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Paso 1: Definir la Poltica de SST y determinar los recursos necesarios

En este paso se debe definir una poltica de SST que refleje el


compromiso de la empresa con el SST, con una redaccin clara,
fechada y firmada por el Representante Legal.
Se deben definir los Objetivos del SST y determinar los recursos
humanos, financieros y de infraestructura necesarios para la
implementacin, revisin, evaluacin y mejora de las medidas de
prevencin y control.
Paso 2: Definir los roles y las responsabilidades de los responsables
del SG-SST y los diferentes comits
El Artculo 8, numeral 3 del Decreto 1443 de 2014 establece que
dentro de las obligaciones del empleador se encuentra la de asignar,
documentar y comunicar las responsabilidades especficas en
seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles de la
organizacin, incluida la alta direccin.
Paso 3: Definir la normatividad aplicable a la organizacin
Se deben tener definidos los requisitos normativos exigibles a la
empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su
actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y
tcnicos para desarrollar el Sistema de Gestin de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST, el cual deber actualizarse en la medida
que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.
Paso 4: Metodologa para la identificacin de los riesgos
En este apartado el empleador debe definir la metodologa que ms
se ajuste a su actividad. Considerando para ello la participacin de
todos los empleados, para que sean ellos quienes identifiquen los
riesgos a los que se encuentran expuestos en la labor que realizan.
Para este trabajo se recomienda utilizar la Gua Tcnica Colombia
GTC-45.
Paso 5: Anlisis de ausentismo laboral
El Decreto 1443 establece que todos los empleadores debern
realizar la evaluacin y anlisis de las estadsticas sobre la
enfermedad y la accidentabilidad ocurrida en los dos (2) ltimos aos
en la empresa, la cual debe servir para establecer la lnea base y para
evaluar la mejora continua en el sistema.

A fin de recoger esta informacin en MBITO ORGANIZACIONAL


aconsejamos que sea llevada una planilla de ausentismo laboral, en
donde se consigne la fecha en que se origina el ausentismo, el tipo de
ausentismo (Enfermedad General-Cdigo de la enfermedad.
Enfermedad Laboral-Cdigo de la enfermedad. Accidente de Trabajo.
Permisos mdicos, etc.) y el nmero de horas o das que est ausente
o en permiso, entre otros tems que es importante tener en cuenta en
la planilla.
Paso 6: Evaluacin inicial al sistema
Es la lnea base para la implementacin del SG-SST. Para dicho
examen es necesario considerar la siguiente informacin:

La normatividad legal aplicable a la empresa


La identificacin de los riesgos
La condiciones de salud de los trabajadores
Los controles previstos para eliminar y controlar los riesgos.
El reporte de ausentismo laboral de dos aos atrs de la
entrada en vigencia de este Decreto.
La identificacin de las amenazas y evaluacin de la
vulnerabilidad de la empresa.
La descripcin socio-demogrfica de los trabajadores.

Con esta informacin se podrn conocer las prioridades en seguridad


y salud en el trabajo a fin de establecer el plan de trabajo anual o
para la actualizacin del existente.

Paso 7: Objetivos del SG-SST


El decreto 1443 en su Artculo 7 define que se deben incluir como
mnimo los siguientes objetivos sobre los cuales la organizacin
expresa su compromiso:

Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer


los respectivos controles;
Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores,
mediante la mejora continua del sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST en la empresa; y
Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia
de riesgos laborales.

Paso 8: Diseo de indicadores del SG-SST

El art. 19 del Decreto 1443/2014 seala que el empleador debe


definir los indicadores, mediante los cuales se evalu la estructura,
los procesos y los resultados del SG-SST y debe hacer seguimientos a
los mismos. Estos indicadores deben alinearse con el plan estratgico
de la empresa y hacer parte del mismo.
La siguiente formula resulta muy prctica al momento de disear un
indicador:

