Hagler, Ronald.

The bibliographic record and information

technology. -- 3rd ed. -- Chicago : ALA, 1997.
Traduccin: Gabriela de Pedro Graciela Sepdalieri

Parte 1: Principios del control bibliogrfico

El amanecer de la civilizacin brilla desde un pasado distante, cuando la especulacin

y su comunicacin a travs del lenguaje diferenciaron al Homo sapiens de las otras especies
animales. El pensamiento y la accin humana se embarcaron en un camino de evolucin en la
medida en que las personas han examinado y analizado, y despus construido sobre, el
pensamiento y actividad humana del pasado. Este sigue siendo nuestro medio de descubrir lo
que hasta el momento era desconocido y modelar las actividades sociales y morales a travs
de la exploracin filosfica, religiosa y artstica. Esta es la razn por la que existen los
bibliotecarios y otros profesionales de la informacin: ellos preservan, almacenan, organizan
y recuperan la informacin existente por su valor prctico para ayudar a la gente a vivir y por
su valor en la generacin de nuevas especulaciones y por loo tanto la generacin de nueva
informacin.
En un tiempo, la nica forma de comunicar un hecho o una opinin era a travs de la
conversacin cara a cara, utilizando gestos y expresiones. Una comunidad desarrollaba su
base de conocimiento y las aplicaciones de la misma oral y colectivamente. La memoria
comunal estaba basada en aquel ciudadano imparcial, sabio y probablemente ms viejo, el
narrador, una persona cuya memoria hoy consideramos fenomenal el profesional de la
informacin original. Entonces, hace al menos diez mil aos, los seres humanos comenzaron
a comunicarse en formas grficas, al principio dibujos. Si bien estos an pueden ser vistos en
las hmedas cavernas de Lascaux y otros sitios, nunca sabremos si su preservacin fue
accidental a su propsito o si fueron intencionalmente creados como registros de eventos
para ser vistos e interpretados por espectadores en un futuro desconocido. No hay duda, sin
embargo, que tales dibujos fueron luego utilizados por los narradores como ayudas a la
memoria, y por los oyentes como ayudas tanto a la memoria como al entendimiento. Como
tales, ellas se convirtieron en una parte protegida y reverenciada de la herencia de cada
cultura oral.
La fuerza de la tradicin oral para mantener todos los canales de informacin
necesarios para el funcionamiento social est an intacta entre las culturas pre-alfabetizadas
que an existen en el mundo. Tampoco esta tradicin ha desaparecido completamente del
funcionamiento de la sociedad ligada a la imprenta del mundo industrializado, an en sus
segmentos ms alfabetizados antes del advenimiento de la comunicacin electrnica digamos, la Europa de mediados del siglo XIX, donde an los habituales sermones
dominicales eran impresos en forma rutinaria. Este mismo ejemplo, sin embargo, muestra
que partes de la tradicin oral de una sociedad son consideradas tiles para sus registros
escritos,, an a pesar de que su fuerza para inspirar o motivar pueda depender todava de una
presentacin oral inicial.

El documento permanente
La mayora de los historigrafos considera que las gentes de Sumeria, alrededor del
3500 a.C., han sido los primeros historiadores de la civilizacin. En el proceso de adopcin
de un estilo de vida menos nomdico y ms estable, encontraron que era til registrar
continuamente eventos materiales de su existencia en forma fsica, para una referencia
posterior por aquellos que ahora llamamos contadores, abogados y administradores. Estos
registros fsicos, creados para apoyar posteriores reclamos de derechos y de esta forma
destinados a permanecer en existencia al menos por un tiempo como evidencias de actividad
o pensamiento, son el inicio de nuestra herencia documental. Dado que estos registros son
ms permanentes (un trmino relativo en el mejor de los casos), nosotros los llamamos
documentos para distinguirlos de las efmeros, aunque tambin fsicas, ondas sonoras que
comprenden la comunicacin oral.
Las simples pero permanentes representaciones grficas como los dibujos
prehistricos en las cavernas, creados para ayudar a mantener una tradicin oral en mente,
podran ser y fueron reemplazados a medida que se deterioraban, o cuando sus imgenes
parecan necesitar una actualizacin, sin comprometer su inmutable valor informacional. Su
propsito era slo el de reforzar el contenido o la memoria de un mensaje transmitido
oralmente, no ser el mensaje. Para que un documento sirva como evidencia irrefutable de una
actividad, no obstante, ste debe ser tangible y original, o al menos una copia hecha bajo
condiciones controladas verificables. A diferencia del narrador oral, el documento no se
interpreta a s mismo y puede ser falsificado. De hecho, las interpretaciones del significado o
significancia de sus contenidos pueden variar violentamente, pero cada interpretacin
depende de y puede ser juzgada slo contra la evidencia documentaria original. Este modo de
estimar y transmitir informacin es enteramente diferente de la evidencia y comunicacin de
la tradicin oral, y una consecuencia mayor del mismo es que la herencia documentaria es
por naturaleza acumulativa, incluso repetitiva.
Un nmero creciente de documentos demandaba ms espacio para su
almacenamiento, y seguridad para su proteccin contra la destruccin tanto de las amenazas
de la naturaleza como del hombre. Un problema mayor fue la necesidad de una organizacin
crecientemente sofisticada, tanto fsica como intelectual, de modo que cualquier documento
especfico requerido con posterioridad pudiera ser recuperado eficientemente.
Pronto dej de esperarse que el narrador de la comunidad fuera el custodio de la informacin.
Su memoria colectiva personificada, el bibliotecario referencista actual, est entrenado para
no responder una pregunta desde la falible memoria personal. A medida que la cantidad y
variedad de detalles informacionales que podran necesitarse trascenda la habilidad de
cualquier persona individual para absorber lo suficiente, la persona encargada de la
administracin y recuperacin de informacin se fue volviendo ms y ms un tecncrata, un
diseador de sistemas y organizaciones de control de informacin, y un administrador que
mantiene el funcionamiento de esos sistemas y organizaciones. As, los antiguos sumerios
que recogieron y organizaron concienzudamente fragmentos y tabletas registrando cuentas,
promesas y reclamos, originaron tanto el archivo como la teora y servicio archivstico que
gobiernan la preservacin e interpretacin de documentos dentro del contexto de su creacin.
Como medios de fijacin del lenguaje en documentos escritos desarrollados, con
sofisticacin, en el Lejano Oriente y en el rea del Mediterrneo en el segundo milenio antes
de Cristo, fue inevitable que las secciones dibujadas fuera del contexto de la tradicin oral
(instantneas, en el sentido real) desearn ser puestas por escrito como partes del registro

documentario: Homero se volvi a la historia escrita, no slo una larga balada cantada. Si
crticos posteriores interpretaron los detalles histricos de Homero como leyenda o como
hecho, ha sido coloreado por cmo ellos recibieron y percibieron el contexto de una tradicin
oral versus una tradicin escrita, tanto como sobre la objetiva verificabilidad de los detalles
narrados: El medio es el mensaje. Platn no puede haber sido el primero en reconocer las
desventajas en los que se basa el desarrollo del conocimiento sobre escritura en lugar de una
comunicacin oral interactiva. Sin embargo, los documentos encarnan el conocimiento que
la gente necesita para progresar ms all de los logros tcnicos del pasado; entender la
naturaleza humana, relaciones y cultura; o slo dar a las emociones un necesario estmulo
ste ltimo a veces el ms til propsito de todos. As, conjuntamente con el documento
evidencial del archivo, el documento puramente comunicativo comenz a acumularse, (...) la
gente salv cualquier evidencia fsica tangible del pensamiento pasado, y as las instituciones
y profesin de bibliotecario fueron iniciadas.

Documentos y usos personales de la informacin

La gente recibe informacin en muchas formas. Observamos los fenmenos naturales
y hablamos con otros cercanamente o a la distancia. Reflexionamos sobre temas privados y
sobre lo que los medios masivos impresos y electrnicos nos brindan a nuestros ojos y oidos.
Contemplamos antigedades y obras de arte contemporneo. Notamos la influencia de
acciones, tanto de nosotros mismos, de otros, o de la naturaleza. Leemos. Como nuestras
mentes procesan e interconectan vastas cantidades de informacin, intentamos fijar en la
memoria bits de aquello que preveemos usar despus; semiconscientemente almacenamos
una gran cantidad ms para una posterior (y generalmente inesperada) remembranza, cuando
de pronto se vuelvan relevantes.
A medida que las necesidades laborales y personales se vuelven ms variadas y
complejas, las tcnicas de recuperacin de informacin de la memoria personal son menos y
menos adecuadas, as que dependemos ms y ms de los documentos. Cmo encontrar los
documentos correctos no es una habilidad innata; mucha de la educacin formal a todos los
niveles existe para pulir las habilidades de bsqueda e interpretacin de informacin.
Adems, ningn trabajo de cualquier clase es mejor entendido cuando est{a aislado de otros,
as que un tema muy importante en la recuperacin de informacin es conocer cundo y
cmo localizar ms de un documento que podra satisfacer la necesidad de informacin del
momento.
El narrador de la tradicin oral tipifica al pensador creativo cuyo procesamiento de
informacin involucra especulacin, contextualizacin, priorizacin, y procesamiento
emocional. El pensador es un crador y puede serle indiferente la conexin entre un nuevo
pensamiento y sus fuentes especficas. El contador, abogado o ingeniero tipifica la sociedad
alfabetizada. Este es el contador de habas, quien define, verifica y clasifica lo que se
considera como hecho objetivo y, recombinando hechos y bosquejando nuevas conclusiones,
justifica cada nueva opinin o descubrimiento por la cita de un precedente o una fuente. No
hay ninguna intencin de deslucimiento en esta aseveracin: mucho (quizs la mayora) del
pensamiento est basados en contar habas. Lo que es significativo aqu es que la forma en
que localizan, seleccionan por significado, y usan la informacin, constituye una distincin
mayor entre esos dos grupos.

Estas son las dos culturas de C.P. Snow y otros, los extremos del espectro que es el
puente entre el pensador de las humanidades y el profesional prctico de una ciencia
aplicada. Ambos dependen de documentos, pero mientras que la actividad de bsqueda de
informacin ms caracterstica del ltimo es buscar fuentes particulares, en un ndice de
artculos de revista especializado u otra referencia especfica al campo de la pregunta, es
ms probable que el primero se beneficie intelectualmente de la revisin (hojeo) de una gran
coleccin de obras o por el rastreo a travs de las obras de un individuo cuyos intereses
parezcan cercanos a los del inquisidor. Es una maravilla que uno pueda siquera intentar servir
a ambos tipos de demanda usando tcnicas similares de administracin de la informacin,
pero es que no pueden ser claramente separados en la prctica. Lo que es usualmente
necesario es una combinacin de las dos propuestas.

Informacin publicada
Mucha de la informacin que busca cualquier persona no es original. Ha sido ya
procesada e interconectada por alguien ms, cuyas conclusiones resultantes han sido fijadas
en palabras, fotos, smbolos. Este reprocesamiento de informacin bosquejado desde los
datos crudos de archivos, artefactos y expresiones artsticas ha sido publicado desde el ms
antiguo perodo de comunicacin humana, esto es, deliberadamente hecho pblico. La
publicacin no necesariamente implica un formato documentario, y un formato documentario
no necesariamente implica publicacin. As, la balada cantada en una corte medieval y la
teletransmisin de esta noche son publicadas ambas, a pesar del hecho de que se originaron
en un mtodo de comunicacin no-permanente, no-documentario. Sin embargo, si alguien
considera importante tal comunicacin efmera, sta posiblemente ha sido convertida a, y
probablemente tambin publicada en, un formato documentario. Por ejemplo, disertaciones y
actas de conferencias han sido impresas por siglos, y la preservacin de la comunicacin
electrnica como documentos sobre casettes o discos es ahora un lugar comn.
A la inversa, los documentos archivsticos son creados como un resultado del
funcionamiento natural de una organizacin o individuo. Cartas, minutas, diarios, facturas,
etc. no son originalmente producidos con el propsito de ser publicados (esto es, hacerlos
disponibles para que cualquiera los vea), an cuando muchos son publicados
subsecuentemente. Tampoco la reproduccin en muchas copias es sinnimo de publicacin.
El libro impreso y encuadernado de la forma ms tradicional no est publicado si fue
producido solamente para distribucin privada a receptores conocidos del autor.
La informacin publicada est, por definicin, abierta al escrutinio y objecin de
cualquiera, y tiene un lugar especial en la transmisin y preservacin de informacin
precisamente porque es escrutada y objetada pblicamente, y puede serlo continuamente. La
publicacin en el mundo acadmico es el ms claro ejemplo de este escrutinio porque est
acompaado por un sistema de revisin previa por parte de colegas, cuidadosamente
custodiado y administrado. La expectativa de que un periodista se adherir al cdigo de tica
de su profesin ejemplifica otra aproximacin a la constante valoracin que se hace de la
informacin publicada. Entre las publicaciones ms populares, es el el sistema de evaluacin
post-publicacin a travs de reseas lo que ayuda al buscador de informacin a separar lo
relevante de lo irrelevante y lo actual de lo obsoleto. La informacin publicada es el dominio
particular de las funciones bibliotecarias.

Tiempo de documentar
El lenguaje escrito registra palabras con (algn) significado pero divorciadas de su
sonido. Cualquier otra imagen grfica sobre documentos de ms de cien aos de antigedad
son pinturas estticas. La dimensin de duracin o tiempo es una parte esencial de la
tradicin oral, esto le da sonido, tono, ritmo, entonacin, gestualidad y movimiento. Nosotros
llamamos a un estado ms formal de la tradicin oral, una interpretacin, ya sea de msica,
drama, poesa, etc. Las interpretaciones pueden ser descriptas en palabras y figuras estticas,
as tenemos documentos que nos dan alguna nocin de cmo era una representacin de
Antgona en un antiguo anfiteatro griego, o cmo interpretaba Chopin su propia msica para
piano, pero de segunda mano y en un medio completamente inadecuado para transmitir su
realidad. Slo desde el advenimiento del filme cinematogrfico y las tcnicas de grabacin
elctrica, apenas unos cien aos atrs, puede una interpretacin ser preservada y estar
disponible como un documento fsico.
Los avances en tecnologas de fabricacin de documentos han sido tan rpidos en ste
siglo que es una sorpresa para algunos jvenes que sus abuelos no hayan sido capaces de
recuperar alguna interpretacin mediante una copia exacta de ella. An as, como cualquier
actor o msico atestiguar, dos interpretaciones de la misma obra nunca son idnticas. Slo
en los ltimos 20 aos es tcnica y comercialmente factible preservar imgenes y sonidos en
la virtualmente ilimitada cantidad en que el impreso ha preservado palabras en los ltimos
500 aos y usando una tcnica (digitalizacin), tan unificada e integrativa como la escritura
del lenguaje hablado ha sido por algunos miles de aos.
Ya que apenas unos cien aos separan el perodo en el que una interpretacin no
poda ser registrada en un documento preservable del perodo en el que s se puede, algunas
veces se olvida que algunos gneros interpretativos existen slo por virtud de sus
documentos resultantes. Por ejemplo, aunque un concierto de rock podra ser registrado sin
alteracin para su posterior emisin o preservacin permanente, un film cinematogrfico no
existe en vivo, independientemente de un documento fisico (el acetato o material
magntico desde el cual es proyectado) porque lo que ha sido fotografiado y registrado es
subsecuentemente editado. As, las pelculas, audio y videograbaciones, y otros documentos
fsicos que preservan la tradicin oral de la interpretacin desde finales del siglo XIX, se
unen a los tipos de documentos ms antiguos en el repositorio archivstico y la biblioteca,
aunque no siempre con una bienvenida completamente entusiasta.

La nueva tradicin oral

La descripcin anterior de la comunicacin oral como el proceso a travs del cual el
conocimiento se desarrolla en la sociedad pre-alfabetizada acenta la naturaleza
esencialmente transitoria del contenido de las comunicaciones. Cuando un mensaje es
comunicado oralmente, ese contenido es tanto enviado como recibido en un estado de cierta
fluctuacin. Cuando ste es registrado como un documento permanente manuscrito o
impreso, puede ser almacenado, fsicamente identificado (y por lo tanto localizado),
referenciado, y examinado atentamente en cualquier momento, reteniendo una objetividad
que trasciende tiempo, espacio y psicologa. No obstante, como una reliquia congelada en el
tiempo, la idea comunicada pierde al menos algo de la fuerza de su presentacin oral para
mover, convencer o persuadir. Su creador tambin pierde mucho control sobre el contexto en
el cual ser recibida. Mientras que esta idea comunicada puede an ser moldeada

dinmicamente bajo el activo escrutinio de una audiencia por medio de equilibrados

mecanismos formales del mundo impreso tales como cartas al editor y reseas, estos
mecanismos no integran rutinariamente con el original como en la tradicin oral. Cada uno
tiene una vida separada, y hay riesgo de que puedan no llegar a reunirse como partes del
mismo concepto.
Esto explica el por qu una comunicacin oral nunca puede ser completamente
reemplazada por un manuscrito, una publicacin impresa, o una audio o videograbacin
como un medio de configurar el desarrollo del conocimiento y la sociedad. An los
bibliotecarios y los archivistas, histricamente custodios de los documentos fsicos, llegaron
a perfeccionar los servicios de referencia basndose en fuentes y contactos diferentes de los
documentarios. Con todo, los 500 aos de hegemona de la imprenta en la era Gutenberg
fijaron y protegieron la primacia del documento fsico y por consiguiente de las teoras y
servicios de recuperacin de informacin basados sobre el documento fsico. Ese fundamento
es el tema central de este libro.
Mucho antes de Internet, los bibliotecarios se preocuparon por la naturaleza
transitoria del archivo de computadora. En la forma en que su contenido es establecido, este
medio es fsicoo documentario slo en el ordenamiento esencialmente temporario de
electrones. Cmo podra listarse (catalogar) o referirse (citar) mejor un archivo de
informacin digital sigue siendo problemtico an cuando el archivo tome su forma ms
tangible de preservacin sobre un carrete de cinta o un diskette. Las prcticas tanto externas
(fsicas) como internas (formateo de datos), aplicables a su preservacin y uso han cambiado
con una velocidad tal que hasta ahora han frustrado el necesariamente lento progreso hacia
reglas de identificacin convenidas y estables, y por lo tanto, el acceso.
Ahora, tanto estudiosos como aquellos en el negocio de la comunicacin perciben una
revitalizacin de la tradicin oral en su ms pura y tal vez ms catica forma en el uso
prevalente de Internet. La creacin de un documento preservable y citable parece estar entre
las preocupaciones menos importantes de los usuarios, mientras el contenido de una cartelera
electrnica o lista de correo electrnica cambia minuto a minuto. An mantener un ndice
confiable de localizacin de servidores parece ser una improbabilidad prctica en el futuro
inmediato!. Pero todava la moderna comunidad acadmica, el mismsimo grupo que expresa
el mayor inters en la utilizacin de Internet como un medio de comunicacin erudita, se
comunica de acuerdo a reglas que demandan la citacin precisa de fuentes localizables:
tradicionalmente documentos fsicos.

Obra, documento, informacin

Es esta comunidad acadmica la que espera evidencia documentaria, no meramente
oral o de odas, en cualquier afirmacin de nuevo conocimiento (aunque en algunas
disciplinas, una conversacin podra ser citada). Un lector que confia en la veracidad del
autor sigue pocas citas hasta sus fuentes, pero por principio, se supone que alguien autor,
archivista, bibliotecario ser capaz de conseguir, al menos, una reproduccin exacta de
cualquier documento citado. El filsofo de una universidad medieval y todos sus colegas
contemporneos se sentan satisfechos de que se les dijera meramente que, por ejemplo,
Aristteles era la fuente de un argumento particular. No obstante, el uso moderno halla tal
referencia solamente a un autor demasiado vaga, aunque slo sea porque presupone que el
oyente conoce la totalidad de la obra de un autor. Aunque la referencia a una sola obra (por

ejemplo, la Potica de Aristteles) es generalmente suficiente, una necesidad de niveles de

distincin ms especficos no es para nada extraordinaria. Campos tales como la crtica
literaria necesitan de esta especificidad, usualmente porque se ha deslizado algn error en
ciertos documentos que contienen la obra. Cada documento subsecuente que implique
incorporar el contenido intelectual de una obra citada dada puede variar en algn detalle,
mayor o menor, del original. Esto requiere identificacin separada del producto, no slo de
cada diferente traductor, editor u otro transformador intelectual de la obra, sino adems de
cada editor comercial o impresor diferente. Hay todava instancias en las que copias de
una misma edicin no son intercambiables para responder una necesidad informacional
particular.
Por 500 aos, casi cualquier cosa preservada y organizada deliberadamente para la
posteridad consisti en monografa impresas y encuadernadas, o fascculos impresos de
revistas de aparicin regular. Copias de stas existn en muchos lugares y fueron registradas
en catlogos de bibliotecas en formas cada vez ms estandarizadas para una fcil
identificacin y recuperacin. Aunque pueda parecer redundante enlistar separadamente,
digamos, las muchas reimpresiones por diferentes editores de la misma versin de una novela
de Jane Austen, el hecho de que la mayora de las obras existieron slo en una edicin y una
forma impresa mantuvo la redundancia al mnimo. Material impreso ms efmero, tal
como panfletos clandestinos de carcter poltico o religioso, constituy menos un problema
de listado que un problema de bsqueda y coleccin.
Entonces, apenas medio siglo atrs, se torn practicable producir el mismo contenido
intelectual, snico o visual en la forma de documentos que se diferencian unos de otros slo
respecto del formato externo.
Las tcnicas de reproduccin permitieron asegurarse de que no habra cambio en el
contenido intelectual del original. Por ejemplo, una interpretacin musical publicada tanto en
casette como en CD, es la misma interpretacin, aunque hay otras razones por las que un
usuario podra preferir un formato sobre el otro. Una reproduccin xerogrfica de un texto
puede ser hecha virtualmente indistinguible del producto impreso original, y una copia
microforma de sta es al menos idntica, si bien miniaturizada, en su imagen visual. La til
distincin sugerida arriba entre una obra en s misma y cualquier documento(s) que la
englobe fue enturbiada por esos desarrollos en reprografa. Al menos, algunas de las tcnicas
capaces de reproducir un original exactamente (siempre un calificativo debatible) son
usadas deliberadamente no para generar ediciones comerciales, sino copias nicas para
propsitos aislados. Constituyen stas diferentes ediciones del original copiado? En tal caso,
quin puede ser llamado su editor? Adems, algunas tcnicas facilitan alteracin, por
ejemplo, omisin de porciones no deseadas, adicin de un ndice o una lista actualizada de
fuentes preparada por alguna otra persona distinta al creador de la obra.
En la generacin pasada, la aplicacin de tcnicas computacionales a la comunicacin
y reproduccin documentaria y el arrivo de la nueva tradicin oral a travs de Internet ha
vuelto ms borrosa la distincin entre obra y documento, y ha expandido mucho las
implicaciones del acto de publicacin. Esto conduce a preguntas tales como:
1) Es el documento la copia en salida impresa o en diskette, cinta u otro medio de
almacenamiento que contiene el archivo de datos?

2) Si ste es un archivo de datos digitales, dnde existe primariamente el archivo en RAM,

sobre un disco rgido, sobre un CD-ROM, o como la copia de seguridad sobre un diskette?
3) Un grupo de pantallas repletas de informacin encontrado en Internet, aunque sea
coherente, enfocada y pulida, constituye un documento para que un catalogador liste, o es
mejor tratarlo como una ubicacin de informacin por un bibliotecario referencista para
consultar de la misma manera que consulta a un experto por telfono para responder a una
pregunta?
4) Si realmente se trata de un documento, cules son sus caractersticas?
5) Ms de una persona, an en diferentes localizaciones, puede alterar un documento que
constituye una discusin en Internet virtualmente al mismo tiempo; lo que hacen los
convierte en autores de la obra? en editores?
6) Una exportacin o impreso de un archivo tal bajo revisin activa puede diferir
significativamente de otra hecha slo segundos antes; constituyen cada una de ellas una
obra diferente, as como un documento diferente, o una obra es adecuada para ser tratada
como un documento slo cuando alguien responsable como autor seala en alguna forma que
est
concluida?
Registrar la existencia de documentos es un asunto muy diferente de llevar un control
del siempre cambiante contenido de la comunicacin oral. Sin embargo, ahora tambin es
considerado esencial que un catlogo de biblioteca (que proporciona informacin acerca de
documentos) sea un enlace con la nueva tradicin oral (proveer informacin de cualquier
clase). Este avance en los servicios de informacin mejora el estatus de los bibliotecarios y
sus instituciones, y les da alguna voz en la determinacin de cmo las herramientas de las
cuales son responsables, son mejor utilizadas en un nuevo contexto para ganar acceso a
informacin no documentaria.
De cualquier modo, al menos hasta que los bibliotecarios se aproximen a un consenso
sobre las consecuencias que esto acarrea, este libro mantiene, como enfoque primario,
mtodos de identificacin de documentos y localizacin de las identificaciones resultantes en
archivos. Estas son las funciones tradicionales de un catalogador. Es cada vez ms difcil
distinguir esas funciones de las de un bibliotecario referencista, es decir recuperar e
interpretar la informacin en general para el usuario final. Con todo, la integracin
fomentada an forzada por la automatizacin est reflejada en el hecho de en cada
edicin se ha ido haciendo ms difcil fijar el enfoque.

Cuatro profesiones de la informacin

La tableta de arcilla inscripta sobre la cual un contador sumerio preserv evidencias
de una deuda, la instantnea sobre la cual un fotgrafo registr una sonrisa, el crucifijo con el
cual el monje-artesano medieval inspir al penitente a reflexionar sobre la vida despus de la
muerte, la reedicin del CD de la interpretacin de Caruso de una canzonetta napolitana, la
pintura de la caverna con la cual un anciano de la tribu transmita una bendicin o maldicin,
la copa de cristal con la que Ren Lalique comunic un aspecto de la alegra del vino, la hoja
de papel sobre la cual un cartgrafo del siglo XVII imprimi una vista a vuelo de pjaro de
Amsterdam son todas formas documentarias permanentes en las que la informacin ha sido

preservada, ya sea que la informacin fuera generada como parte de una tradicin oral o
interpretativa, o que el documento fuera la forma original de su creacin. No todos fueron
creados originalmente con el intento de que fueran preservados indefinidamente como
evidencia del pensamiento y actividades humanos sobre los cuales basar el futuro, pero esto
es lo que ha sucedido. Slo recientemente pensamos conscientemente sobre esas formas
como contenedores de informacin.
Dado que es posible distinguir las caractersticas fsicas e intelectuales y los usos y
usuarios de cada tipo diferente de documento, se han desarrollado instituciones, teoras y
prcticas de cuatro profesiones separadas. Sin embargo, ellas comparten las actividades
comunes de reunin, organizacin, creacin de listas, preservacin, y recuperacin de
informacin de documentos para satisfacer necesidades actuales conocidas e hipotticas
necesidades futuras. Llamar a sus profesionales el archivista, el curador de galera, el
bibliotecario y el muselogo puso sus nombres ingleses en orden alfabtico, pero tambin el
el orden de su diferenciacin a travs de la historia. (En el siglo XX, la profesin de
administrador de registros se ha separado efectivamente de la de archivista).
Entre las razones para la separacin continuada de estas profesiones est el hecho de
que los bibliotecarios se encargan, primariamente, de la informacin en documentos que
existen en muchas copias. Los otros tratan principalmente con objetos originales nicos y,
por lo tanto, deben estar al menos tan interesado en los objetos en s mismos como en la
informacin que contienen. Otra razn es que la muy estrecha conexin del curador de
galera con la disciplina de las bellas artes, y la conexin usual del muselogo con la
antropologa o etnologa, significan que esos profesionales pueden involucrarse
estrechamente con el contenido intelectual de sus documentos. Muchos se vuelven estudiosos
en sus campos. A pesar de una conexin de largos aos entre archivistas y la disciplina de la
historia, y el hecho que muchos bibliotecarios trabajen en especialidades temticas muy bien
definidas, el inters primario en stas dos ltimas profesiones es la administracin y
mantenimiento de los documentos en s mismos, mientras otros investigan el significado de
su contenido.
Es natural que los miembros de cualquier grupo profesional justifiquen su existencia
enfatizando lo que es nico en su trabajo o finalidad versus lo que comparten con otros.
Muchas de las diferencias entre las cuatro profesiones de la informacin se afianzaron a
travs de su educacin y entrenamiento separado y la separacin de la administracin de sus
instituciones que se dio slo desde el siglo pasado. Con todo, su diferenciacin est lejos de
ser completa, y las lneas de responsabilidad son borrosas. Es difcil predecir si las artesanas
de una sociedad pre-industrial sern encontrados en una galera de arte o en un museo, o si
fotografas histricas de una comunidad sern alojadas en una biblioteca pblica o
universitaria local o en un archivo. Muchos bibliotecarios administran galeras de arte como
parte de sus instituciones. La mayora de archivos, galeras y museos incorporan
departamentos bibliotecarios que albergan libros y revistas relacionados con sus reas de
inters. Hasta 1973, cuando su funcin bibliotecaria fue separada por el establecimiento de la
British Library, el British Museum como una nica institucin era un repositorio para
registros archivsticos, obras de bellas artes, y materiales bibliotecarios de toda clase,
incluyendo las publicaciones actuales de editores ingleses, as como tambin los objetos de
museo por que es ms renombrado.
Especialmente a niveles detallados de tcnica, aquellos que trabajan con diferentes
tipos de material en algn momento tendieron a desarrollar mtodos especializados,

incluyendo aquellos de descripcin e indizacin. Tales reglas deben reflejar siempre

diferencias en caractersticas y usos intelectuales. No obstante, la tecnologa de la
informacin de la era de la computadora es ahora usada para todo, y el aprendizaje de sus
aplicaciones de repente ha provisto mucho en comn en la educacin de todos los que
trabajan con informacin.

Funciones bibliotecarias
Archivistas y bibliotecarios tienen ms en comn que lo que cualuqiera de ellos tiene
con los otros dos grupos. En el munod angloparlante al menos, su educacin profesional en la
actualidad se lleva a cabo generalmente bajo el mismo paraguas acadmico. El enfoque de
este libro son las actividades del bibliotecario en la organizacin y localizacin de tipos de
fuentes de informacin existentes en en bibliotecas.
La razn primaria por la que los bibliotecarios, ms que otros profesionales de la
informacin, necesitan el fundamento conceptual (aunque abstracto) que este libro pretende
ofrecer es que su mandato es el ms amplio de las cuatro profesiones. El bibliotecario es el
generalista entre los profesionales de la informacin, proveyendo informacin en su mayor
diversidad (si no necesariamente a los niveles ms profundos de significacin) por igual en
todas disciplinas de la humanidades, las ciencias sociales y las ciencias puras y aplicadas.
Aquellos que trabajan con los acerbos de archivos, galeras y museos publican materiales
coleccionados en bibliotecas. La experiencia esttica de estar en un museo o galera es
transferida a los usuarios de biblioteca, que ven ilustraciones en las pginas de libros de arte
y arqueologa. La sala de concierto entra a la biblioteca a travs de las grabaciones sonoras.
Un objeto de arte o artesana existente en un archivo, galera o museo tambin debe ser
identificado en un catlogo de biblioteca cuando el mismo convierte en el tema de un libro o
artculo posterior. Los bibliotecarios fueron tambin los primeros en tomar seriamente la
normalizacin interinstitucional, dado que es ms fcil para ellos compartir y prestar sus
materiales.
Pasar de instituciones privadas privadas con propsitos especiales a instituciones
pblicas generales de informacin fue una parte necesaria de la transicin de la sociedad
hacia instituciones democrticas, un hecho que puede observarse dramticamente en el
movimiento de bibliotecas pblicas mantenidas por impuestos del siglo XIX. An a pesar de
que en la prctica un bibliotecario puede operar en una posicin particular con un alto grado
de especializacin con respecto al tipo de usuario y el rea temtica del servicio de
informacin, la mobilidad laboral es alta y la educacin para la profesin como un todo no
puede ser muy estrecha. La tendencia actual de volver hacia instituciones privadas de
manejo de informacin con propsitos especiales no es seal de un regreso a la
especializacin en los mtodos. La siempre creciente cantidad de documentos de todos los
tipos impide que cualquier organizacin, privada o pblica, intente abarcar la totalidad de su
campo, salvo que el mismo est especficamente definido y sea extremadamente limitado.
Se pide cada vez ms a las instituciones que compartan informacin sobre lo que
poseen, y an que compartan los documentos mismos. Esto slo puede ser cumplido de
manera eficiente si los sistemas para la descripcin y listado de documenos de todo tipo son
fundamentalmente compatibles. Esta es razn suficiente para que los bibliotecarios hayan
tomado el liderazgo hace un un siglo en el desarrollo de normas lo ms generales posible
para el listado e indizacin de la herencia documentaria, y para que ahora repitan ese

ejercicio en el contexto de la recuperacin automatizada de informacin. Que todos los

profesionales de la informacin comparten los mismos propsitos, normas bsicas, y hasta
mtodos bsicos en mucho de lo que hacen se har evidente a travs de lo que sigue.

Control bibliogrfico
A pesar del ttulo de este libro y el encabezamiento de esta primera parte, ninguna forma
de la palabra bibliografa est usada en lo que precede; la intencin ha sido establecer un
contexto para la consideracin de la informacin y su comunicacin en general, no slo en
bibliotecas. Bibliografa es una palabra bibliotecaria, que significa estudio de libros
(documentos publicados) per se: esto es, no primariamente de su contenido intelectual sino
de su existencia misma e identidad como objetos. Control bibliogrfico es la suma de todas
las operaciones prcticas que un bibliotecario emprende para organizar documentos y sus
descripciones de modo que los que son relevantes puedan ser localizados lo ms directa y
eficientemente posible en respuesta a una necesidad expresa de cualquier usuario. En la
realidad, no puede significar reunir e indizar, en una ubicacin especfica, una copia de cada
documento relevante en existencia. En lo abstracto, sus funciones pueden ser detalladas
como:
1) identificacin de la existencia de todos los documentos posibles, producidos en cualquier
medio fsico.
2) identificacin de las obras contenidas dentro de esos documentos o como partes de ellos
(incluyendo artculos dentro de revistas, disertaciones
publicadas en actas de
conferencias, los contenidos de antologas, etc.)
3) produccin de listas de estos documentos y obras preparados de acuerdo a reglas
normalizadas de citacin.
4) provisin de todos los puntos de acceso tiles (ndices) a estas listas, incluyendo al menos
algn acceso por nombre, ttulo y materia.
5) provisin de medios para localizar cada documento en algn lugar, ya sea como una
copia fsica o como un archivo digital, accesible directamente o por medio de la
intervencin de un bibliotecario.
Estos pueden parecer una definicin y un mandato completamente abarcadores, as que
en relacin al alcance de este libro, se repiten aqu las dos mayores limitaciones establecidas:
los bibliotecarios tratan con documentos, no con informacin en s misma, y a pesar de su
posicin como generalistas, tratan principalmente con documentos publicados, no con cada
posible clase de documentos.
La parte I de este libro analiza los principios subyacentes en los mtodos bibliotecarios de
control bibliogrfico desde los puntos de vista de la historia, la presente tecnologa de la
informacin basada en la computadora, y la economa. La parte II, que se inicia con un
resumen de normas y normalizacin, describe cmo, en el contexto de esos principios, los
bibliotecarios producen registros bibliogrficos utilizables: descripciones normalizadas
indizadas para la bsqueda en sistemas basados en computadora.

Captulo 1
La historia y lenguaje de la bibliografa
El ttulo de este libro pone el acento en el registro bibliogrfico, que es una
descripcin de un documento, suficientemente detallada como para identificarlo de manera
nica entre otros documentos y que especifica dnde puede ser localizado el registro en un
archivo de registros similares.
Una bsqueda bajo este trmino en el catlogo temtico de una biblioteca
norteamericana podra conducirlo a uno a sospechar que es un tpico relativamente nuevo,
hasta ahora inexplorado en la literatura monogrfica. Ciertamente no lo es: el trmino es
meramente otro nombre para el viejo asiento del catlogo de la biblioteca y sus parientes
cercanos tales como la cita bibliogrfica: herramientas largamente utilizadas en el antiguo
arte de acercar los documentos a la atencin de aquellos que estn buscando la informacin
que los mismos contienen. Registros bibliogrficos exactos y adecuadamente detallados e
indizados son la herramienta ms esencial en el control bibliogrfico. Obras anteriores sobre
el contenido, produccin y uso de registros bibliogrficos tratan, en su mayora,
principalmente la funcin de producirlos en el departamento de catalogacin de una
biblioteca. El trmino de bsqueda temtica apropiado para esos tratamientos es por lo tanto
el trmino CATALOGACION. Otros tratan acerca de, o consisten de, colecciones de tales
registros y por ende sern hallados bajo CATALOGOS o BIBLIOGRAFIAS.
En contraste, este libro trata tanto sobre la creacin como sobre la utilizacin de esos
registros, particularmente en forma digital, dentro o fuera de la biblioteca tradicional. El
conjunto de bibliotecarios a los que est dirigido, por lo tanto, incluye catalogadores,
referencistas, buscadores en lnea, bibliotecarios de prstamo interbibliotecario, diseadores
de sistemas, y cualquier otro que ayude a los usuarios de la biblioteca a interpretar datos en
los catlogos e ndices bibliogrficos.
Se admite que pocos no-bibliotecarios podran estar interesados en dedicarse a este
tpico con el detalle y complejidad cubierto aqu. An as, ya en los ltimos grados de la
escuela primaria, cualquier persona educada utiliza listas de citas y catlogos en la bsqueda
de conocimiento.
El estudio de la terminologa especfica utilizada en el presente y pasado reciente que
se encuentra en este captulo puede ayudar a poner la informacin de los captulos sucesivos
dentro de un contexto en el cual pueda ser entendida ms completamente. Cada trmino de
un vocabulario tcnico existente para transmitir una distincin, generalmente sutil, pero sin
embargo esencial.

Documentos e informacin
El usuario lego raramente hace una distincin consciente entre el documento como un
objeto fsico y su contenido intelectual. Una pintura de Rubens transmite una experiencia
esttica; una silla Chippendale mantiene a una persona sentada. En la percepcin popular,
stos slo generan informacin cuando son el tema sobre el que escribe, un historiador del

arte o un comentarista de los bienes materiales de una sociedad. Debido a ello, las personas
que no son curadores o muselogos tienden a pensar del catlogo de una exhibicin de
museo o coleccin de arte como nada ms que un inventario de objetos preciosos.
No obstante, la comunicacin de informacin es el propsito primario (algunos
podran decir el nico) de los libros publicados y documentos archivsticos. Es un propsito
tan importante que la gente siempre les ha prodigado su cuidado y su habilidad creativa como
objetos fsicos. Como resultado, un libro o diploma puede dar tanto placer esttico como una
pintura o escultura. La mayora, sin embargo, no posee una atraccin fsica especial. Su mera
cantidad implica que las cualidades fisicas no pueden tener prioridad cuando la informacin
que contienen es el nico objetivo del usuario tpico. El contenedor fsico puede ser una
molestia: difcil de localizar, caro, frgil, inconveniente para usar y la biblioteca o bien
prohibe su salida del edificio o lo quiere de vuelta antes de que el usuario termine con l!
Bibliotecarios y archivistas procuran minimizar esos inconvenientes separando el
documento original de la informacin que contiene. Fotocopiado, transmisin por
telexfacsimil (fax) y almacenamiento del contenido verbal y grfico completo de documentos
en forma digital son todas formas de hacer esto. Tom 250 aos despus de Gutenberg
establecer legalmente el concepto de copyright como un medio de distinguir entre la
propiedad del objeto fsico y la propiedad de su contenido intelectual. Las inquietudes ticas
y comerciales asociadas con este ltimo, ahora magnificadas por los usos de la tecnologa
electrnica en las bibliotecas, estn ms all del panorama de este libro.

El registro bibliogrfico y la organizacin bibliotecaria

Un registro bibliogrfico no puede describir un documento como un objeto fsico
ignorando su contenido intelectual, ni viceversa. Como un puente entre la informacin
intangible (una obra) y su contenedor tangible (un documento), conduce a los usuarios al
contenido informacional pero tambin sirve como identificacin de inventario de un item
fsico a adquirir, solicitar en prstamo, ubicar en los estantes, o prestar.
En la poca en que todos los servicios de informacin estaban basados firmemente
sobre lo que una biblioteca posea y albergaba en sus propios edificios, la funcin de
inventario era, al menos, tan importante como la funcin de informacin, y el registro
bibliogrfico era una importante herramienta administrativa. Su formato y caractersticas
fueron establecidos en ese perodo y an reflejan ese origen. El perodo de la biblioteca
aislada con su coleccin auto-contenida fue tambin el perodo pre-computarizado de las
operaciones manuales basadas en registros escritos a mano (despus tipeados) a ser ledos e
interpretados a travs de ojos humanos.
Hoy, numeracin estndar y cdigos de barras son los mtodos aceptados de control
de inventario, un proceso que no requiere de interpretacin humana de esos datos. El
advenimiento de la recuperacin de texto completo sobre el Internet conduce a la biblioteca
sin libros o sin paredes, un servicio de informacin que involucra no ms que una persona
con una laptop, ms cercano a la realidad que a la ciencia ficcin. En el nuevo contexto, el
valor de la funcin de inventario de los registros disminuye y la importancia de la funcin de
informacin aumenta. Sin embargo las caractersticas y usos del registro bibliogrfico
cambian lentamente. Las bibliotecas se computarizaron a diferente ritmo y con diferente
sistemas. Libros y revistas fsicas son an comprados y su consulta requerida; no todo puede

llegar va Internet; las dificultades en servir ambas partes del doble mandato del control
bibliogrfico no pueden ser resueltas instantneamente. Los aspectos tcnicos de los
problemas subsecuentes en el contenido y formato de los registros bibliogrficos deben ser
tratados una y otra vez.
Con su histrico enfoque sobre el control de una coleccin de documentos, el control
bibliogrfico dentro de una biblioteca ha estado tradicionalmente asignado a los servicios
tcnicos de seleccin, adquisicin, catalogacin y circulacin. La creacin y mantenimiento
en la propia institucin de registros bibliogrficos y de los catlogos en los cuales son
visualizados eran las funciones centrales de esos servicios. Bibliotecarios en los servicios al
pblico, que comprenden referencia, asesora, extensin, y otras funciones de suministro de
documentos, utilizan los registros bibliogrficos para aparejar material relevante a la solicitud
de informacin de los usuarios y para localizarla y suministrrsela. Los registros
bibliogrficos usados en los servicios pblicos incluan no slo aquellos generados por los
propios servicios tcnicos de la biblioteca, sino tambin aquellos comprendidos en
bibliografas monogrficas y servicios de indizacin y resmenes de revistas, que la
biblioteca adquira como obras de de referencia.

Terminologa
Los trminos del lenguaje ingls por los cuales los bibliotecarios nombran lo que ellos
crean y hacen en catalogacin fueron estandarizados en el ltimo cuarto del siglo XIX
mayormente gracias a la temprana atencin prestada por la American Library Association a
esta rea del trabajo bibliotecario. Esta terminologa se mantuvo esencialmente estable tanto
en palabra como en significado hasta la dcada del 60. Entonces cay bajo la influencia de
una rpida sucesin de cambios por obra de la terminologa utilizada en otros lugares,
lenguajes, y contextos. Primero la participacin de la Unesco y otras organizaciones
internacionales en cooperacin bibliogrfica trajo el lenguaje de otras tradiciones
catalogrficas. Pisndole los talones a esta situacin, y fusionndose con ella, el impacto de
la revolucin de las computadoras fue mucho ms profundo.
La automatizacin del trabajo de contadores y estadsticos, entre los primeros a ser
computarizados, fue imitada por los bibliotecarios, que comenzaron por la automatizacin de
similares operaciones de inventario en el control de circulacin. No sorprende entonces que
la terminologa de la automatizacin de funciones no-bibliotecarias se haya trasladado luego
al trabajo completamente diferente del control bibliogrfico una vez que la automatizacin se
extendi a la funcin de catalogacin. All se entremezcl a veces confusamente con la
terminologa tradicional en lugar de simplemente reemplazarla. El efecto ms grande de la
automatizacin fue cambiar radicalmente las operaciones y productos mismos para los que
fue aplicada. Cuando es ste el caso, es positivamente engaoso retener un trmino viejo del
perodo manual. Por los menos los trminos totalmente nuevos cargan con un bagaje
histrico pequeo. El hecho de que la computarizacin tambin haya tenido sus diferencias
internacionales an causa problemas dentro de la nueva terminologa. Slo despus de una
generacin, la terminologa de los servicios tcnicos bibliotecarios est otra vez alcanzando
un estado de aceptacin generalizada y estabilidad.
Desde la poca de Gutenberg hasta el siglo XIX, la publicacin casi siempre
involucr la impresin. Los trminos usados para describir una coleccin bibliotecaria, por lo
tanto, tenan o adquirieron connotaciones de lo impreso; por ejemplo, libro, impreso,

colacin. Las bibliotecas ahora tambin coleccionan otros materiales publicados: films,
juegos, grabaciones, archivos de datos, etc. EL tamao de sus colecciones son ahora
expresados apropiadamente en trminos de items, no libros. Colacin le ha dado paso al
trmino ms neutral de descripcin fsica. Trminos especializados tales como discografa y
filmografa estn llegando a ser aceptados en lugar de bibliografa, cuando el medio es una
cuestin distintiva. (Existe una lista detallando los ms antiguos films de Sylvester Stallone
y, tal vez irnicamente, su compilador la denomin Rambografa). Sin embargo, no puede
esperarse que lgica o modernidad prevalezcan siempre; ningn trmino genrico ha
emergido an para reemplazar bibliografa, an con sus connotaciones de impreso, o la
mayora de sus anlogos mediografa, por ejemplo, nunca lleg muy lejos.
An as, la terminologa de cualquier campo es una cosa viviente, no estancada: los
nuevos aprendices hablan una jerga diferente de la de aquellos cercanos a retirarse, an
cuando el concepto propuesto es el mismo. Los bibliotecarios ms viejos que se han
mantenido al da con los cambios en la prctica profesional con total compromiso y xito,
pueden an caer en el uso del lenguaje tcnico que aprendieron en la escuela de
bibliotecologa, un cuarto de siglo atrs, a pesar de su inadecuacin a las condiciones
actuales. Revise el catlogo en fichas puede todava ser escuchado en el mostrador de
referencia, en una biblioteca donde el catlogo en fichas desapareci para dejar su lugar a las
pantallas de computadora una dcada atrs. Para la mayora de la gente, Mire en la base de
datos implica una bsqueda de una fuente digital, pero muchos bibliotecarios referencistas,
cuando usan ese trmino, an piensan automticamente en un producto comprado, tal como
un CD-ROM, en lugar de uno producido localmente. Consulte el catlogo puede parecer
totalmente neutral, pero cuando el catlogo era meramente una lista de los libros albergados
en la biblioteca de un departamento o divisin, tena un significado completamente diferente
del que tiene desde que empez a servir muchas funciones adicionales a la de solamente
mostrar lo que la biblioteca posee.
La mayor parte del resto de este captulo es un estudio de trminos y sus significados
a travs de esta generacin de rpido cambio. Es presentado para proporcionar un contexto
para trminos presentes en la literatura de control bibliogrfico actual y del pasado inmediato
y, an ms importante, para revelar las necesarias pero algunas veces sutiles distinciones
entre diferentes aspectos del trabajo bibliogrfico.

Integracin
Las tecnologas de la informacin han existido por milenios: inscribir smbolos
cuneiformes sobre una tableta de arcilla es una tecnologa de la comunicacin. Pero usar
tecnologa de la informacin como un trmino genrico colectivo era imposible antes de que
la computadora permitiera la integracin de una multiplicidad de funciones previamente
existentes.
Preparar arcilla, papiro, papel, o pergamino para recibir escritura o impreso;
manufacturar instrumentos de escritura, tinta, imprenta, y equipamiento de encuadernacin;
hacer correccin de pruebas; hacer y transportar el producto finalizado: cada uno de estos
procesos requiere equipamiento y habilidades muy diferentes el uno del otro. Muchos
artefactos distintos, cada uno con su propio contexto y terminologa, eran aplicados para
producir un simple documento.

Ahora, los datos entran en la unidad central de procesamiento de una computadora a

travs de hardware perifrico conectado, son editados usando un paquete de software que
incorpora tipografa y elementos de composicin de pginas, y emerge a travs de otros
perifricos conectados como un documento terminado, sobre una pantalla de computadora o
como copia impresa desde equipamiento de impresin en cualquier lugar en el mundo sin que
deje de estar bajo el control de una sola persona en una oficina. Donde antes haba
operaciones y trminos de varios oficios y profesiones separados y algunas veces en conflicto
entre s, ahora hay una sola operacin integrada.
En la misma forma, ni el trmino ni el concepto de control bibliogrfico podran
existir mientras cada una de las operaciones bibliogrficas bibliotecarias fueran llevadas a
cabo dentro de la misma institucin y estuvieran divididas entre el personal de
adquisiciones, catalogacin, hemeroteca, y otras unidades de servicios tcnicos. Cada una de
esas unidades administrativas distintas usaba sistemas de administracin de registros
diferentes y creaban sus propios registros para los mismos objetos. Aunque similares en lo
bsico, eran diferentes en detalle de departamento a departamento y, por extensin, de
biblioteca a biblioteca.
Sea o no justa, la percepcin de la catalogacin como una tarea menor hechas slo en
un departamento de catalogacin y slo por personas que podran o desearan nunca
encontrar un usuario, no era poco comn cincuenta aos atrs. Esto condujo a que sus reglas
y prcticas fuesen desestimadas por los mismos bibliotecarios que ms necesitaban
conocerlas: los bibliotecarios referencistas que deben interpretar los productos de esas reglas
y prcticas para los usuarios. Como est reseado al comienzo del cap. 5, la cooperacin
interbibliotecaria para minimizar ineficiencias de este tipo comenz cerca de un siglo atrs,
pero dentro de cada institucin parece que se necesti del advenimiento de la computadora
para vencer barreras administrativas y, quizs ms importantes, algunas psicolgicas.
Es la integracin de procesos, no meramente la rapidez o la exactitud, lo que explica
el penetrante impacto total de la computadora y en particular el grado de desorientacin
administrativa que causa en cada campo al que se introduce. La integracin rompe la cscara
alrededor del catalogador, mezclando las funciones de los bibliotecarios en los servicios
tcnicos y pblicos, y hace de cada uno un administrador y un analista de sistemas. (Romper
la psicologa de funciones separadas fue un objetivo principal de la 1. edicin de este libro
en 1981. La revolucin de la computadora hizo realizable ese objetivo).
Para fines de la dcada del 60, esta integracin ya ligaba las partes dentro de un todo y el
control bibliogrfico tom un significado genrico. Otras tres razones ayudan a explicar el
penetrante cambio en la terminologa del control bibliogrfico que acompa el reemplazo de
prcticas bibliotecarias manuales por la automatizacin:
1) Los materiales impresos estn lejos de ser los nicos documentos publicados con que
tratan los bibliotecarios. Ya no constituyen necesariamente el contenido principal de las
colecciones de una biblioteca. Un nuevo conjunto de trminos genricos est
reemplazando aquellos cuya etimologa y significado primario los conecta muy
estrechamente con libros e impresos.
2) Los bibliotecarios comparten tantas prcticas automatizadas con encargados de archivos
en empresas y otros tipos de instituciones que conservar trminos basados sobre antiguos

mtodos bibliotecarios especficos podra entorpecer la interaccin con otros en el campo

de la tecnologa de la informacin.
3) Como la cooperacin bibliotecaria crece a nivel internacional, hasta trminos
establecidos del lenguaje ingls han sido revisados porque eran usados, en general, de
manera diferente a ambos lados del Atlntico.
Incorporar nueva terminologa tan comprensivamente dentro de la literatura de una
prctica profesional esencialmente conservadora no ha sido fcil o rpido. Los estudiantes de
bibliotecologa deben leer con particular cuidado para entender el significado intencional, sin
considerar si se est utilizando un trmino viejo o nuevo. Como este libro est escrito a fines
de 1996, trminos que ganan en visibilidad tales como metadatos, iniciativa de codificacin
de texto, y entorno de informacin en red pueden o no transformarse en tiles reemplazos
para, o adiciones a, trminos existentes.

Definicin y precisin
El enunciado de Charles Ammi Cutter de que la catalogacin es un arte, no una
ciencia es aplicable a bibliografa y nos recuerda que su terminologa debe ser usada con
juicio consciente. Requiere una amplia experiencia prctica de una variedad de situaciones
bibliogrficas entender un trmino tcnico en un contexto particular, especialmente cuando la
automatizacin est cambiando tanto el trmino como el contexto. La jerga tradicional de
cualquier profesin incluye muchos trminos usados tanto por sus expertos tcnicos como
por el pblico general. Un lego usa un trmino mdico sabiendo que ste puede tener alguna
implicacin ms profunda para un doctor en medicina, pero quin piensa automticamente
que un trmino que denota informacin o libros podra ser ambiguo? Desafortunadamente,
los usos legos imprecisos de trminos comunes tales como ttulo, edicin, serie, ndice, obra
y bibliografa alienta a los bibliotecarios a ser tambin descuidados en su uso. Los trminos
ms bsicos a los conceptos de cualquier campo tienden a adquirir una variedad de
significados a travs del tiempo, y en consecuencia pierden precisin; pero an as no se
puede eliminarlos por simple deseo a favor de reemplazos ms modernos y menos ambiguos.
Por ejemplo, el hecho de que un item sea una publicacin seriada o una monografa es
una distincin crtica en muchos aspectos prcticos de la operacin de una biblioteca. Pero
incluso dentro de la misma biblioteca, el bibliotecario referencista que busca identificar un
artculo en una revista particular, el empleado que registra los ingresos de publicaciones
seriadas, el catalogador de publiacciones seriadas, el bibliotecario que selecciona las
publicaciiones seriadas para su adquisicin, el administrador que divide el presupuesto de
colecciones entre adquisiciones monogrficas y seriadas, y el encuadernador que cose un ao
de fascculos separados para formar una sola unidad fsica, cada uno probablemente tenga
una definicin ligeramente diferente de lo que constituye una publicacin seriada. Como
otro ejemplo, la figura de la pgina 45 ilustra las posibilidades de desacuerdo sobre cul es el
ttulo de una publicacin en particular.

Documentos y obras
Un documento es un objeto fsico producido por una imprenta, grabador, unidad de
disco de computadora, etc. Un adjetivo es usado generalmente con la palabra, como en

documento de gobierno o documento tcnico, para darle una connotacin, superficialmente

especializada aunque usualmente no muy significativa, relativa a su forma fsica, su
productor, o alguna caracterstica de su contenido. El impresor y el encuadernador producen
un objeto material. La creacin de un autor, compositor o ilustrador es su contenido
intelectual, llamado propiamente una obra, distincin que indicramos previamente. Que un
registro bibliogrfico deba describir tanto al documento como a la obra es un factor de
complicacin en el control bibliogrfico. La prioridad dada an a los documentos en la
prctica bibliotecaria refleja el inters primario de la mayora de los bibliotecarios, que no es
interpretar una obra para sus usuarios sino encontrar la obra en la forma de, o como una
copia de, uno o ms documentos.
No obstante, la cualidad de nico de un documento particular an una copia
individual de una publicacin puede ser de importancia crtica para una biblioteca o un
usuario. Alguien pueden solicitar:
1) el manuscrito original enviado al impresor de Sentido Comn de Thomas Paine, que
contiene las revisiones finales de propia mano de Paine.
2) la nica copia impresa existente de Sentido Comn que tiene el autgrafo de George
Washington sobre su guarda.
3) cualquier copia de la primera edicin britnica de Sentido Comn, o
4) el texto de Sentido Comn en cualquier forma, sea manuscrita, impresa, grabada sobre
un casette para una persona ciega, o proyectada sobre una pantalla desde un archivo de
computadora
En las primeras dos situaciones, se busca un documento particular nico, aunque el
usuario posiblemente quede satisfecho con una reproduccin del mismo. En la tercera, la
obra es el objeto de la solicitud pero en una edicin particular de la cual todava existen
copias en muchos lugares. En la ltima situacin, el usuario quiere la obra per se. Decir que
en cualquiera de estos casos el usuario quiere un libro particular, es totalmente ambiguo.

Procesos
Bibliografa es un proceso de hecho, dos procesos muy diferentes: 1) el
descubrimiento y listado de documentos considerados pertinentes a un rea de inters
definida y 2) el estudio detallado de la naturaleza fsica de un documento. El primero es
llamado ms precisamente bibliografa enumerativa o bibliografa sistemtica. El ltimo,
llamado tanto bibliografa analtica como bibliografa crtica, sirve para autenticar al
documento y su contenido intelectual. Qumicos, historiadores, y crticos textuales se ocupan
con ms frecuencia que los bibliotecarios de las investigaciones especializadas de la
bibliografa analtica. Usando sus tcnicas, los qumicos recientemente han ayudado a
determinar cosas tales como si los diarios de Hitler o el mapa de Vineland son genuinos (el
jurado todava est discutiendo sobre este ltimo caso). Los crticos textuales han
determinado que el intento de Melville fue llamar a su pez del mar no manchado, como en
algunas ediciones, sino enroscado. (soiled y coiled, en ingls)

Importante y fascinante como puede ser, la bibliografa crtica/analtica como tal no

es el tema de este libro. La bibliografa enumerativa/sistemtica s lo es, daso que
proporciona la razn fundamental para la distincin y ordenamiento de los registros
bibliogrficos. Est, por lo tanto, estrechamente relacionada con la bibliografa descriptiva,
el proceso de describir documentos y el tema de la parte II de este libro. Aunque la
descripcin bibliogrfica y su subconjunto, la catalogacin bibliotecaria, han cambiado
radicalmente en la era de la computadora, an estn fuertemente influenciados por siglos de
desarrollo durante los cuales los documentos impresos eran virtualmente su nico inters.
El verbo documentar implica creacin de un documento, no indizarlo o localizarlo. El
sustantivo relacionado documentacin significa desde hace mucho tiempo un conjunto de
documentos que se relacionan con un tema dado. En sus escritos en francs de comienzos
del siglo XX, el bibligrafo Paul Otlet, uno de los fundadores de la Fdration International
de Documentation, le aadi una connotacin ms especfica de proceso: coleccionar,
organizar, preservar y enlistar documentos. El bagaje libresco presente en cualquier trmino
que contenga la raz biblio- estaba ausente, as que la palabra francesa vino a implicar el
manejo de artculos de revistas, nuevos soportes, y an la teora de la informacin
manipulada en lo abstracto. Estas connotaciones fueron llevadas a la palabra inglesa
documentacin por S. C. Bradford, quien us esta nica palabra como el ttulo de un libro
publicado en 1948. La palabra se relacion tanto con la teora como con la automatizacin
del procesamiento de la informacin a travs de las publicaciones del American
Documentation Institute, particularmente su revista American Documentation (una
contraparte a la britnica Journal of Documentation), pero mayormente ha desaparecido del
uso norteamericano desde que la organizacin cambi su nombre a American Society for
Information Science en 1968.
Ciencia de la informacin sigue siendo el trmino de moda, pero para algo ms
comprensivo que bibliografa o documentacin. Su connotacin de teora moderna y estado
del arte hace que sea utilizada par lago ms que de un proceso. Es ahora parte de la
nomenclatura de muchos programas de grado norteamericanos acreditados por la American
Library Association. En unos pocos casos, ha desplazado a la palabra biblioteca de los
nombres de programas, en reconomiento de la ampliacin del espectro de esos programas
ms all de fronteras institucionales. Pero el control bibliogrfico, la parte ms cientfica
de este campo, no es la suma total de lo que hace un profesional de la informacin. Si
estudios de informacin es utilizado como trmino genrico, ciencia de la informacin
podra en tanto describir la teora y los procesos de organizacin, almacenamiento y
recuperacin de todos los tipos de informacin, no meramente bibliogrfico o documentario,
usando tcnicas de avanzada que involucren computadoras, modelos matemticos, la
orientacin estadstica de la bibliometra, etc.
Si la ciencia de la informacin as definida debera ser considerada un subconjunto en
un contexto ms grande dentro del cual trabajan los bibliotecarios, si el trabajo de los
bibliotecarios debera considerarse un subconjunto del campo de la ciencia de la informacin,
o si estos dos son campos de estudio y trabajo separados, aunque relacionados, es un asunto
de inters ms que pasajero en la educacin de los postulantes a las profesiones de la
informacin de hoy. Como la televisin, Internet, y otras tcnicas inicialmente no
documentarias expanden el negocio en verdad, el comercio lucrativo de comunicar
informacin, el enigma de la cuestin parece ser el grado en que los bibliotecarios debieran
expandir su enfoque central para incluir formatos no-documentarios.

La gente
Las profesiones de la informacin no son ni auto-reguladas ni excluyentes. Donde
quiera que trabaje, la mayora de la gente profundamente involucrada en las reas tratadas en
este libro son entranados como, y se llaman a s mismos, bibliotecarios; otros no lo son ni lo
hacen. Para muchos que aspiran a una nueva imagen y realce de su estatus particularmente en
el creciente campo de los servicios de informacin comercial, las connotaciones de
bibliotecario parecen anticuadas, no profesionales, y limitantes. Estas connotaciones tambin
incluyen una orientacin institucional que se vuelve menos apropiada a medida que una muy
alta proporcin de profesionales de la informacin se convierten en profesionales
independientes (freelancers).
Documentalista y cientfico de la informacin surgieron con los nombres de los ms
recientes procesos mencionados antes, el primero, como su pariente, documentacin, tuvo
una vida corta en Amrica del Norte. El segundo est siendo adoptado tanto por algunos
tericos acadmicos y, conjuntamente con corredor de informacin (information broker) y
especialialista de la informacin, por muchos profesionales del sector privado cuya principal
ocupacin es la organizacin y descubrimiento de informacin (bibliogrfica u otra) en forma
digital. Profesional de la informacin es genrico y abstracto pero tiende a ser usado slo en
el contexto de educacin para esas profesiones.
Entre aquellos empleados en los servicios tcnicos de una biblioteca, usualmente se
asignan ttulos especializados al bibliotecario de adquisiciones, al bibliotecario de
circulacin, al catalogador, al clasificador, y al catalogador temtico o analista temtico.
Como un trmino genrico, bibligrafo podra cubrirlos a todos ellos, ya que es un ttulo de
trabajo poco usado hoy, excepto en las grandes bibliotecas acadmicas donde todava es
aplicado algunas veces en uno de dos contextos completamente diferentes: o a una persona
que selecciona materiales o al curador o catalogador de una coleccin de libros raros. Para el
no bibliotecario, un bibligrafo parecer ser cualquiera que haga listas de libros, artculos, etc.
Un catalogador hace 2 cosas totalmente diferentes:
1) describe la identidad fsica de un documento y establece los nombres de aquellos
involucrados en su creacin, y
2) plantea su contenido intelectual tanto en palabras que denotan su(s) materia(s) como en
el contexto lgico de un esquema de clasificin
Es posible distinguir estas funciones porque la primera involucra el uso de evidencias
objetivas mientras la segunda demanda juicios subjetivos concernientes al valor potencial del
documento para sus usuarios.
Agencias bibliogrficas nacionales y algunas bibliotecas muy grandes an dividen
estas dos funciones entre el catalogador descriptivo y el catalogador temtico,
respectivamente. El trmino clasificador refiere a una operacin definible pero que no tiene
significado prctico en las bibliotecas norteamericanas donde es casi desconocido que el
trabajo de una persona consista slo en la aplicacin de un esquema de clasificacin.
Catalogador y catlogo se convirtieron en trminos especficos para la organizacin
y operacin bibliotecaria desde muy temprano. El catalogador mantiene el inventario, o

catlogo, de los documentos de que la institucin posee. Debido a esto, una persona
empleada en la misma clase de trabajo en cualquier otro tipo de organizacin o como
profesional independiente, o uno que identifica la informacin per se en lugar de documentos
particulares albergados en una institucin particular, es ms probable que sea llamado
indizador, bibligrafo, o slo especialista en informacin. Alguien que organiza la
informacin contenida dentro de los documentos es un indizador. Aunque muchos son
educados como bibliotecarios, no trabajan en una biblioteca sino para un editor de libros o un
servicio comercial de indizacin y resmenes, por ejemplo. El resultado de su trabajo es
adquirido por una biblioteca y, como la obra de un catalogador de la proia institucin, es
utilizado en los servicios pblicos por un bibliotecario referencista.
Los profesionales en bibliotecas, como en otras organizaciones ahora pasan ms de su
tiempo ocupndose de la supervisin, la fijacin de de polticas, y la implementacin de
sistemas, dejando las funciones ms rutinarias de catalogacin a un equipo de
paraprofesionales, o tcnicos bibliotecarios, quienes tienen entrenamiento formal en los
aspectos ms rutinarios de automatizacin y prcticas bibliogrficas, pero no necesariamente
una educacin universitaria.
El cliente, o usuario de biblioteca informado (simplemente no hay un solo trmino
apropiado) podra volverse muy adepto en la localizacin de la informacin que necesita en
catlogos y bibliografas, sin ayuda profesional. Los catlogos y otras herramientas para
bsqueda bibliogrfica, sean manuales o basados sobre computadoras, estn hechos tan
amigables al usuario como es posible. No obstante, los trminos usuario final y bsqueda de
usuario final reconocen que la relacin entre usuario y bibliotecario cambi dramticamente
cuando las tcnicas de comunicacin posibilitaron al usuario ver cualquier cosa, desde los
datos bibliogrficos de una biblioteca al texto completo de los documentos deseados, sin
estar ni siquiera cerca de una biblioteca.

Las listas
La mejor gua para cualquier informacin, incluyendo informacin bibliogrfica, no
es una lista sino una persona que conozca los recursos disponibles y con quien el
investigador pueda interactuar inteligentemente. Desafortunadamente, es la naturaleza de la
mayora de las colecciones bibliotecarias el ser demasiado grandes para que cualquier
miembro del personal recuerde la presencia y valor de cada item. As que describimos
brevemente qu existe, y organizamos las descripciones dentro de listas, de acuerdo a algn
sistema que permita la bsqueda.
Muchos usuarios legos se sorprenden al descubrir que un alto porcentaje de la
coleccin de referencia de una biblioteca consiste en listas de documentos en lugar de otras
clases de informacin biogrfica, estadstica, cientfica, etc. La primera comprende
fcilmente la mitad de la coleccin de referencia de una biblioteca acadmica tpica y
ciertamente ms de la mitad su costo. Cuando se agregan las notas a pie de pgina y listas de
lecturas selectas que acompaan a la mayora de los escritos no creativos, el stock total de
datos bibliogrficos de una biblioteca datos que indican la localizacin, o slo la existencia
de documentos se vuelve abrumador.
La mayora de la gente utiliza los trminos bibliografa, catlogo o ndice de manera
ms o menos intercambiable para referirse a una lista de documentos. Si toma la forma de

