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CAPITULO 3

Cm
o
hacer
una
Auditor
Interna?
33

Sistemas Integrados de Gestin en la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Mdulo VI

Cap
3

Un Programa de Auditora puede que incluya una o ms Auditoras segn el tamao,


la naturaleza y la complejidad de la organizacin.

Un Programa
de Auditora
puede
que
incluya una o
ms
Auditoras
segn
el
tamao,
la
naturaleza y
la
complejidad
de
la
organizacin.
Dichas
Auditoras
pueden contar
con
muchos
objetivos
y
pueden incluir
Auditoras
combinadas o
conjuntas.
Asimismo, un
programa de
estos incluye
todas
las
actividades
necesarias
para
planificar
y
organizar
el
tipo y nmero

de auditoras, as como para proporcionar los recursos que


demanda su realizacin de forma eficaz y eficiente dentro
de los plazos establecidos. Tenga en cuenta adems que
una entidad puede establecer ms de un Programa de
Auditora y que la Alta Direccin de la Organizacin debe
otorgar la autoridad para la Gestin del Programa de
Auditora.
A continuacin, los Responsables
Programa de Auditora deben:

de

la

Gestin

del

Establecer los objetivos y la extensin del programa de


Auditora.
Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.
Asegurarse de la implementacin del Programa de Auditora.
Controlar, revisar y mejorar el Programa de Auditora.
Es importante resaltar que para la Gestin de un Programa
de Auditora se debe aplicar el Ciclo PHVA (Planear, Hacer
Verificar y Actuar).

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3.1 Etapas de la
Auditora

Planear
Elaborar un Programa de Auditoras.
Iniciar la Auditora.
Definir los objetivos, el alcance y los criterios.
Definir los recursos.
Revisar el procedimiento.
Designar el auditor lder.
Determinar la viabilidad.

Revisar documentos.
Preparar la Auditora de campo.
Preparar los documentos de trabajo: Plan de Auditora, lista de verificacin y solicitud e
acciones correctivas.
Asignar trabajo al equipo auditor.
Hacer
Realizar la Auditora de Campo.
Efectuar la reunin de apertura.
Definir los canales de comunicacin.
Recolectar y verificar la informacin.
Generar los hallazgos de la Auditora.
Preparar las conclusiones de la Auditora.
Realizar la reunin de cierre.
Verificar
Preparar, aprobar y distribuir el informe.
Terminar la Auditora.
Seguimiento y revisin.
Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de mejoramiento.
Identificar las oportunidades de mejora.
Actuar
Realizar actividades complementarias.
Realizar mejoras al Programa de Auditora.

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Conformar el Equipo Auditor.

3.2 Programa de Auditora


La organizacin que requiera llevar a cabo Auditoras debera contar un Programa de
Auditora que contribuya a la determinacin de la eficacia del Sistema de Gestin del
Auditado. Tenga presente que la base de una correcta prctica de Auditora de Sistemas
Integrados de Gestin radica en el nivel de programacin que se debe tener para poder
determinar objetivos y alcances a auditar. El Programa de Auditora puede incluir
auditoras que tengan en consideracin una o ms normas de sistemas de gestin,
llevadas a cabo de manera individual o combinada.
La Alta Direccin deber asegurarse de que los objetivos del programa se han
establecido y que se asigna una o ms personas competentes para gestionar del
programa. Cabe mencionar que el alcance del Programa de Auditora debera basarse en
el tamao y la naturaleza de la organizacin que se audita, as como en la naturaleza,
funcionalidad, complejidad y nivel de madurez del sistema de gestin que se va a auditar.

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Gestin del Programa de Auditora

Conceptos de Programa de
Auditora

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Sobre los criterios de Auditora, puede decirse que los mismos se utilizan como una
referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir polticas, objetivos,
procedimientos, normas, requisitos legales, requisitos del sistema de gestin, requisitos
contractuales, cdigos de conducta sectoriales u otros acuerdos planificados aplicables
Por otro lado, es relevante dar prioridad a la asignacin de recursos que pueda requerir
el Programa de Auditora para auditar los asuntos de importancia dentro del Sistema de
Gestin. Estos pueden incluir las caractersticas clave de la calidad de un producto o los
peligros relativos a la salud y la seguridad, o los aspectos ambientales significativos y su
control.
El programa debera incluir la informacin y los recursos necesarios para organizar y
llevar a cabo sus auditoras de forma eficaz y eficiente dentro de los periodos de tiempo
especificados y tambin puede incluir lo siguiente:
Objetivos para el Programa de Auditora y para las Auditoras individuales;
Alcance/nmero/tipos/duracin/ubicaciones/calendario de las Auditoras;
Procedimientos del Programa de Auditora;
Criterios de Auditora;
Mtodos de Auditora;
Seleccin de equipos auditores;
Recursos necesarios, incluyendo viajes y alojamiento;

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Podemos agregar que el alcance de la Auditora debe evidenciar coherencia con el


Programa de Auditora y con los objetivos de la Auditora. Incluye factores tales como la
ubicacin, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos que se van a
auditar, as como el periodo de tiempo cubierto por la Auditora.

Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad de la informacin, la salud y la


seguridad y otros asuntos similares.
Otros:
Los factores que influyen en la eficacia del Sistema de Gestin;
Las conclusiones de Auditoras internas o externas previas;
Los resultados de una revisin previa del Programa de Auditora;
El idioma, el contexto cultural y social;
Las preocupaciones de las partes interesadas, tales como quejas de clientes o incumplimiento
de los requisitos legales;

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La disponibilidad de las tecnologas de la informacin y comunicacin para apoyar


las actividades de auditora, en particular el uso de mtodos de auditora a
distancia;
La ocurrencia de sucesos internos y externos, tales como fallos del producto, filtraciones
en la seguridad de la informacin, incidentes en materia de salud y seguridad, actos
delictivos o incidentes ambientales.
Tenga en consideracin que la implementacin del Programa de Auditora debiera
seguirse y medirse y con ello asegurarse de que se han alcanzado sus objetivos. El
Programa de Auditora debera revisarse para identificar posibles mejoras.
Los objetivos a alcanzar del Programa de Auditora
La Alta Direccin debera asegurarse de que los objetivos del Programa de Auditora se
han establecido para dirigir la planificacin y realizacin de Auditoras y debera
asegurarse de que el Programa de Auditora se ha implementado eficazmente. Los objetivos
del Programa de Auditora deberan ser coherentes y servir de apoyo a la poltica y los
objetivos del Sistema de Gestin.
Al momento de planificar los objetivos del Programa de Auditora se pueden considerar los
siguientes aspectos:
a. Prioridades de la Direccin;
b. Propsitos comerciales y de negocio;
c. Caractersticas de procesos, productos y proyectos, y cualquier cambio en ellos;
d. Requisitos del Sistema de Gestin;

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Los cambios significativos para el auditado o sus operaciones;

e. Requisitos legales y contractuales y otros requisitos con los que la organizacin est
comprometida;
f. Necesidad de evaluar a los proveedores;
g. Necesidades y expectativas de partes interesadas, incluyendo los clientes;
h. Nivel de desempeo del auditado, como se refleja en la ocurrencia de fallos o
incidentes o en quejas de clientes;
i. Riesgos para el auditado;
j. Resultados de auditoras previas;

3
8

k. Nivel de madurez del sistema de gestin que se audita.

3
9

Contribuir a la mejora del Sistema de Gestin y a su desempeo;


Cumplir los requisitos externos, por ejemplo, la certificacin con una norma de
Sistemas de Gestin;
Verificar la conformidad con los requisitos contractuales;
Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor;
Determinar la eficacia del sistema de gestin;
Evaluar la compatibilidad y la alineacin de los objetivos del Sistema de Gestin con
la poltica del Sistema de Gestin y los objetivos globales de la organizacin.
Hay ocasiones que la determinacin de objetivos se torna algo complejo para los
miembros de la organizacin. Dentro de este contexto es posible aplicar mtodos como
el S.M.A.R.T. para su determinacin:
S.M.A.R.T es un acrnimo ingls y sirve para marcar principios que nos ayuden a clarificar y
estipular adecuadamente nuestros objetivos.
Qu es S.M.A.R.T?, son los principios por los que un objetivo se debe regir:
S Especficos
M
Mensurables A
Alcanzables R
Realistas
T Plazo (en un tiempo determinado)
Por otro lado, existen riesgos distintos asociados con el establecimiento, la
implementacin, el seguimiento, la revisin y la mejora de un Programa de Auditora que
pueden afectar al logro de sus objetivos, los mismos que se deberan considerar antes de
su desarrollo. Estos riesgos son:
La planificacin, por ejemplo, fallar al establecer objetivos de la Auditora pertinentes y
al determinar el alcance del Programa de Auditora;
Los recursos, por ejemplo, permitir un tiempo insuficiente para desarrollar el
Programa de Auditora o llevar a cabo una Auditora;

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Ejemplos de objetivos de un Programa de Auditora incluyen los siguientes:

