EXECUTIVE

briefing guia executivo para decisões estratégicas

BPM
Business Process
Management
para levar TI
aos negócios
O conceito alinhar TI aos negócios
foi usado tantas vezes que, hoje, parece
Capítulo 1 2
jargão sem nenhum sentido prático.
Visão geral sobre BPM As ferramentas de gestão de processos
de negócios (ou BPM - Business
Capítulo 2 4 Process Management) querem provar
Desafios da implementação o contrário. Ao apostar nesse tipo de
solução, uma empresa pode ter uma
Capítulo 3 6 área de TI que seja não só próxima do
setor de negócios, mas que consiga ser
Opções flexíveis incorporada como parte integrante (e de
confiança) do planejamento estratégico.
Capítulo 4 8 Confira, nesse material preparado pelos
Retorno garantido editores do COMPUTERWORLD, mais
detalhes sobre BPM.

Business Process Management (BPM) Executive Briefing Computerworld 1

 BPM é uma abordagem • Envolvam interação
cap. 1 Business Process Management (BPM)
sistemática para aprimorar humana — fazer pedidos,
os processos de uma por exemplo

Visão geral companhia. Uma aplicação

de BPM pode, por exemplo,
monitorar sistemas de
• Trabalhem com múltiplas
aplicações
• Lidem com mudanças

sobre BPM recebimento para detectar

itens faltantes ou conduzir
um funcionário no passo
Saiba o que é, de fato, BPM e como ele pode gerar a passo para a resolução
benefícios para a sua empresa. Mas não se engane de um problema. Trata-se
da primeira tecnologia a
com a aparente simplicidade de sua implementação. fomentar a colaboração
e regras de processos
dinâmicas, e não apenas
fluxos simples e estáticos
Componentes importantes
incluem modelagem de
processos e tecnologias
de integração de sistemas

O
constante entre usuários e web, que incluem a
alinhamento entre níveis e a oferta cada de negócios e TI para exibição e recuperação
TI e negócios vez mais variada de construírem em conjunto de dados por meio de um
é o sonho das opções de terceirização aplicações que integrem browser web, permitindo
modernas corporações. colocam em xeque o pessoas, processos e a orquestração das pessoas
Tradicionalmente velho papel de gestão da informação de forma eficaz. e aplicações necessárias
vista como uma área tecnologia. O conceito O conceito, no entanto, para o processo. Outro
autocentrada, a TI
de gestão de processos vai muito além da componente importante é o
encontra pressões
crescentes para de negócios (Business tecnologia em si. Trata-se monitoramento de atividade
transformar-se de mero Process Management, ou de um método holístico de negócios, que oferece
suporte em criadora BPM) oferece um ponto para atingir a eficiência relatórios sobre como os
de valor real para a de convergência para que operacional. A BPM dá à fluxos e processos estão
organização. a TI seja definitivamente organização a habilidade de funcionando.
A simplificação da incorporada à estratégia de definir, executar, gerenciar e Descrito assim, o
tecnologia em todos os negócios. refinar processos que: conceito dá a ilusão de

Tendências para 2008

Um estudo conduzido pela BEA Systems revela
que executivos de TI e de negócios enxergam
as iniciativas para melhoria de processos como
prioridade em 2008, acima ainda do lançamento
de produtos, controle de custos e expansão
geográfica. O material sintetiza centenas de
relatórios de analistas, artigos do setor e
pesquisas de mercado em um guia desenvolvido
especialmente para ajudar clientes a se
movimentar neste dinâmico mercado. As principais
tendências identificadas pelo relatório são:
• Rápido crescimento: o mercado de BPM é um
dos que mais cresce em software. A estimativa
é que passe de 500 milhões de dólares em 2006
para 6 bilhões de dólares em 2011.
• Consolidação e convergência de tecnologias:
em 2006, havia cerca de 150 fornecedores e,
em 2007, havia registros de apenas 25. Grandes
empresas estão substituindo as pequenas com
a oferta de soluções mais holísticas, capazes de
mesclar BPM com ferramentas de colaboração,
gerenciamentos de documentos, SOA,
computação de eventos e business intelligence.
• Alinhamento de processos: BPM é cada vez
mais usado no gerenciamento de processos que
permeiam diversos aplicativos de negócios. A
pesquisa com clientes da BEA mostrou que 65%
das implementações de BPM integram três ou
mais sistemas e 60% implementam os primeiros
processos em até seis meses.
• Fatores críticos para o sucesso: desafios
organizacionais como políticas internas,
gerenciamento de mudanças, falta de analistas
capacitados e alinhamento organizacional são
fatores mais críticos do que os desafios técnicos
que podem impedir o sucesso de implementações
de BPM. Organizações com iniciativas bem-
sucedidas mantêm o foco não apenas em
tecnologia, mas enxergam a melhoria contínua de
processos como uma estratégia de negócios.
• BPM, colaboração e social computing:
novas ferramentas permitem aos usuários
corporativos participar na construção,
gerenciamento e monitoramento de aplicações
como nunca foi possível antes. Soluções
de BPM organizam diversas atividades de
processos colaborativos e sociais que hoje
estão perdidos em e-mails, documentos e
conversas de corredor. No cenário atual, as
organizações devem capturar estas interações
desestruturadas com o objetivo de ampliar a
produtividade e alavancar melhores práticas.

