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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA USACFACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ESCUELA DE AUDITORA
AUDITORA 4
CATEDRTICO TITULAR LIC. MARCO VLEZ
CATEDRTICO AUXILIAR COSME RUBIO

GRUP
O 10

ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

COORDINADOR: KEVIN ROLANDO TURCIOS AC

EDIFICIO: S-3 / SALN: 215
GUATEMALA, 17 DE SEPTIEMBRE DE 2015

ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

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INDICE:
ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA...................................................6
1.

ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA....................................................6

1.1

El Comit......................................................................................................8

2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

...................................................................................................................................12
2.1 Definiciones..................................................................................................12
2.1.1 Manual........................................................................................................12
2.1.2. Normas......................................................................................................13
2.1.3. Procedimiento..........................................................................................14
2.2. Objetivos......................................................................................................14
2.3. Manual de Organizacin...........................................................................16
2.4 Manual de funciones y documentos complementarios.........................17
2.5. Manual de funciones..................................................................................18
2.6. Manual de procedimientos y formatos....................................................20
2.7. Estructura orgnica de la Empresa.........................................................22
2.8. Manual de Normas Administrativas.........................................................22
2.9. Manuales de Auditoria Interna..................................................................23
2.10. Ventajas y Desventajas del manual......................................................25
2.10.1. Ventajas..................................................................................................25
2.10.2. Desventajas...........................................................................................25
2.11. Caractersticas del manual......................................................................26
2.12. Componentes del manual de normas y procedimientos....................26
2.12.1. Identificacin..........................................................................................26
2.12.2. ndice o contenido.................................................................................27
2.12.3. Prlogo y/o introduccin......................................................................27
2.12.4. Objetivos de los procedimientos.........................................................27
2.12.5. reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos.................27
2.12.6. Responsables........................................................................................28
2.12.7. Polticas o normas de operacin........................................................28
2.12.8. Concepto................................................................................................28
2.12.9. Procedimiento........................................................................................29
2.12.10. Formulario Impresos..........................................................................29

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2.12.11. Diagramas de flujo..............................................................................29
2.12.12. Glosario de trminos..........................................................................30
2.13. Fuentes De Informacin..........................................................................30
2.14. Preparacin del proyecto (manual).......................................................30
2.15. Programa de trabajo................................................................................31
2.16. Preparacin del proyecto del manual...................................................31
2.17. Estructuracin...........................................................................................31
2.18. Formulacin de recomendaciones........................................................32
2.19. Tipos de recomendaciones.....................................................................32
2.20. Implantacin del Manual.........................................................................33
2.21. Revisin y Actualizacin..........................................................................33
CONCLUSINES.................................................................................................34
COMENTARIOS POR MIEMBRO DEL GRUPO.................................................35
Erlan Gustavo Gomez Cun...............................................................................35
Heydee Jeaneth Hurtado Asencio...................................................................35
Kevin Rolando Turcios Ac.................................................................................36
Melanie Quetzal Tul Sales...............................................................................36
Carolina Elizabeth Raxon.................................................................................37
Marvin Lorenzo Juarez Moran.........................................................................37
Kellin Beatriz Alvarado Tax...............................................................................38
Breidy Luisa Maria Guzman Lopez.................................................................38
Evelyn Azucena Hernandez Orellana.............................................................39
Luis Alfredo Saravia...........................................................................................40
BIBLIOGRAFIAS..................................................................................................41

INTRODUCCIN
Al momento de la ejecucin de la Auditoria Interna encontramos la necesidad
indispensable de elaborar el estatuto de Auditoria Interna, el cual es el documento
en el que se formaliza la posicin de la Funcin de Auditoria Interna dentro de la
organizacin definiendo el propsito, la autoridad y responsabilidad.
Lo anterior implica que los miembros de Auditoria, cuenten con la autorizacin sin
restriccin alguna para acceder a la informacin, el personal y los activos de la
compaa, as como el que se defina el alcance de las actividades a desarrollar
dentro de los requerimientos que sugiere la Prctica Profesional de Auditoria
Interna (IIA). Atraves del presente documento se podr analizar y comprender la
manera correcta de elaborarlo, conforme los lineamientos que se pueden recabar
de las NIEPAI.
Continuando con el desarrollo del presente documento se dar un breve recorrido
por el Manual de Normas y Procedimientos de Auditoria Interna, el cual es el
segundo documento indispensable, utilizado en la planeacin, ejecucin y
supervisin del trabajo de auditoria.

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ESTATUTOS

DE

AUDITORIA INTERNA Y MANUAL

DE

NORMAS

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

1.

ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA

El Estatuto de Auditoria Interna, es la parte ms lgica para empezar el proceso de

crear un manual. Si la funcin de auditoria ha sido recientemente establecida, sta
podra no tener un Estatuto an, y pocas personas en la organizacin podran
entender la necesidad de uno. En un departamento establecido, el Estatuto podra
necesitar ser actualizado para reflejar los cambios en la propiedad, estructura o
gobierno de la organizacin. El propsito, la autoridad y la responsabilidad de la
actividad de auditoria interna deben estar formalmente definidos en un Estatuto,
de conformidad con las Normas, y estar aprobados por el Consejo. En adicin, el
Estatuto debera claramente definir la posicin de la auditoria interna dentro de la
organizacin, el acceso a la gente y registros y el alcance de sus actividades. Si
no hay en la organizacin un adecuado Estatuto, establecer uno constituira un
tem clave del plan de accin. EL departamento de Auditoria interna debe
establecer un organigrama que describa todas las unidades auditables, mostrando
la relacin de dependencia para cada una de ellas. Debern hacerse
descripciones lo suficientemente detalladas de cada unidad para identificar
auditorias potenciales, reportes o temas de cumplimiento. En adicin, las
descripciones deberan incluir unidades ms all del alcance del departamento de
auditoria interna, tales como una sociedad temporal que ha tercer izado la funcin
de auditoria. En una organizacin individual, las unidades auditables podran
abarcar departamentos, locaciones o una combinacin de ambos.
Una vez que las descripciones de puesto estn establecidas, deben desarrollarse
anualmente formularios de evaluacin de desempeo para asegurar que los
empleados tengan un claro entendimiento de sus expectativas de desempeo. A
menos que la organizacin est formada en su totalidad de auditores internos, los
formularios

