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La gouvernance de linformation

dans les organisations


300 services publics, entreprises prives et associations
28 sujets dclins en 120 questions

Le 4me Rapport annuel Serda - Archimag

Sommaire
1. METHODOLOGIE ........................................................................................................................ 3

2. QUEST-CE QUE LA GOUVERNANCE DE LINFORMATION ? ............................................ 4

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3. LE BAROMETRE GOUVERNANCE DE LINFORMATION .................................................... 5


4. L'ENQUETE GOUVERNANCE DE L'INFORMATION ............................................................. 8
Les enjeux de la gouvernance de l'information ........................................ 8
Etat des lieux ........................................................................................................... 10
Attentes et projets ................................................................................................. 15
Les modles de gouvernance............................................................................. 23

5. EN CONCLUSION ......................................................................................................................... 26
6. ANNEXE : DESCRIPTION DE LECHANTILLON................................................................... 27
7. A PROPOS DE SERDALAB ........................................................................................................ 29
8. A PROPOS DE SERDA CONSEIL .............................................................................................. 30
9. LE GROUPE SERDA : 4 ACTIVITES ........................................................................................ 31

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Le premier Baromtre de la gouvernance de l'information a t publi en mars 2011.


Depuis, serdaLAB publie chaque anne les rsultats de son enqute mene auprs
dorganisations de tous horizons, ce qui permet davoir une mise en perspective des

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volutions et didentifier les tendances nouvelles.

1. Mthodologie
Lenqute a t mene via un questionnaire de 28 questions, administr en ligne en
fvrier 2015. 298 organisations publiques et prives y ont rpondu.
Les chiffres publis dans le livre blanc sont issus de tris plat et de tris croiss permettant
de comparer les rsultats en fonction de divers variables : taille dorganisations, secteurs
dactivit, etc.
La description de l'chantillon est disponible en fin de document.

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2. Quest-ce que la Gouvernance de linformation ?


La Gouvernance de linformation rpond un besoin et une volont des organisations de
mieux apprhender linformation au sens large (documents, donnes, dossiers, mails,
toutes formes et tous supports, ) ; cette matire premire devient un enjeu de plus en

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plus puissant au sein de lactivit conomique.

Ainsi, mettre en place une gouvernance de linformation est une course de fond qui mne
sur linvitable chemin de la transition numrique. Car il ne sagit assurment pas de
saupoudrer par ici ou par l quelques outils, quelques rgles, histoire de se dire quon a
franchi le pas ; non il faut envisager la gouvernance de linformation comme un vritable
plan stratgique de lentreprise ou de lorganisme public auquel on appartient, et partir
de l y associer les moyens, les ressources ncessaires, les ressources dinformation
concernes, la gestion des risques, les nouveaux usages, les nouveaux usagers,

On le voit, la gouvernance de linformation nest pas une simple transformation des outils
allie ltablissement dun corpus de modes opratoires. Elle touche la culture de son
organisation, ses modes de travail, son environnement de travail (poste de travail,
espaces, ), sa faon de communiquer et de se comporter. Dailleurs les rpondants
notre nouvelle dition du Rapport annuel, ont su le dire fortement cette anne. Lun des
rsultats les plus emblmatiques de 2015, met en avant un quilibre indispensable
trouver entre les outils mthodologiques, la technologie, et le besoin de formation et de
sensibilisation des collaborateurs. (cf page 18 de la prsente dition).

Caroline Buscal
Consultante Experte
Groupe SERDA / ARCHIMAG

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3.Le Baromtre Gouvernance de linformation


Plus de 6 organisations sur 10 sont engages dans une dmarche de gouvernance de
linformation, et privilgient lapproche partielle et un mode dorganisation mixte.
Bien que toujours en croissance, on note un ralentissement de la progression de la
gouvernance de linformation en 2015.

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Le nombre de projets dits en cours ou raliss (partiellement ou compltement) a


augment de 1 point. A ce jour, prs des 2/3 des organisations sont concernes,
atteignant pour la premire fois la barre de 62% des organisations concernes, quelles
soient publiques ou prives.

Organisations engages dans un projet de gouvernance de linformation


298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Les facteurs dclencheurs se diversifient ; notre exprience,

sil sagit souvent

dvnements structurels comme des restructurations dactivit, des changements de


stratgie,, ou des volutions plus fonctionnelles comme les dmnagements de sige
social, dautres facteurs porteurs dinnovation et de transformation apparaissent et
concernent plus directement les postes de travail : nouvelle organisation des espaces,
digitalisation du poste de travail, gnralisation de la mobilit, du cloud,

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Le secteur priv en avance sur le secteur public

La dmarche globale de Gouvernance nest une ralit que pour 19% des entreprises
prives, et 15% des organisations publiques.
La mise en place dune gouvernance de l'information est aussi dpendante du type

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dorganisation et de son secteur dactivit :


Ce sont essentiellement les organisations de plus de 250 salaris ou agents qui sont
concernes par la Gouvernance de lInformation. On note une relle progression sur la
tranche de 250 5000 salaris tandis quau niveau des grosses structures (+ 5000
salaris, et tous secteurs dactivit confondus) le sujet ne progresse plus.
Les entreprises prives sont en avance sur les organisations publiques et les
associations/ONG :
Ainsi 68% des entreprises prives ont mis en place une gouvernance de linformation, de
manire globale ou partielle ; pour 16% dentre elles, un projet est prvu court terme
(2015 ou 2016), mais pour le reste rien ne bouge et aucun projet nest prvu
54% seulement des organisations publiques ont avanc sur ce type de projet ; ce rsultat
apparat en dcalage par rapport au plan France Numrique 2020 et lincitation des
pouvoirs publics la dmatrialisation notamment par le SGMAP (Secrtariat Gnral
pour la modernisation de laction publique), qui en a fait un des axes choc pour la
simplification administrative ;
Le plus faible taux se situe parmi les associations et ONG : 38% seulement.
Au sein du secteur priv, on identifie largement le secteur de la banque / assurance
comme pionnier ; il est dj clairement arriv maturit avec un taux de 85% des
organisations qui ont dj mis en place de manire globale ou partielle une gouvernance ;
ce rsultat nest pas tonnant au regard de la dmatrialisation qui a commenc dans ce
secteur depuis 1985, en partie due au poids des rglementations (Bale, Sox,)
On atteint galement un taux suprieur 70% pour les secteurs de lindustrie et des
services, qui l aussi ont investi massivement dans la transition numrique depuis
quelques annes, port dune part par les normes et rglementations, et dautre part les
besoins de ractivit et de fluidification des changes (relation client).
Les secteurs BTP / nergie et environnement ainsi que mdias / dition / culture se sont
fortement dynamiss et ont galement pris le virage du numrique.
En revanche le secteur de la Sant et notamment celui des tablissements de soins, est
clairement en retrait pour linstant. Ce rsultat est dcevant au regard des besoins

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daccs des dossiers mdicaux en version numrique, et permettant de dvelopper


notamment la tlmdecine et des organisations de soins plus dlocalises.
Par ailleurs dans le secteur public, les rponses apportes mettent en vidence un niveau
d'avancement assez proche entre les administrations (33%) et les collectivits territoriales

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(36%).

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

De manire gnrale, peu dorganisations se lancent dans la mise en uvre dune


gouvernance de linformation lchelle globale ; la majorit engage privilgie une
approche partielle car progressive, qui permet la fois de dgager plus rapidement des
rsultats tangibles pouvant tre valoriss auprs des instances et des personnels, et de
lisser les investissements en ressources et en temps.

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4.L'enqute gouvernance de l'information

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Les enjeux de la gouvernance de l'information

Assurer la prennit de
l'information
sur le long terme
tout en permettant
les accs et le partage
au quotidien.

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Pour 87% des organisations, lenjeu majeur, largement dominant avec une progression
de 11 points par rapport lan dernier, est dorganiser laccs et le partage de
linformation et des connaissances.
Cet enjeu reste donc le premier cit : il augmente danne en anne, et na jamais
t aussi haut en part de rpondants ; cest la premire proccupation et les
organisations

semblent

visiblement

peiner

trouver

des

solutions

organisationnelles et technologiques pour y rpondre.


On note galement la forte croissance, en 5 ans, lie aux enjeux de scurisation et de
prennit de linformation : on est pass dun tiers des rpondants concerns en 2014
plus de la moiti aujourdhui. Si lon compare au baromtre 2011, la prise de conscience
de cet enjeu a t multiplie par 8 et place cet enjeu en deuxime position.

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La

part

occupe

par

la

dfinition

des

rgles

et

process

en

matire

documentaire (versionning, workflow, nommage des documents,.) passe de 25


51% depuis 2014, elle a donc doubl et met de plus en plus en vidence le besoin de
concrtiser ces enjeux lis la gestion des risques, travers des modes opratoires
et des procdures.