Business Process Management (BPM) Executive Briefing Computerworld 2

simplicidade. No entanto,
a otimização de processos
que envolvem pessoas e
mudanças dinâmicas é uma
dificuldade histórica dentro
das organizações. Uma
das principais barreiras
sempre foi a falta de
visibilidade de processos
que se estendem por vários
departamentos e unidades
de negócios. Além disso,
o negócio costuma mudar
em um ritmo mais rápido
do que a capacidade da TI
de atualizar as aplicações
necessárias. Dessa forma,
perde-se em inovação,
crescimento, desempenho.
O cenário só começou a
mudar com a onipresença
dos navegadores web e o
surgimento de tecnologias
de integração mais simples
— SOAP/XML, por
exemplo — que dão à TI
o poder de implementar
tecnologias que dêem
Business Process Management (BPM)
negócios na construção
Dessa forma, a BPM dá um grande das aplicações. No
passo além dos conceitos de modelo tradicional de
workflow e integração de aplicações, desenvolvimento, esses
usuários participavam
permitindo a integração também apenas dos primeiros
das pessoas, fechando o ciclo do estágios, auxiliando a definir
as especificações básicas.
alinhamento entre TI e negócios. A partir daí, a área de TI
assumia a construção da
aplicação, em um processo
suporte a um determinado com base nos processos hermético para o restante da
processo de negócios através de negócios de cada organização. Com a BPM
de silos organizacionais, empresa, com todas as suas e suas ferramentas gráficas
técnicos e funcionais. particularidades. de modelagem, são os
Um novo mundo de A vantagem é clara: usuários mais familiarizados
possibilidades. enquanto o modelo com cada processo que
Ao contrário de outras tradicional pode ameaçar a implementam e gerenciam
aplicações corporativas, flexibilidade em nome da as definições.
que trazem funções pré- eficiência, a BPM permite Dessa forma, a BPM
programadas com apenas que uma companhia dá um grande passo
alguma capacidade de modele rapidamente seus além dos conceitos de
adaptação por meio da processos para atender workflow e integração de
manipulação de parâmetros, necessidades específicas aplicações, permitindo a
suítes de BPM são conjuntos do negócio. integração também das
integrados de ferramentas Outra diferença crucial pessoas, fechando o ciclo
para montar e gerenciar é a participação ativa do alinhamento entre TI e
soluções sob medida dos usuários das áreas de negócios.
Executive Briefing Computerworld 3

