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AUDITORIA INTERNA
Introduccin
Los trabajos que lleva a cabo auditora interna son realizados en ambientes legales y
culturales diversos, dentro de organizaciones que varan segn sus propsitos, tamao y
estructura, y por personas de dentro o fuera de la organizacin. Si bien estas diferencias
pueden afectar la prctica de la auditora interna en cada ambiente, el cumplimiento de las
Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna es esencial para
el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos. En el caso de que los
auditores internos no puedan cumplir con ciertas partes de las Normas por impedimentos
legales o de regulaciones, debern cumplir con todas las dems partes y efectuar la
correspondiente declaracin.
Si los auditores internos utilizan estas Normas junto con normas emitidas por otros
organismos de regulacin, podrn mencionar el uso de las otras normas en sus comunicados
de auditora, cuando sea apropiado. Si hubiera inconsistencia entre estas Normas y las
normas emitidas por otros organismos, los auditores internos debern cumplir con estas
Normas y podrn tambin cumplir con las otras en caso de que sean ms restrictivas.
El propsito de las Normas es:
1. Definir principios bsicos que representen el ejercicio de la auditora interna tal como este
debera ser.
2. Proporcionar un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades de
auditora interna de valor aadido.
3. Establecer las bases para evaluar el desempeo de la auditora interna.
4. Fomentar la mejora de los procesos y operaciones de la organizacin.
Las Normas son requisitos enfocados a principios, de cumplimiento obligatorio, que
consisten en:
Declaraciones de requisitos bsicos para el ejercicio de la auditora interna y para
evaluar la eficacia de su desempeo, de aplicacin internacional a nivel de las
personas y a nivel de las organizaciones.
Interpretaciones que aclaran trminos o conceptos dentro de las Declaraciones.
En las Normas se emplean trminos a los que se han dado determinados significados que
estn definidos en el Glosario. Por ejemplo, en las Normas se utiliza la palabra debe para
indicar un requisito incondicional, y la palabra debera en los casos en que se espera su
cumplimiento cuando se aplica el juicio profesional, a menos que las circunstancias
justifiquen un desvo.
Es necesario tener en cuenta tanto las Declaraciones como sus Interpretaciones, y los
significados especficos indicados en el Glosario, para entender y aplicar correctamente las
Normas.
La estructura de las Normas est formada por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre
Desempeo y las Normas de Implantacin. Las Normas sobre Atributos tratan las
caractersticas de las organizaciones y las personas que prestan servicios de auditora
interna. Las Normas sobre Desempeo describen la naturaleza de los servicios de auditora
interna y proporcionan criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeo de
estos servicios. Las Normas sobre Atributos y sobre Desempeo se aplican a todos los
servicios de auditora interna. Las Normas de Implantacin amplan las Normas sobre
Atributos y Desempeo, proporcionando los requisitos aplicables a las actividades de
aseguramiento (A) y consultora (C).
Los servicios de aseguramiento comprenden la tarea de evaluacin objetiva de las
evidencias, efectuada por los auditores internos, para expresar una opinin o conclusin
independiente respecto de una entidad, operacin, funcin, proceso, sistema u otro asunto.
La naturaleza y el alcance del trabajo de aseguramiento estn determinados por el auditor
interno. Por lo general existen tres partes en los servicios de aseguramiento: (1) la persona o
grupo directamente implicado en la entidad, operacin, funcin, proceso, sistema u otro
asunto, es decir el dueo del proceso, (2) la persona o grupo que realiza la evaluacin, es
decir el auditor interno, y (3) la persona o grupo que utiliza la evaluacin, es decir el usuario.
Los servicios de consultora son por naturaleza consejos, y son desempeados, por lo
general, a pedido de un cliente. La naturaleza y el alcance del trabajo de consultora estn
sujetos al acuerdo efectuado con el cliente. Por lo general existen dos partes en los servicios
de consultora: (1) la persona o grupo que ofrece el consejo, es decir el auditor interno, y (2)
la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir el cliente del trabajo. Cuando
desempea servicios de consultora, el auditor interno debe mantener la objetividad y no
asumir responsabilidades de gestin.
La elaboracin y revisin de las Normas es un proceso continuo. El Consejo de Normas de
Auditora Interna realiza un extenso proceso de consulta y debate antes de emitir las
Normas. Esto incluye la solicitud de comentarios en todo el mundo mediante el proceso de
borrador de exposicin. Todos los borradores de exposicin son colocados en la pgina web
del Instituto de Auditores Internos adems de ser distribuidos a todos los Institutos locales.
Las sugerencias y comentarios sobre las Normas pueden enviarse a:
The Institute of Internal Auditors
Standards and Guidance
247 Maitland Ave.
Altamonte Springs, Florida 32701 - USA
E-mail: guidance@theiia.org
Web: http://www.theiia.org
La objetividad es una actitud mental neutral que permite a los auditores internos desempear
su trabajo con honesta confianza en el producto de su labor y sin comprometer su calidad.
La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio sobre asuntos de
auditora a otras personas. Las amenazas a la objetividad deben contemplarse en todos los
niveles, del auditor individual, de cada trabajo, funcional y organizacional.
1110 Independencia dentro de la organizacin
El director ejecutivo de auditora debe responder ante un nivel jerrquico tal dentro de la
organizacin que permita a la actividad de auditora interna cumplir con sus
responsabilidades. El director ejecutivo de auditora debe ratificar ante el Consejo, al menos
anualmente, la independencia que tiene la actividad de auditora interna dentro de la
organizacin.
Interpretacin:
La Independencia dentro de la organizacin se alcanza de forma efectiva cuando el Director
ejecutivo de auditora depende funcionalmente del Consejo. Algunos ejemplos de
dependencia funcional del Consejo implican que este:
Apruebe el estatuto de auditora interna;
Apruebe el plan de auditora basado en riesgos;
Reciba comunicaciones peridicas del Director ejecutivo de auditora sobre el
desarrollo del plan de auditora interna y otros asuntos;
Apruebe las decisiones referentes al nombramiento y cese del Director ejecutivo
de auditora; y
Formule las preguntas adecuadas a la direccin y al Director ejecutivo de
auditora para determinar si existen alcances inadecuados o limitaciones de
recursos.
1110.A1 La actividad de auditora interna debe estar libre de injerencias al determinar el
alcance de auditora interna, al desempear su trabajo y al comunicar sus resultados.
1111 Interaccin directa con el Consejo
El director ejecutivo de auditora debe comunicarse e interactuar directamente con el
Consejo de Administracin.
1120 Objetividad individual
Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral, y evitar cualquier conflicto
de intereses.
Interpretacin:
El conflicto de intereses es una situacin en la cual un auditor interno, que ocupa un puesto
de confianza, tiene un inters personal o profesional en competencia con otros intereses.
Tales intereses en competencia pueden hacerle difcil el cumplimiento imparcial de sus
tareas. Puede existir un conflicto de intereses an cuando no se produzcan actos
inadecuados o no ticos. Un conflicto de intereses puede crear una apariencia de
Interpretacin:
Los conocimientos, las aptitudes y otras competencias es un trmino colectivo que se refiere
a la aptitud profesional requerida al auditor interno para llevar a cabo eficazmente sus
responsabilidades profesionales. Se alienta a los auditores internos a demostrar su aptitud
obteniendo certificaciones y cualificaciones profesionales apropiadas, tales como la
designacin de auditor interno certificado y otras designaciones ofrecidas por el Instituto de
Auditores Internos y otras organizaciones profesionales apropiadas.
1210.A1 - El director ejecutivo de auditora debe obtener asesoramiento y asistencia
competentes en caso de que los auditores internos carezcan de los conocimientos, las
aptitudes u otras competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo.
1210.A2 Los auditores internos deben tener conocimientos suficientes para evaluar el riesgo
de fraude y la forma en que se gestiona por parte de la organizacin, pero no es de esperar
que tengan conocimientos similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad
principal es la deteccin e investigacin del fraude.
1210.A3 Los auditores internos deben tener conocimientos suficientes de los riesgos y
controles clave en tecnologa de la informacin y de las tcnicas de auditora disponibles
basadas en tecnologa que le permitan desempear el trabajo asignado.
Sin embargo, no se espera que todos los auditores internos tengan la experiencia de aquel
auditor interno cuya responsabilidad fundamental es la auditora de tecnologa de la
informacin.
1210.C1 El director ejecutivo de auditora no debe aceptar un servicio de consultora, o bien
debe obtener asesoramiento y asistencia competentes, en caso de que los auditores internos
carezcan de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para
desempear la totalidad o parte del trabajo.
1220 Cuidado profesional Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y
la aptitud que se esperan de un auditor interno razonablemente prudente y competente. El
cuidado profesional adecuado no implica infalibilidad.
1220.A1 - El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional al considerar:
El alcance necesario para alcanzar los objetivos del trabajo;
La relativa complejidad, materialidad o significatividad de asuntos a los cuales se
aplican procedimientos de aseguramiento;
La adecuacin y eficacia de los procesos de gobierno, gestin de riesgos y control;
La probabilidad de errores materiales, fraude o incumplimientos; y
El costo de aseguramiento en relacin con los beneficios potenciales.
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2130.C1 Los auditores internos deben incorporar los conocimientos de los controles que
han obtenido de los trabajos de consultora en su evaluacin de los procesos de control de la
organizacin.
2200 Planificacin del trabajo
Los auditores internos deben elaborar y documentar un plan para cada trabajo, que incluya
su alcance, objetivos, tiempo y asignacin de recursos.
2201 Consideraciones sobre planificacin
Al planificar el trabajo, los auditores internos deben considerar:
Los objetivos de la actividad que est siendo revisada y los medios con los cuales
la actividad controla su desempeo;
Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y
los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel
aceptable;
La adecuacin y eficacia de los procesos de gestin de riesgos y control de la
actividad comparados con un enfoque o modelo de control relevante.
Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los procesos de gestin
de riesgos y control de la actividad.
2201.A1 Cuando se planifica un trabajo para partes ajenas a la organizacin, los auditores
internos deben establecer un acuerdo escrito con ellas respecto de los objetivos, el alcance,
las responsabilidades correspondientes y otras expectativas, incluyendo las restricciones a la
distribucin de los resultados del trabajo y el acceso a los registros del mismo.
2201.C1 Los auditores internos deben establecer un acuerdo con los clientes de trabajos de
consultora, referido a objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y dems
expectativas de los clientes. En el caso de trabajos significativos, este acuerdo debe estar
documentado.
2210 Objetivos del trabajo
Deben establecerse objetivos para cada trabajo.
2210.A1 Los auditores internos deben realizar una evaluacin preliminar de los riesgos
relevantes para la actividad bajo revisin. Los objetivos del trabajo deben reflejar los
resultados de esta evaluacin.
2210.A2 - El auditor interno debe considerar la probabilidad de errores, fraude,
incumplimientos y otras exposiciones significativas al elaborar los objetivos del trabajo.
2210.A3 Se requieren criterios adecuados para evaluar controles. Los auditores internos
deben cerciorarse del alcance hasta el cual la direccin ha establecido criterios adecuados
para determinar si los objetivos y metas han sido cumplidos. Si fuera apropiado, los auditores
internos deben utilizar dichos criterios en su evaluacin. Si no fuera apropiado, los auditores
internos deben trabajar con la direccin para desarrollar criterios de evaluacin adecuados.
2210.C1 Los objetivos de los trabajos de consultora deben considerar los procesos de
gobierno, riesgo y control, hasta el grado de extensin acordado con el cliente.
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2210.C2 Los objetivos de los trabajos de consultora deben ser compatibles con los valores,
estrategias y objetivos de la organizacin.
2220 Alcance del trabajo
El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo.
220.A1 - El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y
bienes relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros.
2220.A2 Si durante la realizacin de un trabajo de aseguramiento surgen oportunidades de
realizar trabajos de consultora significativos, debera lograrse un acuerdo escrito especfico
en cuanto a los objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y otras expectativas. Los
resultados del trabajo de consultora deben ser comunicados de acuerdo con las normas de
consultora.
2220.C1 Al desempear trabajos de consultora, los auditores internos deben asegurar que
el alcance del trabajo sea suficiente para cumplir los objetivos acordados. Si los auditores
internos encontraran restricciones al alcance durante el trabajo, estas restricciones debern
tratarse con el cliente para determinar si se contina con el trabajo.
2220.C2 Durante los trabajos de consultora, los auditores internos deben considerar los
controles consistentes con los objetivos del trabajo y estar alertas a los asuntos de control
significativos.
2230 Asignacin de recursos para el trabajo
Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados y suficientes para lograr los
objetivos del trabajo, basndose en una evaluacin de la naturaleza y complejidad de cada
trabajo, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles.
2240 Programa de trabajo
Los auditores internos deben preparar y documentar programas que cumplan con los
objetivos del trabajo.
2240.A1 - Los programas de trabajo deben incluir los procedimientos para identificar,
analizar, evaluar y documentar informacin durante la tarea. El programa de trabajo debe ser
aprobado con anterioridad a su implantacin y cualquier ajuste ha de ser aprobado
oportunamente.
2240.C1 Los programas de trabajo de los servicios de consultora pueden variar en forma y
contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
2300 Desempeo del trabajo
Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y documentar suficiente
informacin de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.
2310 Identificacin de la informacin
Los auditores internos deben identificar informacin suficiente, fiable, relevante y til de
manera tal que les permita alcanzar los objetivos del trabajo.
Interpretacin:
La informacin suficiente est basada en hechos, es adecuada y convincente, de modo que
una persona prudente e informada sacara las mismas conclusiones que el auditor. La
informacin fiable es la mejor informacin que se puede obtener mediante el uso de tcnicas
de trabajo apropiadas. La informacin relevante apoya las observaciones y recomendaciones
del trabajo y es compatible con sus objetivos. La informacin til ayuda a la organizacin a
cumplir con sus metas.
2320 Anlisis y evaluacin
Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en anlisis
y evaluaciones adecuados.
2330 Documentacin de la informacin
Los auditores internos deben documentar informacin relevante que les permita soportar las
conclusiones y los resultados del trabajo.
2330.A1 - El director ejecutivo de auditora debe controlar el acceso a los registros del
trabajo. El director ejecutivo de auditora debe obtener aprobacin de la alta direccin o de
asesores legales antes de dar a conocer tales registros a terceros, segn corresponda.
2330.A2 - El director ejecutivo de auditora debe establecer requisitos de retencin para los
registros del trabajo, sea cual fuere el medio en el cual se almacena cada registro. Estos
requisitos de retencin deben ser consistentes con las guas de la organizacin y cualquier
regulacin u otros requisitos pertinentes.
2330.C1 El director ejecutivo de auditora debe establecer polticas sobre la custodia y
retencin de los registros de trabajos de consultora, y sobre la posibilidad de darlos a
conocer a terceras partes, internas o externas. Estas polticas deben ser consistentes con las
guas de la organizacin y cualquier regulacin u otros requisitos pertinentes.
2340 Supervisin del trabajo
Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus
objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo del personal.
Interpretacin:
El alcance de la supervisin requerida depender de la pericia y experiencia de los auditores
internos y de la complejidad del trabajo. El director ejecutivo de auditora tiene la
responsabilidad general de la supervisin del trabajo, ya sea que haya sido desempeado
por la actividad de auditora interna o para ella, pero puede designar a miembros
adecuadamente experimentados de la actividad de auditora interna para llevar a cabo esta
tarea. Se debe documentar y conservar evidencia adecuada de la supervisin.
2400 Comunicacin de resultados
Los auditores internos deben comunicar los resultados de los trabajos.
2410 Criterios para la comunicacin
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Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo as como las
conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de accin.
2410-A1 - La comunicacin final de los resultados del trabajo debe incluir, si corresponde, la
opinin y/o las conclusiones del auditor interno. Cuando se emite una opinin o conclusin,
debe considerar las expectativas del Consejo, la alta direccin y otras partes interesadas y
debe estar soportada por informacin suficiente, fiable, relevante y til.
Interpretacin: Las opiniones en los trabajos de auditora pueden ser clasificaciones
(ratings), conclusiones u otras descripciones de los resultados. Un trabajo de auditora puede
estar relacionado con controles sobre un proceso especfico, riego o unidad de negocio. La
formulacin de opiniones al respecto requiere de la consideracin de los resultados del
trabajo y su importancia.
2410.A2 Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo
cuando se observa un desempeo satisfactorio.
2410.A3 Cuando se enven resultados de un trabajo a partes ajenas a la organizacin, la
comunicacin debe incluir las limitaciones a la distribucin y uso de los resultados.
2410.C1 Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de
consultora variarn en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo y las
necesidades del cliente.
2420 Calidad de la comunicacin
Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas
y oportunas.
Interpretacin:
Las comunicaciones precisas estn libres de errores y distorsiones y son fieles a los hechos
que describen. Las comunicaciones objetivas son justas, imparciales y sin desvos y son el
resultado de una evaluacin justa y equilibrada de todos los hechos y circunstancias
relevantes. Las comunicaciones claras son fcilmente comprensibles y lgicas, evitando el
lenguaje tcnico innecesario y proporcionando toda la informacin significativa y relevante.
Las comunicaciones concisas van a los hechos y evitan elaboraciones innecesarias, detalles
superfluos, redundancia y uso excesivo de palabras. Las comunicaciones constructivas son
tiles para el cliente del trabajo y la organizacin, y conducen a mejoras que son necesarias.
A las comunicaciones completas no les falta nada que sea esencial para los receptores
principales e incluyen toda la informacin y observaciones significativas y relevantes para
apoyar a las recomendaciones y conclusiones. Las comunicaciones oportunas son
realizadas en el tiempo debido y son pertinentes, dependiendo de la significatividad del tema,
permitiendo a la direccin tomar la accin correctiva apropiada.
2421 - Errores y omisiones
Si una comunicacin final contiene un error u omisin significativos, el director ejecutivo de
auditora debe comunicar la informacin corregida a todas las partes que recibieron la
comunicacin original.
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Glosario
Aceptacin del riesgo - El nivel de riesgo que una organizacin est dispuesta a aceptar.
Actividad de auditora interna - Un departamento, divisin, equipo de consultores, u otro/s
practicante/s que proporciona/n servicios independientes y objetivos de aseguramiento y
consulta, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. La
actividad de auditora interna ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de
gestin de riesgos, control y gobierno.
Aadir / Agregar valor- La actividad de auditora interna aade valor a la organizacin (y
sus partes interesadas) cuando proporciona aseguramiento objetivo y relevante, y contribuye
a la eficacia de los procesos de gobierno, gestin de riesgos y control.
Cdigo de tica - El Cdigo de tica del Instituto de Auditores Internos (The Institute of
Internal Auditors - IIA) es una serie de principios significativos para la profesin y el ejercicio
de la auditora interna, y de Reglas de Conducta que describen el comportamiento que se
espera de los auditores internos. El Cdigo de tica se aplica tanto a las personas como a
las entidades que suministran servicios de auditora interna. El propsito del Cdigo de tica
es promover una cultura tica en la profesin global de auditora interna.
Conflicto de intereses - Se refiere a cualquier relacin que vaya o parezca ir en contra del
mejor inters de la organizacin. Un conflicto de intereses puede menoscabar la capacidad
de una persona para desempear sus obligaciones y responsabilidades de manera objetiva.
Consejo (Consejo de Administracin) - El trmino Consejo se refiere al cuerpo de
gobierno de una organizacin, tal como el consejo de administracin, el consejo de
supervisin, el responsable de un organismo o cuerpo legislativo, el comit o miembros de la
direccin de una organizacin sin nimo de lucro, o cualquier otro rgano de gobierno
designado por la organizacin, a quien pueda reportar funcionalmente el director ejecutivo de
auditora.
Control - Cualquier medida que tome la direccin, el Consejo y otras partes, para gestionar
los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La
direccin planifica, organiza y dirige la realizacin de las acciones suficientes para
proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarn los objetivos y metas.
Control adecuado - Es el que est presente si la direccin ha planificado y organizado
(diseado) las operaciones de manera tal que proporcionen un aseguramiento razonable de
que los objetivos y metas de la organizacin sern alcanzados de forma eficiente y
econmica.
Controles de tecnologa de la informacin - Controles que soportan la gestin y el
gobierno del negocio, y proporcionan controles generales y tcnicos sobre las
infraestructuras de tecnologa de la informacin tales como aplicaciones, informacin,
infraestructura y personas.
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AUDITORIA OPERACIONAL
Este Material est compuesto de una serie de Boletines emitidos por la Comisin de Auditora
Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (Federacin de colegios de
Profesionistas), presenta la opinin unnime de los miembros de dicha Comisin. El mismo se
ha compilado para fines de estudio y transmisin del Conocimiento.
INDICE
Esquema Bsico de la Auditora Operacional
Introduccin................................................................................................
Propsito del boletn .................................................................................
Concepto de la Auditora Operacional ..............................................
Objetivos de la Auditora Operacional ..............................................
Alcance .....................................................................................................
Aplicacin de la Auditora Operacional............................................
La Auditora Interna y la Auditora Operacional ..............................
La Auditora Externa y la Auditora Operacional ..............................
La Consultorio Administrativa y la Auditora Operacional .............
La Auditora Operacional y otros trabajos profesionales ...............
Metodologa de la Auditora Operacional
Introduccin..............................................................................................
Propsito ....................................................................................................
Directrices de actuacin .......................................................................
Operaciones .............................................................................................
Metodologa de la Auditora Operacional........................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Investigacin y Anlisis ...........................................................................
Diagnstico ...............................................................................................
Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de compras
Introduccin..............................................................................................
Propsito del boletn ...............................................................................
Concepto y alcance de la operacin de compras .......................
Metodologa .............................................................................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Visita a las instalaciones .........................................................................
Anlisis financiero de informacin operativa ...................................
Entrevistas ..................................................................................................
Examen de la documentacin e investigaciones
especficas.
Resumen y discusin previa de los problemas ..
detectados
Elaboracin del informe .........................................................................
Pgina
Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de ventas
Introduccin..............................................................................................
Propsitos del Boletn ..............................................................................
Concepto y alcance de la operacin de ventas ...........................
Objetivo de la auditora operacional de ventas .............................
Metodologa .............................................................................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Visitas a las instalaciones .......................................................................
Anlisis financiero y de informacin operativa ................................
Entrevistas ..................................................................................................
Examen de la documentacin e investigaciones especficas...
Resumen y discusin previa de los problemas detectados.... ..
Elaboracin del informe .........................................................................
Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de cobranzas
Introduccin..............................................................................................
Propsitos del Boletn ..............................................................................
Concepto y alcance de la operacin de cobranzas ....................
Objetivo de la auditora operacional de cobranzas ......................
Metodologa .............................................................................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Visitas a las instalaciones .......................................................................
Anlisis de la informacin financiera y operativa ............................
Entrevistas. .................................................................................................
Examen de documentacin.................................................................
Diagnstico preliminar ............................................................................
Resumen de observaciones y su discusin previa ...........................
Elaboracin del informe .........................................................................
Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de la administracin de recursos Humanos
Introduccin..............................................................................................
Propsitos del Boletn ..............................................................................
Introduccin.
Desde fines de los aos sesenta, algunos contadores pblicos han venido realizando
trabajos de examen administrativo, cuyo propsito es promover la eficiencia de las
entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, Auditora
Operacional.
La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo fue reconocida por el
IMCP. En diciembre de 1972, la Comisin de Auditora Operacional emiti su primer boletn,
con el propsito de identificar el trabajo de auditora 2 Operacional realizado por contador
pblico, independiente o no, y con la intencin de lograr unificar criterios sobre el tema.
Desde entonces se reconoci que este tipo de trabajo, dada su naturaleza, que
implica un alto contenido de creatividad, est sujeto a una dinmica que implica el que su
conceptualizacin y metodologa fueren afinndose 3 a base de aproximaciones sucesivas.
Es este el origen de esta nueva versin del Boletn No. 1 de la Comisin de Auditora
Operacional.
Propsito del boletn.
Este boletn persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicacin de la
auditora operacional, as como 4 su relacin y diferenciacin con la auditora interna, la
externa, la consultora y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza anloga.
Los criterios aqu expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre el tema
han existido, adoptando una posicin prctica de Identificacin de conceptos y
apartndose de polmicas doctrinales y acadmicas estriles.
Concepto de la auditora operacional.
Por auditora operacional debe entenderse: El servicio que presta el contador
pblico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa 5 de la entidad.
Como se menciona en el boletn No. 2, este trabajo frecuentemente requiere de un
equipo multidisciplinario. Cuando ello ocurra, el contador pblico que dirija o participe en
dicho equipo, deber cuidar que los conocimientos propios y los de los dems profesionales
garanticen un trabajo de calidad.
Objetivo de la auditora operacional.
El objetivo de la auditora operacional se cumple al presentar recomendaciones que
tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique.
Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar en apoyo a las
entidades, a saber:
Primero. En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de
obstculos).
Segundo. En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc.,
interviniendo en su formacin.
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
OPERACIONAL
Introduccin.
Entendindose el objetivo de la auditora operacional y poseyendo la capacidad
profesional adecuada, lo nico necesario para ejercerla, independientemente de 1
cualquier posible metodologa, es la actitud mental de bsqueda constante de
oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realizacin
misma de las operaciones.
No obstante, el poseer una metodologa claramente definida que permita
sistematizar todos y cada uno de los pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de
conclusiones valederas, en el menor tiempo posible. El mtodo por si mismo no garantiza
una eficiente auditora operacional, pero apunta la veracidad del diagnstico. A la
metodologa general de la Auditora Operacional se refiere este Boletn.
Propsito.
El propsito de este Boletn es exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor
operacional, su mbito de trabajo la metodologa que debe emplearse en el desarrollo de
una auditora operacional. En otros boletines que traten de operaciones especficas
(compras, ventas etc.), se discutirn procedimientos de examen aplicables a casos
concretos.
Con objeto de lograr este propsito, el Boletn se 4 ha dividido en las siguientes
secciones:
1. Directrices de Actuacin
2. Operaciones
3. Metodologa
4. Informe
En la primera de estas secciones se hace referencia a los aspectos de actuacin profesional
que debe tomar en cuenta el contador pblico, al llevar a cabo una 5 Auditora
Operacional. En la segunda se define y se comenta el concepto de operacin y se dan
ejemplos de las mismas. En la tercera se exponen las herramientas de trabajo con que se
cuenta para el desarrollo del examen, y en la ltima se indica cmo debe informarse de los
resultados obtenidos en la auditora.
Directrices de actuacin
La auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser desarrollada
por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud
objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas a quien se va
a informar o de 6 las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En
este sentido la tradicional independencia del contador pblico, como auditor o consultor
externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente.
El contador pblico, antes de aceptar su designacin como auditor operacional, debe
precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular. Cabe
destacar que por la naturaleza de la auditora operacional, el contador, en ocasiones,
trabaja en coordinacin con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podr tomar
como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad
correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Adems, deber indicar
claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.
Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental,
conocimiento y experiencia adecuadas por parte del contador pblico a fin de que est en
posibilidades de llevar a cabo auditoras operacionales.
Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega parte de su
ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su
capacidad y experiencia, y Cebe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores.
Por ltimo, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener evidencia suficiente
que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe
quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.
Operaciones.
En auditora operacional se define a una operacin como al conjunto de
actividades orientadas al logro de un 11 fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales
como vender, comprar, producir, etc.
En el enfoque de trabajo de la auditora operacional, las operaciones que realiza una
empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la
mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios
departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
As, la operacin de ventas, por ejemplo, ser estudiada en todas sus etapas, ya sea
que se desarrollen en 13 el propio departamento o rea de ventas, o en otros departamentos, como pueden ser contabilidad, crdito y cobranzas, produccin, embarques,
etc.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y
no del personal que las realiza, la investigacin deber determinar si el personal encargado
de la operacin tiene capacidad para ejecutarla.
Para contar con un marco de referencia ms especfico de la aplicacin de la
auditora operacional, se utilizarn las operaciones de una empresa de carcter industrial y
sus sub operaciones ms sobresalientes como gua para emitir Boletines especficos.
Compras:
Operaciones especficas
Investigacin de Mercado
Ventas
Publicidad
Distribucin
- Compras
Produccin:
Programacin y control de la
produccin
Administracin de Inventarios
Mantenimiento
Almacenaje
Familiarizacin
Las entrevistas formales son una de las tcnicas de mayor uso en la auditora operacional,
toda vez que a travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano respecto de la
operacin.
Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidarse:
Planear las entrevistas para obtener informacin sobre la ejecucin prctica de las
polticas y procedimientos.
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiadas al
tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamao de la muestra y la
oportunidad de la entrevista. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que
administra las principales actividades as como con el personal de lnea, asegurndose
de haber obtenido una opinin veraz y significativa de lo que ocurre en la operacin.
En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como
opinin general.
B) Evaluacin de la gestin administrativa:
III. Diagnstico.
Una vez estudiada y evaluara la infraestructura administrativa se sumarizarn los
hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aqullos que
sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base
en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia; el mtodo que
se explica en los incisos A y B, resulta de utilidad a este propsito.
A. Fase creativa:
En esta fase se precisar si los problemas detectados son congruentes con la
realidad de la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solucin detallada
de los problemas (dicha solucin corresponde a un trabajo de consultorio).
Sumarizados los hallazgos se proceder como sigue:
a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms convenga a la
empresa para la operacin estudiada de acuerdo con las circunstancias que le rodean,
o bien, compararlos con modelos ya establecidos;
b) precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;
c) considerar el costo-beneficio del modelo diseado.
Este modelo puede ser tan simple como lograr una panormica previa de los problemas y
sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias detalladas.
B. Reverificacin de hallazgos:
El modelo desarrollado en "A" se sujetar a una nueva verificacin para separar con
mayor precisin de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico
definitivo como sigue:
a) Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son
importantes;
b) listar las excepciones encontradas en la confrontacin y compararlas con las que se
haban listado al iniciarse la fase creativa;
c) ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las
personas directamente involucradas;
d) asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas
disponibles para ello;
e) interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en
otras reas y asegurarse que las alternativas de solucin propuestas no generarn
mayores o ms complejos problemas o agravarn los existentes.
Por otra parte, tambin debe quedar claro que el informe de la Auditora operacional es
distinto al producto terminado de un proyecto de consultora en administracin pues en este
ltimo, el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especficas, el
diseo de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos y
posteriores visitas de supervisin; todo ello con el propsito de que las ideas presentadas
funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
En algunos casos, el informe de Auditora Operacional puede ser el inicio de un trabajo de
consultora en administracin a cargo de consultores externos e internos.
Estructura
El contenido bsico del informe normalmente debe incluir los tres elementos siguientes:
a) Alcance y limitaciones del trabajo;
b) situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional;
c) sugerencias para mejorar la eficiencia.
A continuacin se dan algunas orientaciones en relacin con cada uno de estos
elementos;
a) alcance y limitaciones del trabajo.
Esta seccin debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo
realizado; las operaciones sujetas a examen (as como las que se excluyen cuando
pudiera existir alguna confusin); el criterio de prioridades establecido; la contratacin
especfica, en su caso; las limitaciones; la participacin de otros profesionales si la hubo, y
la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado:
b) situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional.
En esta parte del informe es conveniente presentar un resumen jerarquizado en el que
resalten los hallazgos ms significativos y se destaque el efecto de ellos, referenciado a
una descripcin ms extensa en la que se proporcionen mayores datos sobre los
problemas detectados, sus causas y consecuencias, ejemplo, etc.;
c) sugerencias para mejorar la eficiencia.
Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que se
sealaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operacin.
Dichas sugerencias podrn ser especficas en los casos en que se tengan elementos para
ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrn un carcter general.
Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando
casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios,
cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.
Evaluacin y efecto de los problemas
El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que
sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas
y consecuencias.
Conviene presentar muy claramente a los administradores de las Empresas el efecto
de la ineficiencia existente (cunto les cuesta o dejan de ganar), a fin de motivar la toma
de las medidas correctivas conducentes.
El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia, pueden
corresponder a una prdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar
orientadas a un aumento de productividad, ahorros que podran lograrse o bien otros
aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades.
Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona
las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.
Responsabilidad
La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas
detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para
solucionar los problemas detectados, en trminos generales, queda fuera del alcance del
trabajo de auditora operacional, incluso en aquellos casos en que el auditor haya
presentado recomendaciones especficas.
La solucin de los problemas es responsabilidad directa de la Empresa, la que podr
recurrir a consultores externos para ese objetivo.
Forma
Los hallazgos de la Auditora Operacional pueden irse comunicando en el curso del
examen o su trmino; esto depender en gran parte de la trascendencia de los problemas
detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Una observacin
de menor importancia puede no ameritar su inclusin en una comunicacin formal, bastar
hacerla del conocimiento del funcionario responsable del rea para que ste proceda a
tomar las medidas necesarias. Cuando se detecte un problema grave que requiera de una
solucin urgente, ser necesario informarlo de inmediato sin esperar el trmino de la auditora.
Es importante que el resultado de la Auditora Operacional se presente
invariablemente por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicacin pueden resultar
convenientes.
Para que el informe de Auditora Operacional cumpla con su cometido, el auditor
deber pensar en la persona a quien se dirige, en su preparacin, posicin dentro de la
organizacin, etc., y de acuerdo a las circunstancias, decidir la forma en que debe
presentarse, Lo que hay que recordar es que se debe ser tan verstil como sea necesario
para lograr una adecuada comunicacin.
El auditor debe dar especial consideracin a la conveniencia de utilizar recursos
audiovisuales, tales como pizarrones, lminas, proyecciones, etc. El tipo de presentacin y
los equipos a utilizar deben de escogerse tomando en consideracin cul va a ser el
auditorio, el rea de que se dispone, el tiempo con que se cuenta, costo, etc.
Debe recordarse que una presentacin audiovisual siempre debe complementarse con un
informe escrito.
El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las 63 cuales estn las siguientes:
Se centra la atencin
Se obliga a leerlo
Se logra un cambio de impresiones automtico
El auditor se percata de las reacciones
Invita a la inmediata solucin de los problemas
Puede llevarse borrador escrito que luego se modifica si procede.
Recomendaciones prcticas para elaborar el informe.
A quien se dirige
Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estticas y los nmeros
absolutos.
Siempre que sea conveniente deben usarse cifras cerradas en miles, cientos, etc.
Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operacin del negocio. Cualquier
ejecutivo estar interesado en cambios de procedimientos que resulten en reduccin
de costos. No estar igualmente interesado en controles protectivos.
II)
AUDITORIA OPERACIONAL DE
COMPRAS
Introduccin.
Este boletn presenta lo que se considera deben ser los aspectos bsicos de la auditora
operacional de compras en empresas industriales y comerciales.
Como lo indica el Boletn No. 2 de esta Comisin, el contador requiere una preparacin
adicional y prctica 2 en las operaciones que va a revisar; y en consecuencia, en este caso
deber contar con experiencia y conocimientos especficos de compras.
Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas.
El costo y abastecimiento de los artculos que se adquieren para su reventa o su
transformacin es factor determinante en los resultados econmicos de la empresa, por la
influencia que suelen tener en el costo total.
Propsitos del boletn.
Los propsitos de este boletn son los siguientes;
Establecer, el concepto bsico y el alcance de la operacin de compras.
Definir el producto de la auditora operacional de compras considerando el marco general
de actividades y objetivos de la empresa.
Indicar y orientar acerca de la metodologa (instrumentos, tcnicas y procedimientos) para
efectuar la 7 auditora operacional de compras.
Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la informacin relativa a los
resultados obtenidos en el trabajo.
Concepto y alcance de la operacin de compras.
La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para
adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de
sus objetivos.
La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las
necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la
operacin de compras y proponer los cambios pertinentes.
Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos
artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener informacin
histrica Oe estos artculos.
Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios que las
diversas reas de la empresa requieran.
Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan
cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones
adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento
normal.
Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los
artculos y servicios.
Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo requerido.
Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido, as como
las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y aseguren el
abastecimiento ptimo de los artculos adecuados.
Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.
Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de artculos surtidos en
desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las
observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores,
Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores
considerando las condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al mximo las
posibilidades de negociacin de las compras.
Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin, ventas,
almacenes, control de calidad y tesorera.
Objetivo de la auditora operacional de compras
El objetivo de la auditora operacional de compras es examinar las actividades que la
integran con el propsito de mejorar los controles operativos componentes y la propia
eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.
Metodologa.
La metodologa general para el examen de las operaciones est contenida en el boletn 2
de esta Comisin. En este Boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo
la Auditora Operacional de Compras. Los procedimientos que se describen a continuacin
debern adecuarse y complementarse en cada caso particular.
Familiarizacin.
El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo
un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de
compras en el flujo de las operaciones.
Estudiar los expedientes de auditoras e informes y cartas de recomendaciones o
sugerencias cuando esto sea aplicable.
Visita a las Instalaciones.
Introduccin.
Este Boletn comprende los lineamientos fundamentales de la Auditora Operacional de
ventas en empresas industriales o comerciales, ya que otro tipo de empresa de carcter
especial, como son las instituciones de crdito 1 o las empresas de servicios, ameritan un
tratamiento especfico en los programas de trabajo, los cuales debern adecuarse a sus
particularidades.
Como seala el Boletn No. 2 de esta Comisin, el auditor operacional debe tener presente
la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y/o experiencia especializada
para efectuar o supervisar la auditora de la 2 operacin que vaya a examinar; en este caso
especficamente de la operacin de ventas. Adems debe tener personal igualmente
calificado.
Propsitos del boletn.
Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia en las empresas, en virtud
de que producen los ingresos y permiten cristalizar su objetivo. Su influencia en los resultados
que se obtienen es determinante, pues son el elemento natural de que se dispone para
hacer frente a los costos y gastos totales que se efectan para llevar a cabo las operaciones
de la empresa. Consecuentemente, todas las mejoras en la eficiencia de la operacin de
ventas, inciden directamente en la obtencin de mejores resultados.
Por lo tanto, los propsitos del presente Boletn son:
Establecer el concepto bsico de la operacin de ventas y el alcance que se le dar para
los efectos particulares del Boletn.
Definir de manera general el objetivo de la auditora operacional de ventas, considerando
principalmente el objetivo general de la empresa en esa operacin y su enfoque particular
a incrementar su eficiencia.
Sealar la metodologa que puede utilizarse para efectuar la auditora operacional de
ventas.
Dar orientaciones acerca de algunos instrumentos, tcnicas y procedimientos de que puede
disponer el auditor para llevar a cabo la auditora operacional Pe ventas y respecto a la
necesidad de que al efectuar este trabajo el auditor est imbuido de una actitud mental
que permita estar constantemente aprovechando su labor, utilizando dichos elementos
para enfocar su trapajo a promover la eficiencia en la operacin.
Orientar respecto a la manera en que se puede informar de los resultados obtenidos en la
auditora operacional de ventas.
Concepto y alcance de la operacin de ventas.
Para los efectos de este Boletn, la operacin de ventas es el conjunto de actividades que
realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al
mismo tiempo sus objetivos econmicos. Este concepto no sacrifica el objetivo de servicios
para satisfacer al cliente, por el inters de alcanzar utilidades, ni viceversa; pretende un
equilibrio adecuado entre ambas finalidades que permita la obtencin de rendimientos
razonables y dar al cliente lo que requiere.
15. Establecer las estadsticas necesarias, por zonas, lneas, artculos, agentes u otros
criterios de clasificacin, para tener informacin oportuna y suficiente que permita
reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.
16. Seleccionar y promover lneas y/o artculos con mejores mrgenes.
17. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumpliendo las
polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.
18. En resumen, la operacin de ventas consisten en el conjunto de actividades que
previa investigacin y anlisis del mercado, permite se adopten las medidas
necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y servicios que
produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactoria,
obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.
Objetivo de la auditora operacional de ventas.
Examen de la documentacin.
Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar su
funcionabilidad.
Precisar si los responsables de la operacin de ventas tienen presentes los objetivos a lograr,
los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados
por la Direccin. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por topos los
que intervienen en la operacin de ventas. Es necesaria su coordinacin con los
presupuestos.
Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en los
principales artculos, que sirvan de base para preparar los dems presupuestos. Estos
presupuestos deben surgir de pronsticos que se base en investigaciones de mercados, en
la experiencia de los responsables primarios de la operacin de ventas y estar de acuerdo
con los objetivos fijados para ella.
Verificacin de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de los objetivos les
informen sobre las causas de desviaciones y su justificacin y medidas correctivas
adoptadas al respecto.
Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y determinar:
a. Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes
previos, as como con el canal de distribucin previsto.
b. Su vida probable; su penetracin en el mercado; su posicin frente a la
competencia.
c. Respecto a productos que acusen una tendencia descendente en ventas, la
previsin de artculos sustitutos, de diversificacin y/o simplificacin.
d. Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la determinacin del precio y
los factores que se consideraron para fijarlos: Disposiciones legales, competencia y
costos de produccin, distribucin, inversin en inventarios, en cuentas por cobrar,
en activo fijo, etc.
e. Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.
f.
formales, y evaluacin, comprendiendo el aspecto motivacional, de los sistemas de remuneracin a la fuerza de ventas.
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una idea
general de la forma como se atienden las ventas. An cuando se entiende que el objeto de
estudio en la auditora operacional son precisamente las operaciones ms que las personas
que las ejecutan o los departamentos responsables de ellas, de cualquier manera su
conocimiento resulta muy til.
Tambin es til conocer si hay una adecuada atribucin de las cargas de trabajo y de las
funciones, acordes con la capacidad del personal de ventas.
Diagnstico.
Resumen y discusin previa de los problemas detectados.
Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a
medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar la
interpretacin del auditor y hacer partcipe a los afectados, en la labor creativa.
Elaboracin del informe.
Elaboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una recapitulacin
de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos.
Finalmente, en la metodologa ser necesario utilizar un proceso de comprobacin continua
de la informacin obtenida de las diversas fuentes y, siempre que sea posible, la
cuantificacin del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los
mtodos de ventas que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa.
Informe.
En el Boletn No. 2, se establecen los lineamientos bsicos para el informe de la auditora
operacional. A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden
informarse como resultados de la auditora operacional de ventas.
Determinacin de lneas y/o artculos improductivos por precios bajos y/o deficiente
estructura de los costos.
Es importante en todos los casos, que se procure cuantificar el efecto, precisar las
consecuencias y determinar las causas de los problemas detectados y dar sugerencias
para resolverlos.
Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin
unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el
Comit Ejecutivo del Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para
la profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o
bien de la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben
dejarse de cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.
AUDITORIA OPERACIONAL DE
COBRANZAS
Introduccin.
Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para
llevar a cabo la auditora operacional de cobranzas en las empresas industriales y
comerciales y est en relacin con la revisin misma de la operacin,
independientemente de las personas o departamentos involucrados. Por su naturaleza,
los lineamientos bsicos establecidos en este boletn no prevn ciertas situaciones
especficas que pueden presentarse en la prctica.
Como se seala el Boletn No. 2 de esta Comisin, el auditor operacional debe tener
presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y experiencia
especializada para efectuar o supervisar la auditora de la operacin que vaya a
examinar; en este caso especficamente de la operacin de cobranzas. Adems debe
tener personal igualmente calificado.
Propsitos del boletn.
Este boletn tiene los siguientes propsitos:
1. Establecer el concepto bsico de la operacin de cobranzas y el alcance que,
para efectos de este boletn, se le dar a esta operacin.
2. Definir los objetivos de la auditora operacional de cobranzas, considerando la
ubicacin que guarda esta operacin en los objetivos generales de la empresa.
Se incluyen tambin algunos aspectos que deben tomarse en cuenta para lograr
la eficiencia de esta operacin.
3. Sealar la metodologa que se considera aplicable para realizar la auditora
operacional de cobranzas e indicar algunos de los instrumentos y tcnicas de
que dispone el auditor para la ejecucin de este trabajo.
4. Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar de
los resultados obtenidos en la auditora operacional de cobranzas.
Concepto y alcance de la operacin de cobranzas.
La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus
clientes mediante el uso de su crdito. La operacin de cobranzas incluye la
coordinacin con los objetivos, polticas y actividades de la operacin de otorgamiento
de crdito, si bien, este boletn no cubre el anlisis de esta ltima operacin.
Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de cobranzas, se
mencionan a continuacin las actividades bsicas que la integran.
1. Participar en la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas, considerando los
objetivos generales de la empresa y los establecidos particularmente para la
operacin de crdito.
Los objetivos pueden estar relacionados con niveles de las cuentas por cobrar, periodos
de recuperacin, documentacin de cuentas por cobrar, costo de la ejecucin de la
operacin e identificacin de las cuentas incobrables. Las polticas pueden referirse a
13. Informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso. Proponer la
cancelacin de cuentas incobrables y controlar el trmite de las canceladas.
Obtener para fines fiscales la evidencia de 1a imposibilidad prctica de cobro.
14. Proponer y en su caso obtener seguros de crdito.
15. Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, ventas, embarques,
caja y contabilidad.
16. Participar en la seleccin, adiestramiento
encargado de las cobranzas.
capacitacin
del
personal
17. Es importante destacar que las actividades descritas no intentan ser limitativas,
solamente pretenden establecer el perfil de la operacin de cobranzas.
Objetivo de la auditora operacional de cobranzas.
La auditora operacional de cobranzas tiene como objetivo promover la eficiencia de las
actividades que integran esta operacin.
La eficiente operacin de las cobranzas, puede ser examinada considerando, entre
otros, los siguientes aspectos.
1. Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin en otras
polticas de la empresa.
2. Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena
voluntad de los clientes.
3. Que el perodo de cobro sea el mnimo.
4. Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crdito
concedido a los clientes.
5. Que las cuentas incobrables sean las mnimas.
6. Que la cobranza se realice al menor costo posible.
7. Que exista una adecuada coordinacin con las operaciones afines.
Metodologa.
Para realizar la auditora operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra
operacin, la metodologa y los instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor son
similares, sin embargo en este apartado se comentarn los aspectos particulares
aplicables a esta operacin, de conformidad a los pasos que se establecen en forma
genrica en el Boletn No. 2 de esta Comisin. (Vase en dicho Boletn la seccin
referente a Metodologa).
Familiarizacin.
1. Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser necesario
conocer la estructura de organizacin del departamento de Cobranzas y la ubicacin
organizacional de las reas de crdito, embarques y caja, as como las relaciones con
Ventas y Contabilidad. Deber familiarizarse con los objetivos, polticas y sistemas de las
reas anteriormente mencionadas.
Diagnstico preliminar.
Resumen de observaciones y su discusin previa
Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a
medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar 66 la
interpretacin del auditor y hacer participe a los afectados en la labor creativa.
Elaboracin del informe.
Consiste en la elaboracin del informe de la auditora operacional. Conviene destacar
en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y
cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que sern incluidos en el informe.
Informe.
Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditora operacional de
cobranzas son los que se mencionan en el Boletn No. 2 de esta Comisin, en la seccin
correspondiente a Informe.
A continuacin mencionamos algunos ejemplos aplicables en forma particular a esta
operacin.
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
Introduccin
Los recursos humanos de una empresa estn integrados cuantitativamente por el conjunto
de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura organizativa, y cualitativamente,
por el conjunto de sus conocimientos, habilidades, salud fsica y mental, su ideologa y sus
motivaciones. El inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en
peligro su futuro desarrollo; el capital financiero y los dems recursos materiales poco significan
estando ausentes los recursos humanos necesarios para producir la riqueza (safisfactores sociales y
utilidades) que se espera de toda empresa.
La importancia de la Administracin de Recursos Humanos como una de las actividades
administrativas bsicas est sealada por la necesidad de contar con el nmero de personas
adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa. En la prctica
administrativa, esta actividad ha recibido distintas denominaciones; algunas de ellas son:
Administracin de Personal, Relaciones Industriales o simplemente Recursos Humanos; pero en
cualquier caso, con menor o mayor nfasis los departamentos encargados de planearla, dirigirla y
controlarla cubren las sub actividades que se sealan ms adelante al explicarse su concepto y
alcance.
Este boletn hace referencia a los lineamientos para efectuar la Auditora Operacional de la
Administracin de Recursos Humanos de una empresa, independientemente de la actividad
especfica a que se dedique.
Como qued establecido en el Boletn No. 2 de esta Comisin el contador pblico debe
contar con conocimientos y/o experiencia especializada para efectuar o supervisar con efectividad la
auditora de una operacin, ya sea que la desarrolle directamente o en coordinacin con
especialistas. No siendo la Administracin de Recursos Humanos un rea en que la preparacin
acadmica del contador pblico suministre la informacin necesaria para hacer de l un especialista,
la regla antes sealada resulta particularmente aplicable.
2.
3.
Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de las tcnicas disponibles.
4.
Ilustrar algunos ejemplos de utilidad al informar sobre los resultados de la Auditora Operacional
de la Administracin de Recursos Humanos.
2.
3.
4.
5.
6.
Vigilancia del rgimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de las disposiciones
laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del personal (en boletn por separado se
tratar en detalle de la Auditora Operacional del rgimen fiscal de una empresa).
Esta revisin no debe confundirse con una encuesta sobre la moral del personal, sta es slo
una de sus fases, su objetivo es ms amplio.
Metodologa.
El mtodo que en seguida se escribe deber adecuarse a las caractersticas concretas Oe
cada caso. Este mtodo se basa en la metodologa en general que se explica en el Boletn 2 de esta
Comisin.
1. Familiarizacin
A. Estudio Ambiental
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de gran vala que
permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad en esta investigacin inicial
ser definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar en esta fase son los
siguientes:
B. Planeacin.
Respecto de planeacin el auditor deber estudiar la forma en que la administracin
resuelve los siguientes problemas:
a.
b.
c.
d.
e.
Programas de entrenamiento.
f.
C. Organizacin:
Aspectos a estudiar en materia de organizacin son 38 los siguientes:
a)
b)
c)
D. Direccin:
Indicios de la calidad directiva de la Administracin de Recursos Humanos son;
a)
b)
E. Control:
En cuanto a esta fase de la infraestructura administrativa que permite comparar lo planeado
con lo ejecutado habr de estudiarse:
a) Procedimiento de definicin de las polticas de personal.
b)
c)
d)
e)
Valor que tiene como control el contenido de los informes clave, tales como: necesidades y
disponibilidad de la fuerza de trabajo; anlisis de costos de nminas, con variaciones clasificadas
por causas y responsables; rotacin de empleados; tiempo perdido, sueldos y salarlos de la
industria, etc.
f) Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribucin y perodos cubiertos por los
informes que se elaboran para que los responsables de la Administracin de Recursos Humanos
comparen lo planeado con lo ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.
b)
2. Investigacin y anlisis
Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la Administracin de Recursos Humanos y la
infraestructura administrativa (planeacin, organizacin, direccin y control) establecida para hacerle
frente, el objetivo de esta fase es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para
evaluar su efectivizad prctica. El desarrollo de programas especficos, hechos a la medida de las
circunstancias que rodean a la empresa, son Oe gran utilidad al auditor para la sistematizacin Oe
esta fase.
y comparacin de programas de
El auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que
en el menor tiempo necesario, obtenga la informacin ms objetiva posible, esta caracterstica comn
a cualquier revisin de eficiencia, debe cuidarse especialmente en una Revisin Operacional de la
Administracin de Recursos Humanos en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los
resultados de las medidas tomadas para administrar personal. Consecuentemente, el auditor debe
buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta
no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto, a fin de que el
Diagnostico Final sea lo ms objetivo posible.
Entrevistas
Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una Auditora Operacional de la Administracin
de Recursos Humanos. En esta fase, deber cuidarse:
a) Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin prctica de las
polticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarizacin.
b)
c)
Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las sub actividades, as como con
el personal de lnea a travs de (1) plticas informales, y (2) 64 encuestas tcnicamente dirigidas
que permitan la obtencin de una opinin significativa del personal.
En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como
opinin general.
Recapitulacin de hallazgos
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumarizarn los hallazgos y
se sealar la interpretacin que se hace de ellos, resaltando aqullos; que sean indicios de notorias
fallas de eficiencia. El auditor deber alejarse del detalle y, con base en los hallazgos especficos,
ensayar en resumen de los de mayor relevancia, el mtodo que se explica en el Boletn no. 2 de esta
Comisin sobre la fase creativa y la re verificacin de hallazgos resulta particularmente til.
Puesto
J. Prez
A. Reyes
J. Hernndez
F. Rodrguez
Jefe de Auxiliares
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Antigedad
4 aos
3 aos
5 aos
4 aos
Sueldo mensual
$ 700,000
700,000
840,000
620,000
Existe un grave problema de comunicacin entre jefes y subordinados que hace peligrar
la productividad y buena marcha de la empresa.
62.0
37.5
0.5
100
En los ltimos tres aos los funcionarios medios (subgerentes y supervisores) dedicaron dos das al ao,
en
Promedio, a actividades de entrenamiento.
En esos mismos tres aos se Desocuparon ocho puestos de gerencia media que tardaron en
volverse a ocupar un mes y medio en promedio, habindose tenido que traer, en todos los casos,
personal de fuera de la empresa, por no haberse encontrado a nadie, dentro de la empresa,
suficientemente desarrollado para ocupar el puesto.
