Universidad Interamericana de Panam

Lic. Diseo Grfico con nfasis en Publicidad y Mercadeo

Informtica para Administradores sbados 3:00 p.m. a 5:15 p.m.
Las Bases de Datos y como apoyan a la gerencia
Investigacin
Profesora: Mara de Dimares
Dafne L. Chi Cubilla 8-855-851
Fecha de entrega: sbado 03 de octubre de 2015

NDICE

Introduccin..1
Definicin de las Bases de Datos.2
Caractersticas de las Bases de Datos....3
Ventajas de las Bases de Datos...4
Desventajas de las Bases de Datos.7
Tipos de Base de Datos y Tipos de Campo8
Como disear una Base de Datos...10
Beneficios de las Bases de Datos en la Gerencia13
Conclusin...16
Bibliografa......17
Anexos.18

LAS BASES DE DATOS Y COMO APOYAN A LA GERENCIA

INTRODUCCIN
Para disear una base de datos debemos establecer un proceso partiendo del
mundo real, de manera que sea posible plasmarlo mediante una serie de datos. La
imagen que obtenemos del mundo real se denomina modelo conceptual y consiste
en una serie de elementos que definen lo que queremos plasmar del mundo real
en la base de datos. La definicin de este modelo se denomina esquema
conceptual.
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o
propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una coleccin de msica.

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DEFINICIN DE LAS BASES DE DATOS
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este
sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su
mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Actualmente, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y
la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital, siendo
este un componente electrnico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un
amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado
DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rpida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, as como su utilizacin y
administracin, se estudian dentro del mbito de la informtica.
Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones
pblicas; Tambin son ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto
de almacenar la informacin experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de
ellos se encuentran mutuamente protegidos por las leyes de varios pases. Por
ejemplo en Espaa, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley
Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter Personal (LOPD), en Mxico por
la Ley

Federal

de

Transparencia

Acceso

la

Informacin

Pblica

Gubernamental y en Argentina la Ley de Proteccin de Datos Personales.

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CARACTERSTICAS DE LAS BASES DE DATOS
Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos
mencionar:

Independencia lgica y fsica de los datos.

Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditora.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

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Control sobre la redundancia de datos:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en
ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento,
adems de provocar la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros estn integrados, por lo
que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una
base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en
ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.
Consistencia de datos:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el
riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato est almacenado una sola vez,
cualquier actualizacin se debe realizar slo una vez, y est disponible para todos
los usuarios inmediatamente. Si un dato est duplicado y el sistema conoce esta
redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las
copias se mantienen consistentes.
Compartir datos:
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los
departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base
de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios
que estn autorizados.
Mantenimiento de estndares:
Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos
estndares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su
intercambio, pueden ser estndares de documentacin, procedimientos de
actualizacin y tambin reglas de acceso.

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Mejora en la integridad de datos:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los
datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones
o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los
datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de
mantenerlas.
Mejora en la seguridad:
La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a
usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integracin de
datos en los sistemas de bases de datos hace que stos sean ms vulnerables
que en los sistemas de ficheros.
Mejora en la accesibilidad a los datos:
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes
que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que
sea necesario que un programador escriba una aplicacin que realice tal tarea.
Mejora en la productividad:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador
necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel bsico, el SGBD proporciona
todas las rutinas de manejo de ficheros tpicas de los programas de aplicacin.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor
en la funcin especfica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de
los detalles de implementacin de bajo nivel.
Mejora en el mantenimiento:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran
inmersas en los programas de aplicacin que los manejan.

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Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un
cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco,
requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las
aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la
cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de
datos.
Aumento de la concurrencia:
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder
simultneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre
ellos de modo que se pierda informacin o se pierda la integridad. La mayora de
los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no
ocurran problemas de este tipo.
Mejora en los servicios de copias de seguridad:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las
medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las
aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada da, y si se
produce algn fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la ltima
copia de seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los
SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido
cuando se produce un fallo.