cap. 2 Business Process Management (BPM)
Desafios da
implementação
Mesmo com a promessa de benefícios inéditos, as
funcionalidade das soluções de BPM estão esbarrando em
problemas durante a implementação.
A
dotado de forma
correta, o BPM
permite às
organizações definir,
executar e refinar
processos que envolvam
interação humana
– trabalhando com
múltiplos aplicativos de
negócios – e gerenciar
regras e mudanças de
processos dinâmicos.
Apesar disso, de
acordo com analistas e
pesquisadores, muitos
CIOs e empresas estão
confusos com suas
iniciativas de BPM.
Um estudo divulgado
pelo Aberdeen Group
Como adotar BPM
O estudo do Aberdeen Group faz
diversas recomendações sobre
como as companhias podem
ampliar seu desempenho em BPM:
• Documente seus processos
– BPM é gerenciamento de
processos de negócios, não
um aplicativo. Entender
os processos críticos é o
primeiro passo para qualquer
implementação, por isso é
bom investir algum tempo
entendendo o fluxo de
informações dentro da empresa.
• Busque ajuda – de acordo
com as métricas do Aberdeen,
Business Process Management (BPM)
em setembro de 2007
concluiu que integrar
negócios e workflow
de software tem sido
um desafio para as
corporações. De acordo
com a pesquisa, o
resultado é a criação de
ilhas de funcionalidades
de BPM nas
organizações, cada uma
realizando uma função
distinta.
Outra pesquisa no setor,
conduzida pela consultoria
PRTM, aponta que tem sido
difícil fazer com que o BPM
funcione. A pesquisa, que
questionou 125 companhias
de produtos e serviços
sobre como elas estariam
utilizando o conceito para
inovar, concluiu que “faltam
melhores práticas, visão e a
responsabilidade executiva
necessária para que se
alcance o retorno pleno
dos investimentos feitos
em BPM”. A pesquisa foi
realizada pela consultoria
PRTM.
Apesar disso, a pesquisa
revela porque há tanta
movimentação em torno do
companhias classe mundial
sabem que consultores
de gerenciamento são
fundamentais para ampliar seus
negócios. O estudo recomenda
que que uma consultoria deve
ser incluída no projeto em
seu início e deve participar da
escolha das ferramentas.
• Planeje a convergência
corporativa – se as empresas
já utilizam soluções isoladas,
o estudo recomenda que elas
avaliem meios de colocar todas
elas juntas em um sistema
integrado.
Para apostar em
BPM é preciso
monitorar e
entender o
processo que se
queira aprimorar.
Depois, é
fundamental
redesenhar
o processo
para torná-lo
mais eficiente
com apoio do
responsável
por ele
conceito. Mais da metade
dos participantes disseram
que usam ou planejam
utilizar BPM. Companhias
que participaram da
pesquisa disseram
que estão utilizando
iniciativas de BPM para
atender às necessidades
de gerenciamento de
plataformas de produtos ou
serviços, CRM e operações
internas. Além disso,
47% dos participantes
estavam interessados em
desenvolver BPM para
o desenvolvimento de
produtos, o que é uma
nova área para o conceito
– e que tem causado muita
movimentação e atividades
entre fornecedores.
Mas a distância entre as
aspirações de BPM das
empresas e o que elas são
capazes de fazer é muito
maior do que se imagina.
Primeiro, é crítico que
Executive Briefing Computerworld 4
estas empresas entendam
que barreiras precisam ser
derrubadas para que o BPM
não apenas funcione, mas
funcione bem. De acordo
com o estudo do Aberdeen
– que ouviu mais de 160
executivos e gerentes de TI
– os desafios envolvidos na
implantação de BPM estão
mais relacionados a pessoas
e processos do que a
tecnologia. Por conta disso,
os dois maiores desafios
detectados pelo estudo são
organizacionais: justificar
o investimento em BPM
e fazer com que ele seja
‘comprado’ pelas áreas de
negócios.
A pesquisa da PRTM
confirma que a desconexão
organizacional pode
acontecer se as áreas de
negócios não comprarem
o projeto. Muitos dos
Business Process Management (BPM)
entrevistados reconheceram
estar realizando projetos
de BPM mesmo sem o
patrocínio de um executivo
sênior. Apenas 25% dos
participantes disseram ter
um vice-presidente, ou
outro executivo sênior, à
frente do projeto; e outros
40% disseram não ter
clareza sobre quem deveria
gerenciar e tomar decisões
sobre programas de BPM.
Não é surpresa que a
maioria destas empresas
reconheça não ter
uma visão clara para
o desenvolvimento e
capitalização de seus
investimentos em BPM.
Apenas 15% disseram
ter um plano concreto e
somente 12% utilizam
um cronograma para a
implementação de melhorias
em processos de negócios.
Para os executivos
pesquisados, a colaboração
interna e externa é essencial
para que a inovação seja
efetiva, e 72% deles
disseram ter à disposição
alguma funcionalidade de
colaboração baseada em TI.
“Apesar disso, as entrevistas
demonstraram que poucas
destas soluções funcionam
bem. Muitas delas são
sistemas de gerenciamento
de conhecimento ou de
compartilhamento de
arquivos mal estruturados,
com o controle de
versão inadequado ou
desconectados de processos
relevantes”, diz o estudo.
Como se vê, a decisão de
implementar BPM exige
alguns cuidados. Ao final,
no entanto, o sucesso pode
ser obtido seguindo-se
alguns passos simples.
Primeiro, é preciso ter
um processo específico
que se queira aprimorar.
A seguir, é necessário
monitorar o processo
para entender como ele
funciona atualmente.
Finalmente, um trabalho
junto ao responsável pelo
processo ajuda a descobrir
como mudar e redesenhar
o processo para torná-lo
mais eficiente. Caso seja
apropriado, uma aplicação
de workflow pode ser
usada para gerenciar o
novo processo. Depois
disso, é partir para o
próximo e começar tudo de
novo: monitorar, analisar,
redesenhar, gerenciar. A
implementação de BPM
não deve ser vista como um
projeto fechado, mas como
atividade constante dentro
da organização.
Executive Briefing Computerworld 5
 trabalho em servidores,
ajudar a identificar áreas
Monitoramento,
cap. 3 Business Process Management (BPM)
que se beneficiariam
de algum grau de automação,
Opções flexíveis automação, reforçar
regras de negócios e
workflow ou
interface com o
até mesmo auxiliar na
As diversas abordagens dos mais diferentes fornecedores integração da infra- middleware. As
apontam o BPM para lados restritos como monitoramento ou estrutura de TI.
O uso de BPM
funções do BPM
automatização; BPM é mais do que isso. como ferramenta para variam conforme

