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Cdigo: EI-PD-01

PROCESO EVALUACIN INDEPENDIENTE


PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Versin: 4.0
Fecha: Octubre 03 de 2014
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1. Objetivo:
Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros
e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema de Gestin de Calidad es conforme con las
disposiciones planificadas, con los
os requisitos de las norma NTC GP 1000:2009, y con los requisitos estaest
blecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los
Objetivos institucionales y de Calidad.
2. Alcance:
Este procedimiento abarca desde la planeacin y ejecucin de las auditoras internas del Sistema de GesGe
tin de la Calidad a los procesos de la entidad a nivel central y nivel territorial, hasta el seguimiento de las
Acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.
3. Definiciones:
P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar
Planear: Evaluar los elementos definidos que dan respuesta al qu y al cmo, los cuales generalmente se
muestran en la caracterizacin; la poltica de calidad, conocimiento y aplicac
aplicacin;
in; los objetivos de calidad y
el aporte del proceso a los mismos.
Hacer: La aplicacin sistemtica de los procedimientos definidos aplicables.
Verificar: Los controles implementados y las evidencias guardadas en registros del seguimiento y medicin que hace el Responsable del proceso para el logro de los resultados planificados.
Actuar: Implementacin dinmica, permanente y sistemtica de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Auditora: Proceso
roceso sistemtico, independiente y documentado para ob
obtener evidencias de la auditora y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de audiaud
tora
NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se reare
lizan por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos
(ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestin o para obtener informacin para la mejora del sissi
tema de gestin). Las auditoras internas pueden
p
constituir la base para la auto declaracin
de
de conformidad
de una organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia
puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se audita o libre de prejuicios o conflicto de intereses. ISO 19011:2011(E)
NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y terc
tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters
int
en la organizacin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a

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cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el
registro o la certificacin de conformidad.
NOTA 3 Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditora combinada.
NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar
au
a un nico auditado,
auditado se denomina auditora conjunta.
NOTE 5 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.1.
Auditora Interna de Gestin: Anlisis sistemtico de los resultados obtenidos como producto de la ejecuejec
cin de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos y actividades, verificando el nivel de eficaefic
cia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluacin de la economa y eficiencia en la
utilizacin de recursos, la observancia a las normas jurdicas involucradas en cada caso y la evaluacin
del efecto que las actividades, de tal forma que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, gen
generando valor agregado en el proceso auditor
auditor.
Auditora Interna de Calidad: Proceso sistemtico, independiente y documentado para
par obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de
la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, efief
ciente y efectiva .
Criterios de auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra
los cuales se compara la evidencia de auditora.
auditora
NOTA 1 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.3.
NOTA 2 si los criterios de auditora son legales, se utilizan a menudo los trminos cumple o no cumple en un hallazgo de auditora
pert
Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
NOTA La evidencia
ia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.4]
Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora (3.3) recopilada
frente a los criterios de auditora.
NOTA 1 Los hallazgos de auditora indican conformidad o no conformidad.
NOTA 2 Los hallazgos de auditora pueden llevar a la identificacin de oportunidades de mejora o al regi
registro de mejores prcticas.
NOTA 3 Si los criterios de auditora son seleccionados de requisitos legales
legales o de otra ndole, los hallazgos
de auditora se denominan Cumplimiento o Incumplimiento.
NOTA 4 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.5. ISO 19011:2011(E)
Conclusiones de la auditora: Resultado
R
de una auditora tras considerar los objetivos de la auditora y
todos los hallazgos de la auditora.
auditora
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.6.
Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora.

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NOTA 1 En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser el auditado (o la
persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa pude venir de diferentes
fuentes tales como entes reguladores, partes contratantes
con
o clientes potenciales.
NOTA 2 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.7.
Auditado: Organizacin
rganizacin que est siendo auditada
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.8]
Auditor: Persona que lleva a cabo una auditora
Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de
expertos tcnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
[ISO 9000:2005, definicin
nicin 3.9.10]
ersona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor
auditor.
Experto tcnico: Persona
NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o
la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural.
NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.11] ISO 19011:2011(E)
Observador: Persona
ersona que acompaa al equipo auditor pero no audita.
NOTA 1 Un observador no es parte del equipo auditor y no influencia o interfiere con la realizacin de la
auditora.
NOTA 2 Un observador pude ser una
u persona del auditado (un regulador u otra parte interesada que fue
testigo de la auditora.
Gua: Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.
Programa de auditora: Conjunto
onjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo dete
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.2.
Alcance de la auditora: Extensin
xtensin y lmites de una auditora
NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de
la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.13]
Plan de auditora: Descripcin
ipcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.12]
Riesgo: Efecto
fecto de la incertidumbre en los objetivos
NOTA Adaptado de la Gua ISO 73:2009, definicin 1.1.

