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REPOBLIKANI MADAGASIKARA

Tanindrazana - Fahafahana - Fandrosoana

MINISTERE DE LA DECENTRALISATION ET
DE LAMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Madagascar

MANUEL DE REDACTION
DES DOCUMENTS
COMMUNAUX

PREFACE

INTRODUCTION

Ce document a t ralis pour amliorer la qualit de l'criture des documents administratifs communaux
et leur lisibilit par la dfinition des rgles simples de prsentation et de rdaction. De ce fait, la rdaction
d'une lettre administrative ne paratra plus difficile ni rebutante. Le travail sera facilit dans toute la mesure
du possible et il ne reste plus qu' l'adapter son usage personnel.
Dans ses relations avec les usagers ou avec l'administration, la Commune est tenue l'obligation de
demander, de donner et de communiquer des renseignements ncessaires et utiles la vie en socit.
Il appartient au Maire de rdiger soit en malgache, soit en franais. Ce qui a t constat jusqu'ici, c'est
que dans la plupart des cas, on n'apporte pas trop de soin, ni l'esthtique de la prsentation, ni la
formulation du texte.
Pourtant la rdaction des correspondances administratives est soumise des rgles dfinies par l'usage.
Il y a un style propre cette rdaction. Ce style utilise des phrases parfois toutes faites et des expressions
consacres. Dans toute rdaction administrative il faut tre clair, concis, prcis et courtois.
Ce livre offre donc aux responsables communaux un enseignement des techniques d'expression, ainsi
qu'une vision d'ensemble des diffrents types de correspondance utiliser dans les communes.

TABLE DE MATIERES

CHAPITRE 1
LE COURRIER ADMINISTRATIF
PARAGRAPHE 1 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE

TITRE 1
LA REDACTION
DES CORRESPONDANCES

1.1

LA FORME DE LA LETTRE ADMINISTRATIVE

21

1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.1.7
1.1.8

Le format
La qualit du papier
La lettre dactylographie
La marge
Les espaces
La ponctuation
Le changement de feuille
Le contenu de la lettre administrative
et la disposition du texte

21
21
21
21
21
22
22

ADMNISTRATIVES

23

PARAGRAPHE 2 : LES REMARQUES SUR LE FOND


2.1

LE STYLE GENERAL D'UNE LETTRE


ADMINISTRATIVE

2.1.1 L'aspect de la rdaction


2.1.2 La spcificit du style administratif
2.1.3 Les rgles gnrales
de la communication crite
2.1.4 La rdaction d'une lettre administrative
2.2

2.3
6

28
28
29
29
31

LA GESTION PRATIQUE
DE LA CORRESPONDANCE

36

LES EXEMPLES DE LETTRES ADMINISTRATIVES

37

CHAPITRE 2

CHAPITRE 2
LES AUTRES TYPES DE
REDACTION DE LA COMMUNE
PARAGRAPHE 1 : LA CIRCULAIRE

53

PARAGRAPHE 5 : LE RAPPORT

77

1.1
1.2
1.3

53
53
54

5.1
5.2
5.3
5.4

l'aspect d'un rapport


La prsentation d'un rapport
Les diffrents types de rapport
Les modles de rapports

77
78
78
79

PARAGRAPHE 6 : LE PROCES VERBAL

81

6.1
6.2

Les diffrents types de PV


La prsentation du document

81
81

PARAGRAPHE 7 : LE COMPTE RENDU

87

7.1
7.2
7.3

87
87
88

La spcificit de la circulaire
L'utilit de la circulaire
Les modles de circulaires

PARAGRAPHE 2 : LE TELEGRAMME

63

2.1
2.2

63
64

L'utilit et les inconvnients


La prsentation d'un tlgramme

PARAGRAPHE 3 : LA TRANSMISSION

65

3.1
3.2
3.3
3.4

65
65
66

3.5

La transmission simple
Le soit transmis
Les exemples types de transmission
Les exemples de mentions utilises
dans les transmissions
Le Bordereau

68
69

La forme d'un compte rendu


La prsentation d'un compte rendu
Les modles de compte rendus

PARAGRAPHE 8 : L'AVIS - LE COMMUNIQUE

89

PARAGRAPHE 4 : LA NOTE ADMINISTRATIVE

71

8.1
8.2

La spcificit d'un avis et du communiqu


Les modles des avis et communiqu

89
89

4.1
4.2
4.3

71
71
73

PARAGRAPHE 9 : LA FICHE DE PROCEDURE

92

Prsentation de la note
Diffrents types de notes
Les modles de notes

PARAGRAPHE 10 : LA MESSAGERIE
ELECTRONIQUE
8

92
9

TITRE 2

LA REDACTION DES ACTES


ET DES AUTRES DOCUMENTS
COMMUNAUX
2.1

LA REDACTION DANS LES


ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES
ET QUOTIDIENNES DU MAIRE

LA LEGALISATION DES SIGNATURES

2.1.1 La lgalisation simple


2.1.2 La lgalisation en la forme foncire
2.1.3 la disposition d'une formule
de lgalisation dans un texte

102
102

2.2

104

LA REDACTION DES ACTES D'ETAT CIVIL

2.2.1 Les actes de l'tat civil


2.2.2 Les modles de rdaction des diffrents
actes de l'tat civil
2.3

L'INSCRIPTION DES MENTIONS MARGINALES


SUR LES ACTES DE L'ETAT CIVIL

2.3.1 Modles de rdaction de mentions


2.3.2 Enregistrement et disposition des mentions
marginales dans un registre de naissance

10

101

103

104
105

118
119
121

11

2.4

LES CERTIFICATS

2.4.1 Les certificats lis aux actes de l'tat civil


1. Le certificat de recherches fructueuses
2. Le certificat de non divorce et
de non sparation de corps
3. Le certificat de vie collectif
4. Le certificat de non remariage et
de non concubinage
5. Le certificat d'indigence
6. Le certificat de vie et d'entretien
7. Le certificat de filiation
8. Le certificat de garde et de charge
9. Le certificat d'hrdit
10. Le certificat de clibat
11. Le certificat de mariage
12. Le certificat d'originalit
13. Le certificat de bonne conduite et
de bonnes murs
14. Le certificat d'individualit
15. Fiche familiale d'tat civil
2.4.2 Les certificats lis aux constructions et
l'habitation
1. Le certificat de conformit
2. Le certificat d'habitabilit
2.4.3 Les autres certificats
1. Le certificat de travail, attestation
2.4.4 Les modles de certificats
12

123

2.5

123
123

2.5.1 Les autorisations


2.5.2 Les permis
2.5.3 Les modles d'autorisations

146
146
147

123
124

2.6

151

124
124
124
124
124
125
125
125
125
125
125
126

LES AUTORISATIONS ET LES PERMIS

LES RECEPISSES

2.6.1 Les diffrents types de rcpisss


2.6.2 Les formes des rcpisss

2.7

LA REDACTION DES ACTES


REGLEMENTAIRES

146

151
152

154

2.7.1 Les exemples d'arrts


2.7.2 Les exemples de dcisions

155
160

2.8

162

LE CONTRAT ET LA CONVENTION

2.8.1 Le contrat
2.8.2 La convention
2.8.3 Les exemples de contrats et de convention

162
162
163

APPENDICE

169

126
126
126
126
126
127

QUELQUES REGLES DE CONDUITES


DANS LES RELATIONS PUBLIQUES DU MAIRE
13

LISTE DES MODELES


Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle

1:
2:
3:
4:
5:
6:
7:
8:
9:
10
11
12
13
14
15

Modle 16
Modle 17
Modle 18
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle

14

19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

37
Lettre d'un Maire un Ministre
38
Lettre de rponse d'un Ministre un Maire
39
Lettre du Maire un dput
40
Lettre du Maire un particulier
41
Lettre du Maire un particulier
42
Lettre du Maire un particulier
43
Lettre d'un employ de la mairie au Maire
44
Lettre du Maire un employ de la mairie
45
Lettre du Maire un employ de la mairie
46
: Lettre du Maire un bailleur de fonds
47
: Lettre de rappel
48
: Formulaire de demande de cong
49
: Rponse une demande de cong
54
: Circulaire
: Circulaire du Ministre de l'Intrieur relative
55
la perception de ristourne*
56 - 60
: Note Circulaire concernant l'ordre et la scurit publique*
: Circulaire concernant la dotation d'quipement et
61
fonctionnement de 30 millions de Fmg par commune*
: Circulaire concernant la subvention
62
aux Collectivits Territoriales Dcentralises (Provision sant)*
: Tlgramme avisant une dviation suite un affaissement de terrain 64
66
: Lettre pour une transmission simple
67
: Lettre pour une transmission simple
70
: Un bordereau d'envoi
73
: Note de service
74
: Note de vrification ou demande d'explication
75
: Note de prsentation
76
: Note de convocation
79 - 80
: Rapport de mission
82 - 83
: Procs verbal de dlibration des conseillers communaux
84
: Procs verbal de restitution
85
: Procs Verbal de mariage traditionnel
86
: Procs verbal d'alignement et de nivellement
88
: Compte rendu d'une mission
89
: L'Avis
90
: LAvis
91
: Communiqu
103
: La lgalisation de signature dans un contrat de vente
105
: Communiqu
106
: Rdaction d'acte de naissance
107
: Rdaction d'acte de dcs
108
: Rdaction d'acte de mariage

Les extraits d'acte d'tat civil (1re prsentation)


Les extraits d'acte d'tat civil (2re prsentation)
Acte de jugement suppltif
Demande d'un jugement suppltif
Acte d'adoption judiciaire
Dclaration d'adoption simple
Dclaration d'adoption
Dclaration d'adoption
Avis de mentions marginales
Transcription dans un registre de naissance
avec les mentions marginales
Modle 51 : Le certificat de recherches infructueuses
Modle 52 : Le certificat de non divorce et de non sparation de corps
Modle 53 : Certificat de vie collectif
Modle 54 : Certificat de non remariage et de non concubinage
Modle 55 : Certificat d'indigence
Modle 56 : Certificat de vie et d'entretien
Modle 57 : Certificat de filiation
Modle 58 : Certificat de garde et de charge
Modle 59 : Certificat d'hrdit
Modle 60 : Certificat de clibat
Modle 61 : Certificat de mariage
Modle 62 : Certificat d'originalit
Modle 63 : Certificat de bonne conduite et de bonnes moeurs
Modle 64 : Certificat d'individualit
Modle 65 : Certificat d'individualit
Modle 66 : Certificat de travail
Modle 67 : Certificat d'habitabilit
Modle 68 : Attestation
Modle 69 : Autorisation de transfert de corps
Modle 70 : Autorisation ou permis d'inhumer
Modle 71 : Autorisation pour la tenue d'une crmonie coutumire
Modle 72 : Demande de permis de lotir et d'amnager par un particulier
Modle 73 : Rcpisss de la demande d'accord pralable de construction
Modle 74 : Rcpiss la demande d'alignement et de nivellement
Modle 75 : Arrt municipal accordant permis de construire
Modle 76 : Arrt Municipal portant sur l'interdiction de stationner
sur la place de march
Modle 77 : Arrt Municipal autorisant une location de pavillon
Modle 78 : Dcision municipale
Modle 79 : Dcision communale
Modle 80 : Contrat de travail
Modle 81 : Convention entre deux communes
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle
Modle

41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

109
110
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152
153
154 - 156
157
158 - 159
160
161
163 - 165
166 - 167

15

LA REDACTION
DES CORRESPONDANCES

TITRE 1

ADMINISTRATIVES
PARAGRAPHE 1

La lettre administrative

21

PARAGRAPHE 2

Les remarques sur le fond

28

CHAPITRE 1
LE COURRIER ADMINISTRATIF
PARAGRAPHE 1 :
La lettre administrative
1.1 LA FORME DE LA LETTRE
ADMINISTRATIVE
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.1.7
1.1.8

Le format
La qualit du papier
La lettre dactylographie
La marge
Les espaces
La ponctuation
Le changement de feuille
Le contenu de la lettre administrative
et la disposition du texte

PARAGRAPHE 2 :
21
21
21
21
21
21
21
22
22
23

Les remarques sur le fond 28


2.1 LE STYLE GENERAL D'UNE LETTRE
ADMINISTRATIVE
2.1.1 L'aspect de la rdaction
2.1.2 La spcificit du style administratif
2.1.3 Les rgles gnrales
de la communication crite
2.1.4 La rdaction d' une lettre administrative

28
28
29
29
31

2.2 LA GESTION PRATIQUE


DE LA CORRESPONDANCE

36

2.3 LES EXEMPLES DE LETTRES


ADMINISTRATIVE

37

PARAGRAPHE 1 :
LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La lettre administrative est une communication par crit au moyen de laquelle son signataire
fait savoir quelque chose la personne qui elle est adresse. Elle est pour l'essentiel un
message caractre pragmatique : il s'agit des lettres officielles toutes rglementes
selon un protocole prtabli (formules d'en-tte, objet de paragraphes, formules de politesse)
o le locuteur n'y manifeste pas de prsence dterminante.
A notre poque ou l'ide de qualit totale s'tend au travail administratif, l'aspect formel
des correspondances et des documents prend de plus en plus d'importance.
La clart et le soin apports la prsentation jouent un rle important dans la lisibilit du
message et dans sa comprhension.

1.1

La forme de la lettre administrative


1.1.1 Le format
Le format le plus utilis est le format normalis de 21,0 x 29,7 cm - Format A4.
Il ne faut pas chercher se distinguer par l'originalit de la taille de son papier lettre, ou
de sa couleur.

1.1.2 La qualit du papier


Le papier blanc uni non lign est recommand. Le papier simple mais de bonne qualit est
une signe d'lgance.

1.1.3 La lettre dactylographie


Une lettre dactylographie, si elle est bien prsente, soigneusement tape, interligne,
marge est infiniment plus lisible que n'importe quelle criture. Par ailleurs, la dactylographie
permet de fournir en plusieurs exemplaires les lettres dont nous voulons conserver copie.

1.1.4 La marge
Il faut respecter un quilibre de la mise en page. La marge de gauche doit toujours tre
assez large. Une marge de 2 2,5 cm est normale. Il ne faut pas crire sans marge du tout,
la lettre perd beaucoup de son aspect clair.

1.1.5 Les espaces


20

Les blancs servent sparer les mots. On les trouve aussi aprs les signes de
ponctuation, mais non avant saut devant le point virgule, les deux points, les
points d'interrogation et les points d'exclamation.

21

L'alina : c'est la sparation que l'on tablit en allant la ligne, c'est--dire en laissant incomplte la ligne en cours et en commenant la nouvelle par un retrait. L'alina correspond une
pause trs remarque et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe d'ides un autre.

1.1.6 La ponctuation
La ponctuation dans la communication crite joue un rle primordial. En effet, elle permet
de structurer l'expos grammaticalement et de comprendre le sens de la phrase. L'absence
de signes de ponctuation dans un texte rend celui-ci incomprhensible. Les rgles de la
ponctuation doivent tre respectes comme celles de l'orthographe.
Le point ( . ) : il marque la fin d'une phrase, c'est--dire l'achvement du dveloppement d'une ide. Il commande galement une pause importante.
Le point-virgule ( ; ) : il spare et relie les parties d'une phrase compose, la
suite d'une proposition ayant un sens complet, mais ayant aussi un rapport avec la suivante
qui introduit par exemple un fait nouveau.
La virgule ( , ) : elle spare des lments semblables (numration) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises). Elle s'utilise galement devant les
conjonctions de coordination : car, mais, donc, or
Les deux points ( : ) : ils annoncent une explication, une numration et soulignent
un rapport souvent de cause ou de consquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un
discours direct, une citation.
Le point d'interrogation ( ? ) : il termine, comme son nom l'indique, les phrases
ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation.

1.1.8

Le contenu de la lettre administrative et


la disposition du texte

1er type de prsentation (utilisation d'une en-tte)


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Mention de la Rpublique
et sa devise

En-tte
Antananarivo, le 5 juin 2004
PROVINCE AUTONOME
D'ANTANANARIVO

Lieu d'origine et date

REGION D'ANALAMANGA
COMMUNE URBAINE
D'ANTANANARIVO RENIVOHITRA

N d'enregistrement

L'expditeur

Le Maire de la Commune Urbaine


d' Antananarivo Renivohitra

Le destinataire
Monsieur le MINISTRE DE L'INTERIEUR
ET DE LA REFORME ADMINISTRATIVE

N 010/CUA/SG/DRH/SEC.R

- ANTANANARIVO -

Objet de la lettre
Objet : Aide aux sinistrs
Rf. : V/L N 01/MIRA/SG/DGAT/DAT
du 14/05/2004
Rfrence

Le point d'exclamation ( ! ): il termine les phrases exclamatives et les interjections.

Corps de la lettre
Monsieur le Ministre,

Les points de suspension ( ) : ils marquent que le message est inachev ou


interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre.

J'ai l'honneur de vous ...................................

Les parenthses ( ) : Elles isolent une explication ou une rflexion, une rfrence,
une digression du texte principal.

..................................
..................................
..................................

Les tirets ( -- ) : Ils sont utiliss de prfrence aux parenthses - en marquant


une sparation moins tranchante - dans une phrase administrative o ils jouent le mme rle.

Veuillez agrer, Monsieur le Ministre,..

1.1.7 Le changement de feuille


Des points de suspension en fin de page droite, quelques interlignes au dessous du texte
indiquent les passages la page suivante.
La pagination est place au bas et au milieu de la feuille.

Signature
P. J. :
Pices jointes (s'il y a lieu)

22

Signature, cachet nominatif,


cachet rond de l'expditeur

23

2me type de prsentation (en-tte remplace par un logo)


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Les mentions de la rpublique et sa devise


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

Mention de la Rpublique
et sa devise

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Logo
Antananarivo, le 5 juin 2004
Lieu d'origine et date

L'expditeur

Le Maire de la Commune Urbaine


d' Antananarivo Renivohitra

Le destinataire

N d'enregistrement

Ces mentions indiquent que la lettre provient d'une administration publique. Elles sont plus souvent portes
tout fait en haut et au milieu de la premire page de la correspondance. Quelquefois, elles sont portes
en haut et gauche de la page.

L'en-tte
Ex. :

Monsieur le MINISTRE DE L'INTERIEUR


ET DE LA REFORME ADMINISTRATIVE

N 010/CUA/SG/DRH/SEC.R

PROVINCE AUTONOME D'ANTANANARIVO


REGION ANALAMANGA

- ANTANANARIVO -

COMMUNE URBAINE D'ANTANANARIVO

Objet de la lettre
Objet : Aide aux sinistrs
Rf. : V/L N 01/MIRA/SG/DGAT/DAT
du 14/05/2004
Rfrence (s'il y a lieu)
Corps de la lettre

C'est le timbre de la commune qui figure dans l'angle suprieur gauche de la premire page du document.
Il a pour objet d'identifier la commune dont mane le document. A ce effet, elle se compose des mentions
juges utiles pour les correspondants :
le logo (s'il y a lieu) ;
la province d'appartenance ;
la rgion d'appartenance ;
le type de la commune (rurale ou urbaine)et sa dnomination .

Monsieur le Ministre,
J'ai l'honneur de vous ...................................

Le lieu d'origine et la date de la lettre


Ex. :

..................................
..................................
..................................

Antananarivo, le 5 juin 2004

Un document sans date n'est considr lgalement comme une lettre. Il faut mentionner le lieu d'o
l'on crit puis la date : quantime en chiffres, mois en toutes lettres et les quatre chiffres de l'anne.
Cette mention est porte en haut et droite de la premire page de la correspondance.

Veuillez agrer, Monsieur le Ministre,..

Signature
Signature, cachet nominatif,
cachet rond de l'expditeur
P.J. :
Pices jointes (s'il y a lieu)

24

25

La mention de l'expditeur et du destinataire de la lettre


Ex. :

Le Maire de la Commune Urbaine


d'Antananarivo

Monsieur Le MINISTRE DE L'INTERIEUR


ET DE LA REFOME ADMINISTRATIVE
- ANTANANARIVO Cette indication doit figurer droite au - dessous de la date. Elle doit tre porte de faon apparente, lisible
et comprhensible. Elle ne doit pas tre rdige en abrg. L'expditeur et le destinataire sont indiqus
non par leur nom, mais par leur qualit et leur titre. Le propre nom du destinataire n'est indiqu que
lorsqu'il s'agit d'une affaire le concernant personnellement.

Le numro d'enregistrement
Ex. :

N 010/CUA/SG/DRH/SEC.R

Il indique le numro d'enregistrement d'aprs l'ordre chronologique d'envoi partir du dbut de l'anne
considre, suivi des initiales de la commune, spare par les sigles ou initiales du service qui a conu
le texte. Il se trouve gauche dans la marge en dessous de l'en-tte. En gnral de mme niveau que la
suscription du destinataire.

L'objet de la lettre
Ex. :

Objet : Aide aux sinistrs

Les rfrences
Ex. :

Rf. : V/L n 01/MIRA/SG/DGAT/DAT


du 14/05/04
L'indication des rfrences est ncessaire si la lettre rpond ou fait suite une ou plusieurs correspondances
reues ou envoyes auparavant. Cette indication est porte au dessous de l'objet. Pour la rfrence ont
peut utiliser soit " Votre lettre n ", " Notre lettre n " en toute lettre, soit l'abrviation " V/l n ",
" N/L n.. ".

Les pices jointes


Ex. :

P.J. : 3 dossiers
Elles ont pour but de signaler au lecteur qu'il trouvera des documents accompagnant la lettre qu'il reoit.
Elles sont toujours indiques en bas, prcdes des initiales " P.J. " gauche dans la marge en dessous de
la signature.

RAPPEL :

Il est inutile de donner les dtails des pices jointes.

La signature et le cachet
La signature est la marque manuscrite du nom de la personne qui envoie la correspondance. A dfaut
d'un cachet marquant le nom du signataire, le grade et la qualit de l'expditeur, inscrire son nom en
majuscule aprs 3 5 interlignes pour la signature. Cette dernire engage son auteur.

RAPPEL :
C'est l'indication trs succincte du contenu de la lettre. C'est la mention en quelques mots de ce qui est dit
dans la lettre. Elle figure en gnral dans la marge, en dessous du numro d'enregistrement.

RAPPEL :

Il ne faut jamais oublier de signer une correspondance avant son envoi, car une correspondance non
signe n'a aucune valeur juridique au mme titre qu'une lettre anonyme.
Si la qualit du signataire est dj mentionne plus haut comme expditeur, il n'est plus ncessaire
de la rcrire au-dessus de la signature. Dans ce cas, le signataire appose directement sa signature
avec son nom.

Une lettre ne traite que d'un objet

Le post-scriptum
Il est toujours rdig au-dessous de la signature gauche et annonc par l'initiales P.S.

RAPPEL :
l'utilisation du P.S. n'est ni inlgant, ni incorrect. Nanmoins, on peut en user pour une omission importante sans pour autant en abuser pour ne pas tre tax d'tourderie permanente.

26

27

PARAGRAPHE 2 :
LES REMARQUES SUR LE FOND

RAPPEL :
Ne vous laissez jamais entraner des conditions trop oses, ni des sentiments exalts qui peuvent
gner et froisser vos correspondants.

CE QUIL FAUT RETENIR :


La lettre administrative peut constituer une preuve ou un tmoignage. Cela explique pourquoi on observe
systmatiquement au moins en double exemplaires de toutes les lettres qui sortent de la commune

2.1

Le style general dune lettre


administrative
2.1.1 L'aspect de la rdaction
La lettre doit tre claire
La clart de la lettre rsulte de la clart de la pense mais aussi de sa formulation.
Toute correspondance doit tre crite dans la bonne langue choisie (franaise, malgache).
L'emploi des mots trangers la langue utilise est proscrire, mme s'ils sont d'usage
courant, car ils sont de nature induire en erreur un lecteur peu averti.
Son langage doit tre adapt au statut ou au niveau culturel du destinataire.

RAPPEL :

Utiliser des locutions nettes, des phrases concises

2.1.2

Le caractre officiel de l'crit impose un certain nombre de rgles ;


La courtoisie doit toujours exister dans les rapports publics ;
L'objectivit : les ractions personnelles de la part de l'agent public n'ont aucune
place dans les documents officiels ;
La logique administrative : l'crit doit tre construit comme une dmonstration :
Introduction : rappel du courrier prcdent ou de l'affaire concerne ;
Corps de la lettre : explication, argumentation
Conclusion : dcision, solution ou proposition nonce clairement.
La responsabilit : le rdacteur crit au nom de l'autorit publique qui emploie le nous.

2.1.3
La lettre doit tre courte
Toute correspondance doit tre concise et prcise pour respecter le souci d'efficacit.
De trop longues phrases risquent d'ennuyer le correspondant.

La lettre doit relater exactement les faits


Un attachement rigoureux la vrit est une ncessit absolue

La lettre doit tre impersonnelle


Le rdacteur doit toujours s'assurer qu'elle est bien conforme l'esprit de l'objectif vis.
Il faut crire avec un souci de tactique.

La lettre doit tre courtoise


Il faut toujours crire avec politesse. Mme si l'attitude du correspondant vous irrite, gardez
vous de la manifester : vous n'arriverez rien de plus en le vexant.

La spcificit du style administratif

Les rgles gnrales de


la communication crite

Lorsque vous crivez , veillez :


Ne pas multiplier les objets ;
Faire un plan : pour le rdacteur, le plan aide choisir et hirarchiser les informations, tandis que pour le lecteur, il aide comprendre rapidement la dmarche et la logique
du texte ;
Choisir ses mots : en fonction du public, vous choisirez les mots qui font a
priori partie de son langage. Evitez autant que possible les termes techniques ;
Choisir les arguments : quand vous crivez pour convaincre ou pour
ordonner, commencez par lister les arguments que vous allez dvelopper. C'est un bon
moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hirarchie du plan, pour vous
apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides ;
Tenir compte du destinataire qui en principe, n'est pas forcment en
connaissance de l'affaire

28

Reformuler sa demande, dans le cas d'une rponse.


