FACTORES

SITUACIONALES
COMUNICACIN

ORGANIZACIONALES

EN

LA

En el ambiente externo estos factores pueden ser de orden educativo, sociolgico, legalpoltico y econmico. Por ejemplo, un rgimen poltico represivo inhibir el libre flujo de la
comunicacin. Otro factor situacional es la distancia geogrfica. Una comunicacin directa
frente a frente es distinta a una conversacin telefnica con una persona al otro lado del
mundo y tambin a un intercambio de cables o cartas. Asimismo, en la comunicacin se
debe tomar en cuenta el tiempo. Es probable que un ejecutivo muy ocupado no disponga
del tiempo suficiente para recibir y emitir informacin de manera detallada. Otros factores
situacionales que afectan a la comunicacin en una empresa son la estructura
organizacional, los procesos administrativos y no administrativos y la tecnologa. Un
ejemplo de esta ltima es el poderoso impacto de la tecnologa de cmputo en el manejo de
grandes cantidades de datos.
En suma, el modelo de comunicacin ofrece una visin general del
proceso de la comunicacin, identifica las variables crticas y muestra
sus relaciones. Esto permite a su vez a los administradores detectar
problemas de comunicacin y tomar medidas para resolverlos o, mejor
todava, impedir la presencia de dificultades desde el primer momento.
ESTRATEGIAS INTERPERSONALES

Una persona puede mejorar sus comunicaciones interpersonales

utilizando dos estrategias:
EXPOSICIN. Incrementar la palestra reduciendo la fachada
requiere que la persona sea clara y honesta a la hora de compartir
informacin con los dems. El proceso que el yo utiliza para
incrementar la informacin conocida por los dems se denomina
exposicin, ya que a veces deja al yo en una posicin vulnerable.
Airear los propios sentimientos contando las cosas implica a
menudo ciertos riesgos.
RETROINFORMACIN. Cuando el yo no sabe ni comprende, la
forma de desarrollar comunicaciones ms eficaces es recurrir a la
retroinformacin procedente de quienes saben. De este modo, es
posible reducir el punto ciego e incrementar la palestra. Como es
lgico, la posibilidad de servirse de la retroinformacin depender
de que dicha persona desee orla y de que otros quieran
facilitrsela. Por consiguiente, cualquier persona tiene menos
control sobre la obtencin de retroinformacin que sobre ofrecer
exposicin a los dems. Obtener retroinformacin depende de la

activa colaboracin de otras personas, en tanto que la exposicin

requiere un comportamiento de parte del comunicador y la
atencin pasiva de los dems.
COMO
SALVAR
INTERPERSONAL

LAS

BARRERAS

DE

LA

COMUNICACIN

RETOALIMENTACION: Mientras ms compleja sea la

informacin que se pueda enviar, ms necesario se hace motivar a
los receptores a aclarar dudas y sealar reas ambiguas.
COMUNIQUESE CARA A CARA.
SEA SENCIBLE AL MUNDO DEL RECEPTOR: Los individuos
diferimos en actitudes, valores, necesidades y expectativas. Si
nosotros desarrollamos empata esto har que entendamos mejor
a los dems, y nos podamos comunicar ms fcilmente.
USE LENGUAJE SENCILLO Y DIRECTO.
SEA REDUNDANTE: Si alguna informacin es complicada o
difcil, ser necesario repetirla de distintas maneras para asegurar
u correcto entendimiento del receptor.
NO SOLAMENTE HABLE, SEPA TAMBIEN ESCUCHAR.
La comunicacin es un proceso mediante el cual un emisor se
pone en contacto con un receptor por medio de un mensaje.
Los factores que pueden aumentar la fidelidad de la comunicacin
son: las habilidades comunicativas, actitudes, nivel de
conocimiento y posicin dentro del sistema. Estos factores afectan
tanto a la fuente como al receptor.

FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIN

La comunicacin es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a

otro u otros, informaciones, sentimientos y vivencias. En toda
comunicacin tiene que haber un emisor, un mensaje y un
receptor.
Cuando hablamos de seres vivos, no nos referimos tan slo a los
humanos, ya que desde los insectos hasta los grandes mamferos
tienen dicha facultad, siendo el hombre el nico ser que puede
comunicarse por va oral; mientras que los dems, lo hacen por
sonidos (pjaros, cuadrpedos, delfines, ballenas) , friccin de
elementos de su cuerpo (grillos, chicharras) o por accin
(formacin de vuelo de las abejas, posicin del cuerpo de perros o
venados, formacin de nado de los peces). Los mamferos, incluido
el hombre, tambin tienen la caracterstica de comunicarse por el
tacto (contacto corporal).

TIPOS DE COMUNICACIN

AUDITIVA. Es la comunicacin desarrollada a travs de sonidos

producidos por el emisor.
VISUAL. Consiste en la comunicacin que el receptor percibe
por la vista.
TCTIL. Se considera aquella donde el emisor y el receptor
entran el contacto fsico.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN

La eficacia de la comunicacin es responsabilidad de todos los

medios de la informacin, tanto administradores como empleados
en general, los cuales persiguen un propsito en comn. El grado
de eficacia de la comunicacin puede evaluarse conforme a los
resultados esperados. Las siguientes sugerencias pueden
contribuir a derivar las barreras a la comunicacin:
Los emisores de mensajes deben concebir claramente lo que
desean comunicar. Esto significa que uno de los primeros pasos de
la comunicacin es aclarar el propsito del mensaje y trazar un
plan para la consecucin propuesto.
Para que la comunicacin sea eficaz es preciso que la
codificacin y la descodificacin se realicen con smbolos
familiares tanto para el emisor como para el receptor del mensaje.
As como el administrador debe evitar la jerga tcnica y necesaria,
inteligible solo para los expertos en su campo.
La planeacin de la comunicacin no debe hacerse en el vaci.
Por el contrario, se debe consultar a otras personas y alentar su
participacin en la recoleccin de datos, anlisis del mensaje y
seleccin de los medios apropiados. Un administrador por ejemplo,
puede pedirle a un colega que lea un memorando importante
antes de que se le distribuya en la organizacin. El contenido del
mensaje debe ser acorde con el nivel de conocimientos de sus
destinatarios y con el ambiente organizacional.
Es importante considerar las necesidades de los receptores de la
informacin. Siempre que resulte apropiado hacerlo, se debe
comunicar algo que sea valioso para ellos, tanto a corto plazo
como en un futuro ms lejano. Es probable que los empleados
acepten ms fcilmente acciones impopulares que abran de
afectarles a corto plazo si en realidad les benefician a largo plazo.
Reducir la semana laboral por ejemplo, pude resultar ms
aceptable si se hace notar que esta accin fortalecer a largo
plazo la posicin competitiva de la compaa y evitara despidos.
Hay un proverbio que dice que el tono hace la msica. De igual

manera, en la comunicacin el tono de voz, las palabras elegidas y

la congruencia entre lo que se dice y el modo en el que se le dice
influyen en las reacciones del receptor del mensaje. Si un
administrador autocrtico les ordena a los supervisores bajo su
mando que pongan en prctica una administracin participativa,
creara un vaco de credibilidad difcil de llenar.
Con demasiada frecuencia se transmite informacin sin
comunicacin, dado que la comunicacin solo es completa cuando
el mensaje es comprendido por el receptor. Es imposible saber si la
comunicacin ha sido comprendida si el emisor no recibe
retroalimentacin. Esto se logra haciendo preguntas solicitando la
contestacin a una carta y alentando a los receptores a exponer
sus reacciones al mensaje.
La funcin de la comunicacin no se reduce a transmitir
informacin. Tambin tiene que ver con las emociones, las cuales
son muy importantes en las relaciones interpersonales entre
superiores, subordinados colegas en una organizacin. A dems, la
comunicacin es vital para crear condiciones en las que las
personas se sientan motivadas a trabajar a favor de las metas de
la empresa al tiempo en que cumplen sus propsitos individuales.
Otra funcin de la comunicacin es el control.
La comunicacin eficaz es responsabilidad no solo del emisor,
sino tambin del receptor de la informacin. Por lo tanto, escuchar
es un aspecto que precisa de comentarios adicionales.

ESCUCHAR: CLAVE PARA COMPRENDER

El apresurado administrador que nunca tiene tiempo para

escuchar rara vez podr tener una visin objetiva del
funcionamiento de la organizacin. Tiempo, empata y
concentracin en los mensajes del comunicador son prerrequisitos
de la comprensin. A la gente le gusta que se le escuche se le
tome en serio y se le comprenda. Por lo tanto, el administrador no
debe interrumpir a sus subordinados ni llevarlos a adoptar una
actitud defensiva. Tambin es conveniente tanto ofrecer como
solicitar retroalimentacin, ya que sin ella es imposible saber si el
mensaje
fue
comprendido
o
no.
Para
suscitar
una
retroalimentacin honesta, los administradores deben crear una
atmsfera y seguridad, asumiendo un estilo de liderazgo de apoyo,
en el que se prescinde del acento de la categora.
Escuchar es una habilidad que puede desarrollarse, keith Davis y
John Newstron propusieron 10 principios para el perfeccionamiento
de la capacidad de escuchar:
Dejar de hablar.

Hacer que el hablante se sienta cmodo.

Demostrarle al hablante que si desea escucharlo.
Evitar distracciones.
Enfatizar con el hablante.
Ser paciente.
Mantener la calma.
Evitar discusiones y crticas.
Hacer preguntas.
Dejar de hablar
El primer y ltimo principio son los ms importantes, para poder
escuchar lo primero que debemos hacer es dejar de hablar.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN ESCRITA

Una comunicacin escrita eficaz es quiz la excepcin, no la regla,

lo cierto es que ni el nivel de estudios ni la inteligencia garantizan
una buena reaccin. Muchas personas han adoptado la costumbre
de emplear jerga tcnica, que solo puede ser comprendida por
expertos en el mismo campo. Entre los problemas ms comunes
de la comunicacin escrita destacan la omisin de la conclusin
por parte del autor, o su ocultamiento en el informe; exceso de
palabras, mal uso de la gramtica, oraciones ineficazmente
estructuradas, y mala ortografa. Sin embargo, unos cuantos
lineamientos pueden hacer mucho a favor del mejoramiento de la
comunicacin escrita.
Use palabras y frases sencillas.
Use palabras breves y conocidas.
Use pronombres personales siempre que sea apropiado.
De ilustraciones y ejemplos, use graficas.
Use oraciones y prrafos breves.
Use verbos en voz activa.
Evite palabras innecesarias.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACION ORAL

Hay personas, ejecutivos inclusive, para las que la sola idea de

tener que pronunciar un discurso les causa pesadillas. Pero
pronunciar discursos y divertirse al hacerlo son cosas que pueden
aprenderse. Un ejemplo clsico de cmo se puede aprender la
comunicacin oral es el estadista Griego Demstenes, quien, tras
experimentar el profundo desaliento que le causo la lamentable
imparticin de su primer discurso pblico, se convirti en uno de
los mayores oradores de su poca gracias a la prctica, la prctica
y mas practica.
Los administradores deben inspirar, conducir, comunicar una
visin, una idea clara del propsito de la organizacin es esencial

pero insuficiente para dirigir. Esta visin debe articularse. Esto no

solo significa enunciar hechos, sino tambin darlos a conocer en
tal forma que los empleados de la organizacin se sientan
inspirados por el fortalecimiento de sus valores de su orgullo y de
sus objetivos personales.
Casi todas las sugerencias para el mejoramiento de la
comunicacin escrita se aplican tambin a la mejora de la
comunicacin oral. El razonamiento lgico debe complementarse
con la atraccin emocional, y el mensaje debe emitirse en forma
comprensible para los empleados. Jay A.Conger ha propuesto los
siguientes lineamientos para la comunicacin oral y en particular
para la articulacin de la misin de una organizacin:
1. Enuncie la misin en forma congruente con valores y convicciones
positivas.
2. Incorpore valores organizacionales y sociales en la declaracin de las
metas de la empresa.
3. Exponga la importancia de la misin, la razn de su establecimiento y
el supuesto en el que se basa la certeza de que la compaa la cumplir
exitosamente.
4. Formule el mensaje en un lenguaje de fcil comprensin y srvase de
metforas, alegoras e historias.
5. Practique la comunicacin oral y pida retroalimentacin sobre sus
discursos.
6. Muestre su entusiasmo y emociones al articular su visin de la
compaa.