desarrollados

por

Recursos

Humanos

sern

probablemente

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demasiados genricos para el personal de auditoria y deberan ser suplementados
o reemplazados con formularios de evaluacin especficos. Como mnimo, el
documento de evaluacin debera contener las evaluaciones individuales de
auditoria, la adherencia a los tiempos presupuestados, el cumplimiento con los
Estndares, la formacin permanente cumplida y la necesitada, los mayores
logros, y las recomendaciones para mejoras. Dado que el proceso de evaluacin
de riesgo puede variar por organizacin, el proceso de documentacin podra
tambin variar. Sin perjuicio de los mtodos de documentacin que se utilicen, el
manual de procedimientos debera contener un proceso detallado y un
cronograma para catalogar y evaluar los potenciales riesgos operacionales,
financieros, de cumplimiento y otros, de acuerdo con el Estndar de Cumplimiento.
Ms an, debera ser desarrollada una hoja de seguimiento para permitir al
personal y gerentes reportar el tiempo de auditoria por asignacin y otros tiempos
por categora, para asegurar que los recursos de auditoria interna son
apropiados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan
aprobado. (Estndar de Cumplimiento 2030). El documento debera especificar,
por ejemplo, si todas las horas reales sern revisadas o si los reportes sern
hechos sobre la base de porcentaje de tiempo.
La Junta Directiva nombra al Comit de Auditoria para ayudar a la Junta en el
control de:

La integridad de los estados financieros de la Empresa.

El cumplimiento de la Empresa con requisitos legales de entes reguladores.

La independencia, competencia y desempeo de los contadores pblicos

independientes de la Empresa.

El desempeo de la funcin de auditoria interna de la Empresa.

Si bien el Comit posee las responsabilidades y facultades establecidas en este

Estatuto, no es funcin del Comit planear o realizar auditoras ni determinar que
los estados financieros y divulgacin de informacin de la Empresa sean
completos y exactos.

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Estas responsabilidades son competencia de la gerencia y de los contadores
pblicos independientes. El Comit estar compuesto de tres o ms miembros de
la Junta de la Empresa. Los miembros del Comit ejercern conforme a la
discrecin de la Junta Directiva hasta su dimisin o hasta que renuncien o se
nombren sucesores. La Junta nombrar al presidente del Comit.
El Comit tendr la autoridad de llevar a cabo investigaciones y de contratar
especialistas jurdicos, contables y otros consultores para asesorar al Comit en la
medida que ste estime necesario para la ejecucin de sus funciones. Los
honorarios de dichos asesores sern sufragados por La Empresa. El Comit podr
solicitar a cualquier ejecutivo o funcionario de La Empresa o al asesor jurdico o
contador pblico independiente de la Empresa que asistan a reuniones del Comit
o que se renan con cualquier miembro o asesor del comit.
El Comit se reunir por lo menos trimestralmente o con ms frecuencia, en la
medida que el Comit juzgue necesario. Actas de cada reunin sern escritas por
el secretario de La Empresa u otra persona seleccionada por el Comit. El
Presidente o un miembro del Comit presentarn informes a la Junta en pleno
sobre medidas importantes que el comit tome en cada reunin. El Comit se
reunir en sesiones ejecutivas separadas por lo menos trimestralmente con los
contadores pblicos independientes, los auditores internos y con la gerencia para
tratar cualquier asunto que el Comit o estos grupos consideren importante
discutir en privado.

1.1

El Comit

Tendr la responsabilidad exclusiva del nombramiento, compensacin, retencin y

supervisin del trabajo realizado por los contadores pblicos independientes
(incluyendo la resolucin de desacuerdos entre la gerencia y los contadores
pblicos independientes con respecto a reportes financieros), con el fin de

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preparar o emitir un informe de auditora o trabajos relacionados, y en casos
apropiados, destituir y remplazar a los contadores pblicos independientes. Tales
contadores pblicos independientes reportarn directamente al Comit y, en ltima
instancia, rendirn cuentas al comit. Revisar, evaluar y aprobar la propuesta
anual de contratacin de los contadores pblicos independientes (incluyendo el
alcance y el enfoque de la auditoria anual) y la experiencia y competencia de los
altos miembros del equipo a ser asignado a La Empresa. Deber garantizar la
rotacin del socio principal de auditoria, quien tiene la responsabilidad primordial
de la auditoria, y del socio que revisa la auditoria, por lo menor cada cinco aos.
Aprobar con anterioridad todos los servicios de auditora y todos los servicios no
relacionados con funciones de auditoria desempeados por los contadores
pblicos independientes, siempre que tal empresa no sea contratada para el
desempeo de aquellas funciones no relacionadas con auditoria que son
prohibidas por La Bolsa de Valores de Nueva York. Los servicios no relacionados
con auditoria aprobados debern ser divulgados en los informes pblicos
peridicamente emitidos por La Empresa, los cuales son requisito del artculo
13(a) de La Ley. La aprobacin de servicios no relacionados con auditoria puede
ser delegada a uno o ms miembros del Comit. Sin embargo, la decisin deber
ser presentada al Comit en pleno durante la siguiente reunin programada.
Recibir informes peridicos por parte de los contadores pblicos independientes
delineando todos los vnculos entre los contadores pblicos independientes y la
Empresa. Dialogar activamente con contadores pblicos independientes sobre
cualquier vnculo o servicio que podran afectar la objetividad o causar un efecto
adverso sobre la independencia de los contadores pblicos independientes, y si
as lo determina el Comit, recomendar que la Junta adopte medidas adecuadas
como respuesta al informe de los contadores pblicos independientes para su
propio convencimiento de la independencia de tal firma.
Obtendr y examinar por lo menos anualmente informes de los contadores
pblicos independientes con respecto a: (a) procedimientos internos de los

