SERPOST S.A.

. PRESENTACIN
La Empresa Servicios Postales del Per S.A. - SERPOST S.A., es una persona
jurdica de derecho privado organizada de acuerdo a la Ley de Actividad
Empresarial del Estado y a la Ley General de Sociedades, cuya actividad
principal es la prestacin de los servicios postales en todas sus modalidades
con mbito de accin a nivel nacional e internacional.
El Plan Estratgico es el instrumento bsico en la gestin postal, esencial en la
direccionalidad

y logro de objetivos de mediano y largo plazo, y en el

incremento de la competitividad del negocio postal.

Para que nuestra Empresa alcance la modernidad, eficiencia y competitividad
que exige el mercado postal y logre ofrecer las mejores soluciones a
usuarios y clientes, se requiere de un Liderazgo Estratgico que sea capaz
de conducir a la Empresa a una posicin slida, como actividad econmica y
como centro de interrelacin de la actividad humana.
MISIN
Garantizar a nuestros clientes un servicio postal oportuno y de
calidad, fortalecer la integracin social y contribuir

al desarrollo del

Pas.
VISIN
Ser reconocida
Per y en
Latinoamrica.

VALORES

como la Empresa lder en el servicio postal del

Orientacin al Cliente: Las empresas exitosas son las que dedican

tiempo

en satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes por

medio de un servicio de calidad, los clientes en este tiempo tienen un papel

sumamente crtico y se puede decir que forman parte del organigrama de
la institucin. La impecable y considerada atencin al cliente, determinar el
xito o fracaso de la Empresa, por lo tanto:
Sin clientes, no hay empresa
Eficiencia Operativa: Un rasgo de alta incidencia en el entorno actual
es la competencia, la cual est exigiendo que las organizaciones desarrollen
sus capacidades,

reformulen

sus polticas, optimicen la calidad de sus

servicios
Problema del caso _ Empresa SERPOST S.A.
Segn su plan estratgico esta empresa tiene problemas de informacin e
integracin de departamentos, tambin en el aspecto de eficiencia en el
trabajo.
Es as como nos muestra; la falta de informacin hace que la empresa no
pueda actuar frente a un consumidor que se actualiza.
La solucin para este caso sera la aplicacin del software ERP, el sistema de
planificacin de recursos empresariales, con el fin de gestionar mejor la
informacin que existe en la empresa.
ERP: Enterprise Resources Planning. (Sistemas de planificacin de
recursos empresariales)
Solucin integrada que soporta los procesos de la organizacin.
Visin completa de toda la gestin, considerando los efectos cruzados entre las
reas.
Base de datos nica, que vincula automticamente todas las reas segn sus
relaciones de datos.
Incorporacin de las mejores prcticas incluidas en el Software.
Algunos ejemplos:

 SAP
Dynamics (Axapta)
Peoplesoft
Por lo tanto el sistema a aplicar es:
Los ERP han integrado los procesos y la informacin al interior de las
empresas, generando importantes beneficios:
Ms eficiencia y menores costos.
Reduccin de errores, tiempos y reproceso
Ms y mejor informacin para tomar decisiones
Coordinacin entre las distintas reas de la empresa

Esta aplicacin, es un sistema de gestin de informacin que automatizan

muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestin global para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de
diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad
(de varios tipos), gestin de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes,
pedidos, nminas, etc. Lo contrario sera como considerar un simple programa
de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
nicamente esa parte.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a la informacin.

Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la

organizacin.

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del

negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente
manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y
disminucin de los costos totales de operacin.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la
resolucin de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa.
Asimismo, puede permitir un mayor control del inmovilizado en el inventario
permanente, conciliacin bancaria, liquidacin de impuestos, etc.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software
empresarial son que deben ser modulares y configurables:

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de

departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin
que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de
los ERP, tanto econmica como tcnica, es que la funcionalidad se
encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas,
control de almacn, recursos humanos, etc.

Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos

en el cdigo del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra
empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas
de programacin de cuarta generacin para el desarrollo rpido de
nuevos procesos.

Otras caractersticas destacadas de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando las

operaciones.

En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes,

completos y comunes.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de

sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se
conoce como reingeniera de procesos, aunque no siempre es
necesario.

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido

a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la
configuracin inicial de la aplicacin, que es comn. Las personalizaciones y
desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en
tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de
negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son
todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que
deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando
el sistema entra en funcionamiento. Por ello, antes, durante y despus de la
implantacin de un ERP es conveniente efectuar los siguientes procedimientos:

Definicin de resultados que debe de obtener con la implantacin de un

ERP.

Definicin del modelo de negocio.

Definicin del modelo de gestin.

