MANUAL DE PROCEDIMIENTO

ndice

Aprovisionamiento de Mercadera
OBJETIVO
Detallar las tareas administrativas inherentes a la emisin de las
rdenes de compra y al control de la mercadera recibida.
ALCANCE
Las tareas detalladas en este procedimiento comprenden las
operaciones a realizar por el personal afectado desde que estn dadas las
condiciones para emitir la orden de compra hasta que se recibe y se califica
la mercadera, actualizando los registros correspondientes.
PARTICIPAN DE ESTE PROCEDIMIENTO

rea Administracin Compras

rea Administracin- Encargado

rea de Deposito

El presente procedimiento comprende:

1. La seleccin de los proveedores por producto.
2. La emisin de dos copias del formulario ORDEN DE COMPRA como
constancia de la decisin de compra, las cuales debern estar certificadas
por el responsable de la tarea.
3. Una vez recibida la mercadera solicitada en el rea DEPOSITO, se
proceder al control por bulto y posteriormente por unidad de producto,
dejando registro del resultado de la entrega en la ORDEN DE COMPRA y
en los formularios REMITO recibidos junto a la mercadera.
4. Posteriormente al control de la mercadera, se ingresarn, mediante el
sistema informtico.
PROCEDIMIENTO
I. rea Administracin COMPRAS
I.1. Emitir una nica copia del formulario LISTADO DE PRODUCTOS A
REAPROVISIONAR, mediante el sistema informtico.
I.2. Remitir la copia del formulario LISTADO DE PRODUCTOS A
REAPROVISIONAR al rea Administracin ENCARGADO.

II. rea Administracin ENCARGADO DE COMPRA

II.1. Seleccionar proveedores por producto teniendo en cuenta la normativa
vigente para adjudicar compras1.
II.2. Indicar proveedor elegido para cada producto en el LISTADO DE
PRODUCTO A REAPROVISIONAR.
II.3. Intervenir con nombre, apellido y firma del responsable del rea de
Administracin ENCARGADO el formulario LISTADO DE PRODUCTO A
REAPROVISIONAR.
II.4. Remitir al rea Administracin COMPRAS el Formulario LISTADO DE
PRODUCTO A REAPROVISIONAR.
III. rea Administracin COMPRAS
III.1. Registrar la seleccin del proveedor realizada para cada tem en el
formulario LISTADO DE PRODUCTO A REAPROVISIONAR en el sistema
informtico.
III.2. Archivar el LISTADO DE PRODUCTO A REAPROVISIONAR en el
archivo LISTADO PRODUCTO A REAPROVISIONAR, ordenado por fecha.
III.3. Obtener, mediante el sistema informtico, dos copias del formulario
ORDEN DE COMPRA.
III.4. Intervenir con nombre, apellido, firma y sello del responsable del rea
de Administracin COMPRAS ambas copias del formulario ORDEN DE
COMPRA.
III.5. Entregar el ORIGINAL del formulario ORDEN DE COMPRA a
Administracin ENCARGADO y el DUPLICADO a DEPSITO.
IV. rea Administracin ENCARGADO
IV.1. Enviar la ORDEN DE COMPRA ORIGINAL al proveedor seleccionado.
V. rea DEPSITO
V.1. Archivar transitoriamente el DUPLICADO del Formulario ORDEN DE
COMPRA en el archivo ORDEN DE COMPRA - DUPLICADOS, ordenado por
nmero de orden de compra.
V.2. Recibir el ORIGINAL y el DUPLICADO del formulario REMITO
entregado por el proveedor al momento de recibir la mercadera.
1

Ver Anexo Procedimiento de Calificacin de Proveedor y Cliente

V.3.Recuperar del archivo transitorio ORDEN DE COMPRA DUPLICADOS el

DUPLICADO del formulario ORDEN DE COMPRA.
V.4.rea de Recepcin: se colocan sobre pallets la mercadera que va ha ser
ingresada posteriormente al almacenamiento, all se controla por tem la
mercadera recibida a partir de los formularios ORDEN DE COMPRA
(DUPLICADO) y REMITO.
V.4.a. En caso de existir diferencias, indicar rechazo de tem en el
REMITO. Continuar en V.5.
V.4.b. En caso de no existir diferencias, tildar tem en el REMITO.
Continuar en V.5.
V.5. Calificar por tem en el DUPLICADO del formulario ORDEN DE
COMPRA de acuerdo a los resultados obtenidos en V.4.
V.6. Intervenir con nombre, apellido y firma del responsable del rea
DEPOSITO ambas copias del formulario REMITO.
V.7. Devolver al proveedor el DUPLICADO del REMITO.
V.8. Archivar definitivamente el ORIGINAL del Formulario REMITO en el
archivo REMITO - ORIGINALES, ordenado por fecha.
V.9. Enviar al rea Administracin COMPRAS el DUPLICADO del formulario
ORDEN DE COMPRA con sus respectivas calificaciones por tems.
V.10.rea Almacenamiento: en este sitio se ubica en estanteras la
mercadera recin ingresada de la siguiente manera:
V.10.1. Realizar una inspeccin de los medicamentos una vez
que ingresan al establecimiento para verificar:
. Cantidad de unidades
. Nmero de lote
. Fechas de vencimiento
. Laboratorio fabricante
. Condiciones de almacenamiento durante el transporte
. Manipulacin
. Embalaje
. Material de empaque y envase

V.10.2. Ubicar los medicamentos en el lugar correspondiente de

acuerdo a las indicaciones del fabricante, as:
. En la estantera comn, los medicamentos que no requieren
condiciones especiales de almacenamiento, ordenados por:
a) Nombre genrico (alfabtico).
b) Por el nombre del laboratorio (alfabtico)
. En la heladera para aquellos medicamentos que requieren una
temperatura entre 2-8 grados centgrados para preservar la cadena de fro.
IMPORTANTE: nuestra droguera no comercializa este tipo de productos,
as mismo, dos veces al mes se controla el funcionamiento y se registran los
datos de temperatura en la planilla2 correspondiente.
. En armario bajo llave se almacenan medicamentos de control
especial, estos son psicotrpicos y estupefacientes.
V.10.3. Manejar cuidadosamente los medicamentos para evitar
la rotura de su empaque y/o envase o su deterioro, por tal motivo se
evitar el contacto directo del producto con el piso (pallets) y se tendr un
programa de control de artrpodos y roedores 3. Dicho control de plagas es
tercerizado y lo brinda la empresa San Justo Desinfecciones entregando
certificados donde especifica productos utilizados para desinfeccin,
desinsectacin, desratizacin. Se lleva una planilla de control y se archivan
los certificados de la misma.
V.10.4.Antes de colocar el medicamento en la estantera, se
debe verificar que el sitio est limpio. Ubicar en la parte ms externa de la
estantera los medicamentos con la fecha ms prxima a vencerse, para
garantizar que el vencimiento ms cercano a su caducidad sea el primero en
tener salida (FEFO).
V.10.5. Realizar peridicamente una revisin de las fechas de
vencimiento.

Ver Anexo Planilla de Temperatura

Ver Programa de Control de Plagas

V.10.6. Utilizar termmetros4 para verificar con precisin las

condiciones de temperatura, los cuales son controlados y calibrados
anualmente.
Las temperaturas de almacenamiento que se consideran son: Temperatura
ambiente: 15-30C y se deber tener registro diario de la temperatura en
los distintos ambientes.
V.10.7. Identificar aquellos medicamentos con fecha de
vencimiento cerca de caducarse, con el fin de efectuar la devolucin de los
mismos prximos a vencerse con tres meses de antelacin al proveedor.
V10.8. Proceder en el evento de encontrar un medicamento
vencido, deteriorado o mal almacenado, a su inactivacin retirndolo de la
estantera habitual y colocndole en el rea de devolucin y para su
posterior retiro a travs de una empresa de residuos patgenos.

