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CLASIFICACIN DOCUMENTAL

Usted ha sido contratado por la EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE


SANTANDER EMPAS S.A E.S.P para organizar la documentacin de los archivos de
gestin, esta empresa presta servicios de acueducto y alcantarillado en el
Municipio del Guanent; la empresa tiene el propsito de mejorar los servicios de
agua potable para ofrecer una mejor calidad de vida a la poblacin.
La empresa presenta la siguiente estructura organizacional (organigrama)

Taller
Cada uno de forma individual debe realizar lo siguiente:
1. Realice la codificacin del organigrama (codificacin alfanumrica), con el fin
de identificar en el rea las unidades administrativas productoras de documentos,
identificando las secciones, sucesiones existentes, debe tener en cuenta la tabla
de codificacin unidades administrativas.
2. Identificar mediante un cuadro de agrupaciones administrativas, las secciones
y sub-secciones con sus respectivos cdigos de identificacin.
3. Realice el cuadro de clasificacin documental general de la empresa de la
serie, subserie en forma ascendente, orden alfabtico y su unidad administrativa,
cada una de las anteriores con su respectivo cdigo de acuerdo a los estipulado
por el comit que diseo las tablas de retencin documental.

FONDO DOCUMENTAL: EMPAS S.A E.S.P

TIPO DE FONDO
CORRESPONDE A UNA EMPRESA
PBLICA O PRIVADA? PORQUE?

EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE


SANTANDER

CODIGO
GG
SG
OACI

CODIGO

SUBSECCIONES

SAF-CGH

GESTION HUMANA

SAF-CSG
SAF-CP

SAF-CSG SERVICIOS
GENERALES
SAF-CP PRESUPUESTO

SAF-CC

CONTABILIDAD

SAF-CT

TESORERIA

SC-CGC

GESTION COMERCIAL

SC-CSC

SERVICIO AL CLIENTE

SA-CEI

SA-CPE

EXPANSION DE
INFRAESTRUCTURA
OPERACIN DE
INFRAESTRUCTURA
PROYECTOS EXTERNOS

SA-CDC

CONTRATACION

SPI-CPCC

PLANEACION
CORPORATIVA Y CALIDAD
SISTEMAS DE
INFORMACION
COORDINACION DE
FORMULACION Y
SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS
ESTRATEGICOS

OAC
SAF

SC

SA

SECCIONES
GERENCIA GEENERAL
SECRETARIAA GENERAL
OFICINA ASESORA DE
CONTROL INTERNO
OFICINA ASESORA DE
COMUNICACIONES
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA

SUBGERENCIA
COMERCIAL
SUBGERENCIA
ALCANTARILLADO

SA-COI

SPI

SUBGERENCIA
PLANEACION E
INFORMACION
SPI-CSI

SGSPE

SUBGERENCIA DE
GESTION Y SEGUIMIENTO
DE
PROYECTOS
ESTRATEGICOS

CFSPE

Con la siguiente informacin entregada por la instructora y el organigrama de la


EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER EMPAS S.A E.S.P ,
realice el cuadro de clasificacin documental.
Para la empresa el cdigo de la serie y la subserie consta de dos nmeros, el
primero corresponde a la serie y el segundo a la subserie, los cuales surgieron de
un listado general que se form. Unificando la produccin documental de todas
las dependencias, estos fueron organizados alfabticamente y en forma
consecutiva ascendente.
A continuacin relaciono la primer serie y subserie documental en orden
alfabtico; debe codificar de la misma manera las otras series y subseries.
CODIFICACIN SERIES Y SUBSERIES EN FORMA ASCENDENTE- ORDEN ALFABTICO Y SU UNIDAD
ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

Codig
o

Serie

Actas

Cdig
o
1
2
3
4

Responsable

Cdig
o

Asamblea de socios
Comit de Archivo
Comit
de
control
interno
Comit Etica

Secretara General
Servicios Generales
Oficina Asesora de
Control
Oficina Asesora de
Control Interno
Servicios generales
Planeacin
Corporativa
y
Calidad
Gestin Humana

GC

5
6

Comit evaluador
Comit operativo mecicalidad

Comit paritario de
salud ocupacional
Hacer Siguientes ..

8
2
3

Subserie

SAF-CSG
OACI
OACI
SAF-CSG
SPICPCC

SAF-CGH

Asesora y Acompaamiento..
Autorizacin de matrcula para los servicios de acueducto y alcantarillado.

GERENCIA
Caja Menor
Circulares informativas
Circulares reglamentarias
Informes Entidades del Estado
Informe de Gestin
Resoluciones
Secretara general
Actas asamblea de socios
Actas de junta directiva
Circulares informativas

Conceptos jurdicos
Contratos arrendamientos
Contratos de compraventa
Contratos de consultora
Contratos interadministrativos
Contratos interventora
Contratos obra pblica
Contratos de prctica empresarial
Contratos Prestacin de servicios
Contratos de suministros
Derechos de peticin
Procesos disciplinarios
Procesos judiciales

Oficina Asesora de Control Interno


Actas de comit control interno
Actas de comit de tica
Asesora y acompaamiento
Circulares informativas
Informes Entidades del Estado
Informes de gestin
Plan anual de auditora
Planes de mejoramiento Entidades del Estado
Planes de mejoramiento interno
Seguimiento a la gestin
Oficina Asesora de Comunicaciones
Circulares informativas
Comunicaciones de prensa
Informes de gestin
Programa instituciones de TV
Subgerencia de Planeacin e Informacin
Circulares informativas
Informes Entidades del Estado
Informes de gestin
Inventarios del centro de documentacin
Presupuesto general
Coordinacin Planeacin Corporativa y Calidad
Acta comit operativo calidad
Acta revisin por la direccin
Planes de accin

Planes de gestin
Sistema de gestin y control
Coordinacin Sistema de Informacin
Actas de reunin
Historia de equipos de cmputo
Informes de gestin
Manuales de usuario
Manuales tcnicos
Plan actualizacin tecnologa
Plan de copias de seguridad
Plan de mantenimiento
Subgerencia Comercial
Circulares informativas
Informes de gestin
Coordinacin gestin comercial
Actas de reunin
Facturacin
Informes de gestin
Portafolio de servicios
Programa eventos de mercadeo
Coordinacin servicio al cliente P, Q y R (peticiones quejas y recursos)
Recursos de reposicin
Solicitudes de servicio
Programa participacin ciudadana
Subgerencia de alcantarillado
Circulares informativas
Informes entidades del Estado
Informes de gestin
Coordinacin Proyectos Externos
Actas comit tcnico
Autorizacin de matrcula para los servicios de acueducto y alcantarillado
Conceptos tcnicos
Informes de gestin
Proyectos disponibilidad del servicio
Proyectos externos
Coordinacin de Contratacin

Informes de gestin
Coordinacin Operacin de Infraestructura- Expansin de Proyectos
Actas de reunin
Actas de socializacin de proyectos
Conceptos tcnicos
Informes de gestin
Coordinacin Expansin de Infraestructura
Actas socializacin proyectos
Informes de gestin
Programa de servicio social
Proyecto saneamiento bsico
Proyecto de sistemas de alcantarillado y estructuras complementarias
Subgerencia Administrativa y Financiera
Circulares informativas
Informes de gestin
Coordinacin Gestin Humana
Actas comit paritario de salud Copaso
Historias laborales
Informes de gestin
Novedades de nomina
Planes formacin y capacitacin
Programas de bienestar social
Programas de salud ocupacional
Coordinacin de Presupuesto
Acta de conciliacin financiera
Certificado de devolucin de ingresos
Certificado de registro presupuestal
Ejecuciones de ingresos
Ejecuciones de gastos
Informes entidades del Estado
Informes de gestin
Libros de apropiaciones
Libros de compromisos y obligaciones
Libros de cuentas por pagar
Libros de ingresos
Libros de obligaciones y pagos
Libros de presupuesto

Coordinacin Contabilidad
Actas sostenible contable
Conciliaciones bancarias
Declaraciones de patrimonio
Declaracin de renta
Declaracin de industria y comercio
Declaracin de retencin en la fuente y reteiva
Estados Financieros Balance General
Estados de actividad financiera
Estados de cambios en el patrimonio
Estados de cambios en la situacin financiera
Flujo de efectivo
Informes entidades del Estado
Informes de gestin
Libros de contabilidad auxiliares
Libro caja diario
Libro de inventarios
Libro mayor y balances
Coordinacin de servicios generales
Actas comit de archivo
Actas comit evaluador
Informes de gestin
Inventarios de bienes de consumo
Inventarios de bienes muebles e inmuebles
Inventario individual de bienes devolutivos
Plan general de compras
Coordinacin de Tesorera
Caja menor
Certificados ingresos y retenciones
Certificados rete fuente
Certificados rete IVA
Conciliaciones bancarias
Conciliaciones de recaudo
Embargos judiciales
Informes de gestin
rdenes de pago

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL


EMPRESA DE AGUAS CLARAS EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
COD
.
1

SERIE

COD.