Replacer les ides dans leur contexte ;

29

Hirarchiser les informations : suivant l'ordre chronologique, du particulier


au gnral, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, du dtail l'essentiel;
Respecter les rgles de lisibilit, c'est--dire :
bannir les mots difficiles et techniques
viter l'utilisation des mots mls
donner la signification d'un sigle ds la premire utilisation
faire des phrases courtes
dvelopper une ide par phrase
veiller l'quilibre des paragraphes
si la correspondance comporte plusieurs pages, faire la pagination.
Aller l'essentiel : l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on aille directement l'essentiel ;
Citer les faits : citer toujours les faits tels que vous les avez observs ou qu'ils
vous ont t rapports. Donner des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que
possible surtout quand le besoin se fera sentir ;
Utiliser les formules positives : par exemple au lieu de dire 20 % d'chec
crire plutt 80 % de russite " ;
L'accumulation dans une mme lettre d'expressions ngatives comme nepas ,
neplus, tre dans l'impossibilit, ou de formules restrictives comme ne..que ou
regretter, finit par crer chez le destinataire une impression dsagrable et donne
l'metteur une image pessimiste
Limiter la redondance : la rptition des informations peut parfois tre utile
et dlibre. La plupart du temps, elle est involontaire et dnote un manque de rigueur.
En relisant, supprimer les rptitions ou les redondances.
Eviter les fautes d'orthographe et les fautes de frappe :
Un conseil : pour reprer ces fautes, relire le texte maispas immdiatement aprs l'avoir
rdig ! (laissez reposer votre esprit quelques minutes en vous occupant autre
chosevous serez plus disponible ensuite pour contrler votre travail)

2.1.4

La rdaction d' une lettre administrative


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
Antsalova, le 5 juin 2004

PROVINCE AUTONOME
DE MAHAJANGA
REGION DE MELAKY

Le Maire

COMMUNE RURALE
D'ANTSALOVA

Monsieur le SECRETAIRE D'ETAT


CHARGE DE LA DECENTRALISATION
ET DU DEVELOPPEMENT DES
REGIONS ET DES COMMUNES

N 001/CR/Ant.

- ANTANANARIVO Objet : Dblocage de la subvention 2004

Formule de dbut de lettre


Le titre

Monsieur le Secrtaire d'Etat,


J'ai l'honneur de vous .

......................................
..................................
..................................

ET SURTOUT, SOYEZ EXIGEANT(E) PAR RAPPORT A


VOUS MEME !

Formule protocolaire,
Formule de politesse
Veuillez agrer, Monsieur le Secrtaire d'Etat,..
Signature
Signature, cachet nominatif,
cachet rond de l'expditeur

30

31

D'un subordonn un suprieur pour un compte rendu


J'ai l'honneur de vous rendre compte

Le titre
Ex :
Monsieur,
Monsieur le Directeur Gnral,
Monsieur le Prsident,
Monsieur l'Ambassadeur, ou Son Excellence

D'un subordonn un suprieur pour informer


J'ai l'honneur d'attirer votre attention
D'un subordonn un suprieur pour demander un faveur
J'ai l'honneur de solliciter votre bienveillance de bien vouloir.

Il y a une certaine norme observer pour le titre. Le titre varie avec chaque personnalit laquelle
s'adresse la lettre. Il est choisi en tenant compte de deux lments :
qui est le destinataire de la lettre ;
quel type de relation on entretient-on avec le destinataire.
Le titre est obligatoire dans les lettres suivantes :
lettre constituant une requte personnelle,
lettre officielle adresse un particulier,
lettre adresse un lu,
lettre adresse une administration trangre.

D'un suprieur un subordonn


J'ai l'honneur de vous informer que..
J'ai l'honneur de vous signaler que.
J'ai l'honneur de vous demander de vouloir bien..

Les formules d'introduction


Ex :

RAPPELEZ-VOUS DE 2 REGLES SIMPLES :


lorsqu'on hsite, l'emploi de " Monsieur " ou " Madame " est toujours correct et prfrable une erreur ;
quand une personne a plusieurs titres, choisissez le plus important.

D'un suprieur un subordonn


Il m'est revenu de constater que.
Il m'a t signal que..
J'ai t saisi par une demande.

Si le destinataire a un titre important, il faut mentionner ce titre ex :


" Monsieur le Ministre, " " Monsieur le Prsident, "

CE QUIL FAUT RETENIR :

Nous accusons rception de votre courrier de


Votre lettre du nous est parvenu
Veuillez nous adresser par retour du courrier

D'un subordonn un suprieur


J'ai appris que.
Je viens d'apprendre que

il ne faut jamais abrger le titre

Les formules courantes


Ce sont des phrases que l'on utilise toujours dans le mme style.
Elles sont toutes faites pour gagner du temps.

Les formules qui situent l'objet de la lettre


Ex

Nous avons le regret de vous informer

Les formules de dbut de lettre


Ex :

J'ai l'honneur..

Le lettre dbute gnralement par l'expression " j'ai l'honneur ", suivie d'une formule introduisant l'ide
exprimer.
Ex :
j'ai l'honneur de vous faire connatre
j'ai l'honneur de vous faire savoir.
J'ai l'honneur de porter votre attention sur..
J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir
32
J'ai l'honneur de vous prier

Les formules de fin de lettre


Ex :

A un suprieur ou un gal
je vous serais reconnaissant de bien vouloir
Je vous serais trs oblig de bien vouloir.
A un subordonn
Je vous prie de vouloir bien..
Je vous invite .

33

Les formules de politesse


Ex :

Parmi les plus courantes on peut citer :


" sentiments distingus. " : formule passe partout employe pour les personnes que
l'on ne connat pas ;

Pour un snateur, un dput


Ex :
Monsieur le Snateur, ou Monsieur le Dput,
.
Veuillez agrer, Monsieur le Snateur, l'assurance de mes sentiments
les plus distingus.

" sentiments les meilleurs. " formule plus familire employe d'gal gal ou de
suprieur infrieur ;
" respect " de plus g plus g ;
" trs haute considration " rserve des lettres solennelles pour un haut fonctionnaire, un ministre ;

Pour un directeur d'un ministre


Ex :
Monsieur le Directeur,
..
Veuillez agrer, Monsieur le Directeur, l'assurance de ma considration
la plus distingue.

" sentiments dvous " ou " sentiments respectueux "


d'un infrieur un suprieur

Les formules protocolaires


Pour le Prsident de la Rpublique
Ex :
Monsieur le Prsident,

Veuillez agrer, Monsieur le Prsident, l'hommage de mon profond respect.

QUELQUES RAPPELS POUR UN STYLE LEGER :


respecter la ponctuation pour aider le lecteur suivre le fil de votre pense. Par ailleurs, elle rythme
votre texte. Les ponctuations mal places peuvent dnaturer compltement le sens d'une phrase ;
aller souvent la ligne, prsenter chaque sujet de votre lettre par alina ou paragraphe.
Votre lettre sera plus agrable lire.

Pour un ambassadeur
Ex :
Monsieur l'Ambassadeur, ou Votre Excellence,
.
Veuillez agrer, Monsieur l' Ambassadeur (ou Votre Excellence,),
l'assurance de ma trs haute considration.

RAPPELEZ VOUS QUE :


une lettre longue est complique et prsente peu de clart ;
une bonne orthographe est obligatoire.

EVITER :
Pour le Premier Ministre ou un Ministre
Ex :
Monsieur le Premier Ministre, ou Monsieur le Ministre,
.
Veuillez agrer, Monsieur le Premier Ministre, l'assurance de ma trs haute
considration.

de confondre la langue parle et la langue crite ;


les phrases longues, le remplissage inutile ;
les priphrases " vous n'tes pas sans ignorer " pour " vous savez " qui aboutissent un contre sens ;
les phrases qui ne veulent rien dire : " sincres salutations " ; " expression de salutations "
les constructions de phrases qui sont fausses : " en vous remerciant, veuillez agrer, " est
incorrect, dire plutt " en vous remerciant, je vous prie d'agrer "
de confondre l'emploi des mots " croire, agrer et recevoir ". On croit ce qui ne se voit pas (ide,
sentiment, respect, dvouement). On reoit ou agre ce qui est extrioris, exprim (les salutations,
l'expression de sentiments)

Pour un procureur de la rpublique


Ex :
Monsieur le Procureur de la Rpublique
.
Veuillez agrer, Monsieur le Procureur de la Rpublique, l'expression de
mes sentiments respectueux.

34

35

2.2

La gestion pratique
de la correspondance

2.3

Les exemples de lettres


administratives

Modle 1 : Lettre d'un Maire un Ministre


Un Maire crit au Secrtaire d'Etat charg de la Dcentralisation pour le dblocage de la subvention EPP/CSB

RAPPEL GENERAL :
on doit rpondre toute lettre reue dans la huitime et mme plus tt, si possible
REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
Il faut commencer par les lettres les plus urgentes ;
Le classement de la correspondance doit se faire journellement. Les lettres reues
doivent tre conserves par ordre chronologique, alors que les lettres envoyer doivent
avoir un double dans un chrono (classeur) de dpart ;

PROVINCE AUTONOME D'ANTANANARIVO

Les registres de correspondance doit tre tenus rgulirement. Toutes les lettres
reues et envoyes doivent y tre inscrites avec les dates d'arrive ou de dpart.

COMMUNE RURALE DE SOAVINANDRIANA

REGION D'ITASY

Antsalova, le 15 septembre 2003

Le Maire
N 12/ PAAnt/CR/ Soav.

Il faut crire lisiblement les rdactions saisir si l'on veut pas tre drang chaque
fois par son secrtaire ;

Il faut inscrire les adresses correctement et lisiblement mi-hauteur de l'enveloppe


avec la rfrence de la lettre. Pour les lettres envoyer par poste, le timbre se place en
haut de l'enveloppe, droite.
Le nom, la qualit et l'adresse du destinataire doivent tre obligatoirement indiques
sur l'enveloppe.
Si l'on crit en langue trangre (franaise, anglaise), il est souvent bon d'avoir
la porte de main un dictionnaire.

Objet : Dblocage des subventions


pour 2003

Monsieur le SECRETAIRE D'ETAT


CHARGE DE LA DECENTRALISATION
ET DU DEVELOPPEMENT DES
REGIONS ET DES COMMUNES
ANTANANARIVO -

Monsieur le Secrtaire d'Etat,


Suite au passage du cyclone Eline, le Centre de Sant de Base et l'Ecole Primaire
Publique de Soavinandriana ont subi de srieux dgts.
Afin de permettre la rhabilitation urgente des btiments touchs, j'ai l'honneur de
solliciter votre haute bienveillance de bien vouloir faire acclrer le dblocage des subventions
alloues la Commune Rurale de Soavinandriana pour cette anne 2003.
Veuillez agrer, Monsieur le Secrtaire d'Etat, l'assurance de ma trs haute considration.

RANDRIA

36

37

Modle 2 : Lettre de rponse d'un Ministre un Maire

Modle 3 : Lettre du Maire un dput

Le Secrtaire d'Etat charg de la Dcentralisation informe le Maire sur le dblocage effectu des subventions
EPP/CSB

Le Maire demande l'intervention du dput pour arrter l'exploitation forestire illicite par une socit

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

SECRETARIAT D'ETAT CHARGE DE LA


DECENTRALISATION ET DU
DEVELOPPEMENT DES REGIONS
ET DES COMMUNES
DIRECTION GENERALE

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE MAHAJANGA


Antananarivo, le 2 Octobre 2003
REGION DE LA SOFIA
Marotandrano, le 17 juin 2004
Le Secrtaire d'Etat

Monsieur Le Maire de la Commune Rurale


de Soavinandriana

COMMUNE RURALE DE MAROTANDRANO


N 12/ PAMaj/CR/ Mand/Mar.

Le Maire

Monsieur Le Dput de Madagascar


Mandritsara

N 0350 - SEDDRAC/DGDPA
- ANTANANARIVO -

- MAHAJANGA-

Objet : Dblocage des subventions


pour 2003
Rf. : V/L n 12/ PAAnt/CR/ Soav.

Objet : Exploitation forestire illicite


Dans la Commune Rurale
De Marontandrano

Monsieur le Maire,
J'ai l'honneur de vous faire connatre que les subventions pour 2003 concernant
les EPP et les CSB sont dj dbloques depuis Mai 2003.
En consquence, vous pouvez vous prsenter auprs de la perception principale de
Soavinandriana pour vous informer de la procdure suivre pour l'utilisation des crdits.
Veuillez agrer, Monsieur le Maire, l'expression de ma considration distingue.

RAKOTO

Monsieur le Dput,
J'ai l'honneur de vous rendre compte qu'une certaine socit MIRARY
exerce actuellement une exploitation forestire dans notre commune, sans tenir compte
des conditions imposes par la loi et les rglements en vigueur.
En effet, le primtre que cette socit exploite ne correspond pas au lieu indiqu
dans son permis. La coupe est faite sans discernement au risque de tout dtruire.
Aussi, ai-je l'honneur de vous solliciter de bien vouloir intervenir auprs du
Ministre de l'Environnement et des Eaux et Forts pour suspendre cette exploitation
sauvage qui risque d'aggraver la dforestation dj trs avance dans notre circonscription.
Veuillez agrer, Monsieur le Dput, l'assurance de mes sentiments les plus
distingus.

RABEHONJA

38

39

Modle 4 : Lettre du Maire un particulier

Modle 5 : Lettre du Maire un particulier

Le Maire refuse officiellement la candidature d'une personne un poste dans la mairie

Le Maire convoque une personne pour un interview une embauche

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME D'ANTSIRANANA


REGION DE DIANA

PROVINCE AUTONOME D'ANTSIRANANA


Nosy Be, le 03 mai 2004

COMMUNE URBAINE DE NOSY BE

REGION DE DIANA

Nosy Be, le 03 mai 2004

COMMUNE URBAINE DE NOSY BE


Le Maire

N 42/ PAAnts/CU/ NB.4

Le Maire
N 42/ PAAnts/CU/ NB.4

Mademoiselle TOMBOSOA Aly


Objet : Demande d'emploi

NOSY- BE

Mademoiselle,

Monsieur Mohamed Francis


Objet : Demande d'emploi

NOSY- BE

Monsieur,

Nous avons examin avec attention la lettre par laquelle vous sollicitez un emploi
d'agent de dveloppement dans la mairie.

Nous avons bien reu votre candidature pour un emploi d'agent technique de
dveloppement.

Malheureusement, d'autres candidats prsentent un profil plus conforme que le


vtre ce que nous recherchons. Dans le cas o un autre poste viendrait se librer,
nous conservons votre nom. Nous vous retournons vos certificats et votre photographie.

Votre curriculum vitae nous semble satisfaisant, c'est pourquoi,nous vous demandons
de tlphoner notre secrtariat pour fixer, ds que possible une date pour un entretien.
Nous vous prions d'agrer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingus.

Veuillez agrer, Mademoiselle, avec nos regrets, nos sentiments distingus

RABARY
RABARY
P.J. : 2 certificats
1 photo

40

41

Modle 6 : Lettre du Maire un particulier

Modle 7 : Lettre d'un employ de la mairie au Maire

Le Maire demande un entrepreneur d' activer un travail

Un employ de la mairie crit au Maire pour une augmentation de salaire

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Beforona, le 03 mai 2004

RAZAY Florence
Secrtaire Administratif
IM . : 254 868

PROVINCE AUTONOME D'ANTSIRANANA


REGION DE DIANA

Nosy Be, le 23 mai 2004

COMMUNE URBAINE DE NOSY BE


Le Maire

MONSIEUR LE MAIRE DE LA
COMMUNE RURALE DE BEFORONA

N 45 PAAnts/CU/ NB.4

Monsieur RAHOELINA Mara


Entreprise Mamokatra
NOSY- BE

Objet : Demande d'augmentation


de salaire

Objet : Demande pour activer un travail

Monsieur le Maire,
Monsieur,
Vous avez entrepris au bureau de la mairie, le mois dernier divers travaux suivant le
contrat n 005/04.CU/N.B du 23 avril 2004 et que vous aviez promis de terminer pour la fin dudit mois.

Vous m'avez engage dans la mairie de Beforona en tant que Secrtaire administratif.
Comme vous le savez, j'assume seule une grande partie du travail de la mairie (secrtaire
administratif, secrtaire comptable, trsorier).

Malgr mes rclamations , ces travaux interrompus n'ont pas t repris, et il peut
en rsulter d'assez graves dommages pour le mur rest inachev, o l'on constate des fissures.
J'exprime toutes mes rserves propos de ces travaux inachevs ainsi que des consquences qui
peuvent en rsulter. Aussi, je vous prie de terminer ces travaux cette semaine.

Cette situation dure depuis 7 ans que j'ai travaill ici. De ce fait, je vous demande
aprs l'avoir examine, de m'accorder un traitement plus en rapport avec les responsabilits
qui me font confies et donc de faire passer mon salaire de 225 000 Fmg 375 000 Fmg
par mois.
Je vous remercie par avance de votre comprhension et vous prie d'agrer, Monsieur
le Maire, l'expression de mes sentiments respectueux.

Recevez, Monsieur, mes civilits.

RABARY
RAZAY

ATTENTION :

la lettre manant d'un particulier ne porte ni les mentions de la rpublique et


sa devise, ni les en-ttes de la commune de provenance.

42

43

Modle 8 : Lettre du Maire un employ de la mairie

Modle 9 : Lettre du Maire un employ de la mairie

Le Maire rpond favorablement la demande d'augmentation de salaire

Le Maire rpond dfavorablement la demande d'augmentation de salaire

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA


REGION D'ALAOTRA MANGORO

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA


Beforona, le 03 mai 2004

COMMUNE RURALE DE BEFORONA

REGION D'ALAOTRA MANGORO

Beforona, le 11 mai 2004

COMMUNE RURALE DE BEFORONA


Le Maire

N 11/ PAToam/CR/ Bef.

Le Maire
N 11/ PAToam/CR/ Bef.

Madame RAZAY Florence


Secrtaire administratif

Madame RAZAY Florence


Secrtaire administratif

BEFORONA
Objet : Demande d'augmentation de
salaire

BEFORONA
Objet : Demande d'augmentation de
salaire
Rf. : V/L en date du 3 mai 2004

Madame,

Madame,
Par votre lettre du 03 /05 /04, vous nous rappeliez le contexte dans lequel vous
exercez votre emploi. Nous avons mme constat la qualit de votre travail et votre
dvouement.
Aprs la dlibration du conseil communal, nous avons le plaisir de vous accorder
l'augmentation que vous avez sollicit. Le montant de votre salaire mensuel passera donc
de 255 000 Fmg 375 000 Fmg partir du 1er juillet prochain.

Vous nous avez demand par votre lettre du 03 /05 /04, une augmentation de 120 000
de fmg par rapport votre salaire actuel. Il s'agit d'une somme substantielle difficile supporter
par la commune.
Satisfait cependant de la qualit de votre travail et de votre dvouement, nous
conservons votre lettre pour examiner votre situation ultrieurement.
Veuillez agrer, Madame, l'expression de nos sentiments distingus.

Nous vous prions d'agrer, Madame, l'expression de nos sentiments distingus.

RASOLO

44

RASOLO

45

Modle 10 : Lettre du Maire un bailleur de fonds

Modle 11 : Lettre de rappel

Le Maire procde une requte de financement pour une construction d'une cole auprs d'un bailleurs de
fonds

N'ayant obtenu aucune rponse sur sa requte, le Maire fait une relance de sa demande

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME D'ANTANANARIVO

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME D'ANTANANARIVO

REGION IVON'IMERINA

Ambatolaona, le

COMMUNE RURALE D'AMBATOLAONA

REGION IVON'IMERINA

Ambatolaona, le

COMMUNE RURALE D'AMBATOLAONA


Le Maire

Le MAIRE DE LA COMMUNE RURALE


D'AMBATOLAONA

N 11/ 04.CR/ A/laona.Educ

SON EXCELLENCE,
MONSIEUR L'AMBASSADEUR DE..
ANTANANARIVO

Objet : Requte de financement


pour la construction d'un CEG
Ambatolaona

SON EXCELLENCE,
MONSIEUR L'AMBASSADEUR DE..
ANTANANARIVO

Objet : Requte de financement


pour la construction d'un CEG
Ambatolaona
Rfrence : N/L n 11/ 04.CR/ A/laona.Educ
En date du

Son excellence, Monsieur l'Ambassadeur,


J'ai l'honneur de solliciter de votre haute bienveillance de bien vouloir octroyer un
financement pour le projet cit en objet la Commune Rurale d'Ambatolaona.
En effet, sur les 23 communes composantes du " Fivondronampokontany " de
Manjakandriana, la Commune Rurale d'Ambatolaona demeure la seule qui ne dispose pas
d'un CEG. Un CEG provisoire a t ouvert rcemment (dcembre 2001). Il occupe quelques
salles de l'EPP, mais ne rsout pas du tout les problmes d'enseignement secondaire dans
la commune.
Je vous remets sous ce pli, la liste des bnficiaires souhaitant la ralisation de ce
projet ainsi que tous les documents y affrents.
Veuillez agrer, Son excellence, Monsieur l'Ambassadeur, l'assurance de ma trs
haute considration.

Son excellence, Monsieur l'Ambassadeur,

Au dbut du mois de., je vous ai envoy la lettre -cite en rfrence-.


Je n'ai reu aucune rponse de votre part jusqu' ce jour. De ce fait, je vous prie de bien
vouloir me faire connatre par retour du courrier vos intentions au sujet de cette requte
de financement.
Je vous prie d'accueillir ma demande et d'accepter, l'avance, mes sincres
remerciements.
Veuillez agrer, son excellence, Monsieur l'Ambassadeur, l'assurance de ma
trs haute considration.
RABOANALIARIMANGA

RABOANALIARIMANGA

46

47

Modle 12 : Formulaire de demande de cong

Modle 13 : Rponse une demande de cong

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA

REGION D'ALAOTRA MANGORO

REGION D'ALAOTRA MANGORO

COMMUNE RURALE DE BEFORONA

COMMUNE RURALE DE BEFORONA

DEMANDE DE CONGE

Madame, Mademoiselle, Monsieur (1) (rayer les mentions inutiles)

NOM : Rabelazao Aristide

NOM : Rabelazao Aristide

FONCTION : Secrtaire d'tat civil

FONCTION : Secrtaire d'tat civil

J'ai l'honneur de solliciter votre bienveillance de m'autoriser m'absenter du 23 juin 04 au 25 juin 04


inclus, soit 3 jours ouvrables.

Est autoris (e) (1)


N'est pas autoris (e)

MOTIFS :
- cong annuel
- Rcupration
- Permission d'absence
(Prciser le motif de l'absence et joindre une pice justificative si ncessaire)

La reprise du travail : 28 juin 04


Reste prendre : 20 jours

Beforona, le 15 juin 2004

s'absenter du 23 au 25 juin 04

Beforona, le 17 juin 2004


Le Maire,
RASOLO

RABELAZAO

48

49

CHAPITRE 2
LES AUTRES TYPES DE
REDACTION DE LA COMMUNE

PARAGRAPHE 1 : LA CIRCULAIRE
1.1
1.2
1.3

La spcificit de la circulaire
L'utilit de la circulaire
Les modles de circulaires

PARAGRAPHE 2 : LE TELEGRAMME
2.1
2.2

L'utilit et les inconvnients


La prsentation d'un tlgramme

PARAGRAPHE 3 : LA TRANSMISSION
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

La transmission simple
Le soit transmis
Les exemples types de transmission
Les exemples de mentions utilises
dans les transmissions
Le Bordereau

PARAGRAPHE 4 : LA NOTE ADMINISTRATIVE


4.1
4.2
4.3

Prsentation de la note
Diffrents types de notes
Les modles de notes

53
53
53
54

53

PARAGRAPHE 5 : LE RAPPORT
5.1
5.2
5.3
5.4

l'aspect d'un rapport


La prsentation d'un rapport
Les diffrents types de rapport
Les modles de rapports

77
77
78
78
79

63
63
64

PARAGRAPHE 6 : LE PROCES VERBAL


6.1
6.2

Les diffrents types de PV


La prsentation du document

81
81
81

65
65
65
66
68
69

71
71
71
73

PARAGRAPHE 7 : LE COMPTE RENDU


7.1
7.2
7.3

La forme d'un compte rendu


La prsentation d'un compte rendu
Les modles de compte rendus

PARAGRAPHE 8 : L'AVIS - LE COMMUNIQUE


8.1
8.2

87
87
87
88

89

La spcificit d'un avis et du communiqu 89


Les modles des avis et communiqu
89

PARAGRAPHE 9 : LA FICHE DE PROCEDURE

92

PARAGRAPHE 10 : LA MESSAGERIE
ELECTRONIQUE

92

LES AUTRES TYPES DE REDACTION


DE LA COMMUNE
PARAGRAPHE 1 : LA CIRCULAIRE
Un mme document, note ou lettre, peut tre adress individuellement plusieurs
personnes. Ce document, qui permet l'information de " circuler " est appel circulaire.
Il traite le mme objet.
Les caractristiques attachs la lettre s'appliquent galement la circulaire. La circulaire
est adresse par un suprieur hirarchique des subordonns en vue de l'application ou
de l'interprtation des lois et des rglements ou donner des instructions sur la manire de
traiter certaines affaires administratives.

1.1

La spcificit de la circulaire

Son texte doit s'adresser la fois tous et chacun. Le traitement de texte permet
aujourd'hui ce genre d'exploit en autorisant des textes de porte gnrale dans lesquels
on peut insrer des informations diffrentes selon les diverses catgories de destinataires.

