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TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

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SOMMAIRE

LISTE DES SIGLES LETTRE INTRODUCTIVE

I.

1.1.

1.2.

II.

2.1.

2.2.

DEMARCHE METHODOLOGIQUE

Objectif de l’intervention Approche méthodologique

a. Documentation et consultation des ressources documentaires

b. Conception des outils d’investigation et de synthèse

c. Entretiens individuels

d. Traitement et analyse des données

e. Rédaction du rapport final du diagnostic

RAPPORT DETAILLE

Présentation de L’UONGTO Validité des mandats associatifs

2.2.1. Renouvellement des mandats électifs conforment aux statuts

2.2.2. Cotisations et validité des votes en assemblée

2.3.

La Gouvernance

2.3.1. Statuts et règlement intérieur

2.3.2. Organes et règles de décision

2.3.2.1. L’Assemblée Générale des membres

2.3.2.2. Le Conseil d’Administration

2.3.2.3. La Direction Exécutive

2.3.2.4. Les Antennes régionales

2.3.2.5. Les CAC associatifs

2.3.2.6. Comité Technique d’Examen et d’Elaboration des Projets (GTEIP)

2.3.3. La structure organisationnelle de la direction exécutive

2.3.3.1. Point sur la représentation des fonctions

2.3.3.2. Point sur les Volontaires Nationaux

2.3.3.3. Point sur la description des tâches

2.3.3.4. Structure organisationnelle et facteurs de contingence

2.3.3.5. Le respect des délégations et attributions

2.3.4. Système de Communication

2.3.4.1. Typologie et moyens actuels de communication

2.3.4.2. Adéquation aux missions

2.3.5. Vie démocratique

2.3.6. Point sur le réseau UONGTO

2.3.6.1. L’Union

2.3.6.2. Les thématiques

2.3.7. Obligations employeur

2.3.7.1. De la matérialisation des liens contractuels entre UONGTO et son personnel

2.3.7.2. Du respect du paiement de la CNSS

2.3.7.3. De la provision pour départ à la retraite

2.3.7.4. Du respect du SMIG

2.4.

2.5.

2.3.8. Pilotage

Ressources propres au regard de la responsabilité collective des membres Organisation interne et capacité à élaborer des états financiers fiables

2.5.1. Environnement de contrôle

2.5.2. Système d’Information

2.5.3. Des processus et activités de contrôle

2.6.

Audit et Contrôle des comptes

2.6.1. Vérification des Dépenses des SB

2.6.2. Audit externe des comptes

2.7. Conclusion

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III. SYNTHESE DES PROBLEMATIQUES-RECOMMANDATIONS-CONCLUSION

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3.1.

Recommandations et actions à mettre en œuvre

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3.1.1. Principaux points à améliorer

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3.1.2. Suggestion et recommandations

49-51

ANNEXES

52-63

Retranscription des délégations selon les statuts, le règlement intérieur et le manuel de procédure

53-57

 

Sites web visités

58

Fiches de poste, convention de volontaires

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Exemples de fiches de responsabilité et de postes extraits du manuel de procédures

60-62

Liste des personnes rencontrées

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LISTE DES SIGLES

ONG : Organisation Non Gouvernementale

UONGTO : Union des ONG du TOGO

PASCRENA : Projet d’appui à la société civile et a la réconciliation national

OSC : Organisation de la Société Civile

PV : Procès-verbal

GAVI Alliance : Fondation Indépendante à but non lucratif (ONG International Suisse)

VIH : Virus de l’Immuno déficience Humaine

CSO/IHP+ : Organisation de Société Civile IHP+

DE : Direction Exécutive/Directeur Exécutif

JORT : Journal Officiel de la République Togolaise

PCA : Président du Conseil d’Administration

CA : Conseil d’Administration

AG : Assemblée FM : Fonds Mondial

Plan TOGO : Organisation de développement communautaire axé sur les enfants (ONG Etrangère)

Générale

PNUD : Programme des Nation Unies pour le Développement

ARMP : Autorité de Régularisation des Marchés Publics

UE : Union Européenne

OXFAM GB : Membre d’OXFAM International (the Grant Manager on the Civil Society Health Policy Action Fund)

SB : Sous Bénéficiaire

CAC Associatif : Commissaire au Compte Associatif

PSI TOGO : Population Service International (ONG Etrangère)

FM8 : Fonds Mondial série 8

FM9 : Fonds Mondial série 9

PROVONAT : Programme du Volontariat National

BS : Bénéficiaire Secondaire

TG : Trésorière Générale

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Lomé, le 06 mai 2013

UONGTO

LOME

Nos réf : 091/tate/mln/2013

RAPPORT DE LA MISSION D’AUDIT ORGANISATONNEL DE L’UNION DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES DU TOGO (UONGTO)

Monsieur,

En exécution de la mission d’audit organisationnel sollicitée par l’UONGTO et commanditée par le PASCRENA suivant le contrat N°PASCRENA/DP1/CS/022-2013, nous avons procédé aux analyses nécessaires afin d’identifier les dysfonctionnements du système d’organisation et de gestion de la faîtière.

Cet audit doit permettre de mesurer la solidité opérationnelle et institutionnelle de cette structure, la qualité du mécanisme de contrôle interne mis en place et d’identifier les points forts. Il doit également aboutir à la proposition de pistes d’action pour renforcer les capacités de la structure en matière d’organisation administrative, comptable et financière.

Il s’agit en outre d’une étude devant servir d’aide à la décision pour l’UGP en matière de contrats de services à nouer avec la faîtière.

Nos travaux ont consisté à collecter, traiter et analyser toutes les informations que nous avons jugées utiles pour l’émission de nos constats. Ils ont été conduits suivants les orientations fixées par les termes de références.

Les axes suivants ont donc été audités ::

- organisation comptable ;

- processus de prise de décision ;

- dispositif de contrôle interne ;

- ressources propres au regard de leur responsabilité collective ;

Capacité à produire des états financiers qui rendent fidèlement comptes des activités ;

- organisation interne.

Le présent rapport comporte trois (03) parties à savoir :(i) la démarche méthodologique, (ii) le rapport détaillé, (iii) et la synthèse des problématiques et des recommandations. La conclusion de nos travaux est également présentée dans la troisième partie.

Nous remercions tous nos interlocuteurs pour leur collaboration et leur disponibilité et sommes ouvert à tout apport contradictoire utile à l’amélioration de nos recommandations.

Il est à noter que le Président de cette structure de coordination a accepté que les résultats de l’audit soient publiés, comme le souhaite le PASCRENA.

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PROBLEMATIQUES DE L’ORGANISATION ET DE LA GESTION DE L’UONGTO

L’amélioration de l’organisation de l’UONGTO se fonde sur l’importance que représente la faîtière en tant que vecteur de plaidoyers en matière de politiques sociales et économiques, tant dans le milieu associatif Togolais que dans celui des réseaux thématiques régionaux et internationaux. C’est une structure de coordination qui regroupe cent-dix-neuf (119) ONG et associations et qui de 2010 à 2013, a mobilisé plus de 430 millions de FCA dans le cadre de sa stratégie d’opérateur de développement.

L’organigramme actuel est de type hiérarchique-fonctionnel, alors que la stratégie de UONGTO semble être portée sur une spécialisation en gestion de Projet. Cette spécialisation est d’autant plus avérée que sous l’influence des contingences extérieures, on assiste à une démultiplication des fonctions avec une concentration des ressources sur des projets données. Il pourrait en ressortir une difficulté de l’opérationnalité d’un organigramme fonctionnel qui du fait de son caractère rigide empêcherait toute réactivité et transversalité.

La relance des activités, caractérisée par la gestion de plusieurs Projets financés par les bailleurs, contribue à accroitre les responsabilités des organes de gouvernance. Les règles de fonctionnement entre le Conseil d’Administration et la Direction Exécutive, , telles que définies par les textes actuelles de l’UNION, (qui datent de 1997), ne garantissent pas toujours le bon fonctionnement de ces organes de gouvernance. Dans ce contexte, les attributions du Conseil d’Administration et de la Direction Exécutive, d’une part, du PCA et du DE d’autre part nécessitent d’être redéfinies.

Quoique non significatives, des actions de renforcement de capacité sont menées en faveur des membres de la faîtière. Il s’agit en général des bénéficiaires des projets que l’Union gère. On peut estimer à environ 22% leur proportion (l’Union compte 119 membres selon les informations fournies). Par ailleurs les cotisations ne sont pas régulières. Des efforts restent donc à fournir pour susciter la participation active des membres à la vie associative.

Enfin, l’organisation comptable de UONGTO répond plus aux exigences d’une comptabilité de trésorerie plus qu’à celles d’une comptabilité d’exercice ou d’engagement. Le constat est que les rendus financiers de l’Union ne sont pas suivi d’une analyse de la consommation budgétaire, les états financiers de synthèses ne présente pas sincèrement le patrimoine de l’Union. Pour répondre au souci d’une pertinence partagée de l’information financière, (Membres, Etat, Banques, Fournisseurs, Bailleurs, autres Financeurs, public.),un renforcement de capacité de la fonction comptable s’impose.

PRINCIPALES RECOMMANDATIONS

- Diffusion d’un organigramme à jour et opérationnel tenant compte de la spécificité des projets, auprès des différents collaborateurs

- La question du périmètre de responsabilité et des délégations confiées aux collaborateurs ainsi que les contours de leur poste devront l’objet d’une attention toute particulière ;

- Négociation des objectifs avec l’équipe de la direction exécutive afin de susciter une adhésion réelle ; - Institution dans les statuts d’un tableau de délégation au sein du Conseil d’administration et entre le conseil d’administration et la direction exécutive ;

- Mise en recouvrement des cotisations avant l’AG élective. Les membres doivent être informés qu’en cas de défaut de paiement ils seront suspendus de leur qualité de membre. Cette suspension prive les OSC concernés de tout ce que pourrait leur bénéficier la faîtière comme service. Elle ne les autorise pas à participer au vote du nouveau CA à la future AG ;

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- Formation des nouveaux membres du CA issus de l’AG élective, notamment sur le thème de la vie associative.

- Aide à la spécialisation thématique des membres ;

- Elaboration et adoption du Code d’éthique et de déontologie des ONG/Association de développement (document prévu par le plan opérationnel 2006-2011) ;

- Présenter les réalisations globales de l’association par rapport au budget ;

- Appliquer un référentiel comptable pertinent pour les associations en vue de l’élaboration d’états financiers de synthèse fiables (bilan associatif; Compte d’exploitation, tableau emplois-ressources)

- Reprendre les activités du service contrôle interne ;

- Améliorer la transparence des processus de passation de marché par la mise en place d’une base de données fournisseurs ;

- Optimiser l’utilisation du logiciel comptable en le paramétrant pour le suivi budgétaire ;

- Procéder à la formation du personnel comptable en ce qui concerne les règles et méthodes comptables spécifiques aux associations et les règles budgétaires ;

- Effectuer le suivi comptable des créances de cotisation. Procéder à des relances après 3 mois de retard ;

CONCLUSION

Notre objectif au travers était d’identifié les forces et les faiblesses de l’organisation. UONGTO a amorcé une phase importante de sa vie avec la réalisation de son analyse autocritique qui devrait aboutir à l’adoption de nouveaux textes associatifs.

Aussi pensons-nous que si les responsabilités et les délégations régissant le fonctionnement des organes de gouvernance sont clairement définies et respectés, l’organisation pourrait améliorer son efficacité. De plus une fois menées les actions correctives liées à l’amélioration du système d’information et de gestion utile pour le suivi des activités des Projets de développement et, pour l’image fidèle du patrimoine, UONGTO pourra s’inscrire dans une logique de professionnalisation. Fort de ces perspectives, nous conseillons au PASCRENA d’accompagner UONGTO dans cette démarche en contractualisant avec elle.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.

FICADEX - tate & associés

Evariste Adadé Tata TOMETY

Expert-comptable & Financier diplômé d’Etats Commissaire aux Comptes Associé-Gérant

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I.

DEMARCHE METHODOLOGIQUE

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1.1.

OBJECTIF DE L’INTERVENTION

Par le contrat en date du 11 Mars 2013, le PASCRENA répondant au souhait des dirigeants de l’UONGTO, nous a demandé d’analyser le fonctionnement de l’UONGTO afin d’identifier ses atouts mais aussi les éventuels freins à son développement.

Notre analyse a donc porté sur les attentes du PASCRENA et de l’UONGTO par rapport au fonctionnement actuel et sur la contribution que chacune des composantes de l’UONGTO est susceptible d’apporter pour permettre l’évolution de cette faîtière Nationale.

De plus, nous nous sommes attachés à clarifier le rôle et les missions des différentes instances de la faîtière ainsi que leur articulation.

