Mdulo: I

Unidad: III

Semana: 4

GESTION Y DIRECCION DE
EMPRESAS
Mg. Eduardo G. Hayashi Delgado

FUNCION ADMINISTRATIVA
DE ORGANIZACION

ORIENTACIONES
Asistir a las tutoras leyendo sobre los puntos a
estudiar.
Participar en las tutoras para un mejor
aprendizaje.
Revisar los foros, referencias bibliogrficas
sobre el tema.
Estar al da en el pago de sus cuotas para no
tener inconvenientes con sus evaluaciones.

CONTENIDOS TEMTICOS

La organizacin.
Tipos de organizaciones.
La estructura organizacional.
Dimensiones de la estructura organizacional.
Diseo organizacional.
Principios bsicos del diseo organizacional.
Departamentalizacin.

DESARROLLO DE CONTENIDOS - SUBTTULOS

DEL TEMA

Funcin Organizacional
Para que exista y tenga significado debe:
Tener objetivos verificables

Funcin
Organizacional

Idea clara de los principales deberes y/o

actividades implicadas.
Un rea discrecional o de autoridad precisa.

Podemos decir que la organizacin es una estructura de funciones o

puestos intencional y formalizada, para que los individuos puedan
desenvolverse dentro de la empresa y cumplir sus funciones para el
logro de los objetivos empresariales.

1) Identificacin y clasificacin de las

actividades requeridas.
2) Agrupacin de las actividades necesarias
para el cumplimiento de los objetivos .
Organizacin =
Estructura
De Funciones

3) La asignacin de cada grupo de actividades a

un administrador dotado de autoridad
(Delegacin) necesaria para supervisarlo .
4) La estipulacin de coordinacin horizontal (En
un mismo o similar nivel organizacional) y
vertical (Entre oficinas generales, una divisin y
un departamento) en la estructura
organizacional .

Organizacin Formal e Informal

Organizacin formal es la estructura intencional de
funciones en una empresa formalmente organizada
Debe ser flexible y dar lugar a la

Organizacin

discrecionalidad.
Reconocer gustos y capacidades individuales.
Esfuerzos individuales deben canalizarse hacia
metas grupales y organizacionales.

Organizacin informal es el conjunto de actividades

personales sin un propsito comn consciente,
aunque favorable a resultados comunes
Fomentan el trabajo en equipo..
Contribuyen al cumplimiento de metas
organizacionales.
Mejoran el ambiente de trabajo..

Estructura de la Organizacin
Es el grado de diferenciacin en una organizacin.

Complejidad

A mayor divisin de trabajo, mayor numero de niveles

en la jerarqua
Mientras ms geogrficamente dispersas las unidades,
mas difcil es coordinar a la gente y sus actividades

Dimensiones

Formalizacin

Es el grado en que una organizacin se basa en reglas

y procedimientos para dirigir la conducta de los
empleados

Relacionado con el sitio en donde radica la autoridad.

Centralizacin

En algunas organizaciones la toma de decisiones esta

muy centralizada, los problemas fluyen hacia arriba
donde seleccionan la accin apropiada

Diseo Organizacional
Es cuando los administradores construyen o cambian la estructura de
una organizacin.
Las tres partes de la estructura de una organizacin pueden combinarse
para crear varios diseos organizacionales.

Conceptos Bsicos del Diseo Organizacional

Divisin del
Trabajo

Autoridad y
Responsabilidad

Tramo de
Control

Unidad de
Mando

Departamen
talizacin

Niveles Organizacionales y Tramos de Administracin

Ventajas
Organizacin con tramos
estrechos

Estrecha supervisin.
Estricto control.
Rpida comunicacin entre
subordinados y superiores.

Desventajas
-

Organizacin con tramos

amplios

Los superiores se ven

obligados a delegar.
Se deben establecer
polticas claras.
Los subordinados deben ser
cuidadosamente
seleccionados.

Los superiores tienden a

involucrarse en exceso en
el trabajo de los
subordinados.
Muchos niveles
administrativos.
Altos costos a causa de los
numerosos niveles.
Excesiva distancia entre el
nivel mas bajo y el mas
alto.
Tendencia de los superiores
sobrecargados de trabajo a
convertirse en cuellos de
botella en las decisiones.
Riesgo de prdida de
control para el superior.
Se requiere de
administradores de calidad
excepcional.

Factores que influyen en el tramo de la administracin

Tramos Estrechos (Dedicacin de mucho tiempo a
los subordinados), asociado con:
-Escasa o nula capacitacin.
-Delegacin de autoridad inadecuada o poco clara.
-Planes pocos claros para operaciones no repetitivas.
-Objetivos y normas no verificables.
-Rpidos cambios en los ambientes externo e interno.
-Uso de tcnicas de comunicacin deficientes o
inapropiadas, incluyendo instrucciones vagas.
-Interaccin ineficaz entre superiores y subordinados.
-Reuniones ineficientes.
-Mayor numero de especializaciones en los niveles
inferior e intermedio.
-Administradores incompetentes y no capacitados.
-Tareas complejas.
-Renuencia de los subordinados a asumir
responsabilidad y riesgos razonables.
-Subordinados inmaduros.

Tramos amplios (Dedicacin de poco tiempo a los

subordinados), asociado con:
-Completa capacitacin de los empleados.
-Clara delegacin para emprender tareas bien definidas.
-Planes bien definidos para operaciones repetitivas.
-Objetivos verificables usados como normas.
-Lentos cambios en condiciones externas e internas.
-Uso de tcnicas apropiadas, como adecuada estructura
organizacional, comunicacin escrita y verbal.
-Interaccin eficaz entre superiores y subordinados.
-Reuniones eficaces.
-Varias especializaciones en los niveles superiores (altos
ejecutivos ocupados de las condiciones externas).
-Administradores competentes y capacitados.
-Tareas sencillas.
-Disposicin de los subordinados a asumir
responsabilidades y riesgos razonables.
-Subordinados maduros.

Departamentalizacin
No existe un modelo nico de departamentalizacin
aplicable a todas las organizaciones o situaciones
Cada caso depende de la situacin dada y de la
percepcin de los administradores de lo que rendir
mejores resultados en la situacin a la que se
enfrentan.

Departamentalizacin
por nmeros simples

Tribus, clanes, ejercito.

Personas desempean los mismos deberes.
El xito depende del nmero de personas.
Ej. Agricultura.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por tiempo
Ventajas

Es posible prestar servicio

ms all de las 8 horas o
las 24 horas.
Es posible poner en marcha
procesos que no pueden
interrumpirse (Ciclo
continuo)
Los costosos bienes de
capital pueden utilizarse
ms de 8 horas diarias.
A algunas personas
(estudiantes) les resulta
conveniente trabajar de
noche.

Desventajas

Puede haber una

supervisin deficiente
durante el turno nocturno.
Este modelo resiente los
efectos del factor fatiga.
La existencia de varios
turnos puede causar
problemas de coordinacin
y comunicacin.
El pago de horas extras
puede elevar el costo del
producto o servicio.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por funcin empresarial
Ventajas
Es reflejo lgico de las funciones.
Se mantiene el poder y prestigio de
las funciones principales.
Se sigue el principio de la
especializacin ocupacional.
Se simplifica la capacitacin.
Se cuenta con medios para un
riguroso control desde la cima.

Desventajas
Se resta nfasis a los objetivos
generales de la compaa.
El punto de vista del personal clave
se sobreespecializa y estrecha.
Se reduce la coordinacin entre
funciones.
La responsabilidad de las utilidades
se concentra exclusivamente en la
cima.
Lenta adaptacin a nuevas
condiciones.
Se limita el desarrollo de gerentes
generales.

Departamentalizacin
Departamentalizacin territorial o geogrfica
Ventajas

Desventajas

Se delega responsabilidad a niveles

inferiores.
Se hace nfasis en mercados y
problemas locales.
Se mejora la coordinacin en una
regin.
Se aprovechan las economas de las
operaciones locales.
Mejor comunicacin directa con los
intereses locales.
Proporciona un campo de capacitacin
medible para los gerentes generales.