La seleccin del equipo auditor, por ejemplo, el equipo no tiene la competencia colectiva
para llevar a cabo Auditoras de manera eficaz;

Los registros y sus controles, por ejemplo, fallar al proteger adecuadamente los registros
de la auditora para demostrar la eficacia del Programa de Auditora;
El seguimiento, la revisin y la mejora del Programa de Auditora, por ejemplo, el
seguimiento ineficaz de los resultados del Programa de Auditora.
La persona responsable de la gestin del Programa de Auditora debera establecer uno o
ms procedimientos, tratando lo siguiente, cuando sea aplicable:
La planificacin y elaboracin del calendario de las auditoras considerando los
riesgos relacionados con el Programa de Auditora;
El aseguramiento de la seguridad y confidencialidad de la informacin;
El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los lderes de los equipos
auditores;
La seleccin de los equipos auditores apropiados y la asignacin de sus funciones y
responsabilidades;
La realizacin de las Auditoras, incluyendo el uso de mtodos de muestreo apropiados;
La realizacin del seguimiento de la Auditora, si es aplicable;
La comunicacin a la Alta Direccin de los logros globales del Programa de Auditora;
La conservacin de los registros del Programa de Auditora;
El seguimiento y la revisin del desempeo y de los riesgos, y la mejora de la eficacia del
Programa de Auditora.

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La implementacin, por ejemplo, la comunicacin ineficaz del programa de auditora;

Y por otro lado, si hablamos sobre los recursos, estos deben considerar:
Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, gestionar y mejorar
las actividades de Auditora;
Los mtodos de Auditora;
La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia
apropiada para los objetivos particulares del Programa de Auditora;
El alcance del Programa de Auditora y los riesgos relacionados con el Programa de Auditora;
El tiempo y costos de transporte, alojamiento y otras necesidades de la Auditora;
La disponibilidad de tecnologas de la informacin y comunicacin.
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Comunicar las partes pertinentes del Programa de Auditora a las partes


correspondientes e informarlas peridicamente de su progreso;
Definir los objetivos, el alcance y los criterios para cada Auditora individual;
Coordinar y programar las Auditoras y otras actividades relativas al Programa de Auditora;
Asegurar la seleccin de los equipos auditores con la competencia necesaria;
Proporcionar los recursos necesarios para los equipos auditores;
Asegurar la realizacin de las Auditoras de acuerdo con el Programa de Auditora y
dentro del periodo de tiempo acordado;
Asegurar que se registran las actividades de Auditora y que los registros se gestionan y
mantienen adecuadamente.
En otro orden de cosas, el Programa de Auditora puede modificarse de ser necesario, cuando
se presentan cambios en los objetivos, el alcance o los criterios de la Auditora.
Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (una
auditora combinada), es importante que los objetivos, el alcance y los criterios de la
Auditora sean coherentes con los objetivos de los programas de auditora pertinentes.
Quien tenga a su cargo la gestin del Programa de Auditora debe asegurarse de que se
crean, gestionan y mantienen registros de la Auditora, que demuestren la implementacin
del Programa de Auditora.
Deberan establecerse procesos para asegurarse de que se trata cualquier necesidad de
confidencialidad asociada con los registros de la Auditora.

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Y si deseamos implementar el Programa de Auditora Interna debemos tener en consideracin


los siguientes medios:

A continuacin, los registros deberan incluir lo siguiente:


Los registros relacionados con el Programa de Auditora, tales como:
* Los objetivos y el alcance del Programa de Auditora documentados;
* Los relativos a los riesgos relacionados con el Programa de Auditora;
* Las revisiones de la eficacia del Programa de Auditora;
Los registros relacionados con cada Auditora individual, tales como:
* Los Planes de Auditora y los Informes de Auditora;

4
1

* Los informes de acciones correctivas y preventivas;


* Los Informes de Seguimiento de la Auditora, si es aplicable;
Los registros relacionados con el personal de Auditora que cubre temas tales como:
* La evaluacin de la competencia y el desempeo de los miembros del equipo auditor;
* La seleccin de los equipos auditores y los miembros del equipo;
* El mantenimiento y la mejora de la competencia.
La forma y el nivel de detalle de los registros deberan demostrar que se han alcanzado
los objetivos del Programa de Auditora.