Notre démarche a pour objectif d’analyser le mode de gestion de l’UONGTO, d’en détailler l’organisation et d’aider à identifier les points d’améliorations envisageables et leur possible mise en œuvre. Autrement dit, l’intervention vise à établir un état des lieux général de la situation organisationnelle et technique de la faîtière au travers de l’analyse des différents systèmes et structures de gestion, notamment comptables et financiers. Il s’agit d’en tirer des enseignements et de formuler des recommandations d’ajustement et de renforcement des systèmes de gestion et organisationnels appliqués par les différentes instances de l’association et par l’équipe de la Direction.

Cet objectif doit servir un but plus large de renforcement de la cohésion et de la coopération des différentes composantes de la faîtière et de sa capacité à mener à bien le projet associatif. En effet, le PASCRENA, avant de contracter avec l’UONGTO, souhaite s’assurer que toutes les conditions sont remplies pour que celui-ci puisse jouer son rôle d’appui auprès des OSC membres.

À l’issue de cette mission, il est donc attendu :

une analyse de l’efficacité du système organisationnel et du système de gestion sur le plan technique et administratif ;

Une analyse de la gouvernance associative et de la validité des mandats ;

Des recommandations d’ajustement et de renforcement individuel et/ou collectif de l’UONGTO en vue de l’élaboration d’un plan de renforcement de capacité.

1.2. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Notre intervention s’est articulée en deux (02) temps :

Des entretiens avec le Président, le Directeur exécutif, la Trésorière générale, les bénévoles en charge de la comptabilité et du contrôle interne, le Responsable suivi et évaluation, le Comptable de la série9 et l’informaticien ;

L’identification et l’analyse des forces et des faiblesses.

Dans le cadre de cette démarche, nous avons procédé suivant plusieurs étapes à savoir :

documentation et consultation des ressources documentaires mises à notre disposition par l’UONGTO :

documentation sur le site du PASCRENA ;

documentation sur des sites spécialisés sur les questions associatives ;

entretiens permettant d’identifier les problèmes et de formuler des suggestions ;

traitement et analyse des données ;

rédaction du rapport final de l’audit.

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a) Documentation et consultation des ressources documentaires

La documentation fournie par UONGTO à constituer la base de nos travaux. Elle nous a permis d’apprécier l’organisation dans sa structure et son fonctionnement tant au niveau de la gouvernance que de la gestion comptable et financière.

b) Conception des outils d’investigation et de synthèse

Ce volet d’intervention a intégré :

la finalisation de la méthodologie détaillée de l’audit ;

la conception du guide d’entretien ;

La conception d’outils d’analyse de la performance de l’organisation.

c)

Entretiens individuels

Les entretiens individuels ont été réalisés essentiellement auprès de deux (02) membres du Conseil d’Administration, du Directeur exécutif, des bénévoles en charge de la comptabilité et du contrôle interne, du Responsable Suivi et Evaluation, du Comptable de la série 9 et de l’Informaticien.

d) Traitement et analyse des données

Cette activité a porté sur le traitement et l’analyse des données issues des recherches documentaires et des entretiens réalisés dans le cadre du diagnostic afin de faire apparaître les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces sur l’UONGTO. Nos premières réflexions et observations font l’objet d’un rapport provisoire comme le prévoit le contrat de services.

e) Rédaction du rapport final du diagnostic

Préalablement à ce rapport, les conclusions de notre mission feront l’objet d’une restitution auprès de l’UONGTO et le rapport émis sera transmis au PASCRENA afin de recueillir leurs observations éventuelles.

Le Procès-verbal de la restitution sera joint au rapport définitif.

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II.

RAPPORT DETAILLE

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2.1.

PRESENTATION DE l’UONGTO

Conformément à ses statuts, l’UONGTO est une association de droit privé régie par la loi de

1901

rendue applicable au Togo par le décret 46.432 du 13 mars 1946. Elle a été créée en

1993

sous la forme d’une Union regroupant des ONG membres.

Sur la base du fichier qui nous a été communiqué au 31 mars 2013, l’UONGTO est composée de cent dix-neuf (119) adhérents parmi les associations et ONG membres de la société civile Togolaise.

Les organes qui régissent le fonctionnement de l’UONGTO sont l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration, la Direction Exécutive. A ce jour, elle dispose de trois (04) points focaux qui sont des entités décentralisées de la Faîtière, auprès des ONG membres à l’intérieur du PAYS.

Par ailleurs nous avons pu consulter la publication de l’UONGTO au JORT du 15 mai 1995 sous le numéro 376/MID-SG-APA-PC. D’après ce document ; l’UONGTO bénéficie du statut de la personnalité juridique conformément à l’alinéa 1 de l’article 5 de la loi de 1901. Toute fois le récépissé justifiant d’une déclaration préalable (conformément à l’alinéa 2 dudit article) ne nous a pas été communiqué. Il nous a été affirmé que ce document a été perdu, au cours des multiples déménagements qu’a connu l’Organisation.

L’union bénéficie en outre, d’une attestation de reconnaissance de sa qualité d’Organisation faîtière nationale d’ONG, qui lui a été délivrée le 11 novembre 2008, par le Ministre de la Coopération, du Développement et de l’Aménagement du Territoire de l’époque.

Cette attestation tenant lieu d’agrément, ne s’inscrit toutefois pas dans les dispositions juridiques actuelles du TOGO, en matière d’association et ONG.

Par ailleurs, d’après le dernier rapport d’activité 2012, les réseaux thématiques auxquels participe la faitière sont entre autre :

- la Coalition des OSC Francophones Partenaires de GAVI : réseau international des OSC intervenant dans le domaine de la vaccination de la mère et de l’enfant avec l’appui technique et financier de l’ONG international GAVI-ALLIANCE;

- le Réseau des Champions en plaidoyers pour le financement adéquat de la santé (RCPFAS) : réseau national ayant l’appui technique et financier de l’Organisation Ouest Africaine de Santé et du Ministère de la Santé. UONGTO occupe le poste de chargé à l’organisation au sein du réseau;

- la Coalition Suivi des Contrats des Marchés Publics, réseau régional : réseau national soutenu par la Banque Mondial. UONGTO est membre ;

- la Plateforme Redevabilité pour la santé de la Mère et de l’Enfant : réseau régional regroupant les OSC de six (06) pays d’Afrique de l’Ouest, qui interviennent dans le domaine de la santé de la mère et de l’enfant avec l’appui technique et financier de L’ONUSIDA, OMS, COOPERATION FRANCAISE, etc.) ;

- CSO/ Initiative mondiale pour la santé et les services apparentés (IHP+) : réseau international ou UONGTO est le point focal des OSC Togolaises;

- l’Initiative pour la Transparence des Institutions Extractives (ITIE) : réseau national avec l’appui technique du Ministère des mines et de l’Energie. L’Union occupe le siège de Président du collège de la société civile pour l’ITIE ;

- le réseau des OSC actives dans les domaines de la vaccination : Réseau national relevant d’une initiative propre de l’Union dans le cadre de l’exécution du projet sur la vaccination avec le partenaire GAVI-ALLIANCE ;

- etc.

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Au regard de son rapport d’activité 2012 UONGTO, compte parmis les membres de la société civile qui jouent un rôle prépondérant dans l’élaboration des politiques nationales de bonne gouvernance économique sociale et politiques. L’Union compte en plus d’importants bailleurs grâce à qui elle a pu mobiliser d’août 2010 à mars 2013, FCFA 431 871 486 (données extraite de la comptabilité au 31 mars 2013).

2.2. VALIDITE DES MANDATS ASSOCIATIFS

2.2.1. RENOUVELLEMENT DES MANDATS ELECTIFS CONFORMEMENT AUX STATUTS

Conformément aux statuts de 1997 dont copie nous a été remise, le Conseil d’Administration est élu pour un mandat de deux (02) ans renouvelable une fois. Le Conseil d’Administration est composée de neuf (09) membres tous élus par l’Assemblée Générale.

De 2004 à 2011, huit (08) années durant, il n’y a pas eu d’Assemblée Générale élective. La légitimité du Conseil d’Administration de l’UONGTO était donc remise en cause par ses propres textes. Ce fait a été relevé par la mission de supervision de PSI de décembre 2011 et corroboré par les réponses aux entretiens que nous avons eus avec les responsables de l’Union. Afin de pallier ce dysfonctionnement institutionnel, l’UONGTO a tenu le 30 janvier 2012, une Assemblée Générale avec pour objectif d’élire un nouveau bureau du Conseil d’Administration.

Selon le procès-verbal N°146/UONGTO/DE/12 de l’Assemblée Générale du 30 janvier, les neufs (09) postes du Conseil d’Administration Ont été pourvus par vote. Il s’agit de :

01 Président ;

01 Vice-président ;

01 Secrétaire Général ;

01 Secrétaire Général Adjoint ;

01 Trésorière Générale ;

01 Coordonnatrice des Activités féminines ;

03 Conseillers.

Trois (3) Commissaires aux comptes ont été également désignés.

Nous notons toutefois que le Procès-verbal de l’Assemblée Générale élective du 30 janvier 2012 précise que : « à l’issue du vote, un nouveau Bureau du Conseil d’Administration a été élu pour un mandat d’un (01) an en vue de conduire les réformes de l’UNION. ».

Il ne s’agit donc pas d’un Conseil d’Administration statutaire, mais d’un Conseil d’Administration dont la validité selon l’Assemblée Générale du 30 janvier 2012 est d’un (01) an.

Selon les réponses qui nous ont été données lors des entretiens, des démarches sont en train d’être menées auprès des membres de la faîtière, des partenaires techniques et financiers, pour la tenue au mois de Mai 2013, d’une nouvelle Assemblée Générale élective dans le but d’élire un nouveau Conseil d’Administration et d’adopter les nouveaux statuts et règlement intérieur.

De notre point de vue, la durée des mandats qui est plus longue que celle prévue par les statuts, nous semble être un signe d’absence de vie démocratique au sein de la faîtière.

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Toujours d’après les entretiens, les raisons du dysfonctionnement des instances entre 2004 et 2011 seraient essentiellement d’ordres financiers, l’organisation d’une Assemblée Générale, engendrant des coûts importants.

A l’époque, le contexte pour l’Union se caractérisait :

- Au niveau externe par une rareté des ressources en provenance des partenaires d’aide au développement et par une absence de subvention de la part de l’Etat ;

- Au niveau interne par une absence d’implication des membres engendrant une faiblesse des ressources de cotisation.

Aujourd’hui, vu :

- l’importance des partenaires techniques et financiers (PSI TOGO/FM, PLAN TOGO/FM, GAVI ALLIANCE, OXFAM, PNUD/UE) marquée par la mobilisation entre août 2010 et mars 2013, de FCFA quatre cent trente un millions huit cent soixante- onze mille quatre cent quatre-vingt-six (431 871 486), selon les données extraites du logiciel comptable au 31 mars 2013,

- la taille de la faîtière caractérisée par au moins cent dix-neuf (119) adhésions,

- la forte implication de l’UONGTO dans l’élaboration des politiques sociales et économiques devant aider à la bonne gouvernance tant au plan national que régional.

La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se caractérisera conformément à ses statuts, par le respect des échéances électorales, le respect de la limitation des mandats.

Elle devra en outre redynamiser les activités au sein du réseau UONGTO par le renforcement des capacités de ses membres (aide à la recherche de financement, formation

et aide à la spécialisation sur des thématiques, etc.).

2.2.2. COTISATIONS ET VALIDITE DES VOTES EN ASSEMBLEES

Conformément à l’article 14 des statuts : « Tout membre qui accuse un (01) an d’arriéré de cotisation annuelle perd son droit de vote et l’éligibilité deux (02) ans d’arriérés de cotisations annuelles, il est exclu de l’UONGTO».

Le montant des cotisations au 30 janvier 2012 (date de tenue de la dernière Assemblée Générale élective) n’est pas identifiable à partir du système comptable (absence de brouillard de caisse pour la période d’avant le 30/01/12). Il ne nous a pas été possible d’apprécier la situation des cotisations et partant de là, la validité des droits de vote des membres qui ont voté à cette dernière Assemblée Générale élective. (D’après le PV de l’AG on dénote 25 ONG/Associations qui ont voté).

Les cotisations effectuées entre l’Assemblée Générale du 30 janvier 2012 et le 22 avril 2013 s’élèvent à FCFA un million six cent vingt-cinq mille huit cent trente (1 625 830). Il s’agit pour

la grande partie de régularisation de cotisations.