Reto + Variable + Meta (Cunto y Cundo) + Cmo


Ejemplo:
Minimizar + Los accidentes de trabajo + en 10% mensual + mediante
el uso de EPP
Paso 9: Capacitacin y entrenamiento
El Decreto 1443/2014 establece que el empleador o contratante debe
definir los requisitos de conocimiento y prctica en seguridad y salud
en el trabajo necesarios para sus trabajadores, tambin debe adoptar
y mantener disposiciones para que estos los cumplan en todos los
aspectos de la ejecucin de sus deberes u obligaciones, con el fin de
prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Tambin se debe proporcionar a los trabajadores nuevos una
induccin en aspectos generales y especficos de las actividades a
realizar y una reinduccin anual a los que ya se encuentren laborando
e ingresen a la empresa despus de una incapacidad superior a 15
das.
En MBITO ORGANIZACIONAL sugerimos que en las empresas que
implementan el SG-SST se elabore un programa de capacitacin
anual, diseada con la participacin del Comit o viga de seguridad y
salud y la alta direccin de la empresa; teniendo en cuenta adems,
que tales empresas deben contar con un proceso bien definido de
induccin y reinduccin
Paso 10: Plan de trabajo anual
El plan de trabajo, es un cronograma de actividades a realizar a fin de
dar cumplimiento a cada uno de los objetivos del SG-SST. En l se
debe especificar: metas, actividades claras, responsables, fechas y
recursos necesarios y debe ser firmado por el empleador.

Los elementos de entrada que se utilizan para la construccin del


plan de trabajo son:

Los objetivos del SG-SST


Los indicadores del SG-SST.

Paso 11: Plan de comunicacin y documentacin


Establecer mecanismos para las comunicaciones internas y externas
relativas a la SST. Que permitan:

Recibir, documentar y responder adecuadamente las


comunicaciones internas y externas de SST;
Garantizar que se d a conocer el Sistema de Gestin de la
Seguridad y la Salud en el Trabajo a los trabajadores y
contratistas, y;
Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas
y aportes de los trabajadores en materia de SST.

A fin de tener un manejo adecuado de toda la informacin, se sugiere


parametrizar cada uno de los documentos del SG-SST, mediante
cdigos y crear una matriz documental que permita conocer el
manejo que se debe dar a cada uno de los documentos e informacin
relativa a la SST.
Paso 12: Programa de vigilancia epidemiolgica
La empresa de acuerdo a los factores de riesgos a que se encuentran
expuestos sus trabajadores deber establecer dentro de su programa
de vigilancia epidemiolgica:

Exmenes de ingreso
Exmenes peridicos
Exmenes de egreso
Exmenes complementarios
Mediciones ambientales
Auto reporte de condiciones de salud.

Paso 13: Programa de inspecciones de seguridad


Las Inspecciones de Seguridad son un proceso administrativo
peridico, mediante el cual se identifican los factores de riesgo que
pueden generar un accidente, incidente, dao a la propiedad,
incendio, explosin o dao al medio ambiente, se identifican tambin
la disponibilidad de recursos para la atencin de emergencia y el
mantenimiento a los equipos y herramientas. Dicha inspeccin debe
ser firmada por el responsable o responsables de las inspecciones.

Sugerimos contar con un instructivo para la realizacin de las


inspecciones de seguridad y con una lista de chequeo o verificacin
que permita desarrollar de una forma ms organizada esta labor, que
informe claramente sobre los puntos a observar y cmo debe
hacerse, su contenido depende del rea y de la empresa en que se
aplique. Para ello sugerimos apoyarse en la Norma Tcnica
colombiana NTC 4111
Paso 14: Investigacin de accidentes, incidentes y enfermedades
laborales
La Resolucin 1401 de 2007 establece una serie de obligaciones del
empleador en materia de Accidentes de trabajo, incidentes y
enfermedades laborales entre las cuales se tiene: conformar un
equipo que investigue tales eventos, investigar el evento dentro de
los 15 das de su ocurrencia, adoptar una metodologa y un formato
para la investigacin, identificar las causas, adoptar las medidas
correctivas necesarias y hacerles seguimiento, entre otras
obligaciones.
Paso 15: Programa de mantenimiento preventivo
El empleador o contratante debe realizar el mantenimiento de las
instalaciones, equipos y herramientas de acuerdo con los informes de
inspecciones y con sujecin a los manuales de uso, corrigiendo de
esta forma las condiciones inseguras que se puedan originar con la
falta de mantenimiento o puesta a punto de equipos y herramientas.
Se deben dejar documentados los mantenimientos respectivos y las
precauciones que se deben tener en la manipulacin de las diferentes
herramientas, equipos o sustancias, por lo que ms recomendable es
recurrir a la elaboracin de un formato para tal fin.
Paso 16: Programa de evaluacin y seleccin de proveedores
En este paso se deben establecer los requisitos necesarios para la
contratacin de todos los servicios, obras y productos a comprar o a
contratar. Verificando antes del inicio del trabajo y peridicamente, el
cumplimiento de la obligacin de afiliacin al Sistema de riesgos
Laborales.
El empleador debe adoptar y mantener las disposiciones que
garanticen el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el
trabajo as como los pagos correspondientes a Salud y ARL.

