AAD-P-04 CONSERVACIN PREVENTIVA

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1. OBJETIVO
Establecer estrategias para el desarrollo de actividades de conservacin preventiva, mediante acciones directas e
indirectas con el monitoreo de condiciones ambientales, las actividades de mantenimiento de reas y de
documentos e identificando las necesidades para la conservacin documental, para garantizar la integridad fsica y
funcional de un acervo documental.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos de Administracin del Acervo Documental y de Gestin de Servicios
Archivsticos en la realizacin de actividades encaminadas a prevenir deterioros y a mantener condiciones adecuadas
para la conservacin de los soportes documentales.
3. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Y/O INSTITUCIONALES
Los siguientes son los requisitos legales, normativos e institucionales que regulan la ejecucin de las actividades
asociadas a este procedimiento:
1.
2.
3.
4.

Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.

Ley 397 de 1997 Ley General de Cultura.
Ley 594 de 2000 Por la cual se dicta la Ley General de archivo y se dictan otras disposiciones.
Decreto 763 de 2009. Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 814 de 2003 y 397 de 1997 modificada
por medio de la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al Patrimonio Cultural de la Nacin de naturaleza
material.
5. Acuerdo AGN 07 de 1994. Reglamento General de archivos. Texto aprobado por la Junta Directiva del AGN.
6. Acuerdo AGN 011 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de documentos.
7. Acuerdo AGN 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el Artculo 43 del Captulo V Acceso a los Documentos de
Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservacin.
8. Acuerdo AGN 048 de 2000. Por la cual se desarrolla el Artculo 59 del captulo 7 Conservacin de Documentos,
del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
9. Acuerdo AGN 049 de 2000. Por la cual se desarrolla el artculo 64 titulo VII Conservacin de Documentos del
Reglamento General de archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
10.Acuerdo AGN 050 de 2000. Por la cual se desarrolla el articulo del captulo 7 Conservacin de Documentos del
Reglamento General de archivos sobre preservacin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo.
11.Acuerdo AGN de 037 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la
contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de
archivo.
12.NTC 5397/2005 "Material para documentos de archivo en soporte papel. Caractersticas de calidad".
13.NTC 4436/1998 "Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad".
14.NTC GP 1000:2009 Sistema de Gestin de la Calidad en la Gestin Pblica.
15.NTC 5921/2012 Requisitos para el almacenamiento de material documental.
4. DEFINICIONES
Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad
fsica y funcional de los documentos de archivo.
Conservacin preventiva: Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a
evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad;
mediante la implementacin de programas en cumplimiento del Sistema Integrado de Conservacin acorde con la
Ley General de Archivos.

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Monitoreo de condiciones ambientales: es la medicin y evaluacin de los factores que influyen en el ambiente,
como la humedad, la temperatura, calidad del aire, contaminacin biolgica y la iluminacin.
Humedad relativa: es la relacin porcentual entre la cantidad de vapor de agua contenido en el aire y la cantidad que
puede mantener hasta saturarse a determinada temperatura; su variacin se da entre 0 y 100 y se expresa en
porcentaje.
Diagnstico: Valoracin de los factores e indicadores de alteraciones de los soportes documentales con el fin de
establecer prioridades de intervencin.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 IDENTIFICAR NECESIDADES DE CONSERVACIN DOCUMENTAL.
Para la identificacin de las necesidades de conservacin documental se debe seguir lo establecido en los siguientes
documentos:
-

Manual del rea de Qumica y Biologa: monitoreo de condiciones ambientales.

Gua para el uso de la herramienta Estadstica Stadigraff para diagnstico aleatorio de fondos documentales.
Gua: Manejo de soportes documentales con riesgo biolgico, AGN 2012.
AAD-I-01 Instructivo de Diagnstico del Estado de Conservacin de Material Documental y Fotogrfico.