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Situation des cotisations au 22 avril 2013 selon la comptabilité

Montants des cotisations en comptabilité

Cotisations 2010, 2011, 2012 effectuées en 2012

1 100 830

Cotisations de 2012 effectuées en

2013

525 000

Total comptabilité au 22 avril 201

1 625 830

Les responsables des instances dirigeantes ont reconnu le paiement irrégulier des cotisations et ont invoqué comme raison, la crise économique qu’a traversée le pays et en particulier les ONG et associations. Nous rappelons que la cotisation annuelle, de même que les frais d’adhésion sont fixés à FCFA vingt-cinq mille (25 000), par le Règlement Intérieur.

Recommandations

1) La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se caractérisera conformément à ses statuts, par le respect des échéances électorales, le respect de la limitation des mandats.

2) Mise en recouvrement des cotisations avant l’AG élective de mai 2013. Les membres doivent être informés qu’en cas de défaut de paiement ils seront suspendus de leur qualité de membre. Cette suspension prive les OSC concernés de tout ce que pourrait leur bénéficier la faîtière comme service. Elle ne les autorise pas à participer au vote du nouveau CA à la future AG.

2.3. LA GOUVERNANCE

2.3.1. STATUTS ET REGLEMENT INTERIEUR

La faîtière dispose de statuts et d’un règlement intérieur, qui ont été révisés et adoptés au cours de l’Assemblée Générale du 23 Août 1997. Les statuts indiquent les buts de l’Union, les règles d’adhésion et d’obtention de la qualité de membres, l’organisation de l’association et les attributions de chaque organe, les natures de ressources et les dispositions relatives à la modification des statuts et la dissolution de l’union. Il s’agit de statuts modifiés dont les dispositions, conformément à l’article 45, abrogent et remplacent toute disposition antérieure.

Le Règlement intérieur quant à lui renforce les dispositions statutaires sur, (i) la radiation et la démission des membres, (ii) les règles de convocation et de tenue des réunions d’assemblées générales, (iii) les conditions d’éligibilité au CA, (iv) les responsabilités de la DE vis-à-vis du CA, (v) la discipline et les sanctions au sein de l’Union, (vi) les conditions de quorum et de majorité aux votes, et (vii) les dispositions financières relatives au droit d’adhésion et aux cotisations annuelles.

Ces textes constituent la base des règles de la gouvernance à UONGTO. Cependant, nous tenons à préciser que le Procès-verbal de l’Assemblée Générale qui a approuvé les

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Statuts et règlement intérieur de 1997, ainsi que la liste de présence des membres signataires n’ont pas pu être mis à notre disposition. Il semblerait que ces documents aient été égarés lors des déménagements successifs, subis par l’UONGTO.

2.3.2. ORGANES ET REGLES DE DECISIONS

Une présentation de la structure de la faîtière a été faite dans le manuel de procédure. Cette structure est composée de l’AG qui est l’organe suprême, du CA qui est l’organe de contrôle et de la Direction exécutive qui est l’organe en charge de l’application des décisions stratégique prises au niveau des deux premières citées. Deux autres organes qui ont une fonction de conseil, sont rattachés au CA. Il s’agit du Commissariat aux comptes (CAC) et du Comité Technique d’Examen et d’Elaboration des Projets (GTEIP). Enfin dans cette structure, figurent les Antennes régionales qui sont rattachées à la Direction exécutive.

2.3.2.1. L’Assemblée Générale des membres

L’assemblée se tient au moins une fois par an en session ordinaire. Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers (2/3) de ses membres. La dernière Assemblée Générale du 30 janvier 2012 a compté parmi les soixante-quatre (64) participants, vingt- cinq (25) membres (ONG) ayant droit de vote.

Les statuts de 1997, définissent les attributions de l’Assemblée Générale en quatre (04) points :

Définit la philosophie générale et les grandes orientations des activités de

l’Union ; Propose les modifications des statuts et des autres textes de l’Union et procède à

l’élection des membres du Conseil d’Administration ; Délibère sur les rapports moraux et financiers de l’Union, approuve les comptes de l’exercice clos, discute et vote le budget de l’exercice suivant présenté par le Conseil d’Administration ; Traite en dernier ressort des problèmes soumis par le Conseil d’Administration

Comme nous l’évoquions précédemment de 2004 à 2011, les Assemblées Générales ne se sont pas tenues régulièrement ainsi que le recommande les statuts (au moins une fois par an). Aussi les membres de l’Union n’ont pas pu bénéficier d’un cadre démocratique pour la prise de décisions stratégiques et la proposition de réformes institutionnelles, ni même pour l’adoption d’un probable budget et plan d’actions.

L’Assemblée Générale qui s’est tenue en 2012 fut élective. Nous estimons que l’Assemblée Générale projetée les 15 et 16 mai 2013 devra marquer le début d’un fonctionnement régulier de cet organe et d’un véritable processus démocratique.

2.3.2.2. Le Conseil d’Administration

L’article 20 des statuts dispose : « le Conseil d’Administration est l’organe de contrôle de UONGTO. A ce titre, il :

Veille à l’application des décisions de l’Assemblée Générale devant laquelle il est responsable ;

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

16

Présente le budget, les comptes de gestion et le bilan ;

Arrête l’organigramme de la Direction Exécutive et le statut du personnel

Recrute et révoque le DE

Approuve les procès-verbaux et les comptes rendus des activités de la DE ».

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par trimestre. Il est composé de neuf membres (la composition statutaire a été décrite à la page 2 du présent rapport).

Fréquence des réunions du Conseil d’Administration

L’évolution des réunions du Conseil d’Administration se présente de 2009 à 2013 comme suit (sur la base des PV mis à notre disposition) :

Années

Nombres de réunions (CA extraordinaires et ordinaires)

Moyenne des Participants suivant fiches de présence

Contenu des réunions

2009

1

Pas de fiche de présence jointe

Point sur l’obtention du nouveau financement GAVI-ALLIANCE

2010

1

Pas de fiche de présence jointe

Responsabilisation du DE pour la Rédaction de l’offre IHP+

2011

3

membres du CA et 1 membre de la DE

6

Nécessité de refonte des textes, Constat sur la mauvaise gouvernance dans les domaines du pilotage et du contrôle des activités. Nécessité de reprise des réunions du CA

2012

9

membres du CA et 1 membre de la DE

6

Redynamisation des activités et Nécessité de Refonte des textes pour l’amélioration de la gouvernance de l’UONGTO

Du

 

membres du CA présents en plus du DE

4

Refonte des textes et préparation de l’AG élective de 2013. Fixation de nouvelles orientations stratégiques.

01/01/2013

Au

 

08/04/2013

3

Entre 2009 et 2011 les réunions du Conseil d’Administration n’étaient pas tenues régulièrement.

D’après le rapport d’analyse de l’environnement interne et externe établit par le Cabinet Christo (page 7), cette période a été marquée par une faible motivation des membres du Conseil d’Administration quant à leur participation aux activités, la non appropriation des textes organiques (statuts et règlement intérieur par les membres), le non-respect des dispositions statutaires. En 2012 le nombre des rencontres de cet organe a dépassé la fréquence statutaire, soit neuf (9) réunions au lieu de quatre (4). Ce dynamisme traduit l’implication du Conseil d’Administration, en tant que structure de gouvernance, dans la mise en œuvre de la politique de restructuration de l’Union. Les raisons en sont certainement le changement observé au niveau de cet organe depuis l’Assemblée Générale élective du 30 janvier 2012 qui lui a confié une mission d’un an, pour l’actualisation des textes de l’Union.

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

17

Les points qui ont été évoqués en CA, depuis l’élection de 2012, sont principalement : (i) la question de la refonte des textes et la définition d’un nouveau plan stratégique 2013-2017, (ii) la redynamisation des activités associatives, (iii) le droit à l’information sur la gestion des projets exécutés.

2.3.2.3. La Direction Exécutive

Les statuts la définissent comme l’organe d’exécution chargé :

d’appliquer les décisions de la philosophie générale ;

d’organiser des séminaires et ateliers de formation ;

d’organiser et de gérer les différents services sous sa responsabilité ;

de mettre à la disposition des ONG membres un service d’appui institutionnel, logistique et technique.

La DE gère les activités de UONGTO à travers la mobilisation des ressources financières, la participation aux différents ateliers thématiques organisés par les OSC et autres partenaires techniques et la gestion effective des Projets financés par les Bailleurs. Le paragraphe 2 de l’article 32 des statuts stipule que le Directeur Exécutif est responsable de l’efficacité de l’Union par la gestion rationnelle des ressources en personnel et autres moyens disponibles.

Le DE exerce ses fonctions sous l’autorité du Conseil d’Administration à qui il rend régulièrement compte de ses activités.

Nous avons pu apprécier la performance de la direction exécutive à travers sa capacité à mobiliser un niveau important de ressources financières à travers l’obtention des marchés de projets de développement (FCFA 431 871 486 encaissé d’Août 2010 à mars 2013).

Le financement des bailleurs implique cependant, des mécanismes externes dans la gouvernance d’UONGTO:

- mise en place d’une comptabilité analytique budgétaire ;

- Octroi fractionné des fonds avec l’obligation de produire des rapports intermédiaires ;

- Missions de supervision financière et comptable.

Si ces mécanismes renforcent la gestion projets, ils ne sont pas sans impact sur les attributions et les délégations établies au sein de la structure.

En effet, Nous avons pu noter la requête formulée par l’un des membres du CA, sur l’obligation d’information du CA quant à la gestion de l’ensemble des projets exécutés par la Direction. (Voir point 3 du PV N°220/UONGTO/DE/12 du 02 novembre 2012).

De plus d’après les entretiens les rapports financiers sont transmis directement aux bailleurs sans transiter par le CA (parfois transmis par mail avec les membres du CA en copie).

Renforcer la cohésion en interne malgré l’impact des mécanismes externes de gouvernance, en vue d’une plus grande efficacité des actions menées. Tel est le défi que doit relever UONGTO dans le cadre de ses réformes institutionnelles.

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

18

2.3.2.4. Les Antennes régionales

Ces structures censées être des représentations de la faîtière dans les régions du TOGO n’ont jamais été fonctionnelles. Le coût de cette stratégie de décentralisation destinée à réduire les distances entre l’UONGTO et ses membres s’est avéré trop élevé et surtout au-dessus des moyens de l’Union. En lieu et place l’UONGTO a opté pour une représentation dans les régions du pays, en mettant en place des points focaux :

l’ONG AJA dans la région de SOKODE l’ONG ODPE dans la région de KARA l’ONG ODOUGBO dans la région d’ATAPKAME l’ONG CODE UTILE dans la région de DAPAONG

Nous n’avons pas pu renseigner ce point car, nous n’avons pas disposé du temps matériel pour étudier le fonctionnement des (04) points focaux.

2.3.2.5. Les CAC associatifs

Les CAC au nombre de trois (03), sont désignés en Assemblée Générale pour un mandat d’un (01) an. Les statuts prévoient qu’ils contrôlent et suivent périodiquement la gestion quotidienne des ressources de l’Union au niveau de la DE et du Conseil d’Administration. Selon l’article 38 A1.2 des mêmes statuts les CAC ont une mission permanente de contrôle des comptes de gestion et peuvent en tout lieu effectuer des contrôles inopinés.

Nous n’avons pu obtenir aucun rapport de contrôle des comptes qui soient élaborés par cet organe. Les dirigeants nous ont confirmé qu’il n’était pas opérationnel malgré l’existence de procédures formalisées de contrôle, dans le cadre des Projets A et C.

2.3.2.6. Comité Technique d’Examen et d’Elaboration des Projets (GTEIP)

Cette structure est rattachée au Conseil d’Administration dans l’organigramme qui nous a été donné. Elle n’est pas prévue par les textes. Ce comité n’est pas fonctionnel et ses attributions n’ont pas encore été définies.

2.3.3. LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA DIRECTION EXECUTIVE

La formalisation de la structure organisationnelle de la direction exécutive, a été limitée à une simple description des liens hiérarchiques, des liens fonctionnels et des liens de conseils, ainsi qu’à une description des tâches afférentes à chaque fonction. Afin de mieux la visualiser, nous avons procédé à la formalisation graphique de celle-ci, à partir de la description des liaisons existantes entre les fonctions de cette Direction exécutive (qui a été faite dans le manuel de procédures).