Par ailleurs la valorisation des informations en tant que capital immatriel a quasiment
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doubl dans les rsultats du baromtre de cette anne ; cet enjeu est pass de 14% des
rpondants 25% en 1 an, soit une avance de 11 points ; ce rsultat conforte le fait que
la notion de capital immatriel gagne du terrain dans les organisations, et sassocie
pleinement la notion de Gouvernance de linformation.
Lenjeu conomique a galement lgrement augment (passant de 11% 16%) mais
napparait toujours pas comme un motif suffisant pour dclencher un projet

de

gouvernance de linformation, ou en tout cas le bnfice ou le ROI n'est pas peru. Il est
plac en 6eme position.
Cest bien lensemble de ces enjeux et leur quilibre qui constituent notre sens une
bonne gouvernance de linformation. Dans une approche globale, et si laccs et le
partage restent au quotidien la proccupation majeure des usagers, il sagit aussi pour les
organisations de garantir la matrise, la conservation et la valorisation de leur capital
informationnel. Le fait que les rpondants aient le plus souvent plbiscit deux voire trois
enjeux illustre bien la diversit des objectifs dans une dmarche de Gouvernance.
A notre exprience, lquilibre entre ces enjeux doit sadapter aux contextes des secteurs
dactivit ; un secteur industriel mettra en vidence le besoin de scuriser tout ce qui
relve des brevets, des marques, des contrats au mme niveau que le partage des
informations au quotidien ; la diffrence dune collectivit, comme un Conseil gnral,
qui lui priorisera nettement laccs et le partage de linformation chaque poste de travail,
avec un leitmotiv : la simplification du poste et des modes dutilisation.

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Etat des lieux


Les priorits en matire daccs linformation

Priorits en matire d'accs l'information

Offrir lutilisateur un point


daccs unique aux donnes

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10%
12%

17%

Rduire le nombre
d'applications existantes

61%

Un accs en situation de
mobilit aux informations
Une gestion plus fine des droits
daccs

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Lobjectif de simplification se concrtise par lcrasante majorit de rponses (61%)


concernant laccessibilit de linformation. La priorit n1 est d offrir lutilisateur un
point daccs unique aux donnes de son organisation . 1 Loin derrire mais exprimant la
mme ide cette fois dun point de vue essentiellement technologique, la rduction du
nombre dapplications existantes est la 2eme priorit. Elle est autant le fait de la DSI
que des utilisateurs qui se noient parmi les applicatifs utiliser.

Laccs en situation de mobilit merge quant elle pour la 1ere fois ; en effet pour 12%
des rpondants il sagit dj dune priorit. Cela met en vidence le fait que la mobilit est
une ralit dans nombre dorganisations. Chaque utilisateur souhaite accder ses
informations nimporte o, nimporte quand, et sur tous ses outils technologiques.

Cf ARCHIMAG N281, fvrier 2015 pages 22-23 ou www.archimag.com ; voir article Ranger son fouillis
dapplications
1

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Les freins en matire de mise en place de gouvernance documentaire

Principaux freins au lancement du projet de


gouvernance
57%
42%

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37%

33%

16%
8%

Manque de
volont des
dcideurs

Budget
ncessaire

Manque de
Manque de
Manque de
conscience des connaissances / connaissances /
dangers
mthodologie
obligations et
encourus
normes

Autre

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Parmi les organisations qui nont pas (ou du moins pas encore) mis en
place un projet de Gouvernance de linformation, les principaux freins
mis en avant sont :

C'est davantage un
manque de volont
managriale qu'une
mconnaissance des
enjeux qui explique les
freins la mise en
uvre d'un programme
de gouvernance de
l'information.