Definicin de la estrategia de implantacin.

Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto

ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.

Entrega de una visin completa de la solucin que implantar.

Implantacin del sistema.

Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Implementacin del sistema ERP

Al implementar tales sistemas en una compaa, la metodologa tradicional
sola involucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios. Este fue el
esquema que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Esta
permite a los consultores tener acceso a las computadoras de la compaa con
el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de
implementacin del ERP, sin ayuda profesional. Este tipo de proyectos pueden
llegar a ser muy caros para grandes compaas, especialmente para
las transnacionales. Las compaas especializadas en la implementacin del
ERP, sin embargo, pueden agilizar estos procesos y completar la tarea en
menos de seis meses con un slido examen piloto.
A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas
muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de
consultoras tecnolgicas. La consultora en materia de ERP es de dos tipos, la
consultora de negocios y la consultora tcnica. La consultora de negocios
estudia los procesos de negocios actuales de la compaa y evala su
correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente
incluye la personalizacin de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las
necesidades de las organizaciones. La consultora tcnica muchas veces
implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten
modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

SUS VENTAJAS:
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus
necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software
cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio.
Diseo de ingeniera para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la
aceptacin hasta la satisfaccin completa, una compleja administracin de
interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados
en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y
la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un
ERP es que todo esto, y ms, estn integrado.

El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es

como ahora ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control
cuando el cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en ambos
productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la
suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para
identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger
a la organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje
industrial y crimen interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el
escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de
materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u
otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin
administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la
compaa para satisfacer las necesidades de los consumidores) que
incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no
arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interaccin con
los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a travs de
la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad
y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la
administracin de la manufactura.

LAS DESVENTAJAS:
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP se deben a la
inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de polticas
corporativas que afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y como se
mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de

trabajo, incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema trabaje
correctamente. Muchas compaas reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado
por personal que no est capacitado para el manejo del mismo.

Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores

que no estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la
compaa empleadora, proponiendo cambios en las prcticas de los
negocios que no estn sincronizados con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la

renovacin de sus licencias anuales, que no est relacionado con el
tamao del ERP de la compaa o sus ganancias.

El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas

inapropiadas de la estructura corporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse
al flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de
algunas compaas, este punto se cita como una de las principales
causas de falla.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la

ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados
puede afectar a otros participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras

aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr
estndares mnimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos
inexactos o no verificados) reducirn la confiabilidad de algunas
aplicaciones.

Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son
muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su

contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos

puede reducir la eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los

sistemas legales de los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las

necesidades reales del consumidor.

Conclusiones:

Un ERP es una aplicacin que integra en un nico sistema todos los procesos
de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos
estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando
por el momento permisos sobre disponibilidad, etc.) de una manera
centralizada.
Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples
aplicaciones (denominados comnmente suites) independientes o modulares
que duplican la informacin (aun cuando la enlacen automticamente) o no la
centralizan en una nica base de datos. Tambin elimina aquellos programas
que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin
motor de base de datos).
Por otra parte la definicin tradicional nos dice que los ERP estn diseados
para modelar y automatizar todos los procesos bsicos con el objetivo de
integrar informacin a travs de la empresa, eliminando complejas conexiones
entre sistemas distintos. Un ERP es una arquitectura de software que facilita el
flujo de informacin entre las funciones de manufactura, logstica, finanzas y
recursos humanos de una empresa.
As que a la caracterstica de la base de datos centralizada y de que los
componentes del ERP interacten entre s, consolidando todas las
operaciones, se debe aadir que en un sistema ERP los datos se introducen
una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser completos. Como
caracterstica colateral se puede aadir que, normalmente, las empresas deben
de modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.
Es lo que se conoce como Reingeniera de Procesos.
Estas caractersticas bsica debieran permitir diferenciar bsicamente entre
una suite de gestin (habitualmente compuesta de programas o mdulos de
facturacin y contabilidad) y un ERP puro que debiera incluir todas aquellas
funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestin de proyectos,
gestin de campaas, comercio electrnico, produccin por fases, trazabilidad,

gestin de la calidad, gestin de cajas descentralizadas o centralizadas (TPVs),

pasarelas de pago electrnico, gestin de la cadena de abastecimiento,
logstica, etc.) integradas y enlazadas entre s. No basta con tener algunas de
esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, aun cuando no
siempre las empresas las necesiten en este momento. Pero deben de estar
disponibles internamente para suplir las necesidades futuras.
En tanto la empresa obtendr mejores beneficios al automatizar sus procesos,
permitindole hacer reingeniera de procesos y as de esta manera arreglar los
defectos del proceso anterior que no era muy eficiente.