L’organigramme de la Direction et se présente comme suit :

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

19

Directeur Exécutif Assistant au DE Chef Comptable RSE ARSE Chargé en Responsable appui aux ONG
Directeur Exécutif
Assistant au DE
Chef Comptable
RSE
ARSE
Chargé en
Responsable
appui aux ONG
Comptable FM9
Assistante Administrative
Chargé de mission
Communication

Formalisation graphique de la structure organisationnelle de l’UONGTO (à partir du manuel de procédures volume2)

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

20

et organigramme est du type fonctionnel. Il appelle de notre part les observations suivantes :

2.3.3.1. Point sur la représentation des fonctions

- La fonction contrôle interne n’apparait pas dans l’organigramme alors qu’elle est sensée jouer un rôle majeur dans la fiabilité des comptes et la sauvegarde du patrimoine ;

- La fonction Aide comptable n’est non plus mentionnée dans l’organigramme ;

- Les postes « Chargé des ONG/associations » et « Chargé des missions » ne sont pas encore fonctionnels. Le poste « chargé des ONG et associations » nous paraît être stratégique à UONGTO puisqu’il s’inscrit dans les buts que la faîtière s’est fixés, en tant que structure associative. (voir Art 5 des statuts).

2.3.3.2. Point sur les Volontaires Nationaux

Deux volontaires Nationaux occupent respectivement les postes « Chargé de communication » et « Chargé du contrôle interne ». Il s’agit de fonctions essentielles dans la structure organisationnelle de la faîtière. Ces VN sont rémunérés par le PROVONAT. Malgré cet apport, il faut noter que le Volontariat National reste un statut très provisoire qui confère un premier emploi aux jeunes Togolais. Ce personnel d’appui pourrait en effet à tout moment rompre son contrat avec le PROVONAT et cesser ses fonctions au sein d’UONGTO. Le management devrait alors prendre en compte dans sa stratégie, les préoccupations sociales minimum des VN qui occupent des fonctions clés afin de les motiver et obtenir d’eux une meilleure implication dans la gestion de l’UONGTO.

2.3.3.3. Point sur la description des tâches

A l’examen des fiches de postes du personnel, nous avons identifié des ambiguïtés au niveau de la description des tâches.

On note en effet:

- Des tâches communes à deux fonctions :

ASSISTANT AU DIRECTEUR EXECUTIF

RESPONSABLE SUIVI-EVALUATION (p.6)

(p.10)

Fournir un appui technique aux missions en ce qui concerne le suivi-évaluation

Apporter un appui technique aux ONG/Associations en matière de suivi évaluation

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

21

- Des tâches non clairement définies

CHEF COMPTABLE (page.7)

Assurer le suivi régulier des états financiers ( ?)

2.3.3.4. Structure organisationnelle et facteurs de contingence :

Afin de se donner les garanties d’une meilleur gestion de leurs projets certains bailleurs imposent une structure type à mettre en place avec pour effet la démultiplication des fonctions au sein de l’entité. Actuellement l’impact du Projet C sur la structure organisationnelle se traduit par la présence de :

- Un Comptable dédié en plus du Chef comptable,

- Un Chargé Suivi et Evaluation dédié, en plus du Responsable suivi-évaluation : il est signataire avec le DE des rapports financiers du projet C. il est le répondant principal de ce projet. Il assure l’intérim du chef projet (ce dernier a quitté ces fonctions).

Cette situation conduit la structure à une spécialisation par projet. Cette nouvelle organisation à pour avantage de contourner la rigidité imposée par la structure fonctionnelle et permet de concentrer des ressources sur un projet. Par contre si plusieurs projets se positionnent ainsi, La spécialisation, pourrait entraîner une perte de l’unité de commandement et partant, affecter la cohésion et la stabilité de l’organisation. (Gestion autonome). De même on assiste à un gaspillage de ressources (démultiplication des postes).

La Direction a opté pour une structure fonctionnelle. Ce qui lui permet de maintenir une ligne de commandement unique et garantir la cohésion au sein de l’organisation. Cependant elle ne doit pas ignorer que pour des raisons d’efficacité, l’organisation de UONGTO devrait à la fois :

- maintenir la cohésion et ;

- favoriser de la réactivité en satisfaisant la concentration de ressources types sur un projet donné (chef projet, Suivi-évaluation dédié, comptable dédié) comme le souhaite les bailleurs.

2.3.3.5. Le respect des délégations et attributions

Nous avons identifié les différents niveaux de délégations entre les organes à partir de la description des procédures et, suivant les statuts et règlement intérieur mis à notre disposition. (Voir annexe 1)

Malgré la description par les statuts et le

réparties entre les organes, et les délégations qui en découlent, des disfonctionnements surgissent.

manuel de procédures, des responsabilités

A titre d’exemple :

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

22

- le contrat E a été visé par le seul DE en l’absence de délégation formalisée de la part du PCA ;

-le contrat O a été signé par le DE en lieu et place du PCA ;

- les procès-verbaux

rapprochement bancaires, ne sont pas ne sont pas visés par la Trésorière générale;

d’’inventaire des immobilisations,

de

même que les

états de

- le contrôle des comptes devant être effectués par les CAC associatifs, n’est pas réalisé.

Par ailleurs, d’après certains de nos interlocuteurs il y’aurait parfois des tensions dans la relation CA/DE relevant d’un conflit de personnalité, avec pour conséquence :

L’absence de remontée d’informations de la DE vers le CA (suivi-budgétaire périodique de l’UONGTO; rapport d’exécution des projets transmis au Partenaire sans passer par le CA); Crise de confiance entre CA et DE.

A titre d’illustration voir quelques

extraits des PV du conseil d’administration tenus en 2012 :

Point 2 du PV N°217/UONGTO/DE/12 du 11 Octobre 2012 : analyse des pièces transmises par L’ONG SAG

Point 2 du PV N°218/UONGTO/DE/12 du 25 Octobre 2012 : Analyse et réaction du CA sur la lettre de mise en demeures du CNSS

Point 3 du PV N°220/UONGTO/DE/12 du 02 Novembre 2012 :

Responsabilités du CA /Mission du DE

A l’issu de notre examen nous avons identifiés trois raisons des dysfonctionnements observés :

- La crise institutionnelle qu’à connu UONGTO entre 2004 et 2011

Le non-respect des textes en matière de tenue d’AG annuelle et de renouvellement de CA tous les deux ans. Ce contexte a créé un cadre communicationnel défavorable au sein de l’organisation dans la mesure où le CA souffrait de légitimité ;

- Une difficile application des textes régissant le fonctionnement entre la Direction exécutive ;

CA et de

Ce fonctionnement est mis à mal dans le cadre du suivi et du contrôle de l’exécution des projets. Le PCA intervient très souvent au sein de la DE pour examiner les factures fournisseurs (conformément à l’article 25 des statuts). Ce qui paraît être un contrôle fort, mais en même temps, il s’agit d’une tâche opérationnelle plutôt qu’une tâche stratégique. Le Directeur n’effectue pas de compte rendu périodique au CA contrairement à l’article 35 des statuts de 1997. Selon nos interlocuteurs, cela est la fois dû à la contrainte des délais fixés par les bailleurs pour la transmission des rapports intermédiaires, et à l’absence de tenue de réunion approprié pour un quelconque rendu financier périodique.

Sur cette question, à la lecture des procès-verbaux des réunions du CA en 2012 et 2013 n’avons pas relevé de point d’ordre du jour, portant sur la lecture d’un rapport d’activité périodique de la DE.

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

23

Tout ceci laisse apparaître des faiblesses dans la conception et l’application de certains articles des textes, et nous amène à penser qu’il faut redéfinir et formaliser les prérogatives et responsabilités des uns et des autres.

2.3.4. SYSTEME DE COMMUNICATION

2.3.4.1. Typologie et moyens actuels de communication

Les canaux de communications :

Les moyens de communication au sein de l’Organisation sont : Les réunions, le téléphone, L’internet et les requêtes inscrites sur post-It à titre de fiche de transmission entre un émetteur à un récepteur, les notes de services du DE et les décisions du PCA.

Au sein de l’UNION une check list a été établit répertoriant les adresses e-mail de plus de 90 ONG membres avec un volume de 4 209 mails transmis et 14 103 mails reçus entre 2008 et 2013. Il s’agit du volume de communication par mails au 13 Avril 2013 avec les ONG membres, et partenaires techniques et financiers sur les questions liées :

- à la vie de l’institution (rappels de cotisation, participation à l’AG 2012, 2013, etc.)

- aux appels à proposition de soumission à des projets

- aux appels à participation à des formations et ateliers

- Etc.

Cette technique nous paraît efficace pour échanger des informations rapidement avec un grand nombre de membres simultanément, en-dehors du cadre formel des réunions.

Type de communication

Les communications définies par UONGTO dans son manuel de procédures sont de trois types à savoir les communications régulières, les communications spéciales et les communications en situation de crise :

COMMUNICATION

 

COMMUNICATION

 

COMMUNICATION LORS DE SITUATION DE CRISE

REGULIERE

 

SPECIALE

Mouvement

de

main

Anniversaire

de

Accident de travail grave ou décès

d’œuvre régulier

l’organisation

Information de production et/ou de qualité

Mise à pied massive

 

Crise sociopolitique

Nomination interne

 

Restructuration importante

Catastrophe et épidémie

Anniversaires

 

des

Portes

ouvertes

ou

Incendie et vol

employés

 

Activités recréatrices organisées par l’UONGTO

Visite

des

associés

de

Obtention de financements

Grève ou lock-out

l’UONGTO

 

Dates de fermetures pour fêtes nationale et autres.

Activités sociales

 

Suspension ou fermeture des bureaux liée à une crise

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

24

Cette typologie, a l’avantage d’intégrer, la communication en situation de crise, la communication axée vers le public et les partenaires techniques :

- Tenue d’un stand qui a accueilli lors de la célébration de la 64 ème Journée Internationale des Droits de l’Homme à Lomé du 10 au 12 décembre 2012, environ 500 personnes à qui des dépliants de l’UONGTO ont été remis. A cette occasion, et une brève présentation des projets exécutés par l’UONGTO dans le domaine des droits de l’homme et la consolidation de la démocratie a été faite ;

- Communiqué paru dans Togo Presse conjoint avec la FONGTO suite aux incendies des marchés de Kara et de Lomé.

Ces deux différentes actions sont appréciables. Cependant, les actions de communication menée ne sont pas encore suffisantes pour adresser les missions de la faîtière.

2.3.4.2. Adéquation aux missions

Selon le rapport de l’analyse de l’environnement interne et externe de UONGTO (janvier 2013), les grands axes proposés pour l’élaboration de sa stratégie e 2013-2017 sont :

Axe

Plaidoyer et promotion de la recevabilité en faveur des

Recommandations et engagements nationaux et internationaux pris par le

Togo ;

2

:

Axe 3 : Plaidoyer pour le développement de stratégies innovantes pour la promotion du capital humain et social ; Axe 4 : Promotion de la démocratie, de la bonne gouvernance et de la décentralisation.

L’atteinte de ces objectifs passe par la mise en œuvre d’une politique de communication basée sur des moyens adaptés : messages diffusés dans les médias TV, dans la presse écrite, les ateliers d’informations, de sensibilisation et de formation, la création et animation d’un site web.

En l’état actuel elle ne dispose pas de moyens financiers et matériels propres pour soutenir cette vision, en dehors du fait que certains bailleurs disposent des lignes budgétaires pour la réalisation d’action de visibilité.

2.3.5. VIE DEMOCRATIQUE

UONGTO a renoué avec une instance de gouvernance légitime et démocratique à partir de l’AG élective du 30 janvier 2012 :

Le rapport d’activité 2006-2011 comprenant une indication des coûts financiers des projets exécutés durant cette période a été présentée (Le rapport moral du CA présenté au cours de cette AG n’a toutefois pas été mis à notre disposition); Les comptes attestés des exercices 2010 et 2011, ont été présentés ; Un nouveau CA à été mis en place, avec 9 membres tous élus par une assemblée de 25 votants avec 64 participants ; Même si l’élection de six d’entre eux s’est faite à main levée contrairement aux dispositions du règlement intérieur qui prévoit un scrutin secret ;

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

25

Quatre femmes composent ce nouveau CA. Ce qui traduit une quasi parité Homme- Femme ; Un mandat spécial de 1 an est assigné pour le renouvellement des textes ; la date du 15 Mai 2013 à été retenue pour la tenue de la prochaine AG élective. Un nouveau CA sera élu dans le cadre du mandat statutaire ; cette AG adoptera validera outre le le nouveau cadre stratégique 2013-2017 et les nouveaux textes de UONGTO (Statuts, Règlement intérieur, Manuel de procédures, Code de conduite, charte).

Nous avons en outre disposé d’un projet du rapport d’activité 2012 qui au moment de notre audit était en examen par le CA pour amendement en attendant son adoption par l’AG de mai 2013.

