Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

Administracin de Empresas

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Tema que presenta el estudiante:

LUILLY PEA PUTPAA

Para el formador:

Lic. Adm. JAVIER NICOLS ESPINOZA YBARRA

Unidad Didctica:
TPICOS AVANZADOS EN ADMINISTRACIN
Ciclo y Turno:

VI Noche
Aula:

C 305
TARAPOTO PER
2015

DEDICATORIA

mis

padres

hermanas, a quienes le
debo toda mi vida, a
ustedes
quienes
formarme

profesores
han

sabido

con

buenos

sentimientos,
conocimientos, hbitos y
valores, lo cual me ha
ayudado a salir adelante
buscando

siempre

mejor camino.

el

AGRADECIMIENTO

Quiero

manifestar

mi

agradecimiento

mis

amigos, maestros y en especial a mis padres que

siempre estuvieron pendientes de que realizara
muy bien este trabajo, por el apoyo incondicional,
y por todas las palabras de aliento. Sobre todo a
Dios por haberme permitido llegar hasta este
punto y haberme dado salud, fortaleza y valor para
lograr mis objetivos, adems su infinita bondad y
amor. GRACIAS!

I.

FUNCIONES

EMPRESARIALES

PARA

UNA

EMPRESA

COMERCIAL

DESCRIPCIN
FUNCIN DE DIRECCIN
Gobernar la empresa, tanto para elegir objetivos y polticas, como
para tomar medidas operativas para su funcionamiento. Los
componentes bsicos de esta funcin son el de informacin y el
de decisin, es decir, ha de estar informada acerca de su propia
empresa y de las de su entorno. Adems, deber emprender
acciones asumiendo la responsabilidad que esto conlleva.
FUNCIN DE JURIDICO
Vigilar la correcta aplicacin de las polticas y lineamientos que
regulan y norman las actividades inherentes a la evaluacin y
suscripcin

de

contratos

convenios.

Unificar,

definir

sistematizar los criterios de interpretacin y de aplicacin de las

leyes, reglamentos, decretos y otras disposiciones jurdicas que
normen el funcionamiento del Instituto. Realizar las dems
funciones que el Director General le encomiende, verificando la
correcta aplicacin de la normatividad, polticas y lineamientos
que regulen sus actividades institucionales.
FUNCIN DE SUBDIRECCIN

El Subdirector toma las decisiones de las polticas junto con el

Director y Jurdico, lo aconseja y le da su opinin tambin. La
persona en este puesto tiene la responsabilidad de asumir la
presidencia si algo le ocurre al presidente de la compaa.
FUNCIN DE RECURSOS HUMANOS
Supervisar y controlar la actualizacin del manual, descripciones,
perfiles de cargo y expedientes de personal con la finalidad de
cumplir con las normas. Planificar y supervisar el adiestramiento
del personal bajo su supervisin, ejecutando el plan anual de
deteccin de necesidades de formacin, con el fin de mantener al
personal con los niveles de competencias requeridos por la
organizacin para asegurar la planificacin, ejecucin, control y
mejora de los procesos. Cumplir con las normas y procedimientos
de seguridad y salud en el trabajo.
FUNCIN DE RECURSOS MATERIALES
Planear y programar la reparacin oportuna de los bienes
muebles, propiedad de la empresa, as como dar servicio a las
instalaciones del centro, y dems necesidades en cuanto a
mantenimiento distribucin del producto y de los bienes del
inmueble. Establecer los mecanismos necesarios para proteger,
conservar y manejar adecuadamente el producto y los bienes.
Proporcionar al personal, los materiales y tiles de trabajo que
requiera para el buen desempeo de sus actividades.
FUNCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
Difundir la normatividad de carcter administrativo y financiero
entre el personal del departamento, as como supervisar su
cumplimiento. Programar, gestionar y ejercer el presupuesto
asignado y captado, con estricto apego a la normatividad
establecida en la materia. Aplicar controle internos auxiliares para
el registro del presupuesto asignado y de los ingresos que por
diversos conceptos se generen en la empresa. Elaborar y
consolidar los estados financieros y presupuestales respectivos,
conforme a las normas y procedimiento de Recursos Financieros.

FUNCIN DE APOYO LOGSTICO

Facilitar

eficaz

eficientemente

la

oportuna

atencin

de

audiencias solicitadas al director general de la empresa. La

programacin de citas, se realizar diariamente de conformidad
con las fechas y horarios disponibles que le indique el Director
general a su Departamento de Apoyo Logstico. En los casos de
que sean personas externas a la institucin, las que requieran cita
para audiencia con el Director General, el Departamento de
Apoyo Logstico deber solicitarles sus datos de identificacin,
asunto y nmero telefnico para que sean fcilmente localizables
para informarles oportunamente de la hora y da la cita.

FUNCIN DE SERVICIOS GENERALES

Apoyar a Recursos Materiales en la deteccin, planeacin y
atencin de los servicios de apoyo que requieran las reas de la
empresa para su mejor desempeo. Supervisar que los bienes y
servicios, se entreguen o se presten en el tiempo y lugar
convenido, as como con la calidad requerida. Establecer los
mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar
adecuadamente la distribucin de los insumos, materias primas,
etc.
FUNCIN DE ADQUISICIN
Adquirir los bienes, servicios e insumos o materiales necesarios
para garantizar la operacin de la empresa bajo los criterios de
economa, transparencia, efectividad y eficacia. Realizar las
negociaciones necesarias para adquirir los bienes, equipo en
general

insumos

necesarios

conforme

las

polticas

establecidas. Proporcionar de forma oportuna los materiales

necesarios que permitan la adecuada operacin y funcionamiento
del rea. Coordinar de forma general las actividades logsticas con
el Almacn principalmente, adems de todas las dems reas de
la empresa.

FUNCIN DE DISTRIBUCIN
Planear, organizar, controlar y programar las rutas de distribucin
del producto para su venta. Controlar e informar a Servicios
Generales los servicios de transporte a fin de efectuar las
entregas as como los gastos de operacin relacionados con la
distribucin del producto. Supervisar y evaluar las actividades del
personal asignado al Departamento. Coordinar el registro, entrega
y recepcin con Almacn. Proporcionar a Recursos Materiales la
informacin y en su caso, la documentacin relacionada con los
prestadores

de

servicios

potenciales,

del

mbito

de

su

competencia, a efecto de integrar y actualizar el catlogo de

proveedores, clientes y Prestadores de otros servicios.
FUNCIN DE ALMACN
Coordinar de

forma

general

las actividades

logsticas con

Adquisiciones. Supervisar el correcto registro de mximos y

mnimos del Almacn. Garantizar el abastecimiento de insumos y
que se cumpla el equilibrio de compras contra existencias.
Supervisar y controlar el abastecimiento de insumos en los
contenedores de vino. Convocar y supervisar al personal en la
toma de inventarios fsicos. Consolidar el inventario fsico y emitir
los reportes correspondientes. Supervisar el proceso de seleccin
de frutas en combinacin con el rea de produccin para elaborar
el vino y el posterior envo al rea de envase y etiquetado
atendiendo a atributos y defectos, considerando criterios de
inocuidad en el manejo estricto del vino y sanitizacin de equipos
y criterios de seguridad laboral y de ambiente.
FUNCIN DE EMPAQUE Y EMBALAJE
Gestionar y/o supervisar las actividades de ingreso, seleccin,
embalado y despacho del vino conforme orden de trabajo,
atendiendo la inocuidad de productos y la sanitizacin y
operatividad de equipos y maquinarias, preservando la seguridad
de personas y ambiente. Gestionar el embalado y despacho del
vino considerando el destino de conservacin y comercializacin,

controlando el acondicionamiento, la forma de estibado, la

ubicacin

disposicin

de

los

envases,

observando

la

preservacin de la seguridad laboral.

FUNCIN DE VENTAS
Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe
planificar sus acciones y las del rea, tomando en cuenta los
recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos
planes. Establecer metas y objetivos as como el precio del
producto para su ingreso al mercado. Delimitar el territorio de
ventas segn las metas establecidas. Realizar publicidad y
promocin de ventas. Llevar un adecuado control y anlisis de las
ventas. El rea de ventas debe mantener una relacin directa con
el almacn a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la
demanda.

Generar

recursos

pues

es fundamental

para

la

viabilidad de la empresa. Ser la Imagen Pblica de la empresa.

Servir como el punto de exposicin de la firma ante los clientes
potenciales y el pblico en general. Los miembros de la fuerza de
ventas son los representantes de la compaa.

ESTRUCTURA
ORGANICA
1. Jefe de ventas

Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta

determinadas por la Gerencia comercial y Marketing para el
rea de ventas nacionales, internacionales e institucionales, a
travs de la eficiente administracin del departamento y su
fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando
estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de
negocios, planes de fidelizacin de clientes y un servicio de
venta y post venta de excelencia.
Funciones Esenciales
Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa
Posiciona los productos de la comercializadora a nivel
nacional
Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando,
formando y motivando al mismo
Negociar personalmente los contratos comerciales con
grandes clientes
2. Jefe de logstica
Es el mximo responsable del correcto funcionamiento,
coordinacin y organizacin del rea logstica de la empresa,
tanto a nivel de producto como a nivel de gestin de personal,
con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de
mercanca en tiempo y forma.
Funciones Esenciales
Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas,
reposicin, preparacin de pedidos y transporte de los
mismos).
Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin
de la empresa.
Optimizar, organizar y planificar la preparacin y
distribucin de pedidos.
Optimizar procesos de trabajo.
Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
3. Auxiliar de operaciones logsticas
Es el Encargado de llevar control y registro de las actividades
de recepcin, almacenamiento, consolidacin y despachos.
Funciones Esenciales

 Controlar

el

cumplimiento

de

los

procedimientos

operativos en las actividades de la bodega.

Reportar al Jefe de Logstica los indicadores de gestin
de la bodega y posibles mejoras en los procesos.
Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.
Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos
de los mismos en funcin de la carga transportada y el
cumplimiento de la entrega.
Gestionar la relacin con los proveedores y clientes.
Obtener retroalimentacin del personal para obtener
mejoras en los procesos. Empresa
4. Vendedor
Responder por toda la gestin de ventas y desarrollar una
labor Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando
clientes potenciales.
Funciones Esenciales
Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas
establecidas y nmero de clientes asignados, Tomar
inventario de productos en los clientes.
Asesorar a los clientes en la venta.
Informar sobre las actividades promocionales a los
clientes.
Realizar merchandising en las neveras de los clientes
(revisar fechas y rotacin de productos).
Responder por el desarrollo de la zona asignada.
5. Auxiliar logstico
Comprender todos los procesos de depsito, almacenamiento
y distribucin de materias primas o productos hasta que llegan
a sus consumidores en los puntos de venta.
Funciones Esenciales
Coordinar, ejecutar

controlar

adquisiciones y contrataciones.
Organizar
y
controlar
todas
concernientes a los pedidos.
Mantener actualizado el Archivo

los
las
y

procesos

de

actividades
Registro

de

Proveedores en el Banco de Datos.

Firmar las rdenes de Compra y Prestaciones de
Servicios.
Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades.

 Mantener informado al personal de su rea sobre las

disposiciones y actividades que se tengan que ejecutar,
en cumplimiento a los objetivos y metas por alcanzar.
Brindar apoyo en Bodega y asegurar as la
disponibilidad de productos y mercaderas que se
encuentran en la tienda, con el fin de realizar una
entrega oportuna al cliente.
Disear las rutas de acuerdo a las entregas a realizar.
Preparar y entregar los informes que le sean solicitados
en funcin de las responsabilidades asignadas.
Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y
archivos que estn a su cargo.
6. Operario de logstica
Planificar, implementar y controlar eficazmente a travs de
indicadores logsticos el flujo y almacenamiento de productos y
servicios de la cadena de distribucin.
Funciones Esenciales
Almacenar y mover las mercancas.
Distribuir los productos en cada terminal.
Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de

las operaciones.
Procesar los pedidos.
Manejar los materiales.
Revisin de mercadera.
Ordenar y mantener en buen estado la bodega.
Decidir que sistemas y formas de proteccin va a utilizar

para los productos.

Decidir medios de transporte a utilizar y elaboracin de
los planes de ruta.
Se encarga del control de lotes o nmeros de serie.
7. Ayudante de ventas
Establecer una metodologa que garantice que las rdenes de
compras de los clientes, se realicen de acuerdo a las
condiciones acordadas, especialmente con una entrega eficaz
y eficiente.
Funciones Esenciales
Atender y ofrecer a los clientes informacin sobre los
productos de la empresa Apertura y seguimiento de
nuevos clientes potenciales

 Elaboracin de estadsticas e informes de ventas

Canalizar las necesidades del cliente
Acordar con el cliente las condiciones de la venta
(tiempo de entrega, condiciones de pago, validez de la
oferta etc.)
Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones
a los clientes
Asegurar la entrega del producto