1.2

L'utilit de la circulaire

Outre qu'elle est utilise pour l'application ou,l'interprtation d'un acte lgislatif ou rglementaire, la circulaire ou lettre ou note circulaire peut tre envoye aux destinataires pour
leur donner ou leur demander certains renseignements. Elle est adresse an gnral des
personnes occupant des emplois analogues. Il y a des circulaires adresses par le Premier
Ministre aux membres du gouvernement, par le Ministre aux Prfets, Sous-prfets, par le
Ministre des Finances aux utilisateurs de crdits, par le Maire aux Prsidents de Fokontany.
La circulaire s'impose chaque fois que :
la communication orale ne garantit pas suffisamment la qualit et la preuve de
l'information transmettre,
la communication doit tre faite " en nombre "

52

53

1.3

Les modles de circulaires

Modle 15 : Circulaire du Ministre de l'Intrieur relative


la perception de ristourne*

Modle 14 : Circulaire

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
MINISTERE DE L'INTERIEUR ET DE
L'ADMINISTRATION ET DU TERRITOIRE
Secrtariat Gnral

PROVINCE AUTONOME DE TOLIARY

Direction Gnrale de la Dcentralisation

REGION DE SAKARAHA

Direction des Etudes, de la Lgislation


Et de la Documentation

COMMUNE RURALE DE MIARY LAMATIHY

CIRCULAIRE
CIRCULAIRE
CLASSEMENT
NUMERO
DATE
ORIGINE
UTILISATEURS
OBJET

OBJET

: Perception de ristournes et institution de barrages conomiques


par des autorits municipales ou communales
NUMERO
: 7 8 1 1 -MIAT /SG/ DGD/DELED
DATE
: 14 Novembre 1996
ORIGINE
: Ministre de l'Intrieur et de l'Administration du Territoire
UTILISATEURS: - Tous prfets et tous Sous-prfets.

: Recensement
: 36/ PATol/CR/
: 3 janvier 2004
: Commune Rurale De Miary Lamatihy
: Tous les Prsidents du Fokontany de la Commune
: Mise jour de la liste lectorale

Ayant t inform que des autorits municipales ou communales procdent la


perception de ristournes au profit du budget de leur commune d'une part, et d'autre part,
instituent des barrages conomiques afin de contrler l'efficacit du paiement desdites
ristournes par les assujetties,

A chaque dbut de l'anne, il s'avre ncessaire et utile de procder un recensement


gnral de la population de la commune et cela afin de :
1. permettre de connatre l'volution du nombre de la population aussi bien
au niveau de la Commune qu'au niveau de chaque Fokontany ;
faciliter la mise jour priodique de la liste lectorale de l'ensemble de la Commune.

J'ai l'honneur d'apporter la mise au point ci-aprs concernant les mesures prises
par les autorits prcites :
Primo : Conformment aux dispositions de l'article 78 de la loi n 94 007 du 26 avril
1995, les ristournes profitent aux Rgions. Toutefois, en attendant la mise en place des
Rgions, les Communes sont autorises percevoir ces ristournes au profit de leur budget.
Il est prciser nanmoins que les ristournes sont exigibles au niveau des collecteurs, mais
pas au niveau des exportateurs.

Ainsi, il est demand chaque Prsident de Fokontany de faire distribuer, pour


chaque famille, la fiche de recensement en double, et la faire remplir soigneusement par chaque chef
de famille.
Un exemplaire de chaque fiche sera conserv au niveau de chaque Fokontany avant
le 31 janvier, date limite imprative.

Secundo : L'institution de barrages conomiques, quelles qu'en soient les raisons


va l'encontre de l'option fondamentale du Gouvernement sur la libralisation conomique.
Aussi, faudrait-il sans tarder demander aux autorits concernes d'annuler leur acte ayant
institu une telle mesure. Au cas o lesdites autorits persisteraient maintenir leur acte, il
vous est prescrit de dfrer cet acte, pour illgalit, la juridiction comptente (actuellement,
la Chambre Administrative).

Vu l'urgence, toutes les difficults ventuellement rencontres dans l'excution de la


Prsente circulaire feront l'objet d'un compte rendu la mairie de la part du Prsident du Fokontany
concern.
Le Maire de la Commune Rurale d'Ejeda

TOMBOMISA

Je vous prie de vouloir bien informer de la teneur de la prsente circulaire les autorits
municipales ou communales relevant de votre circonscription respective.
Le Gnral de Brigade
Copie :
- CAB/MIAT
- SGI
- DGD
- Toutes directions
- Tous chefs de service

54

TOUS PDS Faritany " Pour suivi "

" Pour information "

55

Modle 16 : Note Circulaire concernant l'ordre et


la scurit publique*
*Circulaire en vigeur

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
MINISTERE DE L'INTERIEUR
Secrtariat Gnral
Direction de L'Administration du
Territoire

NOTE CIRCULAIRE
OBJET
: Ordre et scurit publics
NUMERO
: 5748 MI/SG/DAT/SDC/AGT
DATE
: 08 octobre 1998
ORIGINE
: Ministre de l'Intrieur et de l'Administration du Territoire
UTILISATEURS: M. le Premier Ministre, Chef du Gouvernement, Ministre
des Finances et de l'Economie
M. le Vice Premier Ministre, charg du Budget et du
Dveloppement des Provinces Autonomes
" A titre de compte rendu "
Mmes et MM Les Ministres et les Secrtaires d'Etat
" Pour information "
UTILISATEURS : Tous Prsidents de Dlgation Spciale des Faritany et
Fivondronampokontanyu et tous dlgus d'arrondissements
administratifs
Tous Maires des Communes.

D'une manire gnrale, les textes en vigueur sur le maintien de l'ordre et de la scurit publique sont :
- ordonnance n 60-106 du 27/09/60 relative la rpression des vols de bufs ;
- ordonnance n 60-111 du 29/09/60 relative l'habitat rural ;
- loi n 78-079 du 13/10/78 sur le cas de ncessit actuelle de lgitime dfense ;
- ordonnance n77-052 du 16/09/77 dictant les mesures de police administrative contre les
actes de banditisme ;
- dcret n 63-253 du 9/09/63 portant rglementation sur le service de la gendarmerie ;
- dcret n 82 687 du 14/09/82 relatif au recensement , la circulation et la commercialisation
des bovids ;
- dcret n 88 - 056 du 8/02/84 portant cration de l'OMC ;
- dcret n 94 608 du 28/09/94 relatif la participation active de la population rurale la scurit
locale et la lutte contre les vols de bufs ;
- arrt interministriel n 5165/94 du 16/11/94 fixant les modalits du Dcret n 94 608 du
28/09/94 ;
- communiqu conjoint n 001 MI/MFA/SEG du 24 10/97 relatif la participation des fonction
naires dans l'application du Dina.
A ) Contrle des armes feu
A ce sujet, les dispositions de la loi n 69 011 du 22/07/69 et son dcret d'application n 70 041
du 13/01/70 doivent tre observes d'une manire stricte.
Toutes les armes quelle que soit leur catgorie doivent faire l'objet d'un renouvellement d'autorisation de dtention avant le 31 mars de l'anne en cours. A cet effet, le reprsentant de l'Etat territorialement comptent est tenu d'ouvrir un registre de contrle et de fichiers individuels correspondants.
Le non renouvellement des autorisations vaut dtention illicite laquelle entranera la saisie
conservatoire de l'arme en question.
Par ailleurs, dans le cas de succession, l'armement doit tre dpos la Brigade de la ZP ou au
commissariat de police du domicile par le ou les hritier(s), quitte par l'ayant droit de rgulariser son
dossier dans un dlai de six (6) ans compter de la date de dpt.

Il m'a t donn de constater ces derniers temps une hsitation voire un relchement de la part de
certains Prsidents de la Dlgation Spciale (PDS) dans l'accomplissement de leurs attributions.

B ) Contrle de la circulation et de la commercialisation des bovids


Textes consulter :

Pour mettre fin de tels errements si prjudiciables au bon fonctionnement de l'administration, notamment en cette priode de redressement conomique et social o le gouvernement entend instaurer un
Etat de droit dans le cadre de la bonne gouvernance, j'ai l'honneur de vous rappeler les grands axes des
responsabilits qui incombent principalement aux Chefs de Circonscriptions Administratives dans le
domaine de l'ordre et de scurit publics.

- dcret n 82 387 du 9/10/82 relatif au recensement, la circulation et la communication


des bovids ;
- circulaire interministrielle n 6 167 MI/MPA/MINEL du 4 septembre sur l'identification
de l'origine des bovids en transaction

A cet effet, j'attire particulirement votre attention sur la ncessit imprieuse de revoir assidment tous
les textes lgislatifs et rglementaires qui sont en votre possession dont les diverses instructions et
circulaires manant du Dpartement de l'Intrieur.

I. EN MATIERE DE L'ORDRE ET DE LA SECURITE PUBLICS


Les PDS sont chargs, dans leur circonscription respective, d'assurer en permanence la scurit des
personnes et des biens. A ce titre, leur action vise surtout mettre en uvre les mesures relatives la
scurit publique et au maintien de l'ordre.
A cet effet, ils disposent des forces civiles de l'ordre, dont la Police Nationale, et peuvent, le cas chant,
requrir les units de la Gendarmerie Nationale et de l'arme dans les conditions fixes par les lois et
rglements en vigueur.

56

1) recensement des bovids


Chaque anne, pour compter du 1er septembre, il est procd dans tous les fokontany, un
recensement des bovids par les soins des Prsidents du Comit Local de Scurit (PCLS).
Tout propritaire doit obligatoirement prsenter au recensement son troupeau de bufs ou en
faire une dclaration crite auprs des autorits de son fokontany.. Cette dclaration doit indiquer tous
les renseignements les concernant.
Ce cahier de contrle est ct et paraph par le Dlgu Administratif d' Arrondissement
(DAA). Il est tabli en 3 exemplaires dont :
- 1 pour l'intress ;
- 1 pour le fokontany du lieu de domicile du propritaire ;
- 1 pour le DAA.

57

Toute modification survenue dans la composition du cheptel au cours de l'anne (naissance,


mortalit, achat, donation, change, vente, abattage, vol) doit tre porte dans le cahier de contrle et
notifie au PCLS du fokontany dans un dlai d'une semaine. Ces mmes renseignements sont galement porter sur le cahier de contrle tenu par le PCLS, aprs conscutivement un contrle de
vrification effectu par le comit de vigilance.
2) circulation de bovids
La circulation du cheptel bovin doit tre signale pralablement aux autorits du fokontany qui
en dlivrent une autorisation pour la transhumance l'intrieur du mme fivondronampokontany sur
prsentation du cahier de contrle et du troupeau de bufs ; l'autorisation prcise les diffrents lieux
de passage et de transhumance. Elle doit recevoir le visa des autorits comptentes :
- un passeport auquel est jointe une fiche de signalement des animaux transfrer pour la
transhumance l'extrieur du fivondronampokontany dlivrer par le DAA ;
- un passeport avec un complment de passeport pour le dplacement des bufs destins
la commercialisation galement dlivrer par la mme autorit ci-dessus.

3) commercialisation des bufs


Le commerce du cheptel bovin ne peut avoir lieu que sur les marchs dits " marchs contrls
des bestiaux " et dans les zones autorises par le PDS du Faritany.
Les bufs non achets sur les marchs contrls qui figurent sur le passeport sont prsums
d'acquisition frauduleuse. Ils sont saisis par l'autorit de contrle et mis en fourrire.
Toutefois, les leveurs et engraisseurs peuvent effectuer la transaction domicile en prsence
du PCLS ou d'un membre du CLS du fokontany du lieu de l'levage. Cette transaction est autorise pour
les achats et les ventes d'animaux destins l'engraissement, l'levage et au travail, pour une quantit
de bufs qui sera fixe par arrt du PDS su fivondronampokontany par leveur.
Les animaux achets sur les marchs contrls sont dirigs directement et sans tarder sur les
lieux de destination. Le btail destin l'abattage ne pourra faire l'objet d'aucune nouvelle transaction
entre le lieu d'achat et celui de l'abattage, sauf cas de force majeure dment constat par le responsable
de l'arrondissement administratif.
Les acheteurs patents devront tre munis d'un livre journal de commerce ct et paraph par
le PDS du fivondronampokontany du lieu de la patente. Sur ce document seront ports respectivement
les dates des achats les signalements des animaux, les prix pays pour chacun d'eux et les destinations
rserves aux animaux. Ce livre journal de commerce devra tre prsent chaque transaction au DAA
du lieu d'achat en vue de contrle des oprations qui y sont mentionnes. De plus, il devra tre produit
toute rquisition des officiers de police judiciaire et des agents habilits y procder.
4) vaccination et identification de l'origine des bovids
Tous bovids, en particulier ceux destins la vente et en dplacement doivent tre pourvus
d'un " certificat de vaccination ". Le chef de poste vtrinaire ou le vtrinaire sanitaire sont habilits
vacciner et dlivrer ledit certificat, valable pour 1 (un) an.
Chaque bovid destin la commercialisation doit tre pourvu d'un " certificat d'origine de
bovids ", aprs vrification des cahiers de recensement des bovids des propritaires et du " certificat
de vaccination " des bovids vendre. Le " certificat d'origine des bovids " doit accompagner partout
ce bovid, que ce soit pour l'abattage local, l'exportation sur pied ou toute circulation de l'animal. Il est
valable trois (3) mois.

58

En plus des documents et registres suscits, les vendeurs et acheteurs de bovids doivent
tout moment tre en mesure de prsenter aux autorits comptentes le " certificat d'origine de bovids
" et le " certificat de vaccination ". Ainsi, un bovin n'ayant prsent l'un de ces documents est considr
comme douteux et sera mis en fourrire.
Il est rappel que :
- le certificat d'origine des bovids ne peut tre dlivr que sur prsentation du certificat de
vaccination ;
- la dlivrance du passeport des bovids est conditionne par la prsentation du certificat
d'origine des bovids et du certificat de vaccination.
Il est noter galement que pour l'achat du " certificat d'origine de bovids " et du cahier d'enregistrement, chaque commune peut adresser directement l'Imprimerie Nationale son bon de commande
dment vis par le PDS du Fivondronampokontany (prix " certificat d'origine des bovids : 10 235 Fmg
hors TVA ; cahier d'enregistrement : 35 680 Fmg hors TVA). Le prix payer par les propritaires de
bovids pour la dlivrance d'un certificat d'origine de bovids est fix 1 500 Fmg sur toute l'tendue
du territoire.
C ) Etablissement et vrification de Carte d'Identit Nationale
a) Il est rappel que tout citoyen g de 18 ans et plus doit tre en possession de Carte
Nationale d'Identit. A cet effet, l'opration CIN, conjointement avec la dlivrance des
jugements suppltifs, a t propoge jusqu'au 30 novembre 1998.
b) Afin d'enrayer l'utilisation de fausses CNI, le gouvernement, par dcret n 97 1015 du
24/07/97 a dcid d'instaurer sur tout le territoire national l'utilisation d'une nouvelle CIN dite
" INFALSIFIABLE3. Cette carte prsente l'avantage d'tre pralablement plastifie, avec timbre
fiscal incorpor. A cet effet, il vous est recommand de vous rfrer ma note n 3626
MI/SGI/DAT/AGT/CI du 9/07/98 et mon message radio n 4880 MI/SG/DAT/AGT/CI du 27/08/98.
c) Conformment aux dispositions de l'article 8 du dcret n 78-277 du 3/10/78, les autorits
administratives et les agents de la force publique sont habilits procder aux vrifications
d'identit " Aussi, en matire de Police Administrative, devant le climat d'inscurit qui prvaut
actuellement (vasion des dtenus de la maison de force de Tsiafahy), ces autorits peuvent
tout moment faire procder au contrle systmatique de pice d'identit.

II. EN MATIERE JUDICIAIRE


En dehors du sige du Tribunal de Premire Instance et Section, le Prsident de la PDS du
fivondronampokontany et, en son absence, son vice-prsident sont officiers du ministre public dans le
ressort territorial de cette collectivit.
A cet effet, ils effectuent la recherche et la poursuite des crimes et dlits. Ils disposent des
officiers de police judiciaire, instruisent les dossiers et interrogent les inculps au vu du procs verbal
tabli par les OPJ. Ils peuvent enfin dcerner les billets d'crou.
D'autre part, le PDS du fivondronampokontany est galement Directeur de la maison d'arrt
implante dans sa circonscription. A cet effet, il exerce l'autorit hirarchique sur l'ensemble du personnel de l'tablissement pnal Il y effectue des contrles priodiques : gestion de la population pnale,
prsence des dtenus, utilisation de la main d'uvre pnale

59

Sur ce, je vous recommande de consulter les textes y affrents :


- ordonnance n 76 044 du 27/12/76 fixant les rgles relatives l'organisation, au fonctionnement
et aux attributions des collectivits dcentralises, notamment en ses articles 14 dernier alina
et 37 bis ;
- - dcret modifi n 59 121 du 27/10/59 portant organisation gnrale des services pnitentiaires
de Madagascar.

Modle 17 : Circulaire concernant la dotation d'quipement et fonctionnement de 30 millions de Fmg par


commune*
*Circulaire en vigeur

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

III. DE L'APPLICATION DU DINA


Le Dina , convention collective institue par le fokonolona dans le but d'radiquer le vol des
bufs ou toute autre forme de dlit ou de crime constitue dans sa premire phase d'application une
affaire strictement civile . La procdure du Fanavahana incombe donc entirement aux " MPIRAY DINA ".
Dans cette optique, je vous enjoins alors de vous conformer aux dispositions du communiqu
conjoint n 001 MININTER/MFA/SEG du 24/10/97 relatif la participation des fonctionnaires dans
l'application du Dina qui disposent que les fonctionnaires d'autorit, notamment les agents des forces
de l'ordre assistent au kabary et au fanavahana sans toutefois prendre part au dbat, ni prtendre
toutes formes de rmunrations (gratifications et rtributions).
Par consquent, les tches primordiales des autorits administratives et des forces en matire
de DINA consistent donc essentiellement veiller l'ordre et la scurit publique.

j'attache particulirement du prix l'application stricte de la prsente Note-Circulaire et vous


prie, en consquence, de m'en accuser rception et de me rendre compte des difficults rencontres
ventuellement.

LE MINISTRE DE L'INTERIEUR

MINISTERE DES DEPENSES


ET DU BUDGET
Secrtariat Gnral
Direction d'Appui aux
Structures Dcentralises

CIRCULAIRE
OBJET
: Dotation d'quipement et fonctionnement de 30 millions par commune
NUMERO
: 001-97-PM/MDB/SG/DASD
DATE
: 5 mars 1997
ORIGINE
: Ministre du Budget (Direction des Appuis aux Structures Dcentralises)
DESTINATAIRES : Trsorerie Principale
Perception
Trsoriers des communes
Banque
CCP
REFERENCES : loi n 96 035 du 30/12/96 portant loi de finances pour 1997
Dcret n 95 758 du 14/12/95
Dcret n 96 898 du 25/9/96
Arrt n 2888/96 MBF/SG/DASD du 17 mai 1996
CLASSEMENT : Direction des Appuis aux Structures Dcentralises
1) L'allocation des 30 millions par commune est destine en priorit aux dpenses de premier
quipement des bureaux communaux. Ceci concerne principalement les communes nouvelle
ment mises en place. Les dpenses de construction de btiment administratif peuvent titre
exceptionnel tre acceptes si les communes concernes n'en disposent pas.
2) Les dpenses d'indemnit doivent faire tat du nombre de conseillers bnficiaires et des
montants perus par les intresss.
3) La rubrique " dpenses diverses " ne doit dpasser de un pour cent (1 %) du montant de la
dotation.

(signature du Ministre)

4) Le programme de l'emploi des dpenses sur les 30 millions doit tre sign par le Maire aprs
dlibration du Conseil Municipal. Il doit tre rdig le plus explicitement possible et envoy
pour visa la Direction des Appuis aux Structures Dcentralises (Ministre du Budget).
5) La mise disposition des fonds ne sera effectue que sur prsentation de la situation d'excution
1996 dment vise par la Direction des Appuis aux Structures Dcentralises (Ministre du Budget)
6) Le dcaissement de fonds ne peut tre opr que par le comptable public, la banque et les
CCque sur prsentation des pices prvues au point 4 et 5 de la prsente circulaire.

60

7) Le fonds doit tre inscrit en recettes et en dpenses dans le budget de la commune.


LE VICE PREMIER MINISTRE

61

Modle 18 : Circulaire concernant la subvention aux


Collectivits Territoriales Dcentralises (Provision sant)*
*Circulaire en vigeur

PARAGRAPHE 2 : LE TELEGRAMME
C'est la manire de correspondre qui demande le style le plus bref.

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
MINISTERE DES DEPENSES
ET DU BUDGET

Le tlgramme est une correspondance qu'on appelle galement dans l'administration


tlgramme officiel ou tlegramme-lettre-officiel. Contrairement aux autres correspondances qui sont achemines sous pli au destinataire par planton ou voie postale, le tlgramme est transmis par des appareils de tlgraphe, plus gnralement, par le canal
d'une ligne tlgraphique en utilisant l'alphabet MORSE.

Secrtariat Gnral

2.1

Direction d'Appui aux


Structures Dcentralises

CIRCULAIRE
OBJET
: Subvention aux Collectivits Territoriales Dcentralises (Provision sant)
NUMERO
: 31-MDB/SG/DGD
DATE
: 13 juin 1997
ORIGINE
: Ministre de la Dcentralisation et du Budget
DESTINATAIRES : Trsorerie Principale
Perception
Trsoriers des communes rurales
REFERENCES : loi n 96 035 du 30/12/96 portant loi de finances pour 1997
CLASSEMENT : Direction des Appuis aux Structures Dcentralises
1) Conformment la loi n 96 035 du 30/12/96 portant loi de finances pour 1997, une allocution
de 3 591 174 000 Fmg est destine aux 2 319 centres de sant de base (CSB) y compris les 333
communes dpourvues de CSB. Ceci concerne principalement le fonctionnement des CSB dans
chaque commune.
2) A titre exceptionnel, les dpenses de reconstruction ou de maintenances de btiment des
CSB peuvent tre acceptes. Les communes dpourvues de CSB peuvent construire leur CSB
l'aide de cette subvention.
3) Le paiement de cette somme se fera par mandatement global au nom du Payeur Gnral
d'Antananarivo, charge pour ce dernier de procder un transfert des recettes correspondantes
au bnfice des communes bnficiaires.
Les trsoreries principales se chargeront de virer les crdits allous dans les perceptions
principales pour les communes de premire catgorie et dans les comptes CCP ou bancaires
pour les communes de deuxime catgorie.
LE VICE PREMIER MINISTRE

(signature du Vice Premier Ministre)

62

L'utilit et les inconvnients

Le tlgramme permet de correspondre trs vite entre services loigns et d'obtenir des
communications plus rapides par la voie postale. Il permet de rgler dans le plus bref dlai
une affaire. Son principal inconvnient est son cot lev. Les services de la poste font
payer chaque mot du texte si bien que plus le texte est long, plus les frais d'envoi sont
levs. Le tlgramme n'tant pas envoy sous enveloppe, la confidentialit de l'affaire
n'est pas assure.
L'emploi des tlgrammes doit tre limit en cas d'urgence ou ncessit absolue : accident
grave, vol, vasion, menace d'pidmie, cataclysme.
On doit rdiger le tlgramme en termes concis, mais assez claires pour tre bien compris.
Par raison d'conomie, de mme qu'on rduit le texte sa plus simple expression, la
formule de politesse est extrmement abrge. C'est un art que de rduire une phrase
d'une manire l'abrger sans lui enlever son sens exact. Il faut y parvenir lorsqu'on doit
utiliser le tlgramme. Si l'on s'en sert rarement, il vaut mieux mettre un mot en plus que
de risquer d'tre incompris.
Il est ncessaire de rdiger le texte du tlgramme d'une manire la plus courte possible
sans cependant nuire sa clart. La brivet du texte s'obtient par la concision et la prcision du style des phrases et termes employs.

RECOMMANDATIONS :
Supprimer les mots inutiles non ncessaires la bonne comprhension du texte (articles,
prpositions, pronoms relatifs)
Recourir l'emploi du participe

Lorsqu'il existe une autorit hirarchique intermdiaire entre l'expditeur et le destinataire,


une copie du tlgramme officiel est envoye cette autorit. On indiquera alors Communiqu ou En communication . , et on met la fin du texte, le nom de l'autorit
intermdiaire.
Actuellement, pour l'envoi des correspondances urgentes, on utilise le FAX, le TELEX,
l'Internet et l'e.mail dans les grandes villes et dans les hautes instances administratives.
Dans les localits loignes, on peut recourir au poste de brigade de la gendarmerie
pour l'envoi des tlgrammes en cas d'urgence. Dans ce cas, on parle de Message
par radio BLU.

63

2.2

La prsentation d'un tlgramme

Modle 19 : Tlgramme avisant une dviation suite


un affaissement de terrain
REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PARAGRAPHE 3 : LA TRANSMISSION
La transmission est une correspondance qui sert faire parvenir son vritable destinataire
un document qui transite par d'autres personnes appeles en prendre connaissance, ou
encore, adresser un document une ou plusieurs personnes dans un but dtermin.
Elle vite la rdaction d'une lettre de transmission. Elle est utilise seulement entre services
administratifs.

3.1
TELEGRAMME DEPART

: 4 fvrier 2000

EXPEDITEUR

: Chef de province d'Antsiranana

DESTINATAIRE

: Ministre des Travaux Publics - ANTANANARIVO-

DIFFUSION

: Sous-prfets Ambilobe - Ambanja

TEXTE
N 115 - FAR/ANTS/AG. PONT PK 136 SUR RN6 IMPRATICABLE SUITE AFFAISSEMENT TERRAIN
STOP CIRCULATION DEVIEE PAR ANABORANO STOP RECONNAISSANT AVISER STOP USAGERS
STOP ET FIN CHEF DE PROVINCE.

La transmission simple

Elle est gnralement utilise dans les correspondances adresses " sous couvert ".
On porte sur le document lui-mme la mention " Transmis Monsieur le."
(qualit ou fonction du destinataire), prcde du numro d'enregistrement et suivie de la
qualit du signataire de la transmission et du cachet habituel. Les mentions ci-dessus sont
parfois suivies d'un avis, d'une apprciation ou d'une formule d'excution donne par le
signataire de la transmission.
Si la transmission simple donne l'avantage d'un gain de temps dans sa rdaction, elle a
l'inconvnient de ne pas permettre l'expditeur de conserver une copie de la correspondance ou du document transmettre moins d'en faire une copie ou photocopie part.

3.2

Le soit transmis

Il consiste rdiger une correspondance distincte du document transmettre.