D’après les entretiens, un exemple de processus démocratique dans la gouvernance d’UONGTO a été l’élaboration du plan stratégique 2013-2017, en voie d’adoption par la prochaine AG :

a-

Décision du CA pour la réalisation de l’étude diagnostic d’UONGTO

b-

Sélection d’un consultant à partir d’un processus de passation de marché claire, pour la réalisation de l’étude ;

c-

Amendement en CA

extraordinaire (avec la participation du DE) du rapport du

d-

diagnostic stratégique ; Organisation d’un atelier de définition des axes stratégiques et du cadre de résultats ;

e-

Proposition à la prochaine AG du 13 Mai pour adoption et validation du cadre stratégique

Par ailleurs, à l’examen des procès-verbaux du CA, la quasi-totalité des décisions sont prises de façon consensuelle.

Nous ne pouvons pas remettre en cause le processus démocratique qui prend un nouvel élan à l’UONGTO. Toutefois, les menaces qui pèsent sur cette démocratie naissante sont de notre point de vue:

- le manque d’appropriation des textes par les membres de l’Union et leur désintérêt pour la coordination ;

- L’absence de clarification des attributions des organes de gouvernance et même la non appropriation des statuts et règlement intérieur par ceux-ci. Ce qui peut entraîner des conflits d’autorité en interne qui entravent le respect des délégations pouvant aboutir à une dérive autoritaire dans la gestion des activités;

- L’implication des bailleurs qui peuvent modifier les circuits de délégation.

2.3.6. Point sur le réseau UONGTO

2.3.6.1.

L’Union

- De la qualité des membres et de la perte de cette qualité

Selon les statuts de 97 est membre d’UONGTO « …toute ONG légalement constituée…. ». En l’état actuel l’Union regroupe aussi bien des associations que des ONG. Selon les entretiens, l’Union a également vocation à obtenir dans un premier temps l’adhésion des associations et de dans un second, à les faire évoluer vers la qualité d’ONG.

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

26

Il faudrait dans ce cas que les nouveaux textes prennent en compte cette situation.

Au cours de la revue documentaires (rapport PSI décembre 2011), nous avons noté des cas de mauvaise gestion de la part de SB du projet FM série 8, également membre de l’UONGTO.

Ce fait est de nature à porter atteinte à la réputation de l’Union, et conformément à l’alinéa 3 de l’article 11 des statuts, la qualité de membre peut être ainsi perdue.

Pour prévenir ce type d’anomalies la gouvernance devra s’appuyer sur un code d’éthique qui définit les normes de comportement des membres de l’Union. Ce code doit être approuvé en assemblée générale.

- Des droits et devoirs des membres

Selon les textes, tout membre est électeur et éligible. Il a le droit à l’information, à l’assistance et au soutien de l’Union ;

Nous notons à cet effet des actions de renforcement de capacités des membres grâce aux financements mobilisés par la faîtière :

(Informations tirées du rapport diagnostic 2013-2017 de janvier 2013)

Intitulé du

Montant

Partenair

Objectif

Nombre et

Effets sur les

e

projet

du budget

général

qualité des

membres de

Financier

bénéficiaires

l’UONGTO

Prolongation

114

674

GAVI

Renforcer la

-23

OSC

-10

ONG

du

274

ALLIANC

participation

togolaises

membres de

soutien

de

E

intervenant

l’UONGTO

sur

type A

2011-2013

des OSC

dans la

les 23

de

GAVI

Togolaises

vaccination et

OSC

ont

Alliance

remplissant

autres services

bénéficié d’un

aux OSC

les

de

renforcement

togolaises

conditions

santé liés…

de

de

capacités

GAVI-

(formations,

Alliance,

dotation

en

aux services

matériel

de

informatiques)

vaccination

-Achat

d’un

et

véhicule

autres

pour

la

 

27

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

     

services

 

coordination

 

de

santé

 

liés.

 

13 427 100

OXFAM

Renforcer la

-25

Implication des

Renforcemen

GREAT

participation

responsables

membres

à

la

t de

d'OSC

mise en

BREATAI

des OSC

membres du

 

la

participation

N

2012-2013

togolaise à

l'amélioration

réseau

dans le

actif

œuvre du projet

(participation

des

 

aux

Organisations

de l'offre des

secteur

santé

de

la

ateliers

de

de la Société

soins et au

 

formation et

à former sur les

 

Civile

financement

de plaidoyer)

 

Togolaise à

techniques de

 

efficace

de

l'amélioration

la

plaidoyer,

 

de

collecte

santé.

l'offre

des

des données et de

soins

et au

reporting…

 

financement

 

efficace de la

santé

Formation

9 994 160

PNUD

Contribuer à

-Plus

de

210

 

civique

la

000

-9

ONG

et

mobilisation

2012

promotion de

citoyens et

 

membres de

 

de

l’éducation

citoyennes

l’UONGTO sont

résidant

la

population

civique et

 

partenaires

sur

de

citoyenne

dans

du

la

zone

le

la Région de la

des

 

projet

différentes

projet

Kara sur les

couches

-

36

 

28

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

notions de la

   

sociales

de

superviseurs

   

la

 

citoyenneté et

et animateurs

 

de

population

 

de la

d’ONG et des

 

culture

 

région de la

médias

de

la

démocratique

Kara

Kara

sont formés sur les

notions de

 

citoyenneté…

Renforcemen

246

377

Fonds

Planifier,

Six

(06)

ONG

Un

(01)

t

des services

490

Mondial

coordonner

impliquées

 

membre de l’UONGTO sur les 7 étant SB à bénéficié d’un renforcement de capacité (Kit,

de prévention et de prise en

charge

pour

de

lutte

et superviser

dans

la

lutte

contre

SIDA,

le

la

les

des S-B

activités

communautaire

du paludisme…

un

accès

   

Etc.

universel

au

tuberculos

 

Togo

e

clé USB…)

Renforcemen

273

441

Fonds

Planifier,

16

-4 membres de l’UONGTO sont S-B

t

des services

887

Mondial

coordonner

ONG/Associati

de prévention et de prise en

de

lutte

et superviser

ons

de

lutte

contre

le

les

activités

contre

 

le

 

charge

SIDA

des S-B

VIH/sida ;etc.

-Renforcement du personnel des SB ;etc.

globale

des

 

PVVIH

dans

le

cadre

de

 

l’accès

universel

au

Togo

Sur les obligations, nous notons l’irrégularité voir le non-respect du paiement des cotisations, et la non transmission des rapports d’activité comme le prévoit l’article 13 des statuts (hormis le cas des sous bénéficiaires qui ont une obligation de rapport à l’égard du projet qu’ils exécutent). Ce point nous laisse à penser que les membres ne participent pas activement à la vie de l’Union.

Nous avons constaté que moins du tiers des membres de l’Union, bénéficient réellement de l’appui de la faîtière sur les 119 répertoriés par elle. On peut expliquer cette situation par la faiblesse des ressources dont elle dispose. Idéalement nous pensons, que les membres bénéficiaires des actions de l’Union devraient atteindre au moins 60%. Cela passe par :

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

29

Des actions de suivi sur le terrain : car aujourd’hui, celui-ci n’est réalisé que pour les membres bénéficiaires de financement, (FM série 8 et série 9) ou ceux qui ont la même thématique qu’un projet géré par UONGTO (Gavi dans le domaine de la vaccination) - Une plus forte mobilisation de ressources financières, matérielles et humaines

2.3.6.2. Les thématiques

Dans le PV n°156 du CA en date 28/02/12 on a pu noter les déclarations du PCA relatives à l’inexistence de cartographie thématique et à un manque de spécialisation au niveau des membres de l’UNION. A l’examen des domaines d’intervention, mentionnés sur la liste qui nous a été transmise, on constate en effet une pluralité de thématiques associées à chaque membre. Ci-dessus une sélection de quelques membres avec leurs domaines d’interventions :

Dénominations

Domaines d’Interventions

 

- Micro finance/épargne et crédit

- Appui-conseils et formation

A

- Environnement, santé éducation

- Création d’entreprise rurale

 

- Infrastructure, Santé

B

- Environnement

- Stockage céréales

- Hydraulique

 

- Infrastructure

C

- Appui-Conseils aux groupements

- Recherche

 

- Lutte contre le SIDA

- Planification familiale

D

- Environnement

- Infrastructures scolaires

E

Non spécifié

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

30

Dénominations

Domaines d’Interventions

 

- Agriculture

- Environnement

G

- Décentralisation

- Droits de l’Homme

- Santé, Education

 

- Lutte contre la pauvreté

- Promotion de l’agriculture

H

- Soutien aux initiatives locales de développement

- Education et formation des enfants et jeunes déshérités

I- Santé et lutte contre les IST/VIH/Sida

 

-Santé

- Eau et Assainissement

I

- Promotion des droits et leadership

- Agrosylvo pastoral

 

Santé

J

Environnement

Education

Il est nécessaire pour la faîtière d’aider ses membres à définir clairement leur domaines d’intervention en vue de faciliter l’élaboration d’une cartographie thématique qui servira sans doute à une meilleure organisation des activités au sein de l’union.

2.3.7. Obligations employeur

2.3.7.1. De la matérialisation des liens contractuels entre UONGTO et son personnel

UONGTO est régie par le Code du travail Togolais en matière d’obligations employeurs. La structure du personnel d’UONGTO est constituée de salariés recrutés sur les projets, de volontaires et de stagiaires.

En l’espèce des contrats de travail ont été établis dans

projet FM série 8, le personnel salarié s’est

retrouvé sans contrat de travail malgré le maintien des salaires à 70%, conformément à la

série 9. Au terme de la première phase

le cadre des projets FM série 8 et

du

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

31

décision prise au cours de la réunion du 03 Avril 2012 qui s’est tenue entre le Personnel et le PCA, et suivant Décision N°001/UONGTO/PCA/12 du 24 avril 2012. Nous n’avons pas obtenu les contrats écrits, ni de lettre d’engagement notifiée au personnel clé, maintenu dans leur fonction. Par ailleurs, La période d’essai du nouveau comptable recruté depuis le 07/01/2013 n’est pas sanctionnée par une lettre d’essai.

De plus, nous n’avons pas disposé des contrats de travail, ni d’une lettre d’engagement du personnel permanent de l’association (DE, Suivi-évaluation).

2.3.7.2. Du respect du paiement de la CNSS

Le 17/09/2012, UONGTO a reçu de la CNSS une mise en demeure portant sur une créance de 1 836 437 FCFA. A la date du 24/04/2013, le montant des arriérés de cotisations était de FCFA 2 580 687.

L’UONGTO doit respecter les obligations en matière de CNSS pour garantir la sécurité sociale de ces employés.

2.3.7.3. De la provision pour départ à la retraite

L’UONGTO ne provisionne pas l’indemnité de départ à la retraite alors qu’elle a une obligation légale de verser celle-ci en cas de départ à la retraite de ses employés permanents. Nous pensons que cette situation relève des faiblesses enregistrées dans la gestion des ressources humaines, au même titre que l’absence de contrats de travail avec l’union.

2.3.7.4. Du respect du SMIG

Le salaire le plus bas à UONGTO est de 30 000 FCFA alors que la Convention collective interprofessionnelle du Togo fixe le SMIG à 35 000 FCFA. UONGTO se doit de respecter ses obligations légales.

2.3.8. PILOTAGE

Dans le cadre du plan stratégique 2006-2011, il a été établit un budget pluriannuel sur 5 ans, suivant les axes stratégiques définis par UONGTO.

La conception de cet outil représentait un moyen de contrôle de la gestion d’UONGTO. Malheureusement nous avons pu constater à la lecture du rapport d’activité (qui fait également office de rapport financier) qu’il n’existe aucune description du suivi des consommations budgétaires du programme 2006-2011. En fait jusqu’à présent les budgets annuels établis n’ont pas fait l’objet d’un suivi des consommations budgétaires.

Le plan opérationnel établit en 2006 ne pouvait être financé sur les fonds propres de la faîtière en raison de la quasi absence de ces fonds. Les projets que gère la faîtière, font l’objet d’un plan d’action et d’un budget spécifique (FM série 8 et 9, GAVI ALLIANCE).

Le suivi budgétaire peut être néanmoins effectué. Une première étape consiste à budgétiser les ressources en distinguant :

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

32

- Les ressources affectées aux coûts directs des projets

- Les frais de gestion octroyés par les bailleurs

- Les cotisations

- Autres (bénévolat, dons, legs)

Une seconde étape consiste à rapprocher le plan opérationnel de la faîtière, des budgets des projets qui ont été exécutés en cours d’année et à identifier les activités communes aux deux catégories de plans.

Sur le format des rapports financiers intermédiaires, ceux que nous avons pu inspecter ne comportent qu’une analyse de la trésorerie plutôt qu’une analyse de la consommation des ressources par rapport aux prévisions.

Par ailleurs il n’est pas établit de rapport périodique au conseil d’administration sur la gestion des activités et les résultats obtenus.