fichas o papeletas en una gaveta, archivo de fichas es todava un trmino genrico comn
que pone el acento en la forma fsica en lugar del uso. El primero de estos trminos,
desafortunadamente, es usado tan informalmente como un comodn que al final de un trabajo
o artculo, una lista de unos pocos documentos an es rutinariamente encabezado
Bibliografa. Si los items citados all, aunque pocos, constituyen en realidad las nicas
fuentes de informacin adicional sobre el tema, ste es el trmino apropiado. Sin embargo, si
esos tems son slo una seleccin casual de lo que fue fcilmente localizado, o slo una lista
de lo que fue citado en el texto, el mejor encabezamiento es Lista de Lecturas Selectas o
Fuentes Consultadas. Esto preserva el uso correcto de bibliografa como un estudio
compilado ms sistemticamente de los documentos pertinentes a un campo definido. Una
lista que incluye comentarios crticos sobre los items o resmenes de su contenido es una
bibliografa anotada. Si aparece como prosa consecutiva, es una bibliografa narrativa o un
ensayo bibliogrfico.
Un catlogo es, propiamente, una lista de los items permanentes o temporarios de una
coleccin, como en un catlogo de librero o el catlogo de una exhibicin. Una lista
combinada de las posesiones de varias colecciones es una lista colectiva (union list) o
catlogo colectivo (union catalog). El primer trmino es ms apto para ser aplicado a
registros para publicaciones seriadas, como en el Union List of Serials, mientras el ltimo es
ms general, como en el National Union Catalog.
La automatizacin ha ampliado marcadamente el panorama del catlogo de cada
biblioteca. En el formato en fichas ste podra, factiblemente, mostrar slo lo que la
biblioteca posea y tena completamente procesado para su uso. La biblioteca deba mantener,
sobre fichas o papeletas, otros varios archivos manuales que listaban items en procesod e
adquisicin, items recibidos pero no procesados, items en circulacin o en el taller de
encuadernacin, etc. Algunos podan estar abiertos para consulta pblica pero la mayora
slo era accesible para el personal. La transicin al formato digital trajo cambios tanto en el
contenido como en la denominacin del principal archivo de la biblioteca, el catlogo.
Catlogo y lista, aplicados a un grupo de registros, retiene la connotacin de items
fsicos. Archivo y base de datos, trminos ms genricos en cuanto a su contenido pero
tcnicamente preferibles que provienen de los programadores de computadora, ahora tambin
son usados por los bibliotecarios. El ltimo originalmente significaba un grupo de archivos
con algn propsito comn, pero en este momento es utilizado ms y ms vagamente.
Muchos bibliotecarios remiten ahora a un usuario a la base de datos como anteriormente
los remitan al catlogo. Sin embargo, catlogo en lnea de acceso pblico (Online PublicAccess Catalogue, OPAC) parece ser el trmino ms comnmente usado en la actualidad
para un sistema de almacenamiento y recuperacin bibliogrfica basado en computadora de
una sola biblioteca, y su abreviatura ser as utilizada a travs de este libro.
La abreviatura bibfile (bibliographic file, archivo bibliogrfico) comenz a utilizarse
para distinguir un archivo de registros bibliogrficos (el viejo catlogo pblico manual) de
otros archivos, muchos de los cuales eran mantenidos para uso interno en un sistema manual.
El OPAC tpico es ahora una base de datos multi-archivo, que incluye todos los archivos
producidos internamente anteriormente separados y tambin cada vez ms archivos
adquiridos, todos buscables con un solo proceso por el personal o el usuario final. Es
administrado electrnicamente por un paquete integrado de programas para almacenamiento,
bsqueda, y entrada/salida, descripto en el cap. 4 como un sistema de administracin de
bases de datos (DataBase Management System, DBMS). Ms que slo una base de datos

compilada desde varias fuentes, el OPAC ahora incluye, tpicamente, vnculos (links) de
comunicacin. Estos conducen a bases de datos especficas mantenidas fuera de la biblioteca
y para las cuales sta adquiere derechos de bsqueda para su clientela. Es cada vez ms
comn que el OPAC incluiya un vnculo directo a Internet y todos sus recursos. Un nombre
individualizado para el OPAC de una biblioteca es crecientemente comn, por ejemplo,
Orion o Gladys, tal vez originalmente para atraer la atencin y el apoyo a una novedad
tecnolgica, pero tambin para invitar al usuario a tratarlo como algo significativamente
diferente de los muchos conjuntos de fichas que reemplaz.
Un siglo y medio atrs, el trmino ndice transmita slo el acto de indicar o
mostrar, sin un contexto necesariamente bibliogrfico. William Frederick Poole, en
consecuencia, us unas cuantas palabras en el ttulo de su An alphabetical Index to Subjects
treated in the Reviews and other Periodicals to which no indexes have been published, de
1847. En el ttulo de la continuacin de la obra de Poole, medio siglo despus, H.W. Wilson
lo simplific a gua en el ttulo Readers Guide to Periodical Literature; para entonces
cualquier usuario entenda que estaba orientado temticamente y en orden alfabtico. El uso
de ndice como un sustantivo para referirse a cualquier clase de archivo bibliogrfico (por
ejemplo, como un sinnimo para catlogo), as como para cualquier lista alfabtica de
nombres, conceptos, etc. sin datos bibliogrficos agregados (por ejemplo, un ndice al final
de un libro), vuelve intil al trmino como jerga tcnica.

Las organizaciones
Gente educada profesionalmente o no ejecuta funciones de control bibliogrfico en
bibliotecas y tambin, crecientemente, fuera de ese contexto. Entre los mayores productores
de listas bibliogrficas de hoy, ya sea slo en forma digital o tambin impresa, estn las
muchas empresas comerciales y organizaciones sin fines de lucro conocidos colectivamente
como servicios de resmenes e indizacin (abstracting and indexing services, o A&I
services). Ellos producen las publicaciones de resmenes e ndices: listados, principal pero
no exclusivamente de artculos de revistas, en casi todos los campoa del conocimiento. El
Readers Guide to Periodical Literature y el Magazine Index (Magazine Database en su
formato digital) son an, quizs, los mejor conocidos por el pblico, aunque son menos
caractersticos del gnero que aquellos temticamente limitados tales como Environment
Abstracts (Environline en su formato digital). Los indizadores que trabajan para los servicios
de ndices y resmenes tienen, tpicamente, educacin formal en las especialidades temticas
apropiadas; muchos son adems graduados de escuelas de bibliotecologa. Adems de las
bibliotecas y los servicios de ndices y resmenes, los editores comerciales y no comerciales
regularmente producen bibliografas que cubren cada posible tpico para llenar los estantes
de referencia de cualquier biblioteca. Estas pueden ser compiladas por miembros del personal
de una editorial pero, ms generalmente, son hechos por contrato o an como una labor
desinteresada alguien cuyo recompensa monetaria directa es usualmente magra.
Un servicio ndices y resmenes caracterstico actualmente localiza e identifica
documentos dentro de su campo definido, los indiza con puntos de acceso (vea despus), y
agrega a cada cita un resumen o sumario del contenido intelectual del documento. Muchas
bases de datos digitales de ndices y resmenes tambin incluyen el texto completo de todos
los documentos listados.

Durante buena parte de la primera mitad de este siglo, el listado de un libro en un

catlogo de biblioteca fue considerado slo un pariente distante del listado de un artculo de
revista en una publicacin de ndices y resmenes porque los dos eran creados en entornos
administrativamente separados (el departamento de catalogacin de una biblioteca versus un
servicio comercial de ndices y resmenes) y se visualizaban en diferentes medios fsicos (la
biblioteca usaba fichas individuales; el servicio de indices y resmenes usaba el formato libro
de pginas impresas). Los registros de otros tipos de materiales, tales como films y
grabaciones sonoras tambin eran tpicamente reunidos en de archivos separados y
compilados de acuerdo a reglas diferentes. El clich de que el catlogo es la llave a los
recursos de una biblioteca estaba lejos de la verdad en los das de los archivos manuales.
Encontrar alguna cosa en un OPAC es mucho ms una situacin de comprar todo en un solo
lugar" ahora que incorporan ndices y resmenes y otras bases de datos y vnculos para
acceder al texto completo de documentos recuperados. Los actuales debates sobre
bibliotecas-sin-libros y propiedad-versus-acceso en la profesin bibliotecaria sera
incomprensible sin esta expansin del panorama y tecnologa del viejo catlogo.

Los registros individuales en un archivo

La descripcin de un documento, que aparece en un grupo de notas a pie de pgina o
una lista de lecturas, es llamada usualmente una referencia o cita porque se refiere a (cita) un
libro, artculo, etc. Estos trminos son parte de la jerga no slo de bibliotecarios sino tambin
de cualquier persona educada. Un cientfico de la informacin puede llamar a sto un
documento sustituto porque toma el lugar de, y conduce a, el documento mismo. De hecho, la
diferenciacin entre una cita o sustituto y el documento mismo ya no puede hacerse cuando
una publicacin de ndices y resmenes es consultada va computadora, y tanto la cita como
el texto completo del documento asociado estn presentes simultneamente.
Una cita contiene muchos detalles bibliogrficos separados considerados tiles para
identificar el documento relacionado tanto objetivamente como en el contexto de sus usos
potenciales. Cada uno es un elemento de datos, tratado en detalle en el cap. 2. Tal descripcin
de un documento en un catlogo de biblioteca fue largamente llamada un asiento porque un
documento adquirido por la biblioteca era asentado en su inventario por un registro
bibliogrfico en el catlogo al igual que un contador asienta una transaccin financiera por
un registro aritmtico en un libro de contabilidad. Tanto el sustantivo como el verbo (asiento
y asentar) se han vuelto los ms profundos hoyos de arena en el vocabulario tcnico del
control bibliogrfico porque la computadora ha cambiado o tornado obsoletos algunos
propsitos y funciones a los cuales estos trminos referan en los sistemas manuales. Son son
evitados en este libro para evitar confusin.
En la terminologa estndar actual en aplicaciones de computadora, un archivo es una
coleccin de registros individuales. Este uso es el origen del registro bibliogrfico del ttulo
de este libro, ahora un trmino de la jerga de los servicios tcnicos. No ha reemplazado el uso
de referencia o cita entre los bibliotecarios que sirven al pblico. Ese registro puede tomar
forma fsica como cargas electromagnticas sobre un chip de silicio, una pieza de cinta
magntica, un disco (diskette o rgido), o como una pista sobre un disco compacto. Tampoco
puede todava un bibliotecario ignorar registros bibliogrficos escritos o impresos en
secuencia sobre una hoja de papel, o en fichas o papeletas individuales de 7,5 x 12 cm. (o
cualquier otro tamao), o fotografiado en una pieza de ficha plstica o fotogrfica.

Aunque cados en desuso, esos formatos manuales estn lejos de ser obsoletos.
Todava son de uso corriente en archivos personales, en las bibliotecas ms pequeas y
menos pudientes, y en mucho del mundo menos desarrollado. Y an cuando no lo fueran, los
bibliotecarios (an dentro del prximo milenio) todava tendrn que consultar e interpretar
registros bibliogrficos ms viejos que estn disponibles slo en alguna forma manual. Ms
significativamente, llevar todava ms tiempo que los registros bibliogrficos al final de un
artculo o un libro sean incluidos en el control de sistemas de bsqueda integrados. El
registro manual an tiene una larga vida por delante.

Los elementos buscables de un registro : Puntos de acceso

Los catlogos de biblioteca han sido compilados al menos desde la poca de la
Biblioteca de Alejandra, pero por siglos a partir de entonces, cada libro fue todava un
manuscrito nico. Especialmente en el contexto de una coleccin de unos pocos cientos (una
gran biblioteca en las primeras pocas medievales), un nico elemento de identificacin (por
ejemplo, el nombre de un autor o un estilo de encuadernacin) probablemente bastaba tanto
para identificarlo como para distinguirlo de los otros libros en la coleccin. En el siglo XV,
cuando copias (casi) idnticas de un texto fueron impresas, y se produjeron entonces
ediciones de la misma obra en diferentes formatos en distintos lugares, se volvi necesario
perfeccionar los mtodos de descripcin de modo que cualquier libro especfico pudiera ser
identificado como copia de una edicin particular.
Cuando el nmero de libros y ediciones diferentes se torn tan grande que ya no fue
factible hojear una lista entera de ellos para encontrar el deseado, la lista tuvo que ser
organizada especficamente pora el acceso. Esto implica proveer un lugar o lugares
predecibles para que quien hace una bsqueda localice una descripcin individual. Tanto en
las primeras grandes listas del siglo XVI como en el ms reciente archivo manual, la
localizacin usada ms frecuentemente es el apellido del autor de la obra, en orden
alfabtico. Cualquiera que sea la ubicacin un ttulo, un tema, una fecha, un designador
numrico, o el nombre de un autor, un editor, un ilustrador, un promotor, un editor - esta es
una entrada de ndice (el trmino popular), un encabezamiento (un trmino bibliotecario
cado en desuso) o un punto de acceso (el trmino ms crecientemente favorecido desde su
introduccin al vocabulario bibliotecario en la segunda edicin de AACR (1978), las actuales
reglas de catalogacin bibliotecaria en lenguaje ingls).
Punto de acceso es tambin el trmino apropiado para el procesamiento por
computadora: encabezamiento recuerda el encabezado escrito o impreso (lnea superior)
sobre una ficha o que precede un grupo de registros impresos sobre una pgina para enfatizar
la localizacin en el archivo. Dado que un punto de acceso completo puede ser bastante
largo, algunas veces es deseable identificar slo su segmento inicial, el que determina dnde
se encontrar el punto de acceso en un ordenamiento manual secuencial (usualmente
alfabtico). Esta parte inicial algunas veces es llamada el elemento inicial, elemento de
orden, o elemento de acceso. Por ejemplo, el apellido es el elemento de acceso en el
nombre personal tpico. El bibliotecario podra decir, Busque por Smith, sabiendo que
cientos de registros relacionados a docenas de personas son accesibles a travs de ese
apellido.
Encabezamiento de materia, alguna vez un trmino genrico para cualquier punto de
acceso verbal que designa un tema, no es ya genrico. Ahora es usado especficamente en el

contexto de una clase particular de sistema verbal de identificacin temtica, los

Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congreso (Library of Congress Subject
Headings). Los trminos que surgen desde 1950 para aplicar a otros tipos de puntos de
acceso temticos son descriptor, trmino de indizacin, y unitrmino. El ltimo trmino
cay rpidamente en desuso (stos trminos son definidos en el cap. 7)
Fechas y otras designaciones numricas y codificadas no fueron puntos de acceso
comunes en listas bibliogrficas manuales usadas por el pblico, as que no hay una jerga
particular para denominarlos en sistemas manuales. El verbo usado para describir la accin
de establecer un punto de acceso de cualquier clase es indizar. A pesar de su posible
ambigedad porque significa tantas cosas diferentes, cualquier alternativa en este contexto es
demasiado engorrosa. Por lo tanto, nosotros decimos que un registro est indizado (preparado
para ser recuperable) bajo nombres, materias, etc.
En un archivo manual, slo el ordenamiento fisico de sus registros individuales
determina finalmente el acceso a cualquiera de ellos. El ordenamiento fsico es irrelevante
para la forma en que un sistema de administracin de una base de datos busca en un archivo
digital (ver cap. 3 y 4). Por consiguiente, an el trmino punto de acceso tiene connotaciones
demasiado locacionales para un programador de computadora, que probablemente utilizar
clave de bsqueda para describir el trmino, cdigo, o nmero que un usuario desea utilizar a
fin de recuperar uno o un grupo de registros que compartan esa caracterstica.
Los cap. 6 y 7 describen el pensamiento y cuidado que los bibliotecarios pueden
dedicar al trabajo de autoridad. Este es el proceso de decidir cules son los puntos de acceso
tiles, o claves de bsqueda, para los registros en un archivo bibliogrfico y de normalizar
los puntos de acceso resultantes, de modo de asegurar que todos los registros que comparten
la misma caracterstica (persona, tema, medio, ttulo de serie, idioma, etc.) sean recuperados
en una bsqueda. Un punto de acceso elegido y normalizado as, ya sea que designe un
nombre o tpico, pasa a ser parte de un vocabulario controlado. Otros puntos de acceso
tiles pueden ser tomados directamente del texto de un registro. Un ttulo o una fecha no
necesitan manipulacin para ser tiles. Estn entre los puntos de acceso en lenguaje natural
buscados ms generalmente. Con computadoras rpidas y su gran capacidad de memoria, es
normalmente factible, aunque no siempre deseable, buscar por cualquier palabra u otra
cadena de caracteres especificada que aparezca en cualquier lugar en un registro, ya sea que
el registro consista slo de una cita o de una cita ms el texto completo del documento. Esto,
lo opuesto de bsqueda en vocabulario controlado, se denomina bsqueda por palabra clave.
Finalmente, un punto de acceso derivado es uno que puede ser generado directamente desde
datos digitalizados por un sistema de admniistracin de base de datos sin ingreso o formateo
de informacin por parte de un ser humano.

