Andrade Torres
CONTENIDO
I.
INTRODUCIN 1
II.
PRINCIPIOS BSICOS... 2
ETAPA 1. PLANEACIN 2
1.1. Anlisis de la situacin.... 2
a. Tema.. 2
b. Objetivo. 2
c. Audiencia.. 4
d. Expositor... 5
1.2. Mensaje 5
1.3. Estructura 6
1.4. Apoyo visual 8
a. Diapositivas con texto.. 13
b. Diapositivas con ilustracin 16
ETAPA 2. EXPOSICIN 20
2.1.
Preparacin tcnica... 20
2.2.
Preparacin psicolgica 21
2.3.
La exposicin. 23
2.4.
Sesin de preguntas.. 26
ETAPA 3. EVALUACIN.. 27
III.
CONCLUSIONES.... 28
IV.
AGRADECIMIENTOS... 29
V.
REFERENCIAS... 30
I. INTRODUCCIN
Lamentablemente no es difcil que en algunos congresos y/o conferencias se encuentren presentaciones muy pobres, que a veces perjudican un contenido interesante.
Esto puede deberse a varios aspectos por parte del expositor, como la mala planeacin,
no domina el tema, etc.
Desde el punto de vista econmico y logstico las presentaciones orales son costosas, por que hay que tener en cuenta el tiempo de la audiencia, el tiempo del orador y
los gastos de traslado entre otros. Pero, Qu las hace importantes?, las presentaciones
orales tienen numerosas ventajas como el de permitir contestar preguntas y observar a la
audiencia, el enfatizar puntos clave, incorporar imgenes y demostraciones y asegurar
que se ha presenciado la informacin. Sin embargo, las presentaciones orales tambin
tienen desventajas como la dificultad de reunir a todos en un tiempo en particular, salarios de la audiencia, salario del orador y el tiempo para su preparacin.
ETAPA 1. PLANEACIN
Una presentacin bien planeada es una garanta de xito en la misma
a) Tema
Se refiere a un aspecto especfico de una materia. Es aquello de lo que se va a
hablar, el asunto sobre el que trata la presentacin (ejemplo, los resultados de tu investigacin).
b) Objetivo
Consiste en el propsito de la presentacin, es la razn por la que se hace, aquello que se pretende lograr con la audiencia. Siguiendo con el ejemplo del tema referente
Informar
Persuadir
Concienciar
Las presentaciones informativas pretenden transmitir conocimientos, de tal for-
Usar un lenguaje que motive: hacer surgir emociones, especialmente en la introduccin y en las conclusiones. Una presentacin persuasiva equilibra los aspectos intelectuales con los emocionales.
Desarrollar credibilidad: hablar con la verdad, no exagerar, incluir tanto los aspectos positivos como los negativos de la propuesta.
Figura 1. El conocer a la audiencia permitir determinar el tipo de lenguaje que se emplear durante la presentacin.
Ahora bien, Qu hacer ante una audiencia heterognea como el caso del seminario de estudiantes de posgrado del CICY? Ante esto es recomendable utilizar un vocabulario culto pero sin metforas, smiles, ironas u otros recursos literarios. Recordar
que la lengua formal se caracteriza por la claridad, precisin, concisin, propiedad, sencillez y cortesa. Es tambin recomendable ser profundo en la introduccin, en la parte
media y muy poco tiempo al final; todo lo contrario con la gente especialista a quienes
hay que dedicarles mucha ms profundidad en la parte media generalmente como lo
muestra la figura 2.
1.2. Mensaje
El segundo elemento de la etapa de planeacin se refiere a la elaboracin del
mensaje de la presentacin. El Mensaje es la idea central que se quiere dejar en la mente
de los receptores, es la esencia de la presentacin misma. En muchas presentaciones ni
siquiera se menciona el mensaje, pero ste aparece en la mente de los receptores como
una consecuencia lgica de todo lo expuesto.
Los mensajes deben ser minimalistas: frases cortas, sencillas, para que se graben
en la mente de la audiencia. Adems, se requiere que el mensaje sea consistente con el
objetivo de la presentacin. Para presentaciones informativas, el mensaje debe ser descriptivo, y para presentaciones persuasivas, el mensaje debe ser de opinin o de recomendacin.
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Por regla general las presentaciones orales deben tener tres tiempos: un inicio,
una parte media y un final bien claros.
