Distribuidora El Fierro, S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Elaborado: Lic. Daniel Ricardo Reyes Hernndez

Consultor

Aprobado: Lic. Edgar Ronaldo Solrzano Zamora

Gerente General

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INDIC
E
Introduccin
.
Objetivos.
.
Normas Para los Procedimientos de
Ingresos..
Descripcin de los Procedimientos de
Ingresos
Flujograma del Proceso de
Ingresos..

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Hoja No.
Hecho
Fecha

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INTRODUCCIN
El Manual de Procedimientos describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de
la descripcin de los procedimientos que se realizan dentro del departamento
contable y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y
controlar las rutinas de trabajo.
Facilita la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades,
evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de las
operaciones, la labor de la auditora interna, la evaluacin del control interno y su
vigilancia.
El Manual de Procedimientos en la empresa El Fierro, S.A., responde a sus
necesidades con el fin de tener a su disposicin informacin financiera clara,
confiable y oportuna, que sea til para la toma de decisiones.
OBJETIVOS
1. Dar a conocer las normas de los procedimientos contables.
2. Lograr el desarrollo del departamento contable a travs de la correcta aplicacin
de los procedimientos de trabajo que orientan a los integrantes de dicho
departamento en la realizacin de sus actividades.
3. Normalizar los procedimientos de manera que sean observados obligatoriamente

y que cada miembro del departamento contable sepa claramente cul es su

campo de actuacin en el cumplimiento de sus obligaciones

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NORMAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS

OBJETIVO:
Establecer las normas especficas en los procedimientos de ingresos de efectivo
que obtiene la empresa en la realizacin de sus actividades comerciales.
NORMAS:
a. Para todo ingreso ya sea en efectivo o cheque, deben emitirse facturas y recibos
de caja prenumerados, los cuales contendrn toda la informacin necesaria para
soportar adecuadamente la operacin contable.
b. El Cajero es el responsable de efectuar los cobros de las ventas al contado que
se realizan en las oficinas centrales de la empresa, as como los abonos que
realicen los clientes en dichas instalaciones.
c. El vendedor ser el encargado de realizar los cobros a los clientes del interior en
sus respectivas empresas y tendr que emitir recibos de caja por cada cobro
realizado, mismo que tendr que entregar al cajero haciendo la liquidacin
respectiva del efectivo o equivalentes.
d. Todos los cheques recibidos a nombre de la empresa, deben endosarse con
un sello que contenga la frase PARA ABONO A CUENTA; y que adems
indique el banco y cuenta bancaria en la que deber depositarse. Estos cheques
deben solicitarse que sean NO NEGOCIABLES.
e. Todos los ingresos recibidos deben ser depositados en las cuentas bancarias de
la empresa a ms tardar el da hbil siguiente de haber obtenido dichos ingresos.

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DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS

Los procedimientos para el control de los ingresos por venta de mercadera son:
1. El vendedor traslada la factura al cajero para su cobro
2. El cajero recibe los fondos del cliente en concepto de:
Cobro de ventas al crdito
Ventas al contado
3. El Cajero verifica si el pago es en efectivo o con cheque. Si es con cheque,
corrobora que los datos del mismo estn correctos y emite el correspondiente
recibo de caja.
4. Al finalizar cada da, el cajero realiza el recuento de efectivo ingresado o recibido,
el dinero debe ser resguardado en una caja con llave.
5. El Contador General al final de cada da, efectuar un corte de caja y trasladar
una copia del mismo al Cajero, con el fin de realizar un reporte de ingresos diarios.
6. El Cajero prepara el depsito bancario y realiza el mismo al da siguiente,
recibiendo la copia certificada como comprobante de la transaccin hecha en el
banco.
7. Diariamente el Auxiliar de Cuentas por Cobrar recibir una copia de la cedula
de corte de caja y de la boleta de depsito para el respectivo registro contable
8. El Auxiliar de Cuentas por Cobrar archiva la documentacin.

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FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE INGRESOS

DESCRIPCIN DEL PROCESO

DIAGRAMA DEL PROCESO

CAJERO

OPERACIN O ACCIN
Inicio del proceso

INICIO

Recibe facturas de ventas.

Efecta cobro al cliente.

Verifica si el pago es en efectivo o con cheque.

No

Si es pago con cheque verifica datos del mismo.

Si

Emite recibo de caja.

Realiza el recuento de efectivo recibido del da.