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contadores pblicos independientes sobre control de calidad; y (b) cualquier
problema importante que haya resultado de la revisin ms reciente de control de
calidad interno o de evaluaciones paritarias de los contadores pblicos
independientes o como resultado de cualquier indagacin o investigacin por parte
de

autoridades

gubernamentales

profesionales

en

los

cinco

aos

inmediatamente anteriores, con respecto a una o ms auditorias independientes

realizadas por tal firma y las medidas que se hayan tomado para afrontar dichos
problemas.
Examinar el anlisis preparado por la gerencia y los contadores pblicos
independientes sobre problemas significativos en reportes financieros y sobre
juicios emitidos con respecto a la preparacin de estados financieros de La
Empresa y su impacto sobre los mismos. Revisar y discutir con la gerencia y los
contadores pblicos independientes sobre los estados financieros anuales
auditados de la Empresa y los resultados de la auditoria. Discutir con los
contadores pblicos independientes sobre cualquier asunto inusual o no
recurrente y sobre la instauracin o cambio que se efecte con respecto a
cualquier reserva significativa que haya surgido de la auditoria y la eficacia de los
controles internos de La Empresa. Examinar la informacin financiera presentada
en el Informe Anual en el Formulario 10-K, incluyendo entre otros, el Anlisis y la
Discusin de la Gerencia incluido en dicho reporte previo a su presentacin ante la
SEC. Obtener garanta por parte de los contadores pblicos independientes de
que la auditoria fue manejada conforme al Artculo 10A de la ley, tal como ha
quedado enmendado. Examinar y discutir con la gerencia y los contadores
pblicos independientes los estados financieros trimestrales de la Empresa y el
Informe Trimestral en el Formulario 10-Q, incluyendo entre otros el Anlisis y la
Discusin de la Gerencia incluido en cada uno de dichos informes antes de ser
presentados a la juntas. Revisar con la gerencia y los contadores pblicos
independientes los comunicados de prensa sobre resultados financiaron antes de
ser emitidos y examinar la informacin financiera y la gua de resultados
proporcionados a analistas y agencias calificadoras de riesgos.

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Discutir con los contadores pblicos independientes los asuntos que deban ser
discutidos segn la Declaracin de Modelos de Auditoria No. 61, en la medida que
tenga modificaciones o suplementos, con respecto a comunicaciones con los
contadores pblicos independientes. Revisar cambios significativos a los
principios y prcticas de auditoria y contabilidad de la Empresa efectuados a
sugerencia de los contadores pblicos independientes.
Obtendr y revisar informes emitidos por los contadores pblicos independientes
con respecto a:

Toda poltica y prctica contable a ser utilizada por la Empresa.

Todo manejo o tratamiento alternativo de informacin financiera en

conformidad con GAAP que se haya discutido con la gerencia, ramificaciones del
uso de tales tratamientos y alternativas de divulgacin de informacin, y el
tratamiento preferido por

Los contadores pblicos independientes y la gerencia incluyendo cualquier

carta de gerencia o balance de diferencias por ajustar.

Revisar con los contadores pblicos independientes cualquier problema o
dificultad que tal firma haya encontrado, incluyendo: (a) cualquier restriccin en el
alcance de las actividades o acceso a la informacin requerida; (b) cualquier
cambio requerido en el alcance previsto de la auditoria interna; y (c) cualquier
recomendacin presentada por tal firma como resultado de la auditoria. Examinar
con la gerencia, los contadores pblicos independientes y los auditores internos la
idoneidad de los controles y procedimientos internos de contabilidad de la
Empresa, incluyendo las actividades, recursos de estructura, aptitud y eficacia de
la funcin de auditoria interna y el desempeo del director de auditoria interna.
Indagar acerca de las recomendaciones de control interno presentadas por los
auditores internos y los contadores pblicos independientes y determinar si las
mismas han sido implementadas por la gerencia. Revisar peridicamente con la
gerencia y los contadores pblicos independientes los principales riesgos

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financieros de la Empresa y las medidas tomadas por la gerencia para controlar y
vigilar tales riesgos. Obtendr peridicamente informes de la gerencia, de los
auditores internos, de los contadores pblicos independientes, de los asesores
jurdicos y los asesores tributarios o de cualquier organismo regulador con
respecto al cumplimiento de regulaciones, transacciones con afiliados y otros
asuntos jurdicos que pudieran tener un impacto material en los estados
financieros y la consideracin de dichos asuntos en la preparacin de los estados
financieros. Examinar la eficacia de las polticas y procedimientos para controlar
el cumplimiento de las leyes y regulaciones y examinar los resultados de la
investigacin y seguimiento realizados por la gerencia (incluyendo medidas
disciplinarias) con respecto a deficiencias en los reportes, actos fraudulentos o
irregularidades contables. Establecer procedimientos para (1) el recibo, retencin
y manejo de reclamos recibidos por la Empresa con respecto a contabilidad,
controles internos contables o asuntos de auditoria; y (2) la presentacin
confidencial y annima por parte de los empleados de la Empresa sobre
preocupaciones sobre asuntos dudosos de contabilidad o auditoria.
Revisar el nombramiento y reemplazo del director de auditoria interna. Fijar
polticas claras de contratacin de empleados o ex empleados de los contadores
pblicos independientes. Examinar y reevaluar anualmente la idoneidad de este
Estatuto y recomendar cualquier cambio a la junta. Rendir informes a la Junta
regularmente sobre las actividades del Comit y presentar recomendaciones
apropiadas. Evaluar anualmente el desempeo del Comit.

2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

2.1 Definiciones
2.1.1 Manual
Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse
en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de
ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que

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intervienen precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no
adecuadamente.

2.1.2. Normas
Segn se describe en las normas de auditoria son los requisitos mnimos de
calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempea ya la
informacin que rinde como resultado de este trabajo.
Las normas de auditoria se clasifican en:

Normas personales: son cualidades que el auditor debe tener para ejercer

sin dolo una auditoria, basados en sus conocimientos profesionales as como en

un entrenamientos tcnico, que le permita ser imparcial a la hora de dar sus
sugerencias.

Normas de ejecucin del trabajo: son la planificacin de los mtodos y

procedimientos, tanto como papeles de trabajo a aplicar dentro de la auditoria.