A
monitorar a eficiência é a necessidade
definição muda
dependendo de
essencialmente uma versão
computadorizada dos
do cliente
quem responde. consultores de eficiência
BPM pode ajudar a dos anos 50, senhores
monitorar processos sisudos que se postavam também pode ser usado para
automatizados ou ao lado das linhas de acompanhar constantemente
manuais, automatizar montagem munidos de um processo e enviar alertas
processos que eram cronômetros e óculos quando alguma etapa não é
manuais, processar algo “fundo-de-garrafa”. Um seguida corretamente.
que ainda é gerenciado produto desse tipo utiliza Outra variação do tema
manualmente ou interfaces de programação é o software de fluxo de
gerenciar algo que embutidas para se conectar trabalho, ou workflow.
antes era processado a cada um dos sistemas que Sistemas desse tipo
manualmente. Todas uma companhia usa para automatizam algumas
essas definições um determinado processo partes de um processo
estão corretas, é mera (acompanhar o tempo de um de negócios e designam
questão de abordagem. pedido desde que é feito até algumas tarefas a pessoas,
Diferentes produtos de o despacho, por exemplo), garantindo que o processo
BPM podem monitorar e então monitora o processo seja seguido à risca. Por
processos de negócios, em busca de ineficiências. exemplo: um sistema de
automatizar o fluxo de Software de monitoramento workflow só vai permitir

Um mercado em plena expansão

O mercado para suítes de BPM é um dos que crescem
mais rapidamente no segmento de software, e começam
a despontar como a linha de frente da próxima geração
de plataformas de implementação utilizadas para criar
aplicações customizadas. Segundo a IDC, esse mercado
deve chegar a US$ 5,5 bilhões em 2011. Em 2006, o
crescimento registrado foi de 80%, chegando a
US$ 890 milhões. De acordo com a IDC, os
seguintes fatores devem impulsionar o crescimento
desse mercado:
• B aixa penetração: a presença dessas aplicações ainda
é tímida e governa apenas uma mínima parcela do
mercado potencial total. À medida que mais empresas
investem em BPM, uma porcentagem significativa
desses compradores vai investir em suítes apropriadas
• E xpansão de projetos: como muitas instalações
foram contratadas com base em projetos, e não como
infra-estrutura corporativa, a IDC espera que parte do
crescimento resulte da expanção de implementações
iniciais para processos e locações adicionais dentro de
contas existentes
• C rescimento na base instalada: conforme os
fornecedores de plataforma amadurecem suas ofertas
de software de BPM, as compras dentro de suas bases
instaladas devem ser grandes no período de previsão
do estudo
• N ovos players: fornecedores de mercados adjacentes
também começam a apostar em suítes BPM, o que
deve aquecer a competição
• S aaS: o modelo de software como serviço vai ajudar
a alimentar o crescimento no midmarket, pequenas
empresas e B2B

Business Process Management (BPM) Executive Briefing Computerworld 6

que um representante de
vendas abra uma nova conta
após verificar se o cliente já
não possui uma. O segredo
para utilizar software de
BPM para automatizar
e reforçar o fluxo de
trabalho de um processo de
negócios é que os usuários
do sistema devem ter um
mapa detalhado do processo
que querem que seja
acompanhado. Dessa forma,
a qualidade do processo a
ser automatizado determina
Business Process Management (BPM)
diretamente a qualidade do
novo sistema.
Um outro uso comum de
BPM é como ferramenta
de integração de aplicações
corporativas. Alguns
fornecedores perceberam a
possibilidade de utilizarem
as APIs (application
program interfaces)
presentes nos sistemas
de BPM para extrair
informações dos sistemas
de uma empresa. Nesse
cenário, a aplicação de
BPM é utilizada como
a interface que conecta
ao middleware. A
abordagem de BPM como
ferramenta de integração
não é substancialmente
diferente das variedades de
monitoramento e workflow.
A diferença é que seu uso é
mais indicado para projetos
de maior porte.
Seja qual for a abordagem
escolhida, a implementação
de BPM tem se mostrado
um fator de sucesso.
CIOs que passaram pela
experiência afirmam que
ela ajudou a aumentar
a eficiência de suas
companhias. Na maior
parte das vezes, o software
é relativamente barato, o
que significa que a maioria
das empresas podem
adotar alguma versão de
BPM. Clientes satisfeitos
reportam altos índices de
retorno de investimento,
freqüentemente entre 200 e
300 por cento.
Executive Briefing Computerworld 7