Le lieu d'expdition, la date du dpart, la qualit de l'expditeur sont indiqus aprs le texte.
Le plus souvent, le texte est suivi de l'indication du motif de la transmission au moyen
d'une formule courte. L'expditeur peut galement donner une apprciation, un ordre,
un renseignement complmentaire l'occasion de la transmission qu'il rdige.
L'avantage du " soit transmis " sur la simple transmission est le fait qu "on peut en conserver
des copies.

64

65

3.3

Les exemples types de transmission

Modle 21 : Lettre pour une transmission simple

Modle 20 : Lettre pour une transmission simple

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Ambatomirahavavy, le 2 mai 2000


RAKOTOVAO
Commerant
AmbatomirahavavyARIVONIMAMO

Monsieur le Sous Prfet d'Arivonimamo


S/C Le Maire de la Commune
Rurale d'Ambatomirahavavy

PROVINCE AUTONOME
D'ANTANANARIVO
REGION D'ANALAMAGA
COMMUNE RURALE
D'AMBATOMIRAHAVAVY

N 15- PA Ant/CR/Amb/EC

Objet : Demande d'autorisation


de dtention d'arme

SOIT TRANSMIS

Monsieur le Sous Prfet,

Face l'inscurit qui rgnait ces derniers temps dans la commune, j 'ai l'honneur
de solliciter de votre bienveillance de bien vouloir m'accorder une autorisation de dtention
d'arme.
J'ai 40 ans, je suis commerant depuis plus de 10 ans dans le fokontany
d'Ambatomirahavavy de la commune rurale d'Ambatomirahavavy le mois dernier ma famille
tait victime de deux attaques successives. Je vous remets ci-joint les plaintes y affrentes que
j'ai dposes auprs de la gendarmerie.
Je vous serais infiniment reconnaissant, Monsieur le Sous Prfet, d'examiner
ma demande avec bienveillance et de vouloir bien me convoquer pour tous renseignements
supplmentaires.
Dans cet espoir, je vous prie d'agrer, Monsieur le Sous Prfet, l'expression de mes sentiments
respectueux.
RAKOTOVAO
PROVINCE AUTONOME
D'ANTANANARIVO

Monsieur le GREFFIER EN CHEF DU TRIBUNAL


DE PREMIERE INSTANCE
D'ANTSIRABE

Avis de mention marginale (adoption)


au nom de RAZAIMANANA ne le 12 mars 2001 Tsididy, sous acte n 457 du 13 mars 2001

" POUR INSCRIPTION EN MARGE


DE L'ACTE DE NAISSANCE DE L'INTERESSEE "

Ambatomirahavavy, le 15 mai 2000


Le Maire

REGION D'ANALAMAGA
COMMUNE RURALE
D'AMBATOMIRAHAVAVY

RABETOKOTANY

N 12-PA Ant/CR/Amb/AG.
"VU ET TRANSMIS AVEC AVIS FAVORABLE"
Ambatomirahavavy, le 4 mai 2000
le MAIRE

66

67

3.4

Les exemples de mentions utilises dans


les transmissions

Le Bordereau

" POUR NOTIFICATION " : lorsque le document concerne directement l'intress ;

Ce document est destin l'acheminement des pices d'un service administratif un autre,
chaque fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la
rdaction d'une lettre d'accompagnement.

" POUR NOTIFICATION A MONSIEUR RAVELO " : lorsqu'on demande au destinataire du


document du " soit transmis " de transmettre la personne qui le concerne ;

La prsentation du document

" POUR EXECUTION " : lorsque le document transmis invite son destinataire faire telle ou telle chose
" POUR LA SUITE A DONNER " ou " AUX FINS DEMANDEES " : lorsqu'on appelle le destinataire
de prendre certaines dcisions ou mesures
" POUR ATTRIBUTIONS " ou "POUR COMPETENCE " : lorsque l'expditeur a reu un document
qu'il n'a pas la qualit de traiter et l'envoie la personne comptente.
" pour comptence " un suprieur
" pour attributions " un subordonn

Les mentions habituelles de la correspondance administrative figurent sur ce document


(timbre, lieu d'origine et date, suscription, objet, rfrence, n d'enregistrement)
Un texte scind en 3 colonnes :
une colonne pour la dsignation des pices :
une colonne pour l'indication du nombre des pices ;
une colonne pour les observations.

RAPPEL :

" POUR INFORMATION " : lorsque le destinataire n'a pas intervenir, mais peut conserver pour
son information le document qui lui est transmis
" POUR COMPTE RENDU " : lorsqu'on veut informer un suprieur d'une dcision prise ou mesure
adopte

La dsignation des pices doit tre suffisamment dtaille


Dans la colonne " observations " les mentions suivantes peuvent tre portes :
" COPIE A. " : indiquant la liste des destinataires ;
" POUR ATTRIBUTION " ou
" EN VOUS PRIANT DE BIEN VOULOIR ME TENIR INFORME DE VOTRE DECISION "

" POUR ETUDE " ou " POUR EXAMEN " : lorsque le dossier mrite d'tre tudi par
une personne qualifie

" EN VOUS PRIANT DE BIEN VOULOIR ME TENIR INFORME DE LA SUITE DONNEE


A CETTE AFFAIRE.

" POUR RENSEIGNEMENTS " : lorsqu'on veut obtenir plus d'informations ou d'claircissements
sur le dossier envoy

" POUR INFORMATION " : le destinataire n'a pas intervenir, mais peut conserver pour son
information les pices qui lui sont transmises

" POUR AVIS " : lorsqu'on veut savoir l'avis du destinataire sur une question

" A TOUTES FINS UTILES " : le destinataire est libre de donner suite ou non l'affaire

" POUR ELEMENTS DE REPONSE " : le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre
les informations ncessaires l'expditeur afin de lui permettre de rdiger la rponse une ques
tion pose. Cette formule est utilise en gnral par une autorit suprieure qui a qualit de
prendre dcisions au sujet d'une affaire.

" EN COMMUNICATION " : le destinataire doit renvoyer le document l'expditeur aprs en


avoir pris connaissance

" POUR APPROBATION " : lorsqu'on demande l'autorit comptente d'approuver le dossier
" POUR DECISION " : lorsque le destinataire est appel prendre une dcision
" POUR VISA " ou " POUR VISA SAUF OBSERVATIONS " : lorsque le document doit recevoir
un accord pralable de certaines autorits avant la signature de l'expditeur
" POUR ARCHIVES " : lorsque le destinataire est appel classer le document transmis
" TRANSMIS " ou " TRANSMIS EN COMMUNICATION , Monsieur" : lorsque le document
est transmis une personne qui doit le renvoyer aprs en avoir pris connaissance ou l'avoir vis
ou approuv
Lorsqu'on renvoie le document l'expditeur on emploie :
" TRANSMIS EN RETOUR " ou " SOIT TRANSMIS EN RETOUR " ou encore " FAIT RETOUR A.."
suivi de l'une des mentions appropries suivantes :

68

3.5

"
"
"
"

APRES APPROBATION "


SANS OBSERVATION "
APRES VISA "
VISA DIFFERE "

" POUR SUITE A DONNER "


" POUR AVIS "
" POUR SIGNATURE " ou " POUR VISA "
" POUR ELEMENTS DE REPONSE"

CE QUIL FAUT RETENIR :


Le recours au B.E. est surtout utile :
lorsque la transmission comporte plusieurs pices, le double du BE permet au service expditeur de
conserver la trace du document transmis ;
dans le cas d'un envoi conjoint, d'viter les confusion en regroupant les documents ayant trait au
mme objet ;
Lorsque la pice transmise est un original, le double du BE permet de situer rapidement le dtenteur
de la pice en question.

" NON VISE "


" APRES NECESSAIRE FAIT "
" APRES EN AVOIR PRIS CONNAISSANCE "

Lorsque la transmission a rapport avec une correspondance reue ou envoye prcdemment on doit
indiquer la rfrence de la correspondance prcdente.

69

PARAGRAPHE 4 :
LA NOTE ADMINISTRATIVE

Modle 22 : Un bordereau d'envoi


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

C'est une correspondance administrative d'ordre interne c'est--dire qui circule l'intrieur
d'une mme unit administrative et qui traite une affaire courante.

PROVINCE AUTONOME DE TOLIARY


REGION DE MENARANDRA

Ambahita, le 3 janvier 2004

COMMUNE RURALE D'AMBAHITA


Le Maire

Elle est destine :


un suprieur hirarchique ou un autre service, soit pour rsumer des dossiers
ou des documents, soit pour faire le point sur une question expliciter ;
un subordonn pour donner des indications sur un travail raliser.
La note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions.

CE QUIL FAUT RETENIR :

N 5- PA Tol/CR/Amb/EC
Monsieur LE PRESIDENT DU TRIBUNAL
DE PREMIERE INSTANCE D'AMPANIHY

Dans la mesure o la note est destine l'information, la note doit tre :


brve et concise : son but est de faire gagner du temps au lecteur, elle doit rsumer de faon
synthtique l'ensemble de la question.
logique : elle doit situer le problme, exposer clairement les arguments ou les faits, les discuter et
conclure en proposant des solutions aux problmes voqus

BORDEREAU D'ENVOI
DESIGNATION DES PIECES

Nombre

OBSERVATIONS

4.1
Table alphabtique annuelle des
actes d'tat civil (anne 2003)
naissance, reconnaissance
et lgitimation
adoption et rejet
dcs
mariage

1
1
1

Double de chaque registre y


affrent

Prsentation de la note

La note obit aux rgles communes aux autres documents administratifs. Les mentions
habituelles figurent (timbre, n de rfrence) Seul le libell de la suscription change.
Il comporte le mot NOTE suivi du destinataire qualifi par son titre.

" POUR ATTRIBUTION "

Ex. formule de prsentation

4.2

Note l'attention de..


Note pour Messieurs.

Diffrents types de notes :

BETOTO
La note de service qui est couramment utilise. Son but est d'informer tout ou partie
du personnel d'une disposition officielle concernant l'organisation du service.
La note explicative : reprend un sujet dj trait et y ajoute des explications. Elle sert
donner au destinataire des prcisions qui lui permettront d'agir.
La note imprative, plus directe et plus sche que la note explicative, constate des
erreurs ou des manquements ou encore pour donner des sanctions.

70

La note de vrification ou encore demande d'explication : elle est utilise par un


suprieur pour demander son subordonn, les explications sur certains de ses actes ou
de ses agissements. Elle est utilise galement l'occasion des inspections effectues par
des fonctionnaires habilits cet effet.

71

La note de synthse : consiste rdiger un document clair, prcis et cohrent partir


d'informations diverses, provenant de sources diffrentes, voire contradictoires.
Les dcisions sont souvent prises partir de notes de synthse.

4.3

Les modles de notes

Modle 23 : Note de service


La note de prsentation : elle est rdige en gnral, l'attention d'un suprieur
hirarchique ou d'une personne appartenant l'administration qui est habilite prendre
dcision propos de l'affaire contenue dans le dossier.
Elle est utilise, lorsque l'affaire est complexe ou lorsque le dossier de cette affaire est trs
important ou volumineux. A cet effet, elle permet d'exposer le contenu d'une faon claire
et condense, ledit document afin que le destinataire puisse prendre une dcision en toute
connaissance de cause, sans avoir lire toutes les pices du dossier.

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA


REGION ANTSINANANA

La note de prsentation accompagne les projets, les textes rglementaires, les dcisions
individuelles, les contrats, les marchs, les conventions
La note d'instruction : elle est utilise dans le mme cas que la lettre d'instruction et
la place de celle-ci.
La note de convocation : destine convoquer une ou plusieurs personnes une
commission, une runion ou l'examen d'un vnement ou d'un fait.

COMMUNE URBAINE DE TOAMASINA


Toamasina, le 31 juillet 2003

N 57 PA T/CU/T.ve/AG.5

Objet : Discipline interne

NOTE DE SERVICE

Il est rappel l'attention de l'ensemble du personnel de la commune que l'horaire


de travail est toujours comme suit :
8h - 12h dans la matine
14h - 17h dans l'aprs-midi
L'horaire ainsi dtermin est obligatoire et toutes dispositions contraires celles de
la prsente note sont et demeurent abroges.
Il est demand tous les responsables de veiller la stricte application de la prsente note.

Le Maire

POUR LARGE DIFFUSION

72

73

Modle 24 : Note de vrification ou demande d'explication

Modle 25 : Note de prsentation

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOLIARY

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA

REGION ANOSY ANDROY

REGION D'ANALAJIROFO

COMMUNE RURALE DE TSIHOMBE

COMMUNE RURALE D'ANJAHABE


Tsihombe, le 25 Mai 2003
N 08 PAT/CR/Anj.04

NOTE DE PRESENTATION
N 14 PA Tul/CR/Tsih/AG
Relative un projet de reconstruction d'un Collge
d'Enseignement Gnral (CEG) Anjahabe
Objet : Discipline interne

DEMANDE D'EXPLICATION

IEL
T
N
FIDE
N
O
C
DEMANDE
Ces derniers temps, le fait d'arriver tard
au bureau est devenu pour vous une
habitude, alors que les dossiers traiter
s'accumulent et restent longtemps en
instance votre niveau.
Ainsi, j'ai l'honneur de vous demander
de vouloir bien me donner dans les
48 heures, les raisons de cette habitude
qui ne fait que nuire la rputation et la
bonne marche du service.
Le Maire

A l'attention de M. ZARA Marius


Secrtaire d'tat civil

REPONSE

Suite au passage du cyclone ELINE, le CEG d'Anjahabe a t compltement dtruit.


Les 350 lves de l'tablissement ont t contraints de prendre des vacances avant terme et
ne reprendre leurs cours qu' la suite d'un amnagement de la Tranompokonolona.
Une telle situation ne peut perdurer au risque d'hypothquer l'avenir des enfants
de la commune. Ainsi, le Conseil Communal a dcid par dlibration, dans sa sance
extraordinaire du 14 juillet d'affecter un crdit d'un montant de 10 millions de Fmg pour
subvenir aux travaux de reconstruction du CEG.
Mais eu gard la modicit de cette somme face l'ampleur des travaux, il a t
dcid de solliciter l'aide d'urgence de l'Etat pour parvenir cette reconstruction. Ci-joint le
devis y affrent, les photos des dgts ainsi que le plan de reconstruction.
Tel est l'objet du prsent dossier soumis l'attention des autorits comptentes.

Anjahabe, le 21 Aot 2003


Le Maire

RALAIMOSA
ELOI

74

75

PARAGRAPHE 5 : LE RAPPORT

Modle 26 : Note de convocation


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

(1).

CONVOCATION

5.1

l'aspect d'un rapport

C'est une des manires dont on rend compte une autorit responsable d'une question
importante en lui proposant des solutions. C'est un document qui sert partir de l'tude
d'un problme ou de l'analyse d'une situation, proposer une action. Il a pour but de
renseigner son ou ses destinataires sur les causes, les pripties, les phases successives,
les consquences des faits qui sont relats

M
Vous tes invits vous prsenter le (date)
(lieu).heures.
Pour (motif).
.
.
A..; le..200
(2)..

RECEPISSE
Je soussign,..
Certifie avoir reu, ce jour.
La convocation ndu..
Signature

Il se diffrencie de la note qui expose toujours brivement les affaires courantes comme le
compte rendu et le procs verbal lesquels se bornent dcrire ce qui s'est pass. Il doit
s'appuyer sur des faits, vnements ou actions dcrits pour dgager certaines informations
permettant aux destinataires de connatre l'affaire dans ses dtails essentiels et de pouvoir
prendre, s'il y a lieu, une dcision en toute connaissance de cause.
Le rapport requiert des qualits de synthses, de prcision, de clart et de sincrit

ATTENTION :
Le rapport doit reposer sur des faits prcis, des ides rationnelles et proposer des solutions recevables.
Le rdacteur relatant des faits ou des ides doit d'abord s'efforcer de produire un document objectif ;
en ne se fondant que sur des donnes vrifies et tenues pour exactes, compltes.
Il ne faut pas omettre aucun aspect de la question traite et synthtique.
En examinant les diffrentes donnes de la question, il faut les prsenter sous la forme d'un ensemble
cohrent.
Le rapporteur doit viser l'efficacit, il doit rdiger un rapport utile au destinataire
Dans la mesure du possible, le rapporteur doit rpondre aux questions qui ? quoi ? o ? Comment ?
pour aboutir des propositions nettes et claires.

(1) Service
(2) Qualit de l'expditeur

Mme si le rapport implique gnralement une prise de position de la part du rdacteur, le destinataire
doit pouvoir sa lecture, se prononcer sans difficult sur une des solutions proposes.

Imprim en vente l'Imprimerie Nationale sous n NG. - Corresp. N 43 - IN [3 506-76]

76

77

5.2

La prsentation d'un rapport

On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date
et lieu (trs souvent la fin du texte avant la signature et le cachet), objet, rfrence
Le rapport est structur et prsente un plan logique avec une introduction, un dveloppement et une conclusion
l'introduction pourra comporter la rfrence aux faits ou aux instructions qui sont
l'origine du document. Elledoit tre la plus concise possible

5.4

Les modles de rapports

Modle 27 : Rapport de mission


RAPPORT DE MISSION

Objet de la mission :
Sensibilisation en vue de l'institution des fokontany dans la commune rurale d'Antonibe

le dveloppement, dont chaque nombre de parties sera adapt chaque cas particulier, pourra indiquer les consquences de ces faits et examiner diverses solutions possibles.
Date : 12 fvrier 2003 - 15 fvrier 2003
La conclusion exposera ventuellement des propositions de dcisions. Le rapport
se termine souvent par une formule d'usage appelant la dcision du destinataire.
Personnes ayant particip la mission : Le Maire, L'adjoint au Maire, le Prsident du conseiller

5.3

Les diffrents types de rapport

Il existe diffrentes sortes de rapport :

A) DIFFICULTES RENCONTREES
1 Immensit de la circonscription
La commune d'Antonibe a une superficie de plus de 2 400 km et comprend 32 villages trs parpills.

rapport d'activits ;
rapport de tournes, de mission ;
rapport d'tudes techniques ou administratives ;
rapport sur une situation donne ;
rapport d'inspection ;
rapport de prsentation tabli lors de la constitution d'un dossier d'une affaire
importante ou d'un texte important pour permettre aux personnes qui ont donner
un avis ou prendre une dcision sans avoir lire toutes les pices du dossier ou
de l'ensemble de texte prsent.
Rapport de synthse qui aide gnralement le suprieur hirarchique faire le point
sur un sujet prcis, en lui vitant de rechercher et de consulter lui-mme une masse
de documents.

2 Absence de moyen de transport


Faute de moyens de transport, l'quipe de sensibilisation couvrait la totalit des distances pieds.
Elle avait d faire vingt trente km par jour pour pouvoir atteindre le dlai prvu et le programme tabli.
3 Indiffrence et nonchalance
Nous avons avis d'avance notre venue la population. Mais dans tous les villages, l'quipe tait force
d'attendre durant plusieurs heures, voire une journe entire, la venue des gens par petits groupes.
Dans plusieurs localits, le Maire tait oblig d'aller de cabane isole en cabane isole pour rassembler
les gens. Certains chefs de village ne voulaient plus apporter leur assistance, soit disant que le mandat
est dsormais termin. On note aussi la lenteur apporte l'tablissement des listes de recensement.
Peu de questions taient poses aprs les explications et claircissements donns et apports propos
du fokontany, du fokonolona et de son futur rle ; tout cela dnote l'indiffrence gnrale.
4 Insuffisance de collaboration
D'abord, certains agents de l'Etat ignorent ou font semblant d'ignorer le rle qu'ils doivent jouer et la
collaboration dont ils ont le devoir d'apporter pour la russite des oprations. Ils ne jouent que le rle
d'un spectateur ou d'un tranger.
Ensuite, les membres du fokonolona ne veulent en aucune faon, prendre leur juste part de fardeau.
Ils attendent tout du Fanjakana. Personne et aucun village n'a eu la bonne volont de dpenser de
l'argent pour l'achat des cahiers ncessaires l'tablissement des listes de recensement ainsi que les
papiers ncessaires pour les dclarations ; tout le monde est oblig d'attendre.

78

79

PARAGRAPHE 6 : LE PROCES VERBAL

5Raret de personnes lettres


L'tablissement des listes de recensement exige la prsence de personnes sachant lire et crire ; ce qui
est trs rare dans l'ensemble de la population. Et encore , ceux qui savent crire ne veulent pas le faire,
ou n'ont pas assist.
Malgr les modles donns, certains responsables taient obligs de refaire par deux ou trois fois leur
travail.
6 Manque de fournitures et de crdits
Tout manquait : papiers, encres, cahiers etc..

Le Procs verbal (P.V) enregistre le pass d'une faon concise et prcise. Ce PV ne comporte
ni jugement, ni point de vue de son rdacteur. Il enregistre un fait, un vnement dont la
trace doit tre conserve dans l'intrt de la communaut.

6.1

Les diffrents types de PV

P.V issu d'une infraction ou une contravention la rglementation en vigueur


C'est un acte par lequel certains fonctionnaires ayant la qualit d'officier de justice, constatent, dans l'exercice de leur fonction, une d'une infraction ou une contravention la rglementation en vigueur.

B) SOLUTIONS ADOPTEES
1 Notre programme de descente tait bien tabli d'avance et la population en tait avise.
2Par dfaut de moyen de transport, nous adoptions parfois une marche force.
3 Aprs le dpart de l'quipe renfort venant d'Analalava, les membres restant sur place, composs
de quatre personnes actives, taient rpartis dans quatre zones d'action afin de surveiller et activer
l'tablissement des cahiers de recensement.

C/ RESULTATS OBTENUS
Sur 32 villages sont ns douze fokontany dont les noms de chef lieu sont les suivants :
Antonibe, Amboaboaka, Angoaka Nord, Marovato Sud, Marovatolena, Mevalafika, Andromba,
Bemafaika, Andrafiabe, Antsamala, Anjiajia, Anesibato.

P.V. de runion : c'est un document relatant ce qui s'est pass dans une assemble
ou runion et dans lesquelles sont consignes les principales interventions et propositions
faites. Il pourra servir de rfrence en cas de litiges ultrieurs.
P.V. de constatation : il fait la description d'un fait ou d'un vnement qui pourrait
tre ultrieurement contest. C'est sur la base de constatation que des actions en justice
peuvent tre intentes. Il peut tre aussi un document tabli entre deux fonctionnaires,
une date donne pour dfinir une situation (caisse, affaires en instance), lorsqu'il y a
transfert des attributions du responsable son successeur (passation de service).
PV de restitution : aprs acquittement des frais et droits de fourrire, la restitution
des vhicules, objet ou animaux est faite aprs tablissement d'un PV de restitution.
PV d'opration d'alignement et de nivellement : ce P.V. est dlivr par le
service de la voirie aprs vrification d'alignement et de nivellement avant toute construction.

D/ CONCLUSION

P.V. de mariage traditionnel : il fait la description d'un droulement de mariage


traditionnel

Nous sollicitons :
1 l'envoi d'un renfort permanent qui sera la hauteur des responsabilits qu'ils doivent assumer avec
le Maire ;
2 la collaboration troite entre tous les agents publics ;

6.2

3 la dotation de crdits pour bien mener bien la lourde tche qui occasionne des dpenses en
deniers personnels.
Antonibe, le 2 mars 2003
Le Maire

La prsentation du document

Il doit comporter un certain nombre d'lments : date et lieu, le prsident de la sance,


l'ordre du jour, n et date de la convocation, nom des participants, droulement de la sance
mentionnant les diffrents points discuts et dbattus avec les propositions, les solutions
ou les dlibrations retenues.

RAMASINANDRY

80

81

Modle 28 : Procs verbal de dlibration des conseillers


communaux
REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

1 Achat d'un immeuble usage de magasin


Le Maire a expos la ncessit de cet achat, la commune ne disposant aucun local pour entreposer son matriel. Le prix avanc pour l'achat de ce magasin n'est pas cher. Aprs change de vues et
demandes de prcision, le conseil a adopt la rsolution suivante :

Dlibration n 1
Aprs avoir entendu l'expos du Maire et en avoir dlibr conformment la loi a adopt la
dlibration suivante :

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA

Le conseil dcide par sept voix sur huit d'autoriser le Maire ngocier l'achat l'amiable d'un
immeuble sis Mahambo destin servir de magasin la commune.

REGION D'ANALAJIROFO
COMMUNE RURALE DE MAHAMBO

2 Cration d'un march dans le fokontany de Mahambo


Le Prsident du Conseil expose que cette cration est depuis longtemps demande par les
habitants du fokontany de Mahambo dont la production est importante. Tous,les conseillers prsents
soutiennent cette proposition en faisant valoir que cette cration rapportera des ressources supplmentaires la commune.

N 57 PA T/CR/Mah./Fn.3

PROCES VERBAL N 3
De la sance du Conseil Communal
En date du 20 au 26 Aot 2003
L'an deux mil trois et le vingt aot neuf heures, le Conseil Communal de la
Commune rurale de Mahambo, convoqu en session ordinaire par le Prsident du Conseil, dans le
dlai de cinq jours prvus par la loi 94-008 article 6, selon avis affich au tableau de publications de
la commune, s'est runi au lieu habituel de ses sances.
sont prsents :
MOAJA
RAVELONOSY Christophe
RANDRIA Paoly
MANAZARA Colette
FENOSOA
DADAZILY
est absente excuse Mme RAZAFY
est absent non excus M. BORA Fredy
a donn mandat de vote : 1

Dlibration n 2
Le Conseil de la commune rurale de Mahambo, aprs avoir dlibr conformment
la loi, a adopt la dlibration suivante :
-Art.1 : Il est cr Mahambo un march hebdomadaire qui aura lieu chaque lundi .
-Art.2 : Les droits de place et de march seront fixs 1000 Fmg la journe.
Dlibr et adopt par le Conseil de la Commune Rurale de Mahambo dans sa sance du 22 Aot
2003.
3 Cration d'une cole primaire Mangarivotra
Le Prsident du Conseil expose que le fokontany de Mangarivotra se trouve 12 km de la plus
proche cole, que le nombre d'enfants scolarisables y est plus d'une centaine, que les habitants ont fait
deux reprises une ptition pour obtenir cette cration. Le Maire soutient cette cration. Aprs discussion, le Conseil se range ce point de vue et adopte le vu suivant :

Vu n1

Les conseillers prsents constituaient la majorit des membres en exercice qui sont au nombre de huit
(8). M. Rafaly, secrtaire de la commune remplissait la fonction de secrtaire de sance.
Le Prsident du Conseil a alors dclar la sance ouverte.
Il a donn lecture du P.V. de la sance prcdente qui a t adopte sans observation (ou avec les
observations suivantes.). Il a donn ensuite lecture de l'ordre du jour suivant :

Vu l'expos de M. le Prsident du Conseil,


Vu les desiderata rpts et justifis de la population,
Le Conseil de la Commune Rurale de Mahambo met le vu que le Gouvernement
envisage favorablement la cration d'une cole primaire Mangarivotra.
Fait et adopt Mahambo, le 26 aot 2003
Le secrtaire de la sance
FLORA

Achat d'un immeuble usage de magasin


Cration d'un march de fokontany de Mahambo ;
Cration d'une cole primaire publique Mangarivotra.