Se requiere de ms personas con

capacidad de gerente general.
Se dificulta el mantenimiento de
servicios centrales econmicos y puede
requerirse de servicios como personal y
compras en el nivel regional.
Se complica el problema del control
por parte de la alta direccin.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por tipo de clientes

Ventajas

Desventajas

Se alienta la concentracin en
las necesidades de los clientes.
Se hace sentir a los clientes
que cuentan con un proveedor
comprensivo.
Se desarrolla la pericia en el
rea de clientes.

Puede dificultarse la
coordinacin de operaciones
entre demandas contrapuestas
de los clientes.
Se requiere de administradores
y equipo de soporte expertos en
problemas de los clientes.
No siempre es posible definir
claramente grupos de clientes.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por procesos o equipo

Ventajas

Desventajas

Se obtiene ventaja
econmica.
Se usa tecnologa
especializada.
Se utilizan habilidades
especiales.
Se simplifica la capacitacin.

Se dificulta la coordinacin
de departamentos.
La responsabilidad de las
utilidades recae en la cima.
Modelo inconveniente para el
desarrollo de gerentes
generales.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por productos
Ventajas

Desventajas

Se concentran atencin y
esfuerzos en lneas de productos.
Se facilita el uso de capital,
instalaciones, habilidades y
conocimientos especializados.
Permite el crecimiento y
diversidad de productos y
servicios.
Se mejora la coordinacin de
actividades funcionales.
La responsabilidad de utilidades
recae en el nivel divisional.
Proporciona un campo de
capacitacin medible para gerentes
generales.

Se requiere de ms personas con

habilidades de gerente general.
Se dificulta el mantenimiento de
servicios centrales econmicos.
Se acenta el problema del
control por parte de la alta
direccin.

Departamentalizacin
Organizacin Matricial
Ventajas
Se orienta a resultados finales.
Se mantiene la identificacin
profesional.
Se precisa la responsabilidad de
utilidades por producto.

Desventajas
Se dan conflictos en la autoridad
organizacional.
Posibilidad de fragmentacin del
mando.
Se requiere de administradores con
habilidades en relaciones humanas.

Departamentalizacin
Unidades Estratgicas de Negocios (UEN)

Poseer una misin propia, diferente a la de otras UEN.

Contar con grupos definibles de competidores.
Elaborar sus propios planes de integracin, distinto a los de otras UEN.
Administrar sus recursos en reas clave.
Poseer dimensiones razonables, ni muy grandes ni muy pequeas.

Departamentalizacin
Organizacin Virtual
La organizacin virtual es un concepto amplio segn el cual un grupo
de empresas o personas independientes se conectan entre si por medio
de la tecnologa de la informacin.
El propsito de la organizacin virtual es conseguir acceso a los
recursos de otras empresas, obtener flexibilidad, reducir riesgos o
responder velozmente a las necesidades del mercado.
Las organizaciones virtuales pueden carecer de organigrama y hasta
de una sede central para sus oficinas.

AUTORIDAD DE LINEA / STAFF

Poder

Autoridad

Empowerment

P>R
Conducta Autocrtica

P=R

P = poder
R = responsabilidad

P<R
Frustracin

Funciones de lnea y staff

Funciones de
Lnea

Son las que tienen un impacto directo

en el cumplimiento de los objetivos de
la empresa.

Funciones de
Staff

Son aquellas que contribuyen a que el

personal de lnea trabaje con mayor
eficacia en favor del cumplimiento de
los objetivos (Contabilidad, personal,
mantenimiento de planta, control de
calidad).

Posibles
Problemas

Riesgo de debilitar la autoridad de lnea.

Falta de responsabilidad del staff.
Riesgo de que se piense en vaco .
Problemas administrativos (Liderazgo-control.

Delegacin de Autoridad
Ventajas de la descentralizacin

Limitaciones de la descentralizacin

Descarga de la alta direccin de cierto peso de toma

de decisiones y obliga a los administradores de los
niveles superiores a ceder autoridad.
Alienta la toma de decisiones y la Asuncin de
autoridad y responsabilidad.
Concede a los administradores mayor libertad e
independencia en la toma de decisiones.
Promueve el establecimiento y uso de controles
amplios, lo que puede elevar la motivacin.
Hace posible la comparacin del desempeo de las
diferentes unidades organizacionales.
Facilita la identificacin de centros de utilidades.
Facilita la diversificacin de productos.
Promueve el desarrollo de los administradores
generales.
Contribuye a una mejor adaptacin a condiciones
sujetas a rpidos cambios.