Figura 3. Estructura de la presentacin oral en tres partes, las cuales deben guardar una
secuencia lgica, de fcil comprensin.
Para el inicio es recomendable anticiparse a las preguntas iniciales de la audiencia (Figura 4).
Introduccin
Conclusin
Figura 5. Las transiciones entre las partes son importantes para guiar a la audiencia.
Tanto la introduccin como la conclusin tienen objetivos especficos. Los objetivos de la introduccin son captar la atencin del pblico, despertar el inters y conducir hacia el contenido del discurso. La introduccin es, as, el gancho que atrapa al auditorio, por lo que debe ser elaborada con cuidado, creatividad y entusiasmo. La conclusin, a su vez, tiene como objetivos hacer un cierre que refuerce el mensaje, que permita
al pblico recordar lo esencial de la presentacin y seguir reflexionando sobre el tema.
Usar el suspenso
En la conclusin, adems se puede hacer un resumen de los puntos ms importantes de la presentacin, cuando sta fue informativa, o bien hacer manifiesto lo que se
demanda al auditorio, cuando sta fue persuasiva.
En la actualidad existen programas de computadora para el diseo de diapositivas, como el PowerPoint de Microsoft (Redmon WA, Estados Unidos), que facilitan esta tarea, ya que permiten obtener presentaciones de alta calidad, sin tener demasiados
conocimientos de diseo o de informtica, disponen de poderosas funciones para elaborar documentos multimedia (texto, imgenes visuales, sonido) y se pueden vincular con
archivos grabados en otros programas o en Internet. Ventajas adicionales son su bajo
costo, su capacidad de actualizacin permanente y su facilidad de transportacin (Niamtu, 2001). En Internet se pueden encontrar manuales y guas para aprender a utilizar estos programas (AUL, 2001).
Se sabe que el porcentaje de retencin es menor cuando uno escucha que cuando
uno lee (Figura 8). Por lo consiguiente es recomendable No caer en el error de mostrar
diapositivas que nadie recuerde, como por ejemplo, mucho texto (Figura 11A).
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Las diapositivas deben orientarse en sentido horizontal, ya que el formato vertical suele exceder la altura de las pantallas de proyeccin.
Los programas de computacin ya mencionados ofrecen diversas opciones preestablecidas, que han tomado en cuenta estas recomendaciones (Figura 11).
Cada diapositiva debe tener un ttulo, el cual debe separarse del texto con una lnea horizontal delgada.
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Figura 10. Ejemplos de diapositivas con diferentes colores y contrastes entre el fondo y
el texto. Ntese las diferencias de contraste entre el color del fondo y del texto.
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Figura 11. En Power Point (Microsoft Inc.) existe una paleta de colores con los cuales
uno puede escoger el color para el diseo de las diapositivas. Lo mas recomendable para
que exista un contraste aceptable es seleccionar colores distantes entre si dentro de la
paleta de colores.
Las diapositivas de una presentacin oral pueden contener informacin de dos tipos,
con:
a) texto
b) ilustraciones
El texto no debe exceder 6-8 lneas de no ms de 45-50 caracteres cada una. Entre una lnea y otra debe haber por lo menos un rengln en blanco o suficiente espacio
para evitar el amontonamiento de palabras. En el programa PowerPoint estn predefinidos los tipos de letras. El tipo de letra debe ser legible para el pblico por lo que la ms
recomendable son las del tipo Sans-Serif (Arial, Helvtica, Tahoma, Verdana, etc.). Las
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Figura 12. A) Diapositiva con texto incorrecta: demasiado texto, prrafos en vez de palabras claves o frases cortas, letras pequeas y sin espacio entre lneas. Resulta difcil de
leer, a pesar de la vieta. B) Diapositiva con texto correctamente diseada: ttulo y texto
divididos por una lnea delgada, texto en siete lneas con vieta y letras grandes, suficiente espacio entre lneas.
Cada lnea debe marcarse con una vieta, para darle ms claridad. Si los conceptos mantienen un orden secuencial, por ejemplo los pasos a seguir en una tcnica, en vez
de usar la vieta, conviene numerarlos.
Tanto el ttulo como el texto deben escribirse alternando maysculas y minsculas, porque esto facilita la lectura. En espaol se escriben con mayscula la inicial de la
primera palabra de cada lnea, la inicial de cada palabra en los nombres propios y todas
las letras de siglas y acrnimos.