Normas de informacin: son el resultado que el auditor debe entregar a los

interesados para que se den cuenta de su trabajo, tambin es conocido como

informe o dictamen.
2.1.3. Procedimiento

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Se le llama as al conjunto de investigacin aplicable a un grupo de hechos o
circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinin del auditor dentro de
una auditoria. La combinacin de dos o ms procedimientos, derivan en
programas de auditoria, y al conjunto de programas de auditoria se le denomina
plan de auditoria, el cual servir al auditor para llevar una estrategia y organizacin
de la propia auditoria. El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita
para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar los hechos,
mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea, en general los procedimientos
de auditoria permiten: Obtener conocimiento del control interno. Analizar las
caractersticas del control interno. Verificar los resultados de control interno.
Fundamentar conclusiones de la auditoria.

2.2. Objetivos
El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles
de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de
unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la informacin de la forma
ms adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la
informacin para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.
Constituye un objetivo primordial del proyecto la definicin de un modelo de
gestin que garantice y asegure:

El conocimiento de los bienes que integran su patrimonio en cuanto a su

tipologa y localizacin de los mismos.

El conocimiento de las inversiones realizadas en adquisicin y mejora de

sus bienes.

El conocimiento detallado de la realidad jurdica, econmica y patrimonial

de los bienes que conforman su patrimonio, as como el de sus Organismos

Autnomos dependientes.
El control del patrimonio a fin de conseguir una imagen fiel de la realidad
patrimonial, as como de una correlacin con el sistema de informacin contable.

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Entre las Ventajas de tener un Manual de Normas y Procedimientos Tenemos:

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin

de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personar
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal

Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis

de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de informacin en modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar

su alteracin arbitraria.

Determina en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita labores de auditoria, evaluacin del control interno.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y

cmo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y mtodos.

El manual de normas y procedimientos ha de ser un documento vivo y, por tanto,
sujeto a revisiones para adaptarlo a las necesidades continuas del ayuntamiento
de Toledo. La modificacin del mismo ser realizada por el servicio de patrimonio
a propuesta de cualquier centro gestor y, una vez estudiada y consensuada, la
viabilidad de la misma.
Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o poltica de la empresarial)
que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos. Se
debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para
ir adecundolos a los cambios de la organizacin. Es muy comn que al
implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban

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suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de informacin, o incluso de
nivel de capacitacin del personal a cargo de ingresar la informacin al sistema, lo
cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.
Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una
breve descripcin (preferiblemente de una hoja como mximo) de la forma como
se debe llenar. En esta descripcin se debe especificar el recorrido del documento
entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los
originales como las copias si las tiene. Cuando se traten de procedimientos
generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el
objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de una
acta, el reporte para dar de baja un activo, la descripciones de las acciones a
seguir, etc.

2.3. Manual de Organizacin

El manual de organizacin es un documento que refleja informacin detallada
sobre los antecedentes histricos, las atribuciones, el marco jurdico de la unidad
organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones, y las lneas comunicacin y
coordinacin que se debe dar en una unidad organizativa, dependencia o unidad
administrativa. La creacin de manuales de organizacin agrupa cinco objetivos
fundamentales: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar
una visin de conjunto de la organizacin a travs de organigramas. Precisar las
funciones

encomendadas

cada

unidad

orgnica

para

deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar la ejecucin

correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo. Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso para facilitar su
incorporacin a las distintas unidades orgnicas. Proporcionar el mejor
aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a reducir los
costos de operacin de la organizacin.

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Por lo tanto un Manual de Organizacin se convierte en una gua til para la
administracin, principalmente porque es el producto final y tangible de la
planeacin organizacional; por lo tanto, la importancia de este tipo de manual
radica en que contribuye a realizar la tarea principal de un directivo: organizar,
delegar, supervisar y motivar al personal.
La Estructura de un manual de organizacin es convencional y los aspectos ms
comunes son: Portada del manual, Hojas de identificacin de firmas, ndice,
Introduccin o presentacin, Antecedentes histricos, Marco jurdico de la unidad
organizativa, Estructura orgnica, Organigrama general y Estructura funcional.
Estos manuales deben elaborarse iniciando un diseo de trabajo o programa de
actividad, ordenadas que sirvan de gua, contemplando las actividades siguientes:
diseo de los instrumentos para recopilar informacin, recopilacin de la
informacin, esta debe llevar implcito investigacin documental e investigacin de
campo, anlisis de la informacin, duracin del desarrollo del manual, revisin y
validacin tcnica, primera validacin, modificaciones y validacin final, registro
del manual e impresin y distribucin.

2.4 Manual de funciones y documentos complementarios

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el
fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una
compaa. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las
actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los
cargos de la organizacin de esta manera, se evitan funcin y responsabilidades
compartidas que no solo redunda en prdidas de tiempo sino tambin en la
dilucin de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor an de
una misma seccin.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por s solo
no tiene una aplicacin prctica en una empresa sino se combina con una serie de
elementos fundamentales que hacen de su implementacin un proceso exitoso.

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Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su
implementacin son los siguientes:

Manual de funciones y responsabilidades.

Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.

Estructura orgnica de la Empresa.

Manual de normas administrativas.

Delineamientos o directrices de contratacin de Personal.

Reglamento laboral.

Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar

exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un
compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organizacin. Es de
recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de
bajo nivel sino tambin a los empleados de ms alto rango, llamase gerentes,
jefes de departamento, dueos, o accionistas administradores. Todos deben ser
conscientes de la importancia de estos documentos y tambin lo deben aplicar sin
restriccin alguna como miembros activos de la compaa. De no ser as, no vale
la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener xito.