5.2 LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE REAS Y DEPSITOS.

Las actividades de limpieza y mantenimiento de las reas y los depsitos se deben ejecutar por los Servidores
Pblicos del Grupo de Recursos Fsicos, con el apoyo tcnico y segn el cronograma establecido por los Servidores
Pblicos del Grupo de Conservacin y Restauracin del Patrimonio Documental.
Se debe iniciar aspirando minuciosamente el piso (teniendo tambin en cuenta la parte inferior de cada estante), las
uniones de los muros del depsito, las rejillas de ingreso y salida de aire y, por lo menos tres veces al ao, aspirar
muros y cielorraso. Se debe comenzar por el fondo del depsito y terminar en la zona de ingreso al depsito.
Limpiar la parte externa de las unidades (legajos, tomos, libros, cajas) y las bandejas de la estantera que estn libres
de documentos con la aspiradora, usando un cepillo de cerda suave. Posteriormente, las bandejas libres se deben
limpiar con bayetilla blanca humedecida con alcohol al 70%.
Trapear el piso con el producto desinfectante sugerido por el Grupo de Conservacin y Restauracin del Patrimonio
Documental, utilizando traperos e implementos limpios, comenzando por el fondo del depsito y terminando en la
zona de ingreso. Permitir el secado de las reas humedecidas durante la limpieza por medio de ventilacin natural.
Finalmente, lavar y desinfectar los traperos con detergente e hipoclorito, luego de cada limpieza de depsito.
5.3 MANTENIMIENTO DE FILTROS PERIMETRALES
Para realizar el mantenimiento de los filtros perimetrales se debe determinar el listado de los depsitos que as lo
requieren y coordinar la actividad con el Coordinador del Grupo de Recursos Fsicos contratados para su desarrollo.
El Servidor Pblico del rea de qumica y biologa del Grupo de Conservacin y Restauracin del Patrimonio
Documental asignado para esta funcin, debe entregar el cronograma de cambio de filtros y dar la instruccin del
paso a paso para su ejecucin al Servidor Pblico contratado para tal fin.
Los filtros perimetrales deben estar conformados de la siguiente manera:

Marco de aluminio
Malla metlica
Entretela con solucin alcalina
Guata con solucin alcalina
Entretela

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Para el montaje de dicha estructura, se debe cortar la entretela y la guata de acuerdo con las dimensiones de cada
marco de aluminio; luego las entretelas se sumergen en una solucin de Carbonato de Calcio al 10% en Timsen a
1600 ppm y se dejan secar al aire libre. Una vez secas, se les determina el pH, el cual debe estar entre 9 y 10.
Sobre la guata se aplica la misma solucin pero por medio de aspersin y se procede a hacer el montaje e instalacin
de los filtros en los depsitos determinados.
Se estima que el cambio de cada filtro debe realizarse una vez al ao, para lo cual debe realizarse el seguimiento y
evaluacin de los filtros perimetrales instalados mediante comparacin entre los valores de pH inicial con el
valor final del pH, contaminacin biolgica y estado superficial del filtro, (si presenta demasiada suciedad). Con
los valores de pH se realiza un comparativo para determinar cul fue la variacin durante el ao.
5.4 MONITOREO Y REGISTRO DE CONDICIONES AMBIENTALES.
Para el monitoreo y registro de las condiciones ambientales se debe seguir lo establecido en el Manual del rea de
Qumica y Biologa, en donde se determina la metodologa indicada conforme al requerimiento.
5.5 LIMPIEZA DE DOCUMENTOS.
Para realizar la limpieza de documentos se debe seguir lo estipulado en el Manual Tcnico de Conservacin y
Restauracin, ver numeral 3.1 Limpieza Documental, en donde se determina la metodologa indicada conforme al
requerimiento.
5.6 ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO
Para realizar el almacenamiento y realmacenamiento de los documentos se debe seguir lo establecido en el Manual
Tcnico de Conservacin y Restauracin, numeral 3.14 Almacenamiento, en donde se determina la metodologa
indicada conforme al requerimiento.
5.7. CONTROL OPERACIONAL - AMBIENTAL
Es responsabilidad del Coordinador del Grupo tramitar y velar por el cumplimiento de las medidas en materia de
manejo de residuos y vertimientos adoptadas en los programas del Plan Institucional de Gestin Ambiental PIGA
en especial en el programa de manejo Integral de residuos tems 7.2 mtodos de separacin adoptados y 8
procedimiento, se realicen conforme a lo establecido en el mismo.
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
No.

1.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
Identificar las necesidades de conservacin
documental mediante la elaboracin del diagnstico
y/o el anlisis de los diagnsticos integrales y
documentales existentes, (incluyendo la evaluacin
de los resultados de monitoreo de condiciones
ambientales y contaminantes biolgicos), tenga en
cuenta el resultado del diagnstico para la emisin
del plan de accin del Grupo.
Ver AAD-I-01 instructivo de diagnstico del Estado
de Conservacin de Material Documental y
Fotogrfico.
Nota: Como parte de la informacin analizada tenga
en cuenta los datos contenidos en el Registro de
Mantenimiento y Calibracin de Equipos del

REGISTRO
Informe del
diagnstico
AAD-F-012 Historia
Clnica Para
Documentos.
AAD-F-04 Ficha
Diagnstico Mapas y
Planos.
AAD-F-05 Diagnstico
del Estado de
Conservacin para
Material Fotogrfico.

RESPONSABLE

Coordinador y servidores
pblicos
Grupo
de
Conservacin
y
Restauracin
del
Patrimonio Documental.

AAD-F-010 Limpieza

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No.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
Laboratorio de Conservacin y Restauracin,
derivado de esto emita los comentarios asociados a
las necesidades relacionados con los equipos; debe
consignarse el resultado de este anlisis en el
informe de diagnstico.

REGISTRO
de Unidades de
Conservacin.

2.

AAD-F-016
Cronograma de
limpieza de reas y
depsitos del AGN.

3.

Elaborar la programacin anual de acuerdo con la

evaluacin previa a la programacin de la vigencia,
de la limpieza de filtros perimetrales y dar las
directrices de las actividades a ejecutar a los
contratistas que se designen por parte del Grupo de
Recursos Fsicos.

Documento de
programacin en
excel.

4.

Ejecutar las actividades de limpieza y cambio de los

filtros perimetrales. Ver Condiciones Generales
numeral 5.3.

BS-F-129 Informe de
supervisin o
interventora a
contratos o convenios
(Informes de
supervisin de los
contratistas)

5.

Monitorear y registrar las condiciones ambientales:

Controles de Humedad relativa, Temperatura
mensualmente, carga de polvo anualmente,
contaminantes qumicos trimestralmente y biolgicos
anualmente. Ver condiciones generales numeral 5.4 y
5.7.
Nota: tenga de referencia la programacin
establecida en el Registro de Mantenimiento y
Calibracin de Equipos del Laboratorio de
Restauracin, las anomalas detectadas en el
cumplimiento del mismo darlas a conocer al
Coordinador del Grupo de Conservacin y
Restauracin.

6.

RESPONSABLE

GDO-F-02
memorando
(Solicitudes de reas
tcnicas)

Elaborar el cronograma mensual de limpieza de

depsitos,
monitoreo
ambiental
(HR%
y
Temperatura) y monitoreo de contaminantes
biolgicos, tenga en cuenta lo establecido en el Plan
de Accin.

Realizar el mantenimiento, limpieza puntual de

documentos y desinfeccin de ambientes, y atender
las solicitudes de otras reas de la entidad y de
servicios externos, evaluar diagnsticos realizados
en la vigencia e histricos. Ver condiciones generales
numeral 5.5.

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AAD-F-017 Monitoreo
Microbiolgico de
reas y Depsitos del
AGN.
Informe de
condiciones
ambientales.
AAD-F-015 Control
Mensual de
Condiciones de los
Depsitos del AGN
GDO-F-02
memorando
(Requerimientos).
BS-F-129 Informe de
supervisin o
interventora a
contratos o convenios
(Informes de

Servidores pblicos del

Grupo de Conservacin y
Restauracin
del
Patrimonio Documental,
Coordinador Grupo de
Recursos Fsicos.
Coordinador Grupo de
Recursos Fsicos.
Servidores pblicos del
Grupo de Conservacin y
Restauracin
del
Patrimonio Documental.
Coordinador Grupo de
Recursos Fsicos
Servidores pblicos del
Grupo de Recursos Fsicos
contratados.

Servidores pblicos del

Grupo de Conservacin y
Restauracin
del
Patrimonio Documental.
Pasantes.

Servidores pblicos del

Grupo de Conservacin y
Restauracin
del
Patrimonio Documental.

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No.

7.

8.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO
contratistas)

AAD-F-010 Formato
de limpieza de
unidades de
conservacin.
GDO-F-02
Realizar el almacenamiento y re almacenamiento de
los documentos o unidades que lo requieran. (Ver memorando (Solicitud
interna o externa).
condiciones generales numeral 5.6 y Manual Tcnico
de conservacin y restauracin, all se encuentran
AAD-F-08
establecidos, si es el caso, las instancias y Almacenamiento y re
mecanismos para la liberacin del servicio as como almacenamiento de
los posibles productos no conformes).
obra plana.
Entregar los registros de limpieza, desinfeccin de
Consolidacin de la
ambientes, almacenamiento y re almacenamiento,
informacin
para su sistematizacin.
registrada en una
carpeta compartida
Nota: los soportes en medio fsico deben ser
TRABAJOS GCR.
almacenadas de acuerdo a la Tabla de Retencin
Documental.

RESPONSABLE

Servidores pblicos del

Grupo de Conservacin y
Restauracin del
Patrimonio Documental

Servidores pblicos del

Grupo de Conservacin y
Restauracin del
Patrimonio Documental

7. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento se identifican en la siguiente tabla:
VIGENCIA

VERSIN

IDENTIFICACIN DE CAMBIOS

14-08-08

Emisin.

05-11-09

Actualizacin del procedimiento.

2010-05-25

2013-12-27

Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de

documentos del Sistema Integrado de Gestin. Se ajustan los
pasos 1, 2, 3, 4, 5 y se agrega el paso 7 de la descripcin de
actividades. Se actualizan los registros e instructivos del
procedimiento.
De acuerdo a la nueva estructura del AGN se hace necesario
actualizar la documentacin del SIG. As las cosas, se actualiza
dicho procedimiento as:
1. Se actualiza la redaccin total del objetivo.
2. Se actualiza el alcance para el procedimiento y se establece
que aplica para los procesos de Administracin del Acervo
Documental y Gestin de Servicios Archivsticos.
3. Se incorpora NTC 5921/2012 a los requisitos legales.
4. Se actualizan las definiciones del procedimiento.
5. Se actualizan las actividades del procedimiento, se
establecen los puntos de control y se actualizan los
responsables.
6. Recodificar, pasa de ser SA-313-PD-026 a AAD-P-04.
7. Se eliminan las definiciones del procedimiento: Monitoreo

RESPONSABLE
Coordinadora
GCR
Coordinadora
GCR
Coordinadora
GCR

Coordinador (a)
del Grupo de
Conservacin y
Restauracin del
Patrimonio
Documental.

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de
condiciones
ambientales, Humedad relativa,
Diagnstico.
8. Se ingresan todas las condiciones generales desde la 5,1
hasta la 5,7.
9. Se propone ajustar todos los registros y los responsables de
acuerdo a la reestructuracin de la planta de personal.
10.Se incluyen las actividades 2, 3, 4.
11.Se ingresan las actividades de liberacin del servicio, de
producto no conforme, controles operacionales
ambientales.

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