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Competencia: Habilidad
abilidad para aplicar conocimientos
conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados
ISO 19011:2011(E)
NOTA Habilidad implica la aplicacin apropiada de comportamiento personal durante el proceso de audit
auditora
Conformidad: Cumplimiento
umplimiento de un requisito
[ISO 9000:2005, definicin 3.6.1]
No conformidad: Incumplimiento de un requisito
[ISO 9000:2005, definicin 3.6.2]
Sistema de gestin: Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos
NOTA Un sistema de gestin de una organizacin
organizacin puede incluir diferentes sistemas de gestin, tales como
sistema de gestin de calidad, un sistema de gestin financiero o un sistema de gestin ambiental.
[ISO 9000:2005, definicin 3.2.2]
4. Generalidades del procedimiento:
Enfocar la realizacinn de las auditoras internas del Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio a la
mejora continua cumplimiento del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Las Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad se realizan a los procesos de la entidad que
se consideren como auditables por parte del Seor Ministro, el Representante de la Alta Direccin para el
Sistema de Gestin o el Jefe de la Oficina de Control Interno, con base en el estado y la importancia de los
procesos por auditar, as
s como los resultados de auditoras previas, sin embargo cada proceso debe audiaud
tarse por lo menos una vez al ao. La planificacin de las auditorias se efecta al inicio de cada ao tteniendo como fundamento lo anteriormente expuesto.
El Ministerio forma y mantiene capacitado al grupo de auditores para el desarrollo de la Auditora Interna
del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando la cantidad de procesos y las Direcciones Territoriales
para determinar el nmero mnimo de integrantes.
Los Auditores Internos de Calidad no realizan auditoras a las reas de las cuales hacen parte el desarrollo
de sus procesos y funciones.
Los Auditores Internos de Calidad deben realizar estrictamente el procedimiento definido para este ejerciejerc
cio, as como utilizar exclusivamente los formatos definidos en ste.
Durante el inicio del proceso de auditora se deben contemplar los riesgos de la auditoria segn el proceproc
dimiento de Gestin de riesgos de la entidad Gestin de Riesgos ASIG-PD-05
Todo el personal vinculado al Ministerio de planta, provisional, contratista, pasante y dems formas de
contratacin, estn sujetos a ser auditados, por lo cual deben estar informados y preparados para tal fin.
Si el Responsable del proceso auditado no est de acuerdo con el resultado de la auditora y no se logra
conciliar las diferencias, el Auditor Interno de Calidad debe consultar el tema con el Jefe de la Oficina de
Control Interno y con el responsable del SIG para tomar la decisin correspondiente.

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5. Descripcin de las actividades


No.

Actividad
Elaborar Programa de Auditoras
Auditoras, estableciendo objetivo y alcance de la auditora.
auditora

1
NOTA: Este programa tambin incluye las auditorias de
segunda y tercera parte.

Responsable

Jefe Oficina de
Control Interno

Presentar en Comit de Coordinacin del Sistema de


Comit Coordi-iControl Interno, el Programa de Auditoras para su
nador del Sisteeconocimiento y aprobacin.
aprobacin
ma de Control
Interno
Remitir all Grupo de Comunicaciones el Programa de Jefe Oficina de
Auditoras aprobado para gestionar su divulgacin y Control Interno
publicacin mediante el correo institucional.
Convocar el equipo auditor, para comunicar las directrices sobre la ejecucin de las auditoras internas.
internas
Nota: Ell equipo auditor se conformar de acuerdo a los Jefe Oficina de
requisitos establecidos en el numeral 8.1 Anexo perfil Control Interno
del auditor, de este procedimiento.
Nota: En el caso de auditoria externa se seguirn los
requisitos de los procedimientos de contratacin.
Revisar los
os criterios asociados a los procesos objeto de
auditoria,, tomando como referente el anexo 8.2 de este
procedimiento.
Elaborar y presentar el plan de auditoras al Jefe de la
Oficina de Control Interno para su aprobacin y postepost
rior socializacin a los procesos a auditar
auditar, con mnimo Equipo Auditor
ocho (8) das de anticipacin
anticipacin.
Nota 1: En caso de requerir ajustes el Plan de AuditoAudit
ria, ser devuelto al equipo auditor para su respectiva
modificacin.