2.5. Manual de funciones

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:
Descripcin bsica del cargo: El formato se encabeza describiendo el nombre del
cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato. Objetivo
estratgico del cargo: Este tem se refiere a la actividad genrica que define el
grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario
la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definicin del objetivo debe ser concreta y
que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del
cargo. Funciones bsicas: En este numeral se deben incluir brevemente cada una

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de las funciones y responsabilidades bsicas que describa adecuadamente los
lmites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripcin de
las funciones bsicas no se debe entrar en los detalles de el cmo hacer para
cumplir con las funciones, ya que este es un tema tratado al detalle en el manual
de procedimientos y formatos: Es importante al describir las funciones y las
responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una
forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones
bsicas al momento de la evaluacin peridica del trabajador.
Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un
mtodo sencillo de control de gestin sobre el cargo, ya que al final de cada
perodo al empleado se le pueda evaluar su desempeo lo ms objetivamente
posible.
Cuando las funciones se describen de una manera tan genrica, se termina
describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una
incertidumbre en la interpretacin de las funciones que finalmente se puede
reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y
responsabilidades descritas para un empleado estn bien redactadas y ajustadas
a la realidad, una consiente autoevaluacin del empleado debe coincidir con la
evaluacin del jefe o al menos estar muy cercana.
Con esto se debe concluir que la descripcin de las funciones y responsabilidades
deben ser una herramienta que ayude tambin a los jefes a realizar una
evaluacin adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales.
Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de
autorizacin y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben
quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su
autonoma tanto presupuestal como administrativa. Personal relacionado con el
cargo. En este tem se parte de la ubicacin del cargo dentro del organigrama de
la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para

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dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas. Esta parte del
formato tambin le permite al trabajador conocer la compaa y le da un panorama
global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones. Perfil del
Cargo En este punto de la descripcin del cargo, se refiere a cul sera el perfil
ptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con
respecto a la descripcin del perfil de cargo que este se requiere para poder
realizar una adecuada seleccin de personal. Si bien es cierto que es muy difcil
encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil ptimo establecido
para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante ms
adecuado en el proceso de seleccin.
Adicionalmente, despus de conseguir el empleado ms adecuado para el cargo,
al cruzar el perfil ptimo establecido con las caractersticas del empleado
contratado (relacin hombre cargo), se puede organizar el programa de
desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de adecuar al
empleado con su cargo.

2.6. Manual de procedimientos y formatos

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles
de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de
unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la informacin de la forma
ms adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la
informacin para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren
Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios
aspectos: El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato
(clientes objetivos). Esto con el fin de tener un diseo y una informacin a llenar
adecuada al personal que lo elaborar. Se debe evitar informacin innecesaria, o
que el funcionario objeto del formato comnmente no conoce, o que sea
dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad.

21
Entre ms rpido se pueda llenar un formato (con tems de seleccin, poco texto,
etc.) ms rpido se obtiene la informacin requerida y el personal le Disminuye su
grado de apata a su diligenciamiento, evitar formatos que soliciten la misma
informacin de diferentes formas o en otros formatos. En lo posible tratar porque
no se recargue de formatos la gestin de un cargo.
Se debe tener presente, que aunque es muy importante la informacin solicitada
en un formato, el comn de la gente es aptico a su diligenciamiento. Por lo
anterior se debe tratar de disear formatos sencillos y giles de diligencias para
que el personal no los evite. Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz
o poltica de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de
los diferentes formatos. Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato
(clientes del formato) para ir adecundolos a los cambios de la organizacin. Es
muy comn que al implementar un software en una empresa se obvien algunos
formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de
informacin, o incluso de nivel de capacitacin del personal a cargo de ingresar la
informacin al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del
personal de la empresa.
Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una
breve descripcin (preferiblemente de una hoja como mximo) de la forma como
se debe llenar. En esta descripcin se debe especificar el recorrido del documento
entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los
originales como las copias si las tiene. Cuando se traten de procedimientos
generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el
objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de un
acta, el reporte para dar de baja un activo, las descripciones de las acciones a
seguir.
2.7. Estructura orgnica de la Empresa
En este se debe presentar el organigrama real de la empresa y con sus diferentes

22
cargos. Este documento debe ser de conocimiento general de todos los
empleados de la empresa.
Su cabal conocimiento permite que cualquier funcionario tenga con claridad con
quien o con quienes debe contactarse para lograr los objetivos de su cargo.
Tambin es importante el conocimiento de la estructura orgnica de la empresa
para que los empleados sigan adecuadamente el conducto regular y tambin para
saber a dnde acudir cuando el funcionario requerido no se encuentre en el
momento de ser solicitado. Este documento consta de la grfica del organigrama
oficial de la empresa y debe estar acompaado por un documento que
permanentemente se mantiene actualizando el movimiento del personal de
direccin entre los cargos.
El documento anexo debe incluir los movimientos que se deben presentar cuando
se presenten reemplazos temporales para cubrir algn cargo cuando el titular no
se encuentre disponible en la empresa. Por lo anterior se debe determinar con
claridad cul sera el segundo rengln para los cargos ms altos y claves de la
empresa.

2.8. Manual de Normas Administrativas

El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se
especifican una serie de normas y procedimientos relacionados bsicamente con
las novedades de personal tanto en lo relacionado con nmina, bonificaciones,
incentivos de ndole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.; como tambin
las normas relacionadas con las acciones de carcter disciplinario. Este
documento, aunque es aparte de los anteriores, tambin especifica un conjunto de
procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorizacin requeridos
para cada caso. No se debe confundir la finalidad de este documento con el
reglamento laboral de la empresa, documento este que se refiere especficamente
a las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados

23
de la compaa.

2.9. Manuales de Auditoria Interna

Los documentos ms importantes escritos sobre Auditoria Interna son los
manuales sobre este tema. Estos consisten en agrupar lineamientos, instrucciones
de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, o sea a la Auditoria
Interna en forma particular. Aun cuando puedan existir declaraciones de poltica y
procedimientos, boletines de la empresa y otras publicaciones con informacin
relacionadas con la auditoria, estas se incorporan como una parte a tener en
cuenta en el manual de Auditoria Interna.
Generalmente este expondr, los objetivos de la auditoria, las normas de
realizacin y el procedimiento de registro del tiempo, preparacin del informe y
otros asuntos de mbito general. Casi siempre lo ms importante del manual
concierne a los detalles de los procedimientos de auditoria, (Casi, Neuwert y Levy,
1985) Normalmente el contenido del manual reflejar la actitud del jefe de
Auditoria Interna acerca de los manuales. Si cree que el auditor debe tener
mxima flexibilidad, el manual contendr pocos procedimientos de auditoria, si
cree que el auditor debe guiarse por el manual, los procedimientos sern muy
detallados. Software Minad Manager Herramientas para facilitar la organizacin e
implementacin del Manual de Organizacin y Procedimiento de Control Interno
(Minad Manager).
Los mapas conceptuales son herramientas de representacin del conocimiento.
Sirven para expresar de modo grfico, con textos escritos de forma breve y lneas,
las relaciones significativas entre determinados conceptos que, al combinarse,
forman proposiciones. El mapa conceptual es, por consiguiente, un recurso
esquemtico utilizado para representar un conjunto de significados conceptuales
incluidos en una estructura de proposiciones.

