PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

POR

ANGEL ANTONIO RIVAS ZEA

Asesor
Gustavo Contreras Correa
Contador Pblico

UNIVERSIDAD DE CRDOBA ODESAD

PROGRAMA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA
CUZ APARTAD
2008

ENSAYO DE PAPELES DE TRABAJO

El presente ensayo esta encaminado a clarificar, profundizar y
ampliar los conocimientos fundamentales sobre los papeles de trabajo
dentro desarrollo o proceso de auditoria.
A demas de su clasificacin, contenido y conceptos primordiales para
su preparacin, ya que son una herramienta de vital importancia para
evaluacin y el enjuiciamiento, por lo tanto resulta de gran valor
conocer como elaborarlos.
Que son los papeles de trabajo?
Son el conjunto de cdulas y documentos que el auditor utiliza para
registra los datos y la informacin obtenida durante su investigacin,
los resultados de las pruebas realizadas y la descripcin de las
mismas.
Son registros que mantiene el auditor de los procedimientos
aplicados, pruebas desarrolladas, informacin obtenida y conclusiones
pertinentes a que se lleg en el trabajo de auditoria.
Los papeles de trabajo tambin pueden constituir la informacin
almacenada en cintas, pelculas u otros medios (diskettes).

Propsito de papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo tienen

los siguientes propsitos:
Ayudan en la planeacin y desarrollo de la auditora.
Ayudan en la supervisin y revisin del trabajo de auditora.
Registran la evidencia en la auditora para respaldar el informe
del

auditor.

Permiten organizar y coordinar las diferentes fases de auditora

que se lleva a cabo.

 Sirven de evidencia legal. Los papeles de trabajo constituyen

una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones
legales.
Los auditores utilizan los papeles de trabajo para apoyar su
conclusin de que realizaron la auditora de un modo profesional, que
ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en el
desempeo de sus deberes y funciones. La obtencin de evidencia
suficiente y competente y la adecuada preparacin de los papeles de
trabajo constituyen el soporte fundamental de la opinin de los
auditores.
Los

papeles

de

trabajo

son

de

propiedad

de

los

rganos

conformantes del Sistema Nacional de Control y de las Sociedades de

auditoria cuyos exmenes practicados contaron con la autorizacin de
la Contralora General. El auditor debe guardar con cuidado y
vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar
en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carcter secreto
de la informacin contenida en los mismos.
Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los
papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son
importantes

para

auditorias

futuras

para

cumplir

con

los

requerimientos legales en caso de litigios.

Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden
dividirse en dos grupos bsicos: Archivos corrientes y archivos
permanentes.
Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con
la planificacin y supervisin que no son de uso continuo en
auditorias posteriores tales como: Revisiones corrientes de controles
administrativos, anlisis de informacin financiera, correspondencias

corrientes, programas de auditoria y otros papeles que respaldan las

observaciones y preparacin del informe, inclusive el borrador del
informe.
Los

archivos

permanentes

debern

contener

informaciones

importantes para utilizar en auditorias futuras tales como: El historial

legislativo sobre la creacin de la entidad y sus programas y
actividades, la legislacin de aplicabilidad continua en la entidad,
polticas y procedimientos de la entidad, financiamiento, organizacin
y personal, polticas y procedimientos de presupuestos, contabilidad e
informes, estatutos, memorias anuales, etc.
En los papeles de trabajo se registran la planeacin, la naturaleza,
oportunidad

desarrollados,

el
los

alcance

de

resultados,

los
las

procedimientos
conclusiones

de

auditoria

extradas

las

evidencias obtenidas. Incluyen slo asuntos importantes que se

requieran junto con la conclusin del auditor y los hechos que fueron
conocidos por el auditor durante el proceso de auditoria.
Igualmente indica que la forma y contenido de los papeles de trabajo
es afectada por los factores como: La naturaleza del trabajo de
auditoria, el tipo de dictamen o informe del auditor, la naturaleza y
evaluacin de los sistemas de contabilidad y control interno de la
entidad; las necesidades en las circunstancias particulares, de
direccin, supervisin, y revisin de los trabajos realizados por los
auxiliares; metodologa y tecnologa de auditoria usadas en el curso
del examen.
Los

papeles

de

trabajo

son

diseados

para

cumplir

con

las

circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en

particular. Los papeles de trabajo facilitan la delegacin de funciones,
y al mismo tiempo proporcionan un medio para control de su calidad.
Los

papeles

informaciones:

de

trabajo

incluyen,

entre

otros,

las

siguientes

Informacin referente a la estructura orgnica de la entidad

examinada.
o Extractos o copias de documentos legales importantes,
convenios, y estatutos.
o Informacin concerniente al entorno econmico y legislativo
dentro de los que opera la
o Evidencia

del

proceso

entidad.
de

planeamiento,

incluyendo

programas de auditora y cualquier cambio al respecto.

