ORGANIZACIN

En esta etapa se disea la estructura que permite una ptima coordinacin de los
recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeacin.
Mediante la organizacin se determinan funciones y responsabilidades y se establecen
los mtodos tendientes a la simplificacin del trabajo. Al organizar es imprescindible
aplicar los siguientes principios: del objetivo, de especializacin, jerarqua, paridad de
autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusin, tramo de control, coordinacin y
continuidad.
El propsito de la organizacin es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y
recursos; en otras palabras: que todo resulte sencillo y fcil para quienes trabajan en la
empresa y para los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad y el
diseo de esquemas coherentes que fomentan la eficiencia e iniciativa del personal.

TECNICAS DE ORGANIZACIN
Son necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son indispensables durante
el proceso de organizacin y deben aplicarse de acuerdo a las necesidades de cada
grupo social.
Organigramas
Representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y autoridad
existentes dentro de esta.

Manuales
Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica informacin
acerca de la organizacin de la empresa.
Diagramas de Procedimiento o de flujo
Tambin conocidos como flujoramas, son representaciones graficas que muestran la
sucesin de los pasos que consta un procedimiento. En los diagramas de flujo se utilizan
los siguientes smbolos.

SIMBOLOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

Transporte

Indica el movimiento y orden en

que se realizan las operaciones.

Documento

Forma y documento que genera

la accin.

Terminal

Inicio o final de una operacin.

Proceso

Funcin o Actividad.

Archivo

Archivo o Almacenamiento

Toma de decisiones

Conector

Aparece como pregunta dentro

de este smbolo del cual surgirn
dos flechas, una con respuesta
afirmativa y otra negativa, porque
la decisin genera dos acciones.
Para unir una parte del diagrama
con otra.

Los procedimientos se describen en un formato que se llama descripcin del

procedimiento, con base en el cual se disea el diagrama de flujo.

Empresa X, S. A.
Departamento
de compras

Actividad

Descripcin del

Fecha:
Recepcin
de
materiales

Descripcin

Elaboro:
Aprob:

Responsable

Recibe mercanca y original y copia de factura

Almacenista

Revisa factura contra mercanca y orden de

compras.

Almacenista
Almacenista

Verifica que la mercanca rena las

especificaciones estipuladas en la factura y en la
orden de compra.
No est correcto. Anota en la factura la
causa de devolucin, regresa la
mercanca al proveedor y anota en orden
de compra.
Si est correcto. Pasa a la siguiente
actividad.
Coloca mercanca, anota en orden de compra la
fecha de recepcin de material y registra en
krdex.
Compras; recibe y registra

Almacenista

Comprador

Empresa X, S. A.

Departamen
to:
Proveedor

Diagrama de
procedimiento Entrada
del almacn

Elabor
o:
Fecha:
Reviso:

Almacenista

Compras

Inicio

Entrega de

Recibe
orden de
compra.
Registra

Revisan
mercanca.
Entran factura
y orden de
compra

Mercancas
Facturas

Mercanca. Rene
especificaciones

Fin

N
Recibe
mercanca
devuelta y
causa
Facturas
SI
Orden de
compra
Sella factura.

Recibe facturas
selladas

Registra en orden
de compras y da
entrada al
almacn en
Factur
as
Krde

Carta de distribucin de trabajo o actividades

A travs de esta se analizan los puestos que integran un departamento o seccin, para
lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirven
para analizar labores relacionadas entre diversas reas.

Anlisis de puesto
Tcnica en la que se detallan pormenorizadamente las labores que desempean en una
unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto); incluye tambin la descripcin de las
caractersticas, los conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo
desempea.