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El trmino Serif se refiere a los pequeos adornos ubicados generalmente en los extremos de las
astas de los caracteres tipogrficos. Tambin se les conoce con el nombre de serifas. En la industria de la
impresin se refiere a las tipografas sin serifas como Sans-serif (del francs sans: sin), o como grotesque (del alemn: grotesk), en todo caso estos trminos no son comnmente utilizados salvo para los
nombres de las tipografas.
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Figura 13. A) Legibilidad de los tipos de letras en la diapositiva, el tipo Serif son las
menos recomendadas. B) Diferencias entre fuentes sin serifas y con serifas.
Figura 14. Diferentes tamaos de letras en una diapositiva. Ntese la legibilidad de cada tamao dentro de la misma.
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Figura 15. Ejemplo de diapositivas con ilustraciones. Son un claro ejemplo de armona
entre el texto y las imgenes.
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Figura 16. Los grficos, cuadros o tablas tambin pueden ser excelentes ilustraciones.
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Las imgenes no deben interferir con el texto, ni viceversa (Figura 17). Lo mas
recomendable es que haya contraste entre la imagen y el texto (Figura 18).
Figura 17. Diapositiva con ilustracin incorrecta: imagen no contrastante con el texto.
Resulta difcil de leer debido al color.
Apoyo: Imagen generalmente usada como apoyo para explicar algn procedimiento metodolgico, algn ciclo celular o bioqumico, alguna actividad del
proyecto, etc. Este tipo de imagen siempre se debe encontrar relacionado al tema
presentado.
Anzuelo: al igual que el de ornato, este tipo de imagen tiene como fin atraer la
atencin del espectador. Sin embargo, casi nunca tiene que ver con el tema en
cuestin.
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Figura 18. Diapositivas con imagen correctamente diseadas: texto es legible y no interfiere con la imagen. En algunos casos es recomendable utilizar solamente imgenes.
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Si vas a estar a cargo de la proyeccin, prueba los aparatos pertinentes: proyector de diapositivas, retroproyector, computadora y proyector multimedia, puntero, micrfono, etc. (Figura 21). Recuerda que cualquier interrupcin por motivos
tcnicos produce una gran distraccin en la audiencia e incluso su abandono de
la sala.
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Figura 21. Llegar puntualmente y verificar el equipo que utilizars para la presentacin.
Una vez terminado el evento pase por el mostrador de proyecciones para retirar
tu material visual.
Dormir bien la noche anterior y no hacer las cosas al ltimo minuto (Figura 22).
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Figura 24. Anticipar las preguntas que posiblemente har el pblico y buscar la manera
de responderlas sencillamente.
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Saber que tienes condiciones especiales que los asistentes no poseen (el conocimiento)
La audiencia son personas que como uno tienen miles de limitaciones, es decir,
son simples mortales como t.
Figura 25. Los mejores oradores son los que aman y conocen de lo que estn hablando.
2.3. La Exposicin
Si la presentacin oral se acompaa de diapositivas, es una presentacin audiovisual. El componente audio ser t propia voz, mientras que el componente visual sern las diapositivas. Todos los presentes, sin excepcin, deben escuchar y ver correctamente la totalidad de la exposicin, cualquiera que sea su ubicacin en el saln.
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Hablar despacio, tranquilo y con voz clara (Figura 26). Use frases cortas. Respire y detngase en alguna pausa. Si su voz no se escucha bien o si el local es
grande, conviene que utilice un micrfono, en lo posible corbatero, porque de
esta manera tendr las manos libres para usar el puntero.
Figura 26. Hablar correctamente, verificar el volumen de la voz y hacer nfasis en las
palabras clave.
Se recomienda no comenzar con una diapositiva, sino con una frase introductoria como El presente trabajo es en el marco de mi trabajo de tesis el cual se titula, La presente ponencia estar dividida en tres partes Dicho esto, ahora
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Cuando describas una diapositiva textual, lee cada frase y a continuacin ampla
la informacin oralmente. Antes de pasar a la siguiente lnea, has una pausa contando mentalmente hasta dos. Si usa nmeros en lugar de vietas, mencinelos
en orden, por ejemplo en el punto 2 .... De esta forma la audiencia no se dispersar y mantendr la atencin tanto en la diapositiva como en su exposicin.