Cette situation constitue un risque sur la gestion efficiente (utilisation rationnelle des ressources) et efficace (atteinte des objectifs) des projets qui n’ont pas de supervision directe.

Il convient de mettre en œuvre un véritable pilotage par les budgets qui doivent être systématiquement approuvé par le CA ; élaborer un plan d’action avec un calendrier prévisionnel d’exécution associé au budget une analyse des écarts pour en expliquer les causes et produire un rapport d’exécution budgétaire à soumettre périodiquement au CA.

Recommandation

Gouvernance

3)

Créer au siège d’UONGTO un archivage des documents administratifs (actes de création, d’évolution et de fonctionnement de l’association) afin de garantir la détention durable et maintenir en état d’utilisation ces documents ;

4) Utiliser l’article 18 des statuts en cas de non tenu d’Assemblée Générale élective ;

5)

Compte rendu financier périodique l’ensemble des activités par le DE au CA ;

6) Renforcer

la

gouvernance ;

cohésion

en

interne

malgré

les

mécanismes

externes

de

7)

Activer la fonction « CAC associatif » ;

8) Procéder à la formalisation graphique d’un organigramme à jour en tenant compte de la spécificité des Projets ;

9)

Activer la fonction « Chargé des ONG et Association ;

10) Motiver les Volontaires PROVONAT qui démontrent un réel engagement au travail ;

11) Définir clairement les tâches de l’Assistant du DE ;

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

33

12) Définir clairement les attributions du PCA, de la Trésorière générale et du DE, notamment dans la gestion des activités liées aux Projets ;

13) Renforcer la politique de communication externe ;

14) Définir et faire adopter un code de conduite pour les membres de l’Union ;

15) Renforcer le soutien aux membres ;

16) Etablir un contrat pour le personnel permanent de la Faîtière ;

17) Se mettre en règle vis-vis de l’administration sociale en matière de CNSS ;

18) Provisionner les Indemnité de départ à la retraite ;

19) Respecter les SMIG ;

20) Effectuer un suivi de consommation budgétaire globale pour UONGTO ;

2.4.

RESSOURCES PROPRES AU REGARD DE LA RESPONSABILITE COLLECTIVE DES MEMBRES

Données extraites de la comptabilité au 31/03/13

Selon le règlement intérieur en son article 12 : « Les ressources propres de l’union sont alimentées par les frais d’adhésion, les cotisations annuelles, les produits de ses services et les subventions ».

Le dernier élément cité par l’article 12, correspond aux coûts de gestion. Ces coûts sont généralement fixés en pourcentage du montant total de la subvention octroyé par le bailleur.

Sur la base des informations transcrites dans le logiciel Quick-book, et des données extrait du rapport d’activités 2012, on a établi la structure des ressources encaissées entre Août

2010 et au Mars 2013.

Il ressort de cette situation que les ressources propres générées par l’UONGTO entre Août

2010 et au Mars 2013 représentent 0,4% de l’ensemble des financements encaissés.

Il s’agit des cotisations et adhésions des membres d’un montant de 1 450 830 FCFA et du produit de la vente des DAO en 2012 pour un montant de 450 000 FCFA. (Voir tableau ci- dessous).

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

34

Ressources

Montantencaisséesentreaoût 2010et mars 2013

%

SUBVENTIONSDESPARTENAIRESFINANCIERS

425629943

0,981

COTISATIONSDESMEMBRES

1450830

0,003

VENTESDAO

450000

0,001

FRAIS DE GESTION GAVI

6241543

0,015

TOTAL

433772316

 

Cette structure est quasiment normale. Dans le secteur associatif en général (y compris les associations subventionnées), les cotisations représente environ 0,9% des financements collectés (Eric Alain ZOUKOUA (2005), La gouvernance des associations).

Faisons remarquer que d’après la structure financière d’UONGTO, il n’existe pas de Subvention financière de l’Etat Togolais. Toutefois, l’UONGTO bénéficie de la contribution de six (06) Volontaires du PROVONAT. Ces derniers sont rémunérés par le PROVONAT.

Rappelons que si les 119 membres déclarés par UONGTO s’acquittaient régulièrement de leurs cotisations, on serait annuellement à FCFA 2 975 000. Une comparaison de ce montant estimé avec les charges fixes engendrées par un personnel stable de six (06) personnes, relève un besoin supplémentaire de 16 700 000 FCFA environ (voir tableau ci- dessus).

Charges fixes

2012

Affectation

Commentaires

     

Salaires DE,RSE,COMPTABLE,A SSIST

Charges du permanent

16519200

16519200

ADM,CHAUFF,ASS DE

     

application d'un taux

Electricité

860000

602000

de 70%

     

application d'un taux

Eau

135000

67500

de 50%

Loyer

2470000

2470000

charges fixes

Total (a)

19984200

19658700

 

Cotisation estimées 2012 (b)

2975000

2975000

25000*119

     

extrait de la comptabilité au

Cotisation réelles ©

1100830

31/12/12

Ecart (a-b)

 

16683700

 

Ecart (a-c)

 

18557870

 

La faiblesse du montant des cotisations s’explique par :

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

35

- une faiblesse du taux qui est fixé à 25 000 FCFA ; au cours des entretiens il a été relevé que ce taux serait revu à la hausse ;

- une faiblesse du nombre de participants aux cotisations.

Recommandations

21) Réviser à la hausse le montant des cotisations ;

22) Comptabiliser les cotisations et générer un état des cotisations des membres ;

23) Effectuer des relances pour des créances dont la durée dépasse 3 mois ;

24) Obtenir la valeur de l’apport des volontaires PROVONAT et enregistrer comme une ressource de l’Etat.

2.5. ORGANISATION

INTERNE

FINANCIERS FIABLES

ET

CAPACITE

A

ELABORER

2.5.1. ENVIRONNEMENT DE CONTROLE

De la promotion des valeurs d’éthiques

DES

ETATS

La direction exécutive a mis en place des documents de bonne pratique dont l’objectif est de faire la promotion d’une culture d’honnêteté et d’éthique il s’agit notamment de :

- La Politique de lutte contre la fraude et la corruption

C’est un document qui appel à une tolérance zéro en matière de fraude et de corruption, il est adressé aux personnels ;

- Le code de conduite

Ce document fait référence aux valeurs du personnel en matière de loyauté et d’honnêteté dans ses relations avec les bénéficiaires et les groupes cibles participant aux programmes de l’UONGTO et avec les donateurs

- La Politique de dénonciation des mauvaises pratiques

Il est recommandé au personnel en toute bonne foi de signaler tout signe de fraude, de mauvaises pratiques ou toute autre violation du code de conduite.

De L’exigence de compétence

Nous avons pu constater que les postes clés sont tenus par des personnes qui disposent des qualifications requises et d’un minimum d’expérience nécessaire pour l’exercice de leur fonction.

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

36

Fonction

Qualifications effectives

Qualification requises

 

DE

Maîtrise, Ingénieur des travaux en gestion eau et environnement équivalent à un BAC+4

Diplôme universitaire en gestion et administration et minimum 4 ans d’expérience

Master II professionnel en gestion des projets, membre de l’ARMP et

18

ans

d’expériences

professionnelles

 

Maîtrise en sociologie,

BAC+3 en science sociales ou tous autres diplômes équivalents

Suivi évaluation

Master II professionnel en gestion des projets et 8 ans d’expériences professionnelles

Assistant D.E

Maîtrise en psychologie de la santé en instance de la soutenance

BAC+3 en science sociales, gestion de projet ou tous autres diplômes équivalents

Aide Comptable Volontaire National

Maîtrise en Finance et comptabilité,

Diplôme universitaire en gestion et administration et minimum 2 ans d’expériences

an et demie d’expériences professionnelles

1

Comptable

2

 

Diplôme universitaire en gestion et Administration et minimum deux ans d’expérience, bonne maîtrise de Word, Excel et d’un logiciel comptable

FM9

Licence professionnelle en gestion commerciale et financière

 

Maîtrise en Finance et comptabilité,

 

Chargé

du

an et demie d’expériences professionnelles

1

Poste

non

défini

dans

contrôle interne

l’organigramme

 

Nous notons qu’un nouveau Chef Comptable a été recruté le 07 janvier 2013, en remplacement de l’ancien démissionnaire. Nous n’avons pas eu accès à son dossier afin de mesurer son aptitude technique à assumer cette fonction. Aussi n’apparaît-il pas dans le tableau ci-dessus.

De l’implication du CA dans le contrôle interne

Au cours de sa réunion du 28/02/12 le CA a fixé comme recommandation aux CAC qu’un rapport de contrôle interne soit émis trimestriellement par les CAC (PV n° 156 du CA en date du 28 /02/2012).

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

37

bureau. Elle participe à l’inventaire de caisse. De plus elle est chargée d’encaisser et d’enregistrer les cotisations des membres. Elle est aidée dans sa tâche par une volontaire en qualité d’Aide Assistante Administrative.

Elle dispose à cet effet d’un bureau équipé d’un ordinateur, d’une imprimante, d’un tableau d’affichage, d’une armoire pour le rangement des documents. Elle tient un brouillard de caisse pour l’enregistrement des entrées et sorties de caisse.

- Le Chef comptable collecte, impute, enregistre dans Quick-Book, et classe les pièces comptables dans le classeur trésorerie du projet auquel ces pièces sont rattachées. Il s’occupe de la consolidation au niveau d’UONGTO (Bénéficiaire secondaire des projets FM série 08 et 09) des données comptables des Sous- bénéficiaires, Il procède à l’analyse des comptes. Le chef comptable établie les salaires du personnel de UONGTO autre que celui de la série 9 et effectue de même les déclarations sociales et fiscales. Il établit en fin d’année, un point financier de l’ensemble des projets exécutés, dans le rapport d’activité de la faîtière. Il participe à l’inventaire mensuel de caisse

Le Chef comptable actuel est une nouvelle recrue en période d’essai depuis cinq (05) mois. L’essentiel des travaux en comptabilité était réalisé par l’assistant comptable (Volontaire recruté en décembre 2011 et doté d’une connaissance nécessaire dans la manipulation du logiciel Quick-book).

Dans le même bureau est installé le chargé du contrôle interne. Vue ses attributions nous ne pensons pas que sa localisation soit appropriée.

La Comptabilité dispose d’un ordinateur de bureau hébergeant l’application widows7. Ses caractéristiques sont les suivantes :

capacité du disque dur de plus de 100 G0

1G0

Processeurs de type dual core (deux processeurs)

Vitesse de traitement de 2.4 Hertz par processeur avec une mémoire Ram de

Antivirus Kapersky à jour

Le service comptable dispose en outre d’une imprimante et d’un disque dur externe de 500 GB pour la sauvegarde des données.

Cependant l’onduleur du service comptable est en panne.

Selon les entretiens que nous avons eus avec l’informaticien ce dispositif informatique est performent pour répondre au volume d’information traité et surtout pour satisfaire aux exigences de sécurité et de sauvegarde des données comptables. Nous déplorons, le fait que l’onduleur soit en panne compte tenu de l’environnement énergétique au Togo qui connaît une forte variation de la tension électrique.

Nous pensons qu’il est indispensable de doter le service comptable d’un onduleur fonctionnel. De plus Il convient également d’augmenter la capacité de rangement et d’archivage des pièces comptables, les capacités actuelles risquant d’être saturées avec la reprise probable en mi 2013 des projets (GAVI, FM8, FM9, etc.)

Le Comptable 2 dédié au projet FM9 Il s’agit d’une personne recrutée avec l’appui de Plan, et dédié au projet FM9. Elle est chargée de la collecte des informations comptables auprès des Sous-bénéficiaires, et de

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

39

l’enregistrement des opérations et transactions du projet FM9. Elle tient la documentation et les archives du projet. Elle établit les salaires et les déclarations fiscales et sociales du personnel de la série 9. La comptabilité de la série 9 est périodiquement reversée dans celle du chef comptable pour centralisation des données d’ensemble d’UONGTO.

Le matériel informatique utilisé par le comptable de la série 09 est du même type que celui du Chef comptable, avec l’avantage de disposer d’un régulateur électrique.

L’UONGTO bénéficie d’un renforcement de capacités considérables, en matériels informatiques, de la part des partenaires financiers. En plus, le fait pour la faîtière de disposer d’un informaticien qui assure le maintien en état de fonctionner, du matériel informatique est une force pour l’organisation.