Normalizacin
La estructura bibliogrfica que conduce al usuario a la informacin debe ser
consistente; una acumulacin tan grande de tan diversa informacin podra colapsar
fcilmente en un caos completo. El trabajo de mucha gente y las polticas de muchas
instituciones estn involucradas. El mismo usuario puede consultar rutinariamente los
catlogos de varias bibliotecas diferentes, catlogos colectivos, varias publicaciones de
ndices y resmenes y otras formas de archivos bibliogrficos. El usuario tiene derecho a

esperar que la transicin de un archivo o base de datos a otro sea transparente; esto es, que en
todos pueda buscarse, esencialmente, de la misma manera.
La habilidad de montar archivos desde varias fuentes para ser buscados dentro del
mismo sistema de administracin de base de datos permite una mejora signifitiva en
situaciones de incompatibilidad potencial, pero esta tendencia tcnica tambin genera una
intensa presin hacia una la mayor normalizacin de los archivos fuente. En trminos
econmicos, se reconoce desde hace teimpo que para cada biblioteca que cuenta con una
copia del mismo documento, generar de la nada su propio registro del documento es antieconmico, pero los usos cooperativos demandan normas.
Principios bsicos
Las normas de control bibliogrfico estn basadas sobre los principios bsicos de
identificacin adecuada, capacidad de ser resuperado, y consistencia e manera que
1) dos documentos diferentes no puedan ser confundidos el uno con el otro.
2) la descripcin de un documento dado dentro de un archivo pueda ser recuperada por
cualquier elemento de datos o punto de acceso (por ejemplo, nombre, serie, materia) que
el el creador del registro o programador haya juzgado relevante para los usuarios de un
archivo, y
3) los muchos detalles que comprende cada descripcin sean presentados de una manera
uniforme de modo que puedan ser interpretados sin ambigedad innecesaria.
Estos principios no son absolutos, sino relativos. Lo que es bibliogrficamente
significativo acerca de un documento particular depende del propsito de la lista en la cual
est incluido y los propsitos y operaciones de la institucin que lo alberga, y ambas cosas
pueden ser consideradas cuestiones de polticas internas. Sin embargo, tambin depende de la
necesidad inmediata de cualquier usuario particular, lo cual es casi imposible de predecir.
As, con respecto al primer principio, dos copias de un documento impreso son
intercambiables y por lo tanto no necesitan ser distinguidas en la mayora de los casos. No
obstante, la mayora de (no todas) las prcticas de control de circulacin estn basadas sobre
identificacin separada de copias, y un usuario puede solicitar una copia particular a causa de
la ms pequea diferencia, digamos, la presencia de un autgrafo. No es por lo tanto
razonable esperar que cada lista describa un item usando exactamente los mismos elementos
de datos o con igual grado de detalle.

Modelos y reglas
Por consistencia, uno podra pensar que 500 aos despus de Gutenberg tendramos
convenciones universales para el ordenamiento y presentacin de los datos pertinentes al
menos a los libros impresos. Que pena que no es el caso: las variaciones continuan
apareciendo bajo el disfraz de flexibilidad de acceso o amigabilidad para los usuarios (userfriendliness). Estas variaciones se han afianzado usualmente por razones econmicas a
medida que los sistemas se adaptan a las variantes. Las variaciones ms importantes
significativas para los usuarios de bibliotecas son aquellas que separan las convenciones de

los bibliotecarios de aquellas de los servicios de ndices y resmenes, cuyos productos son
crecientemente incorporados dentro de los OPACs de bibliotecas.
Dentro de la estructura de los principios bsicos, el trabajo diario de compilacin de
bibliografas, catlogos y publicaciones de ndices y resmenes requiere reglas detalladas de
prctica. El primer bibliotecario de la Bodley Library en la Universidad de Oxford vio esta
necesidad en el siglo XVII. Entonces, como ahora, una gran biblioteca universitaria
encontraba complejos problemas bibliogrficos, pero tambin tena personal experto para
decidir cmo resolverlos de la mejor manera. Desafortunadamente, los miembros del
personal de cada biblioteca grande e importante alguna vez se enorgulleci de crear sus
propias mejores" reglas, cuidadosamente ajustadas a las presuntamentes nicas demandas de
sus usuarios. En esos das, los usuarios no buscaban regularmente material en diferentes
bibliotecas, el prstamo interbibliotecario era raro, y era poco comn para un miembro del
personal cambiar de trabajo durante mucha de su vida laboral. El entrenamiento de palabra y
en el servicio, conjuntamente con la escasez de polticas internas escritas, reforzaron las
prcticas aisladas. Conferencias, talleres y otros mtodos modernos de distribucin de ideas e
aprendizaje cooperativo eran casi desconocidos. An as las variadas prcticas catalogrficas
de bibliotecas como la Bodleiana, el Departamento de Libros Impresos del Museo Britnico,
la Biblioteca del Congreso (Library of Congress), y la Biblioteca Pblica de New York a
travs del siglo XIX son ms que hitos en la historia bibliotecaria, porque como modelos
generalmente imitados por las bibliotecas menos acaudaladas o creativas, influenciaron
fuertemente la prctica catalogrfica en otras partes.
Hacia fines del siglo pasado, diferentes instituciones reconocieron que adhiriendo a reglas
comunes, podran
1) contribuir registros a un catlogo colectivo til, facilitando la localizacin y uso
compartido de documentos, y
2) bajar el costo del trabajo bibliogrfico usando, intercambiablemente, los registros de
otros o adquiriendo registros producidos centralmente
La percepcin de estos beneficios ha motivado a los bibliotecarios, particularmente en
el mundo anglo-americano, a buscar la normalizacin tan vigorosamente como las
circunstancias polticas, econmicas y tcnicas lo permitieron.
Con recursos de personal y financieros inigualados en cualquier otra parte y en
cualquier momento, la Library of Congress se convirti en la lder reconocida en
normalizacin a lo largo de este siglo, particularmente en el mundo angloparlante. Para
entender hoy las prcticas de control bibliogrfico de cualquier lugar, uno debe conocer la
historia de desarrollos en la Library of Congress. Nunca fue la intencin de los
administradores de la Library of Congress una toma de poder. Regularmente en conferencia y
en impresos, su posicin siempre ha sido que su Biblioteca no impone sus prcticas
unilateralmente, pero asistir a otros en la imitacin de esas prcticas si as lo desean. El
hecho de que esas prcticas apropiadas a las necesidades internas de una institucin nica no
pueden ser totalmente relevantes para otros tipos y tamaos de colecciones, es reconocido
ms claramente, tal vez, por la Library of Congress misma que por otras instituciones cuyos
administradores eligen minimizar los costos copiando su trabajo. An as, es inevitable que
exista entre la Library of Congress y otras instituciones una realcin de amor-odio.

Reconociendo que sus prcticas son ampliamente imitadas, la Library of Congress

comenz a cooperar con otras instituciones en la creacin de normas basadas en esas
prcticas. Desde los primeros aos de este siglo, ha trabajado con asociaciones bibliotecarias
nacionales en Estados Unidos y el Reino Unido sobre reglas para la catalogacin descriptiva.
Despus de la II Guerra Mundial, adopt un rol ms prominente a nivel internacional, a
travs de la participacin en proyectos de la Federacin Internacional de Asociaciones de
Bibliotecas (International Federation of Library Associations and Institutions IFLA) y en
asociacin con agencias bibliogrficas nacionales de otros pases. Dentro de Estados Unidos,
coopera con comits de un gran nmero de grupos profesionales para el desarrollo y
aplicacin prctica de normas para descripcin, acceso temtico, y automatizacin. Los
resultados ms importantes de esos desarrollos cooperativos para el registro bibliogrfico son
las Reglas de Catalogacin Anglo-Americanas (Anglo-American Cataloging Rules, AACR,)
y el formato MARC para la digitalizacin de registros. Estos son los temas de toda la parte
III de este libro, excepto por el cap. sobre puntos de acceso temticos.

Conservadurismo versus Cambio

La prctica de la bibliografa es extremadamente conservadora, tanto en su totalidad
como en aplicaciones individuales. Su propsito es acceder a los documentos humanos de
todas las pocas, el nico medio permanente de conservacin del pensamiento y valores de la
sociedad. Un catlogo de biblioteca es una acumulacin de registros creados a lo largo de un
perodo de dcadas, an de siglos. Los registros aadidos a cualquier catlogo dado deben ser
bsicamente consistentes unos con otros si se espera que el catlogo sea fcil de consultar.
Cualquier cambio debe asegurar un claro mejoramiento en su uso, no meramente confusin.
Un cambio tan grande como la automatizacin ha ofrecido ambos, en abundancia.
Puede ser natural concentrar la atencin sobre la revolucin tcnica de la pasada
generacin, pero es probable que los cambios significativos de la prxima generacin surjan
ms desde circunstancias econmicas y comerciales - y an polticas. La mayor
productividad que sigui a la automatizacin puede proteger un poco a los servicios
bibliogrficos de la necesidad de economizar que demandan en las bibliotecas los serivicios
al pblico, que requeren personal de manera ms intensiva, pero la reduccin y
terciarizacin al sector privado sigue siendo el orden imperante de esta dcada. Esta
tendencia tuvo repercusiones sobre la aplicacin de normas, la mayora de las cuales fueron
desarrolladas para y por agencias del sector pblico, las ms abiertas a la cooperacin.
Una menos obvia, pero igualmente efectiva, causa de cambio se encuentra en los
documentos mismos listados en archivos bibliogrficos. Las publicaciones seriadas fueron
alguna vez pocas y simples en su ttulo, patrones de publicacin, etc. Las actas de
conferencias publicadas alguna vez estuvieron restringidas a los encuentros regulares de
asociaciones. Los nombres corporativos seguan antes unos pocos modelos estndar, tales
como Departmento de (funcin) para una agencia de gobierno. Items en otos soportes
diferentes de lo impreso raramente aparecan en los catlogos de biblioteca. El estilo de las
portadas segua un orden de elementos fijo y no inclua artimaas. A medida que cada nueva
complicacin encuentra su camino hacia las fuentes de datos bibliogrficos, debe juzagrse o
bien cmo tratar con ellos dentro de las normas existentes, o bien cmo expandir o alterar la
norma.

Finalmente, el cambio en s mismo engendra cambio. A medida que los usuarios se

fueron acostumbrando a ms puntos de acceso, bsquedas ms rpidas y la posibilidad de
ms control del usuario sobre las estrategias de bsqueda, se craron mayores expectativas y
demandas ms complejas a todos los servicios bibliogrficos. La simplificacin y
amigabilidad con el usuarios que acompaa a la integracin tambin hizo a los usuarios
indiferentes con respecto a las diferencias entre los archivos y programas de bsqueda con
los que tratan, cuando esas diferencias estn basados ms en la historia que en la lgica.
Un perodo de cambio significativo tuvo lugar cerca de 100 aos atrs. Entonces,
siguiendo a un perodo de relativa estabilidad a travs de los dos primeros tercios del siglo
XX, varios factores que surgieron durante una sola generacin conspiraron vigorosamente
contra la tradicin bibliogrfica. En su intentos por salir adelante, algunas bibliotecas
simplemente abandonaron los viejos catlogos y sistemas y empezaron de nuevo desde cero.
Otras intentaron valientemente algn grado de amalgama de prcticas viejas y nuevas. Cada
vez que es necesario un cambio en las normas, procedimientos y productos bibliogrficos,
todos los usuarios de informacin bibliogrfica enfrentan un perodo de incertidumbre y
confusin. Hasta los conflictos polticos entre instituciones son inevitables. Es demasiado
pronto para decir si estamos cerca del fin del presente perodo de cambio, y si no, cuando
retornar la estabilidad. La naturaleza misma del control bibliogrfico demanda estabilidad.

ADMINISTRACION Y FINANCIAMIENTO DEL CONTROL BIBLIOGRAFICO

A pesar de la automatizacin, integracin y cooperacin, las bibliotecas difieren unas
de otras en sus colecciones y usuarios. Ninguna bibliografa o catlogo estn siempre
enteramente correctos o completos. Suplementos y revisiones han sido compiladas desde
siempre, generalmente por gente distinta a la que hizo la obra original. La creciente presencia
de intereses comerciales en el control bibliogrfico aumenta el nmero de servicios y
productos que compiten con contenidos superpuestos y rasgos incompatibles. Uno puede
tener la posibilidad de elegir entre muchos servicios para bsqueda en la misma base de
datos, pero cada uno utiliza diferentes sistemas de administracin de bases de datos e
interfaces de usuarios. Completamente contrario a los intereses de los bibliotecarios, las
compaias competidoras de hardware y software de computadoras an tienen poco inters en
la normalizacin a nivel de la industria en su conjunto. El campo del control bibliogrfico es
activo, costoso y cambiante.
El tratamiento de conceptos y principios que hace este libro se mantiene por encima
de cualquier consideracin de los costos especficos de servicios bibliogrficos, pero algunas
generalizaciones son necesarias para el entendimiento de la provisin de servicios
bibliogrficos dentro y fuera de bibliotecas. Cada administrador de una biblioteca o un
servicio de ndices y resmenes, o de la publicacin de bibliografas monogrficas, debe
manejar un complejo conjunto de procesos interrelacionados, tratando de obtener el mejor
valor de un costo considerable. El trabajo bibliogrfico es un servicio, hecho sin esperanza de
un beneficio directo significativo. An como un emprendimiento comercial, por lo general es
llevado a cabo por organizaciones sin fines de lucro, muchas de las cuales buscan donaciones
para apoyar su trabajo. Podra parecer fcil medir el costo de la operacin de catalogacin
por unidad en una biblioteca, pero los intentos de estadsticas comparativas siempre son
vistos con suspicacia. Los administradores alegan tales diferencias en sus operaciones que no
pueden aislar las mismas unidades de medicin que otros.

Con todo, no hay duda de que en una biblioteca grande con materiales ms complejos
que manipular, un costo promedio de catalogacin de un simple documento nuevo desde cero
y dando al registro una forma digital lista para ser utilizada por otros, puede exceder los cien
dlares, por las razones exploradas en el cap. 5. No puede achacarse esto a la ineficiencia de
una burocracia derrochadora; ste es el precio de la creciente complejidad del trabajo y el
cuidado con que se lo realiza.
Ha disminuido el dinero canalizado en la infraestructura de la automatizacin del
servicio tcnico en bibliotecas en el pasado reciente con respecto al valor de las colecciones o
a la calidad de los servicios pblicos? Qu est siendo acrecentado o sacrificado para poner
dinero en otra infraestructura nueva: bases de datos digitales adquiridas para acceso local y el
equipamiento de computadoras ubicado en reas de servicio pblico para su uso? Es la
biblioteca, todava, una intermediaria necesaria cuando los usuarios finales pueden pagar
directamente por acceso a Internet a servicios bibliogrficos basados en honorarios? Estn
las bibliotecas alcanzando un grado de eficiencia que pudiera complacer a un auditor de
compaa privada?
Los bibliotecarios generalmente se sienten incapaces de responder tales preguntas en
gran medida debido a la dificultad de asignacin de un valor monetario a tareas y servicios
especficos. En adicin a la compilacin de catlogos y bibliografas, los bibliotecarios han
escrito por mucho tiempo guas de usuario y dado clases y sesiones de instruccin sobre el
uso de bases de datos bibliogrficas y mtodos de bsqueda. Tales ayudas generalizadas para
los usuarios finales son parte del costo y administracin actuales de los servicios
bibliogrficos. En el perodo pre-computadora, estas ayudas eran sistemticamente
presupuestadas y provistas en alguna profundidad slo en bibliotecas escolares y
acadmicas, porque luego del proceso de educacin formal, se asuma que el usuario final
haba adquirido ciertas competencia bsicas. Sin embargo, como las herramientas
bibliogrficas y la informacin contenida en ellas se han vuelto ms complejas, y como la
automatizacin est cambiando radicalmente el proceso de bsqueda, los bibliotecarios de
servicio pblico en otros tipos de bibliotecas estn volvindose tambin instructores en
tcnicas bibliogrficas para grupos de usuarios y usuarios individuales. Los bibliotecarios
especializados, cuya poltica fue alguna vez proteger a sus usuarios finales de la
preocupacin sobre las herramientas bibliogrficas y su uso, haciendo la bsqueda por ellos y
tal vez hasta interpretando el resultado, ahora son especialistas en instruccin bibliogrfica.
El costo del tiempo dedicado a la bsqueda bibliogrfica por aprte del usuario final
an es tpicamente ignorado como un factor en la administracin bibliotecaria en el sector
pblico. La instruccin bibliogrfica para grupos, como la ayuda del bibliotecario
referencista ante una pregunta individual, tambin tiende a ser incorporada dentro del
presupuesto operativo. No obstante, la recuperacin del costo por servicio individualizado
ms all de lo que se define como servicio bsico est ahora volvindose un aspecto
prominente de la administracin financiera en todos los tipos de bibliotecas. Actualmente,
ms y ms bibliotecas pblicas y acadmicas anuncian servicios de informacin especiales
por una tarifa, generalmente dirigidos al pequeo sector privado de negocios que no puede
justificarse tener su propio bibliotecario especializado.
La biblioteca exige una tarifa como pago por un servicio no tradicional, no cubierto
legtimamente por su presupuesto ordinario, y usualmente carga por el tiempo consumido por
una demanda individual. Es sta la mejor medida del valor del resultado para un cliente? La
habilidad y el juicio del buscador son los mayores factores en el tiempo consumido, as que

la evaluacin de desempeo de bibliotecarios ocupados en estos servicios debe ser ms

rigurosa para justificar la importancia de la tarifa que se cobra al consumidor. Pero la
eficiencia de las herramientas bibliogrficas con las que ellos trabajan es otro factor. Una
herramienta bien diseada con una tecnologa apropiada para bsqueda, revela su
informacin a buscadores experimentados ms rpidamente y an a los usuarios finales con
una menor necesidad de ayuda por parte personal del servicio pblico de la biblioteca. La
herramienta inadecuada es ms costosa cada vez que es usada ya sea por un profesional o un
usuario final; peor, lleva al segundo a aumentar la demanda de ayuda del personal
bibliotecario.
Dentro de una biblioteca, tres grupos distintos de profesionales estn involucrados en la
produccin y uso de herramientas bibliogrficas:
1) los catalogadores y bibliotecarios de sistemas crean y mantienen los varios archivos
locales e interfaces de usuarios.
2) los bibliotecarios referencistas eligen herramientas bibliogrficas producidas
externamente, interpretan datos bibliogrficos a los usuarios, y crean listas especializadas
basadas sobre necesidades y recursos locales, y
3) los administradores priorizan necesidades y asignan personal y recursos presupuestarios
tanto a los servicios bibliogrficos como a los dems.
Los miembros del cuerpo docente de las escuelas de bibliotecologa constituyen un
cuarto grupo de bibliotecarios interesados, reflejando a los otros tres en que cada cual tiende
a especializarse en uno de esos tres campos.
Hay una desafortunada historia de recriminacin mutua entre los cuatro grupos.
Aquellos en servicios tcnicos generalmente no tienen contacto directo con el pblico; sus
modelos de trabajo son diferentes; tiende a haber muy poco cruce de personal entre los
servicios tcnicos y los servicios pblicos. Los bibliotecarios referencistas se quejan de que
los catalogadores ocultan informacin bajo oscuros puntos de acceso o clasifican items para
archivarlos donde al usuario ni se le ocurrira buscarlos. Los catalogadores se quejan de que
los bibliotecarios referencistas no aprenden lo suficientemente bien las normas y sistemas
para hacer mejor uso de ellos, y que fallan en apreciar ya la necesidad de, o el beneficio de,
cambios peridicos de esas normas y sistemas. Los administradores, que pueden provenir de
una u otra corriente, son acusados rutinariamente de favorecer cualquier segmento de la
operacin que conozcan mejor al aplicarmedidas de desempeo y evaluacin de servicios
comparativas. Su queja tpica acerca de la escuela universitaria de bibliotecologa es que esta
ltima desprecia el entrenamiento prctico necesario para la inmediata desde el primer daefectividad en la aplicacin de tcnicas actuales, un tema que divide a instructores y
profesionales en cada campo profesional.
Felizmente, hay una tendencia creciente, particularmente dentro de consorcios y
asociaciones, a promover la concientizacin de cada grupo con respecto a las actividades de
los otros y a alentar contactos ms sistemticos. A nivel local, la integracin ya descripta
como un resultado importante de la automatizacin ayud a tender un puente sobre el
abismo entre el personal de servicios tcnicos y el de servicios pblicos y ahora est
fomentando la incorporacin organizacional de las dos funciones.
A fines de la dcada del 60, el principal inters de un administrador con respecto a
los cambiantes servicios bibliogrficos era tecnolgico. Hoy, la tecnologa ya ha pasadohace

tiempo la etapa experimental, y los probemas de personal que surgieron con la introduccin
de la automatizacin han sido ampliamente resueltos a medida que creci una generacin
informticamente alfabetizada. Sin embargo, la automatizacin raramente ha cumplido una
temprana promesa de reduccin de costos. Los problemas financieros permanecen y se
incrementan especialmente en instituciones pblicas debido a mayores restriccin
financieras. Los administradores estn tratando de manejar un cambio en el presupuesto
tradicionalmente balanceado entre
1)
2)
3)
4)

costos de servicios tcnicos y pblicos

costos operativos y de capital
costos de mquinas y trabajo humano, y
personal permanente y equipamiento propio, y la compra de servicios comerciales
equivalentes o provistos por profesionales independientes

Tales cambios nunca son administrativamente fciles; en la relacin con contratos

colectivos de trabajo pueden ser devastadores. Las dificultades en esta rea han derribado
muchas administraciones bibliotecarias.

CRITERIO BIBLIOGRAFICO
El estudio del control bibliogrfico est cargado de detalle, mucho del cual puede
parecer confuso e irrelevante hasta que uno adquiere, a travs de la observacin cuidadosa y
la experiencia, el contexto en el cual juzgar la significancia de un hecho bibliogrfico dado.
Disear, hacer o usar cualquier lista bibliogrfica, particularmente una basada en
computadora, requiere atencin constante al detalle de modo que ningn hecho til sea
ignorado, a pesar de que pueda parecer inicialmente sin importancia. Para ser efectivo, uno
debe desarrollar el instinto de detective de un Sherlock Holmes. La gente no nace con este
instinto. Resulta ms fcil para algunos que para otros, pero ninguno que rechace
conscientemente este tipo de disciplina mental encontrar auto-realizacin ni mucho xito en
las profesiones de la informacin. No obstante, ningn detalle es de importancia aisladmente.
Su contexto es lo que lo hace significativo. El lector podra intentar conscientemente
relacionar lo que se presenta en este libro con:
1) su aplicacin a experiencias personales en la bsqueda de informacin en herramientas
bibliogrficas de todos los tipos
2) prcticas observadas en varios tipos y tamaos de bibliotecas, archivos, galeras, y
museos, y
3) informacin obtenida en el estudio de todos los otros aspectos de la Bibliotecologa
Preocupa a muchos estudiantes que comienzan un programa de graduados en
bibliotecologa, que tan poco en el estudio de la teora o prctica bibliogrfica parece ser
tangible o cuantificable. Todo es presentado como relativo. Esto es particularmente
perturbador para aquellos que han sido mal aconsejados dentro de la creencia que la citacin
bibliogrfica y la catalogacin bibliotecaria consisten en la aplicacin de reglas concretas y
rgidas a situaciones que toman esas reglas sin ambigedad. El autor siempre ha encontrado
que la pregunta de un estudiante ms difcil de responder es la eterna Pero cul es el
camino correcto?. La nica respuesta honesta es casi siempre Depende de.... Una de las
cosas de la que depende, para bien o para mal, es generalmente una valoracin subjetiva de

los asuntos involucrados y la eleccin de las prioridades a ser aplicadas por aprte de un
administrador. Cualquier opcin es la correcta si se aceptan sus premisas.
Menos premisas que antes son hoy reconocidas. Los cambios recientes ms difciles
de abordar han sido causados no por nuevos cdigos de catalogacin ni por la computadora,
sino por el hecho que ahora es raro para una biblioteca actuar sola en la adquisicin o
creacin de registros bibliogrficos. Las polticas de compromiso y bsqueda de consenso
entre las bibliotecas cooperantes, las polticas de lobby gubernamental para mantener
emprendimientos cooperativos costosos, y las polticas de llegar a decisiones comerciales en
un entorno de empresas bibliogrficas competitivas motivadas por los beneficios, se han
vuelto partes integrales del control bibliogrfico.
Este libro no puede usurpar la prerrogativa de los profesionales y administradores en
la decisin qu es correcto en una situacin dada. Todo lo que puede hacer es ilustrar qu
circunstancias y razonamientos han llevado a ciertas aplicaciones prcticas. Se ocupa de
mostrar qu ha sido hecho y qu puede ser hecho, no presumir qu debera ser hecho. A
principios de este siglo, Charles Ammi Cutter temi que la influencia de la Library of
Congress en apoyo de la normalizacin pudiera marcar el fin de lo que l llam la edad
dorada de la catalogacin. Nosotros estamos ahora en una nueva edad dorada. La visin de
la catalogacin de Cutter (hoy por implicancia, todo el control bibliogrfico) como un arte,
no una ciencia todava es vlida. Esta visin tiene una implicacin dominante para el
estudiante: uno no aprende a manejarse con registros bibliogrficos tanto por estudiar su
construccin o leer un libro como ste sino por experimentar su uso.