24
Los mapas conceptuales proporcionan un resumen sinttico, ordenado de una
manera jerrquica. Como demuestran los estudios realizados hasta el momento,
los mapas conceptuales resultan muy tiles. Pueden ser utilizados como recurso
para organizar y visualizar el plan de trabajo, evidenciar las relaciones entre
diferentes contenidos, o como instrumento de jerarquizacin y estructuracin de
los conceptos clave.
El uso del mapa conceptual como organizador previo puede ser un medio idneo
para la planificacin y facilita enormemente la exposicin de los contenidos, al
mismo tiempo, presenta una visin esquemtica y global de aquello que se va a
mostrar. A continuacin exponemos el procedimiento general a seguir para
construir mapas conceptuales.

Clasificar los conceptos por niveles de abstraccin e exclusividad: esto

le permitir establecer niveles de coordinacin y subordinacin entre los

conceptos.
Identificar el concepto nuclear: si es de mayor abstraccin que los otros,
ubquelo en la parte superior del mapa, si no lo es, destquelo con un

color diferente.
Construir un primer mapa conceptual: no olvide que el mapa debe estar
organizado jerrquicamente y que todos los enlaces utilizados en el
mapa deben estar rotulados con las palabras de enlace ms

convenientes
Reelaborar el mapa al menos una vez: esto permite identificar nuevas
relaciones no previstas entre los conceptos implicados.

El software Minad Manager es una herramienta visual que les ofrece a los
profesionales comerciales una manera ms eficaz de capturar electrnicamente,
organizar y comunicar informacin e ideas. Este software posee plantillas, mapas
y tablas en blanco que le permite a las entidades integrar mejor toda su
informacin y a la vez guarnecer el conocimiento corporativo.

25
2.10. Ventajas y Desventajas del manual
El uso del manual tiene ventajas y desventajas, el Auditor Interno debe sopesar
estas consideraciones en cada caso particularmente.

2.10.1. Ventajas
Provee de un historial informativo concerniente a las polticas y procedimientos de
auditoria.

Especifica las tareas mnimas de auditoria a realizar.

Ayuda a los miembros del personal a dar respuestas a preguntas rutinarias.
Ayuda a la eficaz distribucin del trabajo.
Es til como un control del progreso del trabajo.
Fija la responsabilidad para un particular punto de auditoria.
Provee de una gua til para aos posteriores.
Es una ayuda sustancial para el supervisor en su revisin del trabajo

efectuado.
Provee de evidencias en un trabajo especfico, si despus surgiese un

litigio.
Ayuda a contabilizar el tiempo del personal, gastos etc.

2.10.2. Desventajas

Existe una tendencia general a limitar el trabajo a lo especificado en el

manual.
A menudo los procedimientos son mecnicos.
Existe una tendencia a desalentar el pensamiento creativo.
Los manuales frecuentemente no estn al da.

En cuanto a todo lo relacionado anteriormente sobre los manuales, a nuestro

juicio, resulta muy conveniente que el auditor interno cuente con un manual de
Auditoria Interna o sea con una herramienta escrita que oriente su actividad
teniendo en cuenta las especificidades que posee la misma y de esta forma con su
trabajo cotidiano ayude a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales,

26
considerando que son muchas las ventajas que ofrece un manual y que las
desventajas, que son las menos, pueden ser manejadas convenientemente con el
buen juicio del auditor que se desempee.

2.11. Caractersticas del manual

El Manual de Organizacin y Procedimientos de Control Interno, est compuesto
por una o varias carpetas, conformadas por hojas intercambiables, identificadas
cada una numricamente de acuerdo con los grupos y subgrupos establecidos
segn las diferentes materias relacionadas con las lneas de Negocios y
actividades que se ejecutan.

2.12. Componentes del manual de normas y procedimientos

2.12.1. Identificacin

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin.
De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la

misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Numero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma: En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal.

2.12.2. ndice o contenido

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del

27
documento.

2.12.3. Prlogo y/o introduccin

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las reas comprendidas en el manual.

2.12.4. Objetivos de los procedimientos

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los
objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del
control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.

2.12.5. reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos

Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin
pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de
aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y
procedimientos meso administrativos o sectoriales.

2.12.6. Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases

28

2.12.7. Polticas o normas de operacin

En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que
se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Adems debern
contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones
alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A
continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que
circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no
incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que
sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente
explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.
2.12.8. Concepto
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las
cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la
consulta del manual.

2.12.9. Procedimiento
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten,
cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin

29
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en
una misma operacin.

2.12.10. Formulario Impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas,
empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

2.12.11. Diagramas de flujo

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer
mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin
clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

2.12.12. Glosario de trminos

Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso
o

consulta.

Procedimiento

general

para

la

elaboracin

de

manuales

30
administrativos.

2.13. Fuentes De Informacin

Los datos de la informacin se puede obtener para elaborar el manual se obtiene:
De la organizacin, Archivos y con clientes.

2.14. Preparacin del proyecto (manual)

Recabado los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe
preparar los documentos de partida para concretarlo, el cual debe quedar
integrado por: Propuesta tcnica: recuento de todos los manuales o esfuerzos
anlogos preparados con anterioridad, Naturaleza: Tipo de manual que se
pretende realizar, Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlos en
funcin de las ventajas que ello reportar a la organizacin, Objetivos. Logros que
se pretenden alcanzar, Acciones; iniciativas o actividades necesarias para su
consecucin. Resultados. Beneficios que se espera obtener en cuanto al
funcionamiento de la organizacin, sus productos, Recursos: requerimiento
humano, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo, Costo:
Estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin,
estrategia ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y
asignacin de recursos.

2.15. Programa de trabajo

Identificacin: Nombre del manual. Responsables: Unidad o grupo que tendr a su
cargo la implantacin del manual.
reas: universo bajo estudio Clave: nmero progresivo de las actividades

31
estimadas.
Actividades: pasos especficos que tiene que darse para captar la informacin.
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase.