Le Maire

Le Prsident du Conseil
RAPASY

Les conseillers

... / ...
RAZANAKOLONA

82

83

Modle 29 : Procs verbal de restitution

Modle 30 : Procs Verbal de mariage traditionnel

(aprs acquittement des droits et frais de fourrire)


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA


PROVINCE AUTONOME DE FIANARANTSOA

REGION D'ANALAJIROFO

REGION DE LA HAUTE MATSIATRA

COMMUNE RURALE D'ANJAHABE

COMMUNE URBAINE D'AMBALAVAO

PROCES VERBAL DE MARIAGE TRADITIONNEL

PROCES VERBAL DE RESTITUTION


Nous, soussign, Maire de la Commune Urbaine d'Ambalavao, rgion de la Haute
Matsiatra, Province Autonome de Fianarantsoa, certifions avoir satisfait Madame RANGITA titulaire de
la CIN n 354 252 112 003 dlivre le 14 juin 1978 Fianarantsoa, cultivatrice, domicilie Ambalavato
fokontany dudit, demandant la la restitution de cinq bovids, suivant la rquisition de mise en fourrire
n32 du 22 septembre 2002 dont les signalements suivent :

CATEGORIE

ROBES ET OREILLES

MARQUE

Nb

Ces bovids ont t mis en fourrire le 22 septembre 2002 par le fokonolona du fokontany
d'Ambalavato et les conducteurs sont : Rakoto et Isoja Maurice
Dcompte :
Droit de fourrire : 5000 fmg x 2 jours = 10 000 Fmg
Frais de conducteurs : 10%
= 1 000 Fmg
Total
= 11 000 Fmg
Quittance n 123 547 du 22 septembre 2002
En foi de quoi, le prsent certificat est tabli pour servir et valoir ce que de droit.

Le propritaire
RANGITA

Destinataires :
L'intress
Gardien de la fourrire
Prsident fokontany
Chrono
Archives

84

Ambalavao, le 24 septembre 2002


Le Maire

L'an deux mil trois et le cinq janvier neuf heures, ont comparu chez MAHALEO
domicili Marovato pour un mariage traditionnel ------------------------------------------------------------------I . BONAMARIA, instituteur, n 31 juillet 1960 Toamasina, domicili Tranovato, fils de RAZAKAMARO
et de RASOAZY, nationalit Malagasy ---------------------- d'autre part ---------------------------------------------------II SOALAZA Plagie, mnagre, ne le 21 mars 1962 Fnrive Est, domicili Marovato, fille de
SOAMALAZA et de RAMARIA, nationalit malagasy.
Lesquels, prsentation faite de leur acte de naissance ayant au moins de six mois de date, nous ont
requis de constater que les futurs poux ont personnellement consent se marier et que les traditions
ont t respectes et ce en prsence de BEZOKY Florent, domicili Marovato reprsentant du Maire
de la commune rurale d'Anjahabe-------------- d'autre part---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- BEKOTO Maorisy, n le 21 avril 1954, domicili Anjahabe
- MAROLAHY Jacob, n le 6 mai 1960, domicili Marovato
Lecture faite, les poux, les tmoins ont sign avec nous.
Les poux

Les tmoins

BOANAMARIA

BEKOTO

Reprsentant de l'autorit

MAROLAHY

BEZOKY

SOALAZA

MOUSSA

N. B. :
si l'un des poux est mineur, il faut le consentement du pre, de la mre ou d'une autre personne ayant
autorit sur lui et ayant assist aux crmonies traditionnelles. En ce sens, le P.V. doit tre sign outre
la signature des poux et du reprsentant de l'autorit, par les parents des poux et ceux des tmoins.

85

Modle 31 : Procs verbal d'alignement et de nivellement


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PARAGRAPHE 7 : LE COMPTE RENDU


Le compte rendu dcrit les faits couls. C'est un document qui restitue tout ou partie du
contenu d'une runion ou d'une activit. Le compte rendu est la fois la mmoire individuelle et la mmoire du groupe. En cas de ncessit, on peut s'y rfrer pour vrifier ce
qui s'est pass.

PROVINCE AUTONOME D'ANTANANARIVO


REGION ANALAMANGA
COMMUNE URBAINE D'ANTANANARIVO

PROCES VERBAL N 416


D'OPERATION D'ALIGNEMENT ET DE NIVELLEMENT
PAR LE SERVICE DE LA VOIRIE
Je, soussign RAKOTONDRAMARO, oprateur topographe reprsentant de la Commune
Urbaine d'Antananarivo Renivohitra sur la demande de M. RAZAKA enregistre sous
n 03/-354/2, ayant sollicit l'alignement et le nivellement de la voie bordant son (ses) terrain(s)
ci-dessous dsigns
Cadastre - Immatriculation : Proprit SALAMA I du TN n 36 39 A situe Analamahints
Certifie qu'aucun alignement n'est pas dlivrer et que la proprit en cause est desservie par
une servitude de passage
1) l'alignement, conformment l'extrait du plan d'alignement, joint au P.V. ;
2) le nivellement de la voie fixe la cte 00 par rapport----------

7.1

La forme d'un compte rendu

Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intgrale du contenu ou d'un


dbat. C'est par exemple la retransmission intgrale d'une confrence ou d'un discours.
Le compte rendu slectif ou relev de conclusion, note les dcisions prises et rend compte
des informations les plus importantes retenir. Cette slection se fait en fonction des
objectifs et des besoins du destinataire. Le rdacteur doit s'imposer un maximum d'objectivit
mme s'il opre des slections.

7.2

La prsentation d'un compte rendu

Un plan doit tre adopt :


Le plan chronologique qui rend compte des vnements dans l'ordre exact o ils
se sont drouls ;
Le plan thmatique : qui est plus utile pour rendre compte d'une runion.
En effet, quand une runion a un thme prcis, il est inutile de rapporter les digressions
et les rptitions difficilement vitables dans une discussion.

Dress le onze juillet deux mil trois

Vu le Chef de service
Avis favorable, faire une construction
Aprs consultation SAUH
(avis SAUH du 16/07/03)

Gomtre Expert DPLG


Quittance n 0685550 c du 16 juillet 2003

86

87

7.3

Les modles de compte rendus

Modle 32 : Compte rendu d'une mission


COMPTE RENDU DE MISSION
Du 23 au 25 Fvrier 2003
Composition de la mission : Le Maire,
M. RAZAFY et RASOLOFO : animateurs communaux
Prsidents des fokontany de Bekororoaka, de Maeva et deTsararivotra :
Objectif :
Sensibiliser la population en vue de la ralisation du PCD
Faire la collecte des donnes socio-conomiques existantes
Prendre connaissance des principaux problmes des fokontany
Rsultats observs
Les fokontany visits ont t trs rceptifs notre action et nous ont fourni les donnes socio-conomiques sans trop de problmes, dans la limite de leurs possibilits.
Les quelques servies techniques dconcentrs existants dans la commune taient, la plupart du temps,
prsents l'entretien et ont pu apporter des informations les concernes. Toutefois, des problmes
existaient savoir :
Fokontany de Bekororoaka :
Il y a quelques problmes de fiabilit sur le recensement de la population car l'agent recenseur
n'est pas assez bien form et d'autre part, les villages sont trs parpills.
La dclaration de l'tat civil n'est pas rgulire cause de l'loignement ou tout simplement par
le refus des contribuables de ne rien dclarer.

PARAGRAPHE 8 :
L'AVIS - LE COMMUNIQUE
8.1

La spcificit d'un avis


et du communiqu

L'avis est une courte correspondance destine renseigner une ou plusieurs personnes
sur une question qui les concerne ou qui peut les intresser. Il est affich et souvent publi
au journal officiel.
Lorsque l'Avis est adress un journal pour insertion ou la radio pour tre diffus,
il prend le nom de " Communiqu ". Il ne faut pas toutefois le confondre avec l'avis donn
l'occasion de la transmission d'une affaire.

8.2

Les modles des avis


et communiqu

Modle 33 : L'Avis
REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE MAHAJANGA


REGION DE BOENI

Fokontany de Maeva :
COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA
Face l'insuffisance de vulgarisateurs et faute de moyens, aucune information sur l'agriculture
n'a pu tre collecte.
L'tat civil fait tat de ce qui est dclar .
L'effectif de la population n'est qu'une simple estimation base sur le recensement 1993.
Fokontany de Tsararivotra :
L'effectif des cheptels est obtenu par estimation lors des campagnes de vaccinations
Perspectives :
A l'approche de la fin de l'anne 2002, il reste s'occuper des 2 fokontany restants. Ce travail se ralisera videmment en troite collaboration avec le CDC et les prsidents des fokontany. Au terme du
1er trimestre de 2003, nous pouvons esprer que tous les fokontany de la commune auront t couverts.
Aussi l'ensemble des fokontany seront dots d'une base de donnes socio-conomiques et de monographie qui leur permettront de dtenir des informations utiles pour, notamment une meilleur laboration et gestion des projets de dveloppement local.

AVIS D'APPEL D'OFFRE OUVERT


Le Maire de la Commune Urbaine de Mahajanga fait connatre au public qu'il procde un
appel d'offre ouvert pour la fourniture d'articles de bureau et autres matires dont la liste ci-aprs :
.....
........
.
La date limite de remise des plis est fixe au 21 juin 2004 16 heures. Les renseignements
complmentaires s'y rapportant pourront tre fournis auprs du bureau du Service des Affaires
Financires de la Commune, Porte 12.
Mahajanga le 6 juin 2004
Le Maire

88

89
ABDILAMA

Modle 34 : LAvis

Modle 35 : Communiqu

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE MAHAJANGA

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE AUTONOME DE TOAMASINA

REGION DE BOENI

REGION ANTSINANANA

COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA

COMMUNE URBAINE DE TOAMASINA

AVIS AU PUBLIC
COMMUNIQUE
Il est port la connaissance du public que les jeunes gens ns entre 1985 et 1972
doivent se prsenter au Prsident des fokontany de la commune pour leur inscription au service
national anne 2004
Mahajanga le 3 mars 2004

Le Maire de la Commune Urbaine de Toamasina met en garde la population contre les


agissements d'un certain RAKOTO qui effectue depuis un certain temps.
Une collecte d'argent, soi-disant au nom et au profit de la Commune Urbaine de Toamasina pour
participation aux sinistrs du cyclone Gafilo.

Le Maire

La Commune n'a jamais mandat qui que ce soit pour ce faire. De ce fait, toute personne
oprant pour cette fin n'est qu'un escroc.
Toamasina, le 21 mai 2004

ABDILAMA
Le Maire

90

91

PARAGRAPHE 9 : LA FICHE
DE PROCEDURE
C'est une fiche qui relate l'ensemble des tapes suivre pour raliser une tche dtermine, qui prcise
comment raliser ces tches.
Elle permet la continuit du fonctionnement du service en cas d'absence ou de changement du titulaire du
poste.
Elle est aussi trs utile pour modifier en connaissance de cause des procdures rendues obsoltes.

PARAGRAPHE 10 : LA MESSAGERIE
ELECTRONIQUE
A moyen terme, beaucoup de communes pourront l'utiliser lorsqu'elles seront pourvues de micro-ordinateurs branchs sur internet.
Elle remplacera efficacement les tlgrammes, et permettre aux communes, ainsi qu' toute l'administration de se communiquer rapidement.
Ses autres avantages :
suppression des changes " papier "
possibilit d'mettre des messages en l'absence du destinataire
possibilit pour le maire de consulter sa bote lettre lectronique partir de n'importe quel point
du territoire

92

93

LA REDACTION DANS
LES ATTRIBUTIONS

TITRE 2
Dans sa circonscription, le Maire joue un rle prpondrant, il est le chef de l'administration
de la commune.
A cet effet, il doit faire face des tches auxquelles, la plupart des cas, il n'a pas t prpar.
Il doit tre apte assurer la satisfaction de toutes les demandes des usagers de la commune,
concernant les affaires de la vie courante et rentrant dans les attributions dvolues lui par
la loi.
Dans cette partie, il serait trait outre la lettre administrative, la rdaction des diffrents
actes courants et d'autres documents qui se rattachent la comptence du maire

SPECIFIQUES ET
QUOTIDIENNES DU MAIRE
La autres types des actes et
des autres documents communaux

101

CHAPITRE 3
LES AUTRES TYPES DES
ACTES ET DES AUTRES
DOCUMENTS COMMUNAUX

2.1 LA LEGALISATION DES SIGNATURES


2.1.1 La lgalisation simple
2.1.2 La lgalisation en la forme foncire
2.1.3 la disposition d'une formule
de lgalisation dans un texte

101
102
102
103

2.2 LA REDACTION DES ACTES D'ETAT CIVIL 104


2.2.1 Les actes de l'tat civil
104
2.2.2 Les modles de rdaction des diffrents
105
actes de l'tat civil

2.3 L'INSCRIPTION DES MENTIONS MARGINALES


118
SUR LES ACTES DE L'ETAT CIVIL
2.3.1 Modles de rdaction de mentions
2.3.2 Enregistrement et disposition
des mentions marginales
dans un registre de naissance

119

121

101

2.4 LES CERTIFICATS

123

2.4.1 Les certificats lis aux actes de l'tat civil


1.Le certificat de recherches fructueuses
2.Le certificat de non divorce et
de non sparation de corps
3.Le certificat de vie collectif
4.Le certificat de non remariage et
de non concubinage
5.Le certificat d'indigence
6.Le certificat de vie et d'entretien
7.Le certificat de filiation
8.Le certificat de garde et de charge
9.Le certificat d'hrdit
10. Le certificat de clibat
11. Le certificat de mariage
12. Le certificat d'originalit
13. Le certificat de bonne conduite et
de bonnes murs
14. Le certificat d'individualit
15. Fiche familiale d'tat civil

123
123
124
124
124
124
124
124
125
125
125
125
125
125
126

2.4.2 Les certificats lis aux constructions et


l'habitation
126
1.Le certificat de conformit
2.Le certificat d'habitabilit

2.4.3 Les autres certificats


1.Le certificat de travail, attestation
2.4.4 Les modles de certificats

126
126

126
126

2.5 LES AUTORISATIONS ET LES PERMIS


2.5.1 Les autorisations
2.5.2 Les permis
2.5.3 Les modles d'autorisations

2.6 LES RECEPISSES


2.6.1 Les diffrents types de rcpisss
2.6.2 Les formes des rcpisss

146
146
146
147

151
151
152

127

2.7 LA REDACTION DES ACTES


REGLEMENTAIRES

154

2.7.1 Les exemples d'arrts


2.7.2 Les exemples de dcisions

155
160

2.8 LE CONTRAT ET LA CONVENTION

162

2.8.1 Le contrat
2.8.2 La convention
2.8.3 Les exemples de contrats
et de convention

162
162
163

LA REDACTION DES ACTES ET


DES AUTRES DOCUMENTS
COMMUNAUX
2.1

La lgalisation des signatures


Les actes passs entre les particuliers sont signs Mais pour tre reconnues vritables, les
signatures doivent tre certifies pour leur authenticit. A cette fin, munis de leurs pices
d'identit respectives, les intresss se prsentent la mairie et apposent leur signature
dans le registre ouvert cet effet. Ce registre comporte des colonnes pour les mentions
suivantes :
Numro chronologique ;
Date de dpt ;
Nom, prnom et adresse du signataire ;
Objet de l'acte sign
Dpt de signature.

Certifier l'authenticit d'une signature, c'est lgaliser cette signature. L'acte de l'authenticit
est appele "lgalisation de signature". La lgalisation est faite en bas de la signature des
personnes concernes par l'acte.

N. B. :
Au cas o une personne ne saurait ni lire ni crire, elle vient apposera ses empreintes digitales sur l'acte
devant le Maire pour attester la libert de son consentement un contrat. Ces empreintes digitales ne
peuvent tre lgalises donc ne sont pas dposes dans le registre de la lgalisation de signature.
Par contre, le maire peut certifier qu'elles ont t apposes en sa prsence. Les mentions ci-aprs sont
crites en bas des empreintes :
"Je soussign, Maire de la commune certifie que les empreintes digitales ci-dessus ont t
apposes en ma prsence par Monsieur...............................................
A., le..
Le Maire

100

101

Ex. Formule utilise pour la lgalisation en la forme foncire

2.1.1 La lgalisation simple


Cette forme de lgalisation concerne les documents qui ne traitent pas dune question
immobilire. Il s'agit seulement d'authentifier que la signature est bien celle de la personne
qui l'a appose.

Vu pour la lgalisation de signature de :


Monsieur Ranarivelo, enregistre sous n 42 du 12 mai 2004
Monsieur Aly , enregistre sous n 43 du 12 mai 2004

La signature peut tre dpose ou non dans le registre et les formules utilises changent
suivant le cas.

nomms au prsent acte, lesquels s'tant prsents devant nous, ont justifi leur identit et affirm la
libert de leur consentement"
Kiangara, le 12 mai 2004

Ex. Formule utilise quand la signature n' a pas t dpose dans le registre

Vu pour la lgalisation de la signature de Monsieur Rakotozafy David, commerant, domicili


Alarobia, appose en notre prsence.
Andramasina, le 21 juin 2004
Le Maire

Le Maire
LEMALADE

N. B. :
Cette formule pourra tre formate sous forme de cachet

RALAIVAOHITA

Ex. Formule utilise quand la signature a t dpose dans le registre

Vu pour la lgalisation de la signature de Monsieur Rakotozafy David, commerant, domicili Alarobia,


enregistre sous n 34 du 21 juin 2004 appose ci-dessus.
Andramasina, le 21 juin 2004
Le Maire
RALAIVAOHITA

2.1.3 la disposition d'une formule


de lgalisation dans un texte
Modle 36 : La lgalisation de signature dans un contrat
de vente
CONTRAT DE VENTE

2.1.2 La lgalisation en la forme foncire


Cette forme est requise en cas d'un acte de transaction immobilire (vente, achat, grance,
hypothque) ; d'un acte de procuration gnrale et d'un acte de reprsentation au tribunal.

N. B. :
Pour le cas d'un contrat, les signatures des co-contractants doivent tre lgalises pour l'authenticit de
l'acte sous-seing priv.

Je soussign, RABARIVELO Jacob, mcanicien, domicili Ambatolampy, CIN n 101 241 002 109 du
15/02/87 dlivre Mahamasina
dclare avoir vendu la voiture
Marque : chrysler
Type : S2DH1
N de la srie : 852 54 358
N moteur : 009 6 430 771
N d'immatriculation : 2354 TN
BARISOA, commerant, domicili Ambatolampy, CIN 101 211 452 321
du 21 Janvier 1973 Tan V
dont le montant est fix dix millions (10 millions) de Fmg, pay au comptant par l'acqureur.
Le prsent contrat prend effet ds la signature des deux parties.
LE VENDEUR
L'ACHETEUR

Dans le cas d'un mandat, le lieu de la lgalisation des signatures peut ne pas tre le mme. Le mandant
et le mandataire peuvent chacun dposer leur signature respective devant la commune de leur choix.
RABARIVELO

BARISOA

Vu pour la lgalisation de signatures de Messieurs : RABARIVELO Jacob, enregistre sous n 27 du


11 mai 2004 et BARISOA , enregistre sous n 26 du 11 mai 2004
nomms au prsent acte, lesquels s'tant prsents devant nous, ont justifi leur identit et affirm

102

la libert de leur consentement"


Ambatolampy, le 12 mai 2004

Le Maire
ANDRIAMADY

103

2.2

La redaction des actes detat civil

2.2.2 Les modles de rdaction des diffrents


actes de l'tat civil

2.2.1 Les actes de l'tat civil

Modle 37 : Dclaration de naissance

L'tat civil est la situation juridique d'une personne du point de vue de ses droits civils, c'est
l'organisation des moyens de preuve spciaux destins rendre commode et certaine la
preuve de l'tat d'une personne.
L'acte d'tat civil est un crit public qui prouve juridiquement la situation d'une personne
l'gard de la socit et de ses semblables. La rdaction de cet article incombe aux Maires
qui sont dsigns par l'article 79 de la loi n 94 -008 du 26 avril 1995 officiers d'tat civil.
Cette rdaction doit tre faite dans les registres prvus cet effet dans chaque commune.
C'est la loi n 61 -025 du 9 octobre 1961 (J.O. du 14 octobre 1961 page 1789) qui rgit l'tat
civil. La circulaire n 788 -MJ/CAN du 29 dcembre 1961 donne les instructions sur les
rgles respecter pour la tenue de l'tat civil.
Dans son article 11, la loi n 61-025 stipule que :
"Dans chaque centre d'tat civil, il est tenu en double exemplaire, des registres
distincts :
pour
pour
pour
pour
pour

les
les
les
les
les

naissances, reconnaissances et lgitimation ;


dcs ;
mariages ;
adoptions et rejets ;
changements de nom.

Les registres sont ouverts le premier janvier et clos au 31 dcembre de chaque anne.
Des deux exemplaires, l'un est conserv au centre d'tat civil, et l'autre est transmis aprs
clture, au greffe du tribunal de premire instance. Au dbut de chaque anne, une table
alphabtique des actes d'tat civil de l'anne coule est tablie pour chaque type de registre
et envoye pour contrle et vrification au tribunal de premire instance. Tous les cinq ans,
un relev en triple exemplaires des tables alphabtiques appel "tables quinquennales" est
tabli dont un est conserv au centre d'tat civil de la commune, le double envoy au Greffe
du tribunal de premire instance et le troisime l'archive du Ministre de la Justice.

Rgion : Sofia
Commune : Maintinandry

FICHE DE STATISTIQUE DE NAISSANCE


N de l'acte : 123
Date de naissance : 15 septembre 2003
Heure : deux heures quinze
matin soir (1)
Lieu de naissance : Maintinandry
Nom : Mahateza
Prnoms : Togniatse
ENFANT
Sexe : masculin fminin (1)
N dans une formation sanitaire :
N vivant
Mort -n (1)

PERE

MERE

ATTENTION :
L'enregistrement sur les registres doivent tre sans blanc, sans rature.
Les ratures seront approuves et les renvois paraphs par tous les signataires de l'acte.

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

DECLARANT

Ne rien crire dans


La colonne ci-dessous

oui - non (1)

Nom : Mahateza
Prnoms : Date de naissance : 4 avril 1967
Lieu de naissance : Bealanana
Profession : pcheur
Domicile : Fkt Maintinandry
Nationalit : groupement ethnique si le pre est malgache (3)
Nom : RAMONJA
Prnoms : -Monique
Date de naissance : 14 aot 1970
Lieu de naissance : Miandrivazo
Profession : Domicile : Fkt Maintinandry
Nationalit : groupement ethnique si le pre est malgache(3)
Nom : Zoelisoa
Prnoms : -Marie
Date de naissance : 21 octobre 1957
Lieu de naissance : Mahajanga
Profession : Sage femme
Domicile : Fkt Maintinandry
Parent avec le nouveau-n : aucun lien
A assist l'accouchement : oui
- non (1)
Maintinandry, le 18 septembre 2003

Rayer les mentions inutile

Le Chef CSB1

(1) A complter le cas chant


(2) Renseignement ncessaire uniquement au service des
Statistiques. Le groupements ethnique ne doit pas tre
Mentionn dans les registres de l'tat civil

104

105

Modle 38 : Rdaction d'acte de naissance


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Modle 39 : Rdaction d'acte de dcs


Circulaire n 788-MJ/CAB
du 29/12/61
Du Ministre de la Justice,
Garde des Sceaux

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Circulaire n 788-MJ/CAB
du 29/12/61
Du Ministre de la Justice,
Garde des Sceaux

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

PROVINCE
MAHAJANGA

PROVINCE
ANTANANARIVO

COPIE D'ACTE DE L'ETAT CIVIL


N 123

des registres de l'tat civil du centre de Maintinandry Bealanana,

du 18 septembre 2003

tenus pour l'anne deux mil trois a t extrait l'acte dont la teneur suit :

COPIE D'ACTE DE L'ETAT CIVIL


N 2749

tenus pour l'anne mil neuf cent quatre vint dix neuf, a t extrait l'acte
du 16 Aot 1999

---Le quinze septembre deux mil trois, deux heures quinze minutes
est ne la maternit de Maitinandry, commune de Maitinandry Bealanana, rgion de la Sofia, MAHATEZA Togniatse, de sexe
Mentions
fminin, fille de MAHATEZA, pcheur, n le quatre avril mil neuf
En marge
cent soixante sept Bealanana et de RAMONJA Monique ne le
quatorze aot mil neuf cent soixante dix , ne Miandrivazo, mnagre,
domicilie Maintinandry.-------------------------------------Naissance de
---------------------------------------------------------------------------------MAHATEZA Togniatse ---- Dress le dix huit septembre deux mil trois dix heures sur dclaration
15 septembre 2003
de ZOELISOA, sage femme de la maternit de Maintinandry qui, lecture
faite, a sign avec nous JAOMARIA, officier de l'tat civil de la commune
rurale de Maintinandry.
Sign JAOMARIA
ZOELISOA
Exempt de timbre
Art 416 du CGE

des registres de l'tat civil du centre d'Antananarivo 3me Arrondissement,

extrait l'acte
Dcs de
RAZANANIVO

Mentions
En marge

dont la teneur suit :

---- Le seize aot mil neuf cent quatre vingt dix neuf,
huit heures trente minutes est dcde en son domicile lieu dit
Ambondrona : RAZANANIVO, ne Antanetibe vers mil huit cent
quatre vingt neuf , sans profession, fille de RAINISOARINAZY et
de RAMANIVO, dcds, veuve----------------------------------------------------------------------------------------Dress le dix sept aot mil neuf cent quatre vingt dix neuf
sur la dclaration de RAYMOND, trente cinq ans, transporteur,
domicili Ambondrona lot II FA, qui lecture faite a sign avec
nous RAZAFIMANDRATO, adjoint au Maire, dlgu dans les
fonctions d'officier d'tat civil de la commune urbaine
d'Antananarivo.-----------------------------------------------------------------------Suivent les signatures

Pour copie certifie conforme aux registres


dlivre le dix huit septembre deux mil trois.
L'officier de l'tat civil
Le Maire

JAOMARIA
Pour copie certifie conforme aux registres
dlivre le vingt septembre deux mil trois.
L'officier de l'tat civil
L'adjoint au Maire

RANDRIANALY

*Imprim en vente l'Imprimerie Nationale sous rfrence N.G. - Etat civil n 50 - IN [5053-62]

106

107

Modle 40 : Rdaction d'acte de mariage


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Modle 41 : Les extraits d'acte d'tat civil


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Circulaire n 788-MJ/CAB
du 29/12/61
Du Ministre de la Justice,
Garde des Sceaux

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
PROVINCE
ANTANANARIVO

(1re prsentation)

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE RURALE
DE BEKILY

Dcret
n 65- 433 du 06/06/65

1er Arrondissement

COPIE D'ACTE DE L'ETAT CIVIL


N 1448

des registres de l'tat civil du centre d'Antananarivo 1me Arrondissement,

du 03 septembre 2003

Tenus pour l'anne deux mil trois a t extrait l'acte dont la teneur suit :

Mariage de
RABE Joseph
et de RAZAFY
Tha

Le trois septembre deux mil trois , huit heures vingt minutes--devant nous RAKOTONDRAINIBE, adjoint au maire, dlgu dans les
fonctions d'officier d'tat civil du 3me arrondissement d'Antananarivo
Renivohitra ont comparu la salle des mariages-------------------------------------I. RABE Joseph, menuisier, n la maternit de Befelatanana le quatorze
juin mil neuf cent soixante dix huit, ainsi qu'il rsulte d'un acte de naissance
domicili Ambavahadimangatsiaka d'Antsirabe, fils de feu RAKOTOARIVELO
et de RAZAFINDRAMANANA, cultivatrice, domicilie Andrefanimanana--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------D'autre part-----------------------------------------------------------------------------------II. RAZAFY Tha, sans profession, ne Antanetibe, le cinq octobre mil
neuf cent quatre vingt cinq ainsi qu'il rsulte d'un acte de naissance
domicilie Mahamasina, fille de RANAIVO et de RAZANAMALALA,
couturire
Domicilis Mahamasina----------------------------------------------------------------------------D'autre part-------------------------------------------------------------------------------lesquels prsentation faite de leur acte de naissance, ayant moins de six
mois de date, nous ont requis d'enregistrer leur mariage dont acte en
prsence de RANDRIA vingt trois ans tailleur domicili Mahamasina et
RAZANANORO quarante huit ans, sans profession domicilie Ankadifotsy;
lecture faite, les poux et les tmoins ont sign avec nous.
Suivent les signatures

FICHE INDIVIDUELLE D'ETAT CIVIL


(Naissance - Mariage)

NOM : TSIVAKINA......
PRENOMS : Jean Fransisco..
N le : 12 fvrier 1972.
A: Maroantsetra....
Fils (le) de : Abdullah Mameth...
Et de : Boto Seraphine
Epoux (se) de.
Marie (e) le ..
En application de l'article 161 du code pnal sera puni d'un emprisonnement de
six mois, deux ans et d'une amende de 30 000 300 000 Frs ou l'une de ces
deux peines seulement quiconque aura sciemment tabli ou fait usage d'une
attestation ou d'un certificat faisant tat de fait matriellement inexacts ou qui
aura falsifi ou modifi une attestation ou un certificat originairement sincre.
CERTIFIEE CONFORME A L'EXTRAIT DE NAISSANCE N 654
CERTIFIEE CONFORME AU LIVRET DE FAMILLE N
VALIDITE : Six mois (6 mois)
Bekily, le 9 mars 2004
L'officier d'tat civil

TOMBOALA

Pour copie certifie conforme aux registres


dlivre le vingt septembre deux mil trois.
L'officier de l'tat civil
L'adjoint au Maire
RAKOTONDRAINIBE

108

109

Modle 42 : Les extraits d'acte d'tat civil

(2re prsentation)

REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE RURALE
DE BEKILY

Modle 43 : Acte de jugement suppltif


Circulaire n 788-MJ/CAB
du 29/12/61
Du Ministre de la Justice,
Garde des Sceaux

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
Dcret
n 65- 433 du 06/06/65

PROVINCE
TOAMASINA

COPIE D'ACTE DE L'ETAT CIVIL


BULLETIN DE NAISSANCE

N 451

(Naissance - Mariage)

NOM : TSIVAKINA......
PRENOMS : Jean Fransisco..
N le : 12 fvrier 1972.
A: Maroantsetra....
Fils (le) de : Abdullah Mameth...
Et de : Boto Seraphine
ACTE N : 654 du 14 fvrier 1972
Bekily, le 9 mars 2004

des registres de l'tat civil du centre de Soalazaina, Ambatondrazaka


Tenus pour pour l'anne deux mil, a t extrait l'acte dont la teneur suit :

15 juillet 1978
JUGEMENT SUPPLETIF
TATAZAFY mari
mari avec HANTA
A Antananarivo le
15 septembre 1999
suivant acte n 315
(Cachet et signature
de l'officier de
l'tat civil)

L'officier d'tat civil

Vu la copie nous parvenue le seize aot mil neuf cent soixante dix huit,
nous transcrivons ici le dispositif d'un jugement rendu par le Tribunal de
Premire Instance d'Ambatondrazaka la date du quinze juillet mil neuf
cent soixante dix huit.

PAR CES MOTIFS


Dit que vers mil neuf cinquante sept est n Soalazaina sous prfecture
d'Ambatondrazaka, TATAZAFY, de sexe masculin, fils de ZOTO et de
PHILOMENE domicilis Amparafaravola transcrit le quinze juillet mil
neuf cent soixante dix huit quinze heures, par nous RAKOTO Officier de
l'tat civil de la Commune Rurale Soalazaina.
Suivent les signatures

Pour copie certifie conforme aux registres


dlivre le vingt septembre deux mil trois
L'officier de l'tat civil

TOMBOALA

FENOLAZA

Les extraits d'tat civil sont les documents reproduisant seulement quelques nonciations essentielles
d'un acte (art 56 de la loi 61 -025)

REMARQUE :
lorsque la naissance n'a pas t dclare, il peut tre suppl son dfaut par un jugement suppltif.
Ce jugement est rendu par le tribunal. Il est par la suite transcrit au registre des actes de l'anne en cours,
mais il doit faire l'objet d'une mention sur registre des actes de naissance de l'anne o l'acte qu'il remplace
aurait du tre transcrit. Cette mention n'est donc pas faite en marge, mais entre deux actes correspondants la date de cette naissance. Il est noter que le jugement suppltif n'est obtenu qu'aprs une
demande dans ce sens.

110

111

Modle 44 : Demande d'un jugement suppltif


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Modle 45 : Acte d'adoption judiciaire


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Province

PROVINCE
ANTANANARIVO

Rgion..

COPIE D'ACTE DE L'ETAT CIVIL

Commune.

N 128
FICHE DE DEMANDE DE JUGEMENT SUPPLETIF

NOM DU DEMANDEUR :.................................................................


Prnoms:.......................................................
Date de naissance :................................
lieu de naissance:........................................................
Commune de.................................
Domicile..................................
Filiation...................................

Circulaire n 788-MJ/CAB
du 29/12/61
Du Ministre de la Justice,
Garde des Sceaux

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

des registres de l'tat civil du centre de la commune Rurale d'Amboanana


Tenus pour pour l'anne deux mil, a t extrait l'acte dont la teneur suit :

10 avril 1999
ADOPTION JUDICIAIRE
RABE Louis
10 avril 1999

Vu l'ampliation du jugement du dix avril mil neuf cent quatre vingt dix neuf
du Tribunal de Premire Instance d'Arivonomamo, qui nous a t parvenue

PAR CES MOTIFS


statuant publiquement, aprs dbat en chambre de conseil, en matire
civile et en premier ressort, dit que l'enfant de RABE Louis adopt
judiciairement, conjointement par les poux RABEHAJA Franois de
Paul et RASOANANDRASANA domicilis Ambohitrambo.
Transcription sur le rgistre de l'tat civil faite par nous : RANDRIA, Maire,
l'officier de l'tat civil d'Ambohitrambo, le douze juin mil neuf cent quatre
vingt dix neuf, aprs lecture faite.
Suivent les signatures

DESIGNATION DE LA PERSONNE DE FAVEUR DE QUI LA DEMANDE EST FAITE


NOM :.............................................................................................
Prnoms:............................
Date de naissance:...............................
lieu de naissance............................................................................................
Commune de................................
Nom du pre.................................
Nom de la mre...............................
Domicile des parents.............................
Commune...............................

Pour copie certifie conforme aux registres


dlivre le quinze avril mil neuf cent quatre vingt dix neuf
L'officier de l'tat civil

RANDRIA

Afin d'aider les personnes intresses et faciliter les dmarches pour obtenir le jugement suppltif,
un modle de formulaire de demande (ci-dessus) doit tre affich au bureau de l'tat civil et mis la
disposition du public.

112

RAPPEL :
Aprs la transcription de ce jugement d'adoption sur le registre, la mention doit tre faite par le maire
dans le registre d'tat civil de naissance, en marge de l'acte de naissance de l'intress

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Modle 46 : Acte dadoption simple


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Modle 47 : Dclaration dadoption


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Circulaire n 788-MJ/CAB
du 29/12/61
Du Ministre de la Justice,
Garde des Sceaux

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
PROVINCE
TOLIARY

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME
DE TOLIARY
REGION ATSIMO ANDREFANA

COPIE D'ACTE DE L'ETAT CIVIL


N 002

Commune Rurale de Beteza

des registres de l'tat civil du centre de Beteza-Bekily


tenus pour l'anne deux mil deux, a t extrait l'acte dont la teneur suit :

12 janvier 2002
ADOPTION SIMPLE
RAKOTO Guy
12 janvier 2002

L'an deux mil deux et le douze janvier dix heures trente minutes
a t adopt par BEZATO cultivateur domicili Beteza, n le vingt Sept
juin mil neuf cent cinquante trois, fils de BEZATO Mara, commerant, n le
vingt neuf mars mil neuf cent quarante Bekily et de MOAJY Ernestine,
mnagre, ne le quatorze mai mil neuf cent quarante cinq Ambahita,
l'enfant RAKOTO Guy, de sexe masculin, n le cinq novembre deux mil
Beteza, fils de feu RAKOTO Louis de Gonzague et de TOMBOSOA,
sans profession, ne le trente avril mil neuf cent soixante douze.-----------------Transcription faite sur dclaration d'adoption, en prsence des tmoins
suivants :-----------------------------------------------------------------------------------------1) RASOA Jeanne, mnagre, ne le treize septembre mil neuf cent quatre
vingt cinq domicilie Beteza----------------------------------------------------2) RAFALISON Bruno, cultivateur, n le trente et un dcembre mil neuf cent
soixante dix huit, domicili Beteza--------------------------------------------qui lecture faite, ont sign le prsent acte avec nous, ROMUALDO, officier
d'tat civil de la Commune Rurale de Beteza- Bekily

DECLARATION D'ADOPTION
A Monsieur le Maire de la Commune Rurale de Beteza
Je soussign, BEZATO, cultivateur, n le 27 juin 1953 Bekily, fils de BEZATO Mara, n le 29 mars 1940
Bekily, commerant et de MOAJY Ernestine, ne le 14 mai 1945 Ambahita, mnagre domicilie
Beteza, ai l'honneur de solliciter votre bienveillance de pouvoir adopter RAKOTO Guy, n le 5 novembre
2000 Beteza domicili Beteza, fils de feu RAKOTO Louis de Gonzague et de TOMBOSOA, sans profession, ne le 30 aot 1972, domicilie Beteza
CI-APRES DESIGNES LES TEMOINS :
1) RASOA Jeanne, CIN 505 112 354 112 du 19 mars 2003, cultivateur, ne le 13 septembre 1985,
domicilie Beteza ;
2) RAFALISON Bruno, CIN 101 212 658 004 du 25 mars 2000, cultivateur, n le 31 dcembre 1978
Beteza, Domicili Beteza.
Beteza, le 12 janvier 2002
BEZATO

Suivent les signatures

RASOA

RAFALISON

Tmoin

Tmoin

Pour copie certifie conforme aux registres


dlivre le douze janvier deux mil deux.
L'officier de l'tat civil

ROMUALDO

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L'adoption doit faire l'objet d'une dclaration de volont de l'adoptant. Cette dclaration crite est faite
avec le concours de deux tmoins. En droit malgache, pour l'adoption simple, n'importe qui peut adopter
n'importe qui. Pour aider les usagers, la commune soit afficher un modle de dclaration d'adoption.

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Modle 48 : Dclaration d'adoption


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME ........................
REGION .............................................................
Commune .........................................................

DECLARATION D'ADOPTION
A Monsieur le Maire de la Commune............................................
Je soussign,
Nom :..Prnoms
Profession.
N le ......
Fils de.. n le
Profession.
Et dene le
Profession.............................................................
Domicili ai l'honneur de solliciter votre bienveillance de pouvoir adopter
Nom :..Prnoms
n le .......
Fils de.. n le.
Profession..
Et dene le.
Profession......................................
Domicili

CI-APRES DESIGNES LES TEMOINS :


1) RA CIN.......
Profession.. n le
Domicili ..
2) RA. CIN......
Profession.. n le...
Domicili ..
A..le.
Adresse du dclarant

Signature du Dclarant

Signature des tmoins

116

117

2.3

Linscription des mentions


marginales sur les actes
de letat civil
Tout changement de situation d'tat civil d'une personne doit faire l'objet d'une inscription
des mentions de cette nouvelle situation en marge de l'acte de son tat civil. Les mentions
en marge des actes d'tat civil visent complter le contenu par l'indication d'actes des
faits ou de jugements postrieurs la rdaction de l'acte de l'tat civil de la personne
concerne.

Modle 49 : Avis de mentions marginales


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME ........................
REGION .............................................................
Commune .........................................................

AVIS DE MENTION
Avis transcrire en marge de l'acte de l'tat civil de Mr, Mme,
Mlle.
N (e) le..
..
Acte n...
transmettre l'officier de l'tat civil de la commune
de...
....
[ texte de l'avis]
....

L'officier de l'tat civil


(signature)

Les mentions doivent tre faites en critures fines et bien lisibles pour que la marge des
actes de naissance puisse contenir toutes les mentions ventuelles venir durant la vie de
chaque individu.
Ces mentions doivent tre faites d'office, sans que l'intress ait demander qu'elles soient
faites. C'est au maire officier de l'tat civil qu'il appartient de le faire de sa propre autorit.
Cela est trs important, car l'oubli d'inscrire ces mentions risque d'avoir des consquences
fcheuses dans la vie en socit. Imaginez, par exemple, un homme dj mari lgalement,
mais qui, muni d'un extrait d'un acte de naissance sans les mentions de son mariage,
contracte un nouveau mariage ! c'est la socit qui sera tromp en plus de ses deux
femmes.
La mention marginale porte essentiellement l'indication de la nature et de la date de l'acte
dont il est fait mention, ainsi que la date laquelle cette mention marginale a t appose.
Le tout sera sign par l'officier d'tat civil.

CE QUIL FAUT FAIRE :


Le Maire ne doit pas oublier la transcription des mentions marginales ;
Il doit les faire sur les registres qu'il dtient ;
Il doit aviser le greffier du tribunal pour que celui-ci fasse la transcription en marge sur l'exemplaire
qu'il dtient ;
Il doit aviser son collgue qui dtient l'original de l'acte annoter.

2.3.1 Modles de rdaction de mentions


Pour le cas de mariage
Mari le (date)........................... (lieu).........................................
Avec (nom et prnoms du conjoint (e).............................................................
Suivant acte n............du (date de l'acte)...............................................
Signature d' l'officier de l'tat civil (maire)

Pour le cas d'un divorce


Divorc avec M. suivant jugement ndu (date).. du tribunal de
premire instance de (lieu)................................................
Signature de l'officier de l'tat civil (maire)

Pour une adoption


Reu ce................
Transcrit sur le registre, ce....
L'officier de l'tat civil

118

Adopt judiciairement par M.............................suivant jugement .............


du (date)..du tribunal de premire instance de (lieu du tribunal)
Signature de l'officier de l'tat civil

119

Pour un dcs
Dcd le (date).. (lieu)suivant acte n....
du (date)..
Signature de l'officier de l'tat civil

CE QUIL FAUT RETENIR :


Toute dclaration dpose ou reue au bureau d'tat civil doit tre vrifie par le Maire et fait l'objet d'une
transcription dans les registres concerns de l'anne en cours.
Aprs la transcription sur les registres y affrents, mention doit tre faite par le Maire dans le registre
d'tat civil des naissances, en marge de l'acte de naissance de l'intress.

Pour une reconnaissance


Reconnu par M.suivant acte n............................................
du (date).tabli par l'officier d'tat civil de (lieu)..........
Signature de l'officier de l'tat civil

Pour un rejet
Rejet par son pre (nom)................................................
Suivant acte n.....................................................du (date).........................
Signature de l'officier de l'tat civil

Pour un jugement suppltif


Le (date). Est n (nom).....................................................
A (lieu)suivant jugement n......................................................
Du (date).du tribunal de premire instance de
(lieu)...............................transcrit le (date).....................
Au registre de naissance.
Signature de l'officier de l'tat civil

2.3.2 Enregistrement et disposition des


mentions marginales dans un
registre de naissance
A titre d'illustration, un homme n d'une filiation naturelle par exemple, qui par la suite est
reconnu par son pre, qui se marie pour la troisime fois, verra dans son acte de naissance,
les mentions de reconnaissance par son pre, de ses deux prcdents mariages, des deux
divorces en plus de son troisime mariage.
Une fois le mariage clbr, le maire doit faire procder l'inscription de cet vnement
dans le registre de l'tat civil qu'il dtient, et cela, en marge de l'acte de naissance de l'intress. S'il n'est pas n dans la commune, le Maire doit envoyer un avis correspondant au
centre de l'tat civil et au greffier du lieu de naissance de l'intress pour inscription de
cette mention au registre de l'tat civil de l'anne concerne, en marge de l'acte de naissance
de l'intress.

Pour un changement de nom


A chang de nom en (nouveau nom).............................................
Suivant jugement n.du (date)..................................................
Du tribunal de premire instance de (nom du tribunal)..........................................
Signature de l'officier de l'tat civil

ATTENTION :
Seul le tribunal a le pouvoir de statuer sur une demande de changement de nom

120

121

Modle 50 : Transcription dans un registre de naissance


avec les mentions marginales

N 251
Naissance de Tolotra
BEZANDRY Tolotra
15 septembre 1950
Reconnu par BEZANDRY
Luc, suivant acte n 05 du
20 janvier 1951 tabli par
L'officier de l'tat civil de
Vatomandry

Mari le 1er Aot 1969 Tamatave


Avec Mariama Tata suivant acte
n 77 du 1er Aot 1969
L'officier de l'tat civil de Tamatave
BASILE
Divorc avec MARIAMA Tata
suivant Jugement n 794 du 24
septembre 1970 du tribunal de
premire instance de Tamatave
Mari le 22 dcembre 1973
Mahanoro avec BAOZIZA suivant
acte n34 du 22 Dcembre 1973
L'officier de l'tat civil de Mahanoro
MOAMADY Aliba
Divorc avec BAOZIZA suivant
Jugement n 984 du 12 fvrier 1980
du Tribunal de premire instance
de Tamatave
Mari le 5 octobre 1998 Mahanoro

Le quinze septembre mil neuf cent cinquante, treize heures


vingt minutes est n Maintinandry Vatomandry, BEZANDRY
de sexe masculin, fils de MAIMONA ne le quatorze mai mil
neuf cent trente cinq, ne Vatomandry, mnagre domicilie
Maintinandry......................................................................................
Dress le dix huit septembre mil neuf cent cinquante dix heures
sur dclaration de TAHEZA Fredy n le dix fvrier mil neuf cent
Vatomandry, instituteur, qui lecture faite, a sign avec nous
TONGA, officier de l'tat civil de Vatomandry.

Le dclarant

Le maire

TAHEZA

TONGA

2.4

Les certificats
Ce sont les actes justifiant un droit, une qualit ou attestant un tat. Etant responsable de
l'administration de la commune, le Maire est maintes fois appeler dlivrer un certificat.

2.4.1 Les certificats lis aux actes


de l'tat civil
La reconnaissance de certains droits ou de certaines situations ncessite parfois la production
pralable de pices administratives attestant l'tat rel du demandeur ou de sa situation
sociale.
L'tablissement de ces pices rentre dans les attributions du Maire. Mais avant la dlivrance
de ces pices, on doit d'abord exiger du demandeur, la prsentation d'un certificat de
rsidence dlivr par le fokontany de sa rsidence qui servira de preuve de son appartenance la commune.
Dans un autre cas, s'il arrive que les bureaux de l'tat civil soient ravags suite un accident
ou cataclysme quelconque et que les registres soient dtriors ou disparus, il faut reconstituer l'tat civil des personnes concernes En vue de l'obtention d'une ordonnance de cette
reconstitution auprs du tribunal de premire instance, le Maire, officier d'tat civil doit,
aprs des recherches restes infructueuses, dlivrer un certificat au demandeur de l'acte.

1. Le certificat de recherches infructueuses


Ce certificat ne peut tre donn une personne qui n'a pas t dclare sa naissance
et qui doit en consquence demander un jugement suppltif. Il ne peut pas aussi tre
dlivr que si le second registre transmettre ou transmis au greffier est galement dtruit
ou disparu. Si ce double existe, copie de l'acte demand pourra tre dlivre, soit par le
maire, soit par le greffier dtenteur du double du registre concern. Le tribunal ordonnera
par jugement la reconstitution de l'acte par le maire ou mme du registre des actes de
l'anne considre.

2. Le certificat de non divorce et de non


sparation de corps
Il sert de complment pour une demande de pension de veuvage. Il doit tre contresign
par deux tmoins habitants de la commune et connaissant bien l'intress. La production
d'une pice d'identit est requise, aussi bien pour les tmoins que pour le demandeur.

122

123

3. Le certificat de vie collectif

9. Le certificat d'hrdit

Il sert de complment de dossier de demande de pension (retraite, orphelin, veuvage).


Ce genre de certificat est tabli aprs attestation du fokontany de rsidence des enfants
concern. On peut aussi exiger la prsentation des enfants concerns au bureau de la
commune, le cas chant.

Il atteste que les personnes intresses par le certificat sont les hritiers d'une personne
dcde. Ce genre de certificat n'est dlivr que sur prsentation d'un acte de notorit.
Il doit tre aussi sign par deux tmoins connaissant bien les intresss.

4. Le certificat de non remariage et


de non concubinage
Il sert de complment de dossier de demande de pension. C'est une preuve qu'on exige en
vue de l'octroi ou de la continuation de paiement d'une pension de veuvage aprs le dcs
du retrait titulaire du droit principal. Il est dlivr aprs attestation du fokontany de
rsidence du demandeur.

5. Le certificat d'indigence
C'est une pice ncessaire pour la demande d'appui d'assistance sociale. La dlivrance de
ce certificat requiert au pralable une enqute effectue par les agents de la police nationale
ou la gendarmerie nationale. En plus, il faut une attestation dlivre par la commission
sociale du fokontany de rsidence de l'intress.
Ce certificat est dlivr en vue de l'obtention, soit d'une aide pcuniaire d'un consulat, soit
de l'assistance judiciaire lors d'un procs o la personne intresse est implique.

6. Le certificat de vie et d'entretien


C'est un document attestant l'tat civil d'un enfant et de dpendance vis vis de quelqu'un
qui ne peut pas tre forcment l'un des parents.

7. Le certificat de filiation
Il atteste la lgitimit d'une filiation sans qu'il est demand la dlivrance de l'acte de
naissance. Ce certificat ne doit pas tre dlivr que sur prsentation d'un acte de naissance
ou d'un livret de famille.

10. Le certificat de clibat


Cette pice est dlivre pour justifier qu'une personne n'est engage par aucun lien de
mariage au moment o elle demande ce certificat. C'est une pice demande en vue de
mariage. La dlivrance de ce certificat est subordonne la prsentation d'un acte de
naissance rcent de moins de trois mois.

11. Le certificat de mariage


Ce certificat atteste que deux personnes de sexe diffrent sont unis par les liens du mariage.
Il peut tre tabli sur prsentation du livret de famille. Il est demand lorsque la production
d'un acte d'tat civil ne peut se faire cause de l'loignement du lieu o se trouve le registre
d'tat civil y affrent.

12. Le certificat d'originalit


Devant la recrudescence du banditisme, de l'escroquerie et de l'abus de confiance, il est
parfois demand une personne de prouver sa provenance d'origine pour lui permettre
d'obtenir la confiance d'un partenaire dans une opration d'investissement. Il appartient
alors au maire de la localit de sa provenance de lui dlivrer ce genre de certificat qui
s'apparente en ralit un certificat de rsidence.

13. Le certificat de bonne conduite


et de bonnes murs
C'est une pice parfois exige avant d'exercer certaines professions ou de bnficier de
certaines professions ou de bnficier de certains privilges (htelier, dtention d'arme feu).

14. Le certificat d'individualit


8. Le certificat de garde et de charge
C'est une pice justificative demande en vue de l'octroi d'allocations familiales ou d'allocations de pension alimentaire lors d'une instance de divorce devant le tribunal.

