RESUMEN DE LA GUIA DE LOS FUNDAMENTOS

DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin
Los proyectos y la direccin de proyectos se llevan a cabo en un entorno ms amplio que el
atribuible al propio proyecto. El equipo de direccin del proyecto debe entender este contexto a fin
de poder seleccionar las fases del ciclo de vida, los procesos, y las herramientas y tcnicas que se
ajusten adecuadamente al proyecto. Estas fases son:
Ciclo de vida del proyecto
Interesados en el proyecto
Influencias de la organizacin

Ciclo de vida del proyecto

Para facilitar la gestin, los directores de proyectos o la organizacin pueden dividir los proyectos
en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organizacin ejecutante. El
conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto.

Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto. La definicin
del ciclo de vida del proyecto puede ayudar al director del proyecto a determinar si deber tratar el
estudio de viabilidad como la primera fase del proyecto o como un proyecto separado e
independiente.
Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, en qu fase se debe realizar el
trabajo del arquitecto?)
Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y
valida cada producto entregable
Quin est involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniera concurrente requiere que los
implementadores estn involucrados en las fases de requisitos y de diseo)
Cmo controlar y aprobar cada fase.
Las descripciones del ciclo de vida del proyecto pueden ser muy generales o muy detalladas. Las
descripciones muy detalladas de los ciclos de vida pueden incluir formularios, diagramas y listas de
control para proporcionar estructura y control.
La mayora de los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas caractersticas comunes:
En trminos generales, las fases son secuenciales y, normalmente, estn definidas por alguna
forma de transferencia de informacin tcnica o transferencia de componentes tcnicos.
El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel mximo en las fases
intermedias y cae rpidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusin.
El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las caractersticas finales del
producto del proyecto y en el coste final del proyecto es ms alto al comienzo y decrece
gradualmente a medida que avanza el proyecto.

Caractersticas de las fases del proyecto

La conclusin y la aprobacin de uno o ms productos entregables caracteriza a una fase del
proyecto. Un producto entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, En
cualquier proyecto especfico, las fases se pueden subdividir en subfases en funcin del tamao,

complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de caja. Cada subfase se alinea con uno o ms
productos entregables especficos para el seguimiento y control, por lo general, una fase del
proyecto concluye con una revisin del trabajo logrado y los productos entregables, a fin de
determinar la aceptacin. Con frecuencia, la direccin lleva a cabo una revisin para tomar una
decisin a fin de comenzar las actividades de la siguiente fase sin cerrar la fase actual.
Las revisiones al final de cada fase son tambin conocidas como: salidas de fase, entradas a la fase
o puntos de cancelacin.
Secuencia de fases tpica en un ciclo de vida del proyecto

Relaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida del producto

Muchos proyectos estn vinculados con el trabajo continuo de la organizacin

ejecutante Algunas organizaciones aprueban los proyectos slo tras haber
concluido un estudio de viabilidad, un plan preliminar o alguna otra forma
equivalente de anlisis. En estos casos, la planificacin o el anlisis preliminar
adquiere la forma de un proyecto separado
Las fuerzas impulsoras que crean los estmulos para un proyecto se conocen habitualmente como
problemas, oportunidades o requisitos de negocio. El efecto de estas presiones es que, en general, la
direccin debe priorizar esta solicitud con respecto a las necesidades y a las demandas de recursos
de otros posibles proyectos.
La definicin del ciclo de vida del proyecto tambin identificar qu tareas de transicin al final del
proyecto estn incluidas y cules no, a fin de vincular el proyecto con las operaciones de la
organizacin ejecutante. Debe tenerse cuidado en distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el
ciclo de vida del producto.
Relacin entre el ciclo de vida del producto y el ciclo de vida del proyecto

Interesados en el proyecto
Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el
proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecucin del proyecto o de
su conclusin.
Tambin pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto. El equipo de direccin del
proyecto debe identificar a los interesados, determinar sus requisitos y expectativas.
Relacin entre los interesados y el proyecto

Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un proyecto,

que pueden cambiar a lo largo del curso del ciclo de vida del proyecto.
No identificar un interesado clave puede causar problemas significativos a un proyecto.
Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto. Los interesados de
influencia positiva son los que normalmente se beneficiaran de un resultado exitoso, mientras que
los interesados de influencia negativa son aquellos que ven resultados negativos como consecuencia
del xito del proyecto
Entre los interesados clave de los proyectos se encuentran:

 Director del proyecto. La persona responsable de dirigir el proyecto.