PROGRAMA DE
AUDITORAS INTERNAS
EI-PD-01-F-08

Jefe Oficina de
Control Interno
2

Registro
/documento

Preparar los formatos, formularios y listas de chequeo a


Equipo Auditor
utilizar en la auditora. R
Relacionando en la Lista de

PROGRAMA DE
AUDITORAS INTERNAS
EI-PD-01-F-08
ACTA DE REUNIN
ASIG-F-05
Solicitud de Apoyo
Comunicaciones
CI-F-01
LISTADO DE ASISTENCIA A REUNIONES GTH-F-05
Memorandos remitidos al Equipo Auditor

PLAN AUDITORIAS
INTERNAS
EI-PD-01-F-04
Memorandos remitidos a Responsables
de procesos

LISTA DE CHEQUEO

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No.

Actividad

Responsable

Chequeo los criterios a evaluar durante el desarrollo de


la auditora.

Registro
/documento
AUDITORIAS INTERNAS
EI-PD-01-F-03

Realizar Reunin de Apertura con los auditados y part


participantes invitados al proceso informando sobre el objetivo, alcance de la auditora y dems consideraciones.

Equipo Auditor

ACTA DE REUNIN
ASIG-F-05

Ejecutar el Plan de Auditora Interna, aplicando tcn


tcnicas de auditora, tomando
ando como referente el anexo 8.3
de este procedimiento y diligenciar el formato LISTA
DE CHEQUEO

eterminar la conformidad de los requisitos evaluados


Determinar
con base en la evidencia proporcionada por los auditados.
Nota 1:: Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Co
Conformidad, Observacin y No Conformidad. Revisar def
definiciones del numeral tres (3) de este procedimiento.
Nota 2: Para
ara el caso de auditoria de segunda y tercera
parte los tipos
pos de hallazgos se deben aprobar junto con
el proveedor.
Nota 3: En caso de que el Equipo Auditor necesite esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante
la ejecucin de la auditora y en la solucin de posibles
problemas es necesario consultar un experto tcnico
para as definir de manera precisa los eventuales
hallazgos.
Realizar reunin de cierre presentando a los auditados
los resultados de la auditora,
auditora destacando fortalezas
encontradas en el ejercicio, informando los
lo hallazgos y
las conclusiones de la auditora.

Equipo Auditor

EI-PD-01-F-03

Equipo Auditor

Si el auditado no est de acuerdo con la relacin de las


desviaciones,, es el momento para discutirlo con el aua
ditor
tor y llegar a una conciliacin,
conciliacin si no se da, se deja
consignado en el informe Fina
Final.

10

Elaborar y presentar el informe de auditora interna al


Jefe de la Oficina de Control Interno para su aprob
aprobacin, soportado en el anlisis de la informacin recolecrecole
tada y los hallazgos detectados, suministrando una
clara descripcin de los eventos que se presentaron

LISTA DE CHEQUEO
AUDITORIAS INTERNAS

Equipo Auditor
Interno
Jefe Oficina de
Control Interno

ACTA DE REUNIN
ASIG-F-05

Informe de Auditoras
Internas
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No.

Actividad

Responsable

Registro
/documento

durante la auditora.
Nota: En caso de presentarse
present
observaciones por parte
del Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuar
los ajustes pertinentes
es y remitir nuevamente el InforInfo
me de Auditoras Internas al Jefe de la Oficina de Control Interno.

11

Informe de Auditoras
Internas de Calidad
Remitir Informe de Auditora Interna al auditado
auditado, requiEI-PD-01-F-06
riendo la elaboracin de los Planes de Mejoramiento Jefe Oficina de
correspondientes para subsanar los hallazgos efectuaefectu
Control Interno. Memorandos remitidos en la Auditora.
dos a Responsables
de procesos

12

Revisar el Informe de Auditoria Interna y formular el Responsable del


proceso
Plan de Mejoramiento conforme al PROCEDIMIENTO
FORMULACIN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CO- Director TerritooRRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA - ASIGrial
PD-02
Director Tcnico

REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS,


PREVENTIVAS Y DE
MEJORA
ASIG-PD-02-F-01

13

Consolidar los resultados de las auditoras internas Funcionario


Informe Consolidado
adelantadas y presentar al Jefe de la OCI para revisin Oficina de Conn- de las auditoras iny aprobacin.
trol Interno
ternas de calidad.

14

Acta de reunin
Presentar los resultados del informe consolidado de
ASIG-F-05.
auditoras internas de calidad al Representante de la Jefe Oficina de
Presentacin de reAlta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin Control Interno
sultados Auditoras
SIG y a las dems partes interesadas.
Internas de Calidad.
Jefe Oficina de
Control Interno.

15

16

mejoraProgramar los seguimientos a los planes de mejor


Memorando
miento documentados.
Profesional Ofi-icina
Control
Interno
Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones Profesional Ofi-i-

Formato seguimiento

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No.