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DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS
Complejidad:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con
una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para
poder realizar un buen uso de ellos.
Costo del equipamiento adicional:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario
adquirir ms espacio de almacenamiento. Adems, para alcanzar las prestaciones
deseadas, es posible que sea necesario adquirir una mquina ms grande o una
mquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto har que la implantacin
de un sistema de bases de datos sea ms cara.
Vulnerable a los fallos:
El hecho de que todo est centralizado en el SGBD hace que el sistema sea ms
vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse
copias de seguridad (Backup).

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TIPOS DE BASE DE DATOS Y TIPOS DE CAMPO
Tipos de Base de Datos
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se
caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volmenes de
datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy
bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas
de gran calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos,
debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la
estructura ya explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos ms potente que access desarrollada
por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volmenes de informaciones.
Tipos de campo
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares
o diferentes. Entre los ms comunes podemos nombrar:
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos encontrar
enteros sin decimales y reales decimales.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.
Memos:

son

campos

alfanumricos de

longitud

ilimitada.

Presentan

el

inconveniente de no poder ser indexados.

Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin. Almacenar
fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los das
entre una fecha y otra.
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Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255
caracteres).
Auto incrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una
unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de
identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

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COMO DISEAR UNA BASE DE DATOS
1 Determinar la finalidad de la base de datos
El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo
se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir
de ah, puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las
tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las
tablas).
Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen
detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Rena los formularios
que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien
diseadas similares a la que va a disear.
2 Determinar las tablas que se necesitan
Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de
la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base
de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las
preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente
acerca de la estructura de las tablas que los producen.
No es necesario que disee las tablas mediante algn producto (Microsoft Access
por Ej.). De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un boceto en papel
de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero. Al disear las tablas, divida
la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de diseo
fundamentales:
Una tabla no debe contener informacin duplicada, y no debe duplicarse
informacin entre tablas. A este respecto, una tabla de una base de datos
relacional es diferente a una tabla de una aplicacin de archivos simples
como por ejemplo una hoja de clculo.

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LAS BASES DE DATOS Y COMO APOYAN A LA GERENCIA

Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se
actualiza en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad
de que existan entradas duplicadas que contengan informacin diferente.
Por ejemplo, probablemente desee almacenar la direccin y el nmero de
telfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos slo sobre un asunto, puede mantener
la informacin acerca de cada asunto independientemente de otros
asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en
una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda
eliminar un pedido y conservar a la vez la informacin sobre el cliente.
3 Determinar los campos que se necesitan
Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una
tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la
tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, la
direccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al realizar bocetos de los
campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una
expresin).
Incluya toda la informacin que necesite.
Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo,
Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
4 Identificar el campo o campos con valores nicos en cada registro
Para relacionar informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo,
para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base
de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de
forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de
campos se denomina clave principal.
5 Perfeccionar el diseo
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Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el
momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar.
Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que
haya rellenado las tablas con datos.
Utilice un software de bases de datos (Microsoft Access por Ej.) para crear las
tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de
ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para probar las relaciones
de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las
respuestas que desee. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas.
Si encuentra problemas, perfeccione el diseo.
6 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo
descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos
existentes a las tablas. A continuacin, puede crear las consultas, formularios,
informes, etc. que desee.
7 Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el
diseo de la base de datos de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas
puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y
relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es
necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar
recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede
implantar estas recomendaciones y sugerencias.

BENEFICIOS DE LAS BASES DE DATOS EN LA GERENCIA

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LAS BASES DE DATOS Y COMO APOYAN A LA GERENCIA

Los datos pueden compartirse
Compartir no solo significa que las aplicaciones existentes puedan compartir la
informacin de la base de datos, sino tambin que sea posible desarrollar nuevas
aplicaciones para operar sobre los mismos datos. Es decir, que sea posible
satisfacer los requerimientos de datos de aplicaciones nuevas sin tener que
agregar informacin a la base de datos.
Es posible reducir la redundancia
En sistemas que no son de bases de datos, cada aplicacin tiene sus propios
archivos exclusivos. A menudo este hecho puede conducir a una redundancia
considerable de los datos almacenados, con el consecuente desperdicio de
espacio de almacenamiento. Esto no significa que toda la redundancia puede o
debe necesariamente ser eliminada. Sin embargo, s debe ser controlada
cuidadosamente.
Es posible evitar la inconsistencia
En ocasiones en las que las entidades no coincidan; cuando unas de ellas han
sido actualizadas y otras no se dice que la base de datos es inconsistente. Si se
elimina la redundancia, entonces no puede ocurrir tal inconsistencia. Como
alternativa, si no se elimina la redundancia pero se controla entonces se puede
garantizar que la base de datos nunca ser inconsistente, asegurando que todo
cambio realizado a cualquiera de las entidades ser aplicado tambin a las otras
en forma automtica. A este proceso se le conoce como propagacin de
actualizaciones.
Es posible brindar un manejo de transacciones
Una transaccin es una unidad de trabajo lgica, que por lo regular comprende
varias operaciones de la base de datos, en particular varias operaciones de
actualizacin. Si se necesitan dos actualizaciones y se declara que ambas son
parte de la misma transaccin, entonces el sistema puede en efecto garantizar