Cliente/usuario. La persona u organizacin que utilizar el producto del proyecto. Puede haber
mltiples niveles de clientes.
Organizacin ejecutante. La empresa cuyos empleados participan ms directamente en el
trabajo del proyecto.
Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto.
Equipo de direccin del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que participan
directamente en las actividades de direccin del proyecto.
Patrocinador. La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en
especie, para el proyecto.
Influyentes. Personas o grupos que no estn directamente relacionados con la adquisicin o el
uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posicin en la organizacin del cliente u
organizacin ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del
proyecto.
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO). Si existe en la organizacin ejecutante, la PMO puede
ser un interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto.
Adems de estos interesados clave, hay muchos nombres y categoras diferentes de interesados en
los proyectos, incluidos

Influencias de la organizacin
Generalmente, los proyectos son parte de una organizacin que es mayor que el proyecto. Algunos
ejemplos de organizaciones son: las corporaciones, las agencias del gobierno, las instituciones de
salud, los organismos internacionales, y las asociaciones profesionales

Sistemas de organizacin
Las organizaciones basadas en proyectos son las que sus operaciones se componen principalmente
de proyectos. Estas organizaciones pertenecen a dos categoras:
Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecucin de proyectos para otros
en virtud de un contrato, .
Organizaciones que han adoptado la direccin por proyectos . Estas organizaciones tienden a
tener sistemas de gestin para facilitar la direccin de proyectos.
Las organizaciones no basadas en proyectos frecuentemente pueden carecer de sistemas de gestin
diseados para respaldar las necesidades de los proyectos de forma eficiente y efectiva.

Culturas y estilos de la organizacin

La mayora de las organizaciones han desarrollado culturas nicas y descriptibles. Estas culturas se
ven reflejadas en numerosos factores, entre los que se incluyen:
Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas
Polticas y procedimientos
Percepcin de las relaciones de autoridad
tica laboral y horario laboral

Estructura de la organizacin
La estructura de la organizacin ejecutante con frecuencia restringe la disponibilidad de recursos,
abarcando un espectro desde funcional a orientado a proyectos, con diversas estructuras matriciales
en el medio.
La organizacin funcional clsica, es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior
claramente establecido. Los miembros estn agrupados segn la especialidad: produccin, Las
organizaciones funcionales tambin tienen proyectos, sin embargo, el alcance del proyecto
generalmente se restringe a los lmites de la funcin. Cuando se emprende el desarrollo de un nuevo
producto dentro de una organizacin puramente funcional, la fase de diseo es frecuentemente
denominada proyecto de diseo, e incluye slo personal del departamento de ingeniera. Por lo

tanto, cuando surgen preguntas relacionadas con fabricacin, stas se pasan a travs de la jerarqua
de la organizacin hasta el jefe del departamento, quien consulta con el jefe del departamento de
fabricacin. El jefe del departamento de ingeniera transmite la respuesta a travs de la jerarqua
hasta el gerente funcional de ingeniera.
La organizacin orientada a proyectos, En una organizacin orientada a proyectos, los miembros
del equipo estn frecuentemente ubicados en un mismo lugar. La mayora de los recursos de la
organizacin estn involucrados en el trabajo del proyecto, y los directores del proyecto cuentan
con una gran independencia y autoridad. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen tener
unidades denominadas departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del
proyecto o proveen servicios de soporte a diversos proyectos.
Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de caractersticas de las organizaciones
funcionales y de las orientadas a proyectos. Las matriciales dbiles mantienen muchas de las
caractersticas de las organizaciones funcionales, y el director del proyecto es ms un coordinador
que un director. De forma similar, las matriciales fuertes tienen muchas de las caractersticas de las
organizaciones orientadas a proyectos; pueden tener directores de proyectos a dedicacin completa
con considerable autoridad y personal administrativo de dedicacin completa. Si bien la
organizacin matricial equilibrada reconoce la necesidad de un director del proyecto, no confiere al
director del proyecto autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiacin.
Organizacin funcional

Organizacin orientada a proyectos

Organizacin orientada a proyectos

Organizacin matricial fuerte

Rol de la PMO en las estructuras de la organizacin

La funcin de una PMO dentro de una organizacin puede variar desde una influencia de
asesoramiento, limitada a la recomendacin de polticas y procedimientos especficos sobre
proyectos individuales.
la PMO puede, a su vez, delegar su autoridad al director del proyecto individual.
El equipo del proyecto incluir miembros que estarn dedicados al proyecto o personal que se
comparta con otros proyectos y que, a su vez, estn dirigidos por la PMO.
Los miembros del equipo del proyecto dependern directamente del director del proyecto o, si son
compartidos, de la PMO. El director del proyecto depende directamente de la PMO.
Adicionalmente, la flexibilidad de la direccin centralizada de la PMO puede ofrecer al director del
proyecto ms oportunidades para progresar dentro de la organizacin. Los miembros del equipo del
proyecto especializados tambin pueden estar expuestos a opciones profesionales alternativas
dentro de la direccin de proyectos en organizaciones con PMO.
Es de notar que si existe una PMO, la Figura 2-8 tendr un recuadro adicional, denominado

Sistema de gestin de proyectos

El sistema de gestin de proyectos es el conjunto de herramientas, tcnicas, metodologas, recursos
y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto.