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INTEGRANTES:
u201424884
u201417129
u201419570
u20151A675
u201420770
V42B
TABLA DE CONTENIDOS
1
INTRODUCCION ---------------------------------------------------------------------------------------------- 4
INFORMACION DE LA EMPRESA------------------------------------------------------------------------ 4
2.1
Historia ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
2.2
Actualidad-------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
Misin ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
3.2
Visin ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
3.3
Valores ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
3.4
Objetivos de la Organizacin-------------------------------------------------------------------------- 5
3.5
4.1.1
Comercial -------------------------------------------------------------------------------------------- 6
4.1.2
Recursos --------------------------------------------------------------------------------------------- 6
4.1.3
Personas --------------------------------------------------------------------------------------------- 6
4.1.4
Operaciones ----------------------------------------------------------------------------------------- 7
4.1.5
Direccin --------------------------------------------------------------------------------------------- 7
4.2
4.2.1
Fortalezas -------------------------------------------------------------------------------------------- 7
4.2.2
Debilidades ------------------------------------------------------------------------------------------ 7
Entorno Especfico--------------------------------------------------------------------------------------- 8
5.1.1
Clientes ----------------------------------------------------------------------------------------------- 8
5.1.2
Proveedores ----------------------------------------------------------------------------------------- 8
5.1.3
Competidores --------------------------------------------------------------------------------------- 8
5.1.4
5.2
Entorno General------------------------------------------------------------------------------------------ 9
5.2.1
Poltico ------------------------------------------------------------------------------------------------ 9
5.2.2
Econmico ------------------------------------------------------------------------------------------- 9
5.2.3
5.3
Entorno Global-------------------------------------------------------------------------------------------- 9
5.4
Responsabilidad Social--------------------------------------------------------------------------------- 9
5.5
5.5.1
Oportunidades ------------------------------------------------------------------------------------ 10
5.5.2
Amenazas ----------------------------------------------------------------------------------------- 10
DISENO ORGANIZACIONAL----------------------------------------------------------------------------- 13
8.1
Actual ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
8.2
PROCESOS -------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
9.1
9.2
9.3
9.3.1
9.3.2
9.3.3
9.3.4
9.3.5
Histograma ---------------------------------------------------------------------------------------- 20
9.4
9.5
INTRODUCCION
Este trabajo tiene como objetivo aplicar los conocimientos obtenidos en el curso con el fin de
mejorar un proceso en la empresa ya que lleva ms 8 aos en el mercado. Registrada en el
Per, como una empresa seria, de buen novel y con una buena trayectoria. Asimismo plasmar
una mejora en el diseo organizacional para explotar mejor los recursos de la empresa.
La singularidad de esta empresa es que utiliza este sistema de alquiler de inmobiliaria directa,
se puede describir como una comercializacin de sus servicios directamente a sus clientes.
2
2.1
INFORMACION DE LA EMPRESA
Historia
La Empresa Atahualpa Holdings (Per) S.A.C. fue fundada en Lima, Per a mediados del
2007. Actualmente, la oficina administrativa se encuentra ubicada en el distrito de San Isidro. El
fundador de la Empresa, de nacionalidad Americana, abogado y economista de profesin es el
accionista principal de la empresa. Atahualpa Holdings (Per) S.A.C. es parte de un fideicomiso
familiar llamado Atahualpa Holdings (United States).
Un par de aos antes a fundar la Empresa en Lima, el accionista principal realiz un anlisis
econmico de todos los pases emergentes de Amrica Latina y concluy que: el Per era el
pas ms atractivo y amigable para inversionistas extranjeros. El capital de inversin inicial fue
de 2 millones de dlares Americanos, monto que se utiliz para la compra total del primer
edificio, de los tres que actualmente tiene, ubicado en San Isidro.
2.2
Actualidad
fue financiado a travs de un leasing. Hace 2 aos, la empresa adquiri un edificio de 16 pisos
en el distrito de San Borja a travs de un prstamo con un banco local. Los tres edificios
cuentan con la mismas caracterstica: Edificios clase B, ubicados en las mejores zonas de los
distritos Miraflores, San Isidro y San Borja.
Considero que la Empresa ofrece un producto que responde a una demanda insatisfecha en el
mercado inmobiliario en el sector B.
3
DISENO DE LA ORGANIZACION
3.1
Misin
Visin
Valores
3.4
Confianza
Honestidad
Transparencia
Compromiso
Trabajo en equipo
Objetivos de la Organizacin
Ser una empresa lder en el mercado inmobiliario local a travs del buen servicio y precios
competitivos. Asimismo, obtener una mayor rentabilidad con apalancamientos bancarios, con el
objetivo de incrementar los activos de la empresa.
3.5
Misin:
Segn lo verificado, la empresa satisface las necesidades de los clientes en general, brinda un
buen servicio de calidad y excelencia, conjuntamente con su personal altamente calificado los
cuales el cliente asocia como buenos pilares de la empresa ya que actan con profesionalismo,
honestidad y confianza con nuestros colaboradores internos y externos.
Visin
La empresa est tomando acciones que solidifiquen el cumplimiento de su visin en un
mediano a largo plazo.
Objetivo:
Los objetivos se cumplen de la siguiente forma:
Brindando un servicio que logre satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
Cumplir la legislacin nacional vigente aplicable a nuestras actividades as tambin
como otros compromisos suscritos por la organizacin.
Identificar, evaluar y controlar los riesgos ocupacionales asociados a nuestras
actividades con el propsito de asegurar un ambiente de trabajo seguro para los
trabajadores y en consecuencia un entorno seguro para nuestros clientes.
Mejora continua de nuestros procesos y desempeo, alineados a nuestros objetivos
para un mejor desarrollo de actividades alinendose a la misin y visin y objetivos de
la empresa.
Darles a nuestros clientes el resultado de nuestro profesionalismo de todas las reas de
la empresa generando as un buen servicio de calidad.
ANALISIS INTERNO
4.1
4.1.1
reas Funcionales
Comercial
Recursos
Atahualpa Holdings cuenta con tres edificios de oficinas, las cuales estn ubicados en las
mejores zonas comerciales en los distritos de San Isidro, San Borja y Miraflores. La empresa
cuenta con un aproximado de 16,000 m2 de espacio arrendable para oficinas y 339
estacionamientos. El edificio en Miraflores, fue adquirido hace 4 aos .El edificio en San Borja
fue adquirido hace poco menos de dos aos y el edificio de San Isidro que fue adquirido hace
ocho aos.
4.1.3
Personas
4.1.4
Operaciones
Se encarga del manejo eficiente de los recursos fsicos, humanos y financieros puestos a su
disposicin para lograr que los procesos operativos en los inmuebles se hagan de acuerdo a
los objetivos de la empresa. Asimismo, es responsable del servicio de mantenimiento brindado
en los inmuebles donde la empresa tiene la administracin. Adems, est a cargo de las
compras en general y del pago a proveedores. Y tiene la obligacin de avisar a Tesorera
realizar el pago a contratistas segn aprobacin y seleccin (para adquirir herramientas y
servicios apropiados).
4.1.5
Direccin
Responsable del cumplimiento de los requisitos legales y las polticas de la empresa. Adems,
es responsable del mantenimiento de los sistemas informticos, seguridad de la informacin de
la empresa, y organizacin de carpetas en forma lgica y fcil de entender. Asimismo,
responsable de resolver conflictos entre los tres gerentes en la oficina y capacitar a los
gerentes a fin de que puedan cumplir sus responsabilidades con xito y en una forma aceptable
al Gerente General.
4.2
Anlisis de Recursos
4.2.1
4.2.2
-
Fortalezas
Personal calificado y con amplia red de contactos en el rubro corporativo (Gerencia
General)
Idnea capacidad de gestin y solucin a problemas inmediatos por parte de la
Gerencia de Operaciones.
Personal comprometido con la empresa.
Adaptacin del personal a los cambios propios del mercado y propios de la empresa.
Calidad total en sus relaciones inter empresariales. (clientes-trabajadores)
Registro de marca de la empresa y de su servicio.
Debilidades
Poca capacidad de endeudamiento
Escaso conocimiento del mercado inmobiliario en provincias lo cual debilita el ingreso
en este mercado.
Desconocimiento del personal de recursos humanos en los ltimos mecanismos
laborales (inspecciones SUNAFIL)
5.1
5.1.1
Entorno Especfico
Clientes
La forma en cmo se comporta la demanda en nuestro sector es una variable importante para
nuestro entorno. Un ejemplo concreto seria: que nuestros clientes de la noche a la maana no
se sientan satisfechos cambien sus preferencias, y que la nueva preferencia fuese alquilar
oficinas de clase A en distritos clase B. Bajo este contexto, el impacto que nuestros clientes
representan creara un gran impacto negativo de gran medida en el sector. Afortunadamente,
en la actualidad, las preferencias de nuestros clientes se mantienen conforme a nuestro estudio
de mercado. Los clientes prefieren espacios de calidad B, en zonas de clase A.
5.1.2
Proveedores
Las acciones de los proveedores tambin provocan cambios y/o alteraciones en las empresas
de nuestro microentorno.
Por ejemplo hace aproximadamente dos atrs hubo una sobredemanda de fabricacin de
vidrios, en el mercado, para implementar oficinas. Era muy importante para la Empresa
implementar una oficina en 30 das para poder cerrar un contrato de arrendamiento de 5 aos
con una minera importante. Debido a la falta de cumplimiento de este proveedor no pudimos
concretar la transaccin. Esta sobredemanda tuvo un impacto negativo tanto en Atahualpa
Holding como en otras empresas del entorno.
5.1.3
Competidores
Se puede decir que las empresas que operamos en el mismo sector, arrendamiento de
oficinas, podemos llevar a cabo acciones que afecten a nuestros competidores. Atahualpa
Holdings no tiene mucha competencia directa en el mercado. Nuestros competidores indirectos
en este caso seran las inmobiliarias que ofrezcan en arrendamiento espacios de oficina de
clase A. En este caso, una campaa de marketing agresiva en la cual se ofrecen precios de
alquiler muy parecidos a los nuestros, podra afectar significativamente a nuestra empresa.
5.1.4
Productos Sustitutos
5.2
5.2.1
Entorno General
Poltico
5.2.2
Econmico
Social Cultural
La tarea de los gerentes de las empresas es analizar los patrones de la sociedad para la toma
de decisiones. Los factores sociales que afectan el entorno econmico de una empresa son las
influencias culturales de la actualidad.
Las empresas deben adaptar sus productos o servicios a las tendencias sociales actuales. Por
ejemplo: el arquitecto que disea edificaciones con un estilo pasado de moda no tendra xito
en un mercado donde la tendencia es siempre estar a la vanguardia
5.3
Entorno Global
Responsabilidad Social
Consideramos que la empresa contribuye con el medio ambiente atreves de reciclaje de los
materiales utilizados en el mantenimiento de los edificios as como de los materiales utilizados
en oficina, por ejemplos; papeles, folletera, cartones entre otros.
5.5
Oportunidades
Crecimiento econmico general del Pas.
Variables macroeconmicas favorables para el sector inmobiliario.
Desaceleracin y/o cada en el sector de construccin.
Crecimiento del nivel socio econmico A y B.
Crisis financiera internacional del ingreso de nuevas empresa a nuestro pas,
aumentando la necesidad de arrendamiento de oficinas.
Crecimiento del sector corporativo en provincias.
Amenazas
Ingreso de competidores al mercado con mayor poder adquisitivo.
Baja de tarifas en las empresas que arriendan oficinas nuevas.
dictamen de normas legales que afecten al sector inmobiliario.
4.Ajustes de precios y/o modificacin de normas por el ingreso de nuevos alcaldes
(nuevas elecciones municipales)
Nuevas normas tributarias.
10
ANALISIS FODA
OPORTUNIDADES
1. Crecimiento econmico general
del Pas.
2. Variables macroeconmicas
favorables para el sector
inmobiliario.
3. Desaceleracin y/o cada en el
sector de construccin.
4. Crecimiento del nivel socio
econmico A y B.
5. Crisis financiera internacional del
ingreso de nuevas empresa a
nuestro pas, aumentando la
necesidad de arrendamiento de
oficinas.
6. Crecimiento del sector corporativo
en provincias.
AMENAZAS
1. Ingreso de competidores al
mercado
con
mayor
poder
adquisitivo.
2. Baja de tarifas en las empresas
que arriendan oficinas nuevas.
3. dictamen de normas legales que
afecten al sector inmobiliario.
4.Ajustes de precios y/o modificacin
de normas por el ingreso de nuevos
alcaldes (nuevas elecciones
municipales)
5. Nuevas normas tributarias.
FORTALEZA
1.Personal calificado y con amplia red de
contactos en el rubro corporativo (Gerencia
General)
2. Idnea capacidad de gestin y solucin a
problemas inmediatos por parte de la
Gerencia de Operaciones.
3. Personal comprometido con la empresa.
4. Adaptacin del personal a los cambios
propios del mercado y propios de la
empresa.
5. Calidad total en sus relaciones inter
empresariales. (clientes-trabajadores)
6. Registro de marca de la empresa y de su
servicio.
DEBILIDADES
1.Poca capacidad de endeudamiento
2. Escaso conocimiento del mercado
inmobiliario en provincias lo cual
debilita el ingreso en este mercado.
3.Desconocimiento del personal de
recursos humanos en los ltimos
mecanismos laborales (inspecciones
SUNAFIL)
FO
4.1. Aprovechar la adaptacin del personal
a los cambios propios del mercado y
propios de la empresa para el crecimiento
econmico general del Pas.
1.5. Mantener Personal calificado y con
amplia red de contactos en el rubro
corporativo (Gerencia General) para
aprovechar la crisis financiera internacional
del ingreso de nuevas empresa a nuestro
pas, aumentando la necesidad de
arrendamiento de oficinas.
7.6. Aprovechar el registro de marca de la
empresa y de su servicio para establecer
nuestros servicios en provincia, debido a la
demanda del interior.
DO
1.1 Aprovechar el crecimiento
econmico general del Pas para
buscar fuentes de financiamiento
2.2
utilizar
las
variables
macroeconmicas favorables para el
sector inmobiliario para hacer un
estudio profundo del mercado interno y
capacitar al personal idneo para su
buen desempeo en este mercado.
3.5 Crear un rea de recursos humano
para que capacite a los colaboradores
sobre los ltimos mecanismos
laborales
.de
esta
manera
aprovecharamos eficientemente el
aumento del arrendamiento de oficinas
por empresas extranjeras.
FA
DA
11
Cruces
Estrategias Externas
Estrategias Internas
Estrategias Funcionales
F4O1
COMPETITIVAS :
Diferenciacin
Calidad
Tecnologa
F1O5
COMPETITIVAS :
Enfoque
Calidad
Tecnologa
F1A1
INTENSIVAS:
Penetracin de mercado
Calidad
Tecnologa
outsoursing
12
8
8.1
DISENO ORGANIZACIONAL
Actual
13
8.2
J.G.A.
DIRECTORIO
GERENTE
GENERAL
SISTEMAS
ASESOR
TRIBUTARIO
ASESOR LEGAL
GTE. DE
OPERACIONES
GTE. DE
FINANZAS
ADMINISTRADOR
EDIFICIO C
ADMINISTRADOR
EDIFICIO B
ADMINISTRADOR
EDIFICIO A
ASISTENTE
CONTABLE
LIMPIEZA
LIMPIEZA
LIMPIEZA
TESORERIA
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
JEFE DE
MANTTO.
JEFE DE
MANTTO.
JEFE DE
MANTTO.
GTE. COMERCIAL
GTE. DE RR.HH.
PUESTO ADMINISTRADOR
La empresa Cuenta con 3 edificios y
cada Edificio Cuenta con un
Administrador in situ. Para mejor
simplificar organigrama los
codificamos de la siguiente manera:
Edificio San Isidro - Edificio A
Edificio Miraflores Edificio B
Edifico San Borja Edificio C
14
PROCESOS
9.1
Procesos en la Empresa
Compra de un Inmueble
Solicitar financiamiento bancario
Negociar contratos de arrendamiento
Compra de Materiales para reparaciones
Pago a proveedores
Contratacin de servicios tercerizado (Limpieza y Seguridad)
Contratacin de personal nuevo
Atencin de quejas de clientes
Mantenimiento preventivos de maquinaria y equipo
Mantenimiento correctivo de maquinaria y equipo
Facturacin
Entrega de facturas (Courier)
Preparacin de Estados Financieros
Auditoras Internas de Contabilidad
Programacin de mantenimiento de software
Mapa de Procesos
Procesos
Estratgicos
Negociar contratos
de arrendamiento
Solicitar
Financiamiento
Compra de
materiales
Pago a
proveedores
Mantenimiento
Correctivo
Atencin de
quejas
Procesos de
Apoyo
Contratacin
De personal
CLIENTE
CLIENTE
Procesos
Operativos
Compra de
un Inmueble
Contratacin serv.
tercerizados
Preparacin de
EE.FF.
Auditorias
Contables
Mantenimiento
Preventivo
Mantenimiento
Software
Facturacion
Entrega de
Facturas
15
9.3
9.3.1
16
un programa y horarios de acuerdo al tipo de remodelaciones que puedan existir dentro de las
instalaciones tanto de la empresa como de sus clientes para evitar los ruidos molestos. Si se
brinda solucin a estos tres problemas se estara mejorando en un 80% las principales
incidencias de la Empresa Atahualpa Holdings (Peru) SAC.
9.3.2
PROCESO
Gerencia de
Operaciones
PROCESO
Mantenimiento
Correctivo
ACTIVIDAD
Comunicacin
a Encargado
MACRO
Inspeccin
del
problema
Determinar
necesidad
de
proveedor
Realizar la
reparacin
Emitir
Informe
17
18
En cualquiera de los casos, los trabajos correctivos no urgentes deben ser finalizados en 3 das
aproximadamente. Sin embargo, tras verificar los archivos internos de la empresa de los
ltimos 4 meses, se puede verificar que la mayora de los trabajos correctivos NO se entregan
en el tiempo estipulado por la empresa, como se muestra en el cuadro a continuacin:
9.3.3
Mes
Total
A Tiempo
Fuera de Tiempo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Total
32
12
20
19
9.3.4
X 100%
Resultados:
9.3.5
100%
37.5%
62.5%
Histograma
Distribucin de incidencias segn cantidad de incidencias
Tiempo de demora
Marca de clase
fi
hi
Fi
Hi
12
37.50%
12
37.50%
4.5
10
31.25%
22
68.75%
7.5
10
31.25%
32
100.00%
32
100.00%
LI
LS
1
3
6
Total
20
38%
37%
36%
Porcentaje
35%
34%
33%
32%
31%
31%
Series1
31%
30%
29%
28%
3
3
Plazos de entrega
21
9.4
Diagrama de Caracterizacin
de
Mtrica
Plazo
de
Solucin del
Problema
Actividades
Resultado
Solucin de
problema a
tiempo.
Satisfaccin
de clientes.
Arreglo a
infraestructura.
Insumos
Indicador
Clientes
Materiales y
herramientas.
# de casos
No
solucionados
a tiempo
# Total de
casos
Usuarios
Personal
capacitado
Zona
trabajo
Trabajadores
Visitantes
de
22
9.5
Usuario/ Inspectores
INICIO
Jefe de Mantenimiento /
Inspecciona
el Problema
Administrador Edificio
Proveedor
Comunica a
Administrador
Comunican a
Jefe de
Mantto.
NO
Diagnstico y
requerimiento
Requiere
Proveedor?
SI
Solicita el
Servicio a
Proveedor
cotizaciones
Cotizaciones
Informe
preliminar
Solicitud de
materiales
Aprobacin
de cotizacin
Proceso de
Compra
Realizacin
de trabajo
Realizacin
de trabajo
Diagnostico
final
Informe
FIN
23
9.6
Ficha de Proceso
FICHA DE PROCESOS
Tipo de Proceso
Mantenimiento Correctivo
Aprobado por
Administrador
Cdigo Proceso
001-2015
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Fecha
Versin
Pagina
Dueo de
Proceso
Responsabilidades
De los Participantes
30.07.2015
1. Seguir flujograma
2. Cumplir con el tiempo establecido
3. Respetar los procesos
24
10 RECOMENDACIONES GENERALES
10.1 Recomendaciones
-
Debera haber una persona encargada para realizar las compras de los
materiales, de esta manera el Administrador puede enfocarse ms en las
relaciones con los inquilinos y usuarios en general.
25