124

C'est un certificat qui sert prouver que deux appellations diffrentes concernent une seule
et mme personne. En effet, Madagascar, il arrive souvent d'appeler une personne, soit
par un sobriquet, soit par un surnom, soit par un nom d'emprunt qui peut tre diffrent
de ce qui est inscrit sur son acte d'tat civil. Afin de permettre cette personne de jouir
de ses droits civils, il s'avre ncessaire de certifier son tat civil par le maire, et cela,
sur sa demande, et avec le concours de deux tmoins

125

15. Fiche familiale d'tat civil

2.4.4 Les modles de certificats

C'est une pice souvent rclame en vue de la constitution d'un dossier de demande de
pension de veuvage ou d'orphelin. Cette fiche a l'avantage de pouvoir contenir la fois la
mention de mariage des poux, les noms des enfants lgitimes ainsi que la mention du
dcs de l'un des conjoints.

Modle 51 : Le certificat de recherches infructueuses


REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME ........................

2.4.2 Les certificats lis aux


constructions et l'habitation
1. Le certificat de conformit
Ce certificat est dlivr aprs la constatation de la conformit des travaux avec le permis de
construire par l'architecte ou dans le cas des travaux effectus sous le contrle d'un fonctionnaire public. Le certificat de conformit vaut permis d'habiter ou accs au public ou du
personnel pour les constructions destines l'habitation ou toute activit.

2. Le certificat d'habitabilit
Il sert de pice justificative pouvant tenir place de certificat de conformit d'une construction d'immeuble ayant fait l'objet d'un permis de construire. Ce certificat est tabli au vu
d'un procs verbal de rcolement dress par l'agent voyer.

REGION .............................................................
Commune .........................................................

CERTIFICAT DE RECHERCHES INFRUCTUEUSES


Le Maire, officier de l'tat civil de la Commune Rurale ou
Urbaine de certifie que les recherches en vue
De retrouver l'acte de (nature).....
Nom et prnoms........
Fils/fille deet de.......
Qui serait . Le.......
Ainsi qu'il(elle) dit dans la demande en date du
Faite parsont demeures infructueuses.
En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.

A.le..

2.4.3 Les autres certificats

LE MAIRE
(signature)

1. Le certificat de travail (attestation)


C'est un crit officiel tabli par une autorit comptente et sign par elle qui reconnat
l'exactitude ou non, l'existence ou non, l'authenticit ou la fausset d'un fait ou d'une
situation.
Le certificat engage la responsabilit de son auteur, aussi avant de le signer, doit-il tre
certain des affirmations qu'il contient
Le contenu du certificat doit tre prcis et ne doit pas laisser place l'ambigut.
Il ne comporte pas ncessairement de numro. Ce document qui affirme certaines
choses est appel parfois " attestation ".

126

127

Modle 52 : Le certificat de non divorce


et de non sparation de corps

Modle 53 : Certificat de vie collectif

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Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

CERTIFICAT DE NON DIVORCE ET DE NON SEPARATION DE CORPS


Le Maire de la Commune Rurale ou Urbaine de...
Sur dclaration de l'intress et de l'attestation de..
Demeurant et de........
Demeurant .

CERTIFICAT DE VIE COLLECTIF


Je, soussign, Maire de la Commune de., officier d'tat civil,
certifie sur la production des pices d'tat civil faites par M. (nom du demandeur)
.demeurant (adresse).....................
.fokontany.....
que les enfants dnomms ci-aprs :

CERTIFIE
1 ) Que le mariage contract le......
Entre Mdcd le........
Et Mmen'est pas dissout par le divorce.
2) qu'aucune sparation de corps n'a t prononce judiciairement entre les poux
..........et..

3) Que le veuf(veuve)de M....


jouit de ses droits civils.

1) R..n le...................
2) R..n le...................
3) R..n le...................
4) R..n le...................
5) R..n le...................
6) R..n le...................
7) R..n le...................
fils (fille) de (nom du pre).......et de
(nom de la mre) demeurant .
Sont vivants pour s'tre prsents devant nous.
En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
A(lieu)..le (date)......

4) Que M..........n'a laiss aucun enfant mineur issu


d'un mariage antrieur ni enfant naturel reconnu.
En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.

Le demandeur
(signature + nom)

Le maire
(signature +cachet)

Fait (lieu)...le (date)......

L'INTERESSE

128

LES TEMOINS

LE MAIRE

129

Modle 54 : Certificat de non remariage


et de non concubinage

Modle 55 : Certificat d'indigence

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COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

CERTIFICAT DE NON REMARIAGE ET DE NON CONCUBINAGE


Je, soussign, Maire de la commune de ....................
sur la demande de l'intress et en l'attestation du sieur (nom)..
prsident du fokontany., que la nomme (nom)
., ne le................
Fille de.et de...............
Domicilie ..ne s'est pas remarie depuis la mort
de son poux (nom).. survenue (lieu du
dcs).le (date) et ne vit pas en tat
de concubinage.

CERTIFICAT D'INDIGENCE
Je, soussign, Maire de la commune de ..........................
Certifie que Monsieur (nom)..................
N le.. (lieu)titulaire de la carte d'identit
nationale n.dlivre ................................
est effectivement indigent ne possdant aucune ressource pcuniaire et tant
mme handicap.
Le prsent certificat est dlivr sur la demande de l'intress pour servir et
valoir ce que de droit.
A(lieu)............le(date).......

En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
A(lieu)........, le(date).........

Le demandeur

130

Le Maire
(signature et cachet)

Le maire

131

Modle 56 : Certificat de vie et d'entretien

Modle 57 : Certificat de filiation

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Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

CERTIFICAT DE VIE ET D'ENTRETIEN

CERTIFICAT DE FILIATION

Je soussign, maire de la commune de.............................


certifie que la nomme, ne le ............
. (lieu), sous acte ndu (date)............
. A (lieu de dlivrance)., fille de
(nom du pre)..et de(nom de la mre).............
A t reconnue par Monsieur (nom)ds sa naissance.

Je, soussign, Maire de la commune de (nom)....................


certifie que le nomm (nom et prnom).............
n le (date) (lieu)....................
suivant acte n..duest fils................
de Monsieur (nom)domicili ..................
Et Mme (nom).. femme lgitime.

Je certifie en outre que cet enfant est bien vivante et la charge de


Monsieur (nom)..en son domicile.

En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr sur la demande l'intress pour
servir et valoir ce que de droit.

En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr l'intress pour servir et


valoir ce que de droit.
Fait (nom du lieu).......le (date)....

Fait (lieu).............le (date).................


Le Maire
(signature, cachet)

Le Maire

132

133

Modle 58 : Certificat de garde et de charge

Modle 59 : Certificat d'hrdit

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COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

CERTIFICAT DE GARDE ET DE CHARGE


Nous, soussign, Maire, officier de l'tat civil de la commune
de.certifions que les nomms ci-dessous:
- R (nom).n le .............................
(lieu)suivant acte n............
Du (date)Fils de (nom du pre).......
et de (nom de la mre).........
- R (nom).n le .............................
(lieu)suivant acte n............
Du (date)Fils de (nom du pre).......
et de (nom de la mre)............
Sont la garde et la charge de Madame (nom) en son domicile
(lieu) (fokontany)......
Fait (lieu). le(date)...............
Le Maire

134

CERTIFICAT D'HEREDITE
Nous, soussign, Maire, officier de l'tat civil de la commune de............,
Rgion de...............................................certifions qu'en vertu de l'acte de
notorit n..du (date)tabli (lieu).....................
les sous nomms :
- R (nom)...............n le...
CIN n...........dlivr le (date)..
(lieu).........
- R (nom)...........n le
CIN n..........dlivr le (date)......
(lieu)..........
sont les hritiers du feu R (nom)........(profession)
En foi de qui, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
Fait le.
Les tmoins
Le Maire
1 R (nom)
CIN n
Domicili .
2 R (nom)
CIN n
Domicili .

135

Modle 60 : Certificat de clibat

Modle 61 : Certificat de mariage

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COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

CERTIFICAT DE CELIBAT
Le Maire de la commune de.........................
Certifie en vertu de l'acte de naissance n......du (date).
Au nom de..sexe (M) (F),fils (fille) de (nom du
pre).et de (nom de la mre)..........
............. domicilis (lieu)...............
n'a jamais contract un mariage.
En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
Fait ....le......................
Le Maire

CERTIFICAT DE MARIAGE
Le Maire, officier de l'tat civil de la commune de..........,
rgion de....................................................certifie que
Monsieur (nom).............................. n le.
(lieu)...............................................
et Mme (nom)..........................
Ne le.. (lieu).................ont t unis
le (date) Par les liens de mariage suivant acte n..
du (date)..
En foi de quoi, ce certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
Fait le..
Le Maire

136

137

Modle 62 : Certificat d'originalit

Modle 63 : Certificat de bonne conduite


et de bonnes moeurs

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COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

CERTIFICAT D'ORIGINALITE
Nous, soussign, Maire de la commune de., rgion
de........
Certifions que le nomm R(nom) ., n le .
(lieu).., fils (fille) de (nom dupre)
...........................................et de (nom de la mre).,
titulaire de la CIN n..
Dlivr le (date). (lieu)..........
(profession).., domicili (lieu)..................
commune de..
est originaire de la commune de....rgion de.........
En foi de quoi, ce certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
Fait ....le
Le Maire

CERTIFICAT DE BONNE CONDUITE ET DE BONNES MURS


Je, soussign, Maire de la commune de..........
Rgion deProvince Autonome
de.certifie, conformment l'attestation de
Monsieur le Prsident du fokontany de...........que le nomm
R (nom)..............
N le.................................,
fils de................. et de.
Titulaire de la CIN n..dlivre le..
, (profession), domicili ,
est de bonne conduite et de bonne moralit, qu'il bnficie du respect et
de l'estime de la population de son fokontany.
En foi de quoi, ce certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
Fait le
Le Maire

138

139

Modle 64 : Certificat d'individualit


(1er

Modle 65 : Certificat d'individualit

cas : la personne objet du certificat est dcde)

(2me cas la personne objet du certificat est vivant)

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COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

CERTIFICAT D'INDIVIDUALITE
Le Maire de la commune de.certifie que, sur dclaration de
Monsieur............, n le.............................
Domicili .., titulaire de la CIN ndu
..dlivre ...
Et sur l'attestation des tmoins ci-aprs :
- Monsieur......................, n le.....................
Domicili .., titulaire de la CIN ndu
..dlivre ...
- Monsieur......................., n le................
Domicili .., titulaire de la CIN ndu
..dlivre
QUE
Monsieur.., dcd le...........,g
den (lieu)..; fils de............et de..............,
mentionn sur l'acte de notorit n..du, dress par le notaire,
dlivr le...................
M.., fils de.et de.
Mentionn dans l'attestation du tribunal terrier ambulant concernant la proprit
".." d'une contenance de.haares.ca sise

NE DESIGNENT QU'UNE SEULE ET MEME PERSONNE


En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
A..........le............
Le dclarant

CERTIFICAT D'INDIVIDUALITE
Le Maire de la commune de.certifie que, sur dclaration
de l'intresset sur l'attestation des tmoins ci-aprs :
- Monsieur.................., n le...................
Domicili .., titulaire de la CIN n
du ..dlivre ..
- Monsieur........................, n le................
Domicili .., titulaire de la CIN n
du ..dlivre ..
QUE
Monsieur.., dcd le.,g
den (lieu)..; fils de.................
et de...............
titulaire de la CIN ndlivre le...
M.., fils de.et de..
Mentionn dans l'attestation du tribunal terrier ambulant concernant la proprit
".." d'une contenance de.haares.ca sise
.
NE DESIGNENT QU'UNE SEULE ET MEME PERSONNE
En foi de quoi, le prsent certificat est dlivr pour servir et valoir ce que de droit.
A.le.
Le dclarant

Le Maire

Le Maire
Les tmoins

Les tmoins

140

141

Modle 66 : Certificat de travail

Modle 67 : Certificat d'habitabilit

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Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

COMMUNE AUTONOME
DE TOAMASINA

COMMUNE AUTONOME
DE TOAMASINA

REGION ANTSINANANA

REGION ANTSINANANA

COMMUNE URBAINE
DE TOAMASINA

COMMUNE URBAINE
DE TOAMASINA

CERTIFICAT DE TRAVAIL
Je, soussign, Maire de la Commune Urbaine de Toamasina, rgion
Antsinanana, Province Autonome de Toamasina, certifie que Madame RANGITA
a t employe par la commune du 15 fvier 1996 au 24 septembre 2002 en qualit
de secrtaire administratif.

CERTIFICAT D'HABITABILITE

Elle nous quitte libre de tout engagement (1).

Le Maire de la commune urbaine de.,


Soussign, certifie que le btiment devant servir d'habitation construit par
Monsieur.., (profession)............,
Domicili ., sis ............
Objet du permis de construire n.. du .......
Est achev et en tat d'habitation.

En foi de quoi, le prsent certificat est tabli pour servir et valoir ce que de droit.

En foi de quoi, le prsent certificat est dress pour servir et valoir ce que de droit.
Fait .le.....

Toamasina, le 24 septembre 2002


Le Maire

Le Maire,

RAKOTONDRAJAO

142

143

CE QU'IL FAUT RETENIR SUR LES OBLIGATIONS ET


DIMENSIONS REGLEMENTAIRES DE CONSTRUCTION :

Modle 68 : Attestation

Surface minimum au sol : salle manger, pices de sjour, studio : 12 m2 Chambre


coucher, bureau et autres pices : 9 m2

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Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Hauteur minima sous-plafond, sous-sol : 2 m sous-sol habitable : 2.55 m ;


rez de chausse : 2.50 m ; 1er tage : 2.50 m et autres : 2.50 m
Pour les boutiques et magasins, la hauteur minima sous plafond est de 3.20 m

COMMUNE AUTONOME
.......................................

Sous-sol : volume minima des pices : 20 m3 habitation de jour seule autorise : la hauteur
minimum sous plafond : 2.80 m, les sous sols destins l'habitation du jour ne pourront pas tre
descendus plus de 1,50 m en contrebas du niveau de la rue ou de la cour qu'ils bordent.
Les murs et les sols impermables. Section minima pour les ouvertures : 1/8 de la surface
de la pice.

Commune ............................

Rez-de-chausse : surlvation minimum du plancher : 0.20 m. Hauteur minimum sous plafond :


2.50 m. Surface minimum des pices : 12 m2 une pice et le reste 9 m2. Section totale des
ouvertures : 1/8 de la surface de la pice. Prospect minimum : 4 m.
Etage : Pour le 1er tage : hauteur minimum de sous-plafond : 2.50 m. pour les autres tages :
hauteur minimum de sous plafond : 2.50 m. Mmes dispositions que pour le rez-de-chausse en
ce qui concerne la surface des pices, la section totale des ouvertures et leur prospect.
Pour les chambres coucher : cube minimum par personne : 20 m3.
Mansardes : surface minimum prise 1.20 m du sol : 9 m2. Section totale minimum des
ouvertures : 1/8 de la surface dfinie prcdemment. Volume total minimum : 20 m3.
Chambre d'aire entre le toit et le plafond : toiture en tle : 0.50 m, en terrasse et autres : 0.30 m.

REGION ................................

ATTESTATION
Je, soussign, Maire de la Commune Urbaine de Toamasina, rgion
Antsinanana, Province Autonome de Toamasina, atteste que Monsieur RAKOLONA,
IM. 26 789 a rempli plus de 10 ans d'exercices effectifs et exerce actuellement avec
zle et comptence les fonctions de secrtaire d'tat civil.
En foi de quoi, le prsent certificat est tabli pour servir et valoir ce que de droit.
Toamasina, le 24 septembre 2002
Le Maire

RAKOTONDRAJAO

Greniers : habitation interdite


Escaliers et couloirs : ars directement, largeur minimum : 1 m
Eaux de pluie : zone impermable de 0.50 m de large au pie des murs
Chemine : hauteur minimum : 0.40 m pour conduit, 1 m pour tuyau
WV extrieurs : la distance aux limites des proprits et aux murs de soutnement doit tre
suprieure 3 m. Ils doivent tre aussi loigns le plus possible des constructions.
Fosse fixe vidange est interdite sous les habitations. Enduit intrieur en mortier de ciment.
Matriaux durs tels que la pierre. Dimension minima : 1 m sur 0,65 m .

144

145

2.5

Les autorisations et les permis


L'exercice de certaines activits, la jouissance de certains droits, l'excution de certains
actes sont souvent soumis une autorisation pralable d'une autorit comptente en la
matire

2.5.3 Les modles d'autorisations


Modle 69 : Autorisation de transfert de corps

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

2.5.1 Les autorisations


L'autorisation de transfert de corps
Elle est dlivre en cas de transport des dpouilles mortelles d'une personne en vue
d'une inhumation en dehors du fivondronana de survenance du dcs.
Elle sert de pice ncessaire au contrle administratif ventuel de transport.

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME
.......................................
REGION ................................
Commune ............................
N...............................

L'autorisation pour permis d'inhumer


Cette pice est ncessaire pour l'inhumation d'un corps d'une personne dcde.

REMARQUE :
L'autorisation de transport et le permis d'inhumer sont des pices indissociables et sont dlivrs en
mme temps par le Maire du lieu de dcs.

L'autorisation de tenir
des crmonies coutumires

AUTORISATION DE TRANSFERT DE CORPS


Conformment l'article de la loi.......................................du 18/11//1933,
sous rserve que soit respect le rglement en vigueur, le Maire de la commune
de., rgion deautorise le transfert de
(lieu)(lieu).....
Du corps de R..(nom)...................................................
domicili (lieu)....., commune de.
Dcd des maladies partielles.

A.le.
Le Maire

Les crmonies coutumires dites lanonana, tsikafara, famadihana, joro, fafikijana doivent
tre autorises par le Maire avent leur tenue. Une demande pralable doit tre adresse au
Maire. Une perception de taxe doit tre faite au moment de la dlivrance de l'autorisation
contre un ticket extrait d'un carnet souche.

A NE PAS CONFONDRE :
Les crmonies coutumires avec les runions publiques qui devront tre accordes non pas par le
Maire mais par le reprsentant de l'Etat.

2.5.2 Les permis

146

Le permis est une autorisation crite dlivre au demandeur avant qu'il n'exerce une activit
rglemente. C'est le cas avant de construire une maison en milieu urbain ou dans une
agglomration importante. C'est aussi le cas pour la construction d'un tombeau familial
quel qu'en soit le lieu. Un permis peu revtir la forme d'un arrt ou d'une dcision.

147

Modle 70 : Autorisation ou permis d'inhumer

Modle 71 : Autorisation pour la tenue


d'une crmonie coutumire

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................

REGION ................................

REGION ................................

Commune ............................

Commune ............................

N...............................

N...............................

CERTIFICAT D'INHUMER
Monsieur ou Madame....
Est autoris (e) faire inhumer le corps de............
Dcd le (date) (lieu)...............
L'inhumation aura lieu (date).................
Dans le fokontany de..., commune de ..........
A............le.

Le Maire

AUTORISATION
Monsieur ou Madame.profession
Domicili(e) .., Fokontany de..............
Commune de....., rgion de......
Est autoris(e) tenir une crmonie de (genre de crmonie)...
...................
le (date).. (fokontany)...............
sous condition de la prservation de l'ordre public.
En foi de quoi, la prsente autorisation est dlivre pour servir et valoir
ce que de droit.
A............le.
Le Maire

148

149

Modle 72 : Demande de permis de lotir


et d'amnager par un particulier

2.6 Les rcpisss


Le rcpiss est un crit par lequel on reconnat avoir reu des papiers, un colis, une
somme

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME
.......................................

2.6.1 Les diffrents types de rcpisss

REGION ................................
1 Les rcpisss lis des demandes effectues
auprs de la commune

COMMUNE URBAINE DE.

Rcpiss d'accord pralable de construction


Rcpiss la demande d'alignement et de nivellement de la voie publique
Rcpiss provisoire la demande de cration d'association paysanne

DEMANDE DE PERMIS DE LOTIR ET D'AMENAGER


( tablir en trois exemplaires)

2 Les rcpisss lis tout paiement effectu


auprs du trsorier de la commune

DEMANDEUR
Nom et Prnoms ou raison sociale.
Adresse :
Terrain
Nom de la proprit
Superficie.
Cadastre Immatriculation...
Nom du propritaire..
Adresse du propritaire.
Plan et croquis d'alignement..
Signature

150

151

2.6.2 Les formes des rcpisss

Modle 74 : Rcpiss la demande d'alignement


et de nivellement

Modle 73 : Rcpiss de la demande


d'accord pralable de construction

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Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME
.......................................

COMMUNE AUTONOME
.......................................
REGION ................................
COMMUNE URBAINE DE.

REGION ................................
COMMUNE URBAINE DE.

RECEPISSE N
RECEPISSE N

Il est donn rcpiss de la demande d'accord pralable de construction ;


demande de permis de construire :
Reu ce jour de (nom du demandeur)..
Adresse
Concernant les travaux excuter sis
Proprit dite..
Titre n..
Parcelle ou cadastre..
La demande a t enregistre sous le dossier N..(plan rectifi)
A...............le

Il est donn rcpiss la demande d'alignement et de nivellement de la voie


publique, :
Reu ce jour de Monsieur RAZAKA
Adresse : lot II L S 31 Analamahitsy Antananarivo
Concernant les travaux excuter sis Analamahitsy
Proprit dite SALAMA I
Titre n 3639 A
Parcelle ou -cadastre
La demande a t enregistre sous le dossier n 7839/A
A..............le

P. L'agent voyer, chef de division


Architecture, Urbanisme et de l'Habitat

P. L'agent voyer, chef de division


Architecture, urbanisme et de l'habitat

152

153

2.7 La rdaction
des actes reglementaires
Les actes rglementaires doivent tre conformes la Constitution, aux lois et ordonnances,
qui sont les normes de rfrences et desquelles ils tirent leur force obligatoire, leur essence.
En gnral, les actes rglementaires peuvent tre classs suivant l'ordre d'importance
dcroissante ci-aprs :

2.7.1 Les exemples d'arrts


Modle 75 : Arrt municipal accordant
permis de construire
REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

La Constitution qui est la loi fondamentale ;


La loi constitutionnelle qui est au sommet de toutes les lois et constitue la
charte fondamentale ;
Les lois et les ordonnances doivent se conformer cette loi de base ;
Les dcrets ;

COMMUNE AUTONOME
DE MAHAJANGA
ARRETE n

REGION DE BOENI
COMMUNE URBAINE
DE MAHAJANGA

accordant permis de construire

Les arrts ;
Les dcisions.
Dans une commune, le pouvoir rglementaire du Maire trouve sa source principale dans la
loi 94 - 008 du 26 avril 1994, notamment dans son article 84 qui dfinit la police municipale
et dans l'article 83 : " Le Maire est habilit l'effet : 1. d'ordonner par arrt les mesures
locales sur les objets confis par les lois sa vigilance et son autorit ".
Les arrts ou dcisions labors par le Maire sont consigns dans un registre spcial cot
et paraph par le Sous Prfet et numrots suivant un ordre chronologique annuel. Ils sont
soumis au contrle de lgalit du reprsentant de l'Etat qui dispose d'un dlai de 30 jours
pour dfrer, le cas chant, l'acte la chambre administrative (tribunal administratif).
Une note de prsentation doit accompagner ces actes rglementaires afin de convaincre
les autorits qui sont investies du pouvoir de les signer ou pour le contrle de lgalit.
Le double de l'acte sera renvoy par le reprsentant de l'Etat la commune avec la mention
de l'accus de rception et la date de rception. Ce double sera conserv par la commune.
Comme tous les actes rglementaires, la rdaction d'un arrt ou d'une dcision doit
respecter le principe de la hirarchie des textes.
Ces arrts et dcisions seront publis, affichs et communiqus la connaissance du
public pour tre appliqus et respects. Ils ont une force obligatoire.

LE MAIRE DE LA COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA


Vu la Constitution,
Vu la loi 94-008 du 26 avril 1995 fixant les rgles relatives l'organisation et aux attributions
des Collectivits dcentralises,
Vu l'ordonnance n 60 - 167 du 3 octobre 1960, relative l'urbanisme,
Vu l'ordonnance n 62-115 du 1er octobre 1996 relative au permis de construire et aux
lotissements,
Vu le dcret n 63 -192 du 27 mars 1963 fixant le code de l'urbanisme et de l'habitat, et
les arrts pris en application du code,
Vu la circulaire interministrielle n 98/001/MINATV/MDB/MI du 12 juin 1998, relative la
gestion de l'espace urbain,
Vu la demande nde M.........en date du.
Vu les avis techniques,
Vu le visa du reprsentant de la Vice Primature charge des programmes conomiques,
Ministre des transports, des travaux publics et de l'amnagement du territoire,

ARRETE:
Article Premier : Le permis de construire est accord M.........
domicili agissant en qualit de (propritaire, mandataire,
locataire). Pour l'excution des travaux de .. usage de......................
projets sur .. (l'immeuble, le terrain) situ ........
titre n Commune Urbainede...........
appartenant . , dans un dlai de. A charge par
.. de se conformer aux plans et document annexs au
prsent permis, aux dispositions rglementaires vises ci-dessus et aux conditions spciales
suivantes :
Article 2 : Mention de la dlivrance du permis de construire doit tre affiche sur le terrain,
par les soins du demandeur, avant l'ouverture et pendant toute la dure de ce dernier.

154

155

Article 3 : Les taxes relatives aux travaux ci-dessus dsigns dont le dcompte provisoire
sera tabli par le service de la voirie de la commune au taux fix annuellement par le Conseil
Municipal, devront tre verses la caisse du receveur municipal avant tout commencement
d'excution des travaux.