SUBSERIE

DEPENDENCIA

COD.

ACTAS

1
2
3

Asamblea de socios
Junta directiva
Comit control interno

SG
SG
OACI

Comit de tica

Comit
calidad

operativo

Revisin
direccin

por

Reunin

Reunin

Comit tcnico

10

Reunin
Socializacin
proyectos

de

11

Socializacin
proyectos

de

12

secretaria general
secretaria general
Oficina Asesora
de Control Interno
Oficina Asesora
de Control Interno
Coordinacin
Planeacin
Corporativa y
Calidad
Coordinacin
Planeacin
Corporativa y
Calidad
Coordinacin de
sistema
de
informacin
Coordinacin
gestin comercial
Coordinacin
proyectos
extremos
Coordinaciones
operacin
de
infraestructura
Coordinaciones
operacin
de
infraestructura
Coordinacin
expansin
de
infraestructura
Coordinacin
gestin humana
Coordinacin de

13
14

la

Comit paritario de
salud Copago
Conciliacin financiera

OACI
SPICPCC
SPICPCC
SPI-CSI
SC
SA-CPE
SA-COI
SA-COI
SA-CEI
SAFCGH
SAF-CP

Asesora
acompaamiento
Autorizacin
matrcula para
servicios
acueducto
alcantarillado
Caja

Certificado

Circulares

Conceptos

conciliaciones

15

Sostenible contable

16

Comit de archivo

17

Comit evaluador

y
de
los
de
y
1
2

Menor
Menor

1
2

Devolucin
de
ingresos
Registro presupuestal

Ingresos y retenciones

Rete fuente

Rete IVA

1
2
3
4

Informativas
Reglamentarias
Informativas
Informativas

Informativas

Informativas

Informativas

Informativas

Informativas

jurdicos

Tcnicos

Tcnicos

Bancarias

presupuesto
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin de
servicios
generales
Coordinacin de
servicios
generales
Oficina asesora
de control interno
Coordinacin
proyectos
externos
Gerencia General
Coordinacin de
tesorera
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
tesorera
Coordinacin de
tesorera
Coordinacin de
Tesorera
Gerencia general
Gerencia general
secretaria general
Oficina asesora
de control interno
Oficina asesora
de
comunicaciones
Subgerencia de
planeacin
e
informacin
Subgerencia
comercial
Subgerencia de
alcantarillado
Subgerencia
administrativa y
financiera
secretaria general
Coordinacin
proyectos
externos
Coordinacin
operacin
de
infraestructura
Coordinacin

SAF-CC
SAFCSG
SAFCSG
OACI
SA-CPE

GG
SAF-CT
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CT
SAF-CT
SAF-CT
GG
GG
SG
OACI
OAC
SPI
SC
SA
SAF
SG
SA-CPE
SA-COI
SAF-CC

Comunicaciones
prensa

10

Contratos

11

Bancarias

Recaudo

de

Declaraciones

12

Derechos de peticin

13

Ejecuciones

14

Embargos judiciales

15

Estados

Arrendamientos

Compraventa

Consultora

Interadministrativos

Interventora

Obra publica

Prctica empresarial

8
9

Prestacin
servicios
suministros

Patrimonio

Renta

Industria y comercio

Retencin en la fuente
y rete IVA

Ingreso

Gastos

1
2
3
4

16

Facturacin

17

Flujo de efectivo

18

Historia

de

Financieros
balance
general
Actividad financiera
Cambios
en
el
patrimonio
Cambios
en
la
situacin financiera

contabilidad
Coordinacin de
tesorera
Coordinacin de
tesorera
Oficina asesora
de
comunicaciones
Secretaria
general
Secretaria
general
Secretaria
general
Secretaria
general
Secretaria
general
Secretaria
general
Secretaria
general
Secretaria
general
Secretara
general
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Secretaria
general
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
tesorera
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
gestin comercial
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin

SAF-CT
SAF-CT
OAC
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SG
SAF-CC
SAF-CC
SAF-CC
SAF-CC
SG
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CT
SAF-CC
SAF-CC
SAF-CC
SAF-CC
SC-CGC
SAF-CC
SPI-CSI