Le manque de volont des dcideurs et managers. Il sagit du


principal frein ; il a progress de 7 points en 1 an et est pass de
50% 57%.
La part des rpondants pointant les questions dinvestissements
budgtaires et leurs contraintes, est retenue par 42% des
organisations. Cette problmatique est passe de la dernire
position en 2011 la 2me place cette anne, avec une augmentation
de 8 points. La mesure du retour sur investissement de tel projet
reste donc insuffisamment perue et mise en vidence, ou tout au
moins la difficult de ltablir est un frein rel.
Viennent ensuite niveau gal, le manque de conscience des
dangers encourus (perte de document comme des contrats, des
brevets, de donnes,) avec 37% et le manque doutillage
organisationnel (33%) (mthodologies,)

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Ce rsultat recoupe le constat fait par dautres tudes de la part dentreprises (+ de 50%)
ne disposant pas par exemple de plan de reprise aprs sinistre2. Les plans de reprise, Les
PCA et autres DRP3 sont dailleurs des volets essentiels auxquels doit rpondre la
Gouvernance de linformation.
La rsistance au changement, qui dsigne les difficults motiver les quipes faire
voluer les usages et innover aux niveaux des pratiques de gestion de linformation, est
cite comme un des freins : On prfre travailler lancienne ,. Tout comme le

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manque de temps ou de moyens.


Apparait galement comme un frein cit en commentaire par les rpondants : la
complexit perue de ces projets , et qui sous-entend le fait de ne pas savoir comment
sy prendre.

Le rle des Dirigeants


Les deux tiers des rpondants estiment que les dirigeants sont conscients quune
mauvaise gouvernance de linformation peut avoir un effet nfaste sur la performance de
lorganisation. Signalons que parmi les autres, les rponses la question Pas du tout
conscients ont baiss de 2 points par rapport au baromtre prcdent (6% uniquement).

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

2
3

Archimag n281, fvrier 2015


PCA : plan de continuation dactivit. En anglais, DRP : Disaster Recovery Plan

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C'est donc avant tout la capacit dgager des moyens qui pche plus que la volont,
et

le

fait

que

nombre

dorganisations

sont

dj

engags

dans

dautres

transformations comme un changement de sige social, un rachat ou une fusion


dentreprise ( il y a dautres programmes prioritaires ) qui reporte la dcision de
mise en uvre de programme de gouvernance de linformation.

Les problmatiques auxquelles les organisations doivent faire face : l'Infobsit


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toujours, mais surtout la cration et la circulation de documents et donnes en


interne et non plus en externe.
Faire face au flot croissant dinformations et de documents internes de lentreprise et la
multiplicit des sources demeure la problmatique majeure laquelle doit rpondre la
gouvernance de linformation (pour 61% des rpondants, soit 4 points de plus que lors du
prcdent baromtre).
Le poids des informations et documents externes reste au niveau de lanne prcdente,
25%, ce nest donc pas l le problme prioritaire.

Les problmatiques lies la gestion de linformation

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

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La problmatique des volumes croissants dinformations internes manipuler au


quotidien continue dominer largement ; elle passe de 40% des proccupations en 2012,
57% en 2014 et 61% en 2015. Cest donc le problme n1 pour les organisations :
comment grer, organiser, rfrencer, classer, trier, les volumes dinformations / de
documents / de mails / de fichiers bureautiques / dchanges / au quotidien pour
chaque agent ou salari, en 1 mot comment ne pas se noyer ? par tous ces
changes dinformation, le flux quotidien de mails, les rseaux sociaux , ... et garder sa

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concentration sur lexercice de ses activits ?


A linverse, la migration de papier vers llectronique a recul, elle est devenue une
problmatique beaucoup moins critique, ce qui sous-entend des ralisations dj en place
facilitant les usages daccs aux informations, et la matrise de plus en plus forte des
chaines de dmatrialisation.
Les constats dparpillement des services (29%) et des solutions (25%) ne sont
certainement pas favorables pour faciliter les accs et les partages dinformation. Le
manque de rationalisation au niveau des sources et des moyens daccs est bien un des
axes principaux damlioration.
Le sentiment de perte de temps dans le cadre de la recherche dinformation, reste stable
pour 36% des rpondants.
On voit monter progressivement les exigences rglementaires et normatives qui sont
passes de 14 19% en 3 ans.

Quelle synthse peut-on faire de ce premier tat des lieux ?

On voit que les deux enjeux principaux concernent le partage des informations et des
documents au quotidien, ainsi que la conservation et la prennit des documents et
donnes.
La simplification recherche pour accder tous ces gisements de donnes et
dinformations est un des enjeux majeurs, que rvlent autant les questions sur
lparpillement des sources, des applicatifs, des solutions, des services, que le besoin de
simplifier les postes de travail pour permettre aux salaris et aux agents de meilleures
performances.
Le problme n 1 des organisations, quelles que soient leur taille et leur secteur d'activit,
est de faire face un volume croissant d'informations internes. Ce problme s'intensifie
d'anne en anne.
Voyons maintenant quelles sont les attentes et les activits concernes, les projets mis en
place et les modles de gouvernance possibles.

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Attentes et projets

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Les attentes en matire de gouvernance documentaire

Rpondants : 298
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Le gain en efficacit reste le premier bnfice attendu ou observ dune vritable politique
de gouvernance de linformation. Toutefois, avec un recul de 6 points, on assiste un
rquilibre au bnfice dattentes privilgiant la qualit de travail et la scurisation des
informations. Lcart entre les 2 principales attentes sest ainsi resserr passant de 13
points dans le baromtre prcdent 8 points.
Rendre disponible la bonne information reste stable (61%) en deuxime place.
Les attentes ayant le plus fortement progress privilgient la scurit des informations et
la traabilit : on passe en 1 an de 42% 47%.
Mais la vraie mergence de ce baromtre concerne le souci de la qualit client ; qui
atteint 20% cette anne pour la 1ere fois. Un lien est tabli avec la qualit de la relation
client, et il sappuie en partie sur une bonne organisation de linformation : contrats et
transactions dmatrialiss, informations en temps rel, mobilit, informations multi
canal,

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En outre Gagner en traabilit et en scurit des informations passe de 28% en 2011,


37% en 2012, pour atteindre 42% cette anne, soit une progression de 14 points en 5
ans.
La logique conomique, avec une baisse des cots attendus, continue de progresser
avec un gain de 10 points en 4 ans.

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La principale attente en recul est celle du dveloppement durable : - 4 points en 1 an.

Les activits documentaires directement concernes par la gouvernance


La gouvernance de linformation est une dmarche globale et complexe qui couvre
plusieurs catgories dactivits dans le cycle de vie de linformation :
modes de travail collaboratifs,
gestion des documents courants,
veille et publication,
gestion des connaissances,
archivage.

Un top 4 se met mme en place, il est constitu de : larchivage papier, le partage et la


collaboration, la gestion des mails, et larchivage lectronique ; globalement, cela
reprsente lenvironnement quotidien dun poste de travail de tout agent ou salari, quel
que soit son secteur dactivit et son niveau de responsabilit.
A travers ces rsultats, on peut dduire que le numrique devient la norme du poste de
travail : la notion de digitalisation du poste de travail est donc devenue une ralit dans un
grand nombre dorganisation professionnelle.
Paradoxalement, on note la baisse de la part des rpondants se portant sur la
dmatrialisation des dossiers de travail qui est passe de 19 13%, cest en fait le
rvlateur dun nouveau standard nativement numrique, alors que le papier et donc son
archivage deviennent au contraire critique et pas toujours ligible tre dmatrialis.

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Les dfis en matire de gouvernance de linformation

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Signalons la progression du dfi concernant la gestion des intranets et des rseaux


sociaux dentreprise (de 13 18% en un an) ; cela sexplique notamment par la
croissance du taux dquipement de ces solutions qui sajoutent aux solutions de partage
dj implantes (comme les intranets, les espaces collaboratifs de type Sharepoint,.).
Ce qui complexifie laccs et le stockage des informations.
La seconde progression est dun tout autre registre : il sagit de la gestion des donnes
caractre personnel, qui double en un an passant de 6 12%. Cela sexplique4
notamment par la monte des obligations juridiques, la multiplication des alertes et
contrles de la CNIL, mais aussi par la prise de conscience de tous (partenaires, clients,
usagers, etc.) sur la sensibilit du sujet. Cela dpasse les frontires de la gestion des
informations dune entreprise ou dune collectivit.
Les rpondants mettent par ailleurs laccent sur le besoin de transversalit pour faciliter
la gestion et laccs aux informations : Se classent ex aequo et en 6me place, le plan de
classement et la disparit du parc de solutions, et la gestion du cycle de vie des
documents et des donnes (dures de conservation, Dures dutilit administrative, sort
final : destruction, purge de donnes, ).

Cf tude SerdaLab avril 2014 Donnes personnelles : enjeux, menaces et nouvelle donne wwww.serdalab.com

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Les moyens pour une gouvernance documentaire efficace : quels sont-ils ?

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Les rpondants privilgient toujours (comme en 2011) et 44%, la mise en place


dune politique dite documentaire . Viennent ensuite les outils mthodologiques
(42%). On entend par politique documentaire une dmarche volontaire et
structure pour grer, partager et scuriser efficacement l'ensemble des
gisements d'informations et de donnes l'chelle d'une organisation.
A noter lquilibre qui semble se dessiner entre la technologie (solutions logicielles
cites par un tiers des rpondants, en recul de 7 points) et le besoin de formation
et de sensibilisation des collaborateurs (30%) qui continue progresser de plus de
3 points cette anne.
Le triptyque organisationnel, technologique et humain qui se dgage, matrialise
les 3 composantes essentielles dune Gouvernance de linformation ou chacune
pse galit. Cest aussi le reflet de la complexit dun projet de transition
digitale.
Il existe encore 9% des rpondants qui pointent labsence totale de moyens mis
en uvre, que ce soit en ressources humaines, financires ou organisationnelles :
on attend vrai dire ; rien , nant , aucun moyen ddi .

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Ltat davancement des projets de Gouvernance

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Projets raliss ou engags en 2015
Source : serdaLAB

Les rpondants ont privilgi les moyens permettant de faciliter laccs aux informations
et documents ainsi que les moyens de protection.
Tout ce qui englobe rgle ou outillage est en bonne voie : le plan de classement se
refait une vritable jeunesse, il apparat comme le socle indispensable la conduite d'un
programme de Gouvernance pour structurer lensemble des activits concernes ; il pse
donc hauteur de 60% des projets. Viennent ensuite lensemble des rgles, quelles
soient en matire de gestion, de dures de conservation ou de purge de donnes ou de
documents bureautiques.
Autre avance notable : les fonctions collaboratives permettant llaboration et le partage
au quotidien des documents et des donnes, ralises ou engages dans 62% des
organisations.
Les nouvelles fonctionnalits comme la signature lectronique ou le parapheur
lectronique restent aujourdhui en retrait, malgr la forte demande des usagers et
citoyens et le fait que les solutions technologiques soient matures. Ce dcalage sexplique
notamment par les volutions des modes de travail plus lentes matriser que la simple
mise en service dun outil. On sait quun parapheur est moins une rponse technique
quun workflow voire tout un process mettre en place.

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Les solutions technologiques et leurs avances

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

De nombreuses solutions existent et apportent leur lot de fonctions et de rponses aux


problmatiques de gestion dinformation. Si la part des solutions propritaires restent
dominantes (40% des solutions de GED contre 26% en Open source, la part de ces
dernires se dveloppe ; elle est encore ingale selon la couverture documentaire
concerne (11% pour la GEC ou gestion lectronique de courrier contre 33% en
propritaire) mais semble rpondre de plus en plus aux besoins des organisations,
prives comme publiques.
Autre enseignement majeur au niveau des solutions technologiques, la forte
pntration des solutions de GED, quel que soit le modle (Open source , propritaire
ou dveloppement interne) dans les organisations : seulement 26% des rpondants
nen disposent pas.

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298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Donc pour quasiment les trois quarts des rpondants (74%), les avances technologiques
majeures actuellement ralises ou en cours concernent les systmes de gestion
lectronique de documents, reste savoir sils sont des plateformes transversales, ou
ddis un mtier, une fonction, peuvent-ils dialoguer, changer, ? Autant
dinterrogations qui sont souvent source de difficult daccs linformation et qui sans
doute rejoignent les rponses prcdemment analyses mettant tout en haut la question
de laccs et du partage de documents et dinformations.
Par ailleurs cest dans le domaine de la GEC - Gestion lectronique de courrier que le
taux dquipement est le plus faible.

Alors que les solutions propritaires sont toujours privilgies en matire doutils de GED,
quelles que soient les structures mais principalement dans le secteur public, la donne est
diffrente concernant lECM. En effet, le taux de pntration des solutions propritaires y
est suprieur au sein des entreprises, tandis que les structures associatives favorisent
plutt lopen source ou le dveloppement interne ( niveau gal).

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Un accompagnement au changement ncessaire

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

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Les modles de gouvernance


Quel modle de gouvernance choisir ?

Il sagit de dfinir la meilleure organisation au sein de lentreprise, et la mieux adapte


sa structure : centralise / dcentralise / mixte / hybride / externalise.