Cuando presentes una tabla, comienza por describir las columnas y las filas, luego sigue con los datos y el resto de su descripcin.
En los grficos, explica primero los ejes: en el eje horizontal tenemos los meses
y en el eje vertical el nmero de casos.... Luego describe las curvas, barras o
puntos: la lnea gruesa muestra los casos del ao 2001, la delgada los del 2000
y la abierta los de 1999 ..., las barras oscuras se refieren a los casos y las claras
a los controles ..., el punto rojo es el de la especie Heliconia sp. y el amarillo
el de Cnidoscolus sp....
Si la diapositiva es una fotografa, defnela en la primera frase: en esta fotografa vemos un espcimen de Chamaedoria sp. .... Oriente a la audiencia a travs
de la pantalla, con frases como a la izquierda de la pantalla se observa ..., o
bien en el ngulo superior derecho se encuentra ....
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Si hay un encargado de proyeccin, no se te olvide decir la siguiente diapositiva por favor.... Si tu mismo ests a cargo de la proyeccin, no te apures a cambiar las diapositivas; da tiempo a que las personas puedan leerlas, haciendo una
pausa para cambiar de una a otra diapositiva. Esto crea cierto suspenso en la audiencia y ayuda a mantener la atencin.
Termina la presentacin con otra frase como al principio, que demuestre claramente que ha llegado el fin, por ejemplo muchas gracias por su atencin, no
me queda mas que agradecer..
En algunos eventos el coordinador puede decidir si permitir preguntas a lo largo de la exposicin (recomendable para grupos pequeos) o si le pedir al pblico que
anote sus preguntas y las haga al final de la presentacin (recomendado para grupos
grandes).
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Acepta cada pregunta como legtima y bien intencionada, aunque no sea as.
Permite que la persona que pregunta termine su punto, incluso si sta te interrumpi.
Has repetir la pregunta si estima que las dems personas no la han odo convenientemente o si quieres clarificar su sentido.
ETAPA 3. EVALUACIN
El evaluar los resultados que obtuvimos en una presentacin nos permite mejorar
en presentaciones subsecuentes, ya que tomamos conciencia de lo que hicimos bien y de
lo que debemos mejorar en el futuro. La evaluacin corresponde al control dentro del
proceso administrativo, ya que nos permite comparar lo que planeamos con lo que logramos.
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Estructura: el grado en que la organizacin de la informacin facilit la comprensin, el impacto de la introduccin, la eficacia de la conclusin o del cierre.
III. CONCLUSIONES
Ahora que ya has ledo con calma la presente Gua, espero que cuentes con los
recursos necesarios para lograr presentaciones que logren sus objetivos, que sean realizadas profesionalmente y que tanto t como su audiencia las disfruten. Recuerda que
para lograrlo debes hacer una planeacin adecuada de la presentacin, analizando a la
audiencia, definiendo claramente el objetivo, elaborando el mensaje y diseando los
apoyos visuales. Por ltimo, evala los resultados que obtengas en cada presentacin
para que puedas mejorar continuamente.
Recuerda que la prctica hace al maestro, as que aprovecha cada ocasin que
tengas para hacer una presentacin. El seminario de estudiantes es tu oportunidad, disfrtalo.
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IV. AGRADECIMIENTOS
Se agradece al Dr. Jos Luis Andrade Torres por el haber permitido utilizar y facilitado todas las imgenes que aparecen en este documento. Dichas imgenes corresponden a diapositivas del tema Comunicacin Oral de la Ciencia, dentro del curso
Comunicacin de la Ciencia. Se le agradece de igual manera los comentarios hechos a
este documento.
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V. REFERENCIAS
Baron, D.N. 1981. The preparation and presentation of slides. IFCC News;
(27):5-7.
Council for International Organizations of Medical Sciences. 1967. The planning of international medical meetings. Brussels: Union of International Associations (International congress science series; 7E).
Day, R.A. 1996. Cmo escribir y publicar trabajos cientficos. 2 ed. Washington
DC: OPS: 558).
Hargreaves, M.K. 1983. The use of visual aids in public lectures. Biochem
Educ. 11(1):34-9.
Safran, M.1987. The poster and other forms of scientific communication. Biochem. Educ. 15(1):28-30.
Wilder, Claudyne. 1991. Como Vender sus Ideas, Productos y Servicios. Espaa: Editorial Paraninfo.
tutorials.
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