Cmo organizar un festival

Todos los das del ao, en algn lugar del mundo se celebra un evento. Pero existen pocas,
en las que cada comunidad celebra algn acontecimiento, vinculado a un tema en particular
que los representa. En general, este tipo de encuentros son los festivales,
megaeventos culturales que requieren una ardua planificacin.
Estos eventos, abarcan una gran parte en algunos casos a todos los integrantes de una
comunidad. Cuando hablamos de comunidad, no slo nos referimos a un pueblo entero o una
ciudad; puede ser un Festival de una escuela para sus alumnos y familiares, un festival de un
grupo de teatro, o un conjunto de bandas de un gnero musical especfico organizadas para
presentarse ante un determinado pblico.
Generalmente, se celebran una vez al ao. Algunos ejemplos son los festivales de folklore,
rock, jazz, tango, cine, danza o diversas disciplinas juntas. Cada evento incluye una agenda
muy rica y variada, en la que participan figuras consagradas y nuevos talentos que se
presentan ante una amplia cantidad de participantes que disfruta de las actividades ofrecidas
por los organizadores.
Los festivales, a menudo, tienen una duracin de entre uno y siete das. Dependiendo del
pblico al que apuntan se realizan de tarde o de noche, cada jornada puede durar entre 2 y 4
horas . Pueden ser gratuitos, pagos con dinero o con algn recurso que puede tener un fin
solidario, esto va a depender de la forma en que decidas conseguir los ingresos para la
realizacin del evento.
Existen numerosas actividades a tener en cuenta, pero hay cuatro puntos que destacamos
para prestar especial atencin en la organizacin de tu festival:
El lugar: Tendrs que buscar uno o varios espacios cerrados y/o al aire libre, en los cuales
se permita llevar a cabo las actividades que vayas a realizar (por ejemplo si se va a pasar
msica, que sea posible escucharla al volumen deseado). Deberas tener un clculo
aproximado de la cantidad de asistentes prevista para que el lugar no sea enorme o que colme
la capacidad.
Tambin, debers prever qu se har en caso de lluvia (si se suspende o si se cuenta con un
espacio alternativo cerrado). En cuanto a la ambientacin del espacio, debers tener en
cuenta si el pblico estar de pie, si se puede sentar en el piso o si necesitars sillas.
El programa: Va a ser muy importante decidir quines se van a presentar en el festival
porque son quienes podrn influir en la convocatoria.
Muchas veces se invitan a figuras consagradas y nuevas agrupaciones, abarcando pblico
general y fanticos especficos de cada grupo. Es importante si vas a realizar actividades

paralelas que sea bien diferenciado su pblico, para que los asistentes no tengan la diyuntiva
de a quin ir a ver. Ten en cuenta que respetar los tiempos previstos de cada artista siendo
puntuales con los inicios y finales de cada presentacin le dar un valor agregado al festival.
Generalmente, contratar un personaje que realice la conduccin del evento y las
presentaciones de cada artista es un buen recurso para enlazar las distintas actividades.
La infraestructura y equipamiento: Pods contratar a los mejores msicos o artistas,
pero se requiere del mejor sonido y la mejor iluminacin (si es de noche o en un lugar cerrado)
porque si la calidad no es buena, el pblico no queda conforme. Para este punto, es
importante contactarse y contratar a profesionales calificados con experiencia comprobable en
este tipo de eventos.
Si se requerir un escenario, la estructura deber soportar el peso mximo entre el
equipamiento y la cantidad de personas que se presentarn a la vez.
Recuerda que el lugar que elijas deber tener los permisos municipales correspondientes a la
ciudad para poder reproducir msica a un determinado volumen.
La logstica: La coordinacin entre actividad y actividad durante el evento es fundamental.
Adems de prever cmo trasladar los equipos y a los integrantes debers chequear que todo
se cumpla de acuerdo a lo planificado. Compartimos en este enlace algunas
herramientas que te ayudarn con este punto.
Quers saber ms? Recorr nuestras secciones antes, durante y despus del evento, en
las que encontrars muchos consejos para tener en cuenta en cada etapa!
Tip extra: Apoyate en nuestro sistema de gestin Eventioz, en donde podemos ayudarte en la
difusin y la venta de entradas para tu evento.

Cmo se organiza un evento?

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas

cuestiones bsicas, tales como qu tipo de acto se quiere realizar, a quin va
dirigido, qu objetivo se quiere conseguir o qu fecha sera la idnea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparacin, que son todas
las acciones que han de realizarse antes de la ejecucin del acto para que ste
se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase ms costosa porque hay que
encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la
hora de llevar a cabo la organizacin de un evento depende directamente del
tipo de evento que se desea realizar, pero podramos enumerar algunas de las
acciones ms habituales:

 Elaboracin de la lista de invitados

Envo de las invitaciones correspondientes
Seguimiento y confirmacin a dichas invitaciones
Contratacin de catering
Contratacin de un ambiente musical
Decoracin del local
Contratacin de transimisiones
o Micrfonos y atril en caso de posibles discursos
o Telefona fija y mvil
o Proyectores
o etc...
Compra de posibles obsequios a los asistentes
Contratacin de azafatas y/o intrpretes
Un largo etc.
Como podr comprobar la lista de acciones a llevar a cabo es interminable,
realizamos el estudio y planificacin del evento, y lo ponemos en marcha hasta
su finalizacin.

Qu representa el trmino evento?

En el mbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su

empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una
determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un
acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros
objetivos de fidelizacin frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece
las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptacin de su producto de forma
directa sobre su mercado, lo que repercutir en el xito del mismo.