Registro
/documento
definidas dentro de los planes de mejoramiento, conco
cina
Control a las acciones Coforme al PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y S
SE- Interno
rrectivas, Preventivas
GUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PR
PREy de Mejora
VENTIVAS Y DE MEJORA - ASIG-PD-02 -.
(ASIG-PD-02-F-02)
Nota 1: El equipo auditor interno de calidad verifica el
cumplimiento de las acciones definidas por el Auditado.
Actividad

Responsable

6. Requerimientos Tcnicos (puntos de control de las actividades del numeral 5).


Actividad 2: Revisar y aprobar la propuesta del Programa de Auditoras Internas, ajustando las inclusiones
o exclusiones determinadas por el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno.
Interno
Actividad 5: Revisar y aprobar el plan de auditora interna de gestin y en caso de ajustes gestionar las
modificaciones correspondientes.
Actividad 12: Revisar informe de auditora interna y formular e implermentar el plan de mejoramiento coc
rrespondiente.
Actividad 16: Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones, con
on el fin de verificar la eficacia de
las acciones tomadas para mantener el sistema.
Aspectos a considerar

En la reunin de apertura de la auditoria se:

Presenta el equipo auditor


Presenta el objetivo de la auditoria
Presenta el plan de auditoria
Presenta metodologa de la auditoria
Confirman los canales de comunicacin.
Responden inquietudes de los auditados.

En la reunin de cierre de la auditoria se debe explicar:


Que la evidencia recopilada se bas en una muestra de la informacin disponible.
El mtodo de presentacin de la informacin.
La forma de tratamiento de los hallazgos
Presentacin de hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora.
Forma de tratamiento de actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: implementacin de
acciones correctivas,
orrectivas, tratamiento de quejas de auditoria.
Los planes de mejoramiento (acciones correctivas, preventivas y de mejora) las deben enviar los auditados
en un lapso mximo de 15 das hbiles.

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Las competencias del equipo auditor debern ser evaluadas de acuerdo a su desempeo y es importante
tener en cuenta los resultados obtenidos para fortalecer el grupo de auditores internos existentes.
7. Anexos
7.1 Anexo perfil del auditor
El Auditor Interno debe tener conocimientos de las reas sealadas a continuacin.
Principios, procedimientos y mtodos de auditoria
Sistemas de gestin y documentos de referencia
Contexto de la organizacin
Requisitos legales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado.
Conocimientos especficos en auditora.
PARMETRO
Educacin

REQUISITOS
-

Formacin Tcnica, Tecnolgica o Funcionario en cualquier disciplina.

Certificado de auditor interno expedido por una entidad autorizada y


aprobada.

Normas de los sistemas de gestin implementados en el Ministerio

Comunicacin verbal y escrita.

Observacin

Buenas relaciones interpersonales

Pensamiento analtico y abierto a diferentes puntos de vista

Planificacin y organizacin del trabajo.

Responsabilidad

Mantener confidencialidad y seguridad


seguridad de la informacin.

Conocimientos

Habilidades

El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades:

Elaborar el plan de auditoras.


Preparar los documentos necesarios para la realizacin de la auditora.
Revisar previamente la documentacin relacionada con el Sistema Integrado de Gestin.
Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados.

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Presentar ante los auditados los resultados de las auditoras y concertar las diferencias que se
puedan presentar.
Presentar a la Oficina de Control Interno los resultados de las auditoras realizadas.
Solicitar la formulacin de las acciones, y realizar el seguimiento y verificacin de la eficacia y efe
efectividad a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn corresponda.
Las dems que le sean asignadas
asignadas para la adecuada gestin de las auditoras internas en el MinisMini
terio del Trabajo
Para el caso de auditoras de segunda y tercera parte, la competencia del auditor se deja consigconsi
nada en Estudios previos Contratacin Directa diferente a prestacin de servicios
ser
profesionales
GC-PD-02-F-03

7.2 Anexo Documentacin asociada a los procesos objeto de auditoria


El equipo auditor deber como mnimo revisar los siguientes documentos:

Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditora.


Documentacin publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestin
Mapa de Riesgos del Proceso
Plan de Accin del Proceso
Requisitos del cliente
Indicadores
Planes de Mejoramiento
Resultado de auditoras anteriores

7.3 Tcnicas de Auditora


Dentro de las tcnicas de Auditora que pueden ser empleadas para obtener evidencias suficientes
suficien sobre las

cuales emitir hallazgos, no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y


recomendaciones respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditora estaest
blecidos, son:
Encuestas
Entrevistas
Bases de datos con informacin
Observacin y anlisis de actividades y procedimientos
Pruebas selectivas
Revisin documental y de registros
Resultados de retroalimentacin con el cliente
Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo