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ADMNISTRACION LOGISTICA
Contenido
............................................................................................................................ 1
LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACION...................................................3
1. ORIGEN DEL ALMACEN.................................................................................. 3
2. ORGANIZACION DEL ALMACEN......................................................................4
2.1 Finalidad................................................................................................... 4
2.2 Actividades y Deberes................................................................................ 5
2.3 Elementos del Almacn............................................................................... 5
2.4 Funciones de los elementos.........................................................................7
3. CICLO DE ALMACENAMIENTO........................................................................8
3.1 Recepcin................................................................................................. 8
3.2 Almacenamiento propiamente dicho............................................................12
3.3 Despacho o Entrega.................................................................................. 13
3.4 Control.................................................................................................... 16
4. DISEO FSICO DEL ALMACN.......................................................................16
4.1.
4.2.
LAY-OUT................................................................................................ 17
4.4.
4.5.
4.7.
IDENTIFICACIN DE UBICACIONES........................................................26
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y que da origen a los almacenes, en razn de que nunca se podr contar con la
materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha
adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite
(Almacenes Industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondr
del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboracin, sino que es
necesario guardarlo despus de elaborado y mientras es adquirido (Almacenes
Comerciales).
Profundizando un poco ms en el tema, existen factores tales como la demanda,
la escasez, la obtencin de buenos precios, la lejana del lugar de obtencin, etc.
que obligan a las organizaciones a abastecer de materias primas o de producto,
en cantidad suficiente como para que puedan progresar y seguir adelante. Estos
factores exigen que se controle el abastecimiento, de manera de estar alertas para
evitar el agotamiento o la acumulacin de. Las existencias, en vista de la influencia
que estos dos aspectos tienen en la vida de la organizacin. Tambin son estos
factores los que obligan a disponer de locales donde guardar los materiales o
productos que se adquieren y que, lgicamente deben organizarse para dar un
buen servicio, saber lo que se tiene y proporcionarlo en tiempo y oportunamente.
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2.2 Actividades y Deberes
A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades
inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de
almacenes y que consisten en:
a) Recibirlos materiales que enva el proveedor u otro almacn.
b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.
c) Entregarlos a los depsitos
d) Guardarlos ubicados
e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o prdida.
f) Controlar su estado y ubicacin
g) Entregarlos cuando los soliciten con autorizacin
Controlar su movimiento fsico para solicitarlos en caso necesario.
Estas actividades se renen por su afinidad o similitud y pueden constituir los
deberes del Almacn que se inician con la recepcin y terminan con la solicitud.
De renovacin o reposicin, como se puede apreciar a continuacin.
Recibir los materiales
Clasificarlos
Almacenarlos ubicados
Mantenerlos y cuidarlos
Entregarlos con autorizacin
Controlarlos
Solicitar su reposicin
Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovacin se volver al
primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuar con los otros. Este
ciclo es conocido como CICLO DE ALMACENAJE y su realizacin est
encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.
2.3 Elementos del Almacn.
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Recepcin
Almacenaje y entrega
Control
Mantenimiento
Y que al desempear las tareas inherentes a sus funciones debern, actuar
coordinadamente para cumplir con la finalidad o el objetivo del almacn. La
mencionada coordinacin se logra si todos los almacenes actan bajo un slo
comando o jefatura que dirige y coordina el trabajo, asumiendo la responsabilidad
de que el almacn cumpla su finalidad dentro de la organizacin.
2.4 Funciones de los elementos
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3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Al citar en lneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indic que est
constituido por los deberes que tiene' el almacn, para lograr la finalidad que le
corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece, y que estos deberes
constituan las funciones de los elementos que formaban el almacn. Por ello se
ver en este captulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar
o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que
los agrupa.
3.1 Recepcin
Este elemento del almacn es el encargado de recibir los artculos que Compras
adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que
usan el material, y su labor consiste en:
Descarga
Desembalaje
Inspeccin, Verificacin o chequeo
Ingreso o entrega a los depsitos, informando su llegada y elaborando un
parte o informe de recepcin e ingreso.
Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artculos y
poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilizacin.
3.1.1 Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los
artculos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que sern
recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecnicamente, y para hacerlo es
conveniente que el personal que debe recibir los artculos sepa anteladamente,
cual es la mercadera que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera
que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo de
tiempo posible y con los medios adecuados.
Su principal preocupacin debe ser reducir al mnimo los gastos de recepcin y
evitar prdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que sta
puede dar lugar a deterioro de los materiales.
Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepcin tendr que disponer
de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que
este espacio deber estar situado de manera tal que los vehculos q medios en
que han sido transportados los materiales, puedan acercarse a l lo ms posible,
evitando as largos recorridos que demoran la tarea. Contar tambin con
personal experto en la descarga, logrando as un. Buen manipuleo de los bultos.
En muchos casos son los propios medios de transporte los que con su personal
efecta la descarga, luego es preocupacin primordial del que recibe vigilar que
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posible, permitiendo que todos los artculos puedan ser alcanzados fcilmente por
el personal de despachadores, o por el personal de inventarios para su control.
Es funcin del personal del almacn ubicar los materiales de acuerdo a lo ya
establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que
pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el cdigo de ubicacin que
indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.
La forma de almacenar depende del artculo. En s y de las disposiciones que la
jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el sistema de
despacho que hay que seguir y que se tratar posteriormente.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento
propiamente dicho son:
Ubicacin de los artculos
Distribucin de los locales
Mtodos o procedimientos de almacenaje
Control de los artculos
Clasificacin y simbolizacin de los artculos
Reposicin
Que se tratarn minuciosamente ms adelante.
3.3 Despacho o Entrega.
Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de una orden o
vale de salida, tambin denominada Nota de Entrega y que constituye un
comprobante del movimiento efectuado.
El despacho constituye la ltima parte del almacenamiento y en l hay que tener
en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los
artculos, por cuanto con la entrega se efecta la rotacin de ellos, y sta debe ser
planificada para evitar la formacin de pequeos saldos que generalmente llegan
a constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequea magnitud. Adems,
hay que salir de los artculos antes de que hayan alcanzado el lmite de
conservabilidad, y por ello es que en todos los artculos debe adoptarse el mtodo
o sistema de que lo que entra primero sale primero, que se explica a continuacin:
3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero.
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Se utiliza para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin
ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser
ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el
depsito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a
retirar de su ubicacin las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando
aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero.
Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias ms
antiguas, o mejor dicho, que un artculo de gran movimiento permanezca en el
Almacn sin efectuar su rotacin.
La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en determinadas
mercaderas pero en muchos casos en que los artculos son pesados resulta
sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por esta razn se
han previsto variaciones de este sistema que eviten el manipuleo innecesario de
las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida.
Dichos sistemas son:
Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupn desglosable formado
de dos partes iguales,, que tienen el mismo nmero y donde se indica la ubicacin
del artculo. Al llegar la mercadera se coloca el cupn desglosando una parte y
guardndola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez
que el artculo sea solicitado, se saca el cupn ms antiguo y se despacha el
artculo que tiene el mismo nmero, asegurndose as la rotacin de todos los
artculos.
Sistema de doble rea: Este sistema asigna a un artculo doble rea de la que
necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se
almacena en el espacio libre de la ubicacin y no se despacha hasta terminar con
la. Que ya exista. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar la
necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es posible
tener.
Sistema de separacin mvil: Es utilizado generalmente con artculos que
pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en
despachar siguiendo una direccin, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo
de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, s colocan los artculos
recin llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos
efectuados, o sea, a la derecha, y se comienza a despachar del lado contrario es
decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el sentido o direccin en
que se toman los artculos para su entrega. Hay que tener especial cuidado en
vigilar los que quedan al centro para evitar que al cambiar de Direccin no se
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que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su
equivalente en el artculo que se est despachando.
3.4 Control.
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4.2. LAY-OUT
Como se describe en la segunda fase del diseo de almacenes, el Lay-Out
corresponde a la disposicin de los elementos dentro del almacn. El Lay-Out de
un almacn debe asegurar el modo ms eficiente para manejar los productos que
en l se dispongan. As, un almacn alimentado continuamente de existencias
tendr unos objetivos de Lay-Out y tecnolgicos diferentes que otro almacn que
inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido.
Cuando se realiza el Lay-Out de un almacn, se debe considerar la estrategia de
entradas y salidas del almacn y el tipo de almacenamiento que es ms efectivo,
dadas las caractersticas de los productos, el mtodo de transporte interno dentro
del almacn, la rotacin de los productos, el nivel de inventario a mantener, el
embalaje y pautas propias de la preparacin de pedidos.
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GESTIN DEL ALMACN ORGANIZADO
Caractersticas:
Principio: No
existen
ubicaciones
preasignadas. Los productos se
almacenan
segn disponibilidad de espacio y/o criterio del
almacenista.
Caractersticas:
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El diseo externo del almacn abarca la orientacin del edificio, las vas de
acceso, muelles, andenes, plataformas, pasarelas, rampas, puertas, dimensiones
del edificio destinado al almacenamiento (superficie, altura).
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ACCESOS
El diseo de accesos es un aspecto fundamental cuando se busca minimizar la
interferencia entre los vehculos que participan del proceso de entrega y recogido
desde y hacia el almacn, as como tambin busca minimizar la interferencia entre
los medios de carga y descarga y el personal que transita por las vas de servicio.
Para planificar de la mejor manera los accesos y cerramientos se debe tener en
cuenta que:
Los accesos en forma de "Y" son los que ofrecen mayores ventajas; los
vehculos que entran en el almacn pueden abandonar rpidamente la
carretera sin bloquear el trfico; y los que salen pueden incorporarse al
trfico con mayor facilidad.
La carretera de acceso directo al almacn deber ser - preferentemente de doble calzada, y su longitud no ser inferior al doble del camin ms
largo.
Las vas de servicio pueden ser dobles (de anchura superior a 8 metros) o
simples (de anchura superior a 4 metros), siendo estas ltimas las que
permiten la circulacin ms segura.
Las puertas de acceso tienen que ser independientes para peatones y para
vehculos.
Muelles
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Estos objetivos nacen del reconocimiento de los siguientes siete principios bsicos
del flujo de materiales:
Principio
Descripcin
Recorrido
Mnimo
Espacio Mnimo
Agrupacin
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curso elevados y, por tanto, costosos.
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Zona de recepcin
Zona de almacenamiento
Zona de preparacin de
pedidos
Zona de expedicin o
despacho
rea de clasificacin
rea de adaptacin
rea de consolidacin
rea de embalajes
rea de devoluciones
Zonas auxiliares
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rea de servicios
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Codificacin por pasillo: En este caso, son los pasillos los que se codifican con
nmeros consecutivos. La profundidad de las estanteras se codifica con
numeraciones de abajo hacia arriba, asignando nmeros pares a la derecha e
impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el siguiente
pasillo.
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