VI. rea Administracin COMPRAS

VI.1. Recibir el DUPLICADO del formulario ORDEN DE COMPRA entregado
por el rea Administracin DEPOSITO.
VI.2. Registrar, en el sistema informtico, cada proveedor por producto
asentadas en el DUPLICADO de la ORDEN DE COMPRA.
VI.3. Archivar definitivamente el DUPLICADO de la ORDEN DE COMPRA en
el archivo ORDEN DE COMPRA - DUPLICADOS, ordenado por nmero de
orden de compra.
Diagrama5

Recepcin de pedidos realizados por clientes

OBJETIVO

Ver Programa de Calibracin de Instrumentos de Control de Temperatura

Ver Anexo Diagrama 1

Detallar las tareas administrativas inherentes a la recepcin de

rdenes de pedidos de clientes y al registro o facturacin de la mercadera
solicitada.
ALCANCE
Las tareas detalladas en este procedimiento comprenden las
operaciones a realizar por el personal afectado desde que la recepcin del
pedido de clientes hasta que se enva la factura al sector Deposito y ste
brinda su conformidad al respecto.
PARTICIPAN DE ESTE PROCEDIMIENTO

rea Administracin Recepcin y Venta telefnica

rea de Deposito

El presente procedimiento comprende:

1. La recepcin va telefnica, fax o mail del pedido realizado por los
clientes.
NOTA: dicha recepcin puede establecerse en dos direcciones, ya sea
porque el cliente se comunica por las distintos medios ya mencionados o
porque personal del rea Administracin Venta telefnica se contacto con
los clientes.
2. La emisin de una copia del formulario ORDEN DE PEDIDO como
constancia de la recepcin del pedido del cliente, la cual deber estar
certificada por el responsable de la tarea.
3. Una vez recibida la ORDEN DE PEDIDO solicitada por el cliente, se
proceder a la preparacin y empaque del pedido por cliente.
PROCEDIMIENTO
I. rea Administracin Recepcin y Venta telefnica
I.1. Capturar el pedido de clientes.
I.2. Obtener, mediante la utilizacin del sistema informtico, una ORDEN
DE PEDIDO a remitir a DEPOSITO, por esta misma va informtica.

II. rea DEPSITO

I.1. Recibir la ORDEN DE PEDIDO va informtica enviada por el

responsable del rea Recepcin y Venta telefnica.
I.2. Preparar el pedido y empaquetarlo.
I.3. Controlar el pedido y visar la ORDEN DE PEDIDO
I.3.a. En caso de existir diferencias, corregir la ORDEN DE PEDIDO
y dar aviso al rea Facturacin. Una vez resueltas las diferencias, continuar
en I.4.
I.3.b. En caso de no existir diferencias, continuar en I.4.
I.4. Remitir la ORDEN DE PEDIDO al rea Facturacin.

Entrega de Mercadera

OBJETIVO
Detallar las tareas administrativas inherentes al envo de mercaderas
desde el rea Facturacin al rea Despacho a efectos de remitir los pedidos
a los clientes.
ALCANCE
Las tareas detalladas en este procedimiento comprenden las
operaciones a realizar por el personal afectado desde que se cierra un ciclo
de recepcin de pedidos hasta que toda la mercadera que debe ser
despachada es entregada al sector Despacho y ste brinda su
conformidad al respecto.
PARTICIPAN DE ESTE PROCEDIMIENTO

rea Administracin-Facturacin

rea Despacho

rea Depsito

El presente procedimiento comprende:

1. La obtencin de la ORDEN DE PEDIDO del rea Deposito para su
facturacin.
2. La generacin de la documentacin necesaria para plasmar dichos
pedidos y documentar su entrega a despacho.
3. La entrega a despacho de las mercaderas y la obtencin de la
correspondiente constancia.
4. El registro en el sistema de tal circunstancia, mediante el cambio de
estado correspondiente a los productos de stock afectados.
PROCEDIMIENTO
I. rea FACTURACIN
I.1. Recibir la ORDEN DE PEDIDO del responsable del rea DEPSITO.
I.2. Emitir la correspondiente documentacin (Factura-Remito).
I.3. Remitir la documentacin (Factura-Remito) al rea DESPACHO.
II. rea DESPACHO
I.1. Recibir la documentacin enviada por el responsable del rea
FACTURACIN.
I.2. Inspeccin visual del pedido.

I.3. Intervenir con sello y firma factura original y duplicado como constancia
de un segundo control del pedido que se entregar al cliente.
I.3.a. En caso de existir diferencias, coordinar con el rea en la cual
existe dicha diferencia. Una vez resueltas las diferencias, continuar en I.4.
I.3.b. En caso de no existir diferencias, continuar en I.4.
I.4. Despachar definitivamente la mercadera.
Diagrama6

Despacho de mercadera a clientes

6

Ver Anexo Diagrama 2

OBJETIVO
Establecer las condiciones y requisitos mnimos que se deben cumplir para
la distribucin, dispensacin o expendio de los productos farmacuticos,
para poder garantizar que las operaciones de distribucin y transporte no
alteren la calidad de los mismos.
ALCANCE
Las tareas detalladas en este procedimiento comprenden las
operaciones a realizar por el personal afectado desde que se cierra un ciclo
de despacho de pedidos hasta que la mercadera es entregada al cliente y
ste brinda su conformidad al respecto.
PARTICIPAN DE ESTE PROCEDIMIENTO

rea Despacho

rea Transporte/Distribucin

El presente procedimiento comprende:

1. La obtencin de la FACTURA por parte del encargado de distribucin
2. Traslado de la mercadera al camin de transporte.
3. Carga y disposicin de los medicamentos en el transporte.
4. Traslado al destino final.
PROCEDIMIENTO
I. rea DESPACHO
I.1. Entregar la FACTURA correspondiente a cada cliente, la cual consta con
los datos de nombre y direccin, entre otros al encargado de transporte.
I. rea TRANSPORTE/DISTRIBUCIN
I.2. Trasladar los pedidos al rea de CARGA Y DESCARGA, utilizando una
mulita (no agitar, golpear ni apoyar los empaques en el suelo).
I.3.Cargar y disponer los empaques en el transporte, dispensar los
empaques por orden de reparto, mantener los empaques de forma vertical
para evitar derrames, no apilar empaques y controlar la temperatura del
transporte.
I.4.Trasladar los pedidos al destino final. Conducir lentamente y evitar
frenar bruscamente.

I.5. Recepcin del pedido por parte del CLIENTE.

I.6. Entregar factura original al cliente y controlar el pedido cotejando lo
impreso con lo fsico.
I.6.a. En caso de existir diferencias, pudiendo ser por producto no
solicitado, producto roto o abollado, indicar rechazo de tem en el REMITO
DUPLICADO. Continuar en I.7.
I.6.b. En caso de no existir diferencias, intervenir con sello y firma
factura duplicado por parte del cliente, como constancia de conformidad de
entrega del pedido. Si el cliente no advirti disconformidad al momento de
la entrega pero requiere hacer devolucin de algn producto, lo podr
solicitar 48hs posteriores a fecha de entrega. Continuar en I.7.
I.7. En caso de existir diferencias, dar aviso al REA ADMINISTRACIN y
coordinar la solucin de dicha diferencia. Una vez resueltas las diferencias,
se determina con el cliente si se har Nota de Crdito o Cambio directo de
mercadera segn sea el caso.

Diagrama7armar

Ver Anexo Diagrama 2

ANEXO