Paso 17: Prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias


El empleador debe disear un Plan de prevencin, preparacin y
respuesta ante emergencia considerando los siguientes aspectos:

Identificacin de todas las amenazas.


Identificacin de los recursos disponibles.
Analizar la vulnerabilidad de la empresa frente a las amenazas
indicadas.
Valorar y evaluar los riesgos considerando los trabajadores
expuestos, los bienes y servicios de la empresa.
Disear e implementar procedimientos para prevenir y controlar
amenazas.
Formular el plan de emergencias.
Asignar los recursos necesarios.
Implementar acciones factibles.
Informar, capacitar y entrenar a los trabajadores en capacidad
de actuar.
Realizar simulacros como mnimo una vez al ao.
Conformar, capacitar, entrenar y dotar las brigadas de
emergencias.
Inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST,
todos los equipos relacionados con la prevencin y atencin de
emergencia.
Desarrollar programas o planes de ayuda mutua ante
amenazas.

En MBITO ORGANIZACIONAL, recomendamos que en este paso se


elabore una Matriz de Vulnerabilidad para analizar los puntos
vulnerables de la empresa y posteriormente, con dicha informacin
elaborar el Plan de Emergencia para documentar este paso.
Paso 18: Gestin del cambio
Se debe establecer un instructivo, en donde se defina el
procedimiento a seguir frente a los cambios internos (Introduccin de
nuevos procesos, cambios en los mtodos de trabajo, cambio en las
instalaciones, compra de nuevos equipos, contratacin de personal
nuevo, entre otras) o externos (cambios en la legislacin, evolucin
del conocimiento en SST, entre otros) que puedan afectar el SG-SST.
Se sugiere la elaboracin de un formato para tal fin.
Paso 19: Auditora de cumplimiento al SG-SST
El empleador debe realizar una auditora anual, la cual ser
planificada con la participacin del comit Paritario o Viga de

Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditora se realiza con personal


interno de la empresa, debe ser independiente a la actividad, rea o
proceso objeto de verificacin.
El programa de auditora debe contar con un instructivo que defina
claramente:

El objetivo de la auditora
El alcance de la auditora
Los documentos y registros a auditar
El perfil que debe cumplir el auditor

Paso 20: Revisin de la alta direccin


La alta direccin, independiente del tamao de la empresa, debe
adelantar una revisin al SG-SST, la cual debe realizarse por lo menos
una (1) vez al ao, de conformidad con las modificaciones en los
procesos, resultados de las auditoras y dems informes que permitan
recopilar informacin sobre el funcionamiento.
Paso 21: Acciones preventivas, correctivas y de mejora continua
El empleador debe dar las directrices, proporcionar los recursos y
garantizar que se definan e implementen acciones preventivas,
correctivas y de mejora, con el objeto de mejorar la eficacia de todas
las actividades y el cumplimiento de sus propsitos.
Debe considerar para ello las siguientes fuentes para identificar
oportunidades:

El cumplimiento de los objetivos del SG-SST.


Los resultados de la intervencin en los peligros y los riesgos
priorizados.
Los resultados de la auditora y revisin del SG-SST, incluyendo
la investigacin de los incidentes, accidentes y enfermedades
laborales.
Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el
comit Paritarios de SST o viga de SST segn corresponda.
Los resultados de los programas de promocin y prevencin.
El resultado de la supervisin realizada por la alta direccin; y
Los cambios en la legislacin que apliquen a la organizacin.