2.16. Preparacin del proyecto del manual

Una vez que se cuenta con toda la informacin del manual se proceder a
integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los partcipes de la
presentacin del manual, para revisin del contenido y presentacin de cada
apartado.

2.17. Estructuracin
Una vez que se rene la informacin revisada y firmada por cada rea, los
involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.

2.18. Formulacin de recomendaciones

Para seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo,
recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.

32
2.19. Tipos de recomendaciones
De mantenimiento: preservacin general de la misma estructura orgnica,
funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. De eliminacin: supresin
de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin total o parcial
de procedimientos, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades
administrativas, De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del
nmero de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o
programas De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de
trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la
utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas. De intercambio: re
direccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del
trabajo entre reas u organizaciones del mismo grupo o sector.
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargo del
proyecto debe someter a las instancias procedentes para su aprobacin;
convocara a su grupo de trabajadores para la ltima revisin de la documentacin
que se presentara a los niveles directivos. Es recomendable que esta
recomendacin parta en un documento sntesis derivado del informe, cuya
extensin no sea mayor de treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado,
requiera de un mnimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones,
as como para intercambio de opiniones. Reproduccin del Manual: Una vez que
el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e integrado las
observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisiones, debe coordinarse
con la unidad o reas que maneja los recursos econmicos para que este sea
reproducido para su distribucin e implantacin.

2.20. Implantacin del Manual

La implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma
tangible las propuestas y recomendaciones en acciones especficas para elevar la

33
productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y homogeneizar el
conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales.

2.21. Revisin y Actualizacin

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la
informacin que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es
conveniente:

Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo

derivadas de la implantacin del manual, as como los cambios operativos que se

realicen en la organizacin.

Establecer un calendario para la actualizacin del manual.

CONCLUSINES
La estructuracin del proceso de Auditoria Interna, basada en las Normas
Internacionales para la prctica de la Auditoria Interna (NIEPAI), requiere la
elaboracin en base a la normativa vigente de los estatutos y del manual de
Procedimientos para la prctica de Auditoria, de manera que se tengan

34
documentos de consulta inmediata, as como evidencia de que se oper de
manera eficiente el encargo de Auditoria Interna.
De la misma manera estos documentos comunican al cliente del encargo de
Auditoria los procedimientos a utilizar y la manera en que la administracin debe
prepararse para recibir a la Auditoria.
Finalmente se reitera que el Manual a elaborar debe de estructurarse en base a
procedimientos universales y tomando en cuenta la Norma Internacional para la
prctica.

COMENTARIOS POR MIEMBRO DEL GRUPO

Erlan Gustavo Gomez Cun
Mediante el Estatuto, se pone en conocimiento de toda la Organizacin la decisin
del Consejo de Administracin de implantar a nivel corporativo la Direccin de
Auditora Interna, dependencia de la Comisin de Auditora y Control.
Dicha Direccin desarrollar sus actividades conforme a la misin, objetivos,
organizacin y atribuciones, funciones, competencias y responsabilidades que se

35
manifiestan a continuacin. El contenido del Estatuto se desarrolla y ampla en el
Manual de Procedimientos de la Direccin de Auditora Interna.
El Estatuto es de aplicacin en todas las sociedades, tanto en las que participe de
forma mayoritaria, como en las que tenga responsabilidad en su gestin efectiva.

Heydee Jeaneth Hurtado Asencio

El control interno constituye una herramienta importante para el desarrollo de los
negocios, en el sentido que contribuye al logro de los objetivos de la organizacin.
En la actualidad, debido a la rpida evolucin del entorno econmico y competitivo
son muchos los factores que diariamente tienen influencia sobre el funcionamiento
de la organizacin. Por este motivo es necesario que la empresa est preparada
para adaptarse a estos cambios, manteniendo un control sobre estos factores y su
incidencia en el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Para ello es de
suma importancia contar con un documento o manual donde se plasmen las
polticas, metas y objetivos, as mismo determinar el cumplimiento y evaluar las
normas que realmente se aplican en la empresa para optimizar la obtencin de los
objetivos fijados.

Dichos objetivos del departamento de auditora interna deben estar orientados a

brindar un servicio de asesoramiento independiente a la direccin de la
organizacin para lograr una seguridad razonable de que los sistemas de
informacin, los procesos de gestin y el sistema de control contribuyen con
eficiencia al logro de los objetivos y brindar confiabilidad y seguridad de la
informacin que es una fuente para la toma de decisiones.

Kevin Rolando Turcios Ac

Analizando el manual de normas y procedimientos de auditoria interna es El
trabajo de auditora es profesional porque requiere de gran destreza, que no

36
puede medirse o juzgarse por los quien confan en quien lo ejecuta.
La contadura pblica organizada, de Contadores Pblicos, consciente de que de
la responsabilidad pblica que implica el ejercicio de una profesin, afronto el
problema de la calidad profesional en el trabajo de auditora y decidi establecer
los requisitos mnimos, de orden general, que deben observarse para el
desempeo de un trabajo de auditora de calidad profesional. A estos principios
bsicos se les llama Normas de Auditora, y por su naturaleza deben ser de
aceptacin general para toda la profesin.
Melanie Quetzal Tul Sales
El estatuto de Auditoria Interna es un documento formal que determina el
propsito, la autoridad, y la responsabilidad de auditoria interna, incluyendo la
naturaleza de la relacin funcional del director ejecutivo, dispone la posicin de la
actividad dentro de la organizacin con el consejo autorizando su acceso a los
registros, al personal y a los bienes relevantes para el desempeo de los trabajos.
El manual de normas y procedimientos contiene la descripcin de las actividades
que deben seguirse en el desarrollo de las funciones de una unidad administrativa
para llevarlas a cabo de una manera ordenada y sistemtica facilitando el trabajo
de la auditoria, en cuanto a la evaluacin del control interno estos son de mucha
utilidad ya que permiten conocer el funcionamiento interno de las unidades
administrativas.