Modle 76 : Arrt Municipal portant sur l'interdiction


de stationner sur la place de march
REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

Article 4 : Le prsent permis est prim si les constructions ne sont pas entreprises dans un
dlai de UN an. Il en est de mme si les travaux sont interrompus pendant un dlai suprieur
un an.
Article 5 : Dans un dlai de trente jours dater de l'achvement des travaux, le bnficiaire
du permis de construire doit adresser au Maire de la commune o la construction a t
ralise une dclaration d'achvement des travaux.
Article 6 : La conformit des travaux avec le permis de construire doit tre atteste par
l'architecte ou dans le cas des travaux excuts sous le contrle d'un fonctionnaire public,
par ce dernier.
Article 7 : La dlivrance du certificat de conformit sera subordonne le cas chant, la
prsentation d'une police d'assurance couvrant les responsabilits dcennales des constructeurs
tous les corps de l'tat VRD et ventuellement btiment pour les ouvrages raliss dans le
cadre du prsent permis.
Article 8 : Pour les constructions destines au commerce et l'industrie, l'arrt accordant
le certificat de conformit vaut autorisation d'accs du public et du personnel.
Article 9 : Prescriptions spciales ( compter)
Article 10 : Le prsent arrt prend effet compter de la date de sa signanture.

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME
DE MAHAJANGA
REGION DE BOENI
COMMUNE URBAINE
DE MAHAJANGA

ARRETE n
portant sur l'interdiction de stationner
sur la place de march

LE MAIRE DE LA COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA


Vu la Constitution,
Vu la loi 94-008 du 26 avril 1995 fixant les rgles relatives l'organisation et aux attributions
des Collectivits dcentralises,
ARRETE
Article premier : Le stationnement de tout vhicule est interdit sur la rue.
dlimite par la place du march de 6h 16h..
Article 2 : Les infractions au prsent arrt seront punies d'une amende de 15 000 Fmg.
Article 3 : Le percepteur du march est charg de l'application du prsent arrt qui sera
affich et publi au bureau de la commune et sur le lieu concern.

A.le
Le Maire,

Mahajanga, le..
LE MAIRE

Une copie de cet arrt devra tre adresse au :


Reprsentant de l'Etat territorialement comptent pour contrle de lgalit.
C.M.U
Archives

156

157

Modle 77 : Arrt Municipal autorisant une location


de pavillon
REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME
DE MAHAJANGA
REGION DE BOENI
COMMUNE URBAINE
DE MAHAJANGA

ARRETE n
portant sur l'interdiction de stationner
sur la place de march

LE MAIRE DE LA COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA


Vu la Constitution,
Vu la loi 94-008 du 26 avril 1995 fixant les rgles relatives l'organisation et aux attributions
des Collectivits dcentralises,
Vu l'arrt n HCC/................. du.......................................... de la Haute Cour Constitutionnelle
portant proclamation des rsultats de vote du ......................... pour l'lection des conseillers et
du Maire
Vu l'arrt n. du.. relatif l'organisation et au fonctionnement des marchs l'intrieur de
la Commune urbaine de Mahajanga

ARRETE

Article premier : Monsieur/Madame ..domicili . ;


Est autoris (e) souscrire la location du Pavillon n sis march de
Article 2 : La location est d'une anne et prend effet compter de la date du prsent arrt.
Elle est renouvelable par tacite reconduction, sauf volont contraire de l'une des parties
exprime expressment deux mois avant le dlai.
Article 3 : Le montant de la location mensuelle payer avant le 5 de chaque mois en cours
est de . ..Fmg (+chiffre en toutes lettres) avec taux rvisable selon la
dcision du Conseil Municipal de la commune Urbaine de Mahajanga.

DISPOSITIONS PARTICULIERES

Article 4 : Les petites rparations, telles que les ouvertures, la peinture intrieure,
la serrure sont la charge du locataire.

158

Article 5 : Il est interdit :


le changement du plan du pavillon ;
la vente d'autres marchandises que celles autorises ;
l'talage des marchandises hors du pavillon qui peut entraver la circulation. Les marchands
de vaisselles, de soubiques et des arts malagasy peuvent poser une tagre l'extrieur sans
que ceci puisse dpasser 0.70m partir du pavillon ;
La fermeture du pavillon pour une dure de plus de 2 mois conscutifs dans l'anne, sauf
cas de maladie constate par un certificat mdical ;
Le changement de la toiture ou couverture non pralablement autoris et respectant les
directives donnes par la Commune Urbaine de Mahajanga
Provoquer des actes de nature causer des troubles au march ;
Allumer du feu l'intrieur du pavillon ;
Habiter le pavillon.
Article 6 : Le titulaire de la location, ou en cas de son absence, les membres de sa famille
directe, sont seuls autoriss occuper le pavillon, aucune autre personne ne peut se subsister
lui.
Article 7 : Il est interdit au locataire de sous-louer le pavillon et au cas o il cesse ses activits,
il doit remettre au responsable du march les cls du pavillon dans un dlai de un mois et sol
der le loyer
Article 8 : La commune urbaine de Mahajanga peut retirer tout moment la prsente
autorisation en cas de violation d'une des clauses cites ci-dessus par le locataire. Le non
paiement temps des loyers peut entraner l'viction du locataire.
Article 9 : A cette fin, la commune urbaine de Mahajanga peut user de tous les moyens pour
reprendre le pavillon et les cls par l'expulsion du marchand des lieux.
Au cas o des loyers restent impays, un dlai de un mois lui est accord par lettre recom
mande. Pass ce dlai, et dfaut d'excution, l'affaire est porte devant le tribunal pour la
saisie de ses biens en vue de leur vente aux enchres publiques par un huissier.
Article 10 : Les frais et dpens tels les honoraires d'huissier lors de la procdure d'expulsion
sont la charge du locataire.
Article 11 : Le locataire accepte toutes les rparations et organisations ventuellement
dcides par la commune urbaine de..
Article 12 : Le locataire crit par manuscrit au bas du prsent arrt " vu et accept " et
appose sa signature.
Article 13 : Le prsent arrt qui prend effet compter de la date ci-dessous sera publi et
communiqu partout o besoin sera.
Mahajanga, le
Le Maire,

159

2.7.2 Les exemples de dcisions

Modle 79 : Dcision communale


(portant recrutement d'un secrtaire d'tat civil)

Modle 78 : Dcision municipale


REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

(accordant ou refusant le certificat de conformit)

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

REGION ANOSY ANDROY

COMMUNE AUTONOME
DE MAHAJANGA
REGION DE BOENI
COMMUNE URBAINE
DE MAHAJANGA

COMMUNE AUTONOME
DE TOLIARY

ARRETE n

COMMUNE RURALE
DE TSIHOMBE

Vu la Constitution,
Vu la loi 94-008 du 26 avril 1995 fixant les rgles relatives l'organisation et aux attributions
des Collectivits dcentralises,
Vu l'ordonnance n 60-085 du 24 aot 1960 sur l'organisation communale, modifie par
l'ordonnance n 62-061 du 25 septembre 1962 et par la loi n0 63-023 du 20 novembre 1963
Vu l'ordonnance n 60 - 167 du 3 octobre 1960, relative l'urbanisme,
Vu l'ordonnance n 62-115 du 1er octobre 1996 relative au permis de construire et
aux lotissements,
Vu le dcret n 63 -192 du 27 mars 1963 fixant le code de l'urbanisme et de l'habitat, et
les arrts pris en application du code,
Vu la circulaire interministrielle n 98/001/MINATV/MDB/MI du 12 juin 1998, relative
la gestion de l'espace urbain,
Vu l'arrt n..en date du. Accordant le permis de construire
..
Vu le procs verbal de recollement dress lepar.........

portant recrutement d'un secrtaire d'tat civil

LE MAIRE DE LA COMMUNE RURALE DE TSIHOMBE,

accordant (refusant) le certificat de conformit

LE MAIRE DE LA COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA,

DECISION COMMUNALE n 16/03/PAT/RAA/CR.T.

Vu la Constitution,
Vu la loi 94-008 du 26 avril 1995 fixant les rgles relatives l'organisation et aux attributions
des Collectivits dcentralises,
Vu la Loi n 94 - 029 du 25 Aot 1995 portant Code du Travail ;
Sur autorisation du Conseil Communal dans sa dlibration n 002/03 du 10/06/03

DECIDE
ARTICLE PREMIER : Monsieur, Madame, Mademoiselle (1) BELAZA Plagie est recrute en
qualit de secrtaire d'tat civil de la Commune Rurale de Tsihombe.
Article 2 : A ce titre, il est class la catgorie ., . chelon, classe et percevra
mensuellement un salaire correspondant l'indice .
Article 3 : Le Secrtaire administratif est charg de l'application de la prsente dcision qui
prendra effet pour compter de la notification de l'intress.
Tsihombe, le..

DECIDE

Le Maire,

Article premier : Le certificat de conformit est refuse ou accorde (1)


M.domicili agissant en qualit de......
Pour les travaux de raliss sur l'immeuble ou terrain (1) situ
Titre n.appartenant dans un dlai de....................

ELOI

Article 2 : Les travaux ont ou n'ont (1) t effectus en conformit avec le permis de
construire dlivr et les rglements en vigueur.
Article 3 : Le certificat de conformit vaut permis d'habiter ou accs au public ou du
personnel pour les constructions destines l'habitation (1). Il vaut autorisation d'admission
du public et du personnel pour les constructions destines au commerce, l'industrie ou
toute activit (1).
Article 4 : La prsente dcision prend effet compter de la date de sa signature.
Mahajanga, le

N. B. :
En ce qui concerne le salaire du secrtaire d'tat civil, l'Etat octroie une dotation pour toutes les communes
qu'elles soient urbaines ou rurales. Le montant de la dotation et le nombre de ces secrtaires sont fixs
en fonction du nombre de la population.
En principe, le calcul du salaire de base pour l'anne 2004 donne un salaire minimum de 350000 Fmg
(y compris les frais de la CNaPS)

Le Maire,

160

(1) rayer les mentions inutiles.

Dcision envoyer galement pour copie au reprsentant de l'Etat territorialement comptent pour
contrle de lgalit, au C.M.U. et classer aux archives.

161

2.8 Le contrat et la convention

2.8.3 Les exemples de contrats et de convention


Modle 80 : Contrat de travail

2.8.1 Le contrat
REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

Pour les besoins d'intrts gnral, la commune peut passer des contrats soit avec une
autre commune, soit avec un particulier.
Ces contrats peuvent concerner l'excution des travaux ou de prestation de service, d'un
bail de location, dune entente intercommunale.
Avant de contracter quoique ce soit, le Maire doit s'assurer d'une dlibration du Conseil
Communal/ Municipal autorisant l'engagement de la commune.
La rdaction de tels contrats varie selon leur nature et leur objet. En rgle gnrale, cette
rdaction est faite sous forme d'arrt. Tous les ventuels problmes et leurs solutions
doivent tre prvus dans la rdaction.

2.8.2 La convention
Des ententes peuvent natre entre divers organismes privs, tatiques et les communes.
La constitution de ces ententes exige au pralable des dlibrations des conseils communaux/
municipaux intresss donnant pouvoir au Maire de prparer cette entente. Le reprsentant
de l'Etat doit en tre inform par l'envoi immdiat d'un exemplaire de la dlibration.
Pour la convention intercommunale, l'entente se repose sur une question ou un objet
d'utilit commune. Une convention est tablie dfinissant les buts et les moyens de
l'entente. En consquence, le budget de chaque commune intresse doit prvoir les
crdits ncessaires au but atteindre. Chaque conseil dsigne au scrutin secret les
membres destins faire partie de la commission spciale qui grera cette entente.
Les dcisions prises par la commission ne sont applicables qu'aprs ratification par les
conseils communaux intresss. La commission ne peut discuter d'autres questions que
celles prvues la convention.

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
COMMUNE AUTONOME
DE TOAMASINA
REGION ANTSINANANA
COMMUNE URBAINE
DE TOAMASINA

ARRETE n
accordant (refusant) le certificat de conformit

CONTRAT DE TRAVAIL
Entre les soussigns, la Commune Urbaine d'Antsirabe, reprsente par Monsieur/Madame
Le Maire de ladite commune d'une part,
Et Monsieur/Madamersidant
N(e) le.. et dsign(e) ci-aprs comme titulaire du prsent contrat, d'autre part.
Il a t, d'un commun accord, arrt et convenu ce qui suit :

ARTICLE PREMIER
DISPOSITIONS GENERALES
Le titulaire du prsent contrat loue ses services la Commune Urbaine d'Antsirabe pour exercer les
fonctions de.

ARTICLE 2
DUREE DU CONTRAT
Le prsent contrat est conclu pour une dure demois compter de la date de sa signature ou,
si la prise de service est antrieure celle-ci, compter de la date de la prise de service

ARTICLE 3
REMUNERATION
Le titulaire du prsent contrat percevra compter de la date de prise de service, pendant la dure de
son contrat :
a) une rmunration mensuelle defmg sur laquelle sera opre une
retenue pour la CNaPS.
b) Les prestations familiales dans les mmes conditions que pour le fonctionnaire de mme
rmunration dont il est appel tenir l'emploi.
c) Les indemnits ci-aprs (dans les mmes conditions que pour le fonctionnaire de mme
rmunration dont il est appel tenir l'emploi)
Indemnits de dplacement.
Le paiement des moluments prvus au prsent article sera automatiquement suspendu lorsque le
titulaire du prsent contrat sera irrgulirement absent de son poste d'affectation et pendant toute la
dure de l'absence.

162

163

ARTICLE 4
CONGE
Pendant la dure du contrat, le titulaire du prsent contrat aura droit pour une anne de services effectivement accomplis un cong de trente jours ouvrant droit la rmunration prvue l'article 3 ci-dessus
Dans le cas o la dure du contrat serait infrieure un an, le titulaire du prsent contrat aura droit un
cong calcul sur la base de 2 jours et demi par mois de services effectifs. Il en sera de mme pour les
priodes de services effectifs effectus au-del d'un an lorsque celles-ci ne permettront pas d'accorder
le cong prvu l'alina ci-dessus.
Le cong ne pourra tre remplac par une indemnit compensatrice. Toutefois, en cas de rupture de
contrat, il sera allou au titulaire du contrat, la place du cong ayant acquis droit et jouissance, une
indemnit calcule d'aprs la dure du cong proportionnelle au temps de service effectu.

ARTICLE 5
MALADIES OU ACCIDENTS
Pendant la dure du contrat, tous les frais imputables aux accidents de travail et maladies professionnelles, sont la charge de la Commune. A cet effet, le titulaire du contrat sera assur auprs soit de la
CNaPS, soit de la CRCM, soit de la CPR, par les soins de la commune.
Le titulaire du contrat bnficiera des soins et mdicaments ncessaires au traitement de la maladie
dans la limite des possibilits de la commune et de la dlibration des conseillers communaux/
municipaux.
En cas d'accident de travail ou de maladie professionnelle, le titulaire du prsent contrat bnficiera,
la charge de la commune tant pour l'indisponibilit que pour l'incapacit permanente qui en rsulteraient
d'une rparation dtermine conformment aux dispositions de la rglementation applicable aux
personnels soumis au Code du Travail.

ARTICLE 6
RENOUVELLEMENT DE CONTRAT
Le renouvellement du contrat ne peut s'effectuer en aucun cas par tacite reconduction.
Dans le cas o il dsirerait solliciter le renouvellement de son contrat et dans le cas o il n'aurait
pas l'intention d'en demander le renouvellement, le titulaire du prsent contrat est tenu d'en aviser
la commune deux mois au moins avant l'expiration de son contrat.
La commune notifiera sa rponse avant la date d'expiration prvue par le prsent contrat.

ARTICLE 7
RESILIATION
Le prsent contrat sera rsili :
De plein droit et sans pravis ou indemnit de rsiliation :
a. si aprs acceptation et signature du prsent contrat, son titulaire ne rejoint pas son poste
d'affectation sur premire rquisition de la commune.
b. Si le titulaire du prsent contrat est reconnu coupable de faits sur la rpression disciplinaires
des malversations
c. Pour toute autre faute lourde, sous rserve de l'apprciation de la juridiction comptente en
ce qui concerne la gravit de la faute.
Avec pravis ou indemnit de rsiliation
a. lorsque le titulaire du prsent contrat renonce son emploi en cours de contrat.
b. Si aprs maladie ou accident, le conseil de sant estime que le titulaire du prsent contrat
ne peut reprendre son travail.

ARTICLE 8
Le titulaire du prsent contrat s'engage ne fournir et n'utiliser pendant la dure et aprs l'expiration
de son contrat aucune information confidentielle ou non dont il aura pu avoir connaissance dans son
travail ou l'occasion de son travail.
La dure de pravis est celle fixe par la rglementation du travail. Dans le cas o une indemnit de
rsiliation serait verse aux lieu et place de pravis, cette indemnit serait calcule conformment aux
dispositions admises en cette matire par le Code du Travail et ses textes d'application.

ARTICLE 9
Toute contestation relative l'excution du prsent contrat sera dfre la juridiction comptente
dtermine par la rglementation en vigueur.

ARTICLE 10
PREVOYANCE ET RETRAITE
Le titulaire du prsent contrat est admis au bnfice du rgime de retraite prvu par la rglementation
en vigueur (Loi 68-023 du 7 dcembre 1968)
Fait Antsirabe, le..

La commune devra, en tout tat de cause, notifier de faon expresse au titulaire du prsent contrat
son intention de renouveler ou de ne pas renouveler son contrat deux mois avant l'expiration du terme
prvu au prsent contrat
En cas de violation de cette disposition, une indemnit gale la rmunration et aux avantages de
toute nature dont le titulaire du prsent contrat aurait bnfici durant le dlai de pravis non effectivement respect sera verse l'autre partie par la partie dfaillante.

Signature du contractant (1)

Signature du Maire

Le renouvellement du contrat se fera dans les mmes formes que celles prvues pour le contrat initial.

164

165

Modle 81 : Convention entre deux communes


(se rapportant l'organisation de l'utilisation d'un matriel dot deux communes)

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA
Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana

CONVENTION

N..

Conformment aux dispositions de la loi 94-008 du 26 avril 1995 fixant les rgles relatives l'organisation, au fonctionnement et aux attributions des collectivits dcentralises,
En vertu des dlibrations n..en date du. Des Conseils des communes .,
Province Autonome . les autorisant signer la prsente convention.
Les maires des communes rurales indiques ci-dessus ont tabli et sign la prsente convention
dont le but est de rglementer l'utilisation du Bulldozer D6 ayant fait l'objet du march pass en date
du.. entre eux et Monsieur.....................................

Article 1 :

Article 7 :
Au cas o une commune rurale refuserait ou ngligerait d'excuter les obligations rsultant de la
prsente convention, elle pourrait y tre contrainte par toutes voies de droit et tre exclue du prochain
programme d'emploi du matriel.

Article 8 :
En cas de contestation ou du dsaccord, les communes rurales recourront l'arbitrage du reprsentant
du chef de rgion.

Article 9 :
En cas de vente du matriel, chaque commune recevra une part du prix de vente proportionnelle sa
souscription d'achat

Article 10 :
La prsente convention entrera en vigueur la date de sa signature.

Durant le courant du mois de dcembre de chaque anne, les reprsentants des conseils intresss
se runissent pour tablir le programme et le calendrier de travaux du bulldozer D6 pour la prochaine
anne.

Fait . , le.

Article 2 :
Un procs-verbal de cette runion sera immdiatement tabli et sign par tous les reprsentants des
conseils intresss. Il prcise les dates auxquelles ce matriel sera successivement mis la disposition
de chaque commune.

Maire de la commune rurale de


de.

Maire de la commune rurale

Article 3 :
La participation de chaque commune au fonctionnement, l'entretien de ce matriel et au rglement
de l'assurance sera calcule proportionnellement au nombre de jours de travail qu'il aura accompli
pour elle.

Article 4 :
Chacune des communes rurales devra prvoir dans son budget l'inscription ncessaire ce paiement

Article 5 :
En cas de grosses rparations, les charges seront rparties entre chaque commune proportionnellement leur souscription d'achat. Toutefois, s'il est tabli que les avaries survenues au matriel sont
imputables une utilisation anormale faite par une commune rurale, la totalit des frais de remise en
tat pourra tre mise charge.

Article 6 :
En cas d'vnement fortuit ou de force majeure survenant en cours d'anne, une runion provoque
aussitt paru une des communes intresses, pourrait modifier le programme tabli. La participations
de chaque commune aux frais d'entretien et de fonctionnement sera rvise en consquence.

166

167

APPENDICE
QUELQUES REGLES DE CONDUITES DANS LES
RELATIONS PUBLIQUES DU MAIRE
LE ROLE D'EXEMPLE DU MAIRE
Dans sa faon de s'habiller
C'est votre prsentation qui vous assure le respect de votre entourage et du public.
Bien frais et bien prsent le matin, vous vous sentirez l'aise pour affronter votre travail
de la journe. Chaque jour, ayez une tenue correcte. Une bonne tenue exige que vous
soyez propre, bien habill sans pourtant verser dans l'extravagance. Cela ne signifie pas que
vous devez vous habiller d'une manire toujours raffine, mais toutefois, votre habillement
doit toujours tre correct, propre et digne. Vous n'allez pas recevoir les gens en short ou en
pagne, en sous vtement ou pieds nus!
Quel est votre intrt tre toujours propre et net dans votre apparence physique ?
Pour tre logique lorsque vous conseillez vos collaborateurs ou vos administrs d'tre
propres, de prsenter toujours des travaux de qualit !

Dans sa faon de parler


Les messages que le maire veut faire passer ses administrs doivent tre clairs et rentrer
dans leur cadre de rfrence, mais ne pas utiliser pour autant un vocabulaire dplac.
Dans les communications verbales, soyez poli, bienveillant et courtois. Ce n'est pas parce
que vous tes un lu du peuple que vous vous permettez d'tre arrogant ou mprisant.
Au contraire, vous devez tre la disposition et l'coute de tout le monde
sans distinction de situation sociale.
Vous avez le devoir de recevoir les gens avec courtoisie. Un petit sourire accompagn de
mots gentils ne vous coteront rien mais vous rapporteront l'estime du public et celui de
votre entourage.
Avant tout discours, il faut s'assurer de la qualit de chaque hte de marque prsent et
tablir en consquence leur hirarchie protocolaire dans le prambule du discours crit.
Ayez le soin de prparer votre discours, car l'improvisation en la matire risque de vous
rserver des mauvaises surprises, des lapsus et des omissions dsagrables.

168

169

LES TECHNIQUES DE COMMUNICATION


DU MAIRE DANS SES RELATIONS
PUBLIQUES
Les attributions du Maire ne se limitent pas dlivrer des certificats ou autres crits
administratifs ncessaires la vie courante, mais aussi grer des relations humaines,
tablir des contacts et communiquer avec les gens.

Les communications crites


Pour les affaires compliques, il vaut mieux recourir la correspondance ou avoir une
entrevue pralable avec les diffrents responsables avant leur solution. Cependant elles
devraient toujours tre consignes par crit.
Il ne faut pas traiter les affaires administratives par tlphone car cela cote
cher et de plus, on risque de ne pas disposer la preuve de leur solution par la suite.

4 Ecoutez et attendez que la sonnerie indiquant que la communication avec votre correspondant soit tablie, sinon, raccrochez et recommencez l'appel autant de fois qu'il le faut.
5 Si votre appel est tabli et que quelqu'un dcroche, ayez le rflexe de dire "ALLO" et
prsentez-vous d'abord avant de parler. Vous demandez si c'est bien la personne qui vous
voulez communiquer qui est au bout du fil. Si c'est elle, vous lui adressez vos salutations.
Ce n'est qu'aprs que vous allez entrer dans le vif du sujet et dire l'objet de votre communication.
6 Vous viterez tout cart de langage au tlphone pour rester poli et courtois. Soyez bref
tout en tant prcis sur tout ce que vous avez dire. Lorsque tout est dit, vous adressez
vos remerciements et terminez par les salutations finales.

Si c'est vous qu'on appelle


1 Dcrochez le tlphone en ayant le soin d'avoir l'couteur l'oreille et le micro devant
votre bouche (la partie du combin relie avec le fil doit toujours tre en bas)
2 Dites "ALLO". Si quelqu'un parle, vous vous prsenter poliment votre correspondant.

Les communications tlphoniques


Opportunit du tlphone

3 Laissez-le parler et prenez garde de ne jamais couper sa parole. Ecoutez et rpondez


calmement au fur et mesure de la conversation

C'est un mode de communication trs pratique, en raison de la rapidit de la rponse


attendue.

A la fin de la communication, ayez la gentillesse de demander votre correspondant s'il a


puis toutes les questions qu'il voulait vous poser. N'oubliez jamais d'mettre les vux et
les salutations finales.

Il y a une loi qui semble souvent mconnue, c'est que le tlphone n'est nullement institu
pour l'change de longues et oiseuses conversations. On ne doit user du tlphone que
brivement, sans pourtant omettre une formule de politesse au dbut et la fin du court
entretien.

Les rgles protocolaires

Le tlphone est actuellement un moyen de communication par excellence, indispensable


la vie courante. Le tlphone est un instrument qui facilite les communications aussi bien
entre les individus qu'entre les administrs, les services publics ou privs.
Toutefois, cause de son cot lev, l'utilisation du tlphone doit tre modre et n'tre
faite que pour les affaires juges simples ncessitant une solution rapide

Comment utiliser le tlphone ?


Tout d'abord, il faut parler posment, sans prcipitation, et surtout viter de
crier dans l'appareil, ce qui rend la parole absolument inintelligible.

Durant les crmonies, soyez ponctuel. L'arrive en retard lors d'une festivit dnote un
mpris envers la population qui vous a attendu, et sera considre comme un geste
discourtois vis vis de la personne qui vous a invit. Etre l'heure est une marque
d'exactitude et de savoir-vivre.
Respectez le rang protocolaire dans le placement des invits une crmonie ou une
table, de sorte que les htes de marque soient placs vos cts immdiats. Un responsable
du protocole doit tre prvu chaque crmonie. De mme, il faut avoir jour la liste
protocolaire des notables rsidant dans la commune.

Si c'est vous qui allez appeler, voici les gestes que vous devez observer
1 Dcrocher le tlphone et tenez-le de manire ce que la partie relie au fil soit en bas
pour avoir l'couteur votre oreille et le micro devant votre bouche. Si vous inversez la
tenue de l'appareil, vous aurez l'air ridicule et ignare.
2 Ecoutez et attendez le signal de tonalit.

170

3 Composez d'abord les chiffres indicatifs du lieu o se trouve votre correspondance et


composez le numro d'appel de ce dernier.

171