19

Informes

Equipos de computo

Laborales

1
2
3

Entidades del estado


Gestin
Entidades del estado

Gestin

Gestin

Entidades del estado

Gestin

Gestin

Gestin

10

Gestin

11

Entidades del estado

12

Gestin

13

Gestin

14

Gestin

15

Gestin

16

Gestin

17

Gestin

18

Gestin

19

Entidades del estado

20

Gestin

21

Entidades del estado

22

Gestin

23

Gestin

sistema
de
informacin
Coordinacin
gestin humana
Gerencia general
Gerencia general
Oficina asesora
de control interno
Oficina asesora
de control interno
Oficina asesora
de
comunicaciones
Subgerencia de
planeacin
e
informacin
Subgerencia de
planeacin
e
informacin
Coordinacin
sistema
de
informacin
Subgerencia
comercial
Coordinacin
gestin comercial
Subgerencia de
alcantarillado
Subgerencia de
alcantarillado
Coordinacin
proyectos
extremos
Coordinacin de
contratacin
Coordinacin
operacin
de
infraestructura
Coordinacin
expansin
de
infraestructura
Subgerencia
administrativa y
financiera
Coordinacin
gestin humana
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin de

SAFCGH
GG
GG
OACI
OACI
OAC
SPI
SPI
SPI-CSI
SC
SC-CGC
SA
SA
SA-CPE
SA-CDC
SA-COI
SA-CEI
SAF
SAFCGH
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CC
SAF-CC
SAF-

20

21

22

Inventarios

Libros

Manuales

23

Novedades de nomina

24

rdenes de pago

25

Planes

24

Gestin

Centro
documentacin

Bienes de consumo

Bienes muebles
inmuebles

Individual de bienes
devolutivos

Apropiaciones

2
3

Compromisos
obligaciones
Cuentas por pagar

Ingresos

Obligaciones y pagos

Presupuesto

Contabilidad auxiliares

Caja diario

Inventarios

10

Mayor y balances

Usuario

Tcnicos

de

Anual de auditoria

2
3

Mejoramiento
entidades del estado
Mejoramiento interno

Accin

servicios
generales
Coordinacin de
tesorera
Subgerencia de
planeacin
e
informacin
Coordinacin de
servicios
generales
Coordinacin de
servicios
generales
Coordinacin de
servicios
generales
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin de
presupuesto
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
contabilidad
Coordinacin
sistema
de
informacin
Coordinacin
sistema
de
informacin
Coordinacin
gestin humana
Coordinacin de
tesorera
Oficina asesora
de control interno
Oficina asesora
de control interno
Oficina asesora
de control interno
Coordinacin
planeacin
corporativa
y

CSG
SAF-CT
SPI
SAFCSG
SAFCSG
SAFCSG
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CP
SAF-CC
SAF-CC
SAF-CC
SAF-CC
SPI-CSI
SPI-CSI
SAFCGH
SAF-CT
OACI
OACI
OACII
SPICPCC

Gestin

Actualizacin
tecnolgica

Copia de seguridad

Mantenimiento

Formacin
y
capacitacin
General de compras

10
26

Portafolio de servicios

27

Presupuesto general

28

Procesos

29

30

Programas

Proyectos

Disciplinarios

Judiciales

Instituciones de tv

Eventos de mercadeo

3
4

Participacin
ciudadana
Servicio social

Bienestar social

Salud ocupacional

Disponibilidad
servicio

Extremos

Saneamiento bsico

Sistemas
alcantarillado
estructuras
complementarias

del

de
y

calidad
Corporacin
planeacin
corporativa
y
calidad
Coordinacin
sistema
de
informacin
Coordinacin
sistema
de
informacin
Coordinacin
sistema
de
informacin
Coordinacin
gestin humana
Coordinacin
servicios
generales
Coordinacin
gestin comercial
Subgerencia de
planeacin
e
informacin
Secretaria
general
Secretaria
general
Oficina asesora
de
comunicaciones
Coordinacin
gestin comercial
Coordinacin
servicio al cliente
Coordinacin
expansin
de
infraestructura
Coordinacin
gestin humana
Coordinacin
gestin humana
Coordinacin
proyectos
externos
Coordinacin
proyectos
externos
Coordinacin
expansin
de
infraestructura
Coordinacin
expansin
de
infraestructura

SPICPCC
SPI-CSI
SPI-CSI
SPI-CSI
SAFCGH
SAFCSG
SC-CGC
SPI
SG
SG
OAC
SC-CGC
SC-CSC
SA-CEI
SAFCGH
SAFCGH
SA-CPE
SA-CPE
SA-CEI
SA-CEI

31
32

Seguimiento
a
la
gestin
Sistema de gestin y
control

33

Solicitudes de servicio

34

Recursos
reposicin
Resoluciones

35

de

Oficina asesora
de control interno
Coordinacin
planeacin
corporativa
y
calidad
Coordinacin
servicio al cliente
Coordinacin
servicio al cliente
Gerencia general

OACI
SPICPCC
SC-CSC
SC-CSC
GG