Vous êtes sur la page 1sur 207

Sage Paie

Version 20.50

Gestion de la Formation

© 2012 Sage
Propriété & Usage
Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consen-
tement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils consti-
tueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code
Pénal.
Tous droits réservés dans tous pays.
Logiciel original développé par Sage.
Documentation Sage.
Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la
convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales
(Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).

Conformité & Mise en garde


Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel
électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent
une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le
progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux
fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire pré-
alablement la documentation.

Evolution
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des
mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documenta-
tion. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présen-
ter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle


mentionnés dans ce document ne son utilisés que dans un but d’identification et
peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

SAGE SAS - Société par Actions Simplifiées au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
R.C.S. Paris 313 966 129 - Code APE 5829C.
La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC et Ciel.

© 2012 Sage Mise à jour : novembre 2012 - Version 20.50


Sommaire

Sommaire
Introduction à la Gestion de la Saisie des paramètres ............................ 23
Formation... ............................. 6
Edition des paramètres .......................... 26

Organisation de la formation ............... 6


Changement d’exercice .................... 30
Démarrage de la Gestion de la
formation ...................................... 7 Menu Edition ........................... 31
Paramètres généraux .............................. 7
Menu Listes ............................. 32
Principaux fichiers .................................. 8

Comment gérer un plan de formation........... 9 Fiches de personnel......................... 32

Actualisation des coûts .......................... 10 Page Formation ................................... 33

Eléments de suivi de la formation ............. 10 Page Emplois Occupés ........................... 34

Clôture .............................................. 11 Editer les fiches de personnel .................. 36

Edition de la déclaration fiscale Importer les fiches de personnel ............... 38


Cerfa 2483 ......................................... 11
Etablissements .............................. 41
Fenêtre d’application du Onglet Ancienne adresse ........................ 41
programme ............................. 12
Editer la liste des établissements .............. 41
Démarrage de la Gestion de la
Formation... ................................. 12 Organismes de financement ............... 42

Modifier un organisme de financement ....... 44


Barre d’outils spécifique à la Gestion
de la Formation.............................. 12 Supprimer un organisme de financement .... 44

Editer la liste des organismes de


Menu Fichier ........................... 14 financement ....................................... 44

Droits d’accès................................ 14 Importer des organismes de financement .... 45

Utilisateurs ......................................... 14 Organismes de formation .................. 46

Paramètres Généraux....................... 14 Créer un organisme de formation .............. 47

Système de suivi .................................. 15 Modifier un organisme de formation .......... 48

Edition du système de suivi ..................... 16 Supprimer un organisme de formation ........ 48

Périodes de calcul ................................ 17 Editer la liste des organismes de formation . 48

Importer des organismes de formation ....... 49

© 2012 Sage 3
Sommaire

Catalogue des stages ....................... 50 Suivi individuel de formation ............ 125

Créer un stage ..................................... 52 Créer / Modifier le suivi individuel de


formation d’un salarié .......................... 126
Modifier un stage ................................. 59
Suivi des sessions de formation ......... 137
Supprimer un stage ............................... 60
Créer une session ................................ 139
Editer le catalogue des stages .................. 60
Modifier une session ............................. 154
Dupliquer un stage................................ 61
Supprimer une session .......................... 154
Importer le catalogue des stages .............. 61
Dupliquer une session ........................... 154
Tables ......................................... 66
Editer le suivi des sessions de formation .... 155
Natures de contrat ............................... 68
Importer les suivis des sessions de
Statuts des souhaits de formation ............. 71 formation .......................................... 156

Motifs des refus et reports ...................... 75 Inscriptions (Inscription en masse)............ 163

Domaines de formation .......................... 77 Gestion des participants ........................ 165

Thèmes de formation ............................ 80 Gestion des étapes de session ................. 166

Objectifs............................................ 83 Suivi des coûts de formation (par


session) ..................................... 167
Types d'action ..................................... 85
Modifier les coûts d’une session............... 168
Classification des A.F. ........................... 89

Types de convention ............................. 92 Actualisation des coûts ................... 168

Cadres de fonctionnement ...................... 93 Les modes de calcul ............................. 170

Types de financement ........................... 97 Clôture de l’exercice ..................... 171


Natures de coûts ................................. 100

Regroupements des natures de coûts ........ 105


Menu Etats ............................ 172

Critères d'évaluation ...................... 108 Suivi des souhaits de formation ......... 173

Suivi individuel de formation ............ 175


Menu Gestion ......................... 113
Plan de formation ......................... 176
Souhaits des salariés ...................... 113
Analyses quantitatives.................... 179
Créer / Modifier une fiche souhait d’un
salarié .............................................. 114
Suivi de formations ....................... 181
Editer la liste des souhaits des salariés ...... 119
Déclaration fiscale (Cerfa 2483) ........ 184
Importer des souhaits des salariés ............ 120
Documents administratifs ................ 186
Suivi des souhaits de formation ......... 122
Lettre récapitulative formation DIF .... 188
© 2012 Sage 4
Sommaire

Menu Annexes ........................ 190 Description des renseignements


disponibles ........................................ 198
Purge des sessions ......................... 190
Editions ..................................... 201
Déblocage .................................. 190
Menu Fenêtre ........................ 202
Mise à jour des compétences ............ 192

Génération des absences ................. 193 Menu Aide ( ?) ........................ 203

Menu Gestion Avancée .............. 195 Lexique ................................ 204

Modèles ..................................... 195


Index ................................... 206
Sessions par salarié .............................. 195

Listes des renseignements disponibles ....... 196

Paramétrage du champ Code session ........ 197

© 2012 Sage 5
Introduction à la Gestion de la Formation...

Introduction à la Gestion de la Formation...


Toute entreprise d’au moins 10 salariés est tenue de participer au financement de la formation
professionnelle continue. L’obligation de participer incombe aux employeurs établis ou domiciliés en
France.
Cette obligation revêt principalement 3 formes :
• la participation au financement de la formation des salariés qu’elles emploient dans le cadre de la
mise en œuvre d’un plan de formation;
• la participation au financement du congé individuel de formation des salariés;
• la participation au financement des formations en alternance destinés au jeunes qui ont quitté
l’école et sont à la recherche d’un premier emploi.
Ainsi, le module Gestion de la Formation s’articule autour des points suivants :
Applications obligatoires :
• Présentation du plan de formation aux représentants du personnel (si l’entreprise a plus de 50
salariés),
• Déclaration fiscale annuelle sur la participation des entreprises au financement de la formation
professionnelle continue (Cerfa 2483).
Applications utiles au Responsable des Ressources Humaines et au Service Formation :
• Plan de formation prévisionnel,
• Plan de formation réalisé,
• Suivi des coûts prévisionnels et réels par participant,
• Suivi des coûts prévisionnels et réels par session,
• Edition de documents administratifs (feuilles de convocation ou de présence...),
• Analyses quantitatives (répartition des effectifs, des coûts ou des heures par Catégorie Socio-
professionnelle déclaration).
Pour plus d’informations ...
• Organisation de la formation
• Démarrage de la Gestion de la formation

Organisation de la formation
La Gestion de la formation s’articule autour des données suivantes :

Dans le cadre de stages externes, l’entreprise confie la réalisation d’un stage à un organisme qui
devient le maître d’œuvre.

© 2012 Sage 6
Introduction à la Gestion de la Formation...

Dans le cadre de stages internes, l’entreprise conserve la mise en œuvre du stage, avec ses formateurs
internes, son matériel...
Il est possible d’associer à chaque stage un calendrier prévisionnel de session. Lorsqu’une date précise
sera affectée à un stage, on parlera de session. A ces sessions seront alors inscrits des participants.
 Voir le Lexique présentant les mots clé de la Gestion de la formation.

Démarrage de la Gestion de la formation


L’utilisation de la Gestion de la formation nécessite des paramétrages préalables, détaillés ci-dessous.
• Paramétrages généraux
• Principaux fichiers
• Comment gérer un plan de formation
• Actualisation des coûts
• Eléments de suivi de la formation
• Clôture
• Edition de la déclaration fiscale Cerfa 2483

Paramètres généraux
Pour plus d'informations sur les paramètres généraux :
• Système de suivi,
• Périodes de calcul,
• Autres paramètres,
• Natures de contrat,
• Rubriques et constantes.

Système de suivi
Afin de mettre en place le Plan de formation, regroupant l’ensemble des sessions dont peut bénéficier
un salarié, le Responsable des Ressources Humaines doit définir un système de suivi.
Le système de suivi est constitué d’étapes successives correspondant aux différentes étapes d’une
session, depuis son projet jusqu'à sa réalisation, retraçant ainsi son cycle de vie.
Le système de suivi proposé par défaut par le logiciel PAIE ET GRH permet de gérer les sessions aux
étapes DEMANDE, ACCEPTATION, REALISATION et ANNULATION.
Des directions sont aussi proposées définissant les étapes pouvant faire suite à l’étape en cours. Ainsi,
l’étape ACCEPTATION aura comme étapes suivantes possibles les étapes REALISATION et ANNULATION.

Périodes de calcul
A chaque session de stage créée, une période de calcul doit être rattachée. A chaque période de calcul
sont rattachés des paramètres permettant le calcul :
• des frais d’hébergement déductibles : à partir du minimum garanti et du nombre de fois le
minimum garanti (5 fois)
• des rémunérations brutes et des charges patronales prévisionnelles : à partir des taux horaires
moyens budgété et déductibles, et ce par catégorie (définies en Organisation - Catégories).
En général, les périodes de calcul sont annuelles. La période de calcul doit correspondre à l’exercice de
formation dans lequel les sessions seront créées. Ainsi, si l’utilisateur gère plusieurs exercices de
formation à la fois (donc non clôturés), une période de calcul doit être créée pour chacun d’eux.

© 2012 Sage 7
Introduction à la Gestion de la Formation...

De plus, des périodes de calcul intermédiaires peuvent être créées si un changement dans les coûts
intervient en cours d’année (modification du minimum garanti ou des taux horaires moyens).

Autres paramètres
L’utilisateur doit définir différents paramètres avant de démarrer la Gestion de la Formation :
• exercice de formation de référence : la Gestion de la Formation permettant de gérer plusieurs
exercices en parallèle, un exercice de référence doit être défini. L’exercice de référence correspond au
prochain exercice à clôturer.
• format des codes stages et sessions : l’utilisateur doit mettre en place une codification optimale,
permettant d’identifier par exemple à partir du code de la session, l’exercice de formation, le stage
auquel elle est rattachée ainsi que le numéro de la session (le code 98WIN95001 représentera ainsi la
première session sur Windows 95 pour l’exercice 1998), et de faciliter les tris.
• critères d’évaluation : ils doivent être définis pour l’édition de la fiche d’évaluation que le salarié
participant aura à remplir une fois que la session de stage a eu lieu.
• contrôle du dossier session : l’administration fiscale a la possibilité de demander des pièces
justifiant la réalisation des sessions de stage (convention, feuille de présence, notes de frais...).
L’utilisateur doit donc saisir les types de pièces qui devront être associés au dossier de la session de
stage, et définir à quelle étape le contrôle de présence doit être effectué.

Natures de contrat
La Déclaration fiscale (Cerfa 2483) ne comptabilisant pas tous les types de contrat (intermittents du
spectacle...), des codes de correspondance doivent être saisis pour permettre à la Paie GRH d’identifier
ceux à conserver. Le tableau des codes de correspondance est fourni dans le menu Listes.

Rubriques et constantes
Pour permettre le calcul des coûts salariaux et patronaux réels des participants d’une session de stage,
5 constantes prédéfinies ont été créées.

Code Intitulé Commentaire

BRUTFORM Rémunérations brutes Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut,


salariales réelles avec les +/Non/- *

BRUTFORMD Rémunérations brutes Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut,


salariales déductibles avec les +/Non/- *

CPFORM Charges patronales réelles Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut,
de cotisations et non soumises, avec les +/Non/- *

CPFORMD Charges patronales Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut,


déductibles de cotisations et non soumises, avec les +/Non/- *

HORFORM Horaire formation *

* le calcul des constantes se fait à partir du calcul ou de l’édition des bulletins de paie.

Principaux fichiers
Pour plus d'informations sur les principaux fichiers...
• Catalogue des stages,
• Fiches de personnel,
• Etablissement.
© 2012 Sage 8
Introduction à la Gestion de la Formation...

Catalogue des stages


Le Responsable des Ressources Humaines a la possibilité, grâce à cette fonction, de se constituer une
base de données liée aux stages.
Chaque session est créée à partir d’une fiche stage et reprend tous les défauts définis dans ce stage
(stage interne ou externe, domaine, thème et objectif du stage, type de convention s’il s’agit d’un
stage externe, fonctionnement Plan de formation, CIF ou Alternance, financement employeur ou OCPA,
durée en jours et en heures ainsi que la date de session disponible...).

Fiches de personnel
Le logiciel propose une gestion des fiches de personnel équivalente à celle de la Paie :
• seule est présentée ici la Page Formation
– la catégorie déclaration professionnelle permet la répartition des effectifs dans la Déclaration
fiscale (Cerfa 2483) selon ces catégories socio-professionnelles,
– la zone Horaire formation affiche l’horaire mensuel à prendre pour référence pour le calcul des
coûts spécifiques à la Gestion de la Formation. La valeur de cette zone renseigne la constante
HORFORM,
– la zone Niveau d’études à été rajoutée. Lors de l’inscription d’un salarié à une session de stage, un
niveau d’études peut être requis.
A partir de la liste des salariés, il est possible d’appeler la calculette Sage, de créer, modifier,
supprimer, éditer et importer les fiches de personnel, consulter les historiques et gérer le planning
annuel du salarié.

Etablissement
La fiche Etablissement présentée dans la GESTION DE LA FORMATION présente les informations nécessaires au
Responsable des Ressources Humaines :
• Raison sociale, convention collective, activité, N° SIRET et code APE/NAF ainsi que les
coordonnées,
• L’ancienne adresse : sauvegardée si l’établissement a changé d’adresse. Cette information est
nécessaire pour l’édition de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Comment gérer un plan de formation


Le Plan de formation regroupe l’ensemble des sessions prévues, en cours et réalisées.
Pour plus d'informations...
• Saisie de sessions de stage,
• Inscription des participants,
• Coûts,
• Evolution d'une session dans le système de suivi.

Saisie des sessions de stage


L’utilisateur a défini un système de suivi correspondant au parcours qu’une session de stage est
susceptible de suivre.
La gestion du Plan de formation permet de connaître toutes les sessions prévues non encore réalisées
(étape ACCEPTATION, toutes celles réalisées (étape REALISE), toutes celles annulées (étape
ANNULATION).
Les sessions peuvent être saisies avant ou après leur réalisation.

© 2012 Sage 9
Introduction à la Gestion de la Formation...

Inscription des participants


Plusieurs modes d’inscription sont à la disposition de l’utilisateur :
• inscription individuelle : des salariés peuvent être inscrits un après l’autre en Participants.
• inscription en masse : pour une session particulière, un groupe de salariés présélectionnés peut être
inscrit.

Coûts
Dans tous les cas, les coûts relatifs à ces participants et les coûts globaux à cette session seront calculés
automatiquement.
Les coûts des participants d’une session sont calculés à partir des bulletins de paie relatifs à la période
de la session. Un coût horaire moyen est donc calculé à partir de ces bulletins ; les coûts salariaux sont
ensuite déterminés en appliquant le coût horaire moyen à la durée de la session.

Evolution d’une session dans le système de suivi


Une session évolue dans le système de suivi en fonction des différents événements (réceptions des
factures, envoi des lettres de convocation, confirmation des inscriptions...).
L’utilisateur doit donc transférer chaque session aux étapes relatives aux événements.
En effet, une session externe peut, par exemple, figurer dans l’étape ACCEPTATION tant que les
factures de l’organisme formateur ne sont pas parvenues au Responsable des Ressources Humaines. Dès
réception, elle devra être transférée vers l’étape REALISATION.

Actualisation des coûts


Par défaut, le coût horaire moyen de chaque salarié participant à une session de stage (ou formateur
interne) est calculé à partir des bulletins relatifs à la période de la session.
Il est aussi possible de déterminer ce coût horaire moyen sur l’année, c’est à dire en tenant compte de
la rémunération annuelle du salarié ou bien sur la période de calcul associée à la session.
La commande Actualisation des coûts permet de recalculer les coûts salariaux et patronaux réels et
déductibles des participants et des formateurs internes en appliquant un de ces modes de calcul :
• période de paie : le calcul est effectué à partir des bulletins relatifs à la période de la session (date
de début et date de fin de la session),
• année : le calcul se fait à partir des bulletins édités ou calculés sur l’exercice de formation auquel
est rattachée la session,
• période de calcul : le calcul se fait à partir des bulletins édités ou calculés sur la période de calcul
rattachée à la session de stage.
La réactualisation des coûts est préconisée avant de lancer l’édition préparatoire de la Déclaration
fiscale (Cerfa 2483).

Eléments de suivi de la formation


• La commande Suivi des coûts de formation du menu Gestion permet d’avoir, sous forme de liste,
une vue globale des différentes dépenses prévisionnelles, réelles et déductibles pour l’ensemble des
sessions.
• Les éditions proposées dans le menu Etats offrent au Responsable des Ressources Humaines une
aide au suivi de la formation (suivi des sessions par participant, suivi du plan de formation, suivi des
coûts, analyses statistiques...).
• La Gestion Avancée offre à l’utilisateur la possibilité de paramétrer des modèles personnaliser.

© 2012 Sage 10
Introduction à la Gestion de la Formation...

Clôture
Contrairement à la paie, la clôture d’un exercice de formation n’est pas obligatoire pour commencer la
saisie de nouvelles sessions sur l’exercice suivant.
Tous les exercices sont accessibles à tout moment.

Edition de la déclaration fiscale Cerfa 2483


Il est conseillé d’effectuer une clôture avant de lancer l’édition de la Déclaration fiscale Cerfa 2483.
Ainsi, les renseignements y figurant seront définitifs et ne pourront plus être modifiés.
La Déclaration fiscale Cerfa 2483 retrace les dépenses de formation réalisées sur un exercice ou une
période donnée. Elle doit être complétée par les employeurs d’au moins 10 salariés et devra être
déposée, à la recette des impôts, au plus tard début le 30 avril de l’année suivant l’année de
déclaration.

© 2012 Sage 11
Fenêtre d’application du programme

Fenêtre d’application du programme


Pour plus d’informations ...
• Démarrage de la Gestion de la Formation...
• Barre d’outils spécifique à la Gestion de la Formation

Démarrage de la Gestion de la Formation...


Le programme Paie et GRH ouvert, activer la commande Gestion de la formation du menu FICHIER.

 Voir Ergonomie du programme du Manuel de référence de la Paie pour plus de détails sur
l’utilisation générale du programme.

Barre d’outils spécifique à la Gestion de la Formation


Accueil
Commande Retour à Suite RH du menu Fichier.

Version
Le bouton Accueil est disponible aux utilisateurs de la Suite RH avec Sage Paie Pack + SQL Server et
Sage Paie Pack + Sage SQL.

Ouvrir
Commande Ouvrir du menu Fichier.
Catalogue de stage
Commande Catalogue des stages du menu Listes.

Organismes
Commande Organismes de formation du menu Listes.
Salariés
Commande Fiches de personnel du menu Listes.

© 2012 Sage 12
Fenêtre d’application du programme

Souhaits des salariés


Commande Souhaits des salariés du menu Gestion.
Suivi des Souhaits
Commande Suivi des souhaits de formation du menu Gestion.
Sessions
Commande Suivi des sessions de formation du menu Gestion.

Suivi individuel
Commande Suivi individuel de formation du menu Gestion.
Suivi des coûts
Commande Suivi des coûts de formation du menu Gestion.
Plan de formation
Commande Plan de formation du menu Etats.

Suivi
Commande Suivi des formations du menu Etats.
Administratif
Commande Documents administratifs du menu Etats.
Cerfa 2483
Commande Déclaration fiscale (Cerfa 2483) du menu Etats.

© 2012 Sage 13
Menu Fichier

Menu Fichier
Le menu Fichier propose les commandes nécessaires au paramétrage des divers éléments nécessaires à
la Gestion de la formation.
Le menu Fichier est composé des trois sous-menus Utilitaires, Paramètres société et paramètres
généraux.
 Voir le menu Fichier du Manuel de référence de la Paie pour le descriptif complet des commandes
Ouvrir, Fermer, Préférences et Quitter ainsi que celles des sous-menus Utilitaires et Paramètres
société.
Pour plus d’informations ...
• Utilisateurs
• Paramètres Généraux

Droits d’accès
Fichier / Droits d’accès
Ce sous-menu du menu FICHIER propose les commandes suivantes : Utilisateurs, Code confidentialité et
Paramètres de connexion.
Ces commandes fonctionnent de manière identique à celles de la fenêtre principale du logiciel au
niveau de la société.
• Utilisateurs

Utilisateurs
Fichier / Droits d’accès / Utilisateurs
Toutes les commandes de la GESTION DE LA FORMATION sont gérées au niveau de la confidentialité
utilisateur.
Activer la commande Utilisateurs du sous-menu DROITS D’ACCES du menu FICHIER. La liste des utilisateurs
s'affiche, sélectionner un utilisateur puis cliquer sur le bouton Confidentialité.
Pour visualiser les commandes de la GESTION DE LA FORMATION, il faut que l’utilisateur ait un accès
Autorisé au menu FICHIER. Il est possible, à partir de cette liste, de refuser l'accès à l'intégralité de la
GESTION DE LA FORMATIONS ou seulement à certaines commandes.
 Voir cette même commande Utilisateurs dans le manuel de référence de la Paie pour plus de
détails.
Les commandes de ce menu, au niveau de la confidentialité, dans la partie Gestion
Avancée.

Paramètres Généraux
Ce sous-menu du menu Fichier permet de saisir et d’éditer les paramètres spécifiques à la Gestion de la
formation.
• Système de suivi
• Edition du système de suivi
• Périodes de calcul
• Saisie des paramètres
• Edition des paramètres

© 2012 Sage 14
Menu Fichier

Système de suivi
Fichier / Paramètres Généraux / Système de Suivi
Afin de mettre en place le Plan de formation qui va être présenté au Comité d'entreprise et d'en
permettre le suivi, il convient de définir un système de suivi des sessions.
Un système de suivi est constitué d'une séquence d'étapes correspondant aux cycle de vie d'une session.
Cette commande permet donc d'établir les étapes de l’évolution d’une session prévue depuis son projet
jusqu'à sa réalisation et ainsi établir un système de suivi personnalisé adapté aux besoins du Directeur
des Ressources Humaines.
Activer la commande Système de suivi du sous-menu Paramètres généraux. La fenêtre Système de suivi
s’affiche.

Le programme permet la gestion de sept étapes différentes sous forme d’onglets.


Quatre étapes sont prédéfinies. Elles restent cependant modifiables.

ANN : Annulation
Les sessions annulées figureront dans cette étape.

DEM : Demande
Point de départ d’une session prévue par le Directeur des Ressources Humaines, le supérieur
hiérarchique ou demandée par le salarié. Il s'agit de l'étape initiale.

ACC : Acceptation
Les sessions prévues sont soumises à acceptation. Une session de stage à cette étape peut prendre la
direction Réalisation ou Annulation.

REA : Réalisation
Les sessions en cours de réalisation apparaîtront dans cette étape.
Chaque étape est constituée des éléments suivants :

Code de l’étape
Correspond au statut de l’étape sur trois caractères :
• ANN
• DEM
• ACC
• REA
Ces codes d'étapes sont modifiables tant qu'aucune session de stage n'est créée.

© 2012 Sage 15
Menu Fichier

Intitulé
Intitulé de l'étape sélectionnée.

Etape active
Case cochée par défaut permettant l'affichage des étapes correspondantes dans le plan de formation.

Etapes suivantes
Etapes faisant suite à l’étape en cours et déterminant le cycle de vie d'une session. Ces étapes peuvent
être présentées dans un ordre différent si l’utilisateur a inséré ou supprimé des étapes dans le suivi
préparamétré du programme.

Permet de modifier l’ordre des étapes préparamétrées dans


le programme. Cliquer sur l’onglet étape adéquate puis sur
les boutons [Permuter avant] ou [Permuter après] selon le
cas.

Ce bouton permet d’annuler définitivement les modifications apportées au


système de suivi et de revenir à celui initialement préparamétré dans le
programme tant qu'aucune session de stage n'est créée.

Pour obtenir un aperçu général du système de suivi utilisé, cliquer sur le


bouton [Vue générale].

Chaque ligne «étape» est identifiée dans cette liste par son code, son intitulé et par les différentes
étapes (directions) suivantes vers lesquelles elle se dirige.

Création d'une nouvelle étape


Exemple :
Pour créer une étape ENG (Engagée) à intercaler entre les étapes ACC et REA, la procédure à suivre est
la suivante :
• se placer après le dernier onglet étape existant,
• saisir le code et l'intitulé de cette nouvelle étape,
• cliquer une fois sur le bouton [Permuter avant] pour la positionner entre ACC et REA,
• définir les étapes suivantes vers lesquelles une session ENG sera dirigée.

Cliquer sur le bouton pour valider les saisies effectuées.

Edition du système de suivi


Fichier / Paramètres Généraux / Edition du Système de Suivi
Cette commande permet d’éditer le système de suivi. Activer la commande Edition du Système de suivi
du sous-menu Paramètres généraux.
© 2012 Sage 16
Menu Fichier

Deux éditions sont proposées :


• édition réduite : sous forme de liste, avec code, intitulé ainsi que les directions (étapes
suivantes),
• édition détaillée : reprenant l'ensemble des informations du système de suivi.

Périodes de calcul
Fichier / Paramètres Généraux / Périodes de Calcul
Chaque session de stage (créée dans le plan de formation) est rattachée à une période de calcul afin
d'effectuer le calcul des coûts prévisionnels et réels salariaux et patronaux.
De plus, le programme permettant la gestion de plusieurs exercices en parallèle, l'utilisateur devra
définir différentes périodes de calcul pour chacun des exercices.
Par conséquent, la période de calcul sera par défaut annuelle. Si des coûts spécifiques doivent être
gérés (minimum garanti...), des périodes de calcul intermédiaires (semestrielles...) seront créées.
Cette commande définit les bulletins cumuls à prendre en compte pour le calcul des coûts prévisionnels
et réels salariaux et patronaux, valeurs reprises au niveau de la session.
Activer la commande Périodes de calcul du sous-menu Paramètres généraux. La fenêtre Périodes de
calcul s’affiche.

Chaque ligne de période de calcul est identifiée dans cette liste par son code et son intitulé, la date de
début et de fin de la période, le montant du minimum garanti ainsi que le nombre de fois le minimum
garanti pour le calcul des frais d’hébergement déductibles.
La barre d’outils propose les boutons suivants :

Créer
Pour créer une nouvelle période de calcul.

Modifier
Pour modifier une période de calcul.

Supprimer
Pour supprimer une période de calcul.

© 2012 Sage 17
Menu Fichier

Editer
Pour imprimer une période de calcul.

Importer
Pour importer les périodes de calcul.

Le bouton [Préc.] permet de passer d’une période de calcul à la période de


calcul précédente.

Le bouton [Suiv.] permet de passer à la période de calcul suivante.

Créer une période de calcul


La fenêtre Paramètres de calcul affichée, cliquer sur l’icône Créer.

Renseigner successivement les zones suivantes.

Code / Intitulé
Code et intitulé de la nouvelle période de calcul.

Date début / fin


Premier et dernier jour de la période de calcul.

Coûts d'hébergement déductibles


Paramétrage des frais d’hébergement déductibles pour la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Minimum garanti
Estimation plafonnée des coûts d’hébergement (montant fixé par décret).

Nombre de fois le minimum garanti


Le montant des frais d’hébergement est plafonné à cinq fois le minimum garanti par session et par
stagiaire.

© 2012 Sage 18
Menu Fichier

Paramètres de calcul des coûts prévisionnels pour la période


Les coûts salariaux prévisionnels des sessions sont déterminés à partir d’un salaire horaire moyen par
catégorie professionnelle.

Code / Intitulé
Code et intitulé des catégories de personnel précédemment définies par la commande Organisations du
menu Listes.

Taux horaire moyen : Rémunérations brutes / Charges patronales


Salaire horaire moyen budgété et déductible pour chacune des catégories permettant le calcul des
coûts prévisionnels des rémunérations brutes (ensemble des rémunérations versées au salarié) et des
charges patronales (cotisations de sécurité sociale à la charge de l'employeur et autres charges légales).
La modification des taux horaires provoque la mise à jour des valeurs budgétées, pour les éléments
rattachés aux natures de coûts paramétrées avec les types de calcul : Charges patronales et Salaires
bruts.

Bouton Calcul des taux horaires moyens


Pour chaque nouvelle période de calcul, il est possible de
calculer automatiquement les taux horaires moyens des
rémunérations brutes et des charges patronales pour
chacune des catégories existantes. Pour cela, cliquer sur le
bouton Calcul des taux horaires moyens.

Saisir la période sur laquelle il faut calculer les taux horaires moyens. Le calcul est réalisé sur la
période indiquée à partir des bulletins cumuls correspondants et de la catégorie concernée.
Par défaut, la date de la période de calcul sélectionnée moins 1 an (à savoir l’année N-1) est proposée.
Exemple :
Si la période de calcul est du 01/01/11 au 31/12/11 alors la période de référence proposée sera du
01/01/11 au 31/12/11.
Les formules sont les suivantes :
• Taux horaire moyen budgété des rémunérations brutes = cumul BRUTFORM de la période / cumul
HORFORM de la période
• Taux horaire moyen déductible des rémunérations brutes = cumul BRUTFORMD de la période /
cumul HORFORM de la période
• Taux horaire moyen budgété des charges patronales = cumul CPFORM de la période / cumul
HORFORM de la période
• Taux horaire moyen déductible des charges patronales = cumul CPFORMD de la période / cumul
HORFORM de la période
Le calcul prend en compte les éléments suivants :
• Si la valeur de HORFORM = 0 la valeur HORAIRE est prise. Si HORAIRE = 0 il n’est pas tenu compte de
ce cumul.
• Si la valeur de BRUTFORM = 0 la valeur BRUT est prise. Si BRUT = 0 il n’est pas tenu compte de ce
cumul.
• Si la valeur de BRUTFORMD = 0 la valeur BRUT est prise. Si BRUT = 0 il n’est pas tenu compte de ce
cumul.

© 2012 Sage 19
Menu Fichier

• Si le taux horaire moyen déductible est supérieur au taux horaire moyen budgété, est prise la valeur
du taux horaire moyen budgété dans la zone taux horaire déductible. Le taux déductible ne peut pas
être supérieur au taux budgété aussi bien pour les rémunérations brutes que patronales.
Cliquer sur [OK] pour valider les saisies.

Modifier une période de calcul


La fenêtre Périodes de calcul affichée, sélectionner la période de calcul à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer une période de calcul


La fenêtre Périodes de calcul affichée, sélectionner la période de calcul à supprimer en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.


Une période de calcul rattachée à une session ne pourra être supprimée.

Editer une période de calcul


La fenêtre Périodes de calcul affichée, cliquer sur l’icône Editer.

L’édition complète de la liste des périodes de calcul est proposée, valider par OK ou sélectionner les
bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de la période voulue).
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer des périodes de calcul


La fenêtre Périodes de calcul affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la
commande Importer du menu Edition.

© 2012 Sage 20
Menu Fichier

Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre
principale du logiciel au niveau de la société.
 Voir le manuel de référence, Menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d'un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par
défaut, sinon la décocher.
Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n’a pas pu être récupéré, avec la cause de
non récupération.

© 2012 Sage 21
Menu Fichier

Format des périodes de calcul


Le format des périodes de calcul est le suivant :

Position date sur 8 Position date sur Taille Type Nom


caractères 10 caractères

Entête

1 1 2 AN Identifiant (PE)

3 3 3 N Code période

6 6 20 AN Intitulé Période

26 26 8 ou Date Date de début


10

34 36 8 ou Date Date de fin


10

42 46 16 N Minimum garanti

58 62 5 N Nbre de fois minimum

Lignes

1 2 AN Identifiant (PL)

3 3 N Code période

6 10 AN Code catégorie

16 15 N Taux salarial budgété

31 15 N Taux salarial déductible

46 15 N Taux patronal budgété

61 15 N Taux patronal déductible

© 2012 Sage 22
Menu Fichier

Saisie des paramètres


Fichier / Paramètres Généraux / Saisie des Paramètres
Cette commande permet la saisie des paramètres spécifiques à la Gestion de la formation.

Onglet Général

Cet onglet permet la visualisation des informations concernant l’exercice de paie en cours ainsi que la
saisie de l’exercice de formation.

Exercice de paie
Eléments repris de la paie pour information.

Début /Fin d’année


Premier et dernier mois de l’exercice de paie en cours.

Mois en cours
Mois de paie en cours.

Date du jour
Date système ou celle indiquée lors du lancement du logiciel.

Année en cours
Année de paie en cours.

Exercice de formation en cours


Exercice en cours
Il correspond à l'exercice de traitement de la GESTION DE LA FORMATION. Par défaut, c'est l'exercice de paie
qui est proposé.

Début /Fin d’exercice


Premier et dernier mois de l’exercice de formation.

Dernier exercice clôturé


Année du dernier exercice clôturé.

© 2012 Sage 23
Menu Fichier

Période de calcul par défaut


Cette période se paramètre dans la commande Paramètres de calcul du sous-menu Paramètres
généraux décrite ultérieurement dans ce chapitre. La période de calcul définie comme défaut sera
systématiquement rattachée à chaque session créée.

Code
Sélectionner le code de la période de calcul de référence adéquat (clic sur le bouton zoom et sélection
de la période voulue).

Du / Au
Zones dates renseignées automatiquement après sélection du code de la période de calcul de référence.

Absences
Génération des absences
Case, cochée par défaut, permettant d’indiquer que le dossier gère la génération des absences.

Onglet Format
Cliquer sur l’onglet Format.

Cet onglet permet la visualisation de la structure utilisée par l’entreprise pour la codification des
éléments de la paie ainsi que la saisie de la codification personnalisée des stages et des sessions.
 Voir Initialisation d’une société / Page 3 des Paramètres de paie, dans le Manuel de référence de
la Paie pour une présentation complète des paramètres de la paie.
Cliquer successivement sur les lignes des deux éléments de la session Stage et Session et définir leur
structure.

Format
Caractères de type alphabétique (L), numérique (E) ou alphanumérique (A). Conserver ou modifier la
proposition par défaut. Le nombre de caractères saisis détermine la longueur de la zone.

Cadrage
Un cadrage à gauche est proposé par défaut pour le format Lettre et Alphanumérique et à droite pour
le format Entier numérique. Conserver la valeur proposée ou utiliser la boîte à liste pour demander un
cadrage différent.

Caractères complémentaires
Lorsqu’un code est composé d’un nombre de caractères inférieur à la longueur prévue, le programme
utilise le caractère de remplissage indiqué ici pour compléter le code saisi. Ce caractère doit être du

© 2012 Sage 24
Menu Fichier

même type que celui défini en Format. Si un cadrage a gauche est demandé, les caractères
complémentaires seront situés en dernière position et inversement.

Onglet Evaluation
Cliquer sur l’onglet Evaluation.

Cet onglet permet de définir cinq critères d’évaluation des sessions suivies par les salariés. Les critères
permettant d'évaluer une session peuvent être les suivants :
• qualité de la session,
• compétences de l'animateur,
• évaluation de la théorie,
• évaluation de la pratique.
Chaque intitulé est repris dans la commande Critères d’évaluation du menu Listes afin d’y saisir les
éléments correspondants pour l'édition de la fiche d'évaluation.

Onglet Dossier
Cliquer sur l’onglet Dossier.

Cet onglet permet de définir les différents éléments ou documents constituant les dossiers de session.

© 2012 Sage 25
Menu Fichier

Le programme effectuera un contrôle de présence de ces éléments pour chacune des sessions
appartenant à l'étape saisie. En effet, l'administration peut exercer un droit de contrôle des entreprises
et demander divers documents justifiant les dépenses indiquées dans la Déclaration fiscale (Cerfa
2483).
Les documents à communiquer en cas de contrôle sont les suivants :
• conventions signées pour des sessions externes,
• feuilles de présence émargées par les participants,
• notes de frais,
• factures,
• toutes autres pièces justifiant la réalisation des sessions.
Saisir tout d’abord l’intitulé de l’élément ou du document puis renseigner les données relatives à son
circuit administratif.

Documents à intégrer dans les dossiers des sessions


Cocher la case adéquate ou les deux pour signifier qu’un document doit concerner les deux types de
session.

Internes
Elément ou document concernant uniquement une session interne.

Externes
Elément ou document concernant uniquement une session externe.

Contrôle de présence du document quand la session atteint


l'étape
Cet encadré permet de suivre l’évolution des différentes étapes d’une session prévue depuis son projet
jusqu'à sa réalisation.

Etape
Pour indiquer à quelle étape l’élément ou le document doit être contrôlé, cocher la case
correspondante et cliquer sur le bouton zoom pour sélectionner l’étape adéquate.
Exemple :
On définit un contrôle sur le document Facture à l’étape Réalisation. Ainsi, lorsque la session atteindra
l’étape Réalisation, il faudra vérifier que le document Facture sera bien joint au dossier session.
Une session dont les documents ne sont pas annexés au dossier est signalée par une
coche rouge dans la liste des sessions du Plan de formation.
Valider l’ensemble des informations saisies en cliquant sur OK.

Edition des paramètres


Fichier / Paramètres Généraux / Edition des Paramètres
Cette commande permet l’édition des paramètres généraux.

Transfert
Cette case à cocher permet l’exportation des paramètres généraux pour les récupérer dans un autre
logiciel.

© 2012 Sage 26
Menu Fichier

Pour une édition classique, valider l’écran sans cocher la case Transfert. Sélectionner et valider le
mode de sortie.
Pour une exportation des paramètres, cocher la case Transfert et valider la fenêtre par OK. Saisir et
valider les chemin et nom de fichier de sortie.

Format des paramètres généraux


Le format des paramètres généraux est le suivant :

© 2012 Sage 27
Menu Fichier

Position date Position date sur Taille Type Nom


sur 8 caractères 10 caractères

1 1 2 AN Identifiant (FP)

3 3 8 ou Date début exercice


10

11 13 8 ou Date fin exercice


10

19 23 4 Execice en cours

23 27 4 Dernier exercice clôturé

27 31 10 Stage - Format code

37 41 2 Stage - Longueur code

39 43 1 Stage - Cadrage code

40 44 1 Stage - Caractère de remplissage /


Numérique

41 45 1 Stage - Caractère de remplissage / Lettre

42 46 1 Stage - Caractère de remplissage /


Alphanumérique

43 47 10 Session - Format code

53 57 2 Session - Longueur

55 59 1 Session - Cadrage

56 60 1 Session - Num

57 61 1 Session - Lettre

58 62 1 Session - Alpha

59 63 20 Dossier 1 - Intitulé

79 83 1 Dossier 1 - Elément formation interne

80 84 1 Dossier 1 - Elément formation externe

81 85 1 Dossier 1 - Control élément

82 86 3 Dossier 1 - Etape control élément

85 89 20 Dossier 2 - Intitulé

© 2012 Sage 28
Menu Fichier

105 109 1 Dossier 2 - Elément formation interne

106 110 1 Dossier 2 - Elément formation externe

107 111 1 Dossier 2 - Control élément

108 112 3 Dossier 2 - Etape control élément

111 115 20 Dossier 3 - Intitulé

131 135 1 Dossier 3 - Elément formation interne

132 136 1 Dossier 3 - Elément formation externe

133 137 1 Dossier 3 - Control élément

134 138 3 Dossier 3 - Etape control élément

137 141 20 Dossier 4 - Intitulé

157 161 1 Dossier 4 - Elément formation interne

158 162 1 Dossier 4 - Elément formation externe

159 163 1 Dossier 4 - Control élément

160 164 3 Dossier 4 - Etape control élément

163 167 20 Dossier 5 - Intitulé

183 187 1 Dossier 5 - Elément formation interne

184 188 1 Dossier 5 - Elément formation externe

185 189 1 Dossier 5 - Control élément

186 190 3 Dossier 5 - Etape control élément

189 193 1 Période de référence

190 194 30 Critère d'évaluation 1

220 224 30 Critère d'évaluation 2

250 254 30 Critère d'évaluation 3

280 284 30 Critère d'évaluation 4

310 314 30 Critère d'évaluation 5

340 344 16 Zone réservée

© 2012 Sage 29
Menu Fichier

Changement d’exercice
Cette commande permet de définir un exercice de travail différent de celui défini dans les paramètres
généraux.
Ainsi, par défaut, les saisies et les éditions auront l’exercice sélectionné.
Activer la commande Changement d’exercice du menu Gestion. La fenêtre Changement d’exercice
s’affiche.

Saisir alors l’exercice adéquat et valider par OK.

© 2012 Sage 30
Menu Edition

Menu Edition
Pour obtenir des explications sur les commandes non décrites et communes au logiciel de Paie et
Gestion des Ressources Humaines, consultez le Manuel de référence / Ergonomie du programme.

© 2012 Sage 31
Menu Listes

Menu Listes
Le menu Listes propose les commandes de paramétrage des données nécessaires à la Gestion de la
formation.
Le menu Listes est composé des sous-menus Tables et Critères d’évaluation.
 Les commandes Organisations et Conventions collectives liées à la Gestion de la Formation sont
décrites dans le manuel de Référence / menu Listes.
Pour plus d’informations ...
• Fiches de personnel
• Etablissements
• Organismes de financement
• Organismes de formation
• Catalogue des stages
• Tables
– Natures de contrat
– Statuts des souhaits de formation
– Motifs des refus et reports
– Domaines de formation
– Thèmes de formation
– Objectifs
– Types d’action
– Classification des A.F.
– Types de convention
– Cadres de fonctionnement
– Types de financement
– Natures de coûts
– Regroupements des natures de coûts
• Critères d’évaluation

Fiches de personnel
Listes / Fiches de Personnel

Seules sont présentées ici les pages Formation et Emplois occupés, les autres pages
étant reprises de la fiche de personnel complète.

 Voir la documentation générale sur la Paie pour plus d'informations sur la fiche de personnel.

Activer la commande Fiches de personnel du menu Listes ou cliquer sur le bouton


Fiches de personnel. La liste des salariés enregistrés dans la Paie apparaît.

© 2012 Sage 32
Menu Listes

Page Formation

Catégorie formation professionnelle


L'administration fiscale a défini cinq catégories socio-professionnelles reprises dans la Déclaration
fiscale (Cerfa 2483). Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner la catégorie adéquate :
• Ouvriers,
• Ouvriers qualifiés,
• Employés,
• Agents de maîtrise,
• Ingénieurs et Cadres.

Horaire hebdomadaire
L’utilisateur peut saisir une valeur ou faire appel à une constante (appel de la liste des constantes par
le bouton zoom, sélection de la constante adéquate par Sélectionner).

© 2012 Sage 33
Menu Listes

Horaire formation
Cette nouvelle zone est inaccessible en GESTION DES TEMPS. Elle affiche l'horaire mensuel repris comme
référence pour base de calcul pour les coûts de formation.
Par défaut, elle reprend le contenu de la zone Horaire précédemment définie. La valeur de cette zone
renseigne la constante prédéfinie HORFORM.

Niveau d’études
Niveau d’études du salarié. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le niveau adéquat : Bac + 4
et sup. ; Bac + 3 ; Bac + 2 ; Bac ; BEP / CAP ; Fin de scolarité obligatoire.

Page Emplois Occupés


Version
Cette page n’est visible que pour les utilisateurs du module GESTION DES CARRIERES ET DES COMPETENCES.
Cette page permet de visualiser les différents postes occupés et les compétences acquises par un
salarié.

Il est possible d’insérer, de modifier et de supprimer une compétence sur une fiche de personnel.

Cliquer sur ces boutons pour appeler la fiche du salarié précédent ou suivant.

Insérer une fiche de compétence


Pour récupérer une compétence existante, cliquer sur le bouton Insérer. La liste
des compétences s’ouvre.

© 2012 Sage 34
Menu Listes

Double-cliquer sur la ligne de la compétence adéquate. Les renseignements correspondants intègrent


automatiquement l’onglet.
Sur cette fenêtre, il est également possible de créer et de modifier des compétences.

Les boutons Ajouter à la sélection et Retirer de la sélection permettent de


sélectionner ou désélectionner plusieurs compétences.

Code / Intitulé
Zones complétées automatiquement lors de l’insertion de la compétence.

Date
Cette zone correspond à la date d’acquisition de le compétence par le salarié. Par défaut, elle est
renseignée avec la date du jour.

Niveau
Dix niveaux sont possibles. Ils correspondent à l’ordre dans lequel les niveaux de compétences ont été
saisis dans l’onglet Classification, commande Paramètres généraux du menu Fichier.

Pondération
Cette zone permet de pondérer l'importance de la compétence pour le poste pour laquelle elle est
requise.
Ainsi, une même compétence n'aura pas la même valeur selon les postes.

Modifier une fiche de compétence


Pour modifier ces renseignements, sélectionner la compétence adéquate et
cliquer sur le bouton Modifier.

© 2012 Sage 35
Menu Listes

Seules les zones Date, Niveau, Pondération et Commentaires sont modifiables.

Ce bouton Détail permet d’ouvrir la fenêtre de paramétrage des diplômes,


permis et langues. Il est accessible uniquement pour les compétences de Type
Langue, Permis ou Diplôme. Les informations présentées dans ce bouton sont
fonction du type de la compétence en cours de modification.

 Voir dans le manuel de référence, Listes / Fiche de personnel / onglet Salarié / sous-onglet
Personnelles.
Valider par OK les modifications apportées dans les compétences requises. Le curseur revient sur la
fenêtre de création initiale.

Supprimer une fiche de compétence


Pour supprimer une compétence associée à un salarié, sélectionner la
compétence adéquate et cliquer sur le bouton Supprimer.

Une confirmation de la suppression est demandée, valider par OK.


Dans le cas de la suppression d’une compétence de Type Langue, Permis ou Diplôme, après
confirmation de la suppression, le programme affiche une fenêtre.
Cette fenêtre permet de supprimer également l’affichage de cette compétence sur l’onglet
Personnelles de la fiche de personnel.
Cliquer sur le bouton Ok pour supprimer la langue, le permis ou le diplôme de l’onglet Personnelles.
Cliquer sur le bouton Annuler dans le cas contraire.

Editer les fiches de personnel


La liste des salariés étant affichée, cliquer sur le bouton Editer.

© 2012 Sage 36
Menu Listes

Il faut dans un premier temps sélectionner les salariés concernés par l'édition puis choisir le type
d'édition souhaité.

Sélection des salariés


Sélection à partir du Matricule
Tous les salariés sont sélectionnés par défaut.
Les critères de sélection proposés sont ceux définis par l'utilisateur par l'option tri permanent sur la liste
des salariés (par les commandes Fiches de personnel ou Bulletins salariés).
 Voir Généralités sur les sélections dans le manuel de référence de la Paie.

Rupture par salarié


Cette case, si elle est cochée, permet un saut de page pour chaque salarié.

Nature de l’édition
Trois types d'éditions sont proposés :

Réduite
Cette option, lorsqu’elle est cochée permet d’éditer les informations de base sur les salariés :
Matricule, Nom, Prénom et Nom de jeune fille.

Détaillée
Cette option, permet de rendre accessible les zones du cadre Pages à éditer, pour une édition détaillée
des fiches de personnel.

Transfert
Génère toutes les données de la fiche du personnel dans un fichier ASCII qui pourra être récupéré dans
une autre application.
 Voir Importation des fiches de personnel dans le manuel de référence de la Paie pour la
présentation du fichier.

Pages à éditer
Ce cadre n’est accessible que si la Nature de l’édition demandée est sur Détaillée. L’édition des fiches
salarié peut alors se faire par onglet principal. Cochez la ou les cases des onglets à éditer :
• Etat civil,
• Poste,
• Formation,
© 2012 Sage 37
Menu Listes

• Emploi occupés (case visible uniquement pour les utilisateurs du module GESTION DES CARRIERES ET DES
COMPETENCES).

Valider la demande d'édition.


Si l'édition sélectionnée est transfert, une fenêtre s'affiche pour indiquer le répertoire de stockage ainsi
que le nom et l'extension du fichier à générer. Valider par OK.
 Voir Généralités sur les transferts du manuel de référence de la Paie.
Si le transfert n'a pas été demandé et pour tous les types d'édition proposés, la fenêtre habituelle de
sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir une sortie et lancer l'édition.
 Voir Généralités sur les éditions du manuel de référence de la Paie.

Importer les fiches de personnel


L'importation des fiches de personnel évite de les enregistrer à nouveau si elles existent déjà par
ailleurs.

La liste des salariés étant affichée, cliquer sur le bouton Créer / Importer.

Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches du personnel dans la fenêtre
principale du logiciel au niveau de la société.
 Voir le manuel de référence / Menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d'un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par
défaut, sinon la décocher.
Ce rapport présente pour chaque événement les zones qui n'ont pas pu être récupérées, avec la cause
de non récupération.

© 2012 Sage 38
Menu Listes

Format du fichier de la page Formation


Position Position Longueur Type Cf. Désignation
D sur D sur note
8c.(*) 10c.(*)

1 1 2 A FM

3 3 10 P Matricule

13 13 1 E 2 Civilité

14 14 30 A Nom

44 44 20 A Prénom

64 64 5 P Etablissement

69 69 2 A Zone réservée - « Espace »

71 71 1 E Catégorie formation professionnelle :


0 : Ouvriers
1 : Ouvriers qualifiés
2 : Employés
3 : Agents de maîtrise
4 : Ingénieurs - Cadres

72 72 12 N Horaire formation

84 84 12 N Horaire hebdomadaire

96 96 2 A Zone réservée - « Espace »

98 98 1 E Niveau d’étude :
0 : Bac+4 et supérieur
1 : Bac+3
2 : Bac+2
3 : Bac
4 : BEP / CAP
5 : Fin de scolarité obligatoire
6 : Aucun

A : Alphanumérique cadré à gauche, E : Entier numérique, M : Alphanumérique


P : structure paramétrée sur l’onglet Formats des paramètres de paie
N : Numérique cadré à droite et complété à gauche le cas échéant par des zéros ou des blancs
D : Date JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA selon paramétrage de la zone Format des dates avec année sur 4
caractères (Fichier/Préférences).
(**) Données gérées uniquement dans le module Gestion des temps de Sage Paie pack+ et Sage Paie
pack+ pour SQL Server.

© 2012 Sage 39
Menu Listes

Format du fichier de la page Carrière


Position Position Longueur Type Cf. Désignation
D sur 8c.(*) D sur 10c.(*) note

Entête

1 1 2 A GC

3 3 10 P Matricule

13 13 1 E 2 Civilité

14 14 30 A Nom

44 44 20 A Prénom

64 64 5 P Etablissement

Compétences

1 1 2 A SA

3 3 10 P Matricule

13 13 10 P Code compétence acquise

23 23 8 ou 10 D Date d’acquisition de la
compétence

31 33 2 A Zone réservée - « Espace »

33 35 1 E Niveau de compétence :
0 : Débutant
1 : Moyen
2 : Confirmé
3 : Avec mention
4 : Sans mention
5 : Lu
6 : Lu, écrit
7 : Lu, écrit, parlé

34 36 2 A Zone réservée - « Espace »

36 38 3 E Pondération

A : Alphanumérique cadré à gauche, E : Entier numérique, M : Alphanumérique


P : structure paramétrée sur l’onglet Formats des paramètres de paie
N : Numérique cadré à droite et complété à gauche le cas échéant par des zéros ou des blancs
D : Date JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA selon paramétrage de la zone Format des dates avec année sur 4
caractères (Fichier/Préférences).
(**) Données gérées uniquement dans le module Gestion des temps de Sage Paie pack+ et Sage Paie
pack+ pour SQL Server.

© 2012 Sage 40
Menu Listes

Etablissements
Listes / Etablissements
Le programme propose une gestion des fiches établissement spécifique à la formation. Activer la
commande Etablissements du menu Listes. La liste des établissements enregistrés apparaît.
La fiche établissement accessible dans la GESTION DE LA FORMATION reprend les informations résumées de la
fiche établissement paramétrée dans la Paie.

 Voir le Manuel de référence de la Paie pour plus de détails sur les zones de cette fiche.
• Onglet Ancienne adresse
• Editer la liste des établissements

Onglet Ancienne adresse


Compléter cet onglet si, au 1er Janvier de l’exercice en cours, l’adresse principale de l’établissement a
changé.

En effet, dans l’encadré A de la Déclaration Fiscale (Cerfa 2483), l’adresse de


l’établissement principal au 1er Janvier de l’exercice en cours ainsi que l’adresse au
1er Janvier de l’exercice précédent si celle-ci a changé doivent être mentionnées.
Lorsque l’onglet Adresse établissement est modifié, le programme affiche un message
d’alerte permettant d’archiver l'ancienne adresse.

Valider par OK.

Editer la liste des établissements


La fenêtre Liste des établissements affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

© 2012 Sage 41
Menu Listes

Pour obtenir une édition de la liste des établissements, cocher la case d’option adéquate Réduite ou
Détaillée.
L’édition Réduite propose les informations Code, Intitulé, Numéro SIREN, NIC, Code APE et Activité de
chaque établissement. L’édition Détaillée reprend l’ensemble des informations de la fiche
établissement telle qu'elle est présentée dans la GESTION DE LA FORMATION.
L’utilisateur peut sélectionner les établissements en utilisant les bornes limites adéquates (clic sur le
bouton zoom et sélection de l’option voulue).
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Organismes de financement
Listes / Organismes de financement
Cette commande permet de constituer une liste d’organismes de financement avec lesquels l’entreprise
traite ses actions de formation.
Activer la commande Organismes de financement du menu Listes, la fenêtre Organismes de
financement s’affiche.

Chaque organisme est identifié dans cette liste par son code et son nom. Le lancement de cette
commande modifie la barre de menus :
Edition : pour créer, modifier, supprimer, éditer et importer les éléments de la liste.
Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection en particulier sur les
codes.
La barre d’outils de la fenêtre propose les boutons suivants :

Créer
Pour créer un nouvel organisme.

Modifier
Pour modifier un organisme.

© 2012 Sage 42
Menu Listes

Supprimer
Pour supprimer un organisme.

Editer
Pour imprimer le catalogue des organismes de financement.

Importer
Pour importer les organismes de financement.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la
liste des organismes de financement.
 Voir Ergonomie du logiciel, dans le Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces
options.
Le menu Options propose la commande Création en chaîne, très utile pour la création successive de
plusieurs organismes.

La fenêtre Organisme de financement affichée, valider la commande Créer du menu


Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Attribuer à l’organisme de financement en cours de création un code alphanumérique de 1 à 10
caractères. Après la saisie, ce code est mis en majuscule.

Intitulé
Raison sociale de l’organisme de financement.

Code Cerfa
Avant l'édition de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), saisir le code de correspondance adéquat :
• OPACIF
• OPCA
• Employeur
• Aide régionale
• Aide européenne
• Autre
Cliquer sur OK pour valider les saisies.
Dans le cas d’une création en chaîne, à la suite de la validation d’une fiche, une nouvelle fenêtre de
saisie est proposée par le programme.

© 2012 Sage 43
Menu Listes

Modifier un organisme de financement


La fenêtre Organismes de financement affichée, sélectionner l’organisme à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu EDITION.

Pour modifier les éléments d’un organisme de financement, procéder comme en création.

Le bouton Préc. permet de passer d’un organisme de financement à l’organisme


précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer à l’organisme de financement suivant.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un organisme de financement


Un organisme de financement ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans une Fiche
stage, une Fiche session ou une Fiche participant).

La fenêtre Organismes de financement affichée, sélectionner l’organisme à supprimer


en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la
commande Supprimer du menu EDITION.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des organismes de financement


La fenêtre Organismes de financement affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des organismes de financement, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reproduit toutes les informations saisies sur les fiches organismes lors de la création.
L’édition Transfert permet l’extraction des données dans un fichier au format ASCII qu’il sera possible
d’importer dans un autre produit.
Pour obtenir une édition du catalogue des organismes de financement, sélectionner l’option Normale.

© 2012 Sage 44
Menu Listes

Code Intitulé Code Cerfa

001 OPACIF OPACIF

002 OPCA OPCA

003 Employeur EMP

004 Aide régionale AIDEXT

005 Aide européenne AIDEXT

006 Autre AUTRE

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer des organismes de financement


La fenêtre Organismes de financement affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider
la commande Importer du menu Edition.

Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre
principale du logiciel au niveau de la société.
 Voir le manuel de référence, Menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d'un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par
défaut, sinon la décocher.
Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n'a pas pu être récupéré, avec la cause de
non récupération.

Format des organismes de financement


Le format des organismes de financement est le suivant :

© 2012 Sage 45
Menu Listes

Nom Position Taille Type Spécificité

Identifiant 1 2 AN F3

Code 3 10 AN

Intitulé 13 60 AN

Code Cerfa 73 10 AN

Organismes de formation
Listes / Organismes de Formation
Cette commande permet de constituer une liste d’organismes de formation avec lesquels l’entreprise
traite ses actions de formation (sessions de stage externes).
Activer la commande Organismes de formation du menu Listes. La fenêtre Organismes de formation
s’affiche.

Chaque organisme est identifié dans cette liste par son code et son nom. Le lancement de cette
commande modifie la barre de menus :
Edition : pour créer, modifier, supprimer, éditer et imprimer les éléments de la liste.
Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection en particulier sur les
codes.
La barre d’outils de la fenêtre propose les boutons suivants :

Créer
Pour créer un nouvel organisme.

Modifier
Pour modifier un organisme.

Supprimer
Pour supprimer un organisme.

Editer
Pour imprimer le catalogue des organismes de formation.

Importer
Pour importer les organismes de formation.

© 2012 Sage 46
Menu Listes

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la
liste des organismes de formation.
 Voir Ergonomie du logiciel, dans le Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces
options.
• Créer un organisme de financement
• Modifier un organisme de financement
• Supprimer un organisme de financement
• Editer la liste des organismes de financement

Créer un organisme de formation


Le menu Options propose la commande Création en chaîne, très utile pour la création successive de
plusieurs organismes.

La fenêtre Organisme de formation affichée, valider la commande Créer du menu


Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Attribuer à l’organisme de formation en cours de création un code alphanumérique de 1 à 10
caractères.

Nom
Raison sociale de l’organisme de formation.

Contact
Nom de l’interlocuteur principal au sein de l’organisme de formation.

Numéro d’existence
Numéro de déclaration d'existence attribué par la préfecture.

© 2012 Sage 47
Menu Listes

Coordonnées
Préciser les coordonnées (adresse, téléphone et fax) de l'organisme de formation.

Internet
Indiquer, le cas échéant, l’adresse du site Internet de l’organisme, par exemple :
http ://www.sage.fr

Le bouton Préc. permet de passer d’un organisme de formation à l’organisme


précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer à l’organisme de formation suivant.

Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un organisme de formation


La fenêtre Organismes de formation affichée, sélectionner l’organisme à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu EDITION.

Pour modifier les éléments d’un organisme de formation, procéder comme en création. Valider les
modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un organisme de formation


Un organisme de formation ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans une Fiche
stage ou une Fiche session).

La fenêtre Organismes de formation affichée, sélectionner l’organisme à supprimer en


plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu EDITION.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des organismes de formation


La fenêtre Organismes de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

Choisir le type d'édition :


• l'édition Résumée présente le code, le nom et le numéro de téléphone des organismes de
formation,
• l'édition Détaillée reproduit toutes les informations saisies sur les fiches organismes lors de la
création.

© 2012 Sage 48
Menu Listes

Pour obtenir une édition du catalogue des organismes de formation, sélectionner l’option adéquate
Résumée ou Détaillée. Par défaut, l'édition Résumée du catalogue des organismes est proposée.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer des organismes de formation


La fenêtre Organismes de formation affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la
commande Importer du menu Edition.

Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre
principale du logiciel au niveau de la société.
 Voir le manuel de référence, Menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d'un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par
défaut, sinon la décocher.
Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n'a pas pu être récupéré, avec la cause de
non récupération.

Format des organismes de formation


Le format des organismes de formation est le suivant :

© 2012 Sage 49
Menu Listes

Position Taille Type Nom

1 2 AN Identifiant (OF)

3 10 AN Code

13 60 AN Nom

73 60 AN Numéro d’existence

133 60 AN Contact

193 32 AN Adresse

225 32 AN Complément d’adresse

257 8 AN Code postal

265 26 AN Commune

291 26 AN Bureau distributeur

317 15 AN Téléphone

332 15 AN Fax

347 80 AN Adresse internet

Catalogue des stages


Listes / Catalogue des stages
Cette commande permet de constituer un catalogue de stages afin d’accélérer la saisie des sessions de
stage prévisionnels et de la diffuser auprès des salariés.
Il permet également l’établissement des budgets prévisionnels, et d’indiquer un coût moyen par code
stage.

Activer la commande Catalogue des stages du menu Listes ou cliquer sur l'icône
Catalogues. La fenêtre Liste des stages s’affiche.

© 2012 Sage 50
Menu Listes

Chaque stage est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.
Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :
Edition : pour créer, modifier, supprimer, dupliquer et éditer et importer les éléments de la liste.
Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection à partir du code ou de
l'intitulé.
La barre d’icônes de la fenêtre les commandes disponibles.

Créer
Pour créer un nouvel stage.

Modifier
Pour modifier un stage.

Supprimer
Pour supprimer un stage.

Editer
Pour imprimer le catalogue des stages.

Importer
Pour importer un catalogue de stages.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la
liste des stages de formation.

Le bouton Préc. permet de passer d’un stage au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au stage suivant.

 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces options.
• Créer un stage
• Modifier un stage
• Supprimer un stage
• Editer le catalogue des stages
• Dupliquer un stage
• Importer le catalogue des stages

© 2012 Sage 51
Menu Listes

Créer un stage
La fenêtre Liste des stages affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou
cliquer sur l’icône Créer.

La fenêtre de création se compose de cinq onglets.

Onglet Identification
Renseigner successivement les zones.

Code
Attribuer au stage en cours de création un code et un intitulé. Le format de ce code a été défini en
paramètres de saisie du menu Fichier.

Organisation
Stage externe / interne
Stage externe : une session est de type externe quand sa mise en œuvre est confiée à un organisme de
formation par voie de convention.
Stage interne : une session est de type interne lorsqu'elle est conçue et organisée entièrement par
l'entreprise (animateurs internes, matériel de l'entreprise...).
Cocher la case adéquate selon que le stage est conçu et organisé par l'entreprise (interne) ou est confié
à un organisme extérieur (externe).

Organisme formateur
Nom de l’organisme qui assure la session externe. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner
l’organisme adéquat. Les organismes de formation sont paramétrés par la commande Organismes de
formation du menu Listes.

Nom de l’intervenant
Saisir le nom du formateur.

Animateur interne
Nom du formateur qui assure la session en interne. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner,
dans la liste des salariés, le nom adéquat.

© 2012 Sage 52
Menu Listes

Références catalogue
Indiquer les références du stage figurant dans le catalogue du fournisseur (organisme de formation).

Convention
Type de convention
Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le type adéquat dans la liste.
La Déclaration Fiscale (Cerfa 2483) récapitule les dépenses de formations liées à des conventions.
La gestion (modification et édition) de cette liste des types de convention sont disponibles dans les
tables du menu Listes.
 Voir Types de convention du menu Listes.

Lieu du stage
Identifier l’endroit où se déroule le stage.
S'il s'agit d'un stage externe, c'est l'adresse de l'organisme qui s'affiche.

Onglet Organisation

Renseigner successivement les zones :

Domaine
Nature de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le domaine adéquat.

Thème
Les thèmes sont les différents sujets au sein d'un domaine. Cliquer sur le bouton zoom afin de
sélectionner le thème adéquat.

Objectif
But de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner l’objectif adéquat.

Si le domaine, le thème ou l’objectif de formation ne sont pas encore créés, il est


possible de le faire dans la fenêtre ouverte par le bouton zoom. Il faut alors cliquer sur
l’icône [Créer] et compléter la fenêtre qui s’ouvre alors.
On peut également, dans la fenêtre ouverte par le bouton zoom, modifier et importer

© 2012 Sage 53
Menu Listes

les éléments de la liste.


Les domaines, thèmes et objectifs sont paramétrés dans le sous-menu Tables du menu
Listes.

Type d’action
Zone qui permet de saisir pourquoi le stage est réalisé. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner
le type d’action adéquat. Le code cerfa 2483 correspondant doit être renseigné dans la fiche type
d’action.

Classification A.F.
Zone qui permet de saisir la classification des actions de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin
de sélectionner la classification AF adéquat. Le code cerfa 2483 correspondant doit être renseigné dans
la fiche classification A.F.

Cadre de fonctionnement
Typologie définie par l'administration fiscale. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le cadre de
fonctionnement adéquat. Cette zone doit être obligatoirement saisie.

Informations complémentaires
Niveau requis
Niveau d’études nécessaire pour participer au stage. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le
niveau adéquat. Six niveaux sont proposés :
• Bac +4 et sup,
• Bac +3,
• Bac +2,
• Bac,
• BEP / CAP,
• Fin de scolarité obligatoire.

Sanction
Trois types de sanction sont proposés :
• Aucune,
• Diplôme (un diplôme est fourni à la fin du stage),
• Attestation (une attestation est remise à la fin du stage).
Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner la sanction adéquate.

Dernière participation au stage


Informations générales et date du dernier stage.

Impression générale
Opinion sur le déroulement d’un stage.

Date
Date de la dernière participation au stage.

Commentaires
Informations complémentaires concernant le stage.

Onglet Prévisionnel - Sessions


Cet onglet permet de définir le nombre de stagiaires prévus par sesssion et par catégorie sur l’exercice
en cours, avec des quotas minima et maxima.

© 2012 Sage 54
Menu Listes

Prévisionnel
Dix sessions peuvent être planifiées.
Pour chacune des sessions à planifier, saisir un intitulé et une date de début et de fin.

Nombre de participants prévus


Moyen / Maximum
Estimez le nombre moyen et maximum de participants prévus par session.
Lors de la création d'une session dans le plan de formation, le programme effectuera un contrôle sur le
nombre de participants inscrits par rapport au nombre maximum par session.

Sessions
Exercice
L’exercice ouvert est affiché par défaut, il est possible de revenir aux exercices passés ou à venir.
Utilisez les flèches sur le côté de la zone pour modifier l’exercice.

Sessions
Ce tableau permet de visualiser toutes les sessions existantes sur le stage pour l’exercice sélectionné.
Les informations affichées reprennent les valeurs de la session : Code session, Intitulé, Début du stage,
Fin du stage, rang de l’Etape (en fonction du nombre prévu de sessions) et le Nombre des participants
(un message peut s’afficher en fonction du paramétrage des minima et maxima prévus).

Onglet Coûts
Cet onglet permet, lors de la préparation de la session de formation, d’estimer le coût pédagogique du
stage, par exemple les frais de déplacement.
Une grille de saisie permet d’indiquer les natures de coût souhaitées, et d’affecter le type ainsi que
l’organisme de financement qui prendra en charge ces coûts.
Il est possible de saisir autant de nature de coût souhaitée, et pour chaque nature de coût, plusieurs
types de financement.

© 2012 Sage 55
Menu Listes

Natures de coûts
Nature
Sélectionnez la nature de coût dans la liste ouverte par le bouton zoom. Il est possible de créer,
modifier, importer ou sélectionner une nature de coût, avec ou sans filtre, à partir de la liste. Le code
cerfa 2483 correspondant doit être renseigné dans la fiche Nature de coûts.

Lors de la saisie des coûts, la liste des natures n’affiche que les natures de types Sans
calcul ou Déplacement.

 Voir Natures de coûts dans les tables du menu Listes.

Intitulé
Par défaut, l’intitulé correspondant au code s’affiche, il n’est pas modifiable.

Col.
Cette colonne Collectif reprend la valeur par défaut de la zone Type de la nature de coût. Elle reste
modifiable et seules deux valeurs sont possibles : Individuel (case décochée) ou Collectif (case cochée).

Bud. Ind.
Saisir directement le montant individuel bugété, la colonne n’est pas accessible pour les natures de
type Collectif.

Budgété
Saisir le montant budgété pour une nature de coût Avec calcul = Sans calcul ou Déplacement et Type =
Collectif.

Déd. Ind.
Cette colonne reprend automatiquement le montant budgété individuel.
Cette zone reste modifiable, pour cela saisir le montant individuel déductible budgété pour une nature
de coût de type Individuel. Pour une nature déductible, si rien n’est saisi, le montant de la colonne
Individuel budgété est repris mais reste modifiable.
La colonne n’est pas accessible pour une nature de type Collectif.

Déductible
Il s’agit du montant déductible budgété pour la nature de coût. Le montant budgété est repris
automatiquement mais reste modifiable.

© 2012 Sage 56
Menu Listes

Type fin.
Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom, le type de financement de la nature de coût.
Cette zone doit être saisie obligatoirement. Pour les lignes suivantes, la valeur Type fin de la ligne
précédente est reprise automatiquement.

Org. fin.
Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom, l’organisme de financement de la nature de
coût. Cette zone doit être saisie obligatoirement. Pour les lignes suivantes, l’organisme de financement
de la ligne précédente est repris automatiquement. Le code cerfa 2483 correspondant doit être
renseigné dans la fiche Organisme de financement.
Le bouton Supprimer permet la suppression de la ligne de nature de coût sélectionnée.

Totaux
Budgété
Cette zone, non modifiable, affiche le montant total de la colonne Budgété.

Budgété déductible
Cette zone, non modifiable, affiche le montant total de la colonne Budgété déductible.

Codes de regroupement
Cette grille permet de n’afficher que les regroupements des natures de coûts. Une ligne par code de
regroupement est affichée.

Regroupement
Affiche le code de regroupement.

Intitulé
Affiche l’intitulé lié au code de regroupement.

Budgété
Cette colonne regroupe la somme des montants budgétés des natures de coût avec le même code de
regroupement.

Budgété déductible
Cette colonne regroupe la somme des montants déductibles budgétés des natures de coûts avec le
même code de regroupement.

Onglet Coût du stage selon le type de calcul indiqué dans la


nature de coûts

© 2012 Sage 57
Menu Listes

Type calcul Type Budgété Budgété Budgété Budgété


Indiv. Indiv. Déductible
Déd.

Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé

0 - Pas de Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Non
calcul

Individuel Oui Non Non Non Oui Non Non Non

1 - Salaire brut Les types de


calcul 1, 2 et 3
ne sont pas
saisisables et
utilisés au
niveau du stage

2 - Charges
patronales

3 - Animateur
interne

4- Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Non


Déplacement

Individuel Oui Non Non Non Oui Non Non Non

Onglet Acquis

Version
Cet onglet est proposé uniquement si la Paie a l’option Gestion des carrières et des compétences.

© 2012 Sage 58
Menu Listes

Cette fenêtre présente un tableau, vide par défaut, qui reprend les code, intitulé et niveau des
compétences que le stage permet d’acquérir. Dans ce tableau il est possible d’Insérer, Modifier ou
Supprimer les compétences liées à ce stage.

Insérer une compétence


Cliquer sur le bouton Insérer pour afficher une fiche vierge de compétence.

Code / Intitulé
Ces zones, non saisissables reprennent les Code et Intitulé de la compétence sélectionnée.

Niveau
Six niveaux sont possibles.

Commentaire
Cette zone de texte permet la saisie d’un commentaire particulier par rapport à la compétence
proposée. Si vous utiliser le module de Paie & GRH Gestion des carrières et des compétences, Cette
zone reprend le Commentaire de la compétences sélectionnée.
 Voir Listes / Compétences / Créer une Compétence / zone Commentaire dans le module de Paie &
GRH Gestion des carrières et des compétences.

Modifier une compétence acquise


Double cliquer sur la ligne de la compétence ou sur le bouton Modifier après
l’avoir sélectionnée dans le tableau.

La fiche de la compétence proposée s’affiche. Les zones Code et Intitulé ne sont pas modifiables.
Cliquer sur OK pour valider les modifications.
Saisissez votre texte déroulant ici.

Supprimer une compétence acquise


La liste des compétences ouverte, placer le curseur sur la fiche à supprimer puis
cliquer sur le bouton Supprimer.

Une confirmation de la suppression est demandée, valider par OK.


Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un stage
La fenêtre Liste des stages affichée, sélectionner le stage à modifier en plaçant le
curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa

© 2012 Sage 59
Menu Listes

ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un stage, procéder comme en création. Valider les modifications
apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un stage
Un stage ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans une fiche session ou souhait).

La fenêtre Liste des stages affichée, sélectionner le stage à supprimer en plaçant le


curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer
du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer le catalogue des stages


La fenêtre Liste des stages affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande
Editer du menu Edition.

Cinq types d'édition sont proposés :


• Résumée sans détail des coûts : cette édition présente le code et l'intitulé du stage ainsi que
l'objectif, le thème, le type, le nombre de jours et le cadre de fonctionnement.
• Détaillée sans détail des coûts : elle reproduit l'ensemble des informations des fiches stages sauf
celles relatives aux coûts prévisionnels.
• Résumée avec détail des coûts : il s'agit de l'édition résumée simple complétée des données
saisies dans l'onglet Coûts prévisionnels des fiches stages.
• Détaillée avec détail des coûts : elle reprend l'édition détaillée complétée des données saisies
dans l'onglet Coûts prévisionnels des fiches stages.
• Transfert : permet de générer un fichier texte reprenant toutes les données de la fiche stage (y
compris les coûts prévisionnels).

Critères de sélection
Tous les stages sont sélectionnés par défaut. L'utilisateur peut affiner sa sélection en fonction des
organismes (pour les stages externes), des domaines et des thèmes.
Des tris peuvent être aussi demandés sur le code, les domaines, thèmes ou l'organisme.
La case à cocher Détail des coûts permet d’obtenir le détail des coûts liés aux stages.
La case à cocher Rupture permet d’obtenir un saut de page par stage.

© 2012 Sage 60
Menu Listes

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Dupliquer un stage
Ce bouton permet la création rapide, en dupliquant un stage similaire puis en y
apportant les modifications nécessaires.

La liste des stages ouverte, sélectionner le stage à dupliquer, puis cliquer sur le bouton Dupliquer.
La fenêtre Stage s’ouvre. Les informations de la fiche initialement sélectionnée sont proposées par
défaut. Il suffit d’attribuer un code à cette nouvelle fiche et d’y apporter les modifications nécessaires.
Valider cette création par OK.

Importer le catalogue des stages


La fenêtre Liste des stages affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou
cliquer sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones :

Avec modification des fiches


Il s’agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre
principale du logiciel au niveau de la société.
 Voir le manuel de référence, menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l’intégration du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher.
Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n’a pas pu être récupéré avec la cause de non
récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir l’emplacement du fichier à importer ainsi que son nom et extension.
Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode
de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.

© 2012 Sage 61
Menu Listes

Structure du fichier Catalogue des stages

Position D sur 8c. (*) Position Longueur Type Nom de la zone


D sur
10c.(*)

Stage

1 1 2 A FS

3 3 10 A Code

13 13 60 A Intitulé

73 73 10 A Code domaine de
formation

83 83 10 A Code thème de
formation

93 93 10 A Code objectif de
formation

103 103 1 A Stage Interne = O /


Stage externe = N

104 104 3 A Zone réservée -


«Espace»

107 107 10 A Matricule Animateur


interne

117 117 10 A Code Organisme


formateur

127 127 30 A Référence catalogue

157 157 50 A Nom intervenant

207 207 50 A Nom organisme


formation

257 257 32 A Adresse organisme


formation

289 289 32 A Complément adresse


organisme formation

321 321 26 A Commune organisme


formation

347 347 26 A Bureau distributeur


organisme formation

373 373 5 A Code postal organisme


formation

378 378 20 A Bâtiment

© 2012 Sage 62
Menu Listes

398 398 20 A Etage

418 418 2 N Niveau requis :


0 : Bac + 4 et sup.
1 : Bac + 3
2 : Bac +2
3 : Bac
4 : BEP / CAP
5 : Fin de scolarité
obligatoire
6 : Aucun

420 420 2 N Sanction :


0 : Aucune
1 : Diplôme
2 : Attestation

422 422 14 A Zone réservée -


«Espace»

436 436 3 N Nombre moyen de


participants

439 439 3 N Nombre maximum de


participants

442 442 48 A Zone réservée -


«Espace»

490 490 8 ou D Dernière participation


10 au stage

498 500 30 A Impression général

528 530 60 A Commentaire 1


dernière participation

588 590 60 A Commentaire 2


dernière participation

648 650 20 A Session 1 - Libellé

668 670 8 ou D Session 1 - Date début


10

676 680 8 ou D Session 1 - Date fin


10

684 690 20 A Session 2 - Libellé

704 710 8 ou D Session 2 - Date début


10

712 720 8 ou D Session 2 - Date fin


10

720 730 20 A Session 3 - Libellé

© 2012 Sage 63
Menu Listes

740 750 8 ou D Session 3 - Date début


10

748 760 8 ou D Session 3 - Date fin


10

756 770 20 A Session 4 - Libellé

776 790 8 ou D Session 4 - Date début


10

784 800 8 ou D Session 4 - Date fin


10

792 810 20 A Session 5 - Libellé

812 830 8 ou D Session 5 - Date début


10

820 840 8 ou D Session 5 - Date fin


10

828 850 20 A Session 6 - Libellé

848 870 8 ou D Session 6 - Date début


10

856 880 8 ou D Session 6 - Date fin


10

864 890 20 A Session 7 - Libellé

884 910 8 ou D Session 7 - Date début


10

892 920 8 ou D Session 7 - Date fin


10

900 930 20 A Session 8 - Libellé

920 950 8 ou D Session 8 - Date début


10

928 960 8 ou D Session 8 - Date fin


10

936 970 20 A Session 9 - Libellé

956 990 8 ou D Session 9 - Date début


10

964 1000 8 ou D Session 9 - Date fin


10

© 2012 Sage 64
Menu Listes

972 1010 20 A Session 10 - Libellé

992 1030 8 ou D Session 10 - Date début


10

1000 1040 8 ou D Session 10 - Date fin


10

1008 1050 10 A Code Type d’action

1018 1060 10 A Code Classification AF

1028 1070 10 A Code cadre de


fonctionnement

1038 1080 12 A Code type de


convention

1048 1090 12 N Année 1 - Heures


formation

1060 1102 12 N Année 1 - Jours


formation

1072 1114 12 N Année 2 - Heures


formation

1084 1126 12 N Année 2 - Jours


formation

1096 1138 12 N Année 3 - Heures


formation

1108 1150 12 N Année 3 - Jours


formation

1120 1162 12 N Année 4 - Heures


formation

1132 1174 12 N Année 4 - Jours


formation

1144 1196 12 N Année 5 - Heures


formation

1156 1208 12 N Année 5 - Jours


formation

1168 1220 2 A Zone réservée -


«Espace»

1170 1222 1 N Zone réservée - «0»

1171 1223 2 A Zone réservée -


«Espace»

1173 1225 1 N Zone réservée - «0»

© 2012 Sage 65
Menu Listes

Coûts

1 1 2 A SN

3 3 10 A Code stage

13 13 10 A Code regroupement

23 23 10 A Nature de coût

33 33 1 N Collectif :
0 : Non
1 : Oui

34 34 12 N Budgété

45 45 12 N Budgété déductible

57 57 10 A Code Type financement

67 67 10 A Code Organisme
financement

Compétences acquises

1 1 2 A CS

3 3 10 A Code stage

13 13 10 A Code compétence

23 23 1 N Niveau :
0 : Débutant
1 : Moyen
2 : Confirmé
3 : Lu
4 : Lu, Ecrit
5 : Lu, Ecrit, Parlé

Tables
Ce sous-menu du menu Listes présente les commandes de paramétrage des listes spécifiques à la
Gestion de la Formation.
Nous présentons ici les généralités concernant les listes des tables.
Chaque élément d’une liste est identifié par son code et son intitulé.
Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :
• Edition : pour créer, modifier, supprimer, éditer et importer les éléments de la liste.
• Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection en particulier sur les
codes.
La barre d’outils de la fenêtre propose les boutons suivants.

© 2012 Sage 66
Menu Listes

Créer
Pour créer un nouvel élément.

Modifier
Pour modifier la fiche de l’élément sélectionné.

Supprimer
Pour supprimer l’élément sélectionné.

Editer
Pour imprimer la liste des éléments.

Importer
Pour importer des éléments.

Les filtres Recherche active et Sélection active sont disponibles sur toutes les listes.
 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails.
• Natures de contrat
• Statuts des souhaits de formation
• Motifs des refus et reports
• Domaines de formation
• Thèmes de formation
• Objectifs
• Types d’action
• Classification des A.F.
• Types de convention
• Cadres de fonctionnement
• Types de financement
• Natures de coûts
• Regroupements des natures de coûts

© 2012 Sage 67
Menu Listes

Natures de contrat
Listes / Tables / Natures de contrat
Cette commande ouvre la liste des natures de contrat.

Chaque nature de contrat est identifiée dans cette liste par son code, ses codes DADS-U, DNA et
ASSEDIC.

Créer une nature de contrat


La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, valider la commande Créer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

La fiche d’une nature de contrat est complétée par l’encadré Formation professionnelle / CERFA
2483.
La Déclaration Fiscale (Cerfa 2483) ne comptabilise, dans le calcul des effectifs et la répartition des
dépenses relatives aux sessions, que certains types de contrat. L'utilisateur doit donc renseigner la zone
Code Cerfa 2483 et cocher si nécessaire la case CDD.

Code Cerfa 2483


Avant l'édition de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), saisir le code de correspondance adéquat :
• Apprentis : 1
• Contrat emploi solidarité : 2
• Emploi solidarité consolidé : 3
• Emploi ville : 4
• Contrat d'adaptation : 5

© 2012 Sage 68
Menu Listes

• Contrat d'orientation : 6
• Contrat de qualification : 7
• Contrat initiative emploi : 8
• Contrat accès emploi : 9
• Intermittents du spectacle : 10

Nature de contrat
Boîte à liste permettant de sélectionner le type de contrat de travail :
• CDI (par défaut),
• CDD,
• CNE,
• CES.
Cette zone concerne l’Attestation ASSEDIC de la formation et la Déclaration Unique d’Embauche.
 Voir les procédures de création, modification, suppression, édition et importation sont identiques
à celles décrites dans le Menu Listes / Natures de contrat / du Manuel de référence de la Paie.

Modifier une nature de contrat


La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, sélectionner la nature à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le code ne peut être modifié.


Pour modifier les éléments d’une nature de contrat, procéder comme en création.

Le bouton Préc. permet de passer d’un statut de souhait de formation au


précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un statut de souhait de formation au suivant.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer une nature de contrat


Une nature de contrat ne peut être supprimée si elle a déjà été utilisée.

La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, sélectionner le domaine à supprimer


en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la
commande Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des natures de contrat


La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

© 2012 Sage 69
Menu Listes

Pour obtenir une édition de la liste des natures de contrat, sélectionner l’option adéquate Normale ou
Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des natures de contrat. L’option Transfert
permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des natures de contrat.
Par défaut, l’édition normale de la liste des natures de contrat est proposée. L’utilisateur indique, le
cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les natures de contrat


La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, valider la commande Importer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.

© 2012 Sage 70
Menu Listes

Structure du fichier des natures de contrat


La structure du fichier Natures de contrat est la suivante :

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 A T3

3 10 AN Code

13 60 AN Libellé

73 2 A Code bilan social

75 2 A Code DAS CRC

77 2 A Code ASSEDIC

79 2 A Code mouvement

81 2 A Code CERFA 2483

83 1 A Zone réservée «Espace»

84 1 A Compté dans la DUE :


«O» : Oui
«N» : Non

85 3 A Code DADS-U

88 2 A Zone réservée «Espace»

90 1 N Nature de contrat :
0 : CDI
1 : CDD
2 : CNE
3 : CES

Statuts des souhaits de formation


Listes / Tables / Statuts des souhaits de formation
Cette commande permet de paramétrer les statuts des souhaits de formation des salariés. Ce
paramétrage apparaît dans la liste des souhaits du menu Gestion dans le cadre Afficher les souhaits sous
forme de case à cocher (En attente, Acceptés et Refusés).

© 2012 Sage 71
Menu Listes

Chaque statut de souhait de formation est identifié dans cette liste par son code, son intitulé et
l’activation ou non du saisie motif.

Créer un statut de souhait de formation


La fenêtre Liste - statut des souhaits de formation affichée, valider la commande Créer
du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Codifier le statut sur 10 caractères alphanumériques.

Saisie motif
Case, non cochée par défaut, permettant d’indiquer si oui ou non un motif doit être saisi pour le
souhait de formation.

Intitulé
Saisir l’intitulé du statut.

Type
Il s’agit de paramétrer la catégorie de statut selon les choix suivants :
• En attente (valeur par défaut)
• Accepté
• Refusé
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un statut des souhaits de formation


La fenêtre Liste - statuts des souhaits de formation affichée, sélectionner le statut à
modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-
cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu
Edition.

© 2012 Sage 72
Menu Listes

Le code ne peut être modifié.


Pour modifier les éléments d’un domaine de formation, procéder comme en création.

Le bouton Préc. permet de passer d’un statut de souhait de formation au


précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un statut de souhait de formation au suivant.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un statut des souhaits de formation


Un statut ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans les fiches de souhaits).

La fenêtre Liste -statuts des souhaits de formation affichée, sélectionner le domaine à


supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider
la commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des statuts des souhaits de formation


La fenêtre Liste - statuts des souhaits de formations affichée, cliquer sur l’icône
Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des statuts des souhaits de formation, sélectionner l’option
adéquate Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des statuts des souhaits de formation. L’option
Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des statuts des souhaits de
formation.
Par défaut, l’édition normale de la liste des statuts des souhaits est proposée. L’utilisateur indique, le
cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les statuts des souhaits de formation


La fenêtre Liste - statuts des souhaits de formation affichée, valider la commande
Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

© 2012 Sage 73
Menu Listes

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.

Structure du fichier Statuts des souhaits de formation


Position Longueur Type Désignation

1 2 A F5

3 10 A Code

13 60 A Intitulé

73 1 N Saisie du motif (0 : non ; 1 : oui)

74 2 A Zone réservée «Espace»

76 1 N Type
0 : En attente
1 : Accepté
2 : Réfusé

© 2012 Sage 74
Menu Listes

Motifs des refus et reports


Listes / Tables / Motifs des refus et reports
Cette commande permet de paramétrer les motifs des refus et reports de formation des salariés. Ce
paramétrage apparaît dans l’onglet Suivi des souhaits des salariés du menu Gestion .

Chaque motif est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Le bouton Préc. permet de passer d’un motif au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un motif au suivant.

Créer un motif de refus ou de report


La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, valider la commande Créer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Codifier le motif sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé
Saisir l’intitulé du motif.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un motif de refus ou de report

La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, sélectionner le motif à modifier
en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le code ne peut être modifié.


Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

© 2012 Sage 75
Menu Listes

Supprimer un motif de refus ou de report


Un motif ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans les fiches de souhaits).

La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, sélectionner le domaine à


supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider
la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des motifs de refus ou de reports


La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, cliquer sur l’icône Editer ou
valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des motifs de refus ou de reports, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des motifs. L’option Transfert permet de
générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des motifs
Par défaut, l’édition normale de la liste des motifs est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant,
les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les motifs de refus et de reports


La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, valider la commande Importer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones.

© 2012 Sage 76
Menu Listes

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.

Structure du fichier Motifs des refus et reports


Position Longueur Type Désignation

1 2 A F8

3 10 AN Code

13 60 AN Intitulé

Domaines de formation
Listes / Tables / Domaines de Formation
Cette commande permet de paramétrer les éléments associés aux natures des sessions de stage
(Informatique, Bureautique, Comptabilité...). Le domaine est ensuite rattaché à un stage ou une
session.

Chaque domaine de formation est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Le bouton Préc. permet de passer d’un domaine de formation au domaine de


formation précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au domaine de formation suivant.

© 2012 Sage 77
Menu Listes

Créer un domaine de formation


La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, valider la commande Créer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Codifier le domaine de formation sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé.


Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un domaine de formation


La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, sélectionner le domaine à modifier
en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un domaine de formation, procéder comme en création.
Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un domaine de formation


Un domaine ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans les fiches stages, sessions,
thèmes ou souhaits).

La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, sélectionner le domaine à supprimer


en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la
commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des domaines de formation


La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider
la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des domaines de formation, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des domaines de formation. L’option
Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des domaines de formation.
Par défaut, l’édition normale de la liste des domaines est proposée. L’utilisateur indique, le cas
échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue). Valider
par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

© 2012 Sage 78
Menu Listes

Importer les domaines de formation


La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, valider la commande Importer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier Domaines de formation est la suivante :

Position Longueur Nom de la zone

1 2 GA

3 10 Code du domaine

13 60 Libellé du domaine

© 2012 Sage 79
Menu Listes

Thèmes de formation
Listes / Tables / Thèmes de Formation
Cette commande permet de paramétrer les éléments associés aux sujets de formation. Les thèmes sont
les différents sujets au sein d'un domaine de formation et seront repris dans les fiches stages ou
sessions.

Exemple :
Au domaine informatique, on peut associer les thèmes Windows 95 et au domaine Bureautique, les
thèmes Word et Excel.

Chaque thème de formation est identifié dans cette liste par son code, son intitulé et le domaine
auquel il est rattaché.

Créer un thème de formation


La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, valider la commande Créer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Renseigner successivement les zones.

Code
Attribuer au thème de formation en cours de création un code alphanumérique de 1 à 10 caractères.

Intitulé
Saisir l’intitulé du thème correspondant.

Domaine
Nature de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le domaine adéquat.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

© 2012 Sage 80
Menu Listes

Modifier un thème de formation


La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, sélectionner le thème à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le bouton Préc. permet de passer d’un thème de formation au thème de


formation précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au thème de formation suivant.

Pour modifier les éléments d’un thème de formation, procéder comme en création. Valider les
modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un thème de formation


Un thème de formation ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans des fiches
sessions, stages ou souhaits).

La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, sélectionner le thème à supprimer en


plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des thèmes de formation

La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des thèmes de formation, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des thèmes de formation. L’option Transfert
permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des thèmes de formation.
Par défaut, l’édition normale de la liste des thèmes est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant,
les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue),
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les thèmes de formation


La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, valider la commande Importer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

© 2012 Sage 81
Menu Listes

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher.
Ce rapport présente, pour chaque thème de formation, les éléments qui n’auront pas pu être récupérés
accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension.
Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode
de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier Thèmes de formation est la suivante :

Position Longueur Nom de la zone

1 2 GB

3 10 Code du thème

13 60 Libellé du thème

73 10 Code du domaine

© 2012 Sage 82
Menu Listes

Objectifs
Listes / Tables / Objectifs
Cette commande permet de paramétrer les éléments associés aux différents buts de la formation.
L'objectif apparaît par la suite dans les fiches stages et sessions.

Chaque objectif de formation est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un objectif de formation


La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, valider la commande Créer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Codifier l’objectif de formation sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé. Cliquer sur OK
pour valider les saisies.

Modifier un objectif de formation


La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, sélectionner l’objectif à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un objectif de formation, procéder comme en création. Valider les
modifications apportées en cliquant sur OK.

Le bouton Préc. permet de passer d’un objectif de formation à l’objectif de


formation précédent selon l’ordre de tri choisi.

Le bouton Suiv. permet de passer à l’objectif de formation suivant selon l’ordre


de tri choisi.

Supprimer un objectif de formation


La suppression d'un objectif de formation est autorisée s'il n'a été associé à aucune fiche stage session,
participant ou souhait.

© 2012 Sage 83
Menu Listes

La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, sélectionner l’objectif à supprimer


en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la
commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des objectifs de formation


La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des objectifs de formation, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des objectifs de formation. L’option
Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des objectifs de formation.
Par défaut, l’édition normale de la liste des objectifs est proposée. L’utilisateur indique, le cas
échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue),
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les objectifs de formation


La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, valider la commande Importer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones :

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

© 2012 Sage 84
Menu Listes

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque objectif de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension.
Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode
de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton [OK].
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier Objectifs de formation est la suivante :

Position Longueur Nom de la zone

1 2 GD

3 10 Code de l'objectif

13 60 Libellé de l'objectif

Types d'action
Listes / Tables / Types d’action
Cette commande permet de paramétrer les différentes actions de formation.

Généralités
Les sessions dont les dépenses peuvent être déduites (Déclaration Fiscale (Cerfa
2483)) doivent relever des types d'actions suivantes :

• Préformation et préparation à la vie professionnelle : permettre à toute


personne, sans qualification professionnelle et sans contrat de travail, d’atteindre le
niveau nécessaire pour suivre un stage de formation professionnelle proprement dit ou
pour entrer directement dans la vie professionnel.
• Adaptation et développement des compétences : favoriser l’adaptation des
salariés à leur poste de travail, à l’évolution des emplois, ainsi que leur maintien dans
l’emploi, et de participer au développement des compétences des salariés.
• Promotion : permettre à des travailleurs d’acquérir une qualification plus élevée.
• Prévention : préparer les travailleurs dont l’emploi est mena cé à une mutation
d’activité dans le cadre de l’entreprise ou en dehors.
• Conversion : permettre à des travailleurs salariés dont le contrat de travail est
rompu, d’accéder à des emplois exigeant une qualification différente. Permettre à des
travailleurs non salariés d’accéder à de nouvelles activités professionnelles.
• Acquisition, entretien, perfectionnement : donner aux travailleurs les moyens
d’accéder à la culture, de maintenir ou de parfaire leur qualification et leur niveau
culturel, ainsi que d’assumer des responsabilités accrues dans la vie associative.
- Radio protection : formation continue des personnes prévues à l’article L. 1333-11 du
Code de sante publique.
- Bilan de compétence.
- Validation des acquis de l’expérience.
- Lutte contre l’illétrisme et l’apprentissage de la langue française.

© 2012 Sage 85
Menu Listes

Activer la commande Types d’action du sous-menu Tables pour visualiser la liste des types d’action de
formation préparamétrés ou en saisir de nouveaux.

Chaque type d’action est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un type d’action


La fenêtre Liste - types d’action affichée, valider la commande Créer du menu EDITION ou
cliquer sur l’icône Créer.

Code / Intitulé
Codifier le type d’action sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé.

Code Cerfa
Pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483, il faut identifier s’il s’agit d’une validation des acquis
de l’expérience ou un bilan de compétence :
Saisir :
• VAE pour Validation des Acquis de l’Expérience ou,
• BC pour Bilan de Compétence.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un type d’action


La fenêtre Liste - types d’action affichée, sélectionner le type d’action à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le bouton Préc. permet de passer d’un thème de formation au thème de


formation précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au thème de formation suivant.

Pour modifier les éléments d’un type d’action, procéder comme en création. Valider les modifications
apportées en cliquant sur OK.

© 2012 Sage 86
Menu Listes

Supprimer un type d’action


La suppression d'un type d'action est autorisée s'il n'est pas associé à une session.

La fenêtre Liste - types d’action affichée, sélectionner le type d’action à supprimer en


plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des types d’action


La fenêtre Liste - types d’action affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des types d’action, sélectionner l’option adéquate Normale ou
Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des types d’action. L’option Transfert permet
de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des types d’action. Par défaut, l’édition
normale de la liste des types d’action est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes
limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).

Code Intitulé Code Cerfa

001 Préformation et préparation à la vie professionnelle

002 Adaptation et développement des compétences

003 Promotion

004 Prévention

005 Convertion

006 Acquisition, entretien, perfectionnement

007 Radio protection

008 Bilan de compétence BC

009 Validation des acquis de l’expérience VAE

010 Lutte contre l’illettrisme et apprentissage de la


langue française

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les types d’action


La fenêtre Liste - types d’action affichée, valider la commande Importer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

© 2012 Sage 87
Menu Listes

Renseigner successivement les zones :

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque type d'action, les éléments qui n’auront
pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension.
Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode
de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier Type d'action est la suivante :

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 AN GF

3 10 AN Code de l'action

13 60 AN Libellé de l'action

73 10 AN Code Cerfa

© 2012 Sage 88
Menu Listes

Classification des A.F.


Listes / Tables / Classification des A.F.
Cette commande permet de gérer les classifications des actions de formation.

Chaque classification des actions de formation est identifiée dans cette liste par son code, son intitulé
et son code Cerfa.

Créer la classification d’une action de formation


La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, valider la
commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Codifier l’action de formation sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé
Saisir l’intitulé de la classification.

Code Cerfa
Saisir le code cerfa de la classification A.F. nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire 2483. Pour
connaître les codes, consulter les tables formation du PPS.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier la classification d’une action de formation


La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, sélectionner la
classification à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier
ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du
menu Edition.

Le code ne peut être modifié.

Le bouton Préc. permet de passer d’une classification à la précédente.

© 2012 Sage 89
Menu Listes

Le bouton Suiv. permet de passer d’une classification à la suivante.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer la classification d’une action de formation


La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, sélectionner la
classification à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône
Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des classifications des actions de formation


La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, cliquer sur l’icône
Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des classifications des AF, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des classifications A.F.. L’option Transfert
permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des classifications.
Par défaut, l’édition normale de la liste des classifications AF est proposée. L’utilisateur indique, le cas
échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).

Code Intitulé Code Cerfa

001 Adaptation ADA

002 Evolution et maintien EVO

003 Développement et compétences DEV

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les classifications des actions de formation


La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, valider la
commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

© 2012 Sage 90
Menu Listes

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier des classifications des actions de formation est la suivante :

Position Longueur Nom de la zone

1 2 F0

3 10 Code de la classification de l’action de formation

13 60 Libellé de la classification

73 10 Code Cerfa

© 2012 Sage 91
Menu Listes

Types de convention
Listes / Tables / Types de convention
Cette commande permet de gérer les types de convention de stage.

Chaque type de convention est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Modifier un type de convention


La fenêtre Liste - types de convention affichée, sélectionner le cadre à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Seul le Code Cerfa peut être modifié, il est nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483.
Pour connaître les codes, consulter les tables de formation du PPS.

Le bouton Préc. permet de passer d’un type de convention au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un type de convention au suivant.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Editer la liste des types de convention


La fenêtre Liste - types de convention affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

© 2012 Sage 92
Menu Listes

Pour obtenir une édition de la liste des types de convention, sélectionner l’option adéquate Normale ou
Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des types de convention. L’option
Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des types de convention.
Par défaut, l’édition normale de la liste des types de convention est proposée. L’utilisateur indique, le
cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).

Code Intitulé Code Cerfa

001 Simplifiée AN

002 Annuelle AN

003 Pluriannuelle PA

004 Hors convention HC

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Cadres de fonctionnement
Listes / Tables / Cadres de fonctionnement
Cette commande permet de gérer les cadres de fonctionnement des stages et sessions.

Chaque cadre de fonctionnement est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un cadre de fonctionnement


La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, valider la commande Créer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

© 2012 Sage 93
Menu Listes

Code
Codifier le cadre de fonctionnement sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé
Saisir l’intitulé du cadre de fonctionnement.
Nature d’absence
Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom de la zone, la nature d’absence correspondante
au cadre de fonctionnement. Les natures d’absence présentes sur la liste sont paramétrées avec
Gestion des absences et Absence formation cochées.

Nature hors temps de travail


Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom de la zone, la nature hors temps de travail
correspondante au cadre de fonctionnement. Les natures hors temps de travail présentes sur la liste
sont paramétrées avec Gestion des absences et Absence formation cochées.

Code Cerfa
Saisir le code cerfa du cadre de fonctionnement nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa
2483. Pour connaître les codes, consulter les tables de formation du PPS.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un cadre de fonctionnement


La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, sélectionner le cadre à modifier
en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le code ne peut être modifié.

Le bouton Préc. permet de passer d’un cadre de fonctionnement au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un cadre de fonctionnement au suivant.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un cadre de fonctionnement


La fenêtre Liste -cadres de fonctionnement affichée, sélectionner le cadre à supprimer
en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la
commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

© 2012 Sage 94
Menu Listes

Editer la liste des cadres de fonctionnement

La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, cliquer sur l’icône Editer ou


valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des cadres de fonctionnement, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des cadres de fonctionnement. L’option
Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des cadres de
fonctionnement.
Par défaut, l’édition normale de la liste des cadres de fonctionnement est proposée. L’utilisateur
indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option
voulue).

Code Intitulé Code Cerfa

001 Plan de formation PF

002 Congé individuel de formation CIF

003 Alternance ALT

004 Droit individuel à la formation DIF

005 Contrat de professionnalisation CP

006 Période de professionnalisation PP

007 Autre AUT

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les statuts des cadres de fonctionnement


La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, valider la commande Importer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

© 2012 Sage 95
Menu Listes

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier cadres de fonctionnement est la suivante :

Position Longueur Type Désignation

1 2 A F6

3 10 AN Code

13 60 AN Intitulé

73 4 N Code nature d’absence société

77 4 N Code nature d’absence hors temps de


travail

81 10 A Code Cerfa

© 2012 Sage 96
Menu Listes

Types de financement
Listes / Tables / Types de financement
Cette commande permet de gérer les types de financement des stages et sessions.

Chaque type de financement est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un type de financement


La fenêtre Liste - types de financement affichée, valider la commande Créer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Codifier le type de financement sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé
Saisir l’intitulé du type de financement.

Code Cerfa
Saisir le code cerfa du type de financement nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483.
Pour connaître les codes, consulter les tables de formation du PPS.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un type de financement


La fenêtre Liste - types de financement affichée, sélectionner le cadre à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le code ne peut être modifié.

Le bouton Préc. permet de passer d’un type de financement au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un type de financement au suivant.

© 2012 Sage 97
Menu Listes

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un type de financement


La fenêtre Liste - types de financement affichée, sélectionner le cadre à supprimer en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des types de financement


La fenêtre Liste - types de financement affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des types de financement, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des types de financement. L’option Transfert
permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des cadres de fonctionnement.
Par défaut, l’édition normale de la liste des types de financement est proposée. L’utilisateur indique, le
cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).

Code Intitulé Code Cerfa

001 Congé individuel de formation et autres congés CIF


salariés (0.20 %)

002 Altenance, DIF - Priorités de branche (0.50%) ALT

003 Plan et autres dispositifs de formation (0.90%) PLA

004 Formation des CDD (1%) CDD

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les types de financement


La fenêtre Liste - types de financement affichée, valider la commande Importer du
menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

© 2012 Sage 98
Menu Listes

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier des types de financement est la suivante :

Position Longueur Nom de la zone

1 2 F2

3 10 Code du type de financement

13 60 Libellé du type de financement

73 10 Code Cerfa

© 2012 Sage 99
Menu Listes

Natures de coûts
Listes / Tables / Natures de coûts
Cette commande permet de gérer les natures de coûts des stages et sessions.

Chaque nature de coût est identifiée dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer une nature de coût

La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, valider la commande Créer du menu


Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Codifier la nature de coût sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé
Saisir l’intitulé de la nature de coût.

Calcul
Sélectionner dans la liste de la zone, le mode de calcul de la nature :
• Sans calcul,
• Salaire brut,
• Charges patronales,
• Animateur interne,
• Déplacement.

© 2012 Sage 100


Menu Listes

Type
En fonction du mode de calcul paramétré dans la zone précédente, sélectionner un des choix suivant :
• Individuel (obligatoire pour les modes de calcul Salaire brut et Charges patronales),
Le statut est individuel pour les coûts à saisir au niveau du participant. Les valeurs Réalisé et
Réalisé déductible du participant sont reprises dans les colonnes Dépenses réelles et Montant
réalisé déductibles de cette même session.
• Collectif (obligatoire pour le mode de calcul Animateur interne).
Le statut est collectif. Pour les coûts à saisir en global au niveau de la session. Cette zone ne peut
être activée si type Calcul = Animateur interne, Salaire brut et Charges patronales.

Déductible
Case à cocher qui détermine si la nature de coût est déductible ou non. Si la nature de coût est
déductible, les montants saisis seront reportés automatiquement dans les colonnes déductibles.

Code Cerfa
Saisir le code cerfa de la nature de coût, il est nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa
2483.
 Voir Tables de la formation dans le PPS.

Code de regroupement
Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom de la zone, le code de regroupement de la nature.
Il est possible de créer un code de regroupement à partir de cette liste.

Création automatique pour les stages


Case à cocher permettant l’automatisme de saisie. Si elle est cochée, une ligne nature de coût est
créée automatiquement sur chaque nouveau stage.
Cette zone ne peut être activée si type Calcul = Salaire brut, Charges patronales ou Animateur interne.

Création automatique pour les sessions


Case à cocher permettant l’automatisme de saisie. Si elle est cochée, une ligne nature de coût est
créée automatiquement sur chaque nouvelle session.

Création automatique pour les participants


Case à cocher permettant l’automatisme de saisie. Si elle est cochée, une ligne nature de coût est
créée automatiquement sur chaque nouveau participant.
Cette zone ne peut être activée si type Calcul = Animateur interne.
Cette zone ne peut être activée si Type = Collectif.

Code Cerfa
Saisir le code cerfa de la nature de coût, il est nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa
2483.
 Voir Tables de la formation dans le PPS.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier une nature de coût


La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, sélectionner le cadre à modifier en plaçant
le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur
sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le code ne peut être modifié.


La modification du type de calcul d’une nature de coût est impossible.

Le bouton Préc. permet de passer d’une nature de coût à la précédente.

© 2012 Sage 101


Menu Listes

Le bouton Suiv. permet de passer d’une nature de coût à la suivante.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer une nature de coût


La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, sélectionner le cadre à supprimer en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

La suppression d’une nature de coût est impossible si elle a déjà été utilisée en saisie
des coûts sur les stages, les sessions ou les participants.

Editer la liste des natures de coûts


La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la
commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des natures de coûts, sélectionner l’option adéquate Normale ou
Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des natures de coûts. L’option Transfert
permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des natures de coûts.
Par défaut, l’édition normale de la liste des natures de coûts est proposée. L’utilisateur indique, le cas
échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).

© 2012 Sage 102


Menu Listes

Code Intitulé Type Indiv./Coll. Déductible Créat. Créat. Créat. Code


calcul Stage Session Partic. Reg.

001 Coût du stage 0 C O O O N 001

002 Dépenses liées 0 I O N N N 001


au Tutorat

003 Autres coûts 0 C O N N N 001


pédagogiques

004 Réménération 3 C O N N N 001


animateur
interne

005 Autres 0 C O N N N 001


dépenses de
formation

006 Dépenses de 0 C O N N N 002


fonctionnement

007 Transport 0 I O N N N 003

008 Hébergement 4 I O N N N 003

009 Rémunérations 1 I O N O O 004


brutes
salariales

010 Charges 2 I O N O O 004


patronales

011 Coûts 0 C O N N N 001


pédagogiques

012 Frais de 0 C O N N N 003


déplacements

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les natures de coûts


La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, valider la commande Importer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

© 2012 Sage 103


Menu Listes

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier des natures de coûts est la suivante :

© 2012 Sage 104


Menu Listes

Position Longueur Type Désignation

1 2 A F7

3 10 AN Code

13 60 AN Intitulé

73 10 A Code Cerfa

83 2 A Zone réservée (Espace)

85 1 N Zone calcul :
0 : Sans calcul
1 : Salaire brut
2 : Charges patronales
3 : Animateur interne
4 : Déplacement

86 2 A Zone réservée (Espace)

88 1 N Zone type :
0 : Individuel
1 : Collectif

89 1 N Création automatique pour les sessions 0 : Non ;


1 : Oui

90 1 N Déductible 0 : Non ; 1 : Oui

91 10 A Code de regroupement

101 1 N Création automatique dans les stages 0 : Non ; 1


: Oui

102 1 N Création automatique pour les participants 0 :


Non ; 1 : Oui

Regroupements des natures de coûts


Listes / Tables / Regroupements des natures de coûts
Cette commande permet de gérer les regroupements des natures de coûts des stages et sessions.

© 2012 Sage 105


Menu Listes

Chaque regroupement de nature de coût est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un regroupement de natures de coûts


La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, valider la commande
Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code
Codifier le regroupement de natures de coûts sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé
Saisir l’intitulé du regroupement de natures de coûts.

Code Cerfa
Saisir le code cerfa du regroupement de natures de coûts, il est nécessaire pour l’édition de l’état
préparatoire Cerfa 2483.
 Voir Tables de la formation dans le PPS.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un regroupement de natures de coûts


La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, sélectionner le
regroupement à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier
ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du
menu Edition.

Le code ne peut être modifié.

Le bouton Préc. permet de passer d’un regroupement de nature de coût au


précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un regroupement de nature de coût au


suivant.

© 2012 Sage 106


Menu Listes

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un regroupement de natures de coûts


La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, sélectionner le
regroupement à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône
Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des regroupements des natures de coûts


La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, cliquer sur l’icône
Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des regroupements des natures de coûts, sélectionner l’option
adéquate Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des regroupements des natures de coûts.
L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des regroupements
des natures de coûts.
Par défaut, l’édition normale de la liste des regroupements des natures de coûts est proposée.
L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection
de l’option voulue). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les regroupements des natures de coûts


La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, valider la commande
Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones.

© 2012 Sage 107


Menu Listes

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de
récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir
la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.
La structure du fichier des regroupements des natures de coûts est la suivante :

Position Longueur Nom de la zone

1 2 F4

3 10 Code du regroupement des natures de coûts

13 60 Libellé du regroupement des natures de coûts

73 10 Code Cerfa

Critères d'évaluation
Ce sous-menu du menu Listes permet de paramétrer les critères spécifiques aux évaluations des
sessions. Ces critères d'évaluation sont nécessaires pour l'édition de la Fiche évaluation proposée dans la
commande Documents administratifs.
Le programme reprend en tant que commande les intitulés définis sur l’onglet Evaluation du sous-menu
Paramètres généraux du menu Fichier. Cinq critères maximum sont disponibles en saisie. Les procédures
de création, modification, suppression, édition et importation sont communes à toutes les commandes
de ce sous-menu.
Activer la commande adéquate du sous-menu Critères d’évaluation.

Chaque critère d'évaluation est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

© 2012 Sage 108


Menu Listes

Créer un critère d’évaluation


La fenêtre Liste - ... affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur
l’icône Créer.

Codifier le critère d’évaluation sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé. Cliquer sur OK
pour valider les saisies.

Modifier un critère d’évaluation


La fenêtre Liste - ... affichée, sélectionner le critère d’évaluation à modifier en plaçant
le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur
sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le bouton Préc. permet de passer d’un thème de formation au thème de


formation précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au thème de formation suivant.

Pour modifier les éléments d’un critère d’évaluation, procéder comme en création. Valider les
modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un critère d’évaluation


La suppression d'un critère d'évaluation est autorisée s'il n'est pas associé à une fiche participant.

La fenêtre Liste - ... affichée, sélectionner le critère d’évaluation à supprimer en


plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des critères d’évaluation


La fenêtre Liste - ... affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du
menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des critères d’évaluation, sélectionner l’option adéquate
Normale ou Transfert.
L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des critères d’évaluation. L’option Transfert
permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des critères d’évaluation. Par défaut,

© 2012 Sage 109


Menu Listes

l’édition normale de la liste des critères d’évaluation est proposée. L’utilisateur indique, le cas
échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).

Code Intitulé Code Cerfa

001 Coûts pédagogiques

002 Dépenses de fonctionnement

003 Frais de déplacement et d’hébergement

004 Salaire des participants

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les critères d’évaluation


La fenêtre Liste - ... affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer
sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones.

Avec modification des fiches


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le
programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation,
cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.

Avec édition d’un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par
défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque critère d'évaluation, les éléments qui
n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.
Valider en cliquant sur le bouton OK.
Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension.
Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode
de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.
 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation
de cette commande.

© 2012 Sage 110


Menu Listes

La structure des fichiers Critères d'évaluation est la suivante :


• Evaluation 1

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 A GI

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé

53 20 A Zone réservée «Espace»

• Evaluation 2

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 A GJ

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé

53 20 A Zone réservée «Espace»

• Evaluation 3

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 A GK

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé

53 20 A Zone réservée «Espace»

• Evaluation 4

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 A GL

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé

53 20 A Zone réservée «Espace»

© 2012 Sage 111


Menu Listes

• Evaluation 5

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 A GM

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé

53 20 A Zone réservée «Espace»

© 2012 Sage 112


Menu Gestion

Menu Gestion
Le menu Gestion regroupe toutes les commandes nécessaires à la gestion courante de la formation.
Le programme offre à l’utilisateur la possibilité de saisir les Souhaits pour les salariés (à l'initiative du
salarié ou de l'employeur), de les transformer en temps voulu en session de stage et ainsi les intégrer
dans le plan de formation.
La commande Suivi des souhaits de formation permet d’analyser au plus fin les souhaits de formation
qui ont été formulés
La commande Suivi individuel de formation permet de gérer les sessions par salarié.
La commande Suivi des sessions de formation permet de gérer les sessions pour ensuite leur affecter
des participants.
La commande Suivi des coûts de formation affiche sous forme de liste les regroupements de nature de
toutes les sessions existant dans le suivi des sessions de formation.
La commande Actualisation des coûts permet la réévaluation des coûts salariaux avant l'édition de
l'état préparatoire de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483) de la formation professionnelle continue.
Par mesure de sécurité, il est recommandé d'effectuer une sauvegarde des fichiers de données avant de
lancer la Clôture de l'exercice de formation.
Pour plus d’informations ...
• Souhaits des salariés
• Suivi des souhaits de formation
• Suivi individuel de formation
• Suivi des sessions de formation
• Suivi des coûts de formation (par session)
• Actualisation des coûts
• Clôture de l’exercice

Souhaits des salariés


Menu Gestion / Souhaits des salariés
Cette commande permet de déterminer les besoins des salariés en terme de formation.
L'utilisateur a la possibilité de saisir toutes les demandes de stage effectuées par le salarié ou par
l'employeur.

Activer la commande Souhaits des salariés du menu Gestion ou le


bouton Souhaits / Souhaits des salariés. La liste des salariés
enregistrés dans la Paie apparaît.

L’arbre de visualisation à gauche de la fenêtre n’apparaît que si l’option a été activée.

© 2012 Sage 113


Menu Gestion

 Voir Arbre de visualisation / Ergonomie du logiciel dans le manuel de référence.

Ce bouton permet la gestion des documents attachés au salarié.

 Voir Documents / Fiches de personnel / menu Listes du manuel de référence.


Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :
• Edition : pour visualiser ou modifier la fiche souhait d’un salarié et éditer les éléments de la liste.
• Options : Tri, Recherche et Sélection d’éléments, filtres sur les établissements, catégories,
départements, services ou unités.
La barre d’icônes a également changé. Elle présente les commandes disponibles :

Modifier
Pour visualiser ou modifier la fiche souhait d’un salarié.

Editer
Pour imprimer la liste des souhaits des salariés.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la
liste des salariés.
 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces options.
• Créer / Modifier une fiche souhait d’un salarié
• Editer la liste des souhaits des salariés

Créer / Modifier une fiche souhait d’un salarié


La fenêtre Liste des salariés affichée, sélectionner le salarié dont la fiche souhait doit
être créée ou modifiée en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier
ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du
menu Edition.

© 2012 Sage 114


Menu Gestion

Chaque souhait est identifié dans cette liste par la date et l’initiateur de la demande, le code du stage
correspondant, le domaine, le thème, l’objectif et la date d’inscription.
Le menu Options permet de filtrer la liste selon les choix suivants :
• Sans filtre : tous les statuts sont sélectionnés
• Statuts : affiche la liste des statuts des souhaits de formation pour la sélection d’un seul statut,
seules les fiches souhaits avec ce statut apparaîtront.
Le cadre au dessus du bouton Génération d’une inscription affiche l’intitulé du stage correspondant à
la ligne du souhait sélectionné. Par défaut, la première ligne est sélectionnée, c’est donc l’intitulé du
premier souhait qui est affiché.
Le cadre Afficher les souhaits permet de sélectionner les souhaits dans la liste en fonction :
• de la catégorie du statut en cours : En attente, Acceptés ou Refusés.
• de l’inscription ou non à une session.
 Voir Statuts des souhaits de formation dans les Tables du menu Listes.
Le lancement de la commande Modifier change à nouveau la barre de menus :
• Edition : pour créer, modifier et supprimer la fiche souhait d’un salarié.
La barre d’icônes a également changé. Elle présente les commandes disponibles :

Créer
Pour créer une nouvelle fiche souhait à un salarié.

Modifier
Pour modifier une fiche souhait d’un salarié.

Supprimer
Pour supprimer une fiche souhait d’un salarié.

Créer une fiche souhait d’un salarié


La fenêtre Liste des souhaits affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou
cliquer sur l’icône Créer.

Renseigner successivement les zones :

Date de la demande
Saisir la date de la demande de stage.
© 2012 Sage 115
Menu Gestion

Demande à l’initiative de
Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de stage :
• Salarié
• Hiérarchie
• Direction

Statut actif
Cette zone, non modifiable, reprend la valeur de la dernière ligne du tableau des statuts des souhaits
(c’est à dire celui dont la date d’affectation est la plus récente) située dans l’onglet Suivi.

Suite à l’entretien du
Cette zone, non modifiable, affiche la date de l’entretien d’évaluation d’origine lorsque le souhait
provient d’un entretien d’évaluation.

Compétence demandée
Cette zone, non modifiable, affiche l’intitulé de la compétence demandée, lors de l’entretien
d’évaluation à l’origine du souhait lorsqu’il provient d’un entretien d’évaluation.

Etape session liée


Cette zone, non modifiable, reprend la valeur de la zone Etape de la session à laquelle a été rattachée
ce souhait

Date d’inscription
Cette zone, non modifiable, affiche la valeur de la zone Date d’inscription de la session à laquelle a été
rattachée ce souhait.

Stage demandé
Stage / Domaine / Thème / Objectif
Indiquer successivement le stage, le domaine, le thème et l'objectif du stage demandé.
Cliquer sur le bouton zoom en regard de chaque zone afin de sélectionner l’élément adéquat et afficher
ainsi les codes et intitulés correspondants.

Justification de la demande
Indiquer le motif de la demande de formation.

Onglet Suivi

© 2012 Sage 116


Menu Gestion

Type d’action
Sélectionner, dans la liste ouverte avec le bouton zoom, le type d’action lié au souhait. Lorsqu’un code
est sélectionné, le libellé correspondant s’affiche à droite de la zone. Par défaut, le type d’action
proposé est celui de l’onglet Organisation de la fiche Stage renseignée dans l’onglet précédent
(Description).

Classification
Sélectionner, dans la liste ouverte avec le bouton zoom, la classification des actions de formation liée
au souhait. Lorsqu’un code est sélectionné, le libellé correspondant s’affiche à droite de la zone. Par
défaut, la classification proposée est celui de l’onglet Organisation de la fiche Stage renseignée dans
l’onglet précédent (Description).

Priorité
Saisir le niveau de priorité selon un rapport de 0 à 99.

Tableau de saisie
Après chaque saisie d’une ligne, la liste est classée par date d’affectation statut de la plus ancienne à
la plus récente. Lors de la création, la première ligne a un statut DEM - Demande avec en date
d’affectation la date de la demande saisie sur l’onglet Description.

Statut
Sélectionner le code du statut dans la liste des statuts des souhaits de formation ouverte par le bouton
zoom. Il est possible de créer de nouveaux codes dans la liste.

Intitulé
L’intitulé du statut, non modifiable, s’affiche automatiquement après sélection du code statut dans la
colonne précédente.

Affectation
Il s’agit de la date d’affectation du statut, par défaut la date du jour mais peut être modifiée.

Motif des refus et reports


Sélectionner le motif de refus ou de report dans la liste ouverte par le bouton zoom. Cette zone n’est
accessible que si le statut du souhait de formation autorise la saisie d’un motif (case Saisie motif
cochée dans la fiche du statut).

Report maxi
Lors de certains refus, il est possible d’envisager un délai maximum du report, dans ce cas, saisir une
date.

Cadre de fonctionnement
Sélectionner un cadre de fonctionnement dans la liste ouverte par le bouton zoom.
Cette colonne n’est pas obligatoire, par contre, si elle est saisie une fois, elle est automatiquement
reportée sur la ligne suivante. Elle reste modifiable sur toutes les lignes.

Type de financement
Saisir un type de financement dans la liste ouverte par le bouton zoom.
Il est possible que le type de financement envisagé au départ puisse être revu après un certain nombre
de refus.
Cette colonne n’est pas obligatoire, par contre, si elle est saisie une fois, elle doit être
automatiquement reportée sur la ligne suivante. Elle reste modifiable sur toutes les lignes.

Bouton Pièces jointes

Ce bouton permet de rattacher un ou plusieurs documents au souhait de


formation.

Cliquer sur OK pour valider les saisies.

© 2012 Sage 117


Menu Gestion

Modifier une fiche souhait d’un salarié


La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à
modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-
cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu
Edition.

Le bouton Préc. permet de passer d’une fiche souhait d’un salarié à la fiche
souhait d’un salarié précédente selon l’ordre de tri choisi.

Le bouton Suiv. permet de passer à la fiche souhait d’un salarié suivante selon
l’ordre de tri choisi.

Pour modifier les éléments d’une fiche souhait d’un salarié, procéder comme en création.
Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer une fiche souhait d’un salarié


La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à
supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider
la commande Supprimer du menu Edition.

Un souhait, qui a une fiche session associée, ne peut être supprimé.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Génération de l’inscription d’une fiche souhait


Le bouton Génération d’une inscription permet de générer des souhaits en demande. Ainsi, la
demande sera intégrée dans le plan de formation.

La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche


souhait d’un salarié à générer en plaçant le curseur sur sa ligne
et cliquer sur le bouton Génération d’une inscription.

Le programme reprend le nom du salarié et son matricule.

Session
Cliquer sur le bouton de liste afin de sélectionner la session adéquate.

Exercice
L’exercice affiché correspond à l'exercice de la session choisie.

© 2012 Sage 118


Menu Gestion

Stage
Le code et l'intitulé du stage rattaché à la session sélectionnée s'affichent ainsi que le numéro et les
dates de la session.

Date d’inscription
Saisir la date d’inscription à la session.

Demande
Par défaut, le programme reprend les informations saisies dans la fiche souhait du salarié.
Saisir si nécessaire un ordre de priorité sur la réalisation de cette session.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.
Suite à une inscription, le souhait est conservé dans la liste des souhaits avec la date de
l’inscription et l’étape de la session à laquelle il a été rattaché.

Editer la liste des souhaits des salariés


La fenêtre Liste des salariés affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande
Editer du menu Edition.

Le programme propose par défaut l’édition totale des fiches souhaits de tous les salariés pour le mois
de formation en cours.
Valider directement en cliquant sur OK si cette proposition convient ou indiquer les sélections et tri
souhaités comme décrit ci-après.

Sélection des salariés


Tous les salariés sont sélectionnés par défaut.
Les critères de sélection proposés sont ceux définis par l’utilisateur par l’option Tri permanent sur la
liste des salariés (par les commandes Fiches de personnel ou Bulletins salariés).

© 2012 Sage 119


Menu Gestion

Période
Une fiche souhait des salariés peut être éditée pour le mois, le trimestre, l’année de formation en cours
ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou un autre
exercice).
La Paie et GRH se base sur la date de la demande saisie dans la fiche souhait.

Type d’édition
Rupture par salarié
Cocher cette case pour obtenir l’édition d’une page par salarié.

Détail des coûts


Si cette case est cochée, l’édition comporte un rappel des coûts du stage (les natures de coûts sont
reprises). Ces informations proviennent des zones saisies dans Listes / Catalogue des stages / onglet
Identification / sous-onglet Coût prévisionnel.

Historique des statuts des souhaits


Cette zone, non cochée par défaut, permet d’imprimer l’historique de l’évolution des statuts du souhait
et des motifs.

Transfert
Cocher cette case pour obtenir la génération des informations sur un fichier texte (ASCII).

Critères de sélection
Stages
Ces boîtes à liste permettent de faire l’édition avec une sélection sur les Stages.

Domaines
Ces boîtes à liste permettent de faire l’édition avec une sélection sur les Domaines.

Thèmes
Ces boîtes à liste permettent de faire l’édition avec une sélection sur les Thèmes de formation.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition. Un aperçu avant impression peut être
demandé.
 Voir Ergonomie du logiciel, Généralités sur les éditions, du Manuel de Référence de la Paie.

Importer des souhaits des salariés


La fenêtre Liste des salariés affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la
commande Importer du menu Edition.

© 2012 Sage 120


Menu Gestion

Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre
principale du logiciel au niveau de la société.
 Voir le manuel de référence, Menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d'un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par
défaut, sinon la décocher.
Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n'a pas pu être récupéré, avec la cause de
non récupération.

Format des souhaits des salariés


Le format des souhaits des salariés est le suivant :

© 2012 Sage 121


Menu Gestion

Position D sur Position D sur Longueur Type Désignation


8c.(*) 10c.(*)

1 1 2 A SH

3 3 10 A Matricule salarié

13 13 1 N A l’initiative de :
0 : Salarié
1 : Hiérarchie
2 : Direction

14 14 8 ou 10 D Date de la demande

22 24 60 A Ligne 1 justificatif

82 84 60 A Ligne 2 justificatif

142 144 10 A Objectif

152 154 10 A Domaine

162 164 10 A Thème

172 174 10 A Stage

182 184 10 A Type d’action

192 194 10 A Classification

202 204 1 A Zone réservée - «Espace»

203 205 2 N Priorité

Suivi des souhaits de formation


Gestion / Suivi des souhaits de formation
Activer la commande Suivi de souhaits de formation du menu Gestion ou le bouton Souhaits / Suivi des
souhaits, tous les souhaits sont affichés sur une même liste.

Tri par
Salarié
Permet d'afficher tous les souhaits par salarié.

Date de la demande
Permet d'afficher tous les souhaits par date de demande.

© 2012 Sage 122


Menu Gestion

Afficher les souhaits


Cochez la case des souhaits que vous souhaitez voir afficher en fonction de leur statut :
• En attente,
• Acceptés,
• Refusés.
La barre d’icônes a également changé. Elle présente les commandes disponibles :

Créer
Pour créer une nouvelle fiche souhait à un salarié.

Modifier
Pour modifier une fiche souhait d’un salarié.

Supprimer
Pour supprimer une fiche souhait d’un salarié.

Bouton nouvelle demande


Ce bouton permet la création d’une nouvelle fiche de souhait de
formation, elle affiche la liste des salarié pour le sélectionner.

 Voir Créer un souhait de formation

Bouton Evolution
Ce bouton permet d’afficher une fenêtre.

Statut en cours
Zone non modifiable reprenant l’information concernant le dernier statut de la demande de formation
saisie.

Date de demande
Zone non modifiable reprenant la date de création de la demande.

Code statut
Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom, le statut du souhait de formation.

Date affectation
Indiquez

Motif des refus et reports


Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom le motif du refus ou du report éventuel.

© 2012 Sage 123


Menu Gestion

Bouton Pièces jointes


Ce bouton permet de rattacher un ou plusieurs documents au souhait de
formation.

Bouton Tableau de bord


Ce bouton permet d’éditer la liste des souhaits des salariés.
 Voir Editer la liste des souhaits des salariés

Créer un souhait de formation


Cliquez sur le bouton Créer, la liste des salariés s’affiche pour sélectionner celui qui
émet le souhait de formation.

A partir de cette fenêtre, il est possible de créer ou modifier un salarié.

Double cliquez sur le salarié concerné ou après sélection de sa ligne, activez le bouton
Sélection.

© 2012 Sage 124


Menu Gestion

 Voir Créer / Modifier une fiche souhait d’un salarié pour une description complète de cette fenêtre.
Validez la création de la fiche par Ok.

Modifier une fiche souhait d’un salarié


La fenêtre Suivi du DIF affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’une fiche souhait d’un salarié, procéder comme en création. Valider les
modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer une fiche souhait d’un salarié


La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à
supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider
la commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Suivi individuel de formation


Gestion / Suivi individuel de formation

Activer la commande Suivi individuel de formation du menu Gestion ou le


bouton Suivi individuel. Cette commande permet de gérer le plan de
formation par salarié. Pour chaque salarié, l'utilisateur pourra lui affecter
une session et l'y inscrire comme participant.

L’arbre de visualisation à gauche de la fenêtre n’apparaît que si l’option a été activée.


 Voir Arbre de visualisation / Ergonomie du logiciel dans le manuel de référence.

Ce bouton permet la gestion des documents attachés au salarié. Les documents attachés
aux participants sont de type Formation et la colonne P est cochée.

 Voir Documents / Fiches de personnel / menu Listes du manuel de référence.


Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :
• Edition : pour modifier la fiche suivi individuel de formation d’un salarié et éditer les éléments de
la liste.
• Options : les commandes Tri, Recherche et Sélection d’éléments, filtres sur les établissements,
catégories, départements, services ou unités.
 Voir menu Gestion / Bulletins salariés du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur
les commandes Tri, Recherche et Sélection.

© 2012 Sage 125


Menu Gestion

La barre d’icônes a également changé. Elle présente les commandes disponibles :

Modifier
Pour visualiser ou modifier un suivi individuel de formation.

Editer
Pour imprimer la liste des suivis individuels de formation.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur
la liste des salariés.
 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces options.
Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié

Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié


La fenêtre Liste des salariés affichée, sélectionner le salarié dont le suivi individuel de
formation doit être créé ou modifié en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur
l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la
commande Modifier du menu Edition.

Cette fenêtre est composée par défaut des étapes définies dans la commande Système de suivi du menu
Fichier (zone Etape active cochée) ainsi que de l’onglet Tout (l’ensemble des sessions saisies). Les
étapes sont reprises sous forme d'onglets.

Les sessions affichées correspondent à l’exercice de formation choisi comme exercice


de travail lors de l'entrée dans le module Gestion de la formation.

Pour obtenir l’affichage des exercices antérieurs ou postérieurs (la GESTION DE LA FORMATION pouvant être
gérée sur plusieurs exercices), cliquer sur les boutons disposés à droite ou gauche de cette mention.
L’exercice visualisé s’inscrit entre ces deux boutons.

Le suivi individuel de formation d'un salarié sur un exercice clôturé peut être consulté
mais pas modifié.

© 2012 Sage 126


Menu Gestion

Les sessions sont triées par étape et réparties dans les onglets concernés. Cette fenêtre présente, par
salarié, la liste des sessions auxquelles il est inscrit. Elles sont identifiées par :
• le code et l'intitulé de la session,
• le type (interne ou externe),
• le code du stage,
• les dates de déroulement de la session,
• l’organisme formateur,
• l'initiateur de la demande de session,
• le niveau de priorité.
L’encadré Session sélectionnée rappelle la date de la demande de session (émanant du salarié, de la
hiérarchie ou de la direction) ainsi que le motif.
L’encadré Sessions par étape présente le nombre prévu de sessions pour le salarié ainsi que la durée
globale (en heures) de ces sessions et ce pour chacune des étapes.
Le lancement de la commande Modifier change à nouveau la barre de menus :
Edition : pour créer, modifier et supprimer la fiche suivi individuel de formation d’un salarié.
La barre d’icônes a également changé. Elle présente les commandes disponibles :

Créer
Pour créer un nouveau suivi individuel de formation.

Modifier
Pour modifier un suivi individuel de formation.

Supprimer
Pour supprimer un suivi individuel de formation.

Chaque création, modification ou suppression de ligne est prise en compte en temps réel
dans la fiche session.

Créer un participant à une session dans le suivi individuel de formation


La fenêtre Suivi individuel de formation affichée, valider la commande Créer du menu
Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

© 2012 Sage 127


Menu Gestion

La validation de cette commande ouvre la fenêtre Gestion des participants. Elle permet l'inscription
des salariés à une session de stage. Ces salariés seront alors appelés Participants.

Onglet Description
Cet onglet permet de détailler la session à laquelle le salarié sera inscrit.

Matricule
Le matricule, le nom et le prénom du salarié Participant s'affichent.

Session
Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner la session adéquate.

Stage / n° / dates
Zones renseignées automatiquement après sélection de la session.

Type d’action
Cette zone reprend par défaut la valeur affectée pour cette zone sur la session.
Elle reste modifiable, sélectionnez dans la liste des Types d’action ouverte par le bouton zoom, celui
qui correspond.

Classification A.F.
Cette zone reprend par défaut la valeur affectée pour cette zone sur la session.
Elle reste modifiable, sélectionnez dans la liste des classifications des actions de formation ouverte par
le bouton zoom de la zone, celui qui correspond.

Tuteur
Sélectionnez dans la liste des salariés ouverte par le bouton zoom de la zone, le tuteur éventuel de la
formation. Il s’agit obligatoirement d’un salarié de l’entreprise.

Demande
Informations spécifiques à la demande d'inscription du salarié.

Date
Saisir la date de la demande d'inscription à la session.

Priorité
Degré de priorité de la session défini par l'initiateur de la demande.

A l’initiative de
Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de formation : Salarié,
Hiérarchie, Direction.

Objectif
Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner l’objectif de la session adéquat.

Justificatif de la demande
Indiquer le motif de la demande de session.

Date d’inscription
Saisir la date d’inscription à la session choisie.

Catégorie déclaration formation professionnelle


La catégorie indiquée dans la fiche de personnel du salarié s'affiche par défaut et reste modifiable.

© 2012 Sage 128


Menu Gestion

Onglet Convention
Cet onglet reprend les informations saisies dans la fiche Session, dans le cadre Convention de l’onglet
Identification.

Session du ... au / Horaire


Ces informations sont affichées pour informations et ne peuvent être modifiées ici.

Tableau
Ce tableau est trié par année.
Ce tableau permet de répartir les heures et les jours de la session en heures, jours et absences société
pendant le temps de travail :
• Heures et jours hors temps de travail.
• Cadre de fonctionnement.

Année / Heures / Jours / Heures HTT / Jours HTT / Absence société / Cadre fonctionnement
En création, les colonnes Année, Heures, Jours, Absences société et Cadre fonctionnement reprennent
les valeurs initiales de la fiche Session.

Totaux
Heures travaillées / Jours travaillés / Heures HTT / Jours HTT / Heures absence
Ces zones sont des totalisations des colonnes du tableau précédent et ne peuvent être modifiées
directement.
Toute modification apportée sur le tableau de l’onglet Convention se reporte sur le
tableau de l’onglet Présence formation si celui-ci ne contient qu’une ligne.

© 2012 Sage 129


Menu Gestion

Onglet Dates Présence formation

Ce tableau permet de détailler à nouveau, si nécessaire, le calendrier de formation du participant en


précisant les dates où le salarié a été présent, la répartition en heures et jours pendant le temps de
travail, ainsi que les absences société en heures et jours, hors temps de travail, et par cadre de
formation.

Session du ... au / Horaire


Ces informations sont affichées pour informations et ne peuvent être modifiées ici.

Tableau
Début / Fin / De / A / Heures / Jours / Heures HTT / Jours HTT / Absences société / Cadre
fonctionnement
Par défaut, sont reprises les valeurs de l’onglet Convocation, tableau Dates de la session, de la fiche
session.

Bouton Détail des absences


Cliquer sur le bouton Détail des absences pour afficher les
absences générées pour la ligne sélectionnée du tableau Dates de
session ou en saisir de nouvelles.

La génération des absences dépend de 3 paramètres :


• Dans l’onglet Général / Saisie des paramètres / Paramètres généraux / menu Fichier, la case
Génération des absences doit être cochée.
• Dans la fiche session, la case Génération des absences doit être cochée.
• Dans la fiche Cadre de fonctionnement / Tables / Menu Listes, les deux natures de coûts indiquent
la nature d’absence à utiliser pour les valeurs pendant et/ou hors temps de travail et doivent être
renseignées.

© 2012 Sage 130


Menu Gestion

Pour chaque ligne de l’onglet Dates de session, deux lignes d’absences sont créées :
• Une ligne avec le code nature d’absence pendant le temps de travail du cadre de formation si la
zone Heure de formation est différente de zéro et avec les valeurs date début et date fin de la ligne.
• Une ligne avec le code nature d’absence hors temps de travail du cadre de formation si la zone
heures hors temps de travail est différente de zéro et avec les valeurs date début et date fin de la
ligne.
La suppression ou la modification d’une ligne dans l’onglet Présence Formation entraîne la suppression
ou la modification de la ligne correspondante sur la fenêtre Détail de l’absences (un message demande
confirmation), sauf si son Statut est Générée.
 Voir Saisie des paramètres / Paramètres généraux / menu Fichier.
Si les valeurs du tableau des Dates de session de l’onglet Convocation sont modifiées sur la fiche
session, la mise à jour des participants propose la mise à jour des Dates de la session ainsi que leurs
absences associées (case cochée).

AM / M
Cochez la ou les cases Après Midi et/ou Matin selon les cas d’absence.

Code / Intitulé
Le code et l’intitulé sont ceux de la nature d’absence qui a été générée à partir des numéros indiquées
dans le cache de fonctionnement ou de la nature d’absence qui a été saisie. La colonne Code est
modifiable, le bouton zoom appelle la liste des natures d’absence pour lesquelles la case Absence
formation a été cochée.

Valeur
La colonne Valeur reprend celle par défaut de la nature d’absence. Le bouton zoom de la zone permet
d’afficher la liste des constantes de la Gestion de la formation :
• DUREE_FORM permet d’obtenir la somme de la colonne Heures formation du tableau Convention de
la fiche session.
• ABS_FORM permet d’obtenir la somme de la colonne Absence société de l’onglet Convention de la
fiche participant.
• NBRJ_FORM permet d’obtenir la somme de la colonne Jours formation du tableau Convention de la
fiche session.
• CADR_FONCT permet d’obtenir la valeur de la zone Cadre de fonctionnement de l’onglet
Description de la fiche sesion.
• PRE_HRSTT permet d’obtenir la valeur du nombre d’heures pendant le temps de travail de la ligne
de l’onglet Présence formation de la fiche du participant.
• PRE_HRSHTT permet d’obtenir la valeur du nombre d’heures hors temps de travail de la ligne de
l’onglet Présence formation de la fiche du participant.
• PRE_JRSTT permet d’obtenir la valeur du nombre de jours pendant le temps de travail de la ligne
de l’onglet Présence formation de la fiche participant.

© 2012 Sage 131


Menu Gestion

• PRE_JRSHTT permet d’obtenir la valeur du nombre de jours hors temps de travail de la ligne de
l’onglet Présence formation de la fiche du participant.
• PRE_HRSABS permet d’obtenir la valeur du nombre d’heures d’absences de la ligne de l’onglet
Présence formation de la fiche du participant.
• CADRFONC_P permet d’obtenir la valeur du cadre de fonctionnement de la ligne de l’onglet
Présence formation de la fiche du participant.
• CLASS_AF permet d’obtenir la valeur de la classification des actions de formation de la fiche du
participant.

Statut
Trois choix sont possibles :
• A générer, en attendant le transfert en Paie.
• Générée, lorsque les absences ont été transférées dans la Paie.
• Aucun, la génération d’absence n’a pas été indiquée dans la session et aucune absence ne sera
générée en Paie.

Validité
Cette date n’est pas modifiable, la colonne est alimentée par la date de validité de l’absence lors de la
génération (déversement) des absences dans la Paie ou le module Gestion des temps.
Valider par OK pour cumuler les coûts de déplacement et salariaux à ceux déjà existant dans la fiche
session (onglet Coûts).

Totaux
Heures travaillées / Jours travaillés / Heures HTT / Jours HTT / Heures absence
Ces zones sont des totalisations des colonnes du tableau précédent et ne peuvent être modifiées
directement.

Onglet Coûts

Il présente, pour chaque fiche participant, les dépenses engagées pendant la durée de la session.
Toutes les natures de coûts individuelles saisies sur la session sont reprises dans cet onglet, il est
possible d’en créer d’autres.
De plus, toutes les natures de coûts qui ont création automatique participant, et qui n’ont pas déjà été
reprises à partir de la session, sont créées.

© 2012 Sage 132


Menu Gestion

Une nature de coût de type collective sur la session n’est pas reprise sur le participant
mais il est possible de la saisir. Elle sera alors considérée comme individuelle sur le
participant et la session.

Natures de coûts
L'utilisateur a la possibilité de gérer les coûts réalisés.
Ce tableau, trié par nature de coût, totalise l'ensemble des coûts détaillés par :
• Dépenses réelles / individuelles,
• Dépenses réelles / individuelles déductibles.

Nature
Les natures de coûts sont triées par le code nature de coûts indiqué dans cette colonne. Utiliser le
bouton zoom de la zone pour sélectionner la nature de coût de la ligne.

Intitulé
L’intitulé de la nature est affiché dès que la nature est sélectionnée.

Réel individuel / Réel individuel déductible


Saisir les montants réels et déductibles du coût du participant
Si la zone Déductible de la fiche de nature de coûts est cochée, la valeur saisie dans la colonne montant
réel est reprise dans la zone déductible du même nom. La zone reste modifiable.

Cadre de fonctionnement
Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom le cadre de fonctionnement de la nature du coût.
Cette information doit être renseignée obligatoirement. En création de ligne, la valeur de la première
ligne est reprise automatiquement dans les suivantes mais reste modifiable.

Type Fin. / Org. Fin.


Sélectionner dans les listes ouvertes par le bouton zoom de ces deux colonnes le Type de financement
et l’Organisme de financement de la zone.
Ces informations sont obligatoires.En création de ligne, les valeurs de la première ligne sont reprises
automatiquement dans les suivantes mais restent modifiables.

Bouton Supprimer une ligne

Ce bouton permet de supprimer la ligne de nature de coûts


sélectionnée.

Totaux
Réel / Réel déductible
Ces zones sont des totalisations des colonnes du tableau précédent et ne peuvent être modifiées
directement.
Le traitement des natures de coûts est fait en fonction de la valeur de la zone Calcul dans la table des
natures de coûts. En fonction de la valeur de cette zone, des calculs automatiques sont faits pour les
montants réalisés.

© 2012 Sage 133


Menu Gestion

Onglet Coût du participant selon le type de calcul indiqué dans


la nature de coûts
Type calcul Type Budgété Indiv. Déd. Budgété
Déductible

Saisissable Calculé Saisissable Calculé

0 - Pas de calcul Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Non Oui

1 - Salaire brut Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Formule 1 Oui Formule 1 bis

2 - Charges patronales Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Formule 2 Oui Formule 2 bis

3 - Animateur interne Collectif Impossible dans les participants

Individuel

4 - Déplacement Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Non Oui Formule 3

Formule 1
Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Salaire brut * somme de la colonne Heure
formation du tableau Convention de la session.
Coût horaire Salaire brut = BRUTFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la
session.

Formule 1 bis
Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Salaire brut déductible * somme de la
colonne Heure formation du tableau Convention de la session.
Coût horaire Salaire brut = BRUTFORMD de la période de la session / HORFORM de la période de la
session.

Formule 2
Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Charges patronales * somme de la colonne
Heure formation du tableau Convention de la session.
Coût horaire Charges patronales = CPFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la
session.

Formule 2 bis
Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Charges patronales * somme de la colonne
Heure formation du tableau Convention de la session.
Coût horaire Charges patronales déductible = CPFORMD de la période de la session / HORFORM de la
période de la session.

Formule 3
Minimum garanti de la période de calcul * nombre de fois le minimum garanti de la période de calcul *
somme de la colonne Jours formation du tableau convention de la session.

© 2012 Sage 134


Menu Gestion

Codes de regroupement

Dans ce tableau, une ligne par code de regroupement est affichée. Les colonnes montant totalisent les
valeurs correspondantes de toutes les lignes natures de coût qui ont le même code de regroupement.
Les lignes dont les deux colonnes montant sont égales à zéro ne sont pas affichées.
Toutes les informations affichées ne sont pas modifiables.

Onglet Evaluation

Après avoir assisté à une session de stage, le participant doit compléter une fiche d'évaluation.
A partir des renseignements inscrits dans cette fiche d'évaluation, le Responsable des Ressources
Humaines va mettre à jour chaque critère d'évaluation ainsi que les commentaires correspondants.

© 2012 Sage 135


Menu Gestion

Evaluation de la session
Appréciation générale sur la session sélectionnée effectuée par le participant.

Critères d’évaluation
Appréciations de la session (définis dans l'onglet Evaluation des paramètres généraux). Cliquer sur le
bouton de liste afin de sélectionner l’appréciation adéquate pour chacun des critères.

Le programme gère au maximum cinq critères paramétrés dans la commande Critères


d’évaluation du menu Listes.

Impression générale
Opinion sur le déroulement de la session.

Commentaires
Informations complémentaires concernant la session.

Evaluation du stagiaire
Niveau de formation obtenu par le stagiaire après avoir suivi la session.

Obtention du diplôme
Cocher cette case si le stagiaire a reçu un diplôme après avoir suivi la session.

Diplôme
Indiquer l’intitulé du diplôme correspondant.

Date d’obtention
Indiquer la date de remise du diplôme.

Mention
Indiquer, le cas échéant, l’intitulé de la mention obtenue.

Mise à jour des compétences du salarié


Cette case, cochée par défaut, permet d’indiquer au logiciel que cette formation acquise par le salarié
est concernée lors de la Mise à jour des compétences du menu Annexes.

Modifier un participant dans le suivi individuel de formation


La fenêtre Suivi individuel de formation affichée, sélectionner la session à modifier en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer
directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un suivi individuel de formation, procéder comme en création.
Valider les modifications par Ok.

Supprimer une session du suivi individuel de formation


La fenêtre Suivi individuel de formation affichée, sélectionner la session à supprimer en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK. Confirmer ensuite la mise à jour des coûts globaux de la
session à laquelle ce salarié était inscrit.
Ainsi, ce salarié ne figurera plus comme participant à la session supprimée.

© 2012 Sage 136


Menu Gestion

Suivi des sessions de formation


Gestion / Suivi des sessions de formation
Le Plan de formation regroupe l’ensemble des sessions prévues, en cours et réalisées.

Saisie des sessions de stage


L’utilisateur a défini un système de suivi correspondant au parcours qu’une session de stage est
susceptible de suivre.
Le suivi des sessions de formation permet de connaître toutes les sessions prévues non encore réalisées
(étape ACCEPTATION, toutes celles réalisées (étape REALISE), toutes celles annulées (étape
ANNULATION).
Les sessions peuvent être saisies avant ou après leur réalisation.
Il est aussi possible de planifier des sessions en y rattachant des participants en prévision (soit de façon
nominative, soit collective).

Inscription des participants


Plusieurs modes d’inscription sont à la disposition de l’utilisateur :
• inscription individuelle : des salariés peuvent être inscrits un après l’autre en Participants.
• inscription en masse : pour une session particulière, un groupe de salariés présélectionnés peut être
inscrit.

Coûts
Il est possible d’indiquer des coûts par session et par participant. Certains calculs sont faits
automatiquement en fonction des natures de coût utilisées.
Les coûts relatifs à ces participants et les coûts globaux à cette session sont calculés automatiquement.
Les coûts des participants d’une session sont calculés à partir des bulletins de paie relatifs à la période
de la session.

Evolution d’une session dans le système de suivi


Une session évolue dans le système de suivi en fonction des différents événements (réceptions des
factures, envoi des lettres de convocation, confirmation des inscriptions...).
L’utilisateur doit donc transférer chaque session aux étapes relatives aux événements.
En effet, une session externe peut, par exemple, figurer dans l’étape ACCEPTATION tant que les
factures de l’organisme formateur ne sont pas parvenues au Responsable des Ressources Humaines.
Dès réception, elle devra être transférée vers l’étape REALISATION.

Activer la commande Suivi des sessions de formation du menu Gestion ou le bouton


Suivis / Suivi de sessions.

© 2012 Sage 137


Menu Gestion

Cette fenêtre est composée par défaut des quatre onglets étapes définis par la commande Système de
suivi du menu Fichier (zone Etape active cochée) ainsi que de l’onglet Tout (l’ensemble des sessions
saisies).

Les sessions affichées correspondent à l’exercice de formation en cours. Pour obtenir


l’affichage des exercices antérieurs ou postérieurs, cliquer sur les boutons disposés à
droite ou à gauche de cette mention. L’exercice visualisé s’inscrit entre ces deux
boutons.

Les sessions sont triées par étape et réparties dans les onglets concernés.
Le plan de formation présente, sous forme de liste, les sessions de l'exercice sélectionné. Elles sont
identifiées par :
• Code et intitulé de la session,
• Type de session (interne ou externe),
• Code du stage y étant rattaché,
• Dates de la session
• Nom de l’organisme dispensant la formation pour un stage externe,
• Etape de la session,
• Etat de la session : si une loupe est affichée, le dossier de la session est considéré comme
incomplet.
L’encadré Session sélectionnée rappelle le nombre de participants prévus et inscrits à la formation
ainsi que sa durée en heures.
Etape présente le nombre de sessions créées, la durée globale (en heures) des sessions ainsi que le coût
total réel engendré par ces sessions et ce pour une ou toutes les étapes.

Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des éléments de la


liste.

Le bouton Rien annule la sélection globale des éléments de la liste.

Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :


• Edition : pour créer, modifier, supprimer, dupliquer, éditer et importer les éléments de la liste. La
commande Inscriptions permet d’inscrire des salariés à une session sans faire de lien avec les souhaits
saisis. La commande Suivi des sessions de formation affichant également les différentes étapes créées
© 2012 Sage 138
Menu Gestion

dans le système de suivi, le transfert d'une session d'une étape vers une autre se fera à ce niveau. Elle
permet aussi de procéder à l'inscription en masse de salariés par le bouton [Inscriptions], l'inscription
individuelle par le bouton [Participants].
• Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection sur les codes
sessions.
La barre d’icônes a également changé. Elle présente les commandes disponibles :

Créer
Pour créer une session dans le plan de formation.

Modifier
Pour modifier une session du plan de formation.

Supprimer
Pour supprimer une session du plan de formation.

Editer
Pour imprimer la liste des sessions du plan de formation.

Importer
Pour importer des sessions du plan de formation.

Dupliquer
Pour créer une copie de la session sélectionnée (création rapide de fiches par copie des
éléments d'une fiche existante et modification des informations propres à la nouvelle
fiche).

Ajouter à la sélection
Pour effectuer la sélection d'une session en vue d'un transfert vers une autre étape.

Retirer de la sélection
Pour annuler la sélection d'une session après avoir placé le curseur sur sa ligne.

La sélection individuelle des éléments s’effectue aussi en cliquant sur leur ligne et en
pressant sur + (clavier numérique). La dessélection s’effectue en cliquant sur - (clavier
numérique).

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur
le plan de formation.

Le bouton Préc. permet de passer d'une session à une session précédente.

Le bouton Suiv. permet de passer à la session suivante.

Ces commandes, options et boutons, sont accessibles sur tous les onglets étapes.

Créer une session


La création d'une session peut se faire à partir de l'onglet Tout ou directement dans l'étape concernée.

La création d'une session à partir de l'onglet TOUT est décrite ci-dessous. La session sera
créée sur l’exercice affiché sur la liste quelles que soient les dates de la session.

© 2012 Sage 139


Menu Gestion

La fenêtre Plan de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou


cliquer sur l’icône Créer. Le programme affiche la fenêtre Liste des étapes afin de
permettre la sélection de l'étape de la session (étape Demande par défaut).

La fiche Session, composée de six onglets, apparaît alors.

Onglet Identification
Cet onglet permet d’identifier la session en cours de création. Renseigner successivement les zones.

Code et intitulé session


Code et intitulé de la nouvelle session.

Stage
Code du stage. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le stage adéquat dans le catalogue des
stages.

Lorsqu'un stage est sélectionné, toutes les informations de la fiche stage sont reportées
dans la session en cours de création. Elles peuvent toutefois être modifiées.

La sélection d'un stage à rattacher à la session n'est pas obligatoire. L'utilisateur peut ainsi créer une
session pour un besoin de formation ponctuel.

Session du ... au / Horaire / bouton Autres sessions


Dates et heures de début et de fin de la session de stage (zones obligatoires pour la date). Si cette
session fait appel à un stage, les dates de la session proposées proviennent de la liste des sessions
prévisionnelles du stage. La PAIE ET GRH proposera par défaut les dates prévisionnelles libres c'est à dire
non affectées à une autre session. Ces dates restent modifiables.

© 2012 Sage 140


Menu Gestion

Ce bouton permet d’afficher la liste des autres sessions existantes sur ce


stage pour en modifier les dates.

Sélectionner la session du stage à l’aide du bouton Sélectionner.

 Voir l’onglet Prévisionnel - Sessions des catalogues des stages (menu Listes) pour le paramétrage des
sessions pour un stage.
Entre parenthèses, s'affiche le nombre de sessions (la session en cours de création incluse) créé pour un
même stage.
Lors de la saisie des dates de début et de fin de session, la PAIE ET GRH contrôle qu'elles sont bien
comprises dans l'exercice de formation ainsi que dans la période de calcul définie comme référence
dans la Saisie des paramètres. L'utilisateur a cependant la possibilité de conserver ses saisies.

Etape
Etape
Etape à laquelle la session est rattachée, non modifiable.

Etape modifiée le
Le programme affiche la date du jour à laquelle la session.

Organisation
Ce cadre permet de saisir les données liées à l'animation de la session.

Stage externe / interne


Une session est de type interne lorsqu'elle est conçue et organisée entièrement par l'entreprise, par
opposition à une session externe confiée par convention à un organisme de formation.
Sélectionner l’option adéquate.

Organisme de formation
Saisir le nom de l’organisme de formation ainsi que le nom du formateur. Ces zones sont accessibles
pour une session externe.

Intervenant externe
Saisir le nom du formateur lorsqu’il s’agit d’un stage externe.

Animateur interne
Nom du formateur qui assure la session en interne. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner,
dans la liste des salariés, le nom adéquat. Un salarié ne peut être à la fois animateur et participant.

© 2012 Sage 141


Menu Gestion

Convention
Les conventions de formation sont des contrats de droit privé conclus entre l’entreprise et un formateur
(personne physique ou morale) pour assurer une session de type externe.

Type de convention
Convention liée à la session. Cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des types de convention
afin de sélectionner celle adéquate :
• 001 - Simplifiée.
• 002 - Annuelle : conventions conclues avec un organisme formateur pour la réalisation d'une ou
plusieurs sessions de stage sur une seule année civile correspondant à l'année de participation.
• 003 - Pluriannuelle : conventions conclues avec un organisme de formation pour la réalisation de
sessions sur plusieurs années (trois ans maximum).
• 004 - Hors convention

Date
Saisir la date de signature de la convention de stage.

Tableau
Les informations de ce tableau sont reprises du catalogue de stage en fonction du type de convention
sélectionné dans la zone précédente. Il n’est actuellement possible de renseigner que la première ligne
du tableau.

Année / Code / Période de calcul / Heures formation / Jours formation / Heures absence
Sur une année sélectionnée (par défaut celle en cours pour la première ligne) dans la colonne Code, ce
tableau permet d’indiquer la Durée de la session en nombre de jours, d’heures et d'heures d'absences
(qui peuvent être différents de la durée de la session).
Par défaut, la période de calcul reprend celle des paramètres généraux mais reste modifiable.
En création, les colonnes Année, Heures formation, Jours formation et Heures absences reprennent les
valeurs initiales de la fiche Catalogue de stages.
Les heures permettent le calcul des coûts salariaux à partir d'un taux horaire moyen.
Les totaux des colonnes Heures formation, Jours formation et Heures absences s’affichent en bas de
tableau.
Sélectionner le code de la période de calcul à laquelle doit être rattachée la session (clic sur la bouton
zoom et sélection de la période voulue). Cette zone permet de calculer les coûts de la session.

A partir du tableau Convention est créée une ligne dans le tableau Dates de la session de
l’onglet Convocation. Toute modification apportée sur le tableau Convention (onglet
Identification) se reporte sur le tableau Dates de la session (onglet Convocation) si le
tableau date de la session comporte une seule ligne. Les modifications apportées sur le
tableau Dates de la session ne sont pas reprises sur le tableau Convention.

© 2012 Sage 142


Menu Gestion

Onglet Convocation

Dates de la session
Ce tableau a pour objectif de permettre de saisir les dates exactes de la session si celles-ci ne sont pas
consécutives. Pour cela, les lignes sont triées par dates de début.
Exemple :
Une session de 4 jours se déroule :
• Le lundi et le mardi de la semaine 1,
• et le lundi et le mardi de la semaine 2

Début / Fin / De / A / Heures formation / Jours formation / Heures absence


Ce tableau permet d’indiquer pour les convocations les dates, horaires, le nombre d’heures et de jours
de formation ainsi que les heures d’absences des participants.
Ce tableau reprend les valeurs indiquées sur l’onglet Identification. Ces valeurs restent modifiables.
Les totaux des colonnes Heures formation, Jours formation et Heures absences sociétés s’affichent en
bas de tableau ainsi que le rappel des heures indiquées dans le tableau convention.
Ce tableau doit contenir au moins une ligne pour que la mise à jour de la fiche session se réalise.

Lieu du stage
Par défaut, le programme reprend l'adresse de l'organisme de formation indiquée dans le cadre
Organisation de l’onglet Identification.
Une ligne de commentaires qui sera reprise sur la lettre de convocation peut être saisie.
Tous ces renseignements seront repris dans l'édition d'une lettre de convocation à adresser aux
participants.

© 2012 Sage 143


Menu Gestion

Onglet Description

Cet onglet permet de saisir les informations qui serviront à éditer l'état préparatoire à la
Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Informations générales
Domaine
Nature de la session.

Thème
Sujet de la session.

Objectif
But de la session.

Types d’action
Critères légaux entrant dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation
professionnelle. Zone de saisie obligatoire.

Classification A.F.
Critères légaux entrant dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation
professionnelle. Zone de saisie obligatoire.

Cadre de fonctionnement
Critères légaux entrant dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation
professionnelle. Zone de saisie obligatoire.

Pour sélectionner un élément, cliquer sur le bouton zoom correspondant. Puis, placer le
curseur sur la ligne adéquate et valider en cliquant sur le bouton Sélectionner afin de
reporter son intitulé sur la zone de saisie.
Les Domaines, Thèmes, Objectifs et Types d’action, Classification A.F. et Cadre de
fonctionnement sont paramétrés dans le sous-menu Tables du menu Listes et s'affichent
automatiquement s'ils étaient déjà renseignés dans la fiche stage rattachée à cette
session.

Génération des absences


Case, cochée par défaut, permettant d’indiquer que les absences doivent être générées pour cette
session.

© 2012 Sage 144


Menu Gestion

Cette case n’est pas accessible si la case du même nom n’est pas cochée dans l’onglet Général des
Paramètres généraux.
 Voir Saisie des paramètres / Paramètres généraux / menu Fichier.

Informations complémentaires
Niveau requis
Niveau d’études nécessaire pour participer à la session. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner
le niveau adéquat.
Six niveaux sont proposés :
• Bac +4 et sup
• Bac +3
• Bac +2
• Bac
• BEP / CAP
• Fin de scolarité obligatoire

Sanction
Trois types de sanction sont proposés :
• Aucune
• Diplôme : un diplôme est fourni à la fin de la session de stage,
• Attestation : une attestation est remise à la fin de la session de stage.

Priorité
Degré de priorité de la session défini par la Direction des Ressources Humaines.

A l’initiative de
Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de session, à savoir : Salarié,
Hiérarchie ou Direction.

Justificatifs du dossier
Le programme affiche les justificatifs saisis dans l’onglet Dossier de la commande Saisie des paramètres
du sous-menu Paramètres généraux du menu Fichier.
Ne sont accessibles que les cases à cocher liées aux justificatifs à contrôler selon le type de session
(interne ou externe). Le contrôle de la présence des justificatifs se fait en fonction de l'étape rattachée
à la session. Le dossier session sera incomplet tant que les cases correspondant aux justificatifs ne
seront pas cochées.
Cocher les cases correspondant aux justificatifs à joindre au dossier de la session.

Si le dossier d'une session est incomplet, une loupe apparaîtra dans la colonne Etat de la
ligne de la session concernée sur la liste du suivi des sessions de formation.

Dossier complet / incomplet


Si tous les justificatifs sont présents, le programme affiche : Dossier complet.

© 2012 Sage 145


Menu Gestion

Onglet Participants

Cet onglet permet une gestion prévisionnelle et réelle des participants. Il présente le nombre de
participants prévus ainsi que le nombre de salariés réellement inscrits à la session.
Nombre de participants

Nombre de participants prévus


Nombre prévisionnel de stagiaires. Cette zone totalise le nombre prévu de participants saisi par
catégorie.

Nombre de participants inscrits


Comptabilisation du nombre de stagiaires inscrits à la session par le bouton [Participants...].

Bouton Participants inscripts


Il est possible d'inscrire individuellement les salariés à une session de stage.

Le programme affiche la liste des participants déjà inscrits à cette session ou une liste vide dans le cas
d'une création de session.

Lorsque la liste est vide, seule la commande Créer est disponible.

© 2012 Sage 146


Menu Gestion

La validation des commandes Créer ou Modifier ouvre la fenêtre Gestion des participants composée des
quatre onglets Description, Convention, Présence formation, Coûts et Evaluation.
La fiche participant reprend les informations relatives à la session de stage ainsi que les coûts
individuels et les critères d'évaluation.
 Voir les procédures de création, modification des participants identiques à celles décrites dans le
menu Gestion / Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié.
Il n’est pas possible de créer un participant si les zones obligatoires ne sont pas renseignées sur la
session.
La zone Catégorie déclaration formation professionnelle n’est pas modifiable si l’inscription vient d’un
souhait.
Toutes les modifications effectuées sont sauvegardées dès que OK est validé même si la session est
annulée.
Pour supprimer un participant d’une session, sélectionner sa ligne puis cliquer sur le bouton Supprimer.
Une confirmation de la suppression est demandée, et si elle est validée, une proposition de génération
d’un souhait est proposée sauf si l’inscription provenait d’un souhait : « Génération d’un souhait ?
Annuler / OK ».
Le bouton Annuler supprime le participant de la session et revient sur la liste des participants.
Le bouton OK supprime le participant de la session et affiche la fenêtre de saisie d’un souhait.
 Cette fenêtre est décrite dans Créer une fiche souhait d’un salarié. Par défaut les valeurs des zones
sont renseignées avec les informations de la session de laquelle est supprimé le participant.

Répartition par catégorie


Ventilation du nombre prévisionnel de participants et du nombre de participants réellement inscrits par
catégorie.
Les catégories sont celles définies par la commande Organisations du menu Listes.
Le nombre prévisionnel permet le calcul prévisionnel des coûts salariaux des participants s'affichant
dans l'onglet Coûts de la session à partir des taux horaires moyens saisis dans la période de calcul.
Le nombre prévu est saisissable, le nombre inscrits est mis à jour lors de chaque inscription.

Evaluation de la session
Impression générale
Opinion sur le déroulement de la session.

Commentaires
Informations complémentaires concernant la session.

Onglet Coûts
Cet onglet permet de gérer les différentes Natures de coûts ayant trait à la session.

© 2012 Sage 147


Menu Gestion

Natures de coûts
L'utilisateur a la possibilité de gérer les coûts prévisionnels et les coûts réalisés.
Ce tableau, trié par nature de coûts, totalise l'ensemble des coûts détaillés par :
• Dépenses budgétées / déductibles et individuelles / globales,
• Dépenses réelles / déductibles et individuelles / globales.

Le déductible ne peut en aucun cas être supérieur au Budgété, ou au Réel pour le


réalisé.

Nature
Les natures de coûts sont triées par le code nature de coûts indiqué dans cette colonne. Utiliser le
bouton zoom de la zone pour sélectionner la nature de coût de la ligne.
En création de session, sont repris automatiquement dans le tableau les natures de coûts saisies sur le
stage rattaché.
De même sont créées automatiquement les natures de coûts dont la case Création automatique
participant est cochée et qui n’ont pas déjà été créées.
De plus, l’utilisateur peut saisir de nouvelles natures de coûts.
Exemple :
L’utilisateur qui veut calculer le coût de l’animateur interne peut ajouter la nature de coût qui
convient.

Intitulé
L’intitulé de la nature est affiché dès que la nature est sélectionnée.

Coll.
Cette colonne à cocher, permet de définir si la nature de coûts a une valeur Collective ou Individuelle,
par défaut le type dans la fiche de la nature de coûts est repris :
• Si elle est décochée (valeur individuelle) les colonnes Montant budgété individuel, Montant budgété
déductible individuel, Montant réel individuel et Montant déductible individuel sont saisissables. Les
natures de coûts individuelles seront reprises automatiquement lors de l’inscription de chaque
participant.
• Si elle est cochée (valeur collecive) les colonnes Montant budgété, Montant budgété déductible,
Montant réel et Montant réel déductible sont saisissables.
Toute modification de cette colonne remet à zéro les montants saisis.

© 2012 Sage 148


Menu Gestion

Type Fin. / Org. Fin.


Sélectionner dans les listes ouvertes par le bouton zoom de ces deux colonnes le Type de financement
et l’Organisme de financement de la zone. Ces informations sont obligatoires et leur absence empêche
la mise à jour (un message explicite s’affiche alors).

Réel individuel / Réel / Réel individuel déductible / Réel déductible / Budget individuel / Budgété /
Budget individuel déductible / Budget déductible
Si la zone Déductible de la fiche de la nature de coûts est cochée, la valeur saisie dans la colonne
montant est reprise dans la zone déductible du même nom. La zone reste modifiable.
Les natures de coûts sont calculées en fonction de la valeur de la zone Calcul dans la fiche de la nature
de coûts.
Les coûts sont mis à jour en temps réel.

Bouton Supprimer une ligne

Ce bouton permet de supprimer la ligne de nature de coûts sélectionnée.

Onglet Coûts de la session selon le type de calcul indiqué dans


la nature de coûts

Type Type Réél Réel Réel Réel


calcul individuel indiv. déductible
déduct.

Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé

0 - Pas de Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Non
calcul

Individuel Oui Non Non Formule 1 Non Formule 3 Non Formule 1

1 - Salaire Collectif Non Non Oui Non Non Non Non Non
brut

Individuel Non Non Non Formule 1 Non Non Non Formule 1

2 - Charges Collectif Non Non Oui Non Non Non Non Non
patronales

Individuel Non Non Non Formule 1 Non Non Non Formule 1

3- Collectif Non Non Oui Formule Non Non Oui Formule


Animateur 2 2bis
interne

Individuel Non Non Non Non Non Non Non Non

4- Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Formule


Déplacement 4bis

Individuel Oui Non Non Formule 1 Non Formule 4 Non Formule 1

© 2012 Sage 149


Menu Gestion

Type Type Budgété Budgété Budgété Budgété


calcul individuel Indiv. déductible
Déd.

Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé

0 - Pas de Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Formule
calcul 3

Individuel Oui Formule 5 Non Formule 8 Oui Formule 3 Non Formule 8

1 - Salaire Collectif Non Non Non Non Non Non Non Non
brut

Individuel Non Formule 6 Non Formule 8 Oui Formule Non Formule 8


6bis

2 - Charges Collectif Non Non Non Non Non Non Non Non
patronales

Individuel Non Formule 7 Non Formule 8 Oui Formule Non Formule 8


7bis

3- Collectif Non Non Oui Formule Non Non Oui Formule


Animateur 2 2bis
interne

Individuel Non Non Non Non Non Non Non Non

4- Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Formule


Déplacement 3

Individuel Oui Non Non Formule 8 Oui Formule 3 Non Formule 8

Formule 1
Cumul de la colonne correspondante des fiches des participants.

Formule 2
Pour la période de la session et pour le salarié désigné comme animateur interne, cumul du coût horaire
Salaire brut et du coût horaire Charges patronales * somme de la colonne Heures formation du tableau
Convention de la session.
Coût horaire Salaire brut = BRUTFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la
session.
Coût horaire Charges patronales = CPFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la
session.

Formule 2 bis
Pour la période de la session et pour le salarié désigné comme animateur interne, cumul du coût horaire
Salaire brut déductible et du coût horaire Charges patronales déductible * somme de la colonne Heures
formation du tableau Convention de la session.
Coût horaire Salaire brut déductible = BRUTFORMD de la période de la session / HORFORM de la période
de la session.
Coût horaire Charges patronales déductible = CPFORMD de la période de la session / HORFORM de la
période de la session.
© 2012 Sage 150
Menu Gestion

Formule 3
Si la nature de coût a la case Déductible cochée, la zone reprend la valeur de la zone déductible
correspondante.

Formule 4
Minimun garanti de la période de calcul * nombre de fois le minimum garanti de la période de calcul *
somme de la colonne Jours formation du tableau Convention de la session.

Formule 4 bis

Minimun garanti de la période de calcul * nombre de fois le minimum garanti de la période de


calcul * somme de la colonne Jours formation du tableau Convention de la session * nombre de
participants inscrits.

Formule 5
Si la nature de coût existait sur le stage associé à la session, reprend le montant saisi dans la colonne
correspondante sur le stage.

Formule 6
(somme (Taux horaire Rém. Brute budgété de la période de calcul de la session pour catégorie *
nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes catégories.

Formule 6 bis
(somme (Taux horaire Rém. Brute budgété déductible de la période de calcul de la session pour
catégorie * nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes
catégories.

Formule 7
(somme (Taux horaire Charges Pat. budgété de la période de calcul de la session pour catégorie *
nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes catégories.

Formule 7 bis
(somme (Taux horaire Charges Pat. budgété déductible de la période de calcul de la session pour
catégorie * nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes
catégories.

Formule 8
Montant budgété individuel * somme des participants prévus par catégorie
Un total général est affiché en bas du tableau. Toutes les informations affichées ne sont pas
modifiables.

© 2012 Sage 151


Menu Gestion

Codes de regroupement

Dans ce tableau, une ligne par code de regroupement est affichée. Les colonnes montant totalisent les
valeurs correspondantes de toutes les lignes natures de coût qui ont le même code de regroupement.

Mise à jour des participants

Ce bouton permet de mettre à jour les participants d’une session de stage.


Le programme vérifie s’il n’existe pas de doublons au niveau des coûts de la session, si oui le message
suivant s’affiche : « Les lignes ne doivent pas être identiques ». Deux lignes de coûts sont considérées
en double lorsque Code nature, Coll./Ind., Type fin. et Org. fin. sont identiques.
Confirmer les modifications par Ok.

© 2012 Sage 152


Menu Gestion

Par défaut, en fonction des modifications effectuées sur la session, les cases sont pré-cochées.
Décocher les cases pour que les modifications ne soient pas apportées sur le participant.
• Type d’action,
• Classification des actions de formation,
• Cadre de fonctionnement,
• Heures, jours de formation et absence société de l’onglet convention,
• Dates de la session, ainsi que leurs absences associées.
• Ajout de nouvelles lignes de coûts,
• Modification du montant individuel des coûts,
• Types de financement des natures de coûts,
• Organisme de financement des natures de coûts.
Pour chaque proposition cochée, chaque participant inscrit voit les zones correspondantes de sa fiche
remplacées par celles de la session.
Pour lancer un nouveau calcul des coûts salariaux, cochez la case Re-calcul des coûts salariaux. Cette
case est automatiquement cochée dès lors que :
• La zone Heure pendant le temps de travail du tableau Convention de la fiche participant est
impactée.
• Les zones Dates de début et/ou Date de fin de la session sont modifiées
• Des natures de coût de type 1 ou 2 sont créées sur la fiche participant.

Participants

Ce bouton permet d’afficher la liste des salariés pour sélectionner les


participants inscrits sur lesquels les modifications seront reportées.

© 2012 Sage 153


Menu Gestion

Cette fenêtre affiche le Matricule, la Civilité, le Nom, le Prénom, l’Etablissement et la Catégorie des
participants. Lorsqu’une ligne est sélectionnée, un astérisque est affiché dans la première colonne.
Pour sélectionner ou dé-sélectionner un participant, double cliquez sur sa ligne.

Les boutons Tout et Rien autorisent la sélection ou la dé-sélection de l’ensemble


de la liste des participants.

Fermer la fenêtre avec le bouton Ok puis lancer la mise à jour.

Modifier une session


La fenêtre Plan de formation affichée, sélectionner la session à modifier en plaçant le
curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa
ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments du suivi des sessions de formation, procéder comme en création. Valider les
modifications apportées en cliquant sur OK.
 Le statut des sessions se définit dans Modifier un participant dans le suivi individuel de formation de
la gestion des participants.

Supprimer une session


La fenêtre Plan de formation affichée, sélectionner le plan de formation à supprimer en
plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande
Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

La suppression d'une session a pour effet de supprimer automatiquement les participants


y étant rattachés.

Dupliquer une session


Cette commande permet de créer plus rapidement une session de stage par la duplication d'une autre
similaire.
La duplication d'une session peut se faire à partir de l'onglet Tout ou directement dans l'étape
concernée. Dans ce dernier cas, la session dupliquée aura la même étape que la session d'origine

La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, sélectionner la session à dupliquer

© 2012 Sage 154


Menu Gestion

en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Dupliquer ou valider la commande
Dupliquer du menu Edition.

Si la duplication est lancée depuis l'onglet Tout, choisir l'étape de la nouvelle session. Une fiche de
création apparaît reprenant le corps de la session de stage à dupliquer.
Attribuer un Code puis un Intitulé et modifier le corps de cette nouvelle session par l'insertion, la
modification ou la suppression d'éléments.
Les éléments non repris au cours d'une duplication sont ceux relatifs aux participants (participants
inscrits et coûts participants).
Valider la création en cliquant sur OK. La fenêtre Plan de formation revient à l'écran.

Il est possible de dupliquer des sessions de formation ayant eu lieu sur des exercices
clôturés. En revanche, les dates de la nouvelle doivent être dans l'exercice courant.

Editer le suivi des sessions de formation


La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider
la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition du suivi des sessions de formation, cocher la case d’option adéquate
Résumée ou Détaillée.
L’édition Résumée présente les informations Code et Intitulé session.
L’édition Détaillée peut reprendre l’ensemble des informations d'une fiche session (contenu des onglets
Identification, Description, Calendrier, Participants, Coûts, Evaluation) en fonction des cases cochées.
Les boutons Tout et Rien permettent de sélectionner ou déselectionner toutes les cases.
Par défaut, l’édition complète du suivi des sessions de formation est proposée. L’utilisateur peut
sélectionner les sessions :
• à partir des critères proposés par défaut (codes, stages, organismes formateurs),
• en sélectionnant les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option
voulue),
• en les combinant à d’autres critères de tri (étapes),
Pour obtenir un saut de page, cocher la case Rupture par session..
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

© 2012 Sage 155


Menu Gestion

Importer les suivis des sessions de formation


La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, cliquer sur l’icône Importer ou
valider la commande Importer du menu Edition.

Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre
principale du logiciel au niveau de la société.
 Voir le manuel de référence, Menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d'un rapport


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par
défaut, sinon la décocher.
Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n'a pas pu être récupéré, avec la cause de
non récupération.

Format du suivi des sessions de formation


Le format des plans de formation est le suivant :

© 2012 Sage 156


Menu Gestion

Position D sur 8c.(*) Position Longueur Type Désignation


D sur
10c.(*)

Session

1 1 2 A FO

3 3 10 A Code

13 13 60 A Intitulé

73 73 10 A Code stage

83 83 2 N Numéro d’ordre de
la session

85 85 8 ou D Date début desession


10

93 95 8 ou D Date fin de session


10

101 105 4 N Exercice

105 109 3 A Statut

108 112 8 ou D Date modification de


10 statut

116 122 1 N Initiative :


0 : Salarié
1 : Hiérarchie
2 : Direction

117 123 8 ou D Date de la demande


10

125 133 2 N Priorité

127 135 10 A Domaine

137 145 10 A Thème

147 155 10 A Objectif

157 165 1 N Stage interne :


0 : Non
1 : Oui

158 166 10 A Animateur interne

168 176 10 A Organisme de


formation

178 186 50 A Intervenant externe

228 236 10 A Zone réservée -


«Espace»

238 246 50 A Nom organisme


formation

© 2012 Sage 157


Menu Gestion

288 296 32 A Adresse organisme


formation

320 328 32 A Complément adresse


organisme formation

352 360 26 A Commune organisme


formation

378 386 26 A Bureau distributeur


organisme formation

404 412 5 A Code postal


organisme formation

409 417 23 A Zone réservée -


«Espace»

432 440 15 A Téléphone


organisme

447 455 20 A Bâtiment formation

467 475 20 A Etage formation

487 495 1 N Niveau requis :


0 : BAC + 4 et sup.
1 : BAC + 3
2 : BAC + 2
3 : BAC
4 : BEP / CAP
5 : Fin de scolarité
obligatoire
6 : Aucun

488 496 1 N Sanction :


0 : Aucune
1 : Diplôme
2 : Attestation

489 497 36 Z Zone réservée -


«Espace»

525 533 5 Heure début session


(format HH:MM)

530 538 5 Heure fin session


(format HH:MM)

535 543 2 A Zone réservée -


«Espace»

537 545 8 ou D Date convention


10

545 555 1 A Zone réservée -


«Espace»

546 556 10 A Type d’action

556 566 1 A Zone réservée -


«Espace»

© 2012 Sage 158


Menu Gestion

557 567 1 N Justificatif de


dossier 1 - 0 : Non /
1 : Oui

558 568 1 N Justificatif de


dossier 2 - 0 : Non /
1 : Oui

559 569 1 N Justificatif de


dossier 3 - 0 : Non /
1 : Oui

560 570 1 N Justificatif de


dossier 4 - 0 : Non /
1 : Oui

561 571 1 N Justificatif de


dossier 5 - 0 : Non /
1 : Oui

562 572 1 N Impression générale

593 603 60 A Commentaire 1

653 663 60 A Commentaire 2

713 723 390 A Zone réservée -


Espace»

1103 1113 1 N Génération des


absences - 0 : Non /
1 : Oui

1104 1114 7 A Zone réservée -


«Espace»

1111 1121 60 A Commentaire lieu du


stage

1171 1181 10 A Classification AF

1181 1181 10 A Cadre de


fonctionnement

1191 1201 10 A Type de convention

1201 1211 4 A Zone réservée -


«Espace»

1205 1214 3 N Convention 1 -


Période

1208 1217 4 N Convention 1 -


Année

1212 1221 15 N Convention 1 -


Heures

1227 1236 15 N Convention 1 - Jours

1242 1252 15 N Convention 1 -


Heures absence
société

© 2012 Sage 159


Menu Gestion

1257 1267 3 N Convention 2 -


Période

1260 1270 4 N Convention 2 -


Année

1264 1274 15 N Convention 2 -


Heures

1279 1289 15 N Convention 2 - Jours

1294 1274 15 N Convention 2 -


Heures absence
société

1309 1319 3 N Convention 3 -


Période

1312 1322 4 N Convention 3 -


Année

1316 1326 15 N Convention 3 -


Heures

1331 1341 15 N Convention 3 - Jours

1346 1356 15 N Convention 3 -


Heures absence
société

1361 1371 3 N Convention 4 -


Période

1364 1374 4 N Convention 4 -


Année

1368 1378 15 N Convention 4 -


Heures

1383 1393 15 N Convention 4 - Jours

1398 1408 15 N Convention 4 -


Heures absence
société

1413 1423 3 N Convention 5 -


Période

1416 1426 4 N Convention 5 -


Année

1420 1430 15 N Convention 5 -


Heures

1435 1445 15 N Convention 5 - Jours

1450 1460 15 N Convention 5 -


Heures absence
société

© 2012 Sage 160


Menu Gestion

Dates de session

1 1 2 A FD

3 3 10 A Code

13 13 8 ou D Date début
10 convocation 1

21 23 8 ou D Date fin convocation


10 1

29 33 5 Heure début
convocation 1
(format HH:MM)

34 38 5 Heure fin
convocation 1
(formation HH:MM)

39 43 15 N Heures formation
convocation 1

54 58 15 N Jours formation
convocation 1

69 73 15 N Heures absence
convocation 1

Natures de coûts

1 1 2 A FN

3 3 10 A Code

13 13 10 A Regroupement
nature

23 23 10 A Nature de coût

33 33 1 N Collectif - 0 : Non /
1 : Oui

34 34 15 N Montant budgété

49 49 15 N Montant budgété
déductible

64 64 15 N Montant réel

79 79 15 N Montant réel
déductible

94 94 15 N Montant réel
individuel

109 109 15 N Montant réel


individuel déductible

124 124 10 A Type financement

134 134 10 A Organisme


financement

© 2012 Sage 161


Menu Gestion

Effectif par catégorie

1 1 2 A CE

3 3 10 A Code catégorie

13 13 10 A Code session

23 23 4 N Exercice

27 27 3 N Effectif prévu par


catégorie

Participants formation

1 1 2 A FI

3 3 10 A Matricule

13 13 10 A Code session

23 23 1 N A l’initiative de :
0 : Salarié
1 : Hiérarchie
2 : Direction

24 24 8 ou D Date de la demande
10

32 34 60 A Justificatif 1 de
demande

92 94 60 A Justificatif 2 de
demande

152 154 10 A Objectif

162 164 2 N Priorité

164 166 8 ou D Date d’inscription


10

172 176 78 A Zone réservée -


«Espace»

250 254 10 A Critère évaluation 1

260 264 10 A Critère évaluation 2

270 274 10 A Critère évaluation 3

280 284 10 A Critère évaluation 4

290 294 10 A Critère évaluation 5

300 304 30 A Impression générale

330 334 30 A Commentaire 1


évaluation

360 364 30 A Commentaire 2


évaluation

390 394 1 N Obtention diplôme -


0 : Non / 1 : Oui

© 2012 Sage 162


Menu Gestion

391 395 20 A Mention diplôme

411 415 20 A Intitulé diplôme

431 435 8 ou D Date d’obtention


10

439 445 24 A Zone réservée -


«Espace»

463 469 1 N Catégorie


déclaration :
0 : Ouvriers
1 : Ouvriers qualifiés
2 : Employés
3 : Agents de
maîtrise
4 : Ingénieurs -
Cadre

464 470 1 N Mise à jour


compétences - o :
Non / 1 : Oui

465 471 10 A Type d’action

475 481 10 A Classification AF

485 491 10 A Matricule tuteur

495 501 1 N Statut absence - 0 :


Non / 1 : Oui

496 502 8 A Zone réservée -


«Espace»

Inscriptions (Inscription en masse)


A partir de la liste des sessions de formation, il est possible d'inscrire un ensemble de participants à une
session donnée.
La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, sélectionner la session adéquate et ouvrir la
commande Inscriptions du menu Edition. La liste des salariés enregistrés dans la Paie apparaît.

© 2012 Sage 163


Menu Gestion

Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :


• Options : Tri, Recherche et Sélection d’éléments ainsi que les filtres sont disponibles à partir de
cette liste.
 Voir Gestion / Bulletins salariés, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur les
commandes du menu Options.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur
la liste des salariés.

Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des salariés.

Le bouton Rien annule la sélection globale des salariés.

Ajouter à la sélection
Pour sélectionner un salarié.

Retirer de la sélection
Pour annuler la sélection précédente.

La sélection individuelle des salariés s’effectue aussi en cliquant sur leur ligne et en
pressant sur + (clavier numérique). La dessélection s’effectue en cliquant sur - (clavier
numérique).

 Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces options.

Procéder à une inscription

Sélectionner globalement ou individuellement les salariés à inscrire à la session et cliquer sur le bouton
Inscrire.

© 2012 Sage 164


Menu Gestion

Le programme rappelle automatiquement le code, l’intitulé et les dates de la session concernée.

Date d’inscription
Saisir la date d’inscription à la session si elle est différente de la date du jour affichée par le
programme.

Demande
Informations spécifiques à la demande d'inscription de l'ensemble des salariés précédemment
sélectionnés.

Date
Saisir la date de la demande de stage.

Priorité
Degré de priorité de la session défini par l’initiateur de la demande.

A l’initiative de
Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de stage Salarié,
Hiérarchie ou Direction.

Objectif
But de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner l’objectif de la demande de
session.

Justificatif de la demande
Indiquer ce qui motive la demande de stage.
Cliquer sur OK pour valider les saisies.
La Paie et GRH propose de recalculer les coûts globaux de la session concernée par cette nouvelle
inscription. Après confirmation du message par OK, les coûts salariaux sont mis à jour.
En parallèle, pour chaque salarié nouvellement inscrit, une fiche participant est créée avec les coûts
salariaux correspondants.

La Paie et GRH effectue un contrôle sur le nombre de participants à inscrire par rapport
au nombre maximum de participants saisis dans la fiche stage rattachée à cette session.

Gestion des participants


A partir de la liste des sessions déjà créées du plan de formation, il est possible d'inscrire des
participants supplémentaires à une session.
© 2012 Sage 165
Menu Gestion

La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, sélectionner la session adéquate et ouvrir la
commande Participants du menu Edition. La liste des salariés déjà inscrits à la session sélectionnée
apparaît.

Lorsque la liste est vide, seule la commande Créer est disponible.

 Voir les procédures de création, modification et suppression des participants sont identiques à
celles décrites dans le menu Gestion / Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié.
La validation d’une de ces commandes ouvre la fenêtre Gestion des participants composée des cinq
onglets Description, Convention, Présence formation, Coûts et Evaluation.

Gestion des étapes de session


Une session évolue dans le système de suivi en fonction des différents événements (réception factures,
envoi des lettres de convocation...).
L'utilisateur doit donc transférer chaque session vers les étapes relatives aux événements. Pour cela,
sélectionner la session adéquate pour lui attribuer la direction souhaitée (nouvelle étape).

Sélection des sessions


La sélection individuelle des sessions s’effectue en cliquant sur leur ligne et en pressant sur + (clavier
numérique). La dessélection s’effectue en cliquant sur - (clavier numérique).

Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des sessions.

Le bouton Rien annule la sélection globale des sessions.

Ajouter à la sélection
Pour effectuer la sélection d'une session en vue d'un transfert vers une autre étape.

Retirer de la sélection
Pour annuler la sélection d'une session après avoir placé le curseur sur sa ligne.

Evolution des sessions


Cliquer sur l’onglet étape où se situe la session à transférer concernée puis la sélectionner. Ouvrir
ensuite le menu Edition et cliquer sur l’étape vers laquelle la session va évoluer.
Celle-ci disparaît alors de la liste des sessions à l’étape initiale et apparaît dans la liste des sessions à
l’étape suivante.

© 2012 Sage 166


Menu Gestion

Le dossier d'une session peut être complet sur l'étape initiale puis incomplet sur la
nouvelle étape si l'utilisateur a demandé dans la saisie des paramètres des justificatifs
supplémentaires.

Suivi des coûts de formation (par session)


Gestion / Suivi des coûts de formation
Cette commande permet de visualiser et/ou de modifier tous les coûts liés à l'ensemble des sessions
d'un exercice quelque soit l'étape.

Cette fenêtre est composée par défaut des onglets étapes définis par la commande Système de suivi du
menu Fichier (zone Etape active cochée) ainsi que de l’onglet Tout (l’ensemble des sessions saisies).
Le programme présente les sessions triées par étape et réparties dans les onglets concernés.
Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :
• Edition : pour modifier les coûts d'une session.
• Options : Recherche et Sélection sur les codes sessions.
La barre d’icônes a également changé. Elle présente la commande disponible :

Modifier
Pour modifier une session du plan de formation.

Les filtres Recherche active et Sélection active sont disponibles.

Modifier
Pour modifier une session du plan de formation.

Les sessions affichées correspondent à l’exercice de formation en cours. Pour obtenir l’affichage des
exercices antérieurs ou postérieurs, cliquer sur les boutons disposés à droite ou gauche de cette
mention. L’exercice visualisé s’inscrit entre ces deux boutons.

© 2012 Sage 167


Menu Gestion

Pour chaque session et selon l’exercice sélectionné, les informations suivantes apparaissent :
• Code et intitulé de la session,
• Dates de début et de fin de la session,
• une colonne par regroupement de nature qui totalise par session le coût réel de toutes les natures
rattachées à ce regroupement de nature,
• Total coûts : coût total réel de la session (additionnant l'ensemble des coûts détaillés ci-dessus),
• Total déductible : coût total déductible de la session (ces coûts sont repris de la colonne
Réalisé/Déductible de l'onglet Coûts pour chaque session).
La ligne en bas de l’écran affiche le total réalisé des colonnes par regroupement de nature, total coûts
et déductible des coûts.

Modifier les coûts d’une session


La fenêtre Détails des coûts affichée, valider la commande Modifier du menu Edition ou
cliquer sur l’icône Modifier ou double cliquer sur une ligne session.

Le programme ouvre directement l’onglet Coûts de la session afin de permettre un accès plus rapide à
la saisie des montants.
 Les explications de cet onglet sont disponibles dans Onglet Coûts / menu Gestion.
Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Actualisation des coûts


Gestion / Actualisation des coûts
L'actualisation des coûts est conseillée avant l'édition de l'état préparatoire à la Déclaration
fiscale (Cerfa 2483).
Cette commande permet de réévaluer les coûts salariaux (réels et déductibles) à partir d'un taux
horaire moyen. Cette réévaluation concerne les participants ainsi que les animateurs internes.
Elle permet aussi de contrôler le report des coûts participants sur les coûts individuels de la session.
Les calculs s’effectuent, par défaut, pour toutes les sessions rattachées à l’exercice indiqué ou dont les
dates de session sont comprises dans la fourchette de dates saisies. Une fois cette commande lancée,
les coûts participants ainsi que les coûts globaux de chaque session sont mis à jour.

© 2012 Sage 168


Menu Gestion

Le programme propose l’actualisation des coûts salariaux pour l’exercice de formation en cours. Par
défaut, l’actualisation complète des coûts est proposée.
L’utilisateur peut sélectionner les sessions à partir :
• des critères proposés par défaut,
• des critères supplémentaires Classification A.F., Type d'action, Domaine, Thème, Objectif,
Organisme de formation, Stage et Cadre de fonctionnement,
• de certaines étapes à cocher ou de Toutes.
Valider directement en cliquant sur OK si la proposition par défaut convient ou indiquer les sélections
et tri souhaités comme décrit ci-après.

Etapes de formation
Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’actualiser les coûts salariaux pour
une étape donnée. Pour ce faire, décocher les cases étapes non concernées.
Exemple :
En vue de l'édition de l'état préparatoire à la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), l'actualisation des
coûts sera lancée uniquement sur les sessions effectivement réalisées, c'est à dire celles correspondant
à l'étape REA.

Période
Sélectionner la période d’actualisation des coûts qui convient :
• Exercice : par défaut, le programme propose l’exercice de formation utilisé comme exercice de
travail,
• Dates : renseigner les dates début et fin de période adéquates.

Lors de la saisie d’une fourchette de dates, le mode de calcul année n’est pas
disponible.
Une actualisation des coûts ne peut être effectuée sur un exercice clôturé.

Modes de calcul
Pour l’actualisation des coûts salariaux des participants et/ou des animateurs internes, sélectionner le
mode de calcul adéquat :
• année,
• période de paie de la formation,
• période de calcul.

© 2012 Sage 169


Menu Gestion

Nombre d'heures
Sélectionner la durée à considérer pour l’actualisation des coûts :
• durée de formation : heures de présence réelles à la session,
• durée d’absence : intègre les heures de présence ainsi que les temps de trajets...
Les durées sont reprises de la fiche participant de chaque session si l'actualisation des coûts a été
demandée pour les participants.
Pour les formateurs internes, les durées sont celles inscrites dans l'onglet Identification de chaque
session.

Type de coûts
L’actualisation des coûts peut être effectuée uniquement sur les montants réels ou sur les montants
déductibles. Cocher la case adéquate.

Edition d'un rapport


Une fois l’actualisation des coûts effectuée, cette case à cocher permet d’éditer un état récapitulatif
concernant la liste des participants puis des animateurs qui ont été recalculés par session, les coûts
individuels des sessions (lorsque l’actualisation est demandée), les codes et intitulés des sessions,
natures de coûts, type de financement, organisme de financement et coûts global de la nature.

Actualisation des coûts individuels de la session


Le traitement d’actualisation des coûts vérifie que toutes les natures de coût qui existent sur le
participant sont présentes sur la session.

Les modes de calcul


Trois modes de calcul sont disponibles pour déterminer un coût horaire moyen :
• année : la Paie et GRH tient compte de la rémunération annuelle du salarié participant ou du
formateur interne, correspondant à l'exercice de formation auquel est rattachée la session,
• période de paie de la session : la Paie et GRH tient compte de la rémunération perçue par le salarié
lors du déroulement de la session (se basant sur les dates de début et de fin de la session),
• période de calcul : la Paie et GRH tient compte des rémunérations perçues par le salarié en
fonction des dates de début et de fin de la période de calcul rattachée à la session.
Une fois le taux horaire moyen de chaque salarié défini, il sera appliqué à la durée de la session. La
formule du taux horaire moyen est : THM = [ (X / Horaire formation) / Nombre de périodes ] :
• X représente :

Coûts salariaux Valeur de X

Rémunérations brutes salariales réelles BRUTFORM

Rémunérations brutes salariales BRUTFORMD


déductibles

Charges patronales réelles CPFORM

Charges patronales déductibles CPFORMD

• = somme
• X = X bulletins de paie relatifs à la période (une des trois périodes de calcul choisie auparavant)
• Horaire formation : reprend la valeur de la constante HORFORM
• Nombre de périodes :
• année : 12,
• période de paie de la session : nombre de mois de paie relatifs à la session,

© 2012 Sage 170


Menu Gestion

• période de calcul : nombre de mois de paie relatifs à la période de calcul.

Traitement de l'actualisation des coûts individuels des sessions


Il s’agit d’un contrôle de cohérence entre les coûts des participants et les coûts individuels de la
session. Chaque nature de coût présente sur la fiche participant doit être présente sur la fiche session.
La notion de nature de coût est déterminée par la nature de coût, le type de financement et
l’organisme de financement.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'actualisation.

Clôture de l’exercice
Gestion / Clôture de l’exercice
Cette commande permet de clôturer un exercice de formation.
Clôturer un exercice de formation consiste à enregistrer définitivement les fiches sessions et
participants. Tout modification sera par conséquent impossible.
La clôture étant irréversible, il faut effectuer une sauvegarde des fichiers avant de lancer la
commande. Ceci, autant par mesure de sécurité que pour pouvoir revenir sur les traitements en cas
d’erreur décelée après clôture.

Le programme rappelle le caractère définitif de la clôture et la nécessité d’effectuer une sauvegarde


avant de lancer la procédure.
Confirmer par OK le traitement de clôture.

Du fait que l'on peut travailler sur plusieurs exercices simultanément, la clôture d'un
exercice n'est pas obligatoire. Cependant, avant d'effectuer l'édition de l'état
préparatoire à la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), il est vivement conseillé de clôturer
l'exercice concerné pour éviter toute éventuelle manipulation sur les données
spécifiques à cette déclaration (coûts, effectifs...).

© 2012 Sage 171


Menu Etats

Menu Etats
Le menu Etats propose les commandes permettant l’édition des différents états liés à la Gestion de la
formation :
• Suivi des souhaits de formation.
• Suivi individuel de formation,
• Plan de formation (général, détaillé par participant et par coût),
• Analyses quantitatives répartition par catégorie social professionnelle (effectifs stagiaires, heures
de session, coûts de session),
• Suivi des formations (dépenses ou sessions),
• Déclaration fiscale (Cerfa 2483) ,
• Documents administratifs
– feuille de présence,
– lettre de convocation,
– fiche d'évaluation.
• Lettre récapitulative formation DIF
L’utilisateur peut éditer ces états récapitulatifs à tout moment en spécifiant la période de référence
concernée pour l’édition : mois, trimestre , année, exercice en cours ou autre période.

Généralités sur les sélections


Toutes les sessions sont sélectionnées par défaut.

Pour insérer d'autres critères de sélection, utiliser la liste des critères disponibles et
sélectionner l'option adéquate. Cliquer ensuite sur le bouton Inser. Réitérer cette
manipulation pour sélectionner tous les critères souhaités.

Si un critère doit être supprimé, sélectionner son nom en cliquant dessus dans la liste
de paramétrage et cliquer sur le bouton Suppr. Pour chacun des critères retenus, le
programme propose la liste intégrale (liste complète des domaines par exemple). Pour
la limiter, placer le curseur sur la zone du critère concerné et indiquer le code limite.
Ce code peut être saisi manuellement ou sélectionné dans sa liste (appel de la liste
par le bouton zoom de leur zone).

Si la liste est appelée par le bouton zoom, placer le curseur sur l'élément de la liste qui
doit servir de code limite puis cliquer sur le bouton [Sélectionner]. De nombreuses
possibilités de sélection et de tri sont proposées pour chacun de ces états dans le souci
de répondre aux besoins de chaque utilisateur (affiner la sélection sur la liste des
sessions).

© 2012 Sage 172


Menu Etats

Certains de ces critères sont spécifiques à la GESTION DE LA FORMATION (plan et suivi de formation) :
• présélection sur les étapes puis
• sessions,
• domaines,
• thèmes,
• organismes de formation,
• stages de formation,
• objectifs,
• types d'action,
• classifications A.F.

Suivi des souhaits de formation


Etats / Suivi des souhaits de formation
Cette commande permet d’obtenir l’analyse des souhaits de formation saisis.

© 2012 Sage 173


Menu Etats

Le programme propose l’édition des souhaits de formation pour l'exercice de formation en cours, pour
l’ensemble du personnel avec un détail par salarié, pour l’ensemble des critères des souhaits et pour
l’ensemble des statuts en cours.
Valider directement en cliquant sur OK si cette proposition convient ou indiquer les sélections et tri
souhaités comme décrit ci-après.

Sélection des salariés


Tous les salariés sont sélectionnés par défaut. Les critères de sélection proposés sont ceux définis par
l’utilisateur par l’option Tri permanent sur le liste des salariés (commande Fiches de personnel).
Un saut de page peut être demandé par critère en cochant la case Rupture de sa ligne.

Type d’édition
Historique des statuts
Case, non cochée par défaut, qui permet d’éditer l’ensemble de l’historique des souhaits.

Rupture par salarié


La case Rupture permet un saut de page par salarié.

Sélection des souhaits


Cette encadré permet de sélectionner les souhaits à éditer.

Date de demande
Sélectionnez la période des dates de demande (qui correspondent à la zone Date du souhait de la fiche
souhait).

Inscrits à une formation


Cochez cette case pour éditer les souhaits inscrits à une formation.

Non inscrits

© 2012 Sage 174


Menu Etats

Cochez cette case pour éditer les souhaits non inscrits à une formation.

Stages / Domaines / Thèmes / Types d’action / Classification A.F. / Priorités


Indiquez pour chacun des critères, la fourchette de sélection désirée.

Statut en cours des souhaits


Cet encadré permet d’affiner la sélection des souhaits en fonction de leur statut en cours. La sélection
porte donc sur la dernière ligne d’historique du souhait.

En attente / Acceptés / Refusés


Cochez les cases des statuts des souhaits à éditer.

Date d’affectation / Motifs des refus et reports / Date report maxi / Cadres de fonctionnement /
Types de financement
Sélectionnez pour chacun des critères la fourchette de sélection désirée.
Si la date de début d’affectation est vide et la date de fin est renseignée, l’édition comprend tous les
souhaits sans date et les souhaits dont la zone Report maxi est renseignée dans la tranche de date.
Pour le critère Report maxi, les zones sont vides par défaut, tous les souhaits sont donc sélectionnés
que la zone dans la fiche soit renseignée ou non.

Suivi individuel de formation


Etats / Suivi individuel de formation
Cette commande permet d’obtenir l’édition des suivis individuels de formation.
Le suivi individuel de formation présente, par salarié, un récapitulatif des sessions auxquelles il a
participé, en fonction des étapes présélectionnées pour une période donnée.
Il présente pour une période donnée :
• les éléments repris de la fiche personnel du salarié (matricule, nom, prénom, établissement, date
d'entrée dans la société, catégorie déclaration...),
• l'ensemble des sessions dont le salarié a bénéficié (étape, code et intitulé de la session ainsi que le
stage rattaché à cette session, dates...).

Le programme propose l’édition des suivis individuels de formation pour l'exercice de formation en
cours et pour l’ensemble du personnel avec un détail par salarié.
Valider directement en cliquant sur OK si cette proposition convient ou indiquer les sélections et tri
souhaités comme décrit ci-après.

© 2012 Sage 175


Menu Etats

Sélection des salariés


Tous les salariés sont sélectionnés par défaut. Les critères de sélection proposés sont ceux définis par
l’utilisateur par l’option Tri permanent sur la liste des salariés (commande Fiches de personnel).

Période
Un suivi individuel de formation peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année de formation en
cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre
exercice de formation).

Etapes
Par défaut, toutes les étapes de formation sont cochées. Pour éditer un suivi individuel de formation
par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.

Plan de formation
Etats / Plan de formation

Activer la commande Plan de formation du menu Etats ou le bouton Plan de


formation.

Cette commande permet d’obtenir l’édition du plan de formation.

Le programme propose l’édition du plan de formation pour l’exercice de formation en cours.


L’utilisateur peut sélectionner les formations à partir :
• des critères proposés par défaut,
• en sélectionnant une option de l'encadré Sessions,
• en les combinant à d’autres critères de tri (étapes, cadre de fonctionnement, type de stage, type
de financement).
Le plan de formation permet l'édition de trois états distincts et complémentaires concernant les
sessions :
• plan de formation général,
• plan de formation général détaillé par participant,

© 2012 Sage 176


Menu Etats

• plan de formation détaillé par coût.

Critères de sélection
Par défaut, l’édition complète des Classification des A.F. (Actions de Formation) et des sessions est
proposée. Les autres critères sont :
• Classification A.F.,
• Types d’action,
• Domaine,
• Thème,
• Objectif,
• Organisme de formation,
• Stage,
• Cadre de fonctionnement.
Utilisez les boutons Insérer ou Supprimer pour la sélection ou non des critères.

Type de stage
Par défaut, les deux types de stage Externe et Interne sont cochés.
Pour procéder à la sélection du type de stage adéquat, décocher la case non concernée.

Période
Par défaut, le programme propose l’édition du plan de formation pour l’exercice de formation en cours.
Cependant, un plan de formation peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice de
formation en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période
ou un autre exercice de formation).

Type d’édition

Plan de formation général


Cette édition présente l'intitulé des sessions, les codes des organismes de formation, les dates de
déroulement des sessions, leur durée en heures, l'effectif total des participants et leurs répartitions par
catégorie, le coût réel de chaque session.
Ce récapitulatif peut être obtenu avec un détail par mois, par trimestre, par an, de date à date et par
exercice. Dans tous les cas, le programme édite, pour chaque cadre de fonctionnement et pour chaque
domaine, un total général des heures, des effectifs et des coûts réels dans la période définie.
Pour obtenir un saut de page par classification A.F., cocher la case Rupture Classification A.F.

Plan de formation détaillé par participant


Cette édition présente la répartition des participants par établissement aux différentes sessions au
cours d'une période donnée. Elle présente notamment un descriptif complet de la session (son intitulé,
intitulé du stage auquel elle est rattachée, le domaine, le thème...) et également les informations liées
aux participants (nom, prénom, C.S.P., emploi occupé et département).
Ce récapitulatif peut être obtenu avec un détail par mois, par trimestre, par an, de date à date et par
exercice. Dans tous les cas, le programme édite, pour chaque session, la liste nominative des
participants par établissement. Ainsi, cet état permettra à l'utilisateur de visualiser pour une période
donnée, la liste des participants aux sessions par établissement.

© 2012 Sage 177


Menu Etats

Plan de formation détaillé par coûts


Cette édition présente un récapitulatif des coûts des sessions au cours d'une période donnée. Elle
présente l'ensemble des informations du plan détaillé par coût prévu et réalisé (coûts pédagogiques,
dépenses de fonctionnement, frais de déplacement, coûts liés aux stagiaires...).
Ce récapitulatif peut être obtenu avec un détail par mois, par trimestre, par an, de date à date et par
exercice. Dans tous les cas, le programme édite, pour chaque session, un total général du coût de la
session et l'écart entre les coûts prévus et réels et ce pour chaque type de coût dans la période définie.

Bouton Cadre de fonctionnement


Ce bouton permet d’afficher la liste des Cadres de fonctionnement.

Par défaut, tous les cadres de fonctionnement sont sélectionnés. Pour procéder à la sélection du cadre
de fonctionnement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou Ajouter à la sélection ou Retirer de
la sélection.
A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les cadres de
fonctionnement.
 Voir Cadres de fonctionnement des tables du menu Liste pour plus d’informations.
Pour obtenir un saut de page par cadre de fonctionnement, laisser cochée la case Totalisation.

Bouton Type de financement


Ce bouton permet d’afficher la liste des Types de financement.

Il ne concerne que l’édition du Plan de formation détaillé par coûts. Seules les lignes de natures de
coûts dont le type de financement est sélectionné seront éditées.

© 2012 Sage 178


Menu Etats

Par défaut, tous les types de financement sont sélectionnés.


Pour procéder à la sélection des types de financement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou
Ajouter à la sélection ou Retirer de la sélection.
A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les types de
financement.
 Voir Types de financement des tables du menu Liste pour plus d’informations.

Sessions
Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’option de présentation du plan de formation adéquate :
• avec ou sans inscriptions : toutes les sessions même sans participant seront éditées.
• ayant déjà des inscriptions : seules les sessions ayant des participants inscrits seront éditées.
• encore sans inscription : seules les sessions sans participant seront éditées.

Etapes
Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer un plan de formation à une
étape donnée.
Pour éditer un plan de formation par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.
Pour obtenir un saut de page par étape, laisser cocher la case Totalisation.
Choisir le type d'édition souhaité, valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Analyses quantitatives
Etats / Analyses quantitatives
Cette commande permet d’obtenir des éditions d’analyses d’effectifs, d’heures et de coûts pour
l'ensemble des sessions rattachées à une ou plusieurs étapes.

© 2012 Sage 179


Menu Etats

Par défaut, le programme propose l’édition de la répartition des effectifs stagiaires de toutes les
sessions pour l'exercice de formation en cours.
Valider directement en cliquant sur OK si la proposition par défaut convient ou indiquer les sélections
et tri souhaités comme décrit ci-après.

Détail par salarié


Selon le type d’édition choisi, cette option permet d’obtenir un état supplémentaire avec le détail Age,
Matricule, Nom, Prénom, Sexe, Catégorie déclaration, Heures ou Coûts des sessions pour chacun des
salariés sélectionnés. Cocher la case pour obtenir ce détail.

Période
Chaque état peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année de formation en cours ou pour une autre
période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice de formation).

Type d’édition
Cocher la case d’option adéquate selon le type d’édition d’analyse souhaité :
• Répartition des effectifs stagiaires : répartition des effectifs par catégorie professionnelle
déclaration, sexe et par tranche d’âge.
• Répartition des heures de session : répartition des heures par catégorie professionnelle
déclaration, sexe et par tranche d’âge.
• Répartition des coûts de session : répartition des coûts par catégorie professionnelle déclaration,
sexe et par tranche d’âge.

Etapes de formation
Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer un état d’analyse à une étape
donnée.
Pour éditer un état d’analyse par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

© 2012 Sage 180


Menu Etats

Suivi de formations
Etats / Suivi des formations

Activer la commande Suivi des formations du menu Etats ou le bouton Suivi. Elle
permet d’obtenir un récapitulatif des sessions ainsi qu'un suivi des coûts.

L’utilisateur peut sélectionner les sessions à partir :


• des critères proposés par défaut,
• en sélectionnant l'option voulue dans l'encadré Sessions (clic sur la boîte à liste),
• en les combinant à d’autres critères de tri (étapes, cadre de fonctionnement, type de stage, type
de financement).
Valider directement en cliquant sur OK si la proposition par défaut convient ou indiquer les sélections
et tri souhaités comme décrit ci-après.

Critères de sélection
Par défaut, l’édition complète des sessions est proposée. Les autres critères possibles sont :
• Classification A.F.,
• Types d’action,
• Domaine,
• Thème,
• Objectif,
• Organisme de formation,
• Stage,
• Cadre de fonctionnement.
Utilisez les boutons Insérer ou Supprimer pour la sélection ou non des critères.

Type de stage
Par défaut, les deux types de stage Externe et Interne sont cochés. Pour procéder à la sélection du
type de stage adéquat, décocher la case non concernée.

© 2012 Sage 181


Menu Etats

Période
Par défaut, le programme propose l’édition du suivi des sessions pour l’exercice de formation en cours.
Cependant, un suivi peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice de formation en
cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre
exercice de formation).

Type d’édition
Cocher la case d’option adéquate selon le type d’édition souhaité : Suivi des dépenses et Suivi des
sessions.
L’édition Suivi des dépenses présente les dépenses liées aux sessions (coûts pédagogiques, dépenses de
fonctionnement, frais de déplacement, coûts liés aux stagiaires...). Ces dépenses sont ventilées en
montant prévu et réalisé (part réelle et déductible). Le programme présente également l’écart entre le
prévu et le réalisé.
Si une rupture est demandée sur les étapes et les cadres de fonctionnement, une page de totalisation
sur toutes les sessions sera éditée.
L’édition Suivi des sessions présente, sous forme de liste, les informations Cadre de fonctionnement,
Etape, Code et Intitulé des sessions, Domaine, Thème, Interne, Organisme de formation, Objectif, Type
d’action et Initiative de chaque session.

Etapes
Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer un suivi des sessions à une
étape donnée.
Pour éditer un suivi par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.
Pour obtenir un saut de page par étape, laisser cocher la case Rupture.

Sessions
Cliquer sur la boîte à liste, en regard de la zone Sessions afin de sélectionner l’option de présentation
du suivi des sessions adéquate :
• avec ou sans inscriptions : toutes les sessions même sans participant seront éditées.
• ayant déjà des inscriptions : seules les sessions ayant des participants inscrits seront éditées.
• encore sans inscriptions : seules les sessions sans participant seront éditées.

Bouton Cadre de fonctionnement


Ce bouton permet d’afficher la liste des Cadres de fonctionnement.

© 2012 Sage 182


Menu Etats

Par défaut, tous les cadres de fonctionnement sont sélectionnés. Pour procéder à la sélection du cadre
de fonctionnement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou Ajouter à la sélection ou Retirer de
la sélection.
A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les cadres de
fonctionnement.
 Voir Cadres de fonctionnement des tables du menu Liste pour plus d’informations.
Pour obtenir un saut de page par cadre de fonctionnement, laisser cocher la case Rupture.

Bouton Type de financement


Ce bouton permet d’afficher la liste des Types de financement.

Par défaut, tous les types de financement sont sélectionnés.

© 2012 Sage 183


Menu Etats

Pour procéder à la sélection des types de financement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou
Ajouter à la sélection ou Retirer de la sélection.
A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les types de
financement.
 Voir Types de financement des tables du menu Liste pour plus d’informations.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Déclaration fiscale (Cerfa 2483)


Etats / Déclaration fiscale (Cerfa 2483)
Cette commande permet d’obtenir l’édition de la Déclaration Cerfa 2483.
Cette déclaration concerne toutes les entreprises dont l’effectif mensuel moyen est supérieur ou égal à
10.
Les entreprises, d'au moins 10 salariés, sont tenues de consacrer 1,5 % de leur masse salariale à des
dépenses de formation professionnelle continue (2 % pour les entreprises de travail temporaire).
Elle doit être déposée en double exemplaire au plus tard le 30 avril pour l’année précédente et être
accompagnée du versement des sommes éventuellement dues au trésor public.
Le Cerfa 2483 disponible dans le module de Gestion de la formation a reçu l’agrément de la DGI.
A partir des sessions de formation suivies par les salariés durant l’année, il reprend automatiquement
toutes les informations nécessaires à son élaboration ; ces informations peuvent être modifiées et
complétées directement à l’écran sur la représentation exacte du document officiel (recto / verso).

Il est vivement recommandé d'éditer cet état après clôture de l’exercice concerné.
Mais, il est possible d’éditer des états " intermédiaires" à tout moment sans clôture.

Activer la commande Déclaration fiscal (Cerfa 2483) du menu Etats ou le bouton


Cerfa 2483.

Valider directement en cliquant sur OK si la proposition par défaut convient ou indiquer les sélections
et tri souhaités comme décrit ci-après.

Période
Le programme va chercher les sessions rattachées à l’exercice indiqué. Par défaut, le programme
propose l’édition de la Déclaration fiscale 2483 pour l’exercice défini dans la commande Saisie des
paramètres du sous-menu Paramètres généraux ou celui saisi dans la commande Changement d’exercice
du menu Fichier.
Cependant, cet état peut être édité pour une autre période à définir par la séleciton d’un autre
exercice.

© 2012 Sage 184


Menu Etats

Etapes
Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer la Déclaration fiscale 2483 à
une étape donnée.
En général, l'état préparatoire de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483) doit être édité uniquement pour
l'étape REA, défini dans le système de suivi, et réunissant l'ensemble des sessions réalisées dont les
dépenses ont été engagées. Pour éditer cet état par étape, il suffit de décocher les cases étapes non
concernées.
Valider par OK, le Cerfa 2483 - Recto s’affiche.

A partir des sessions de formation suivies par les salariés durant l’année, il reprend automatiquement
toutes les informations nécessaires à son élaboration ; ces informations peuvent être modifiées et
complétées directement à l’écran sur la représentation exacte du document officiel.

Cliquez sur le bouton Verso pour contrôler et modifier éventuellement la page verso de la déclaration.

Le bouton Test d’impression permet de lancer directement l’impression qui reprend automatiquement
toutes les informations des sessions de formations suivies par les salariés durant l’année sans passer par
les étapes de saisie et de sauvegarde.

Seule la déclaration qui comprend les confirmations et la sauvegarde doit être envoyée
et non le test d’impression.

Valider par OK, un message de confirmation s’affiche si toutes les informations obligatoires n’ont pas
été saisies.

Rappel :
Les données devant obligatoirement figurer dans une session de stage pour l'édition de
la Déclaration fiscale (Cerfa 2483) sont les suivantes :
• le type de stage (interne ou externe),
• les dates de début et de fin de session,
• la durée en jours et en heures,
• la période de calcul,
• le type de convention,

© 2012 Sage 185


Menu Etats

• le cadre de fonctionnement,
• le type de financement,
• les coûts de la session,
• les coûts relatifs aux stagiaires en cas d'inscription,
• les rémunérations des formateurs internes.

Valider par OK, un deuxième message de confirmation s’affiche pour la sauvegarde des données venant
d’être saisie directement à l’écran.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition. Un aperçu avant impression peut être
demandé.

Rééditer la déclaration fiscale Cerfa 2483


Une fois la déclaration fiscale Cerfa 2483 éditée, il est possible de la refaire à nouveau. Dans ce cas,
une nouvelle fenêtre s’affiche.

Ce bouton permet d’afficher à l’écran les informations recto et verso précédemment saisies.

Ce bouton annule toutes les saisies manuelles précédentes et met à jour automatiquement le cerfa à
partir des informations des sessions de formations suivies par les salariés durant l’année. bouton
Annuler referme la fenêtre.

Documents administratifs
Etats / Documents administratifs
Cette commande permet de lancer l’édition des documents nécessaires au suivi d'une session (interne
ou externe). Ces documents doivent être mis à la disposition de l'administration en cas de contrôle.

Activer la commande Documents administratifs du menu Etats ou le bouton


Administratif.

© 2012 Sage 186


Menu Etats

Le programme propose l’édition des documents administratifs pour l’exercice de travail relatif à la
formation en cours. Par défaut, l’édition complète des sessions est proposée.
L’utilisateur peut sélectionner les sessions à partir :
• des critères proposés par défaut,
• en sélectionnant les bornes limites adéquates pour chacun des critères (clic sur la boîte à liste et
sélection de l’option voulue).
Valider directement en cliquant sur OK si la proposition par défaut convient ou indiquer les sélections
et tri souhaités comme décrit ci-après.

Critères de sélection
Par défaut, l’édition complète des sessions est proposée. Les autres critères possibles sont :
• Classification A.F.
• Types d’action,
• Domaine,
• Thème,
• Objectif,
• Organisme de formation,
• Stage,
• Cadre de fonctionnement.
Utilisez les boutons Insérer ou Supprimer pour la sélection ou non des critères.

Période
Chaque état peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice de formation en cours ou
pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice
de formation).

Type d’édition
Cocher la case d’option adéquate selon le type d’édition souhaité : Feuille de présence, Convocation
individuelle, Convocation collective et Fiche d’évaluation.
L’édition Feuille de présence présente les informations relatives à la session (code, intitulé, numéro de
session, dates de début et de fin, stage rattaché, horaires) ainsi que le nom et prénom de chacun des
stagiaires, en vue de leur émargement lorsqu'ils auront assisté à cette session.

© 2012 Sage 187


Menu Etats

Le choix Convocation individuelle édite une lettre pour chacun des participants aux sessions
sélectionnées. Cette lettre reprend les coordonnées du salarié, l'intitulé de la session, l'organisme et le
lieu de formation ainsi que les dates de début et de fin et les horaires.
Le choix Convocation collective édite une lettre par établissement avec une rupture. Chaque
convocation est donc faite à l’adresse d’un établissement, avec la liste des participants appartenant à
cet établissement et le calendrier formation indiquant les dates et horaires des sessions.

Exemple :
Pour une session avec 5 participants (P1, P2, P3, P4 et P5) appartenant à 2 établissements différents
(E1 et E2) :
• les participants P1, P2 et P5 font partis à l’établissement E1 ;
• les participants P3 et P4 appartiennent à E2.
Pour cette session, l’édition de la convocation collective permet d’obtenir 2 convocations :
• la première avec les coordonnées de l’établissement E1 avec la liste des participant P1, P2 et P5;
• la deuxième avec les coordonnées de l’établissement E2 et la liste des participants P3 et P4.
L’utilisateur peut également choisir l’Edition de l’entête et l’Edition du calendrier de la convocation
individuelle ou collective c’est-à-dire le nom et l'adresse de l’établissement auquel est rattaché le
participant et les dates et horaires des sessions. Les cases à cocher Edition de l’entête et Edition du
calendrier ne sont accessibles que pour les choix Convention individuelle et Convocation collective.
L’édition Fiche d’évaluation permet d'éditer un document à remettre aux participants pour l'évaluation
de la session suivie. Cette édition présente le code, l'intitulé et les dates de début et de fin des
sessions, le matricule, nom et prénom du stagiaire, l'organisme ayant animé la session, le formateur
ainsi que les critères à évaluer définis dans l’onglet Evaluation de la commande Saisie des paramètres
du sous-menu Paramètres généraux.

Etapes
Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer les documents administratifs à
une étape donnée.
Pour éditer un document par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Lettre récapitulative formation DIF


Etats / Lettre récapitulative formation DIF
Cette commande permet de lancer l’édition d’une lettre récapitulant le DIF pris par salarié. Il est
possible de n’éditer que celles des salariés sélectionnés.

© 2012 Sage 188


Menu Etats

Période
Par défaut, le programme propose l’édition pour le mois en cours.
Cependant, un suivi peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice en cours ou pour une
autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice de
formation).
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.
Seuls les salariés correspondant à la sélection et qui ont utilisé le DIF sur la période indiquée sont
édités.
Les sessions prises en compte sont celles qui ont un cadre de fonctionnement dont la zone Code Cerfa =
DIF.

© 2012 Sage 189


Menu Annexes

Menu Annexes
Le menu Annexes propose les commandes suivantes :
Les sessions peuvent être purgées par la commande Purge des sessions.
La commande Déblocage permet de déplacer une session sur l’onglet étape où elle était initialement
positionnée après que l’utilisateur l’ait fait évoluer sur un autre onglet par erreur ou vers une étape non
définie dans les directions du système de suivi.
Pour plus d’informations ...
• Purge des sessions
• Déblocage
• Mise à jour des compétences
• Génération des absences

Purge des sessions


Annexes / Purge des sessions
Cette commande, liée à la clôture, permet de supprimer toutes les sessions jusqu'à un exercice donné
ainsi que les participants inscrits à celles-ci.
Il est conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer la purge des sessions.

Purge jusqu'à l’exercice


L’exercice proposé par défaut correspond à l’exercice précédent ; un exercice encore antérieur peut
être saisi.

En aucun cas, on ne peut saisir un exercice non clôturé.

La purge n’est pas sélective, elle sera effectuée pour toutes les sessions.
Valider en cliquant sur le bouton OK.

Déblocage
Annexes / Déblocage
Avant de mettre en place le plan de formation, l'utilisateur a défini un système de suivi. Cette
commande permet de replacer des sessions, rattachées à des étapes, sur des directions (étapes) non
autorisées.

Exemple :
L'utilisateur peut replacer une session sur l’onglet étape où elle était initialement positionnée après
que l’utilisateur l’ait fait évoluer sur un autre onglet par erreur.

© 2012 Sage 190


Menu Annexes

Pour débloquer une session vers une étape donnée, il convient de sélectionner la session adéquate puis
de lui attribuer la direction souhaitée.

Sélection des sessions


Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des sessions.

Le bouton Rien annule la sélection globale des sessions.

Ajouter à la sélection
Pour rétablir la sélection d'une session.

Retirer de la sélection
Pour annuler la sélection d'une session après avoir placé le curseur sur sa ligne.

La sélection individuelle des sessions s’effectue en cliquant sur leur ligne et en cliquant sur le bouton
[+]. La dessélection s’effectue en cliquant sur [-].

Déblocage des sessions


Cliquer sur l’onglet étape où se situe actuellement la session à débloquer puis la sélectionner.
Ouvrir ensuite le menu Edition et cliquer sur l’étape vers laquelle la session doit être déplacée. Celle-ci
disparaît alors de la liste des sessions à l’étape initiale et réapparaît dans la liste des sessions de l’étape
destinataire.

La modification du contenu d’une session n’est pas possible à ce niveau.

 Voir pour plus de détails sur l’utilisation générale du Suivi des sessions de formation.

© 2012 Sage 191


Menu Annexes

Mise à jour des compétences


Annexes / Mise à jour des compétences

Cette commande n’est accessible que pour les utilisateurs du module Paie & GRH
Gestion des carrières et des compétences.

Cette commande permet une interactivité entre les modules de Gestion de la formation et de Gestion
des carrières et des compétences. A l’issue d’une formation (saisie dans le module Gestion de la
formation), il est possible d’attribuer aux salariés concernés les compétences acquises lors de cette
formation (mise à jour de l’onglet Carrière de la fiche de personnel du module Gestion des carrières et
des compétences).
La commande Mise à jour des compétences ouvre une fenêtre de sélection des sessions de formation.

Sessions
Sélectionner une fourchette de sessions, pour lesquelles il faut générer des compétences, dans la liste
ouverte à l’aide du bouton zoom de la zone.

Période
Sélectionner la période concernée par la génération :
• Mensuelle (mois en cours) ;
• Trimestrielle (trimestre en cours) ;
• Annuelle (année en cours) ;
• De date à date (dates à saisir dans les zone Du / au).

Etapes
Sélectionner les étapes de session :
• DEM ;
• ANN ;
• ACC ;
• et REA ;
• ou Toutes.

Génération
Cette option permet de générer des compétences pour les participants sélectionnés ayant la case « Mise
à jour des compétences salariés » cochée. Il est possible d’éditer un rapport de la génération en
cochant la case Edition d’un rapport.

© 2012 Sage 192


Menu Annexes

Etat de contrôle
Cet état donne les compétences pour chaque salarié et par session.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.
Après la mise à jour, l’onglet Carrière de la fiche de personnel du module Gestion des carrières et des
compétences récupère les compétences renseignées au niveau du stage (Code, Intitulé, Date de fin de
stage, Niveau et Commentaire). En mise à jour, la pondération est à zéro.
Pendant la génération, si un code compétence existe déjà dans le module Paie & GRH Gestion des
carrières et des compétences, il sera écrasé.

Les compétences étant rattachées au niveau du stage, une session créée sans stage
rattaché n’aura pas de mise à jour des compétences.

Génération des absences


Annexes / Génération des absences
Cette commande permet une interactivité entre les modules de Gestion de la formation et de Gestion
des temps. Après réalisation d’une session de stage, il est possible de générer automatiquement des
absences dans la Gestion des temps pour les participants à cette session.
La commande Génération des absences ouvre une fenêtre de sélection des sessions de formation.

Sessions
Sélectionner une fourchette de sessions, pour lesquelles il faut générer des absences, dans la liste
ouverte à l’aide du bouton zoom de la zone.

Période
Sélectionner la période concernée par la génération :
• Mensuelle (mois en cours) ;
• Trimestrielle (trimestre en cours) ;
• Annuelle (année en cours) ;
• De date à date (dates à saisir dans les zone Du / au).
Les absences à générer sont sélectionnées par rapport à la date de fin d’absence.

Etapes
Sélectionner les étapes de session :
• DEM ;

© 2012 Sage 193


Menu Annexes

• ACC ;
• ANN ;
• et REA;
• ou Toutes.

Génération
Cette option permet de générer des absences pour les participants sélectionnés ayant le statut « A
générer ». Il est possible d’éditer un rapport de la génération en cochant la case Edition d’un rapport.

Etat de contrôle
Cet état donne les absences générées pour chaque salarié et par session.

Edition d’un rapport


Cette case permet d’éditer le rapport de la génération. Elle n’est accessible que pour le choix
Génération.
Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.
Après la génération, Modifier un participant dans le suivi individuel de formation de la fiche Gestion des
participants est géré comme suit :
• la colonne Statut passe à l’état Générée ;
• la colonne Validité indique la date de validité de l’absence (c’est à dire la date de fin d’événement
sauf si elle est inférieure à la date de dernier enregistrement).
Après validation de cette fenêtre en mode Génération, les événements en Gestion des temps sont
créés et les lignes de la fiche de la gestion des participants sont mises à jour. La valeur par défaut des
événements générés reprend le résultat calculé de la constante indiquée dans les absences à générer
des participants.

© 2012 Sage 194


Menu Gestion Avancée

Menu Gestion Avancée


Des ajouts ont été apportés dans la Gestion Avancée pour pouvoir gérer la Gestion de la formation.
Il s'agit principalement d'un nouveau type dans le modèle liste et de renseignements supplémentaires
disponibles dans la liste des renseignements du salarié.

Seules les commandes de la Gestion Avancée ayant des éléments nouveaux sont
décrites.

 Voir Gestion Avancée du manuel Gestion du personnel pour plus de détails sur l’utilisation
générale du générateur d’états.
Pour plus d’informations ...
• Modèles
• Editions

Modèles
Ouvrir la commande Modèles du menu G.A., la liste Gestion Avancée / Liste des modèles s'affiche.
Cette liste permet de gérer les modèles de type Liste et Document.
Seul le modèle de type Liste est décrit. La liste des renseignements relative aux sessions par salarié est
identique pour les modèles de type Document.

Pour créer une liste cliquer sur l’icône Créer puis activer la commande Liste. La fenêtre
Gestion avancée / Définition d'une liste s'affiche.

Sessions par salarié


G.A / Modèles
Ouvrir le menu TYPE et sélectionner la nouvelle commande Sessions par salarié. La fenêtre Sessions par
salarié permet de paramétrer une liste présentant essentiellement des informations issues de la Gestion
de la formation.
Lorsqu'un type est sélectionné, une coche marque la ligne de la commande. Pour le vérifier, ouvrir le
menu TYPE à nouveau.

Critères de tri
Sélectionner le critère à partir duquel le tri va s’effectuer :
• Session,

© 2012 Sage 195


Menu Gestion Avancée

• Stage,
• Organisme,
• Date de début session.

Session de ... à
L'utilisateur peut affiner la sélection des formations par la saisie des codes limites.

Rupture par salarié

Rappel :
Le type de liste Sessions par salarié présente, pour chaque salarié, une ligne par session
sélectionnée.

Le logiciel propose par défaut une rupture par salarié (saut de page), il est possible de décocher la
case.

Etapes
Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cliquer sur OK.

Listes des renseignements disponibles


G.A / Modèles

Cliquer sur le corps de la fenêtre Gestion Avancée / Définition d'une liste puis sur le
bouton Activer.

Double-cliquer sur l'entité Formations du salarié pour appeler la liste des renseignements disponibles.

© 2012 Sage 196


Menu Gestion Avancée

Trop longue pour être affichée intégralement à l'écran, utiliser la barre de défilement pour visualiser la
liste dans son ensemble.
Le chiffre de la colonne de droite face à chaque renseignement correspond à la longueur (en nombre de
caractères) du renseignement. Cette longueur peut être modifiée par l'utilisateur.

Paramétrage du champ Code session


G.A / Modèles
Le curseur est sur Code session, valider.

Pour un renseignement issu d'une session d’un salarié, la fenêtre de Paramétrage du champ comporte
les zones suivantes.

Titre
Titre de la colonne (les renseignements sont présentés en colonne sur les modèles de type Liste).
L'intitulé du renseignement est proposé par défaut. Il est possible de saisir un autre titre qui apparaîtra
sur l'état imprimé (l'intitulé initial du renseignement ne sera pas pour autant modifié dans le logiciel).

Paramétrage du champ
Longueur
Cette zone indique la longueur en nombre de caractères du renseignement sélectionné. Il est possible
de modifier cette longueur (comprise obligatoirement entre 1 et 60 caractères).

© 2012 Sage 197


Menu Gestion Avancée

Si la longueur saisie est inférieure à la longueur initiale du renseignement, seuls les premiers caractères
sont imprimés sur la liste. La colonne aura pour largeur la longueur définie ici.

Décimales
Zone active pour les données chiffrées. Elle affiche le nombre de décimales souhaitées.

Cadrage
Boîte à liste permettant de centrer, de cadrer à gauche, ou de cadrer à droite.

Millier
Case à cocher active pour les données chiffrées, elle permet d’avoir un séparateur de milliers pour les
chiffres importants.

Colonne
Case à cocher sélectionnée par défaut permettant de délimiter par un trait vertical cette colonne de la
colonne suivante.

Opérateur
Boîte à liste permettant de visualiser la liste des opérateurs disponibles. L'opérateur permet d'obtenir
un résultat en fin de colonne.
Si le renseignement sélectionné correspond à une donnée chiffrée (montant, taux), les options suivantes
sont proposées :
• Aucun : pas de calcul effectué en fin de colonne,
• Effectif : nombre d’éléments trouvés pour l’édition,
• Total : totalisation des montants sur la colonne,
• Moyenne : valeur moyenne des montants du renseignement sur la colonne,
• Minimum : valeur minimale du renseignement sur la colonne,
• Maximum : valeur maximale du renseignement sur la colonne.
Si le renseignement sélectionné ne correspond pas à une donnée chiffrée, seules les options Aucun et
Effectif sont proposées.
Valider le paramétrage par OK.
La liste des renseignements disponibles dans l'entité Formations du salarié s'affiche à nouveau. Le
renseignement inséré dans la fenêtre Gestion Avancée / Définition d'une liste est signalé par une
étoile dans la première colonne.
Sélectionner d'autres renseignements dans cette liste si nécessaire sinon Quitter pour revenir à la liste
des entités. Sélectionner éventuellement d'autres renseignements puis Quitter cette première liste.

Description des renseignements disponibles


G.A / Modèles
Voici la liste exhaustive des renseignements disponibles des formations du salarié.

© 2012 Sage 198


Menu Gestion Avancée

Formations du salarié

Renseignements disponibles Longueur

Code session 10

Intitulé session 30

Code étape 3

Code stage 10

Intitulé stage 60

Exercice 4

Numéro de session 2

Date de début session 8

Date de fin session 8

Organisme de formation 10

Lieu du stage - Nom 50

Lieu du stage - Adresse 1 32

Lieu du stage - Adresse 2 32

Lieu du stage - Code postal 5

Lieu du stage - Commune 26

Lieu du stage - Bureau distributeur 26

Lieu du stage - Bâtiment 20

Lieu du stage - Etage / Salle 20

Heure de début 5

Heure de fin 5

Domaine de formation 10

Thème de formation 10

Objectif 10

Type d’action 10

Classification A.F. 10

Initiative 10

Interne/Externe 13

Date demande 8

Type de convention 21

Priorité 2

Date inscription 8

© 2012 Sage 199


Menu Gestion Avancée

Critère évaluation 1 - Code 10

Critère évaluation 1 - Intitulé 40

Critère évaluation 2 - Code 10

Critère évaluation 2 - Intitulé 40

Critère évaluation 3 - Code 10

Critère évaluation 3 - Intitulé 40

Critère évaluation 4 - Code 10

Critère évaluation 4 - Intitulé 40

Critère évaluation 5 - Code 10

Critère évaluation 5 - Intitulé 40

Justificatif de la demande 1 60

Justificatif de la demande 2 60

Impression générale 30

Commentaire 1 60

Commentaire 2 60

Obtention du diplôme 3

Mention 20

Intitulé du diplôme 20

Date obtention diplôme 8

Durée de la session de stage en jours 6

Durée de la session de stage en heures 8

Durée d’absence en heures 8

Date d’actualisation des coûts 8

Type de financement 20

Cadre de fonctionnement 20

Justificatif du dossier 1 - Intitulé * 20

Justificatif du dossier 1 - Valeur ** 3

Justificatif du dossier 2 - Intitulé * 20

Justificatif du dossier 2 - Valeur ** 3

Justificatif du dossier 3 - Intitulé * 20

Justificatif du dossier 3 - Valeur ** 3

Justificatif du dossier 4 - Intitulé * 20

Justificatif du dossier 4 - Valeur ** 3

Justificatif du dossier 5 - Intitulé * 20

© 2012 Sage 200


Menu Gestion Avancée

Justificatif du dossier 5 - Valeur ** 3

Dossier complet ** 3

Type de convention 10

Cadre de fonctionnement 10

Nature de coût

Code nature de coût 10

Intitulé nature de coût 60

Montant budgété 12

Montant budgété déductible 12

Montant réel 12

Montant réel déductible 12

Regroupement de nature

Code regroupement natures de coût 10

Intitulé regroupement natures de coût 60

Montant budgété 12

Montant budgété déductible 12

Montant réel 12

Montant réel déductible 12

* L’Intitulé des justificatifs du dossier reprend celui indiqué Fichier / Paramètres généraux / Saisie des
paramètres / onglet Dossier.
** La Valeur des justificatifs du dossier et Dossier complet sont indiqués dans Gestion / Plan de
formation / ouvrir une Session / onglet Déclaration / encadré Justificatifs du dossier.

Editions
G.A. / Editions
Ouvrir la commande Editions du menu Gestion Avancée, la fenêtre Gestion avancée/Edition s'affiche.
Sélectionner un ou plusieurs modèles puis cliquer sur OK.
Puis, lancer l'édition du ou des modèles après avoir choisi un mode de sortie.

© 2012 Sage 201


Menu Fenêtre

Menu Fenêtre
Pour obtenir des explications sur les commandes non décrites et communes au logiciel de Paie et
Gestion des Ressources Humaines, consulter le Manuel de référence / Ergonomie du programme.

© 2012 Sage 202


Menu Aide ( ?)

Menu Aide ( ?)
Pour obtenir des explications sur les commandes non décrites et communes au logiciel de Paie et
Gestion des Ressources Humaines, consulter le Manuel de référence de la Paie / Ergonomie du
programme.

© 2012 Sage 203


Lexique

Lexique
Les notions clés utilisées dans la Gestion de la formation sont les suivantes :

Plan de formation
Il regroupe l’ensemble des actions de formation décidées et mises en œuvre par l’employeur. C’est un
document contractuel entre l’employeur et le Comité d’entreprise. En effet, le plan de formation de
l’année précédente (pour vérifier sa réalisation) et celui de l’année suivante (pour valider le projet)
sont soumis pour consultation au CE, et ce avant la mi-novembre de l’année en cours pour la première
réunion.
Dans la Gestion de la formation, le Plan de formation regroupe toutes les actions de formation d’un
exercice.

Sessions
Une session représente une action de formation. Une session est identifiée par un code stage et des
dates de début et de fin.

Stages
Cours théoriques ou pratiques pouvant être dispensés aux salariés. Chaque stage correspond donc à un
contenu pédagogique et est associé à une organisation (organisme, formateur interne, durée, lieu...).

Organismes de formation
Etablissement assurant le déroulement des stages externes.

Cerfa 2483
Déclaration fiscale relative à la participation des employeurs au développement de la formation
professionnelle continue.

Stage interne
Sessions de stage conçues et organisées directement par l’entreprise pour ses salariés. L’entreprise a
donc la responsabilité juridique et en est maître d’œuvre.

Stage externe
Sessions de stage confiées par convention à un organisme de formation. Ces stages peuvent avoir lieu
dans un centre de formation ou dans l’entreprise.

Convention annuelle
Convention signée et exécutée entre le 1er janvier et le 31 décembre, année de participation.

Bilans de compétence
Permet aux bénéficiaires d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs
aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel de formation

Congé individuels de formation


Le CIF correspond au projet personnel de tout salarié. Il permet d’accéder à un niveau supérieur de
qualification, de changer d’activité ou de profession et de s’ouvrir plus largement à la culture et à la
vie de travail.

Altenance
Contrat d’orientation : découvrir la vie de l’entreprise, favoriser l’orientation professionnelle des
jeunes.
Contrat de qualification : occuper un emploi et acquérir une qualification professionnelle.
© 2012 Sage 204
Lexique

Contrat d’adaptation : s’adapter rapidement à un emploi grâce à une formation.


A partir du 1er octobre 2005, ces contrats ont été remplacés par le contrat de professionnalisation.

© 2012 Sage 205


Index

Index
A suivi des sessions de formation ............... 156
actualisation des coûts ..................... 168, 170 M
mode de calcul ................................. 170 menu listes
C fiche de personnel
clôture de l’exercice ............................. 171 insérer une fiche de compétence ........... 34
confidentialité ...................................... 14 modifier une fiche de compétence .......... 35
D supprimer une fiche de compétence ........ 36
détaillé par coûts ................................. 178 mot de passe ......................................... 14
détaillé par participant .......................... 177 N
E nature d'événement
édition importer ........................................... 20
analyses quantitatives ................... 179, 180 O
documents administratifs ............... 186, 188 organisme de financement
feuille de présence .......................... 187 importer ........................................... 45
fiche d’évaluation ........................... 188 organisme de formation
lettre de convocation ....................... 188 importer ........................................... 49
état préparatoire à la déclaration fiscale (cerfa P
2483) .......................................... 184
paramètres généraux
plan de formation .................. 176, 177, 178
changement d’exercice .......................... 30
suivi des formations...................... 181, 182
périodes de calcul ........................... 17, 20
suivi individuel de formation ........... 173, 175
création ......................................... 18
F
modification .................................... 20
fiche de personnel
suppression ..................................... 20
édition ............................................. 36
saisie des paramètres ....................... 23, 26
G
onglet dossier .................................. 25
général ............................................. 177
onglet évaluation .............................. 25
gestion avancée
onglet format................................... 24
édition ........................................... 201
onglet général .................................. 23
modèle ........................................... 195
système de suivi ............................. 15, 16
paramétrage
édition ........................................... 16
champ code session ................... 197, 198
plan de formation
renseignements disponibles spécifiques
édition ........................................... 155
formation ..................................... 198
S
session par salarié .............................. 195
session
gestion de la formation
déblocage.................................. 190, 191
à propos de...................................... 204
purge ............................................. 190
démarrage ......................................... 12
souhaits des salariés ........................ 113, 120
I
création/modification ............. 114, 118, 125
importation
édition ........................................... 119
donnée congés ............................... 39, 40
génération en demande ....................... 118
importer
importer ......................................... 120
nature d'événement.............................. 20
suppression ................................ 118, 125
organisme de financement ...................... 45
suivi des coûts de formation ..................... 168
organisme de formation ......................... 49
modification ..................................... 168
souhaits des salariés ........................... 120
© 2012 Sage 206
suivi des coûts de formation par session ...... 167 inscription en masse de participants ........ 163
suivi des sessions de formation ................. 137 modification d’une session .................... 154
création d’une session ......................... 139 suppression d’une session ..................... 154
onglet coûts .................................. 147 suivi individuel de formation .............. 125, 136
onglet description ..................... 144, 146 création/modification ................... 126, 136
onglet identification .................. 140, 143 suppression ...................................... 136
duplication d’une session ............... 154, 155 U
gestion des étapes ............................. 166 utilisateur
gestion des participants ....................... 165 confidentialité .................................... 14
importer ......................................... 156 utilitaires ............................................. 14

© 2012 Sage 207