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Estrategia de Simplificacin de Trmites del Gobierno Nacional a travs del uso de

Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TICs)


Este documento presenta la Estrategia del Gobierno Nacional para dinamizar la provisin y
prestacin de trmites pblicos ms amables, efectivos, transparentes y accesibles para los
Ciudadanos y las Empresas, a travs del uso de TICs.
En resumen, el objetivo de la estrategia es lograr que cualquier trmite se pueda desarrollar en un
slo da, en un slo paso, en un slo contacto, sin documento fsico alguno, a cualquier hora,
cualquier da de la semana y a travs de cualquier medio electrnico (Internet, telfono, celular,
fax, correo electrnico).
1. Etapas de Desarrollo: Pasado, Presente y Futuro
Son cinco las etapas de desarrollo incremental hacia la consolidacin de un Estado que
provee trmites a travs de medios electrnicos. Cada etapa supera a la anterior en grado de
complejidad y costo de implementacin, y en el grado de valor percibido por el usuario.
La siguiente grfica ilustra las etapas de desarrollo, su principal rasgo descriptivo, y presenta
la lnea de tiempo del proceso del Gobierno Nacional.

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Es preciso resaltar que el desarrollo de las etapas es asimtrico en los diferentes niveles
administrativos del Estado (Nacional, Departamental y Territorial). Actualmente la mayora de
las Entidades Pblicas del Orden Nacional se pueden ubicar en la etapa 4: Integracin. Entre
tanto, el grueso de las Entidades Pblicas del Orden Territorial (departamental y municipal) se
puede ubicar, con excepcin de ciudades capitales de departamento y distritos especiales, en
la etapa 1: Informacin.
Este documento presenta la estrategia del Gobierno Nacional para dinamizar la evolucin de
la etapa 3 (Transaccin) hacia la etapa 5 (Estado Unificado) en las Entidades Pblicas del
Orden Nacional.
2. Estrategia para implementar la Etapa 4 (Integracin)
La estrategia para implementar la etapa 4 tiene dos frentes de trabajo:
Perspectiva Global de Interrelacin entre Trmites. El objeto de la estrategia en este
nivel es lograr que las Entidades Pblicas provean de manera integrada trmites de una
misma cadena de forma que al usuario le resulte sencillo y transparente desarrollarlo
indistintamente del nmero de trmites y de entidades detrs del mismo.
Perspectiva de Gestin de Trmites. El objeto de la estrategia en este nivel es lograr que
las Entidades Pblicas optimicen de manera efectiva e integral, a luz del enfoque de
cadena de trmites, la prestacin (vertiente externa) y provisin (vertiente interna) de los
trmites de su competencia.
A continuacin se presenta una breve descripcin de cada perspectiva de trabajo.
2.1.

Perspectiva Global de Interrelacin de Trmites


Este frente de trabajo apunta a lograr la coordinacin entre Entidades para proveer de
manera articulada, a travs de medios electrnicos, macroprocesos de la
administracin pblica de alto impacto socioeconmico para el ciudadano y la empresa.
Un marcoproceso une, como eslabones de una cadena, varios trmites de distintas
entidades de diferentes sectores administrativos en torno a un objetivo especfico
comn preestablecido. El fin ltimo de encadenar trmites a la luz de un macroproceso,
es lograr proveerlos de manera integrada de forma que al usuario le resulte sencillo y
transparente desarrollar el macroproceso indistintamente del nmero de trmites y de
entidades detrs del mismo.
Al encadenar de manera efectiva los trmites de cualquier macroproceso, y al
introducirle soluciones basadas en Internet se debe lograr: un nico trmite de un solo
paso ante una nica instancia de contacto sin documento fsico de soporte alguno, a
cualquier hora, cualquier da de la semana. Todo lo anterior, indistintamente del nmero

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de entidades pblicas involucradas y del sector y orden administrativo al que


pertenezcan.
Un ejemplo de una cadena de trmites, lo constituye el macroproceso creacin de
empresa que rene 17 trmites de 10 entidades (nacionales, territoriales, pblicas y
privadas). Otra cadena de trmites es el macroproceso compra de bienes races que
engloba trmites tales como: a) certificado de libertad y tradicin, b) autenticacin de
firmas de promesa de compraventa, c) escritura pblica de compraventa, d) impuesto
de registro, e) registro de la propiedad. Un ltimo ejemplo, lo forma la cadena de
trmites del macroproceso inversin en compaas que cotizan en Bolsa por
inversionista extranjero integrado por trmites pblicos y privados de entidades
nacionales, territoriales e internacionales tales como: a) autenticacin del
nombramiento de apoderado, b) legalizacin del nombramiento en el pas de origen
(Apostille), c) traduccin oficial del nombramiento, d) legalizacin del nombramiento en
Colombia, e) consulta con sociedad comisionista de bolsa, f) contrato de administracin
de valores con sociedad comisionista de bolsa, g) depsito en cuenta bancaria de
sociedad comisionista de bolsa, h) orden de negociacin, i) liquidacin de operacin, j)
registro de la inversin ante el Banco de la Repblica.
De acuerdo con lo anterior, este frente de trabajo se implementa a travs de las
siguientes lneas de accin:
Informacin sobre Trmites. Se integra en un nico punto en Internet
www.gobiernoenelinea.gov.co, el acceso a toda la informacin sobre trmites.
Identificacin de las cadenas de trmites. A partir de la informacin sobre
trmites, se identifican las cadenas de trmites de los macroprocesos de la
administracin pblica.
Priorizacin de las cadenas de trmites. Una vez identificadas las cadenas de los
macroprocesos, se definen los criterios de prevalencia que determinan las cadenas
prioritarias.
Definicin de 5 Cadenas de Trmites. Realizado lo anterior, anualmente se
seleccionan 5 cadenas de trmites para desarrollar una solucin tecnolgica que
optimice la prestacin de los trmites involucrados. Estas cadenas tienen en
promedio 50 trmites embebidos.
Optimizacin de las Cadenas. Sobre las cadenas seleccionadas, se realiza una
optimizacin en dos niveles. Un nivel en el que las variables a optimizar son
controlables. En este nivel, las optimizaciones se realizan en el trabajo de campo.
El segundo nivel, es aquel en el que la optimizacin requiere de instancias o
instrumentos que no son objeto de control. En este nivel, la optimizacin se realiza
a manera de recomendacin para las partes.
Diseo, Desarrollo Integracin e Implantacin de la Solucin Tecnolgica. Se
disea, desarrolla e implementa la solucin de la cadena de trmites a la luz de la

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Arquitectura de Gobierno en Lnea de la Agenda de Conectividad (Plataforma de


Interoperabilidad, Centro de Datos, Esquema GEL-XML).
Definicin del Modelo de Sostenibilidad de Cadena. El Modelo de Sostenibilidad
incluye la definicin del Marco legal, le esquema y costos de operacin, soporte y
mantenimiento.
Elementos de Apoyo. Las Entidades que son ruta crtica en la cadena y no
cuentan con recursos tcnicos ni econmicos para disear y desarrollar las
aplicaciones web que se requiere para que la entidad opere de manera automtica
con la solucin general, reciben apoyo de la Agenda de Conectividad para
desarrollar los web services. As mismo, se proveen elementos tcnicos de uso
comn que facilitan y fomenten la automatizacin de trmites, y optimizan al mismo
tiempo los recursos necesarios para su desarrollo. Estos elementos tcnicos de uso
comn a disposicin de las entidades pblicas son: sistema de identificacin nica
del ciudadano, botn de pago electrnico, sistema de notificacin electrnica.
2.2.

Perspectiva de Entidad - Trmite


Este frente de trabajo apunta a que las Entidades Pblicas logren optimizar,
estandarizar y automatizar la provisin y prestacin de los trmites de su competencia.
As entonces, este frente de trabajo se implementa a travs de las siguientes lneas de
accin:
Gua Metodolgica. El objeto es disear, difundir, realizar seguimiento y evaluar la
implementacin de una metodologa integral de optimizacin de trmites que
oriente a las Entidades Pblicas en cmo simplificar la provisin y prestacin de
trmites pblicos a la luz del enfoque de cadenas de trmites y de la Arquitectura
de Gobierno en Lnea que estableci la Agenda de Conectividad. Esta Gua se
apoya en herramientas tales como: certificacin en lnea, tutoriales multimedia y
manuales fsicos. Su difusin se refuerza a travs de talleres de capacitacin. La
Gua incluye diferentes metodologas de simplificacin. Y responde a la pregunta de
cmo automatizar trmites haciendo uso de lo dispuesto por la Agenda de
Conectividad para facilitar esta labor (Plataforma de Interoperabilidad, Red de Alta
Velocidad, Centro de Datos, Ncleo Transaccional). E incluye captulos de detalle
tcnico en temas tales como: conceptos bsicos GEL XML.
Herramientas de apoyo. Con el fin apoyar a las Entidades Pblicas en el proceso
de optimizacin, se disean y difunden herramientas de apoyo tales como:
o
o

Soluciones Tecnolgicas de trmites genricos.


Estndares de gestin interna y atencin externa de procesos genricos.

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