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Organisation de la gouvernance de l'information


38%
28%

26%

10%
1%
Une gouvernance Un service centralis, Une gouvernance Gouvernance hybride Externalisation de la
mixte avec une
qui gre l'ensemble dcentralise dans : gestion interne et
gouvernance
politique
de la politique
chaque direction
externalisation de
documentaire
documentaire
certaines missions
commune pour
certains documents
et des spcificits par
direction

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

A la question sur les modes dorganisation de la Gouvernance adopts dans les


organisations, les rpondants privilgient 38% la gouvernance mixte cest--dire
articulant les aspects centraliss (laboration et pilotage de la politique) et dcentraliss
(mise en uvre, appropriation des rgles,). Les entreprises prives et le secteur public
privilgient ce mode d'organisation.
Un service centralis qui gre l'ensemble de la politique documentaire, obtient les
faveurs de plus dun quart des rpondants, en baisse de 3 points, 28%.

Une

gouvernance centralise et donc vocation globale nest pas considr comme le modle
plus efficient ; et notre exprience, le modle le plus dynamique est celui qui associe
une politique centrale des modes opratoires dcentraliss pour tre au plus prs des
contraintes de chaque mtier et prendre en compte les usages des personnels
concerns.
Le secteur public privilgie de plus en plus le mode centralis : 36% des rpondants du
secteur public (contre 32% lanne dernire) au dtriment du modle mixte ; il est vrai que

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la difficult du modle mixte repose sur la capacit mettre en place et animer des
rseaux

de

correspondants

dambassadeurs

permettant

la

diffusion

et

lappropriation des nouveaux modes opratoires dans les mtiers ; cela ncessite des
comptences de communication, de pdagogie, et de modes de travail collaboratifs.
Du ct du secteur priv cest la tendance inverse, 28% en 2014 staient orients sur un
modle de politique de gouvernance plutt centralis, en 2015 ils ne reprsentent plus
que 21% de lchantillon. Prs de la moiti des entreprises quipes dune Gouvernance

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ont fait le choix du modle mixte (44%, +4 points).


Soulignons la monte de 4 points du mode dcentralis de la Gouvernance, par rapport
2014, soit 26%.
Augmentation de 4 points des modes de Gouvernance hybride combinant la gestion
interne et lexternalisation, soit 10% des rpondants.
Qui pilote la gouvernance ?

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

Parmi les fonctions pilote identifies, deux dentre elles se sont principalement
empares du sujet : la Direction Gnrale passant de 16% 23 % des
rpondants, et la DSI de 10% 18%. Cette volution est un signe positif, qui met

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en vidence la fois la prise de conscience des enjeux de la Gouvernance de


linformation, et le besoin dorganiser une architecture du Systme dinformation
qui soit en cohrence.
la Gouvernance est de plus en plus pilote au plus haut niveau comme le montrent
certains exemples cits par des rpondants ( Conseil de direction cest--dire la
direction + le secrtariat gnral et lensemble des chefs de service), ou sappuie
sur des instances ddies comme un Comit de Gouvernance ou des binmes

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de coordinateurs ( DSI + archives ou des groupes transversaux Management


de linformation ).

Limportance premire de laccompagnement du changement


En cho la place privilgie donne par les rpondants la dimension humaine du
projet et son appropriation par les quipes, plus des trois quarts des rpondants estiment
laccompagnement du changement ncessaire, dont 23% le jugent mme critique.

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5. En conclusion
Les attentes, moyens choisis et modle de gouvernance tmoignent d'une volution forte
depuis notre premire Enqute en 2011. L o les technologies, les aspects
rglementaires et normatifs taient souvent mis en avant, on observe aujourd'hui une
maturit dans l'attitude vis--vis des projets de gouvernance de l'information.
Aucun modle n'est vraiment privilgi. Les choix sont lis aux autres modes de
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gouvernance existants de l'entit et la culture d'entreprise : plutt dcentralis dans le


public, plutt mixte ou centralis dans le priv, trs centralis dans les associations.
Les russites de projet montrent l'importance du facteur humain : sensibilisation,
formation des collaborateurs, accompagnement au changement, recherche de nouveaux
profils correspondant aux nouvelles comptences ncessaires. Les indicateurs de
russite dune dmarche de Gouvernance de linformation ne fonctionnent que si lon a
rflchi et pris en compte la dimension humaine de cette transformation, quon lhabille
dun plan oprationnel alliant communication, formation, suivi soutenu, et quon y associe
des ressources humaines. La transformation induite par la Gouvernance de linformation
modifie donc les rapports humains au sein dune organisation ou dune entreprise et ses
interactions sociales.
Et comme le dit Michel Serres5