LOCALISATION

Fonctions

Matériels utiles pour le SI

Bureau 1

DE

deux pièces, Une table, deux chaises, une armoire ne pouvant plus contenir d'archives, un ordinateur portable, une connexion internet, un split

Bureau 3

Assistante Administrative

 

Un split, une table, 2 chaises, une armoire, un ordinateur de bureau, une photocopieuse, une imprimante, un scanner, un tableau d'affichage, registre des courriers, un brouillard de caisse,

Volontaire

National

Aide

Assistante administratif

 
 

Le Chef Comptable1 chargé de la consolidation des comptes des projets

Une table, trois chaises, une étagère à 3 rangées avec une capacité de 20 classeurs par rangée, un ordinateur de bureau sur lequel est installé le logiciel Quick-book, un ordinateur portable appartenant à la stagiaire, une connexion à internet, une imprimante, une clé USB, un ventilateur.

Bureau 4

National

Volontaire

Assistant

comptable

Volontaire National Chargé du contrôle interne

Bureau 6

Comptable2 dédié au projet FM série 09

Une table, deux chaises, une étagère à 2 niveaux avec une capacité de 60 classeurs, un ordinateur de bureau abritant le logiciel Quick-book, un ordinateur portable, un appareil de numérisation des documents papiers, un onduleur, un scanner HP, un ventilateur.

Point sur les applications utilisées par le service comptable

est QUICK-BOOK. Ce logiciel a été adopté

sous instruction de PSI en Août 2010. Avant cette date la comptabilité se tenait sous Excel.

Le logiciel comptable, utilisé actuellement

Il s’agit d’un logiciel comptable pour les entreprises commerciales mais qui a été paramétré sur la base d’une comptabilité de trésorerie. Deux natures d’opérations sont saisies à savoir les recettes et les dépenses avec en contrepartie la caisse ou la banque, et les opérations

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

40

en OD. Ce type de paramétrage permet de visualiser les dépenses par nature de compte de charge ou d’investissement, et de contrôler la trésorerie.

Nous avons noté que le logiciel est capable d’éditer les dépenses par projets et par bénéficiaires (grand-livre analytique). Cependant, le suivi budgétaire par projet n’est pas encore possible. A la lecture du guide d’application, le logiciel paraît suffisamment flexible, pour réaliser ce genre de traitement. Il conviendrait de le paramétrer dans ce sens.

Par ailleurs, il est procédé à une clôture informatique, ce qui a pour avantage de prévenir les risques de modification ultérieure des données. Pour rappel le DE est l’administrateur du logiciel, à ce titre toute les modifications des données saisies ne peuvent être effectuées sans son accord.

Au cours des entretiens que nous avons mené, les problèmes de perte ou de duplication de données n’ont pas été évoqués par l’informaticien, ni même par les utilisateurs (comptables).

Point sur la chronologie des enregistrements et la classification des opérations

UONGTO utilise le plan comptable SYSCOHADA pour la classification des opérations comptables. Les enregistrements que nous avons contrôlés sont datés, et justifiés par des pièces comptables.

La chronologie des opérations n’est pas respectée dans la mesure où ne sont comptabilisés que les flux financiers et non les engagements.

Par ailleurs, la migration des données de l’ancienne application Excel à QUICK-BOOK, n’a pu être réalisée. Ce qui pourrait remettre en cause sur l’exhaustivité des soldes en comptabilité. UONGTO n’a conservé aucune base ni documents de son ancienne comptabilité. Nous n’avons pas disposé des livres légaux des années antérieurs à 2010 (2004 à 2009) alors que selon le PCG les livres légaux (balance, grand-livre, le livre d’inventaire) doivent être conservés pendant 10 ans.

La comptabilité d’UONGTO doit être mise à jour afin de présenter les soldes réels des comptes d’actifs et de passifs.

Point sur les règles et méthodes comptables

Ce pointnnest fondamental à UONGTO. Il conviente)tde dire qu’une question de ’uco

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

41

- Présentation des états financiers de synthèse type association (Bilan, compte d’exploitation, tableau ressources emploi) ;

- Présentation des comptes rendus financiers ;

- Traitement des charges indirectes (critères d’affectation par projet) ;

- Etc.

En plus l’Etat n’ayant pas d’intérêt financier majeur (à part les impôts sur salaires et la CNSS) dans ces structures, ils n’ont pas d’exigence particulière en matière de présentation des comptes des associations.

Il s’agit d’une responsabilité collective des organismes de comptabilité de Commissariat aux comptes et de l’Etat.

En plus de ce vide juridico-comptable, il y a la pression des bailleurs extérieurs qui ne souhaitent que la traçabilité des subventions décaissées, la traçabilité des dépenses réalisées à partir de ces subventions, et un suivi budgétaire qui permettent de cadrer l’exécution financière du projet sur son évaluation préliminaire.

En l’état actuel les règles utilisées par UONGTO ont trait à une comptabilité de trésorerie.

D’un point de vue purement gestion des projets UONGTO dispose des capacités suffisantes pour élaborer des états de dépense et de recettes et même procéder à un suivi analytique par projet.

Cependant les bilans et comptes d’exploitations présentés au titre de la faîtière, ne présentent pas sincèrement le patrimoine et « le résultat de l’union » de l’Union.

Point sur la compréhension des différents rôles et responsabilités en matière de contrôle interne.

Nous retenons des entretiens, qu’il faut définir un organigramme des services comptables avec une répartition claire des fonctions et des responsabilités. Le service comptable (sans la série 9) utilise en effet 4 ressources humaines (le Chef comptable, l’aide comptable, l’assistante administrative et une stagiaire). L’aide-comptable et la stagiaire ne disposent pas de fiche de poste.

2.5.3.

DES PROCESSUS ET ACTIVITES DE CONTROLE

Achats et passation de marché,

Les procédures de passation de marché existent et son mises en œuvre. Notre échantillon à porter sur l’acquisition de matériels roulant et informatique pour un montant global de FCFA 32 570 959 ainsi que sur des services pour un montant de FCFA 3 078 324.

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

42

Acquisitions

MONTANT

ModalitéS de passation de marché mise en œuvre

critère de sélection suivant PV d'évaluation

Visa contrat

Matériels

       

informatiques (1)

15

070

959

Appel d'offre national N°002/2012/UONGTO/DE

appréciation coût/qualité

PCA

Matériel roulant (2)

17

500

000

Appel d'offre national N°001/2012/UOGTO/DE

appréciation coût/qualité

PCA

Police assurance

       

maladie (3)

 

943

400

Mis en concurrence trois fournisseurs

moindre coût

PCA

Imprimerie (4)

 

944

024

Mis en concurrence trois fournisseurs

moindre coût

DE

Achat de carburant

       

(5)

 

150

000

Bon de commande

N/A

DE

Matériels

       

informatiques (6)

 

125

000

Mis en concurrence trois fournisseurs

moindre coût

DE

Achat de carburant

       

(7)

 

150

000

Bon de commande

N/A

DE

Achat de carburant(

       

7)

 

150

000

Bon de commande

N/A

DE

Travaux de

       

consultant (8)

1 191 000

Mis en concurrence trois fournisseurs

moindre coût

PCA

Total échantillon

36

224

383

     

De notre constat :

- Les achats de biens et services > FCFA 15 000 000 donnent lieu un appel d’offre national (1 et 2)

En 2012 UONGTO à procéder à deux importantes acquisitions relatives à du matériels informatiques et à véhicule de montants respectifs de HT 15 070 959 (donnée de la comptabilité) et FCFA 17 500 000. Pour chacun des deux cas un avis d’appel d’offres a été lancé dans « Togo presse » et les souscriptions ont donné lieu à la mise en place d’une commission d’évaluation des offres. Nous avons inspecté les procès-verbaux d’évaluation des offres qui indiquent les critères d’évaluations et de sélection. Les commissions sont composées de deux membres d’UONGTO et de trois personnes extérieures représentante des partenaires techniques d’UONGTO. Les fournisseurs sont sélectionnés sur la base du meilleur rapport Qualité-Prix.

- Les achats de biens et services < FCFA 1 000 000 font l’objet d’une consultation restreinte (3 et 4).

Trois à cinq fournisseurs sont mises en concurrence sur la base des factures pro formas. Le DE approuve la liste restreinte. Un comité de sélection composé de trois (03) personnes, dont 2 membres du personnel, (l’Assistante administrative, le Chargé du contrôle interne) et un technicien dans le domaine, a été mis en place.

Il convient de relever cependant, que l’organisation ne dispose pas d’une base de données fournisseurs.

Les fournisseurs sont sélectionnés sur la base de l’expérience (les prestations précédentes). Dans certains cas où la prestation n’a jamais été exécuté, le DE adresse une liste au membre du comité de sélection qui procède à la collecte des pro formas, puis à l’évaluation des offres.

Il faudrait, conformément au manuel de procédures, établir une base de données fournisseurs selon la nature des prestations de services que UONGTO peut solliciter. Selon nos interlocuteurs cette opération nécessiterait des coûts importants en matière d’annonce. Ce qui actuellement, dépasse les capacités de la faîtière. Vue l’importance de ce processus

43

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dans la gouvernance financière, il faudrait prioriser l’objectif de la mise en place d’une base de données fournisseurs

- Les missions de consultant dont le montant > FCFA 1 000 000 , occasionne un appel d’offres restreint (8).

Un comité d’évaluation composé de 06 personnes (Directeurs Exécutif et personnels d’ONG membres), et présidé par le DE, procède à la sélection du consultant sur la base d’un score calculé essentiellement à partir de l’expérience, et de la méthodologie proposé par le consultant ;

- Les achats relatifs au carburant font l’objet d’un Bon de commande

Les achats de biens et services y compris le carburant < FCFA 100 000 donne lieu à l’établissement d’un Bon de commande visé par le DE (5 et 7)

La direction est très impliquée dans les procédures de passation de marché. Le DE est membre de l’ARMP et a siégé dans les deux commissions d’évaluation des offres en 2012. Un comité en interne a été créé pour les achats de biens et services de moins FCFA 1 000 000.

Par ailleurs, les contrats sont visés par le PCA. Le Contrat d’imprimerie n’a cependant pas été visé par ce dernier. En dehors du fait, de contourner la rigidité du système, le processus de passation de marché doit être finalisé par un respect des attributions dans la signature des contrats.

La confiance accordée par les bailleurs mérite en effet que de tels dispositifs existent et soient renforcées pour une gestion optimale des ressources des Projets. De plus, UONGTO est une OSC active dans le plaidoyer pour la bonne gouvernance. Il serait donc paradoxal qu’elle se rende coupable de fraude.

Gestion des immobilisations

Le manuel de procédures insiste sur la tenue d’un inventaire des immobilisations au moins annuellement. Au cours de nos travaux un état d’inventaire au 05 mars 2013 nous a été remis. Ce document n’est pas signé. Tous les biens ne sont pas codifiés, et les coûts ne sont pas renseignés. De plus, il n’existe pas de registre d’immobilisations.

Notons également que, la Trésorière Générale qui, conformément aux statuts, a la responsabilité de la gestion du patrimoine, ne participe pas à l’inventaire des immobilisations.

Les activités de contrôle des immobilisations aussi bien, de leur existence que de leur utilisation doivent être renforcées par la mise à disposition d’outil et le respect des responsabilités statutaires.

Un traitement comptable doit être défini pour le suivi des immobilisations acquis sur les Projets. (Mise à disposition, dons, legs, acquisition).

décaissement et gestion de la trésorerie

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

44

Le contrôle de la trésorerie est assuré par la mise en œuvre des procédures garantissant :

- la séparation des tâches de détention des valeurs et d’enregistrement (voir grille de séparation des tâches)

- l’auto contrôle des transactions effectuées

- la sauvegarde de la trésorerie

Les procédures suivantes sont mises en œuvre :

- la double signature des chèques par le PCA et le DE ou la Trésorière générale ;

- les inventaires mensuels de caisse, les contrôles inopinés de la caisse ;

- l’établissement mensuel des états de rapprochement bancaire et visa ;

- Contrôle des suspens.

Nous appuyant sur notre revue des procédures, l’organisation de UONGTO dispose de sécurités, pour la sauvegarde et la fiabilité des comptes de trésorerie (Banque). En la matière, il n’y a pas de délégation. Le PCA signe avec le DE quelque soit la diversité des Projets.

GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS DE LA TRESORERIE

 

Intervenants

Trésorerie

Assistante

Comptable

Directeur

Contrôleur

PCA

Générale

Administrative

Exécutif

interne

Fonctions

1. Encaissements

 

x

       

des cotisations

2. émission du reçu de cotisation

   

X

     

3. Versement

en

   

X

     

banque

4. Situation

des

X

         

cotisations

5. Enregistrement

   

X

     

des

cotisations

en comptabilité

6. Enregistrement

 

X

       

dans

le

livre de

caisse

7. visa des bons de

     

x

   
 

45

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

caisse

           

8. inventaire

de

 

X

X

 

X

 

caisse

9. détention

des

   

X

     

carnets

de

chèques

10. Visa des

X

   

x

 

x

chèques

11. Etats de

   

X

 

X

 

rapprochement

12. Ordre de

     

x

 

x

virement

Recommandations

 

25) Appliquer

un

référentiel

comptable

pertinent

pour

les

Associations

en

s’inspirant du SYSCOHADA ;

26) Réactiver la fonction contrôle interne ;

27) Améliorer la transparence du processus passation de marché par la mise en place d’une base de données fournisseur ;

28) Optimiser l’utilisation du logiciel comptable QUICK-BOOK par la réalisation des suivis budgétaires ; 29) Mettre à jour le manuel de procédures comptables ;

30) Définir un organigramme des services comptables ;

31) Renforcer les capacités du personnel comptable de l’Union ;

32) Budgétiser les ressources ;

33) Doter le service comptable d’un onduleur.

2.6. AUDIT ET CONTROLE DES COMPTES

2.6.1. VERIFICATION DES DEPENSES DES SB

Le service comptable conjointement avec le chargé de contrôle interne mène des missions de vérifications des dépenses auprès des sous-bénéficiaires des projets FM. Nous avons procéder à l’inspection des rapports trimestriels et semestrielles de vérification et validation des pièces comptables dans le cadre de la série 8, et de la série9. Ces missions, certainement imposées par les procédures des Bénéficiaires principaux, constituent des

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

46

activités pertinentes de contrôles en ce sens qu’elles permettent à UONGTO en tant que structure coordinatrice des actions des sous-bénéficiaire d’anticiper les risques et de détecter les anomalies à remonter dans les comptes des projets.

En dehors de ce fait, des rapports de contrôle interne sont également établis pour certains

Projets. Mais cette procédure n’est pas permanente. Le dernier rapport du projet date de Mai

2012

Il convient d’assurer une application permanente des procédures qui constituent des points forts pour l’Organisation.

2.6.2. AUDIT EXTERNE DES COMPTES

Les états financiers de l’UONGTO en tant que structure de coordination d’associations et d’ONG n’ont jamais fait l’objet d’un audit externe. Seuls les comptes de Projets sont audités. C’est le cas pour le projet A dont le dernier rapport d’audit des comptes date de 2011 pour l’exercice clos le 31 décembre 2010. Par ailleurs, il y a des missions de supervision qu’effectuent les bailleurs (Cas Projet A).

L’absence de ressources propres constitue un handicap majeur à la mise en œuvre des audits externes des comptes de la faîtière. Quand bien même cela constitue une étape importante dans la gouvernance financière de la faîtière, nous pensons qu’une mission de mise en place de comptabilité serait préalable à toute mission d’audit externe effectuée par un Expert-comptable.

Recommandations

34) Mettre en place une comptabilité adaptée aux Associations ;

35) Tendre vers la certification des comptes de l’UNION par un Commissaire aux comptes agréés.

2.7.

CONCLUSION

Notre objectif au travers était d’identifié les forces et les faiblesses de l’organisation. UONGTO a amorcé une phase importante de sa vie avec la réalisation de son analyse autocritique qui devrait aboutir à l’adoption de nouveaux textes associatifs.

Aussi pensons-nous que si les responsabilités et les délégations régissant le fonctionnement des organes de gouvernance sont clairement définies et respectés, l’organisation pourrait améliorer son efficacité. De plus une fois menées les actions correctives liées à l’amélioration du système d’information et de gestion utile pour le suivi des activités des Projets de développement et, pour l’image fidèle du patrimoine, UONGTO pourra s’inscrire dans une logique de professionnalisation. Fort de ces perspectives, nous conseillons au PASCRENA d’accompagner UONGTO dans cette démarche en contractualisant avec elle.

.

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

47

III.

SYNTHESE DES PROBLEMATIQUES-RECOMMANDATIONS-CONCLUSION

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

48

3.1.

RECOMMANDATIONS ET ACTIONS A METTRE EN ŒUVRE

3.1.1. PRINCIPAUX POINTS A AMELIORER

a/ Les fondements de la gestion

La loi de 1901 ne comporte aucune obligation de tenue comptable pour les associations. Il est en revanche indispensable qu’elles soient en mesure de rendre des comptes, à l’égard de leurs membres mais également à l’égard des tiers (financeurs, organismes fiscaux et sociaux, banque En ce qui concerne UONGTO, nous mettrons l’accent sur la mise en place d’outils de pilotage de la structure avec la nécessité de renforcer et d’harmoniser les outils de reporting existants. Par ailleurs, nous insistons sur le fait qu’il nous semble nécessaire de mettre en place un état de consommation de suivi budgétaire pour l’association. De plus nous pensons que l’adoption d’un référentiel comptable spécifique, s’inspirant du SYSCOHADA nous paraît nécessaire pour la présentation d’états financiers de synthèse fiables.

b/ Obligations employeur et ressources humaines

UONGTO doit faire preuve d’exemplarité en matière de clarté organisationnelle et de respect du droit du travail, s’il veut confirmer sa légitimité auprès des instances dans lesquelles il siège, mais aussi des bailleurs ou tout simplement de ses membres et même vis-à-vis de l’Etat. Il doit aussi s’acquitter des cotisations sociales que la loi lui impose. Chaque collaborateur doit pouvoir bénéficier d’un contrat de travail conforme à la législation en vigueur au Togo. Cette situation risque de devenir préjudiciable, sauf à accepter l’idée que le UONGTO s’exonère d’appliquer le droit du travail. Une solution claire, durable et conforme à la légalité doit être mise en œuvre au plus vite concernant le statut du personnel permanent

c/ Gouvernance et coordination

D’après les différents documents que nous avons pu consulter (manuel de procédure, règlement intérieur, statuts) le rôle des différentes instances de l’association semble clairement définis. Cependant la révision des statuts en cours doit permettre de mettre fin à certaines ambiguïté évoquées précédemment. En effet la manière dont s’organise les relations hiérarchiques des différents organigrammes qui nous ont été communiqués et autres documents consultés ne traduisent pas ce que nous avons pu observer sur le terrain.

La description des tâches, des process et des périmètres de responsabilités à tous les niveaux de l’Union doit s’accompagner d’une réflexion sur la question de la délégation entre ceux qui relève des différentes instances de l’association et de la direction exécutive.

3.1.2. SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS

Suite aux imperfections rencontrées qui affectent ou pourraient affecter l’avenir de UONGTO, les points à améliorer concernent les domaines suivants :

- Les difficultés de la gouvernance et du fonctionnement des instances de l’association

- La gestion des ressources humaines

- L’amélioration des outils de gestion

- Les fondements organisationnels

Les différentes actions de redressement et / ou d’amélioration peuvent être envisagés selon les axes d’analyse suivants

49

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- Validité des mandats associatifs

- Gouvernance

- Ressources propres au regard de la responsabilité collective des membres

- Organisation interne et capacité à élaborer des états financiers fiables

- Audit et contrôle des comptes

VALIDITE DES MANDATS ASSOCIATIFS

1) La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se caractérisera conformément à ses statuts, par le respect des échéances électorales, le respect de la limitation des mandats.

2) Mise en recouvrement des cotisations avant l’AG élective de mai 2013. Les membres doivent être informés qu’en cas de défaut de paiement ils seront suspendus de leur qualité de membre. Cette suspension prive les OSC concernés de tout ce que pourrait leur bénéficier la faîtière comme service. Elle ne les autorise pas à participer au vote du nouveau CA à la future AG.

GOUVERNANCE

3) Créer au siège d’UONGTO un archivage des documents administratifs (actes de création, d’évolution et de fonctionnement de l’association) afin de garantir la détention durable et maintenir en état d’utilisation ces documents ;

4) Utiliser l’article 18 des statuts en cas de non tenu d’Assemblée Générale élective ;

5)

Compte rendu financier périodique l’ensemble des activités par le DE au CA ;

6) Renforcer la cohésion en interne malgré les mécanismes externes gouvernance ;

7)

Activer la fonction « CAC associatif » ;

de

8) Procéder à la formalisation graphique d’un organigramme à jour en tenant compte de la spécificité des Projets ;

9)

Activer la fonction « Chargé des ONG et Association ;

10) Motiver les Volontaires PROVONAT qui démontrent un réel engagement au travail ;

11) Définir clairement les tâches de l’Assistant du DE ;

12) Définir clairement les attributions du PCA, de la Trésorière générale et du DE, notamment dans la gestion des activités liées aux Projets ;

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

50

16) Etablir un contrat pour le personnel permanent de la Faîtière ;

 

17) Se mettre en règle vis-vis de l’administration sociale en matière de CNSS ;

 

18) Provisionner les Indemnité de départ à la retraite ;

 

19) Respecter les SMIG ;

 

20) Effectuer un suivi de consommation budgétaire globale pour UONGTO ;

 

RESSOURCES PROPRES AU REGARD DE LA RESPONSABILITE COLLECTIVE DES MEMBRES

21) Réviser à la hausse le montant des cotisations ;

 

22) Comptabiliser les cotisations et générer un état des cotisations des membres ;

23) Effectuer des relances pour des créances dont la durée dépasse 3 mois ;

 

24) Obtenir la valeur de l’apport des volontaires PROVONAT et enregistrer comme une ressource de l’Etat.

ORGANISATION INTERNE ET CAPACITE A ELABORER DES ETATS FINANCIERS FIABLES

 

25) Appliquer

un

référentiel

comptable

pertinent

pour

les

Associations

en

s’inspirant du SYSCOHADA ;

 

26) Réactiver la fonction contrôle interne ;

27) Améliorer la transparence du processus passation de marché par la mise en place d’une base de données fournisseur ;

28) Optimiser l’utilisation du logiciel comptable QUICK-BOOK par la réalisation des suivis budgétaires ;

29) Mettre à jour le manuel de procédures comptables ;

 

30) Définir un organigramme des services comptables ;

31) Renforcer les capacités du personnel comptable de l’Union ;

 

32) Budgétiser les ressources ;

 

33) Doter le service comptable d’un onduleur.

 

AUDIT ET CONTROLE DES COMPTES 34) Mettre en place une comptabilité adaptée aux Associations ;

 

35) Tendre vers la certification des comptes de l’UNION par un Commissaire aux comptes agréés

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51

ANNEXES

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52

Annexe 1 : Notre retranscription des délégations selon les statuts, le règlement intérieur et le manuel de procédure ;

TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE

53

         

Resp

 

CAC

onsa

ble

NIVEAUX

DE

Finan

TRESORIERE

PROCESSUS

DELEGATION

ANTENNES

DE

PCA/CA

cier

GENERALE

 

25

           

ACHATS BIENS ET SERVICES

000<dépenses<100

000

Le DE vise le BC

Visa Contrat

     

Le DE approuve la

       

liste

des

ACHATS BIENS ET SERVICES

dépenses>100 000

fournisseurs mis en concurrence et vise le BC

Visa Contrat

ACHATS

   

Rédaction des TDR. Publication de la manifestation d'intérêt dans un journal. Négociation et attribution du contrat àprès sélection réalisée par la commission de sélection.

       

SERVICES

CONSULTATIONS >5 000 000

Visa Contrat

ACHATS

   

Le DE approuve la liste restreinte établit par le service administratif. Il approuve le choix du consultant après sélection et signe le contrat

       

SERVICES

CONSULTATIONS 5 000 000

Visa Contrat

APPEL DE FONDS DE LA DE AUPRES

   

Etablissement

Analyse

de

     

d'une requête

la

requête.

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54

DE LA CA Virement des fonds Présentation du budget au Partenaire. Elaboration d'un protocole d'accord
DE LA CA
Virement
des fonds
Présentation
du
budget
au
Partenaire.
Elaboration
d'un
protocole
d'accord
avec
le
partenaire.
APPEL DE FONDS
DES ANTENENS
Soumission
d'une
AUPRES
DU
requête
de
PARTENAIRE
financement.
Information
Information
Virement de fonds
à
l'issu
de
APPEL DE FONDS
DES ANTENNES
AUPRES DE LA DE
l'approbation de la
requête transmise
par les antennes
(vide)
Approbation
et
soumission
au
bailleur.
Elaboration
d'un
protocole
d'accord
avec
le
partenaire.
Soumission
APPEL DE FONDS
DU CA AUPRES
DU PARTENAIRE
d'une
établissement
du
requête
de
Budget
financement

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55

       

Visa

   

du

Visa

du

chèq

BANQUE

Montant>25 000

Visa du chèque

 

chèque

ue

Visa du chèque

GESTION

DES

           

SANCTIONS

ET

Approuve ou rejette la sanction

LICENCEMENT

TOUT PERSONNEL

   

Visa

de

la