cap. 4 Business Process Management (BPM)
Retorno garantido
Por mais que os benefícios sejam muito interessantes para a
empresa, o BPM só funciona com a participação das pessoas
e o conceito de que é uma abordagem cíclica.
O
potencial de
alto retorno do
investimento
é um dos grandes
argumentos em favor
da adoção de BPM no
ambiente corporativo.
Não é por acaso que o
conceito está no centro
das atenções. De acordo
com a IDC, BPM é a
tecnologia que tende
a ter crescimento mais
rápido do mercado em
2008. A expectativa é
de aumento das
aquisições de 80% em
relação a 2007.
O sucesso de um projeto
de BPM é medido por
meio de métricas simples e
diretas, tais como redução
no número de pedidos
devolvidos ou no tempo
necessário para a contratação
de funcionários, por exemplo.
Caso haja dificuldade em
identificar uma métrica que
seja significativa para a área
de negócios, talvez seja
necessário verificar se os
processos adequados foram
escolhidos para o projeto de
BPM.
A definição de métricas
também é importante para
ajudar a manter o foco da
equipe e o compromisso de
todos os envolvidos. Como
BPM é uma abordagem
Business Process Management (BPM)
de uma equipe adequada,
Por mais que
a obediência a uma
metodologia iterativa e a
os benefícios
manutenção do foco em
metas de negócios para sejam muito
levar a aprimoramentos e
envolvimento dos usuários.
interessantes
Clientes satisfeitos para a empresa,
A TI tradicional vive o BPM só
sua maior mutação desde
seu surgimento dentro funciona com
das companhias. Os mais a participação
cíclica e constante, o
envolvimento de todos
pessimistas preconizam
a morte da área. Não é
das pessoas e o
é crucial para levar a preciso ir tão longe. A TI conceito de que
organização a usar de fato deve continuar a existir, mas é uma abordagem
a solução. Dessa forma, é
preciso avaliar e reportar
com um papel radicalmente
diferente daquele que cíclica.
resultados constantemente, sempre desempenhou. Com
especialmente quando o suas novas atribuições,
projeto envolve mudanças a área tem na BPM uma eficiência, a TI pode ganhar
nos hábitos cotidianos dos aliada de primeira hora para outro conceito perante as
usuários. uma transição suave. áreas de negócios. Segundo
Em resumo, maximizar Trazendo para a mesa de uma pesquisa da consultoria
o potencial de retorno de discussões uma solução que Intercai Mondiale, a maioria
um projeto BPM exige não apenas não soa esotérica, absoluta das empresas
a escolha dos processos- como ainda promete que implementaram um
alvo corretos, a formação ganhos de produtividade e projeto de BPM perceberam
aumento de produtividade,
com 95% informando
BPM e o retorno do investimento melhora na qualidade de
serviço e 82% mencionando
Em novembro de 2007, a AquaLogic realizou uma pesquisa para mapear
redução de custos
quais foram, sob o ponto de vista do usuário de soluções de Business
Process Management, os principais responsáveis pela obtenção de retorno
operacionais.
sobre o investimento (ROI) na aquisição de ferramentas de BPM. No estudo, Em 69% dos casos
a automação de processos desponta como principal fator de retorno dos pesquisados, as expectativas
investimentos feitos nessas aplicações. Confira a lista completa: de benefícios para a
companhia foram excedidas.
Automação e aceleração de processos manuais 26% As reduções de custos
Processos mais transparentes 21% operacionais ficaram acima
do esperado para 80% da
Melhora de excelência operacional 20% empresas, e para 89% o
Melhora de controle sobre o processo 20% aumento de produtividade
foi mais intenso do que se
Simplificação dos processos mais complexos 18%
esperava.
Alinhamento da TI com o negócio 14% Com base nesses
Melhora de entrega de novos produtos e serviços 13% resultados, todas as
empresas participantes
Estabelecimento de melhores padrões de governança e compliance 10% do estudo declararam que
Melhora de previsão de processos 10% planejam expandir seus
Suporte para fusões e aquisições 7%
projetos de BPM nos
próximos doze meses.
Executive Briefing Computerworld 8