Les nouvelles technologies nous condamnent devenir intelligents

Philosophe et auteur de Petite Poucette 2012

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6. Annexe : Description de lchantillon

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

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298 rpondants
Pourcentages calculs sur la base des rpondants
Source : serdaLAB

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7. A propos de serdaLAB
serdaLAB, le laboratoire du groupe Serda, propose 4 types de prestations :

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Ralisation dtudes de march multi-clients et sur mesure ;


Conseil : positionnement, plans de communication ;
production de contenus : livres blancs, billets de blog, vidos, etc. ;
Conception vnementielle : salons professionnels, confrences, networking,
petit-djeuner, etc. ;
La mission de serdaLAB est daider les acteurs du march du management de
linformation ainsi que les professionnels du domaine comprendre les enjeux et les
besoins de leur environnement, se positionner sur leur march et mener leurs projets
de transformation numrique.
Les tudes serdaLAB sappuient sur une veille permanente, la ralisation denqutes
qualitatives et quantitatives auprs de panels importants, dentretiens en face face avec
des professionnels et des experts et sur la synergie de comptences avec les consultants
mtiers de serda conseil ainsi que la rdaction dArchimag.

Ses domaines de comptences sont :


- La Gestion et l'exploitation des donnes ;
- Ldition numrique professionnelle ;
- La dmatrialisation des processus
- la gestion de contenu et larchivage lectronique.
- La veille, les rseaux sociaux dentreprise (RSE), les moteurs de recherche dentreprise
et la documentation.
Plus dinformations sur : serdalab.com
Contact :
Thibaut Stephan, Responsable serdaLAB
Email : thibaut.stephan@serda.com Tl : 01 44 53 45 00

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8. A propos de Serda Conseil


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Dpartement du groupe SERDA, est spcialis dans les projets dassistance matrise
douvrage et matrise duvre pour le domaine de la Mmoire et du Savoir :
Gouvernance de l'Information
Dmatrialisation / Archivage et records management
Gestion de contenu et collaboratif
Documentation et bibliothque
Valorisation du patrimoine et archivistique
Audiovisuel et prservation
Veille et web 2.0
Zoom sur nos projets de gouvernance de l'Information
Nos projets se droulent en 3 tapes majeures :
Etat des lieux et diagnostic des usages et des besoins (cartographie des
applications, des types de donnes et de documents) : auprs des directions
mtiers et supports, auprs des professionnels de l'information et des fonctions
Juridique et Qualit..
Propositions

de

scnarios

d'organisation,

alliant

stratgie,

innovations

technologiques, modes d'organisation, comptences...


Accompagnement la mise en oeuvre : dfinition des plate-formes documentaires
et de gestion de donnes (Ged, Gec, workflow, SAE...), accompagnement au
changement des quipes.
Plus dinformations sur : serda.com

Contact :
Caroline Buscal, Manager Serda Conseil
Email : caroline.buscal@serda.com, Tl : 01 44 53 45 00

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9.LE GROUPE SERDA : 4 ACTIVITES

+ de 1600 projets dj mens permettent


Serda Conseil d'intervenir sur les domaines
de la Gouvernance de l'information, la
GEC, la GED et la gestion de contenus,
la dmatrialisation de processus et
l'archivage lectronique, les solutions
open source du domaine documentaire et
de l'archivage...

Serda Formation est un centre de


formations inter-entreprises, qui propose un
catalogue de plus de 100 stages chaque
anne dans les domaines de la
documentation, veille, sourcing, archives,
dmat). Serda Formation propose
galement des formations sur mesure qui
s'adaptent vous.

Plus dinfos :
www.serda.com

Plus dinfos :
www.formation.serda.com

serdaLAB, le laboratoire du Groupe serda,


propose les activits suivantes :
- Edition dtudes de march multi-clients et
sur mesure ;
- Production de contenus : livres blancs,
rdaction web, vidos ;
- Conception vnementielle : salons
professionnels,
confrences,
petitsdjeuners, etc.
Plus dinfos :
www.serdalab.com

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Archimag est le magazine mensuel de


rfrence depuis 30 ans dans le domaine
des technologies de l'information. Une
collection de guides pratiques, rsolument
orients projet, complte ces informations.
Archimag propose aussi la Base de
donnes des dures de conservation
des documents, une plateforme en ligne
qui comprend plus de 300 dures lgales.
Plus dinfos :
www.archimag.com

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