3.3 Realizacin de la Auditora


Cuando se da inicio a una Auditora, la responsabilidad de llevar a cabo la auditora
corresponde al lder del equipo auditor designado hasta que la auditora finaliza
REALIZACIN DE LA REVISIN DE LA DOCUMENTACIN EN LA PREPARACIN
DE LA AUDITORA
La documentacin del Sistema de Gestin del Auditado es pertinente para:
Reunir informacin para preparar las actividades de auditora y los documentos de
trabajo aplicables, por ejemplo, sobre procesos, funciones;
Establecer una visin general del grado de la documentacin del sistema para
detectar posibles carencias;
Cuando sea aplicable, la documentacin debera incluir, documentos y registros del
Sistema de Gestin, as como Informes de Auditoras previas. La revisin de la
documentacin debera tener en cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad del
Sistema de Gestin y de la organizacin del auditado, as como los objetivos y el alcance
de la Auditora.
PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA
Como se ha indicado, el lder del equipo auditor debe preparar un Plan de Auditora, que
se base en la informacin contenida en el Programa de Auditora y en la documentacin
proporcionada por el auditado. El Plan de Auditora debera tener en cuenta el efecto de
las actividades de Auditora en los procesos del auditado y proporcionar la base para el
acuerdo entre el cliente de la auditora, el equipo auditor y el auditado en lo que respecta
a la realizacin de la Auditora. Recuerde que el plan debe facilitar la programacin en el

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* Los informes de no conformidad;

tiempo y la coordinacin eficientes de las actividades de Auditora a fin de alcanzar los


objetivos.

Las tcnicas de muestreo apropiadas;


La composicin del equipo auditor y su competencia colectiva;
Los riesgos para la organizacin creados por la auditora.
Por ejemplo, pueden originarse riesgos para la organizacin por la presencia de los
miembros del equipo auditor que influyen en la salud y la seguridad, el entorno y la
calidad, y su presencia puede presentar amenazas para los productos, servicios, personal o
infraestructura del auditado (por ejemplo, contaminacin de espacios limpios).
Hay que remarcar que el grado de detalle y el contenido del plan pueden diferir, por
ejemplo, entre la Auditora inicial y las posteriores, as como entre las Auditoras internas
y externas. El Plan de Auditora debe ser lo suficientemente flexible para permitir los
cambios que pueden hacerse necesarios a medida que las actividades de Auditora se
vayan llevando a cabo.
As, el Plan de Auditora debe cubrir o hacer referencia a lo siguiente:
Los objetivos de la Auditora;
El alcance de la Auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la
organizacin y unidades funcionales, as como los procesos que van a auditarse;
Los criterios de Auditora y cualquier documento de referencia;
Las ubicaciones, las fechas, el horario y la duracin previstos de las actividades de
Auditora que se van a llevar a cabo, incluyendo las reuniones con la Direccin del
auditado;
Los mtodos de Auditora que se van a usar, incluyendo el grado en que se necesita
el muestreo de la Auditora para obtener las evidencias de Auditora suficientes y el
diseo del programa de muestreo, si es aplicable;
Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, as como los
guas y los observadores;
La asignacin de los recursos apropiados para las reas crticas de la Auditora.

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El nivel de detalle que figure en el Plan de Auditora debe reflejar el alcance y la


complejidad de sta, as como el efecto de la incertidumbre en el logro de los objetivos
de la Auditora. De modo que al preparar el Plan de Auditora, el lder del equipo auditor
debera ser consciente de lo siguiente:

El
Plan de Auditora tambin puede cubrir lo siguiente, cuando sea apropiado:
La identificacin del representante del auditado en la Auditora;

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Modelo de Plan de Auditora

El idioma de trabajo y del Informe de la Auditora, cuando sea diferente del idioma del auditor o del auditado;
Los temas del Informe de la Auditora;
Los preparativos logsticos y de comunicaciones, incluyendo los preparativos
especficos para las ubicaciones que se van a auditar;
Las medidas especficas a tomar para tratar el efecto de la incertidumbre en el
logro de los objetivos de la Auditora;
Los asuntos relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la informacin;
Las acciones de seguimiento a partir de una Auditora previa;
Las actividades de seguimiento de la Auditora planificada;
La coordinacin con otras actividades de Auditora, en el caso de una Auditora conjunta.

El auditor lder, consultando con el equipo auditor, debera asignar a cada miembro del
equipo la responsabilidad para auditar procesos, actividades, funciones o lugares especficos.
Vale decir que tales asignaciones deberan tener en cuenta la independencia y la
competencia de los auditores y el uso eficaz de los recursos, como tambin las diferentes
funciones y responsabilidades de los auditores, los auditores en formacin y los expertos
tcnicos.
El auditor lder debera celebrar reuniones informativas del equipo auditor, cuando lo
considere pertinente, para realizar coordinaciones, asignar trabajo y decidir los posibles
cambios. Los cambios en las asignaciones de trabajo pueden hacerse a medida que la
Auditora se va llevando a cabo para asegurarse del logro de los objetivos de la Auditora.

3.4 Documentos de Trabajo para la realizacin de la Auditora Interna


En manos del equipo auditor estar la recopilacin y revisin de la informacin relativa a
las tareas de Auditora asignadas as como la preparacin de los documentos de trabajo,
segn sea necesario, para referencia y registro de evidencias de la Auditora. Entre los
documentos de trabajo figuran:
Listas de verificacin;
Planes de muestreo de Auditora;
Formularios para registrar la informacin, tales como evidencias de apoyo, hallazgos de
la Auditora y registros de las reuniones.
Tanto las listas de verificacin como los formularios no deberan restringir la extensin de
las actividades de Auditora, que pueden verse modificadas como resultado de la
informacin recopilada durante la Auditora.
Los documentos de trabajo, incluidos los registros que resultan de su uso, deberan
retenerse, por lo menos hasta que culmine el proceso de Auditora o segn lo indique el
Plan de Auditora. Documentos que contengan informacin confidencial o protegida
deberan salvaguardarse de manera adecuada en todo momento por los miembros del
equipo auditor.
A continuacin, podemos apreciar un sencillo bosquejo de una lista de verificacin para
Auditora de Gestin de Calidad:

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El cliente de la Auditora puede revisar y dar su visto bueno al Plan de Auditora, y


debera presentarse al auditado, de modo que cualquier objecin que presentase el auditado
sobre dicho plan debera resolverse entre el lder del equipo auditor, el auditado y el
cliente de la Auditora.

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REUNIN DE APERTURA
La reunin de apertura tiene como finalidad:
Confirmar el acuerdo de todas las partes (por ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el
Plan de Auditora,
Presentar al equipo auditor, y
Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de Auditora planificadas.
Debera celebrarse una reunin de apertura con la direccin del auditado y, cuando sea
apropiado, con los responsables de las funciones o de los procesos que se van a auditar.
Durante la reunin, debera proporcionarse la oportunidad de realizar preguntas.
El grado de detalle debera ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso
de Auditora. En muchos casos, por ejemplo, en Auditoras Internas en una organizacin
pequea, la reunin de apertura puede que se limite solo a comunicar que se est
realizando una Auditora y se procede a explicar la naturaleza de esta.
Para otras situaciones de Auditora, la reunin puede ser formal y se debera contar con
un registro de los asistentes. El lder del equipo auditor debera presidir la reunin, y
deberan considerarse los siguientes puntos, cuando sea apropiado:
Presentacin de los participantes, incluyendo los observadores y los guas, y una
descripcin general de sus funciones;
Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de la Auditora;
Confirmacin del Plan de Auditora y de otras disposiciones pertinentes con el
auditado, como la fecha y hora de la reunin de cierre, cualquier reunin
intermedia entre el equipo auditor y la direccin del auditado, y cualquier cambio
de ltima hora;

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3.5 Realizacin de las Auditoras Internas

Presentar los mtodos que se van a utilizar para llevar a cabo la Auditora,
incluyendo la aclaracin al auditado de que la evidencia de la Auditora se basar en
una muestra de la informacin disponible;
Presentacin de los mtodos para gestionar los riesgos para la organizacin que
pueden resultar de la presencia de los miembros del equipo auditor;
Confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado;
Confirmacin del idioma que se va a utilizar durante la Auditora;

4
7

Confirmacin de que los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor


estn disponibles;
Confirmacin de los temas relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la
informacin;
Confirmacin de los procedimientos pertinentes para el equipo auditor relativos a
salud y proteccin, emergencia y seguridad;
Informacin del mtodo de presentacin de la informacin sobre hallazgos de la
auditora incluyendo la categorizacin, si la hay;
Informacin acerca de las condiciones bajo las cuales la Auditora puede darse por
terminada;
Informacin acerca de la reunin de cierre;
Informacin acerca de cmo tratar los posibles hallazgos durante la Auditora;
Informacin acerca de cualquier sistema de retroalimentacin del auditado sobre los
hallazgos o conclusiones de la auditora, incluyendo las quejas o apelaciones.
En resumen, en la reunin de apertura se procede a:
En esta etapa se establecen las reglas generales para la realizacin de la Auditora.
Saludo y Presentaciones.

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Confirmacin de que, durante la Auditora, el auditado ser informado del progreso


de la misma;

Exponer cul es el objetivo, alcance y criterio de la Auditora, siempre enfocando el propsito


de mejora.
Metodologa a emplear para entrevistas y reporte.
Definicin de FOR, NC, OBS, etc.
Revisin de la agenda de Auditora.
Identificar los responsables de las reas a ser auditadas (interlocutores vlidos).
Aclarar que la Auditora es una muestra.
Declaracin de confidencialidad.
Arreglos logsticos, traslados, seguridad, etc.

Confirmar horario de la reunin final.


Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es necesario).
La reunin inicial no se debe suprimir.
REVISIN DE DOCUMENTOS Y COMUNICACIN DURANTE LA JORNADA DE AUDITORA
La revisin puede combinarse con otras actividades de auditora y puede continuar a lo largo de
la Auditora, siempre que no perjudique a la eficacia de la Auditora.
Si no puede proporcionarse la documentacin adecuada dentro del periodo de tiempo
dado en el plan de auditora, el lder del equipo auditor debera informar tanto al
responsable de la gestin del Programa de Auditora como al auditado. Dependiendo de
los objetivos y el alcance de la Auditora, debera tomarse una decisin sobre si la
auditora debera continuar o suspenderse hasta que se resuelvan los problemas relativos
a la documentacin.
Durante la Auditora, puede ser necesario llegar a acuerdos formales para la
comunicacin dentro del equipo auditor, as como con el auditado, el cliente de la
auditora y potencialmente con organismos externos (por ejemplo, autoridades
reglamentarias), especialmente cuando los requisitos legales exijan la comunicacin
obligatoria de los no cumplimientos.
El equipo auditor debera reunirse peridicamente con el propsito de intercambiar
informacin, evaluar el progreso de la Auditora as como reasignar las tareas entre los
miembros del equipo auditor, segn se considere necesario.
Durante el desarrollo de la Auditora, el auditor lder es quien debe comunicar sobre los
progresos de la Auditora as como de cualquier inquietud al auditado y, cuando sea
apropiado, al cliente de la Auditora. Las evidencias recopiladas durante la Auditora que
sugieran un riesgo inmediato y significativo para el auditado deberan comunicrsele sin
demora y, si es apropiado, al cliente de la Auditora. Es as que cualquier inquietud que se
relacione con un aspecto externo al alcance de la Auditora debe ser registrado,
notificndose al auditor lder, para su posible comunicacin al cliente de la Auditora y al
auditado.
Cuando las evidencias de la Auditora disponibles permiten evidenciar que los objetivos
de la misma no son alcanzables, el auditor lder debe informar de las razones al cliente
de la Auditora y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Dichas acciones
pueden incluir la reconfirmacin o la modificacin del Plan de Auditora, cambios en los
objetivos de la Auditora o en su alcance, o la interrupcin de la Auditora.

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Aclaracin de dudas.

De modo que cualquier necesidad de cambios en el Plan de Auditora que pueda


evidenciarse a medida que las actividades de Auditora progresan debera revisarse y
aprobarse, cuando sea apropiado, tanto por la persona responsable de la gestin del
Programa de Auditora como por el auditado.

Los mtodos para recopilar la informacin incluyen lo siguiente:


Entrevistas;
Observaciones;
Revisin de documentos, incluyendo los registros.
RECOPILACIN DE EVIDENCIA (evidencias objetivas)
La informacin debe ser verificable. Se basan en:
Entrevistas.
Examen de documentos.
Observacin de actividades y condiciones.
Resultados de mediciones y ensayo.
Registros.
Entrevistas:
Tenemos las tcnicas de preguntas (mustreme):

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Asimismo, en la Auditora, debe recopilarse mediante un muestreo apropiado y


verificarse la informacin pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la
misma, incluyendo la informacin relativa a las interrelaciones entre funciones,
actividades y procesos. nicamente aquella informacin que es verificable debera
aceptarse como evidencia de la Auditora. Debera registrarse la evidencia que conduce a
hallazgos de la Auditora. Si, durante la recopilacin de evidencias, el equipo auditor es
consciente de cualquier circunstancia de riesgo nueva o que ha cambiado, el equipo
debera tratarlo en consecuencia.

Qu?
Por qu?
Cundo?
Cmo?
Dnde?
Quin?

50

Cerradas.
Aclaratorias.
Para la recopilacin de evidencias se deben considerar lo siguiente:
El auditor mantiene el control.
Lista de participantes.
Auditar dentro de la actividad planeada.
Tomar notas.
Recabar evidencias objetivas en todas sus formas.
Investigar todo lo necesario.
Seguir la pista de Auditora.
Tomar muestras representativas.
Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad.
Verificar lo expuesto durante las entrevistas.
Comunicar al auditado las No Conformidades.
Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas.
Registrar las No Conformidades.

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Se debe usar prudentemente las preguntas:

GENERACIN DE HALLAZGOS
La evidencia de la Auditora debera evaluarse frente a los
criterios de Auditora para determinar los hallazgos de la
Auditora.
El hallazgo de Auditora entindase como un hecho relevante
que se constituye en un resultado determinante en la
evaluacin de un asunto en particular, al compararse la
condicin [situacin detectada- SER] con el criterio [deber
ser]. Igualmente, es una
situacin determinada al aplicar pruebas de Auditora que se complementar
estableciendo sus causas y efectos.

5
1

Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la Auditora, toda


vez que el anlisis profesional y objetivo refleja la situacin del auditado.

5
2

Deberan registrarse las no conformidades y la evidencia de la auditora que las apoya.


Las no conformidades pueden clasificarse. Asimismo, deben revisarse con el auditado
para reconocer que la evidencia de la Auditora es exacta y que las no conformidades se
han comprendido. Se debera realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier
opinin divergente relativa a las evidencias o a los hallazgos de la auditora, y deberan
registrarse los puntos para los que no haya acuerdo.
El equipo auditor debera reunirse, segn sea necesario, para revisar los hallazgos de la Auditora
en etapas apropiadas durante la Auditora.
Para que un Hallazgo se defina como No Conformidad se requieren 2 condiciones mnimas:
Debe estar basado en evidencias objetivas
Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
* De normas (ISO 9001; ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros estndares aplicables
* Procedimientos, planes u objetivos/metas
* Requisitos legales o
regulatorios Informe de No
Conformidad Contenido:
rea/Proceso
Hallazgo(evidencia objetiva)
Requisito Incumplido
Firma

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Cabe aadir que los hallazgos de la Auditora pueden indicar conformidad o no


conformidad con los criterios de Auditora. Cuando lo especifique el Plan de Auditora, los
hallazgos de una Auditora individual deberan incluir la conformidad y las buenas
prcticas junto con la evidencia que los apoya, las oportunidades de mejora y cualquier
recomendacin para el auditado.

Departamento W-4 Produccin de Lentes


Turno de la Maana
4 de 18 operarios fueron vistos no usando protectores de cabeza (cascos de nylon).
Los cascos estaban disponibles a la entrada del rea.
WI4-01, clusula 6, requiere que todo el personal que entre al departamento W-4 debe
usar los cascos de nylon. La instruccin estaba claramente visible a la entrada del rea.
Entonces la redaccin de dara de la siguiente forma:
Figura 16. Redaccin de No Conformidad

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Ejemplo:

Figura 17. Esquema de No Conformidad

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3

Pasar a revisar los hallazgos de la Auditora y cualquier otra informacin apropiada


recopilada durante la Auditora frente a los objetivos de la misma;
Acordar las conclusiones de la Auditora, tomando en cuenta la incertidumbre
inherente al proceso de Auditora;
Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en el Plan de Auditora;
Comentar el seguimiento de la Auditora, cuando sea aplicable.
Las conclusiones de la Auditora pueden tratar aspectos tales como los siguientes:
El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del Sistema de Gestin
con los criterios de Auditora, incluyendo la eficacia del Sistema de Gestin para
cumplir los objetivos establecidos;
La implementacin, el mantenimiento y la mejora eficaces del Sistema de Gestin;
La capacidad del proceso de revisin por la Direccin para asegurar la continua
idoneidad, adecuacin, eficacia y mejora del Sistema de Gestin;
El logro de los objetivos de la Auditora, cobertura del alcance de la Auditora y
cumplimiento de los criterios de la Auditora;
Las causas raz de los hallazgos, si se incluyen en el Plan de Auditora;
Hallazgos similares encontrados en distintas reas que se auditaron con el
propsito de identificar tendencias.
Si se especifica en el Plan de Auditora, las conclusiones de Auditora pueden llevar a recomendaciones
para la mejora, o a futuras actividades de Auditora.

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El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre para:

REUNIN DE CIERRE
En la reunin de cierre, facilitada por el auditor lder, se presentan los hallazgos y las
conclusiones de la Auditora. Entre los participantes en dicha reunin tendramos a:
Representantes de la direccin del auditado y, cuando sea apropiado, a aquellos
responsables de las funciones o procesos que se han auditado, y tambin puede incluirse
al cliente de la Auditora y otras partes interesadas.
El auditor lder debera prevenir al auditado de aquellas situaciones encontradas durante
la Auditora que pudieran restar confianza en las conclusiones de la Auditora. Si est
definido en el Sistema de Gestin o por acuerdo con el cliente de la Auditora, los
participantes deberan acordar el periodo de tiempo para un plan de accin que trate los
hallazgos de la Auditora.

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4

EL INFORME DE AUDITORA
El Informe de Auditora debera proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de
la auditora, y debera incluir o hacer referencia a lo siguiente:
Los objetivos de la Auditora;
El alcance de la Auditora, especialmente la identificacin de las unidades de la
organizacin y de las unidades funcionales o los procesos auditados;
La identificacin del cliente de la Auditora;
La identificacin del equipo auditor y de los participantes del auditado en la Auditora;
Las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de Auditora;
Los criterios de Auditora;
Los hallazgos de la Auditora y las evidencias relacionadas;
Las conclusiones de la Auditora;
Una declaracin del grado en el que se han cumplido los criterios de la Auditora;
El Informe de la Auditora tambin puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, cuando sea
apropiado:
El Plan de Auditora, incluyendo el horario;
Un resumen del proceso de Auditora, incluyendo cualquier obstculo encontrado
que pueda disminuir la confianza en las conclusiones de la Auditora;
La confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la Auditora dentro del
alcance de la auditora, de acuerdo con el Plan de Auditora;
Cualquier rea dentro del alcance de la Auditora no cubierta;
Un resumen cubriendo las conclusiones de la Auditora y los principales hallazgos
de la Auditora que las apoyan;
Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;

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El grado de detalle debera ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso
de Auditora. Para algunas situaciones de auditora, la reunin puede ser formal y las
actas, incluyendo los registros de asistencia, deberan conservarse. En otras situaciones, por
ejemplo, en Auditoras Internas, la reunin de cierre es menos formal y puede consistir
solo en comunicar los hallazgos de la Auditora y las conclusiones de la misma.

Las buenas prcticas identificadas;


Los planes de accin del seguimiento acordados, si los hubiera;
Una declaracin sobre la naturaleza confidencial de los contenidos;
Cualquier implicacin para el Programa de Auditora o las auditoras posteriores;
La lista de distribucin del Informe de la Auditora.
El Informe de Auditora debera emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si se retrasa,
las razones deberan comunicarse al auditado y a la persona responsable de la gestin del
Programa de Auditora.
El Informe de Auditora debera estar fechado, revisado y aprobado, cuando sea apropiado, de
acuerdo con los procedimientos del Programa de Auditora.
A continuacin, el Informe de la Auditora debe ser distribuido a los receptores, tal y como se
seala en los procedimientos de Auditora o en el Plan de Auditora de la organizacin.
Se da por culminada la Auditora cuando se hayan realizado todas las actividades
planificadas, o si se ha acordado de otro modo con el cliente de la Auditora (por
ejemplo, podra haber una situacin inesperada que impida que la auditora se finalice de
acuerdo con el plan).
Los documentos pertenecientes a la Auditora deberan conservarse o destruirse de
comn acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del
Programa de Auditora y los requisitos aplicables.
Salvo que se requiera por ley, el equipo auditor y la persona que gestiona el Programa de
Auditora no deberan revelar el contenido de los documentos, otra informacin obtenida
durante la Auditora ni el informe de Auditora a ninguna otra parte, sin que se cuente con
la aprobacin explcita del cliente de la Auditora y, cuando sea apropiado, la del
auditado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la Auditora, el cliente
de la Auditora y el auditado deberan ser informados tan pronto como sea posible.
Las lecciones aprendidas de la Auditora deberan incorporarse al proceso de mejora
continua del sistema de gestin de las organizaciones auditadas.
Las conclusiones de la Auditora pueden, dependiendo de los objetivos de la auditora,
indicar la necesidad de correcciones, o de acciones correctivas, preventivas o de mejora.
Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo
de tiempo acordado. Cuando sea apropiado, el auditado debera mantener informada a la

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Las oportunidades para la mejora, si se especifica en el Plan de Auditora;

persona responsable de la gestin del Programa de Auditora y al equipo auditor sobre el


estado de estas acciones.

Informe de Auditora:
Los informes verbales van dirigidos a:
* Auditados directos.
* Representante de la direccin.
* Direccin.
* Alta Direccin de los auditados.
Cada uno quiere la informacin relacionada con l.
Ajuste su presentacin verbal a las necesidades de su audiencia.
Los informes escritos son dirigidos a las personas designadas por el cliente pudiendo incluirse:
Auditados directos.
Direccin de los auditados.
Auditores internos.

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Debera verificarse si se completaron las acciones y su eficacia. Esta verificacin puede ser parte
de una auditora posterior.