Carolina Elizabeth Raxon

Es parte del estatuto de auditora la descripcin de los puestos y funciones que

cada persona tiene bajo su responsabilidad, para evaluar el desempeo de los
empleados debe desarrollarse anualmente formularios de evaluacin de
desempeo esto se realiza para que cada empleado tenga el entendimiento
debido del desenvolvimiento de su puesto. Esto funcionar para asegurar que los
recursos de auditora interna son apropiados, suficientes y efectivamente

37
asignados para cumplir con el plan aprobado.
Se nombrar a un comit que tendr la responsabilidad exclusiva del
nombramiento, compensacin, retencin y supervisin del trabajo realizado por los
contadores pblicos independientes.
Si bien el comit posee las responsabilidades y facultades establecidas en el
estatuto, no es funcin del comit planear o realizar auditoras ni determinar que
los estados financieros y divulgacin de informacin de la empresa sean
completos y exactos.
Estas responsabilidades son competencia de la gerencia y de los contadores
pblicos independientes
Marvin Lorenzo Juarez Moran
Se concluye que los manuales y estatutos de Auditoria se tienen que formular con
sumo cuidado y detalle, ya que los mismos influirn en el desempeo de los
encargados del proceso, existen diferentes manuales los cuales podemos
mencionar (Manual de funciones y responsabilidades, Manual de procedimientos y
diligencias de formatos, estructura orgnica de la empresa, manual de normas
administrativas y reglamento laboral) las mismas tienen que estar aprobadas por
el Consejo. El departamento de Auditoria interna debe establecer un organigrama
que describa todas las unidades auditables, as tambin el Comit tendr la
autoridad de llevar a cabo investigaciones y de contratar especialistas que se
necesiten en las diferentes reas.

Kellin Beatriz Alvarado Tax

Para crear un manual de normas y procedimientos de auditora interna se debe de
iniciar con el Estatuto de auditora interna, en el cual se detalla el propsito, la
autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditora interna, el cual debe
estar formado de acuerdo con las normas de la empresa y estar aprobados por el
consejo. El departamento de auditora interna debe establecer un organigrama
que describa todas las unidades auditables, demostrando la relacin de
dependencia con cada una de ellas.

38

El manual de normas y procedimientos de auditora interna est diseado para

orientar y especificar detalles de las actividades a la hora de realizar la auditora
interna en la empresa. Este manual ayuda a distribuir el trabajo eficazmente,
ayuda a controlar el progreso del trabajo, es til a la hora de auditoras
posteriores.

Breidy Luisa Maria Guzman Lopez

El propsito de un manual de normas es proporcionar procedimientos y guas de
trabajo para la ejecucin de la auditora a efecto de que se ajuste a mtodos
objetivos y sistemticos que ayuden a mejorar las prcticas en la evaluacin de la
suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del control interno; as como
facilitar las tareas del equipo de auditores.

Manual de normas y Procedimientos de Auditoria Interna constituye una actividad

independiente concebida para mejorar las operaciones; mediante la fiscalizacin
peridica y el establecimiento de lineamientos para la aplicacin de una
metodologa que permita el fortalecimiento del control interno de una empresa,
que se observarn en la ejecucin de los estudios de auditora contenidos en un
plan de un periodo establecido; as como el anlisis de la informacin obtenida,
formulacin de hallazgos y comunicacin de resultados.
El manual tiene por objetivo ser una herramienta de consulta permanente para
todo el personal operativo de la Unidad de Auditora Interna, y est dirigido a
orientar las actividades de los auditores a fin de mejorar y unificar las prcticas y
procedimientos utilizados en la ejecucin de auditoras.

Evelyn Azucena Hernandez Orellana

El estatuto de la actividad de auditoria interna es un documento formal escrito que
define el propsito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditoria interna,

39
autoriza el acceso a los registros, al personal y a los bienes pertinentes para la
ejecucin de los trabajos y define el mbito de actuacin de las actividades de
auditoria interna.
El comit de auditoria, u otro grupo de supervisin independiente dentro del
consejo directivo como grupo de Supervision clave de los auditores internos es
fundamental para asegurar que la organizacin con procesos Fuertes y eficaces
relativos a la independencia, control interno, gestin de riesgo, cumplimiento, tica
y declaracin contables. Sirve como enlace entre el consejo directivo, los auditores
externos, los auditores internos y la direccin financiera.
La confiabilidad de los estados contables y declaraciones contables de la entidad
es en lo que ayuda a supervisar al consejo directivo. Normalmente el comit de
auditoria establece un estatuto escrito para formalizar sus responsabilidades de
Supervision.
El director de auditoria interna debe establecer planes para llevar a cabo las
responsabilidades del departamento, estos deben ser conscientes con el manual
del departamento y aun las metas de la organizacin. Esta planeacin involucra
metas, esquema de trabajo, planeacin del personal y presupuesto, reporte de
actividades.
El director de auditoria interna as mismo se auxilia de un manual de polticas y
procedimientos, estos debern ser adecuados al tamao y estructura del
departamento de auditoria y la complejidad del trabajo.
Estos manuales de normas y procedimientos que el director de auditoria interna
establece son instrumentos administrativos de comunicacin que contienen una
serie de informacin acerca de la sucesin cronolgica y secuencia de
operaciones para la realizacin de una funcin, actividad o rea especifica de la
organizacin.

40
Luis Alfredo Saravia
El manual de organizacin es un documento importante que refleja informacin
detallada e importante sobre los antecedentes histricos, las atribuciones de cada
rea, el marco jurdico, la estructura, los objetivos, las funciones del personal, y las
lneas de comunicacin y coordinacin que se debe dar en una unidad
organizativa y la dependencia o unidad administrativa. La creacin de manuales
de organizacin son muy importantes en los cuales se deben de agrupa cinco
objetivos: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una
visin de conjunto de la organizacin a travs de organigramas. Precisar las
funciones

encomendadas

cada

unidad

orgnica

para

deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar la ejecucin

correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo. Es una fuente de informacin al personal de nuevo ingreso para facilitar su
incorporacin a las distintas reas o puestos. Determina el mejor aprovechamiento
de los recursos humanos y materiales que posee la empresa, maximiza la
reduccin de costos en la organizacin.

41
BIBLIOGRAFIAS

http://www.monografias.com/trabajos27/manualauditoria/manualauditoria2.shtml