No se cuenta con programa alguno para capacitar; y desarrollar personal.
Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora la productividad.
Se observ un notorio hacinamiento de escritorios y personas en las oficinas administrativas,
que prcticamente anula el trnsito por los pasillos.
Conforme a una encuesta realizada, el 80% del personal no se encuentra satisfecho con el
servicio de comedor.
Quince de las treinta y seis regaderas de los servicios sanitarios se encuentran descompuestas.
Desde hace aproximadamente dos meses el equipo de aire acondicionado est
descompuesto.
el ausentismo por enfermedades de los sistemas digestivo y respiratorio conforme a las
incapacidades autorizadas por el Seguro Social aument en el ao, en un 32%.
La filosofa para manejar personal, dada la alta rotacin habida, es inadecuada.
la rotacin de personal, en los ltimos dos aos, fue del 40%, superior en un 25% a la rotacin
observada por la competencia.
En el ltimo ao, el 66% de los empleados que renunciaron, sealaron como causa principal de su
renuncia las exageradas medidas disciplinarias establecidas ya que se les exiga llegar puntualmente so
pena de regresarles a su casa; sin embargo, era frecuente que se quedaran a trabajar hasta altas
horas de la noche sin percepcin extra alguna.
En la encuesta realizada entre el personal ejecutivo, el 70% seal" ...estar convencido que
slo con "mano dura" era posible obtener resultados medianamente satisfactorios de los empleados..."
AUDITORIA OPERACIONAL DE
CENTROS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO
DE DATOS
Introduccin.
El avance de la tecnologa y el consecuente abatimiento de los costos de los equipos de
proceso electrnico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el nmero de
empresas que utilizan estos equipos como una herramienta para el proceso de
informacin, por otro lado, las empresas que utilizan el PED, debido a las ventajas que
ofrece, como son, principalmente, velocidad, exactitud, oportunidad y manejo eficiente
de grandes volmenes de datos, tienden a incorporar el mayor nmero de sistemas al
PED en las reas susceptibles de automatizarse. Esto origina que la informacin producida
por los centros de PED sea un elemento de suma importancia para la toma de decisiones
en las empresas y para el control adecuado de muchas de sus operaciones.
Normalmente, los recursos econmicos destinados ala actividad de PED representan
cantidades importantes, lo cual hace indispensable que el rendimiento obtenido sobre
dicha inversin deba ser satisfactorio, o sea, que el aprovechamiento de la capacidad
instalada en PED (personal y equipo) debe ser el mximo posible.
A diferencia de la mayora de las operaciones que normalmente existen en una empresa,
el PED tiene algunas caractersticas especiales que no se presentan en las dems
operaciones. Estas caractersticas motivan que la Auditora Operacional del PED incluya
aspectos especiales en la ejecucin y el enfoque de algunos procedimientos.
Estas caractersticas son:
1.
motiva que, considerando las diversas operaciones de la empresa desde su origen hasta
su terminacin, el PED comprenda solamente una parte del flujo total de las
operaciones.
Debido a las caractersticas anteriores, el alcance de este Boletn, se limita en la siguiente
forma:
1. Aspectos que incluye:
a) los centros de proceso electrnico de datos que forman parte de la organizacin
administrativa de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras
divisiones, reas o 8 departamentos de la misma empresa;
b) todas las funciones realizadas dentro del centro de PED y que son necesarias para su
operacin.
2. Aspectos que excluye:
Aunque este boletn no cubre en forma especfica los puntos mencionados a
continuacin, muchos de los aspectos comentados ms adelante son aplicables en
la Auditora Operacional de las situaciones excluidas.
a) el PED incluye slo un parte de los sistemas en los que existe algn grado de
automatizacin. En este Boletn no se pretende cubrir la Auditora Operacional de
dichos sistemas; sin embargo, con objeto de estudiar algunas de las funciones propias
del centro de PED, ser necesario que el auditor examine documentacin relacionada con uno o varios sistemas, pero sin tener como objetivo la auditora de los
mismos.
b) Esta situacin puede originar que, como resultado de las irregularidades observadas
en la documentacin examinada, el auditor detecte la necesidad de efectuar una
Auditora Operacional de algn sistema en particular, lo cual debe considerarse
como un trabajo adicional a la Auditora Operacional del centro de PED.
c) centros de servicio (Service Bureaus), debido a que su operacin incluye algunos
aspectos
d) que no existen cuando el centro de PED forma
de la misma empresa.
El mtodo para auditor la operacin de los centros de PED que a continuacin se describe,
est organizado 35 de conformidad a la estructura de la metodologa sealada en el Boletn
No. 2 de esta Comisin,
1. Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con el centro de PED mediante el estudio de:
a) La estructura de organizacin del centro de PED y su ubicacin dentro de la
organizacin general de la empresa;
b) los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED y su coordinacin con los
planes y objetivos generales de la empresa;
los estados financieros de la empresa y el impacto que tienen los costos y gastos del
centro de PED en los resultados de operacin.
f)
2. Investigacin y anlisis
Anlisis de la informacin financiera y operativa
El auditor deber obtener y analizar objetivamente la informacin que se menciona a
continuacin, la cual por la naturaleza de las actividades de los centros de PED, es
principalmente operativa. En caso que la informacin solicitada no se prepare como parte
de las actividades normales del centro de PED, el auditor debe evaluar el esfuerzo requerido
y la disponibilidad de datos para que se le proporcione y solicitar su preparacin cuando lo
considere justificable; independientemente, en la mayora de los casos, la falta de este tipo
de informacin normalmente representa ausencia de elementos de evaluacin y control de
las actividades del centro de PED:
a) Presupuesto de gastos del centro de PED comparado contra los gastos reales;
b) estadsticas de tiempo extra trabajado y las razones que lo motivaron;
c) reportes de recepcin de documentos fuente que incluyan informacin sobre la
documentacin recibida despus de las fechas y horas programadas;
d) estadsticas sobre la captura de datos fuente (nmero de golpes por hora y errores
por operador);
e) estadsticas de uso de la unidad central de proceso y del equipo perifrico
(incluyendo terminales remotas) que muestren:
Produccin normal
Reprocesos
Corridas especiales
Tiempo ocioso
i)
reportes
de
tiempo
incurrido
y
grado
de
avance,
comparados
contra
presupuestos,
por
los
diferentes
proyectos de desarrollo de nuevas aplicaciones y mantenimiento de las existentes;
j)
tiempo
productivo,
de
Entrevistas.
Debido a que esta tcnica proporciona al auditor 64 informacin valiosa para el desarrollo
de su trabajo, se deber:
a) planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin
prctica de las polticas y 65 procedimientos estudiados en la fase de familiarizacin.
b) utilizar cuestionarios que sirvan como gua para obtener informacin sobre el centro
de PED y las actividades que en l se realizan.
c) efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y que
debern abarcar los siguientes grupos:
Examen de la documentacin
Adems de los documentos estudiados en las etapas de familiarizacin y anlisis de la
informacin financiera y operativa, el auditor deber examinar otra documentacin, que
puede ser:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
descripciones de puestos;
evaluaciones peridicas de la actuacin del personal del centro de PED. (En relacin a
este punto y el siguiente deben considerarse los aspectos que sean aplicables del Boletn de
Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos).
programas de entrenamiento para el personal del centro de PED y los usuarios;
estudios de viabilidad para adquisicin y ampliacin del equipo, compra de programas
paquete y desarrollo de nuevos sistemas. En relacin a los estudios para la adquisicin
ampliacin de equipo y compra de programas paquete, el auditor nicamente deber
examinar que la documentacin sea adecuada y que los elementos de juicio, las
conclusiones y recomendaciones sean razonables, ya que la evaluacin de los aspectos
tcnicos relacionados con estos estudios requieren de conocimientos y procedimientos
diferentes
a los necesarios para la Auditora Operacional de centros de PED;
manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de sistemas, de
programacin y de operacin;
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
Durante la ejecucin de su revisin el auditor deber tener presente aquellos aspectos que
deben existir en un centro de PED y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de sus
operaciones, con objeto de evaluar la informacin obtenida en el desarrollo de los pasos
anteriores y determinar la existencia de posibles problemas. A continuacin se mencionan
algunos de los principales aspectos a considerar.
a)
b)
c)
d)
3. Diagnstico.
Recapitulacin de hallazgos.
Una vez estudiada y analizada la operacin, se har un resumen de los problemas y fallas
detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten. Posteriormente
debern visualizarse las posibles causas y efectos e los problemas detectados.
Discusin del borrador con los involucrados.
Debe discutirse con los involucrados el borrador del informe con el objeto de:
a) asegurarse que se trata de hallazgos reales, y
b) que los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma que
describe en el borrador.
Uno de los objetivos de esta discusin, es convencer a los involucrados con el fin de que
hagan frente comn
102 con el auditor al presentar el diagnstico definitivo a la alta
gerencia
Informe definitivo.
Periodicidad
Usuario
Mensual
Depto. de ventas
Materiales de Importacin
Semanal
Depto. de Produccin
Diario
Depto. de Contabilidad
Aunque estos reportes eran usados anteriormente, la informacin que contienen est
incluida en otros reportes generados por nuevos sistemas. El tiempo de proceso necesario
para producir dichos reportes representa un 4% del total mensual disponible.
Con objeto de eliminar el costo innecesario que representa la preparacin de los reportes
arriba indicados, se sugiere que su elaboracin sea suspendida.
Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el Comit Ejecutivo del
Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para la
profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de
la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de
cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.
AUDITORIA OPERACIONAL DE
OTORGAMIENTO DE CREDITO
Introduccin.
Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevar a
cabo la auditora operacional de otorgamiento de crdito en las empresas industriales y
comerciales y est en relacin con la revisin misma de la operacin, independientemente
de que en ella intervengan personas o departamentos relativos a otras reas de la empresa.
Este Boletn prev situaciones generales y no casos especficos que pudieran presentarse en
alguna empresa en particular.
En vista de la estrecha relacin que guarda la operacin de otorgamiento de crdito con la
de cobranzas, este boletn incluye parte de la informacin mencionada en el boletn relativo
a la operacin de cobranzas, por lo que se sugiere que, en lo posible, se realicen ambas
auditoras en forma simultnea, con la finalidad de obtener resultados ms completos e
integrales.
Propsitos del boletn.
Este boletn tiene los siguientes propsitos
Establecer el concepto bsico de la operacin de otorgamiento de crdito y el alcance
que, para efectos de este boletn, se dar a esta operacin.
Definir el objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito, considerando la
relacin que guarda esta operacin con los objetivos generales de la empresa. Se hace
mencin tambin de algunos aspectos que deben tomarse en cuenta para lograr la
eficiencia de esta operacin.