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LAS BASES DE DATOS Y COMO APOYAN A LA GERENCIA

que se hagan ya sea ambas o ninguna de ellas, aun cuando el sistema fallar a la
mitad del proceso.
Es posible mantener la integridad
La integridad se refiere a asegurar que los datos de la base de datos estn
correctos. La inconsistencia entre dos entradas que pretenden representar el
mismo hecho es un ejemplo de la falta de integridad. Desde luego, este problema
en particular puede surgir slo si existe redundancia en los datos almacenados.
No obstante, aun cuando no exista redundancia, la base de datos podra seguir
conteniendo informacin incorrecta. El control centralizado de la base de datos
puede ayudar a evitar estos problemas permitiendo que el administrador de datos
defina y el DBA implemente las restricciones de seguridad que sern verificadas
siempre que se realice una operacin de actualizacin.
Es posible hacer cumplir la seguridad
Al tener la completa jurisdiccin sobre la base de datos, el DBA puede, bajo la
direccin apropiada del DBA, asegurar que el nico medio de acceso a la base de
datos sea a travs de los canales adecuados y por lo tanto puede definir las reglas
o restricciones de seguridad que sern verificadas siempre que se intente acceder
a los datos sensibles. Es posible establecer diferentes restricciones para cada tipo
de acceso para cada parte de la informacin de la base de datos. Sin dichas
restricciones la seguridad de los datos podra de hecho estar en mayor riesgo que
en un sistema de archivos tradicionales. La naturaleza centralizada de un sistema
de base de datos requiere, en cierto sentido, que tambin sea establecido un buen
sistema de seguridad.
Es posible equilibrar los requerimientos en conflicto
Al conocer los requerimientos generales de la empresa, el DBA puede estructurar
los sistemas de manera que ofrezcan un servicio general que sea el mejor para la
empresa.
Es posible hacer cumplir los estndares
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LAS BASES DE DATOS Y COMO APOYAN A LA GERENCIA

Con el control central de la base de datos, el DBA puede asegurar que todos los
estndares aplicables en la representacin de datos sean observados. Es
conveniente estandarizar la representacin de datos, en particular como un
auxiliar para el intercambio de datos o para el movimiento de datos entre sistemas.
En forma similar, los estndares en la asignacin de nombres y en la
documentacin de los datos tambin son muy convenientes como una ayuda para
compartir y entender los datos.

CONCLUSIN
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LAS BASES DE DATOS Y COMO APOYAN A LA GERENCIA

Las bases de datos han evolucionado durante 30 aos desde sistemas de
archivos rudimentarios hasta sistemas gestores de complejas estructuras de datos
con un gran nmero de posibilidades.
Hoy en da las Bases de Datos, ocupan un lugar vital en cualquier rea del
quehacer humano, comercial, y tecnolgico. No slo las personas involucradas en
el rea de Informtica, sino todas las personas administrativas, tcnicas y con
mayor razn los profesionales de cualquier carrera, deben de tener los
conocimientos necesarios para poder utilizar las bases de datos.

BIBLIOGRAFA
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16

LAS BASES DE DATOS Y COMO APOYAN A LA GERENCIA

http://www.frlp.utn.edu.ar/materias/info2/bases_de_datos.htm
https://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
http://es.ccm.net/contents/66-introduccion-bases-de-datos
http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/
http://www.monografias.com/trabajos40/administracion-basesdatos/administracion-bases-datos2.shtml

ANEXOS
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