8. Auxiliar de data maestra

Crear efectivamente una vista contextual de datos completos,
en entornos de datos distribuidos de medianos a grandes,
conformado

por

proporcionando

integracin

un

nivel

de

de

datos

acceso

del

simplificado

cliente
a

las

aplicaciones corporativas.
Funciones Esenciales
Crear, modificar y validar el registro de proveedores de
materiales y servicios.
Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de
acuerdo a la optimizacin de la creacin de los mismos.
Verificar y controlar la creacin de los servicios y
materiales con las reas involucradas.
Registrar, actualizar y monitorear los registros de Datos
Maestros

segn

requerimientos

de

las

reas

Comerciales y Logsticas.
Administrar y activar el plan publi-promocional en las
herramientas actuales.
Registrar condiciones de compra y venta en el sistema.
Alineacin de datos segn indicacin del Supervisor de
Data Maestra.
Monitorear y controlar inconsistencias en las categoras
de su responsabilidad
9. Auxiliar de cartera
Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un
mejor recaudo de cartera dentro de la empresa.
Funciones Esenciales

 Elaborar diariamente la conciliacin bancaria para

detectar estado de consignaciones efectuadas por
clientes
Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes
Cumplir con las polticas establecidas por el Coordinador
de Cartera referentes al recaudo de cartera
Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de
Gestin

Integral,

para

detectar

las

deficiencias

implantacin de las acciones correctivas y preventivas

necesarias.
Consultar con

los

clientes

sobre

dudas

en

las

consignaciones
10.

Desarrollador comercial

Cumplir

con

brindar

una

excelente

atencin,

un

claro

entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de

sus clientes para as contribuir permanentemente a propiciar
en ellos un alto nivel de satisfaccin que asegure la recompra
y/o el cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el
asesor participe como representante de la Empresa.
Funciones Esenciales
Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e
informes que le sean encomendados
Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de
la Empresa, mostrando permanente buena disposicin
hacia

la

labor

hacia

los

conductos

regulares

establecidos.
Anlisis de cumplimiento de objetivos, informe de
gestin diario o reporte, atendiendo reclamaciones e
incidencias.
Realizar presentaciones,

ofertas,

tratamiento

de

objeciones, y cierre de la venta.

II.

FUNCIONES EMPRESARIALES PARA UNA EMPRESA DE

SERVICIO

DESCRIPCIN
La delegacin de funciones en una empresa de servicios se ha
hecho en base a sus conocimientos, experiencias y aptitudes; por
lo que los empleados tienen un perfecto conocimiento de sus
actividades y obligaciones. Adems de que la empresa les brinda
la oportunidad de superarse y escalar puestos de trabajo a travs
de capacitaciones constantes y la integracin en mecanismo
como el circulo de calidad que les da la oportunidad de promover
y comunicar sus ideas e integrarse de mejor manera o sus
responsabilidades.
El ausentismo se pretende disminuir a travs de la total
integracin de los empleados a la esencia y actividades de la
empresa; a manera de la realizacin de diferentes actividades
sociales, que adems sirven como medios de motivacin.

ESTRUCTURA
ORGANICA
1. DIRECTORIO
Es el rgano colegiado elegido por la junta general. Los
directores responden, ilimitada y solidariamente, ante la
sociedad, los accionistas y los terceros por los daos y
perjuicios que causen por los acuerdos o actos contrarios a la
ley, al estatuto o por los realizados con dolo, abuso de
facultades o negligencia grave.
Es responsabilidad del directorio el cumplimiento de los
acuerdos de la junta general, salvo que esta disponga algo
distinto para determinados casos particulares.
Los directores son asimismo solidariamente responsables con
los directores que los hayan precedido por las irregularidades
que estos hubieran cometido si, conocindolas, no las
denunciaren por escrito a la junta general.
El cargo de director, sea titular, suplente o alterno, es
personal, salvo que el estatuto autorice la representacin. El
cargo de director es retribuido. Si el estatuto no prev el
monto de la retribucin, corresponde determinarlo a la junta
obligatoria anual.
2. GERENCIA GENERAL
El gerente responde ante la sociedad, los accionistas y
terceros, por los daos y perjuicios que ocasione por el

incumplimiento de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades

y negligencia grave.
El gerente es particularmente responsable por:
1. La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de
contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la
sociedad y los dems libros y registros que debe llevar un
ordenado comerciante;
2. El establecimiento y mantenimiento de una estructura de
control interno diseada para proveer una seguridad
razonable de que los activos de la sociedad estn
protegidos contra uso no autorizado y que todas las
operaciones son efectuadas de acuerdo con autorizaciones
establecidas y son registradas apropiadamente;
3. La veracidad de las informaciones que proporcione al
directorio y la junta general;
4. El ocultamiento de las irregularidades que observe en las
actividades de la sociedad;
5. La conservacin de los fondos sociales a nombre de la
sociedad;
6. El empleo de los recursos sociales en negocios distintos
del objeto de la sociedad;
7. La veracidad de las constancias y certificaciones que
expida respecto del contenido de los libros y registros de la
sociedad.
3. GERENCIA CONTRALORIA
La Gerencia de Contralora es la encargada de vigilar los
estados financieros de la empresa a travs de auditoras. Se
encarga de establecer, vigilar y reportar el cumplimiento y la
eficiencia de los sistemas de control interno.
4. GERENCIA DE LOGISTICA Y INVERSIONES
Se encarga del movimiento, almacenamiento y manejo de los
materiales, de acuerdo a un proceso de informacin decisin
accin, esta debe responder de forma objetiva y cuantitativa
a cunto dinero se requiere para los materiales y necesidades
del hotel.
5. GERENCIA DE VENTAS Y MARKETING
Se encarga de crear un plan de expansin de la fuerza de
ventas se busca incrementar la presencia de la empresa a

nivel nacional, obtener un margen de utilidades mucho ms

amplio y solidificar la empresa como de carcter nacional. Y de
todo el material promocional grfico.

III.

FUNCIONES EMPRESARIALES PARA UNA EMPRESA DE

PRODUCCIN

DESCRIPCIN
Los empleados son seleccionados segn su experiencia, aptitudes
y conocimientos, dndoles la oportunidad de escalar puestos y
mejorar su estatus de empleado, adems de incentivarlos a la
correcta realizacin de sus actividades mediante capacitaciones,
eventos sociales, bonificaciones entre otros, con lo cual se
pretende tambin disminuir el ausentismo.
Los empleados tienen un buen conocimiento de sus funciones y
una constante participacin, en los actos de la empresa, mediante
su integracin, en los crculos de calidad en los cuales son
involucrados con la calidad y correcto desempeo de su trabajo.

ESTRUCTURA
ORGANICA
a. Departamento Administrativo.
Director general
Es el responsable de administrar y dirigir en su totalidad a la
empresa, asi como de tomar las decisiones estratgicas
relacionadas con el crecimiento de la misma.
Gerente general
Es el responsable ante el director general de coordinar y
controlar todas las actividades administrativas de la empresa
mediante la planeacin, direccin, organizacin y control.
Director de Compras y Ventas
Es el responsable de tener en existencia la materia prima
necesaria para realizar el proceso de produccin, as como de
atender los pedidos de los clientes y realizar el envi de la
documentacin correspondiente a los agentes aduanales de
los clientes.
Contador
Es el encargado de dirigir y realizar todas las actividades
contables

de

la

empresa

que

incluyen

la

preparacin,

actualizacin e interpretacin de los documentos contables y

estados financieros, as como otros deberes relacionados con
el rea de contabilidad.
Secretaria

Es la encargada de desempear labores de oficina en general

para auxiliar a los ejecutivos en sus la bores administrativas,
as como de realizar el pago en efectivo a proveedores y
empleados.
b. Departamento de Produccin.
Director de Produccin
Es el encargado de coordinar la produccin y la programacin
del trabajo en el rea de produccin para surtir los pedidos, as
como el traslado del producto de la empresa a los clientes que
incluye la contratacin y monitoreo de los trileres.
Supervisor de Produccin
Es el encargado de supervisar la calidad del producto que los
proveedores entregan en la empresa, as como de verificar el
embarque y entarimado de las cajas para su envi.
Asistente de Produccin
Es el encargado de auxiliar al director

y supervisor de

produccin, supervisando la calidad del producto que los

proveedores entregan, as como la calidad del producto que se
enva a los clientes.
Jefe de Personal
Es el encargado de supervisar y asignar tareas a los
trabajadores del rea de produccin relacionada con la
limpieza y empaque del producto.
Jefe de Grupo
Es el encargado de auxiliar al jefe de personal de produccin a
coordinar a un grupo de los trabajadores dedicados a la
limpieza y empaque del producto, as como de supervisar su
trabajo.
Operador de Maquina
Es el encargado de la operacin y limpieza de las maquinas
que se emplean en la produccin de los productos.
Empleado de Produccin
Es el encargado de la limpieza, seleccin y empaque de los
productos.

c. Departamento de Vigilancia.
Portero
Es el encargado de controlar la entrada y salida de las
personas y trileres de la empresa.