Sealar la metodologa que se considera aplicable para realizar la auditora operacional de
otorgamiento de crdito e indicar algunos de los instrumentos y tcnicas de que dispone el
auditor para la ejecucin de este trabajo.
Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar los resultados de
la auditora,
Concepto y alcance de la operacin otorgamiento del crdito
La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza una
empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que 8 proporciona a sus
clientes, sujeto a ciertas condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin.
Como se mencion en prrafos anteriores, en el anlisis de esta operacin se hace
referencia a algunos de los objetivos, polticas y actividades de la operacin de cobranzas,
con objeto de darle mayor congruencia y claridad.
Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de otorgamiento de
crdito, se mencionan a continuacin las actividades bsicas que la integran;
1. Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito acordes a los presupuestos
financieros de la empresa.
Los objetos fundamentales estn relacionados con niveles de las cuentas por cobrar y
costo de la ejecucin de la operacin, y entre las polticas se pueden mencionar los
referentes a: lmites de crdito, forma de investigacin de los solicitantes, personal
autorizado para concederlo, documentacin de los crditos otorgados, obtencin
de seguros de crdito, condiciones generales del otorgamiento, etc.
2. Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa la
cuantificacin de los objetivos establecidos. Evaluar peridicamente las actividades
realizadas con los planes trazados.
3. Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta operacin
para alcanzar las metas establecidas, asignarlos y manejarlos en forma eficiente.
4. Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales, obteniendo las referencias
que se requieran, bancarias, comerciales, de agencias especializadas, etc., y
registrando la informacin Bsica del cliente una vez que se est operando con l.
5. Establecer lmites de crdito a los clientes, de acuerdo al tipo de actividades que
realicen, sus referencias crediticias, las experiencias que guarde la empresa, el
volumen de mercanca que desplaza, etc. Deben existir estratos para la autorizacin
de estos lmites, as como revisarse peridicamente. Estas actividades pueden ser
realizadas por un Comit de Crdito.
6. Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales de crdito y
a las especficas de aprobacin establecidas.
7. Establecer y actualizar permanentemente los archivos de clientes, en los que se
encuentre su capacidad de crdito, las operaciones con ellos realizadas, forma de
pago, frecuencia y monto de sus compras, fechas de pedidos, embarques y pagos,
etc.
8. Mantener informacin sobre las condiciones generales del mercado crediticio y
particularmente de las ramas de actividad en que se desarrolle la empresa.
9. Conservar una estrecha comunicacin entre crdito y otras operaciones de la
empresa, particularmente con las de cobranzas, ventas, embarques y contabilidad.
10. Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito mantenidos en la
empresa en determinado momento (en relacin con las condiciones pre
establecidos) y los casos individuales de excepcin que sean de importancia.
Objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito
La auditora operacional de otorgamiento de crdito tiene como objetivo promover la
eficiencia de las actividades que integran esta operacin.
La eficiente operacin de otorgamiento de crdito puede ser examinada considerando,
entre otros, los siguientes aspectos:
1. El apego a las polticas de crdito y su relacin con las estrategias y tcticas
financieras de la empresa.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de otorgamiento
de crdito para conocer las actividades que realizan, el apego y adecuacin de las polticas
establecidas, las cargas de trabajo, el nivel de preparacin del personal, los elementos
Materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes. Deber entrevistarse tambin al
personal de otras reas relacionadas, tales como
a) Al personal de cobranzas, fundamentalmente
b) al responsable del rea y a los cobradores en lo relativo a problemas de
recuperacin de la cartera;
c) al personal de facturacin con objeto de verificar el cumplimiento de las polticas y
aprobaciones de crditos;
d) al personal de ventas para conocer sus opiniones personales y las que hayan
obtenido de los clientes en lo referente a las gestiones de crdito;
e) al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta de clientes,
detectar omisiones en los procedimientos de crdito y observar la coordinacin en la
informacin de uso comn;
f)
En algunos casos ser conveniente celebrar entrevistas con las agencias especializadas de
investigacin, que utilice la empresa.
Deber evaluarse la conveniencia de emplear cuestionarios para obtener la informacin
deseada, tanto del personal de la Compaa como, en su caso, de clientes vigentes y
declinados. Las tcnicas de encuesta a utilizar debern ser las apropiadas para el tipo de
datos que se requieran obtener.
Examen de documentacin e investigaciones especficas.
El auditor deber examinar la documentacin que considere necesaria y efectuar los
estudios e investigaciones que se estimen pertinentes para obtener suficientes elementos de
juicio y verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin y en la realizacin de las
entrevistas.
A continuacin se describen algunos de ellos
a) Solicitar el manual de sistemas y procedimientos, cuando exista, y asegurarse a travs
de estudios y pruebas selectivas de su cumplimiento y actualizacin; en su caso
deber solicitarse la documentacin del sistema respectivo, cuando la aplicacin de
crdito es manejada en el computador. De cualquier forma debern evaluarse los
procedimientos en operacin, en cuanto a formatos, archivos, flujos, puntos de
control, y registros e informes, es decir, la existencia de un sistema que permita normar
las actividades del personal, comunicar las desviaciones, sus causas, justificaciones y
medidas correctivas;
anlisis de las horas requeridas para el proceso (hombre o mquina) para determinar,
aunque sea de manera general, la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar o
substituir equipos electromecnicos o electrnicos.
Diagnstico.
Recapitulacin y re verificacin de hallazgos.
Una vez estudiada y analizada la operacin se har un resumen de los problemas y fallas
detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten, Posteriormente
debern visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas detectados.
El resumen resultante del punto anterior se sujetar a una nueva verificacin para separar
con mayor precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico
definitivo,
Discusin de las observaciones con los involucrados.
Debe discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de afinar la
interpretacin del auditor, asegurarse de que se trata de hallazgos reales y hacer partcipes a
los afectados en la labor creativa.
Elaboracin del informe.
Los elementos bsicos que bebe contener el informe de la auditora operacional son los que
se mencionan en el boletn No. 2 de esta Comisin, en la seccin correspondiente a informe.
El informe de auditora operacional de otorgamiento de crdito debe hacer referencia a la
carencia o incumplimiento de alguno de los elementos descritos en el alcance de este
boletn, tales como: objetivos, polticas, procedimientos e informes.
Igualmente deber mencionar las deficiencias que se localicen en el empleo de los recursos
y la forma en como estos se planean, organizan, dirigen y controlan. Tal sera el caso de
inadecuada interpretacin del mercado crediticio, planes descoordinados de las estrategias
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
Introduccin.
Este Boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevara
cabo la Auditora Operacional de la Administracin de Inventarios, en empresas industriales y
comerciales de tipo comn; es decir, se exceptan aquellas con caractersticas especiales,
tales como constructoras, extractivas, de servicio, etc.
Como lo seala el Boletn No. 2 de esta Comisin, el contador pblico requiere de
conocimiento y experiencia especializada para efectuar y supervisar la auditora de la
operacin que vaya a revisar, en este caso, especificamente la administracin de
inventarios, ya sea que la desarrolle directamente o en coordinacin con otros especialistas.
Los inventarios estn constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la
transformacin para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso,
artculos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancas.
Generalmente los 3 inventarios representan uno de los activos ms importantes de una
empresa industrial o comercial y son un factor determinante en la consecucin de los
objetivos y resultados econmicos de la misma.
Propsitos del boletn.
1. Establecer el concepto bsico de la administracin de inventarios y el alcance que
se le dar para los efectos particulares de este Boletn.
2. Definir el objetivo de la Auditora Operacional de la o Administracin de Inventarios.
3. Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de algunos
instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor para la ejecucin de su trabajo.
4. Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar los
resultados obtenidos en el trabajo.
Concepto y Alcance de la administracin de inventarios
Para los efectos de este boletn, la Administracin de Inventarios es el conjunto de
actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias
(materia prima, materiales, suministros, productos semi elaborados y terminados) para
produccin y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesarias, a costos ptimos.
Con objeto de establecer el marco de referencia de la Administracin de Inventarios, a
continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integran, las cuales no intentan
ser limitativas sino solamente enunciativas:
1. Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la
Administracin de Inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y
vigilar su cumplimiento.
2. Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos
materiales y humanos necesarios.
Familiarizacin.
Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el
entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en que se
desenvuelve, asimismo, con la actividad especfica de administracin de inventarios,
referente a los siguientes aspectos:
1. Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos.
2. Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados, directa o
indirectamente, con la administracin de inventarios.
3. Caractersticas de los artculos de la empresa y del mercado de su ramo de
actividad.
4. Importancia de los inventarios en relacin a la situacin financiera de la empresa y
del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de la misma.
5. Recomendaciones o sugerencias de auditoras o revisiones anteriores, cuando esto
sea aplicable.
6. Las instalaciones de la empresa, para Inspeccionar la ubicacin y caractersticas de
las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los Inventarios.
Investigacin y anlisis.
Anlisis de informacin financiera y operativa
El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de la situacin
operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo, composicin de existencias,
materiales obsoletos y de lento movimiento, rotacin de inventarios, tendencias y otras
razones financieras, puntos de re-orden, optimizacin, aprovisionamiento, programtica
lineal, ndices de re expresin y procedimientos de valuacin.
Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin recabada, con perodos
anteriores y de ser posible con empresas similares.
Entrevistas
Mediante entrevistas, el auditor deber:
Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la
operacin de los inventarios.
Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las actividades y
tambin con personal de otras reas o departamentos relacionados, como compras, ventas,
produccin, investigacin, desarrollo de productos nuevos, mercadotecnia, etc.
10
Introduccin.
En el momento que vivimos, la administracin se torna cada vez ms difcil y sofisticada. En
este ambiente los sistemas administrativos de informacin juegan un papel importante ya
que proporcionan los elementos que apoyan la toma de las principales decisiones que
afectan el futuro de las empresas o entidades. Por esta razn la funcin de "informar" a los
ejecutivos responsables de la administracin cobra especial importancia en el proceso
administrativo de planeacin y control de las operaciones.
El presente boletn se enfoca a los lineamientos ms sobresalientes que debe considerar todo
contador pblico al efectuar una evaluacin de los sistemas de informacin con los que
cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para mejorar la calidad y utilidad de los
informes que se obtienen.
El boletn No. 7 de esta Comisin enumera las caractersticas de la revisin operacional en
centros de procesamiento electrnico de datos, sin embargo, cabe mencionar que el
alcance y contenido del presente boletn no est limitado a la funcin de operar o
administrar un 3 centro de cmputo sino que trata de evaluar las caractersticas principales
de los sistemas administrativos de informacin independientemente de cuales sean los
medios que se utilicen para procesar los datos, ya sean electrnicos, electromecnicos o
manuales.
La aplicacin de este boletn es general, no se limita a algn tipo de entidad, no obstante, se
incluyen conceptos que deben considerarse en los sistemas administrativos de informacin
de las empresas, como meros ejemplos.
Propsitos del boletn.
Los sistemas de informacin administrativa cubren las reas de planeacin, de operacin, de
control, de evaluacin y en general de comunicacin. En este boletn se pretenden abarcar
todas esas reas, con excepcin de la de planeacin, la cual debe ser objetivo de un
boletn especial, an cuando se haga una referencia general en este boletn.
Los propsitos que se persiguen al emitir este boletn son los siguientes
a) Establecer los conceptos bsicos de los sistemas administrativos de informacin.
b) Definir el objetivo de la auditora operacional de los sistemas administrativos de
informacin, independientemente del medio que se Utilice para procesar los datos.
c) Auxiliar la revisin crtica de la informacin que se obtiene de los diferentes sistemas
administrativos de informacin de la empresa.
d) Fomentar la creatividad de las personas que realizan el trabajo de la auditora
operacional de los sistemas administrativos de informacin.
e) Establecer la metodologa aplicable a la revisin de los sistemas administrativos de
informacin, de acuerdo a ciertas tcnicas disponibles para llevarla a cabo.
f)
Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos dependiendo del enfoque final de la
informacin que generan:
Sistemas de proceso de transacciones, cuyas caractersticas radican en procesar
operaciones en volumen y que de los archivos del sistema, desde los manuales hasta los
computarizados, es posible obtener informacin con un alto grado de detalle, as como
informacin resumida. Como ejemplo de sistemas de proceso de transacciones estn los de
cuentas por cobrar, control sobre las cuentas por pagar, control de las existencias y
valuacin de inventarios, etc.
Sistemas de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en, las decisiones. Estos
sistemas estn encaminados a proporcionar informacin dirigida a los ms altos niveles de la
organizacin.
Consisten en concentrar, comparar y analizar datos obtenidos de los sistemas de proceso de
transacciones, con objeto de apoyar el proceso de toma de decisiones de los
administradores y ejecutivos. Estos sus temas tienen como caractersticas principales el estar
orientados a proporcionar informacin sobre la problemtica de la alta direccin y
complementarse con el uso de modelos de simulacin o de tcnicas avanzadas para
accesar los datos en detalle e incrementar la calidad y velocidad de las funciones de
consulta.
En trminos generales se puede afirmar que la diferencia entre los dos tipos de sistemas
indicados, consiste en que el primero se orienta al proceso de una transaccin especfica, la
cual es validada y almacenada para posteriormente emitir informacin para los niveles
operativos de la empresa; el segundo sistema est orientado a los principales directivos y
puede adaptarse al estilo del proceso de toma de decisiones importantes. Adems, los
que resulten del anlisis que se realice de la situacin de los sistemas administrativos de informacin.
Investigacin Inicial.
En la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la planeacin de
las operaciones, con objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los
procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera a
futuro."
Otros puntos importantes a considerar durante la etapa de investigacin inicial, radican en la
obtencin de informacin sobre las caractersticas de la administracin del negocio, la
calidad del control interno establecido y la rigidez, y elasticidad de los mtodos y
procedimientos que se utilizan.
Adems en la investigacin inicial se deber obtener informacin general sobre la calidad
de la informacin que proporcionan los actuales sistemas administrativos de informacin. Por
tanto, los siguientes pasos de la metodologa se enfocan en forma directa a los problemas
que afectan la calidad de la informacin que se procesa.
Investigacin y Anlisis
Dentro de esta etapa de investigacin y anlisis, tiene relevancia la obtencin de ejemplos
de la informacin que se genera en el proceso de planeacin estratgica, en la planeacin
detallada de las operaciones y en el control de las actividades, as como evaluar en forma
detallada la calidad del proceso de planeacin y la disponibilidad que tiene la empresa de
tener acceso a cifras sobre la industria o el mercado en el cual participa.
El obtener un ejemplar de cada uno de los informes que se producen para incluirlo en los
papeles de trabajo facilita el anlisis. Las entrevistas con los usuarios, con objeto de obtener
sus comentarios e impresiones sobre la calidad, oportunidad, utilidad y veracidad de los
informes que se evalan, forman parte de esta etapa.
El determinar las necesidades adicionales de informacin del personal de la empresa y
documentarlas en forma detallada en los papeles de trabajo, servir de base para
completar el diagnstico realizado.
Al analizar cada uno de los informes que se producen, se deben evaluar de manera rpida
los mtodos de recoleccin de informacin fuente y el clculo de resultados, que sirvieron de
base para su elaboracin, de tal manera que se cuente con un respaldo objetivo acerca de
los datos contenidos en el informe.
Para documentar los ejemplos de informes recopilados, se recomienda disear un papel de
trabajo, el cual puede denominarse "inventario de informes" que incluya como mnimo la
siguiente informacin para cada uno de esos informes:
Nombre del informe.
Breve explicacin del objetivo que se persigue con la obtencin del informe.
Utilizacin del informe.
Frecuencia de preparacin.
Distribucin del informe, mencionando los diferentes puestos que reciben copia.
Existe la prctica generalizada de utilizar formatos pre impresos para ciertos informes
rutinarios, lo que facilita su elaboracin y en ciertos casos, mejora la presentacin del mismo.
Esta prctica ha resultado de gran utilidad para los organismos que la utilizan y es aplicable
tanto para sistemas de proceso de transacciones como para sistemas de informacin
gerencial. Es recomendable que en la etapa de anlisis se considere esta posibilidad ya que
puede redundar en sugerencias posteriores.
Una vez investigada en detalle la situacin de los sistemas de informacin, de haber
documentado y conformado los papeles de trabajo, es necesario proceder al anlisis. Para
realizar el anlisis de la informacin recolectada se recomienda lo siguiente:
Evaluar detalladamente la calidad de la informacin.
Evaluar la calidad de las bases de comparacin que se utilizan para medir los
resultados de operacin de la empresa.
Evaluar si el grado de detalle incluido en los informes es suficiente para poder tomar
una decisin o accin con respecto a su contenido.
Evaluar la facilidad para recuperar o reconstruir los archivos que son base para la
informacin.
Evaluar si los medios que se utilizan para almacenar los reportes que se producen
cumplen adecuadamente con su fin y si se cumple con los requerimientos legales de
conservacin de datos fuente.
Evaluar las inquietudes de cambio que el personal y los directivos tienen respecto de
los informes que se estn obteniendo.
Para documentar los resultados del anlisis realizado, se deben elaborar les de
trabajo que pueden denominarse "Inventario de Puntos Detectados en la Revisin",
en los cuales se anotarn todas aquellas inquietudes y observaciones que fueron
determinadas durante el curso del trabajo, sirvan de base para llevar a cabo el
diagnostico de la situacin encontrada.
Diagnstico.
En la etapa de diagnstico, el auditor operacional deber asegurarse de la validez de los
puntos detectados en el anlisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa.
No deber perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales debern
de ser prcticas y realistas.
Durante la etapa del diagnstico deber de elaborarse un plan de accin para llevar a
cabo la implantacin de las mejoras que se hayan propuesto. Este plan deber definirse en
tal forma que al momento de presentarlo a la alta direccin indique claramente el camino
que el auditor operacional propone para solucionar, indique claramente el camino que el
auditor operacional propone para solucionar los problemas que han sido encontrados, no en
forma aislada, sino agrupados en forma ordenada, y as proponer una solucin integral al
problema de informacin.
Cuando se elabore el plan de accin debern definirse los recursos que son necesarios para
llevarlo a cabo. Asimismo deber obtenerse el costo que tendr la implantacin del plan,
con el fin de estar preparado para apoyar y respaldar la recomendacin.
Tambin es necesario realizar un anlisis de la relacin costo/beneficio que representa la
implantacin de las recomendaciones propuestas como resultado del anlisis realizado de la
situacin de los sistemas administrativos de informacin, ya que de este anlisis se
desprender el principal respaldo al plan de accin que el auditor operacional proponga. El
anlisis del costo/beneficio deber incluir tanto los aspectos tangibles (costos y beneficios
que pueden medirse en unidades monetarias) como los intangibles (circunstancias que
tienen efecto en los costos y beneficios pero que no son valorables).
En conclusin, el resultado del diagnstico deber de ser un plan de accin para mejorar la
situacin actual, incluyendo un anlisis detallado de la relacin costo/beneficio de la
implantacin de los sistemas modificados y/o adicionales.
Elaboracin y Discusin del informe
En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisin. Los elementos
que deber contener el informe sern aquellos determinados durante la etapa de
diagnstico y deben presentarse en forma clara y ordenada. Debe ser dirigido a un nivel lo
suficientemente alto dentro de la organizacin con el fin de contar con la aprobacin y
apoyo al plan de accin que se sugiere, as como el compromiso para adoptarlo.
En trminos generales se puede indicar que un informe de auditora operacional de los
sistemas administrativos de informacin debe contener como mnimo los siguientes puntos:
Plan de accin sugerido para llevar a cabo las mejoras y cambios a los sistemas
administrativos de informacin, incluyendo el anlisis de los recursos necesarios,
anlisis del costo/beneficio que representa, tiempos estimados para lograr los
resultados propuestos y designacin previa de los responsables para llevar a cabo
este trabajo.
Una vez terminado, el informe final podr ser la base para controlar el avance de la
implantacin del plan de accin sugerido.
Conceptos asociados a la informacin que requieren Las Empresas
Con el propsito de motivar la creatividad de los auditores operacionales de sistemas
administrativos de informacin, a continuacin se mencionan algunos puntos que deben de
considerarse al redisear los informes sobre la situacin de los recursos en las empresas o
entidades:
Relativos a las Finanzas
Informar sobre los planes y programas especficos que realizan los ejecutivos,
comparados con los presupuestos mensuales, semanales, etc.
Informar sobre la situacin que guardan las existencias de los inventarios, incluyendo
ndices de rotacin, evaluacin de productos de lento movimiento, deteccin de la
obsolescencia, planeacin de requerimientos de materiales y suministros, valuacin
de los inventarios, etc.
Considerar la necesidad informar por reas de. responsabilidad, con objeto poder
medir la eficiencia con que han trabajado las diferentes reas dentro de la
organizacin.
Estudio del estado tecnolgico que guarda la maquinaria que se utiliza en la planta o
de los equipos. Anlisis de los proyectos para erogaciones adicionales para compra o
renta de equipos. Problemas generados por los programas de mantenimiento, as
como los costos incurridos por este concepto.
Situacin de las rdenes de venta por surtir. Situacin de las rdenes de compra por
recibir. Respuesta y desarrollo de proveedores. Programacin de produccin,
incluyendo tiempos ociosos o muertos. Posicin de inventarios y su rotacin.
Anlisis sobre el momento que pasa la compaa en funcin del ciclo de vida de sus
productos. Evaluacin de la competencia. Anlisis de las reclamaciones a las
garantas y costos que se ha incurrido.
reestructurarse.