Efecta corte de caja al final del da.

Realiza forma de corte de caja.

Enva copia del corte de caja a encargado de

caja.

CONTADOR

AUX. CUENTAS

GENERAL

POR COBRAR

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Fecha

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE INGRESOS

DESCRIPCIN DEL PROCESO
OPERACIN O ACCIN

DIAGRAMA DEL PROCESO

CAJERO

CONTAD

AUX.

OR

CUENTAS

GENER

POR

Recibe la copia de forma del corte de caja.

Prepara depsito bancario a efectuar.

Realiza depsito en el banco.

Recibe copia certificada por el cajero del banco.

Enva copia certificada a contabilidad para su

registro.

Recibe la copia certificada del depsito.

Registra la copia certificada del depsito.

Archiva la documentacin respectiva.

Fin del proceso.

FIN

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FORMATO I FACTURA

El Fierro, S.A.

FACTURA CAMBIARIA
GIRADA LIBRE DE PROTESTO

SERIE A No. 0001

DISTRIBUIDORA EL FIERRO, S.A.

21 CALLE 12-30
ZONA 12
GUATEMALA,
GUATEMALA
TELFONO 23333333
NIT: 3602387-6
NOMBRE:

NIT:

DIRECCIN:
CDIGO:
CDIGO
DEL
PRODU

DESCRIPCIN DEL PRODUCTO

CONTADO:

TOTA
L EN
LETR

TOTAL
Q.

CONDICIONES DE PAGO
Primer Pago:

Cuotas de Q.

Q.

c/u

Cuotas de Q.

FECHA:
PREC
CANTIDA
PRECIO
TELFONO:IO
CDIGO VENDEDOR:
D
TOTAL
UNITA
CRDITO:
DAS DE CRDITO:

Q.

Q.

Monto Total

Q.

por el

Dichos abonos vencen y debern hacerse efectivos el da

de
cada mes y as sucesivamente hasta completar el monto total,
principiando el da La constancia de los pagos a solicitud del
comprador, se extendern en documento
separado de esta factura, si el comprador incurriere en atraso en el pago de
sus
abonos, acepta un recargo de intereses del mensual. La falta de pago de
uno de sus abonos en la fecha convenida dar por vencido el plazo de la
obligacin, y el tenedor tendr derecho para cobrar el adeudo,
intereses y costos legales causados, en la via judicial
correspondiente, sirviendo como titulo
ejecutivo esta nica factura cambiaria. Renuncio al fuero de mi domicilio o el de
cualquier otra competencia y me someto expresamente a los tribunales
que el
tenedor de esta factura elija, el aceptante comprador y el avalista

carcter de facturaFcIaRmMbiaAriaD,
FIRMA DEL COMPRADOR ACEPTANTE
EacLepAtaVnAcLoImSoTbAueAnCasElPasTcAoNndTicEiones de esta.

NOMBRE:

NOMBRE:
CEDULA No.

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FORMATO ll - RECIBO DE CAJA

El Fierro, S.A.

RECIBO DE CAJA
No. 0001
DISTRIBUIDORA EL FIERRO, S.A.
21 CALLE 12-30
ZONA 12
GUATEMALA,
GUATEMALA
TELFONO 23333333

No ser vlida la cancelacin o

abono en facturas
originales, todo pago
debe constar en su

GUATEMALA

correspondiente recibo de caja.

DE

DEL

Q.

RECIBIMOS DE:

CDIGO:
LA CANTIDAD DE:

CONCEPTO:

FACTURAS

VALOR

NOTA: Si el pago lo efecta con cheque y resulta rechazado este quedara sin efecto.
(archivo)

EFECTIVO

CHEQUE No.

BANCO

ORIGINAL cliente, Duplicado (contabilidad) Triplicado

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Formato lll

Reporte de Ingresos Diarios a Caja

Fecha:
Recibos por
Cobros al

No. de Cheque
Valor
Contado

Recibos por
Depsitos Directos

Valor

Total

Total

Recibos por
Otros Ingresos

No. de Cheque

Resumen
Detalles
Totales Q.

Valor

Cobros al
Contado
Depsitos con
Boleta Otros
Ingresos

Total

Efectivo
Cheques
Otros
Total

Total
Deposito No.

Elaborado por:

Fecha:

Revisado por:

Autorizado por:

Corte de Formas
Recibos Emitidos
Del No.
Al No.