Dificulta el logro de polticas uniformes.

Implica mayor complejidad en la coordinacin de
unidades organizacionales descentralizadas.
Puede resultar en perdida de cierto grado de control
por parte de los administradores de niveles
superiores.
Puede sufrir limitaciones a causa de tcnicas de
control inadecuadas.
Puede sufrir restricciones a causa de sistemas de
planeacin y control inadecuados.
Puede sufrir limitaciones a causa de la no
disponibilidad de administradores calificados.
Supone gastos considerables en capacitacin de los
administradores.
Puede sufrir limitaciones a causa de fuerzas externas
(Sindicatos nacionales, controles gubernamentales,
polticas fiscales)
Puede verse desfavorecida por las economas de
escala de ciertas operaciones.

Departamentalizacin
No existe un modelo nico de departamentalizacin
aplicable a todas las organizaciones o situaciones
Cada caso depende de la situacin dada y de la
percepcin de los administradores de lo que rendir
mejores resultados en la situacin a la que se
enfrentan.

Departamentalizacin
por nmeros simples

Tribus, clanes, ejercito.

Personas desempean los mismos deberes.
El xito depende del nmero de personas.
Ej. Agricultura.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por tiempo
Ventajas

Es posible prestar servicio

ms all de las 8 horas o
las 24 horas.
Es posible poner en marcha
procesos que no pueden
interrumpirse (Ciclo
continuo)
Los costosos bienes de
capital pueden utilizarse
ms de 8 horas diarias.
A algunas personas
(estudiantes) les resulta
conveniente trabajar de
noche.

Desventajas

Puede haber una

supervisin deficiente
durante el turno nocturno.
Este modelo resiente los
efectos del factor fatiga.
La existencia de varios
turnos puede causar
problemas de coordinacin
y comunicacin.
El pago de horas extras
puede elevar el costo del
producto o servicio.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por funcin empresarial
Ventajas
Es reflejo lgico de las funciones.
Se mantiene el poder y prestigio de
las funciones principales.
Se sigue el principio de la
especializacin ocupacional.
Se simplifica la capacitacin.
Se cuenta con medios para un
riguroso control desde la cima.

Desventajas
Se resta nfasis a los objetivos
generales de la compaa.
El punto de vista del personal clave
se sobreespecializa y estrecha.
Se reduce la coordinacin entre
funciones.
La responsabilidad de las utilidades
se concentra exclusivamente en la
cima.
Lenta adaptacin a nuevas
condiciones.
Se limita el desarrollo de gerentes
generales.

Departamentalizacin
Departamentalizacin territorial o geogrfica
Ventajas

Desventajas

Se delega responsabilidad a niveles

inferiores.
Se hace nfasis en mercados y
problemas locales.
Se mejora la coordinacin en una
regin.
Se aprovechan las economas de las
operaciones locales.
Mejor comunicacin directa con los
intereses locales.
Proporciona un campo de capacitacin
medible para los gerentes generales.

Se requiere de ms personas con

capacidad de gerente general.
Se dificulta el mantenimiento de
servicios centrales econmicos y puede
requerirse de servicios como personal y
compras en el nivel regional.
Se complica el problema del control
por parte de la alta direccin.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por tipo de clientes

Ventajas

Desventajas

Se alienta la concentracin en
las necesidades de los clientes.
Se hace sentir a los clientes
que cuentan con un proveedor
comprensivo.
Se desarrolla la pericia en el
rea de clientes.

Puede dificultarse la
coordinacin de operaciones
entre demandas contrapuestas
de los clientes.
Se requiere de administradores
y equipo de soporte expertos en
problemas de los clientes.
No siempre es posible definir
claramente grupos de clientes.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por procesos o equipo

Ventajas

Desventajas

Se obtiene ventaja
econmica.
Se usa tecnologa
especializada.
Se utilizan habilidades
especiales.
Se simplifica la capacitacin.

Se dificulta la coordinacin
de departamentos.
La responsabilidad de las
utilidades recae en la cima.
Modelo inconveniente para el
desarrollo de gerentes
generales.