o Evidencia de la comprensin de los sistemas de contabilidad
y de control interno.
o Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de
control.
o Evidencia sobre la evaluacin del trabajo de auditores
internos y las conclusiones alcanzadas.
o Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares
fue supervisado y revisado.
o Anlisis de transacciones y balances.
o Anlisis de tendencias e ndice importantes.
o Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los
procedimientos de auditora desarrollados y de los resultados
de dichos procedimientos.
o Una indicacin sobre quien desarroll los procedimientos de
auditora y cuando fueron desarrollados.
o Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y
otras terceras partes.
o Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditora
comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los
trminos del trabajo y las debilidades sustanciales en control
interno.

o Cartas de presentacin recibidas de la entidad.

Conclusiones alcanzadas por el auditor concernientes a

aspectos importantes de la auditoria, incluyendo cmo se

resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados
por los procedimientos del auditor.
o Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes
del auditor, etctera.

CLASIFICACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO:

Los papeles de trabajo pueden clasificarse segn el punto de vista:
Por uso:
Segn a la utilizacin que tengan los papeles de auditoria en el
perodo examinado o en varios perodos de clasifican en : archivo de
la auditoria y archivo continuo o permanente de auditoria
ARCHIVO DE LA AUDITORA:
Son papeles de uso limitado para una sola auditoria; se preparan en
el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referir a
las cuentas, a la fecha o por perodo a de que se trate. El contenido
del archivo de la auditoria puede ser:

Estados financieros del perodo sujeto a examen y el perodo

anterior

Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen

Cdulas sumarias de los rubros de los estados financieros

Cdulas analticas y subanalticas de las cdulas sumarias

Resultados de las circularizaciones

Anlisis de las pruebas de auditoria practicadas

Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoria

ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORA:

Son aquellos que se usarn continuamente siendo tiles para la
comprobacin de las cuentas no slo en el perodo en el que se
preparan, sino tambin en ejercicios futuros; sus datos se refieren
normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Y debe considerarse como parte integral del conjunto de papeles de
trabajo de todas y cada una de las auditorias a las cuales se refieran
los datos que contiene.

Tambin se conoce como el archivo

permanente y su contenido puede ser:

Historia de la Compaa

Contratos y Convenios a largo plazo

Sistema y Polticas Contables

Estados Financieros de los ltimos aos

Estado Tributario

Conclusiones y recomendaciones de las ltimas auditorias

Hojas de trabajo de la ltima auditoria

Por su contenido:
De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican
en: hojas de trabajo, cdulas sumarias y cdulas analticas.
HOJA DE TRABAJO:
Son hojas multicolumnares en las cuales se agrupan las cuentas de
mayor con los saldos sujetos a examen. Y se usan de resumen y gua
o ndice de las cedulas restantes cada cuenta.
Adems representan los estados financieros en conjunto, y dando as
inicio al anlisis puesto que se empieza a descomponer el todo en

unidades de estudio ms pequeas siguiendo el orden del Balance

General y del Estado de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estar representado por una Cdula
Sumaria. El criterio para agrupar las cuentas en cdulas sumarias es
la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las
conclusiones del examen del grupo sean aplicables a todas las
cuentas examinadas.
Las hojas de trabajo contendrn los saldos del ejercicio anterior con
el fin de hacer comparaciones. Tambin se anotarn en estas hojas
de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisin,
para obtener en ellas las cifras finales o de auditoria que son las
referidas en el dictamen.
Es importante destacar que en la hoja de trabajo la

columna que

contiene los saldos a examinar representa el primer trmino de la

ecuacin de auditoria, es decir, la evidencia primaria. Siendo estos la
primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados
financieros a enjuiciar, por tanto l debe comprobar la razonabilidad
de estos saldos para emitir su opinin, en otras palabras debe
obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para
encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma
relativa a la ejecucin del trabajo.
La obtencin dicha evidencia, constituye en s el trabajo de campo y
es la labor ms dispendiosa de la auditoria y se obtiene por medio de
tcnicas y procedimientos de auditoria, las cuales tienen el propsito
de convencer al auditor de la razonabilidad o no de los saldos
sometidos a estudio
CDULAS ANALTICAS O DE COMPROBACIN:

En estas se detallan los rubros contenidos en las cdulas sumarias, y

contienen el anlisis y la comprobacin de los datos de estas ltimas,
desglosando los renglones o datos especficos

con las pruebas o

procedimientos aplicados para la obtencin de la evidencia suficiente

y competente. Si el estudio de la cdula analtica lo amerita, se
deben elaborar subcdulas.
En trminos generales la cdula analtica es la mnima unidad de
estudio, aunque como se afirma en el prrafo precedente existen
casos en los cuales se hace necesario dividir la analtica para un
mejor examen de la cuenta. La analticas deben obligatoriamente
describir todos y cada uno de las tcnicas y procedimientos de
auditoria que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas
cdulas y en las subanalticas se plasma el trabajo del auditor y son
las que sirven de prueba del trabajo realizado.

Las cdulas presentan estructuralmente tres

partes claramente

diferenciadas como son: Encabezado, cuerpo y pie.

El encabezado es la parte superior de la cdula y contiene los
siguientes datos:
o Nombre de la dependencia o entidad.
o Nombre del rea especifica que realiza la auditora.
o Nombre del rea sujeta a revisin.
o Nombre especifico del rubro, concepto u operacin a revisar.
o Nombre especifico del procedimiento que se est realizando y
cuyos datos de plasman en la cdula.
o Tipo de cdula que se elabora.

o Fecha de elaboracin.
o Iniciales y firma del auditor que elabor la cdula.
o Iniciales y firma del auditor que revis la cdula.
El Cuerpo Es donde se plasma la informacin obtenida y los
resultados, contiene los siguientes elementos:
o Referencias: Enlace entre cifras o informacin que aparecen en
cdulas diferentes.
o Informacin obtenida: Cifras y/o conceptos sobre los que se
trabaj.
o Marcas: Seales que indican en forma sinttica las pruebas
realizadas.
o Notas aclaratorias: Comentarios especiales que clarifiquen el
contenido de la cdula y que el auditor considere necesario
incorporar.
o Observaciones: Deficiencias, irregularidades, desviaciones y
oportunidades de mejora en las operaciones revisadas.
o Conclusin: Grado razonable de convencimiento a que llegue el
auditor principalmente sobre los aspectos positivos de la
operacin, ya que respecto a los negativos slo bastar con
reverenciarlos en las observaciones correspondientes.
Pie es donde se menciona la fuente documental de los datos
contenidos en la cdula y el significado de las marcas.

ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para asegurar que los papeles de trabajo estn completos, sean

rpidos de localizar y fciles de comprender, es recomendable la
aplicacin de las siguientes medidas:
PREVIAS A SU FORMULACIN
o Determinar su necesidad de elaboracin, teniendo presente
que se alcancen los objetivos de la auditora.
o Planear su diseo, de acuerdo con la informacin por obtener
as como las pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan
a realizarse.
o Determinar

el ndice

en tal

forma que los

papeles

se

estructuren en secciones similares al programa de trabajo

o Aprovechar,

hasta

donde

sea

posible

prctico,

la

documentacin de la dependencia o entidad como cdulas

propias.
AL FORMULARLOS
o Elaborar cdulas sumarias por cada seccin o captulo del
programa de trabajo.
o Pensar lo que se desea expresar antes de plasmarlo por
escrito.
o Redactar en forma clara y precisa.
o Utilizar letra legible.
o Anotar en una columna la informacin que se va a revisar y en
otra, las revisiones efectuadas.
o Anotar la informacin conforme se obtenga.
o Respetar el orden en que aparece la informacin en los
documentos fuente.
o Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se
deriven de las pruebas realizadas.

o Anotar las marcas que sean necesarias.

o No pasar las cdulas en limpio, salvo casos excepcionales.
o Cruzar la informacin entre cdulas.