Departamentalizacin
Departamentalizacin por productos
Ventajas

Desventajas

Se concentran atencin y
esfuerzos en lneas de productos.
Se facilita el uso de capital,
instalaciones, habilidades y
conocimientos especializados.
Permite el crecimiento y
diversidad de productos y
servicios.
Se mejora la coordinacin de
actividades funcionales.
La responsabilidad de utilidades
recae en el nivel divisional.
Proporciona un campo de
capacitacin medible para gerentes
generales.

Se requiere de ms personas con

habilidades de gerente general.
Se dificulta el mantenimiento de
servicios centrales econmicos.
Se acenta el problema del
control por parte de la alta
direccin.

Departamentalizacin
Organizacin Matricial
Ventajas
Se orienta a resultados finales.
Se mantiene la identificacin
profesional.
Se precisa la responsabilidad de
utilidades por producto.

Desventajas
Se dan conflictos en la autoridad
organizacional.
Posibilidad de fragmentacin del
mando.
Se requiere de administradores con
habilidades en relaciones humanas.

Departamentalizacin
Unidades Estratgicas de Negocios (UEN)

Poseer una misin propia, diferente a la de otras UEN.

Contar con grupos definibles de competidores.
Elaborar sus propios planes de integracin, distinto a los de otras UEN.
Administrar sus recursos en reas clave.
Poseer dimensiones razonables, ni muy grandes ni muy pequeas.

Departamentalizacin
Organizacin Virtual
La organizacin virtual es un concepto amplio segn el cual un grupo
de empresas o personas independientes se conectan entre si por medio
de la tecnologa de la informacin.
El propsito de la organizacin virtual es conseguir acceso a los
recursos de otras empresas, obtener flexibilidad, reducir riesgos o
responder velozmente a las necesidades del mercado.
Las organizaciones virtuales pueden carecer de organigrama y hasta
de una sede central para sus oficinas.

AUTORIDAD DE LINEA / STAFF

Poder

Autoridad

Empowerment

P>R
Conducta Autocrtica

P=R

P = poder
R = responsabilidad

P<R
Frustracin

Funciones de lnea y staff

Funciones de
Lnea

Son las que tienen un impacto directo

en el cumplimiento de los objetivos de
la empresa.

Funciones de
Staff

Son aquellas que contribuyen a que el

personal de lnea trabaje con mayor
eficacia en favor del cumplimiento de
los objetivos (Contabilidad, personal,
mantenimiento de planta, control de
calidad).

Posibles
Problemas

Riesgo de debilitar la autoridad de lnea.

Falta de responsabilidad del staff.
Riesgo de que se piense en vaco .
Problemas administrativos (Liderazgo-control.

Delegacin de Autoridad
Ventajas de la descentralizacin

Limitaciones de la descentralizacin

Descarga de la alta direccin de cierto peso de toma

de decisiones y obliga a los administradores de los
niveles superiores a ceder autoridad.
Alienta la toma de decisiones y la Asuncin de
autoridad y responsabilidad.
Concede a los administradores mayor libertad e
independencia en la toma de decisiones.
Promueve el establecimiento y uso de controles
amplios, lo que puede elevar la motivacin.
Hace posible la comparacin del desempeo de las
diferentes unidades organizacionales.
Facilita la identificacin de centros de utilidades.
Facilita la diversificacin de productos.
Promueve el desarrollo de los administradores
generales.
Contribuye a una mejor adaptacin a condiciones
sujetas a rpidos cambios.

Dificulta el logro de polticas uniformes.

Implica mayor complejidad en la coordinacin de
unidades organizacionales descentralizadas.
Puede resultar en perdida de cierto grado de control
por parte de los administradores de niveles
superiores.
Puede sufrir limitaciones a causa de tcnicas de
control inadecuadas.
Puede sufrir restricciones a causa de sistemas de
planeacin y control inadecuados.
Puede sufrir limitaciones a causa de la no
disponibilidad de administradores calificados.
Supone gastos considerables en capacitacin de los
administradores.
Puede sufrir limitaciones a causa de fuerzas externas
(Sindicatos nacionales, controles gubernamentales,
polticas fiscales)
Puede verse desfavorecida por las economas de
escala de ciertas operaciones.

GRACIAS